Annex J12 - Standardized tool for MSAS capacity building - Module de formation_ Financement direct.pdf

MODULE DE FORMATION SUR LE

FINANCEMENT DIRECT

DANS LE SECTEUR DE LA SANTE

ET DE L’ACTION SOCIALE

Ministère de la Santé et de l’Action sociale

Prestataire d’Assistance Technique au Gouvernement du Sénégal (GoTAP) Composante du programme Santé de l’USAID, 2016 - 2021

Juillet 2020

Ce module a été rendu possible grâce au soutien du peuple américain à travers l’Agence des Etats-Unis pour le Développement International (USAID). Les points de vue des auteurs exprimés dans cette publication ne reflètent pas nécessairement les avis de l’USAID ou du Gouvernement américain.

Citation recommandée : Government Technical Assistance Provider (GoTAP) : “Module de Formation sur le Financement Direct.” Préparé par Abt Associates, Rockville, Maryland. Soumis le 6 août 2019.

MODULE DE FORMATION SUR LE FINANCEMENT DIRECT 3

PREFACE

Dakar le 28 février 2020

MODULE DE FORMATION SUR LE FINANCEMENT DIRECT4

MODULE DE FORMATION SUR LE FINANCEMENT DIRECT 5

AMENDEMENT TIAHRT : Directive américaine applicable aux projets de planification familiale volontaire

ADS 220 : Automated Directed Services

ARD : Agence Régionale de Développement

Branding : Outil de management de marque

CDS : Comités de Développement Sanitaire

CRV : Comité Régional de Vérification

CTB : Coopération Technique Belge

CR : Cost Reimbursement

CRV : Comité Régional de Vérification

DAGE : Direction de l’Administration générale et de l’Equipement

DFCE : Direction de la Coopération et du Financement Extérieur

DSME : Direction de la santé de la mère et de l’enfant

DLM : Direction de Lutte contre les Maladies

DODP : Direction de l’Ordonnancement des Dépenses pubiques

DPPD : Document Pluriannuel de Programmation des Dépenses

DPRS : Direction de la Planification, de la Recherche et des Statistiques

DS : District Sanitaire

ERGFP : Evaluation des Risques en Gestion des Finances Publiques

FAA : Fixed Amount Award (FAA) :

Subvention à coût fixe

FARA : Fixed Amount Reimbursement Agreement (FARA)

FD : Financement Direct

G2G : Gouvernement à Gouvernement

IEE : Évaluation Environnementale Initiale

LE : Lettre d’Exécution

Lux Dev : Agence Luxembourgeoise pour la Coopération au Développement

MCR : Médecin Chef de Région

MFB : Ministère des Finances et du Budget

MEFP : Ministère de l’Economie des Finances et du Plan

PFMRAF : Public Financial Management Risk Assessment Framework

MSAS : Ministère de la Santé et de l’Action sociale

OUTILS NORMALISÉS : Ensemble de documents et de supports didactiques décrivant les normes, procédures et protocoles régissant les domaines couverts par les formations destinées aux agents chargés de la mise en œuvre des programmes G2G.

PNDS : Plan National de Développement Sanitaire

PNLP : Programme National de Lutte contre le Paludisme

POCT : Plan opérationnel des collectivités territoriales

PEPFAR : President’s Emergency Plan for AIDS Relief

PRC : Plan de Renforcement des Capacités

PSE : Plan Sénégal Emergent

PTA : Plan de travail Annuel

PTFs : Partenaires Techniques et Financiers

RM : Région Médicale

RSS+ : Renforcement du Système de Santé Plus

SMI : Santé Maternelle et Infantile

SNFS : Stratégie nationale de Financement de la Santé

SRSE : Santé de la Reproduction et de la Survie de l’Enfant

UAEL : Union des Associations d’Elus locaux

UNFPA : Fonds des Nations Unies pour la population

USAID : Agence des Etats Unis pour le Développement International

ACRONYMES ET ABRÉVIATIONS

MODULE DE FORMATION SUR LE FINANCEMENT DIRECT6

Table des matières

PREFACE 3

ACRONYMES ET ABRÉVIATIONS 5

I. DUREE DE LA FORMATION 8

II. PROFIL PROFESSIONNEL DES PARTICIPANTS 8

III. BUT ET OBJECTIFS GENERAUX 8

IV. UNITESTHEMATIQUES DU MODULE 8

V. PLAN DE MISE EN APPLICATION DES APPRENTISSAGES DE L’ATELIER 8

VI. CONTENUS DU MODULE PAR UNITE 8

Unité 1 : CONTEXTE ET PRINCIPAUX ENJEUX DU FINANCEMENT DIRECT 9

I. Contexte général 9 II. Principaux enjeux du financement direct 9

Unité 2 : BUT ET LIEN AVEC LES POLITIQUES ET STRATÉGIES NATIONALES 11

I. But du financement direct 11 II. Domaines éligibles 11 III. Adéquation avec les politiques et stratégies nationales 11

Unité 3 : LE FINANCEMENT DIRECT : CONCEPTS CLÉS 12

I. Définition 12 II. Les instruments de Financement direct mis en œuvre par l’USAID au Sénégal 12 III. Les Milestones 12 IV. Les Livrables 13 V. Principes du mécanisme de Financement direct de gouvernement à gouvernement (G2G) 13 VI. Etapes et cycle annuel du mécanisme du financement direct G2G 14

Unité 4 : MÉCANISMES DE FINANCEMENT G2G 16

I. Description des flux de fonds 16 II. Le budget 17 III. Audit 18

Unité 5 : MODALITÉS DE MISE EN ŒUVRE DU FINANCEMENT DIRECT G2G 19

I. Gestion de l’accord de financement direct G2G 19 II. Contractualisation 19 III. Passation de marchés 19

Unité 6 : RÔLES ET RESPONSABILITÉS DES ACTEURS 21

I. Rôles et responsabilités des acteurs au niveau central 21 II. Rôles et responsabilités des acteurs au niveau régional 24

Unité 7 : STRATÉGIE D’APPROPRIATION DU GOUVERNEMENT 25

I. Engagements du MSAS 25 II. Mesures d’accompagnement 25 III. Engagements de l’USAID 26

Unité 8 : SUIVI & ÉVALUATION ET APPRENTISSAGE 27

I. Les principes du S&E/rapportage 27 II. Types de rapports et délais de soumission 27 III. Le Cadre de mesure de performance 27

