Annex J9 - Cadre referentiel de competences MSAS.docx

Cadre référentiel de compétences Collecte des données pour identifier les besoins en renforcement des capacités des entités du MSAS

Aperçu des domaines et composantes

I. Santé publique et suivi/évaluation - planification & système d’information A. Composantes Niveau Central

1. Planification stratégique

2. Planification opérationnelle

3. Information sanitaire

4. Suivi évaluation B. Composantes Niveau Régional

1. Planification opérationnelle

2. Information sanitaire

3. Suivi évaluation

II. Finance et comptabilité A. Composantes Niveau Central

1. Programmation et budgétisation

2. Comptabilité matière

3. Contrôle interne

4. Marchés publics : passation, exécution, suivi et évaluation B. Composantes Niveau Régional

1. Programmation et budgétisation

2. Respect des normes de comptabilité

3. Banque et tenue des registres

4. Pièces justificatives

5. Elaboration de rapports financiers

III. Leadership, management et gestion des ressources humaines A. Composante Leadership

1. Définition de la direction, mobilisation et motivation des personnes

2. Mise en place et maintien d’instances de partage et de coordination B. Composantes Management

1. Organisation et suivi du travail

2. Communication individuelle et d’équipe

3. Gestion de la performance C. Composantes Gestion des Ressources Humaines

1. Gestion prévisionnelle

2. Clarification et communication d’attentes

3. Suivi et évaluation de la performance

Compétences

I. Santé publique et suivi/évaluation - planification & système d’information A. Niveau Central Composante 1 : Planification stratégique

· Compétences :

a) Elaboration de plan stratégique au niveau de la structure, arrimé aux objectifs et orientations des documents stratégiques (ODD, PSE, PNDS), et le cadre de réforme des finances publiques de l’UEMOA

b) Elaboration du DPPD arrimé au PNDS

c) Inclusion dans le plan stratégique de la vision, l’énoncé du problème, l’identification des questions prioritaires, l’analyse du contexte socio démographique et économique, l’analyse SWOT…

d) Implication des parties prenantes dans le processus de planification stratégique

e) Identification des ressources nécessaires pour la budgétisation et l’élaboration des documents stratégiques

f) Intégration de la dimension genre dans les documents de planification stratégique

Composante 2 : Planification opérationnelle

· Compétences :

a) Développement du plan de travail annuel sur la base du plan stratégique et de l’analyse et l’identification des besoins prioritaires

b) Utilisation correcte des outils de planification opérationnelle (formulaires de planification, suivi, budgétisation & évaluation)

c) Programmation conjointe avec les autres directions et les régions médicales d’activités qui relèvent du plan de travail

Composante 3 : Information sanitaire

· Compétences :

a) Réalisation d’enquêtes annuelles en respectant la méthodologie de recherche, d’analyse statistique, en utilisant les connaissances des logiciels adaptés

b) Utilisation des données sur la base du SIG et des outils de gestion

c) Saisie, analyse des données et production de rapports à partir de la plateforme DHIS 2

d) Appréciations positives et correctives permettant de renforcer les performances dans la collecte, le traitement et l’analyse des données

e) Audit et contrôle de la qualité des données selon les critères de cohérence, d’exhaustivité, de promptitude et de complétude

f) Archivage et tenue des registres pour assurer l’historique de l’information sanitaire

g) Utilisation des données pour la prise de décisions dans le processus de planification et de budgétisation

Composante 4 : Suivi évaluation

· Compétences :

a) Elaboration de rapports d’activités, notes, synthèse de travaux

b) Elaboration de rapports mesurant la performance des programmes du DPPD

c) Suivi régulier des plans de travail annuel par l’analyse du niveau d’atteinte des indicateurs d’extrants, d’exécution et d’élaboration du plan de travail trimestriel

B. Niveau Régional Composante 1 : Planification opérationnelle

· Compétences :

a) Elaboration du DPPD régional, du PTA et des POCL-Santé (document de référence, processus et canevas d’élaboration des POCL, formulaires)

b) Implication de toutes les parties prenantes telles que l’Etat, les collectivités locales, la société civile, les PTF lors de l’élaboration des plans de travail annuels

c) Analyse du contexte et identification des besoins prioritaires de la planification opérationnelle

d) Utilisation correcte des outils de planification opérationnelle (formulaires de planification, suivi, budgétisation & évaluation)

e) Programmation conjointe à tous les niveaux de la région médicale et avec les directions centrales d’activités qui relèvent du plan de travail Composante 2 : Information sanitaire