Unité 9 : DISPOSITIONS STANDARDS OBLIGATOIRES POUR TOUTES UTILISATION DES RESSOURCES

DU GOUVERNEMENT AMÉRICAINS OBLIGATOIRES (VOIR ADS 220 ANNEXÉS AUX LE) 29

I. Dispositions standards clés 29

II. Dispositions spécifiques 30

III. Plan de mise en œuvre et de suivi des mesures de mitigation environnementales 31

BIBLIOGRAPHIE ET DOCUMENTS DE REFERENCE 32

MODULE DE FORMATION SUR LE FINANCEMENT DIRECT 7

MODULE DE FORMATION SUR LE FINANCEMENT

DIRECT

THEME : FINANCEMENT DIRECT

MODULE DE FORMATION SUR LE FINANCEMENT DIRECT8

I. DUREE DE LA FORMATION : 3 jours

II. PROFIL PROFESSIONNEL DES PARTICIPANTS :

l Acteurs du niveau central, l Equipes cadres de Région l Equipes cadres de District

III. BUT ET OBJECTIFS GENERAUX

A. But

Renforcer les capacités des participants sur le mécanisme de financement direct pour leur permettre de s’approprier le système de financement direct de la santé par le biais du mécanisme de gouvernement à gouvernement en vue d’une utilisation rationnelle des ressources financières dans un contexte de réforme et de gestion axées sur les résultats.

B. Objectifs généraux

1. Décrire le contexte général et les concepts clés du financement direct de la santé et le lien avec les politiques et stratégies nationales

2. Expliquer le mécanisme et les modalités de gestion du financement direct G2G

IV. UNITESTHEMATIQUES DU MODULE

1. Contexte et principaux enjeux du financement direct

2. But et lien avec les politiques et stratégies nationales

3. Le financement direct : concepts clés

4. Mécanismes de financement G2G

5. Modalités de mise en œuvre du financement direct

6. Rôles et responsabilités des acteurs

7. Stratégies d’appropriation du Gouvernement

8. Suivi & évaluation et apprentissage

9. Les dispositions standards obligatoires pour toute utilisation des ressources du gouvernement américain.

V. PLAN DE MISE EN APPLICATION DES APPRENTISSAGES DE L’ATELIER

Le plan de mise en application sert à assurer que chacun trace son parcours d’apprentissage pendant l’atelier pour s’en servir après dans le cadre du travail quotidien. Il devient donc un outil pour la période post- atelier qui :

l Servira de rappel des engagements pris pour la mise en application des apprentissages l Fera l’objet de discussion avec son superviseur l Permettra au personnel qui assure le suivi et l’évaluation de noter les progrès effectués et les obstacles éventuels rencontrés lors de la mise en application des apprentissages dans le service de chacun.

Le plan est sous-divisé en fiches de réflexion à remplir périodiquement, pendant que les apprentissages sont encore frais dans la mémoire de chacun. A la fin de l’atelier les fiches servent pour établir le plan à suivre après l’atelier. La première fiche est à remplir au début de l’atelier, une fois les objectifs et le programme expliqués, pour établir ce que chacun espère en tirer.

VI. CONTENUS DU MODULE PAR UNITE

MODULE DE FORMATION SUR LE FINANCEMENT DIRECT 9

UNITÉ 1 : CONTEXTE ET PRINCIPAUX ENJEUX

DU FINANCEMENT DIRECT

Objectifs spécifiques : A la fin de leurs activités d’apprentissage, les participants seront capables de :

1. Décrire le contexte général du financement direct de la santé par le biais du mécanisme de gouvernement à gouvernement (G2G).

2. Citer les principaux enjeux du financement direct G2G.

I. Contexte général L’Agence des Etats-Unis pour le développement international (’USAID) qui soutient le Gouvernement du Sénégal depuis plusieurs décennies pour l’atteinte de ses objectifs en matière de santé, s’est engagée à renforcer son action pour contribuer à la réalisation de la vision du Plan Sénégal Emergent (PSE). En appui au développement du capital humain, un des principaux axes du PSE, l’USAID s’engage à aider le Sénégal à atteindre ses ambitieux objectifs en matière de santé en mettant en œuvre un programme axé sur les résultats.

Ce programme tire pleinement parti des capacités, des systèmes et des ressources du Gouvernement du Sénégal.

Il s’appuie sur des programmes de promotion, de prévention et de santé curatifs de qualité, sans aucune forme d’exclusion. Cet appui s’accompagnera d’un renforcement de l’approche « Financement Direct » visant davantage de responsabilisation des structures du Gouvernement dans la mobilisation et l’utilisation des ressources financières octroyées par le programme au plus près des utilisateurs.

Le Financement Direct comprend, d’une part, les financements octroyés par les partenaires d’exécution de l’USAID aux sous-contractants locaux et, d’autre part, les accords dits « Gouvernement à Gouvernement (G2G) » signés directement par l’USAID et le Gouvernement. A travers les accords de «Gouvernement à Gouvernement » (G2G) , l’USAID/Sénégal veut d’ici 2021, faire passer progressivement l’aide au développement du champ des sous-contrats octroyés aux entités régionales du MSAS via des partenaires de mise en œuvre, à celui des conventions stratégiques de Gouvernement à Gouvernement (G2G), autrement dit, de l’USAID/Gouvernement des Etats-Unis au Ministère de l’Economie, des Finances et du Plan/Gouvernement du Sénégal. Ainsi, dans le cadre du nouveau programme de santé 2016-2021, l’acheminement du financement de l’USAID à travers les systèmes et conformément aux procédures du Gouvernement du Sénégal, suivant ce mécanisme de financement dit « G2G », sera une approche de mise en œuvre clé.

II. Principaux enjeux du financement direct Le système gouvernement à gouvernement (G2G) est celui par lequel l’USAID verse des fonds directement à une entité gouvernementale partenaire, y compris dans tous les cas où l’USAID finance une entité gouvernementale partenaire d’un pays bénéficiaire de l’aide bilatérale, pour la mise en œuvre d’un projet ou d’une activité de projet, y compris l’assistance hors projet , en utilisant les systèmes de gestion financière, de passation des marchés ou d’autres systèmes du gouvernement partenaire.

m Enjeux liés aux capacités des bénéficiaires :

l Capacités fiduciaires : mesure de cette capacité à partir du PFMRAF

Le risque fiduciaire est le risque que les fonds alloués sur le budget (1) ne soient pas contrôlés correctement,

(2) puissent être utilisés à des fins autres que celles prévues, et (3) produisent des résultats inefficaces ou non économiques.

l Capacités techniques et programmatiques : à partir des PRC m Enjeux liés à l’élaboration d’un PTA de qualité validé par la DPRS : outils essentiel de négociation m Enjeux liés à l’utilisation et l’alignement avec les procédures nationales m Enjeux liés à la coordination et au partenariat avec les autres PTFs m Enjeux liés au respect de la règlementation du gouvernement américain telle que édictée dans le ADS 220 m Enjeux liés à la mesure de l’atteinte de la performance pour déclencher le paiement :

l Vérification par le CRV ou le Secrétariat technique l Contrevérification par une structure de vérification indépendante.

MODULE DE FORMATION SUR LE FINANCEMENT DIRECT10

L’orientation de l’USAID s’insère dans la dynamique des importantes réformes en cours au Ministère de la Santé et de l’Action sociale portant notamment sur la budgétisation pluriannuelle des dépenses, basée sur des objectifs et des résultats par programme et sur une forte impulsion pour la Couverture Maladie universelle. En outre, la convergence entre les réformes de la gestion des finances publiques et l’accent mis par l’USAID/Sénégal sur la vision G2G, offrent d’importantes possibilités pour le développement de programmes visant à soutenir une rapide adaptation des entités du MSAS à la gestion axée sur les résultats dans le secteur de la santé. A cet égard, il faut rappeler qu’en 2013, l’USAID et la Banque Mondiale, en ce qui concerne le niveau central, et entre 2014 et 2015, l’USAID, la Banque Mondiale, Lux Dev, la CTB, l’UNFPA, pour le niveau régional, avaient procédé à une évaluation conjointe des risques programmatiques et fiduciaires, liés à l’utilisation des systèmes de gestion du Gouvernement. Les résultats de ces évaluations ont été présentés dans un document qui identifie les risques associés aux systèmes du Gouvernement et du Ministère de la Santé aux niveaux central et régional, en matière de planification, budgétisation, suivi des performances, gestion financière, approvisionnement, contrôle interne, ressources humaines et gestion de l’information. Ce rapport d’évaluation des risques sur la gestion des finances publiques du MSAS, plus connu par son acronyme anglais «PFMRAF», a débouché sur un Plan intégré d’atténuation des risques, dont la mise en œuvre constitue un préalable à un développement réussi du financement G2G.

L’engagement du Gouvernement et les dispositions prises au niveau du MSAS, en application des recommandations de ce plan, ont conforté l’USAID dans son option de procéder à des financements G2G. En effet, les règles et procédures qui s’appliquent à l’USAID, et plus particulièrement l’ADS 220, qui fixe les conditions d’utilisation et de renforcement des systèmes d’un Gouvernement partenaire pour la mise en œuvre d’une assistance directe exigent qu’avant tout financement G2G, il y ait un PFMRAF (Evaluation des Risques en Gestion des Finances Publiques) et un engagement du gouvernement partenaire à mettre en œuvre le plan d’atténuation des risques. Il est à noter que l’USAID avait déjà pris l’option, dans son programme santé 2011- 2016, d’aider le MSAS dans l’amélioration de ses systèmes de planification, de budgétisation et de gestion dans plusieurs de ses entités du niveau central (PNLP, DLM, DSME), comme des régions (sous-contrats avec Abt Associates). Cette option a donc été réaffirmée dans le nouveau programme 2016-2021. C’est ainsi que le Financement direct relatif aux sous-contrats qui était testé au cours des trois dernières années va progressivement prendre l’axe plus direct d’un financement de Gouvernement (américain) à Gouvernement (sénégalais) ou G2G.

Exercice no 1 : Contexte et Justification du Financement Direct Travail individuel

Décrivez votre compréhension de chacune des étapes suivantes en rapport avec le Contexte et à la Justification du Financement Direct l Sur le plan local l Sur le plan international l Par rapport à l’USAID

Vous avez 10 minutes Exercice no 2 : Principaux enjeux du Financement Direct Travaux en sous-groupes l Lister et discuter les trois ou quatre points liés aux intérêts et enjeux principaux du financement direct qui vous ont particulièrement frappés

Vous avez 15 minutes

MODULE DE FORMATION SUR LE FINANCEMENT DIRECT 11

UNITÉ 2 : BUT ET LIEN AVEC LES POLITIQUES

ET STRATÉGIES NATIONALES

Objectifs spécifiques : A la fin de leurs activités d’apprentissage, les participants seront capables de :

1. Expliquer le but du financement direct G2G, en se basant sur les dispositions générales de la coopération bilatérale de l’USAID sous-tendues par des conventions internationales de l’aide au développement.

2. Citer les domaines d’intervention du financement direct G2G

3. Expliquer la place du financement direct G2G dans la Stratégie nationale de Financement de la Santé (SNFS).

I. But du financement direct En parfaite cohérence avec les principes de la déclaration de Paris de 2005, l’agenda d’Accra de 2008, le partenariat de Busan de 2010 sur l’efficacité de l’aide au développement et le Compact-Sénégal, le mécanisme de financement direct G2G vise à améliorer l’efficacité des interventions de l’USAID dans le cadre de l’accompagnement de la mise en œuvre du PNDS, notamment par un renforcement de la décentralisation des services de santé et de la gestion axée sur les résultats.

Pour appuyer directement les structures opérationnelles du MSAS, ce mécanisme de transfert direct des ressources financières vise principalement, d’une part, à permettre au MSAS d’améliorer les résultats en matière de santé génésique, maternelle, néonatale infantile et ado/jeunes et, d’autre part, à lui fournir une assistance ciblée pour maintenir ses gains de santé.

II. Domaines éligibles Les domaines d’intervention du G2G sont essentiellement :

l La santé de la mère, y compris la planification familiale et la santé du nouveau-né l La survie de l’enfant l La santé de la reproduction des adolescents l La prise en charge du paludisme l La couverture maladie universelle l Le pilotage et la coordination l La gestion financière et comptable l Le système d’information sanitaire.

III. Adéquation avec les politiques et stratégies nationales Conformément au principe de l’alignement sur les politiques et procédures nationales, le G2G se développera dans le respect des orientations stratégiques du PNDS et des objectifs du DPPD.