· Compétences :

a) Saisie, analyse des données et production de rapports à partir de la plateforme DHIS 2

b) Utilisation des données sur la base du SIG et des outils de gestion

c) Audit et contrôle de la qualité des données selon les critères de cohérence, d’exhaustivité, de promptitude et de complétude

d) Archivage et tenue des registres pour assurer l’historique de l’information sanitaire

e) Utilisation des données pour la prise de décisions dans le processus de planification et de budgétisation

Composante 3 : Suivi évaluation

· Compétences :

a) Elaboration de rapports d’activités, notes, synthèse de travaux

b) Elaboration de rapports de performances mesurant la performance des programmes du DPPD

c) Suivi et évaluation en utilisant les guides de supervision et de monitoring

d) Suivi régulier des plans de travail annuel par l’analyse du niveau d’atteinte des indicateurs d’extrants, d’exécution et d’élaboration du plan de travail trimestriel.

II. Finance et Comptabilité A. Niveau Central Composante 1 : Programmation et budgétisation

· Compétences :

a) Réception et examen dans les délais des besoins proposés dans le cadre de l’élaboration du budget annuel en rapport avec les PTA.

b) Préparation projet de budget annuel selon le principe du budget/programme à bonne date.

c) Contrôle de la conformité de l’exécution budgétaire avec les DPPD.

d) Suivi de l’exécution budgétaire fait trimestriellement à travers l’élaboration de rapport budgétaire trimestriel.

e) Production régulière des rapports d’activités, financiers et de résultats.

f) Mise en place et révision régulière d’une base de suivi des conventions de financement pour assurer la prévisibilité des financements extérieurs.

g) Tenue périodique de la revue des dépenses de santé et intégration du système de suivi des dépenses jusqu’à destination.

h) Suivi rapproché auprès des structures régionales pour réduire la durée du temps de remontée des pièces justificatives.

Composante 2 : Comptabilité Matière

· Compétences :

a) Enregistrement régulier, suivi et conservation des actifs

b) Inventaire annuel des biens acquis dans le cadre du financement extérieur dans le cadre de la comptabilité matière.

c) Codification et étiquetage des équipement acquis sur ressources internes et externes.

Composante 3 -- Contrôle interne

· Compétences :

a) Diffusion (par le contrôle interne) du manuel de procédure, conduite de missions de contrôle pour veiller à son application, identification et suivi des mesures correctives.

b) Etablissement et suivi d’un plan de travail annuel des missions de vérification interne.

Elaboration et suivi régulier de la mise en œuvre d’un plan de réalisation des recommandations issues des audits externes.

Composante 4 : Marchés publics -- Passation, Exécution, Suivi et Evaluation

· Compétences :

a) Préparation et validation des PPM anticipée pour éviter le retard dans l’exécution des marchés

b) Utilisation d’un Tableau de Bord pour renforcer la qualité des informations relatives à la mise en œuvre du PPM

B. Niveau régional Composante 1 : Programmation et budgétisation

· Compétences :

a) Contribution à l’élaboration des POCL et des PTA

b) Suivi budgétaire de manière quotidienne en veillant à la diligence dans l’exécution des dépenses.

c) Production et transmission des Etats financiers annuels et les rapports financiers dans les délais requis avec, au besoin, l’appui du Contrôle Régional des Finances et du TPR.

d) Elaboration et soumission des requêtes de financement

e) Recensement et compilation des besoins des différents services demandeurs après partage avec ces services.

Composante 2 : Respect des normes de comptabilité

· Compétences :

a) Utilisation du système comptable au-delà du simple suivi budgétaire.

b) Gestion des fonds de l’Etat et de tous les bailleurs par l’utilisation des outils appropriés et performants.

c) Gestion des tâches de comptabilité telles l’enregistrement continu des opérations, la tenue des documents, la conservation des pièces justificatives, la production des états financiers

d) Contrôle de la régularité des procédures, et de l’ordonnancement de dépenses.