L’un des points essentiels est que, suivant ce mécanisme, la gestion des ressources mobilisées sur la base d’une lettre d’exécution sera effectuée conformément aux procédures du Gouvernement du Sénégal à travers les systèmes ci-après :

l système national de gestion des finances publiques ;

l système de passation des marchés ;

l système de suivi & évaluation ;

l système d’audit et d’inspection.

Exercice no 3 : Systèmes du Gouvernement du Sénégal utilisés dans le FD Travaux en sous-groupes l Lister les principaux systèmes de gestion du Gouvernement du Sénégal dans le cadre de l’utilisation du système pays ou s’effectue la gestion des ressources mobilisées l Citer les différents domaines d’intervention du Financement direct G2G.

Vous avez 25 minutes

MODULE DE FORMATION SUR LE FINANCEMENT DIRECT12

UNITÉ 3: LE FINANCEMENT DIRECT :

CONCEPTS CLÉS

Objectifs spécifiques : A la fin de leurs activités d’apprentissage, les participants seront capables de :

1. Expliquer les principes du mécanisme du financement direct et les trois instruments du financement direct mis en œuvre par l’USAID.

2. Définir et citer des exemples de milestones.

3. Décrire toutes les étapes du cycle annuel du mécanisme de financement direct G2G.

4. Expliquer les procédures mises en place pour la validation des milestones et les activités sous Cost Reimbursement.

I. Définition Dans le cadre du Programme Santé de l’USAID, le financement direct (FD) est un mécanisme qui consiste à transférer directement des ressources à un bénéficiaire qui en assure la gestion pour appuyer la mise en œuvre d’un paquet d’activités (paquet de services) sur la base d’une convention ou d’un contrat signé d’un commun accord entre le bailleur de fonds et le bénéficiaire.

II. Les instruments de Financement direct mis en œuvre par l’USAID au Sénégal A. Le Fixed Amount Award (FAA) : est une subvention à coût fixe que l’USAID octroie à une entité publique à travers une agence d’exécution ou une ONG. Ce financement fonctionne à l’aide d’un mécanisme de remboursement des coûts engendrés par les activités exécutées pour l’atteinte d’un niveau de performance (milestone) fixé à l’avance dans un contrat dénommé « lettre d’exécution ».

B. Le Fixed Amount Reimbursement Agreement (FARA) : est un mécanisme de remboursement forfaitaire par lequel l’USAID octroie directement au Gouvernement les fonds destinés à l’atteinte d’un niveau de performance (milestone) fixé à l’avance dans un contrat dénommé « lettre d’exécution ».

C. Le Cost Reimbursement (CR) : est un mécanisme de remboursement à coûts fixes par lequel l’USAID rembourse au bénéficiaire les dépenses réelles engagées dans la réalisation des activités. Les budgets doivent fournir suffisamment de détails pour justifier le niveau de financement approuvé par la Mission. La vérification est faite sur la base de la nomenclature des pièces justificatives du manuel de procédure du PNDS.

D. Hybride : est un mécanisme qui combine le Fixed Amount Reimbursement Agreement (FARA) et le Cost Reimbursement (CR) avec des critères de vérification qui respectent les exigences de chaque instrument. Le Financement direct « Gouvernement à Gouvernement (G2G) » utilise le financement direct Hybride.

III. Les Milestones A. Définition

Un Milestone est défini comme une action clé, un résultat intermédiaire clé ou un indicateur de produits ou d’effets ; il indique, sans ambiguïté, des progrès vers l’atteinte des résultats attendus des PTA.

Exemple 1 : Au moins 80% des sages-femmes et prestataires contractualisés prennent fonction et restent à leurs postes respectifs afin d’améliorer l’accès à des services SRSE dans les zones enclavées d’accès difficile.

Exemple 2 : Le nombre de femmes actives sous méthodes contraceptives modernes dans la RM de Kaffrine a augmenté de 2% annuellement par rapport à la situation de référence.

B. Caractéristiques d’un Milestone Un milestone présente les caractéristiques suivantes :

1. Vérifiable : le milestone est objectivement vérifiable concernant l’achèvement, qu’il soit quantitatif ou qualitatif

2. Coût réaliste : le paiement doit être une estimation raisonnable des coûts

3. Atteignable : le milestone est à la portée du partenaire

4. Pertinence : il existe une relation directe entre le résultat de développement et ce qui est mesuré

5. Le résultat attendu sera disponible au bon moment de la période couverte

6. Pratique : les résultats attendus sont utiles pour la prise de décisions

7. Coût/Bénéfices : examiner le coût associé à la collecte des données et voir s’il ne revient pas plus cher que le remboursement du milestone

8. Précision : les définitions du milestone et le mécanisme de vérification sont clairs et bien compris par toutes les parties prenantes.

MODULE DE FORMATION SUR LE FINANCEMENT DIRECT 13

IV. Les Livrables Chaque milestone doit être associé à un protocole et à des critères de vérification qui stipulent clairement la définition détaillée des éléments qui sont nécessaires pour considérer que le milestone a été réalisé, comment le milestone va être mesuré et le niveau ou montant du paiement.

Exemple : MILESTONES ET LIVRABLES

Description des Milestones Moyens de vérification/Critères de validité Montant par

Milestone

Le nombre de d’accouchements en structure a augmenté de 3% par rapport à la période de référence de l’année précédente

Le rapport de la région médicale attestant une augmentation de 3% en structure en comparaison de l’année précédente

Le rapport de contre vérification confirmant une augmentation de 3% en comparaison de l’année précédente

Le système de gestion administrative et financière de la RM de Kaffrine est renforcé pour répondre aux exigences d’un audit

4 rapports financiers des 2 premiers trimestres (2 rapports de la DAGE et 2 rapports de la RM) disponibles

11 procès-verbaux de recensement des matières sont disponibles

01 rapport régional de suivi trimestriel de la gestion financière et comptable est disponible

NB : Modifications milestones

Les modifications acceptées sont celles causées par les conditions qui affectent la capacité du bénéficiaire à atteindre ses résultats, liées à des raisons indépendantes de sa volonté, telles que : des causes naturelles («force majeure») ;

rupture d’intrants au niveau national, bouleversements politiques etc. Le changement ne doit pas être causé par des événements raisonnablement prévisibles.

Exercice no 4 : Instruments du Financement Direct et Milestones Travaux en sous-groupes

Lister les trois principaux instruments du Financement Direct et les situations où l’un serait utilisé

Identifier toute question que vous auriez concernant les milestones et les livrables

Vous avez 20 minutes

V. Principes du mécanisme de Financement direct de gouvernement à gouvernement (G2G) Le G2G se développe dans le respect des principes généraux qui caractérisent le Financement direct et dont la finalité est d’assurer le maximum de cohérence dans les interrelations entre les parties prenantes. Les principes du mécanisme de Financement direct de gouvernement à gouvernement (G2G) sont :

1. La Transparence : le G2G doit faciliter et exiger le partage d’informations entre les parties prenantes pour un maximum d’engagement et d’impact. Le mécanisme doit faciliter l’évolution des outils de production et de diffusion de l’information pour répondre aux exigences croissantes de redevabilité.

2. La Redevabilité : la redevabilité est entendue comme l’obligation de « rendre compte » dans le cadre de l’exercice d’une responsabilité. Il est attendu que le mécanisme de financement responsabilise les acteurs pour leurs propres résultats et engagements pour l’atteinte des objectifs dans le cadre des orientations et des priorités définies par le Ministère de la Santé.

3. L’Efficience : l’efficience est envisagée dans la perspective de réduction des coûts de transaction associés au mécanisme de financement, à travers l’harmonisation et l’adaptation des procédures aux capacités des bénéficiaires, l’alignement aux objectifs et systèmes du Ministère de la Santé et la maximisation des inputs au niveau opérationnel.

4. L’Additivité : le principe d’additivité permet d’assurer que le mécanisme de financement ne substitue pas des ressources extérieures aux sources et mécanismes de financement internes du Ministère de la Santé et des collectivités territoriales ; le principe étant que les partenaires techniques et financiers ne fournissent que des ressources additionnelles aux ressources internes pour permettre au ministère de gagner du temps dans ses efforts d’amélioration des performances du système de santé.

MODULE DE FORMATION SUR LE FINANCEMENT DIRECT14

5. La Pluri annualité des engagements : le G2G est basé sur un engagement pluri annuel pour appuyer le processus de renforcement des capacités et des compétences sur plusieurs années. Par ce principe, le G2G s’adapte aussi bien à l’horizon des Documents de Programmation Pluriannuelle des Dépenses du MSAS qu’à celui du Programme Santé de l’USAID. Cependant, la mise à disposition des fonds aux bénéficiaires se fait à partir des allocations budgétaires annuelles reçues par l’USAID qui est autorisé, à partir de ce moment, à engager les fonds après la confirmation de leur disponibilité par le bureau du Contrôleur de l’USAID.

VI. Etapes et cycle annuel du mécanisme du financement direct G2G A. Etapes du mécanisme du financement direct l La première étape constitue la phase préparatoire : à ce stade l’enveloppe budgétaire retenue est communiquée aux bénéficiaires, ainsi que les domaines retenus.

l La deuxième étape intitulée phase de négociation comprendra l’élaboration des drafts de plans d’actions issus des PTA, l’identification et le choix des milestones ainsi que la négociation des drafts de budgets.

l Les étapes trois (3) et quatre (4) structurent la phase de contractualisation à savoir : la préparation et la signature des contrats.

l L’étape cinq (5) est la phase de mise en œuvre des plans d’action du FD au niveau des centres de responsabilité.

l Les étapes six (6), sept (7) et huit (8) sont constituées par la préparation des livrables pour le CRV, la validation des milestones, l’élaboration de la demande de remboursement et le paiement pour chaque milestone.

l Les deux dernières étapes constituent la phase de suivi et de reporting : le suivi technique et financier et la préparation des rapports techniques. Les acteurs impliqués, la période calendaire et les résultats attendus de chaque étape sont résumés dans le tableau suivant :

Tableau 1 : Processus de mise en œuvre du financement direct

Etapes Acteurs Résultats attendus

Etape 1 : Communication des enveloppes et des domaines USAID, DAGE Connaissance des budgets par les bénéficiaires

Etape 2. Négociation : Elaboration des Plans d’Action Annuels et Identification des milestones

USAID, RM, DS, DPRS,

PTF

PTA intégrant les POCT, une synthèse régionale du PTA et les PTA des entités du niveau central disponibles

Les drafts de budget sont présentés et discutés

Les milestones devant servir de base à l’engagement des parties prenantes sont identifiés et validés

Le protocole de vérification de chaque milestone est défini

Etape 3. Préparation des contrats USAID

La lettre d’exécution des centres de responsabilité est élaborée

Etape 4. Signature des contrats USAID, Régions Médicales, MSAS

Le contrat de chaque région médicale est signé entre le MCR et le représentant de l’USAID

Etape 5. Mise en œuvre des PA Médecins-chefs de district et Médecins-chefs de région

Les activités sont mises en œuvre par les entités signataires.

MODULE DE FORMATION SUR LE FINANCEMENT DIRECT 15

Etapes Acteurs Résultats attendus

Etape 6 : préparation des livrables pour le CRV

Equipes cadre des régions et des districts, DAGE, DPRS

Les livrables des milestones attendus pour le CRV sont élaborés

Etape 7. Validation des milestones

Membres du Comité régional de Validation de chaque région et membres du Secrétariat technique pour le niveau central

La réalisation des milestones est validée sur la base du protocole de vérification

Les parties prenantes sont notifiées sur les résultats et les décisions du Comité régional de Validation et du Secrétariat technique

Etape 8. Paiement pour chaque milestone MEFP, DAGE, USAID Le virement est effectif dans les comptes des bénéficiaires

Etape 9. Suivi technique et financier et reporting

Secrétariat technique Comité de pilotage

Le rapport de la mission conjointe de suivi sur la mise en œuvre des activités et les progrès dans la réalisation des livrables est disponible

B. Cycle annuel du financement direct

Graphique1 : Cycle annuel du Mécanisme G2G

Le cycle ci-dessus décrit de manière chronologique les différentes étapes de la mise en œuvre du mécanisme de financement direct G2G.

Etape 1.

Phase préparatoire

Etape 2.

Négociation : Elaboration Plans d’action, négociation du budget, choix de Milestones

Etape 3.

Préparation de la lettre d’Exécution

Etape 4.

Signature de la lettre d’Exécution

Etape 5.