Composante 3 : Banque et tenue des registres

· Compétences :

a) Enregistrement quotidien des opérations comptables de banque dans un journal approprié.

b) Rapprochements bancaires faits dans les délais, à la fin de chaque mois, pour déceler à temps et corriger les éventuelles erreurs d’imputation.

Composante 4 : Pièces justificatives

· Compétences :

a) Définition d’une nomenclature de pièces justificatives des dépenses acceptées par toutes les parties intervenant dans le processus.

b) Production de pièces justificatives pour les activités menées et envoi dans les délais.

c) Complétude des liasses de pièces justificatives pour ne pas appeler beaucoup d’interrogations.

Composante 5 : Elaboration de rapports financiers

· Compétences :

a) Production régulière de rapports financiers mensuels ou trimestriels pour rendre compte de la gestion des fonds, selon un modèle harmonisé et convenu d’accord parties.

III. Leadership, Management et Gestion des Ressources Humaines A. Leadership Composante 1 : Définition de la direction, mobilisation et motivation des personnes

· Compétences

a) Prise de textes précisant les missions et champs d’intervention, d’organisation, de structuration et de fonctionnement de l’entité

b) Partage des missions et champs d’intervention de l‘entité par tous les agents

c) Mise en cohérence de la mission, de la vision, et des valeurs/principes de l’entité.

d) Engagement des personnes prêtes à soutenir la vision, la mission, les objectifs et les stratégies pour la réalisation des résultats.

Composante 2 : Création et maintien de mécanismes de concertation et de coordination

· Compétences

a) Organisation, tenue régulière et suivi de rencontres d’instances d’échanges et de coordination multisectorielles et entre le niveau central et régional du MSAS

b) Institution d’organes de concertation et coordination au niveau de tout le personnel pour les associer à élaboration de politiques, de normes, et de résolution de problèmes.

c) Organisation régulière de réunions au niveau de chaque service pour le partage concernant l’orientation stratégique, les champs d’intervention et les responsabilités de chacun.

B. Management Composante 1 : Organisation et suivi du travail

· Compétences

a) Mise en œuvre des organigrammes des structures intégrant l’ensemble des postes

b) Délégation des responsabilités aux agents adaptés à leurs capacités et leur volonté d’exécution des tâches

c) Equité par rapport au genre dans la répartition des responsabilités

d) Suivi des résultats, identification des déviations éventuelles et résolution de problèmes par le biais de canaux appropriés

Composante 2 : Communication individuelle et d’équipe

· Compétences

a) Communication interpersonnelle et écoute active, renforcé par la transmission de l’intention positive

b) Travail en équipe qui favorise la compréhension des responsabilités de chacun, la franchise, le soutien mutuel, l’orientation vers l’action et le style personnel positif.

c) Gestion efficace des réunions pour maximiser le partage d’informations et d’apprentissages, pour la réalisation des objectifs, la résolution de problèmes et pour l’implication dans la prise de décision

Composante 3 : Gestion de la performance

· Compétences

a) Clarté dans la description des objectifs, des tâches assignées, des ressources en place et des résultats attendus pour qu’ils soient compris par tous de la même manière.

b) Feedback continu aux agents sur leur performance pour reconnaître les réalisations positives ainsi que pour cibler les aspects à améliorer.

c) Coaching orienté vers la réalisation du travail ainsi que pour l’adoption de comportements productifs

d) Gestion des situations conflictuelles au moment opportun en s’assurant que les partis impliqués s’expriment de manière constructive tout en écoutant les points de vue différents

C. Gestion des Ressources Humaines Composante 1 : Gestion prévisionnelle

· Compétences

a) Elaboration des organigrammes des structures intégrant l’ensemble des postes

b) Prévision des effectifs par rapport aux postes budgétisés

c) Conception de profils et description de poste pour toutes les catégories professionnelles

Composante 2 : Clarification et communication d’attentes

· Compétences

a) Transmission des profils de poste aux personnes chargées du recrutement

b) Partage de fiches de description de poste avec les différents agents.

c) Etablissement d’objectifs annuels de performance et des ressources nécessaires

Composante 3 : Suivi et évaluation de la performance

· Compétences

a) Rencontres périodiques de suivi pour vérifier l’atteinte d’objectifs de performance, résoudre les problèmes éventuels et modifier les objectifs au besoin

b) Evaluation régulière des performances des personnels de la structure sur la base d’objectifs partagés.