Mise en œuvre des plans d’actions du G2G

Etape 6.

Préparation des livrables pour le CRV

(y compris contre-vérification)

Etape 7.

Validation des Milestones par le CRV

Etape 8.

Paiement des Milestones

Etape 9.

Suivi technique et financier et reporting

MODULE DE FORMATION SUR LE FINANCEMENT DIRECT16

UNITÉ 4 : MÉCANISMES DE FINANCEMENT G2G

Objectifs spécifiques : A la fin de leurs activités d’apprentissage, les participants seront capables de:

1. Décrire les différentes étapes du flux de fonds du financement G2G

2. Expliquer les procédures mises en place pour la validation et le paiement des milestones

3. Décrire le mécanisme de préfinancement de la ligne « Gouv-Gouv »

4. Expliquer les principes fondamentaux de l’audit des fonds octroyés par l’USAID.

I. Description des flux de fonds Le mécanisme de remboursement de l’USAID se fait via la Direction de l’Ordonnancement des Dépenses publiques (DODP) du Ministère des Finances et du Budget (MFB) qui se chargera d’alimenter le compte de la Direction de l’Administration générale et de l’Equipement (DAGE) du Ministère de la Santé et de l’Action sociale, chargée de financer les activités pour le projet. Le schéma ci-dessous du flux de fonds est validé par le directeur de mission de l’USAID à travers le document d’approbation pour l’utilisation du Système pays (AUPGS : Authorization the Use of the Partner Government System).

MODULE DE FORMATION SUR LE FINANCEMENT DIRECT 17

II. Le budget Le Gouvernement s’accorde avec l’USAID sur le fait que le niveau des financements dans le cadre du G2G doit respecter les principes qui sous-tendent le mécanisme. Les deux parties reconnaissent que le financement des PTA des entités bénéficiaires relève de la responsabilité de l’Etat et des collectivités territoriale. Par conséquent, pour respecter le principe d’additivité, les appuis extérieurs à travers le G2G ne devront pas supplanter les ressources publiques locales pour appuyer la mise en œuvre des PTA. Dans cette perspective, le niveau de contribution de l’USAID au G2G sera principalement déterminé par les activités retenues dans le PTA. Il ne devrait pas excéder un pourcentage donné du financement mobilisé par le Gouvernement pour l’exécution des PTA des entités bénéficiaires.

A. Conditions préalables au décaissement Le manuel de procédures décrit clairement les rôles et responsabilités respectifs de la DAGE et de la DODP et sert de référence dans le cadre de tout accord G2G. Dans sa section « dispositions spécifiques », le manuel des procédures administratives, financières et comptables du PNDS1 décrit les rôles et responsabilités de la DAGE et de la DCFE ainsi que les modalités de gestion. Il servira de référence à cet égard. Le manuel de procédures du PNDS sera utilisé par les bénéficiaires pour réaliser les étapes dont ils sont responsables dans la gestion financière et comptable des programmes G2G.

La DCFE est chargée de l’ouverture d’un compte spécial dans lequel seront versés les paiements des milestones. Un sous compte est ouvert et géré par la DAGE pour alimenter les sous comptes ouverts par les bénéficiaires. Ces sous comptes devront être ouverts spécifiquement pour les besoins du Programme G2G. La DAGE est chargée de garantir la traçabilité des activités de gestion de trésorerie menées dans le cadre des accords G2G.

B. Procédures mises en place pour la validation et Paiement des milestones dans le cadre du remboursement forfaitaire des fonds et des activités sous CR

La méthode de remboursement forfaitaire est utilisée pour mettre en œuvre et financer les éléments devant faire l’objet d’un remboursement. Par cette méthode, le bénéficiaire devra réaliser les étapes conformément à la description suivant laquelle l’USAID a approuvé une valeur fixe remboursable pour la réalisation de chaque étape. Le montant du remboursement pour chaque étape ne doit pas changer, quelles que soient les fluctuations des coûts réels ou des taux de change.

Les fonds alloués seront décaissés sur la période couverte par la lettre d’exécution (LE) suite à la réalisation satisfaisante des milestones, définis d’un commun accord entre le Bénéficiaire et l’USAID. Le montant du paiement est fixé à l’avance sur la base d’une estimation raisonnable des coûts examinés et approuvés par les deux parties.

Dès l’atteinte des repères de paiement (Milestones), le Comité Régional de Vérification (CRV) au niveau régional et le Secrétariat technique sont convoqués. Ces instances examinent les livrables des milestones, le rapport de contre vérification portant sur le niveau de réalisation du milestone fait par l’USAID et procèdent à la validation des milestones. A l’issue de la rencontre un PV est élaboré avec les conclusions du CRV. Tout milestone non réalisé à la satisfaction de l’USAID, entraînera le non-paiement, au bénéficiaire, de la somme associée. Le bénéficiaire assumera le risque si le coût réel des services est supérieur au montant fixé, et le bénéfice lui reviendra si le coût réel est inférieur au montant fixé. Le bénéficiaire soumet une demande de paiement précisant le niveau de réalisation de chaque repère, conformément aux spécifications techniques. Le bénéficiaire ne peut soumettre une demande de remboursement au-delà du montant de remboursements lié au milestone.

C. Remboursement de coûts La méthode de remboursement des coûts sera mise en œuvre lorsque le bénéficiaire utilisera ses fonds propres pour prendre en charge les coûts en conformité avec le budget de l’accord G2G. Le bénéficiaire pourra alors solliciter un remboursement par l’USAID.

L’USAID remboursera le bénéficiaire conformément à la procédure suivante :

Le bénéficiaire soumettra l’original et deux copies du formulaire standard 1034 (« SF 1034 ») ainsi que le formulaire SF 1034A (suite du formulaire de SF 1034) [sur une base mensuelle/trimestrielle]. Le formulaire SF 1034 est disponible auprès du Gestionnaire de l’Activité pour l’USAID ou à l’adresse suivante : http://www.usaid.gov/forms/. Chaque formulaire SF 1034 et, chaque bon de paiement doit clairement porter le numéro de référence de la LE applicable.

Chaque bon de paiement doit indiquer les coûts totaux pour lesquels un remboursement est demandé et inclure un budget sommaire, ainsi que l’explication des dépenses dont le remboursement est sollicité. Le bénéficiaire devra conserver, dans ses dossiers de paiement, les preuves des paiements versés à tout contractant pour des services rendus ou des produits livrés. Les demandes de paiement figurant sur un formulaire SF 1034 approuvé seront soumises sur une base [mensuelle/trimestrielle] au Contrôleur de l’USAID/Sénégal, avec ampliation au gestionnaire de l’activité. Les demandes soumises par voie électronique sont recevables. Les remboursements seront effectués (de préférence par transfert électronique) par le Contrôleur de l’USAID/Sénégal.

1 MSAS/DAGE (2015) : Manuel des procédures administratives, financières et comptables du PNDS.

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Les demandes de remboursement doivent être reçues par l’USAID au plus tard trois mois après la date d’achèvement de l’activité, ou toute autre période convenue par écrit par l’USAID. Le bénéficiaire devra informer l’USAID de tout retard prévu justifiable. Passé ce délai, l’USAID peut réduire totalement ou en partie son financement pour la mise en œuvre de l’activité dont les demandes de remboursement, accompagnées des pièces justificatives nécessaires, n’ont pas été reçues avant l’expiration de ce délai.

Demande d’avance Dans le cadre du remboursement des coûts, à la demande du bénéficiaire, l’USAID peut approuver des avances de paiement couvrant jusqu’à 30 jours de coûts prévus dans le cadre de l’activité. Les demandes d’avance pour le mois suivant doivent être soumises avant le 10 du mois précédent par le biais d’un formulaire SF 1034. Chaque demande doit être clairement identifiée comme une « Demande d’avance ». Le bénéficiaire peut fournir, une série de ces formulaires sur une base trimestrielle, c’est-à-dire trois formulaires SF-1034 (un pour chaque mois).

A la fin de chaque trimestre (90 jours), le bénéficiaire soumettra un formulaire SF-1034 (intitulé « Liquidation d’avances ») pour liquider les avances fournies au cours des trois mois précédents. Le bénéficiaire peut soumettre un nouveau formulaire SF-1034 intitulé « Demande d’avance » une fois la liquidation soumise. Le formulaire «Liquidation d’avances SF-1034» doit être déposé au plus tard le 15 du mois suivant chaque trimestre.

D. Préfinancement par le Gouvernement (ligne Gouv-Gouv) Le Gouvernement a mis en place une ligne budgétaire pour accompagner et faciliter le mécanisme de financement de Gouvernement à Gouvernement (« G2G ») afin de réduire le montant des avances notamment. Tous les fonds prévus au titre de ce mécanisme et non remboursés en année seront disponibles pour préfinancer des activités liées au projet au cours de l’exercice fiscal suivant.

Une fois que l’USAID aura remboursé les activités qui auront été préfinancées par le Gouvernement, ces fonds seront placés dans le compte bancaire de la Direction de l’Ordonnancement des Dépenses publiques (DODP) du Ministère des Finances et du Budget qui se chargera d’alimenter le compte de la DAGE en vue de la prise en charge des dépenses additionnelles de préfinancement pour le projet.

A la fin du projet, le solde du compte bancaire géré par la DAGE, servira exclusivement au préfinancement ou au financement d’activités menées en matière de santé de la reproduction et de survie de l’enfant, de nutrition, de lutte contre le VIH, et de lutte contre le paludisme menées dans le cadre du mécanisme G2G, sur la base de plans de travail annuels convenus entre l’USAID et le Gouvernement.

III. Audit Le bénéficiaire devra conserver la documentation et les dossiers nécessaires pour prouver le respect de toutes les dispositions de l’accord pour une période allant jusqu’à trois ans après la date du dernier décaissement effectué par l’USAID. Ces documents pourront être vérifiés et examinés par L’USAID. Ce droit de vérification s’applique à toutes les activités prévues dans le cadre de tout accord afin de s’assurer que les activités du projet ont été réalisées conformément au cahier des charges et aux conditions de l’accord.

Exercice no 5: Mécanismes de financement G2G Travaux en binômes Décrire les aspects les plus importants relatifs au mécanisme de financement :

l A partir des conditions préalables au décaissement de fonds l Jusqu’aux conditions et procédures mises en place pour la validation des milestones concernant :

m les demandes d’avance pour exécuter une activité m le préfinancement par la ligne gouv gouv

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UNITÉ 5 : MODALITÉS DE MISE EN ŒUVRE

DU FINANCEMENT DIRECT G2G

Objectifs spécifiques : A la fin de leurs activités d’apprentissage, les participants seront capables de :

1. Expliquer la procédure de gestion et de contractualisation de l’accord de financement direct G2G.

2. Identifier les engagements et responsabilités des parties prenantes à l’accord de financement direct G2G.

3. Décrire les procédures et exigences de la passation des marchés dans l’exécution d’un accord de financement direct G2G.

I. Gestion de l’accord de financement direct G2G Le bénéficiaire, en l’occurrence la DAGE du MSAS, s’assurera d’une gestion appropriée et prudente du programme, du respect des conditions générales énoncées dans les accords et de la tenue d’une documentation appropriée. Il assume l’entière responsabilité de la réalisation de l’activité ou de l’engagement d’un tiers à cet effet. En conséquence, la DAGE est responsable des risques programmatiques liés à la mise en œuvre du projet, tandis que la DODP est responsable des risques fiduciaires. Les relations entre la DAGE et la DODP sont définies dans le manuel des procédures administratives, financières et comptables du MSAS. L’USAID et le MSAS procéderont conjointement à des revues périodiques pour s’assurer de la bonne gestion des fonds et de l’état d’avancement de la mise en œuvre des programmes G2G.

II. Contractualisation Le format de contrat repose sur une lettre d’exécution selon le modèle proposé par l’USAID conformément à l’ADS

220. Toutefois, la partie gouvernementale peut adjoindre, en coordination avec l’USAID, toute section jugée utile en conformité avec la politique de contractualisation du MSAS.

La Lettre d’Exécution (LE) est un protocole d’accord qui a pour objectif de fournir des informations et d’énoncer des procédures relatives au financement direct G2G mis en œuvre dans le cadre de l’accord d’assistance conclu entre l’USAID et le Gouvernement du Sénégal. Elle contient une description détaillée de la portée de l’accord conclu entre les deux parties et des mesures que chaque partie devra prendre en compte pour la mettre en œuvre. La lettre d’exécution présente :

l Les grandes lignes du programme de financement direct l Le cadre de gestion l Les conditions préalables au décaissement l La période d’exécution l Le mécanisme de financement l Les procédures de passation de marchés l Les questions environnementales et autres dispositions.

Le type de contrat adopté est un « Accord de financement à coût fixe » entre le Gouvernement des Etats-Unis représenté par l’USAID et le Gouvernement du Sénégal représenté par le Ministère des Finances et du Budget (MFB). La structure centrale ou la région médicale qui en est le bénéficiaire s’engage à réaliser des «milestones» préalablement définis et à fournir les «livrables» clés, liés à chaque milestone. Le bailleur s’engage à effectuer le paiement du montant de chaque milestone réalisé, si la réalisation est démontrée par les livrables requis. Le montant du remboursement pour chaque milestone est fixé à l’avance lors de la signature du contrat.

La définition des «milestones» est une étape essentielle qui doit se faire avec les bénéficiaires au cours d’un atelier national après la planification. La définition conjointe de chaque milestone est associée avec la déclinaison du protocole de vérification. Celui-ci permet de déterminer l’atteinte du milestone, la façon de documenter les preuves, les instruments de mesures qui sont utilisés et les délais.

III. Passation de marchés2

Le bénéficiaire est responsable de tous les aspects liés aux passations de marchés nécessaires à l’exécution des activités, conformément à ses propres procédures de passation de marchés. Le bénéficiaire confirme, qu’à des fins d’économie et d’efficacité, tous les biens et services financés dans le cadre de la Lettre d’Exécution (LE) seront achetés localement.

2 Cf. Module de Passation des marchés publics (pour les procédures de passation des marchés publics) .

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Procédures d’approvisionnement en biens et services requis :

l Publication d’un dossier d’appel d’offres l Evaluation des offres l Sélection du contractant l Documentation sur la procédure suivie et le choix du prestataire.

Exercice no 6 : Gestion de l’accord de financement Travaux en binômes Lister les conditions et procédures liées à la gestion de l’accord de financement :

l les principaux acteurs et leurs tâches et responsabilités respectives dans la gestion de l’accord de financement au niveau central l les principaux acteurs et leurs tâches et responsabilités respectives dans la gestion de l’accord de financement au niveau régional

- Vous avez 20 minutes

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UNITÉ 6 : RÔLES ET RESPONSABILITÉS

DES ACTEURS

Objectifs spécifiques : A la fin de leurs activités d’apprentissage, les participants seront capables de :

1. Déterminer les tâches et responsabilités respectives des principaux acteurs de la gestion de l’accord de financement direct G2G au niveau central

2. Déterminer les tâches et responsabilités respectives des principaux acteurs de la gestion de l’accord de financement direct G2G au niveau régional

Exercice no 7 : Rôles et responsabilités Tâche individuelle l Décrivez au sein de votre structure sur qui pensez-vous que la responsabilité principale d’un programme de financement direct G2G efficace devrait reposer l Si vous ne savez pas qui en a la responsabilité principale, consultez brièvement avec un autre participant

Vous avez 5 minutes

I. Rôles et responsabilités des acteurs au niveau central A. Le Ministère de la Santé et de l’Action sociale

Le Ministère de la Santé et de l’Action sociale joue un rôle de tout premier plan à différents niveaux et impliquant plusieurs acteurs dont :

l Le Comité de Pilotage du Programme Santé de l’USAID l Le Secrétariat technique du Comité de Pilotage l Le Groupe Thématique Gouvernance, Financement et Système d’Information l La Direction de l’Administration générale et de l’Equipement (DAGE), l La Direction de la Planification de la Recherche et des Statistiques (DPRS).

Le Comité de Pilotage est composé ainsi qu’il suit :

Président : le Secrétaire général du Ministère de la Santé et de l’Action sociale

Rapporteur : le Directeur de la Planification, de la Recherche et des Statistiques

Membres :

l L’Inspecteur des Affaires administratives et financières ;

l Le Conseiller technique chargé du suivi ;

l Le Contrôleur des Opérations financières ;

l Les représentants du Ministère de l’Economie des Finances et du plan et du Ministère de l’intérieur ;

l Les directeurs généraux, directeurs et chefs de service national du MSAS l Les représentants de l’USAID ;

l Les partenaires techniques et financiers ;

l Le représentant de l’Union des Associations d’Elus locaux (UAEL) ;

l Le représentant de l’Alliance du Secteur privé de la Santé l Les représentants de la société civile ;

l Les Chefs d’Equipe des composantes du Programme Santé de l’USAID ;

l Les Médecins-Chefs de Région.

Le comité de pilotage se réunit en session ordinaire tous les six (6) mois, ou en session extraordinaire, sur convocation de son président.

MODULE DE FORMATION SUR LE FINANCEMENT DIRECT22

Le Secrétariat technique du Comité de Pilotage du Programme Santé de l’USAID :

Composition Il est composé ainsi qu’il suit :

Coordonnateur : le Directeur de la Planification, de la Recherche et des Statistiques.

Rapporteur : un agent de la Direction de la Recherche, de la Planification et des Statistiques désigné par le Directeur.

Membres :

l un représentant de la Direction générale de la Santé ;

l un représentant de la Direction générale de l’Action sociale ;

l un représentant de la Direction de l’Administration générale et de l’Equipement ;

l les rapporteurs des groupes thématiques du Comité de Pilotage ;

l les représentants de l’USAID ;

l les représentants des composantes du Programme Santé de l’USAID.

Le Secrétariat technique se réunit tous les trois mois. Il peut toutefois se réunir chaque fois que de besoin sur convocation de son coordonnateur.

Le Groupe Thématique gouvernance, financement et système d’information Le groupe thématique chargé de la gouvernance, du financement et du système d’information assure le suivi de la mise en œuvre du Financement direct. A ce titre il appuie le comité de pilotage et le secrétariat technique dans l’étude de dossiers ou de documents relatifs au financement direct. Il est composé ainsi qu’il suit :

Coordonnateur : le Directeur de l’Administration générale et de l’Equipement

Rapporteur : un agent de la Direction de l’Administration générale et de l’Equipement, désigné par le Directeur.

Membres :

l un représentant de l’Inspection interne ;

l un représentant du Contrôleur des Opérations financières ;

l le Chef de la Division des Statistiques et de l’Information sanitaire et sociale ;

l un représentant de la Direction générale de la Santé ;

l un représentant de…