Annex J7 f - GOS Integrated Risk Mitigation Plan_Central MOWS.pdf
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This document contains an integrated risk mitigation plan for a government-to-government operational support contract between USAID Senegal and the Ministry of Health and Social Action, Ministry of Education, and Ministry of Water and Sanitation in Senegal. The plan identifies several risks associated with the relationship between the entities and their operations. These include issues with coordination and information sharing between departments within the ministries, insufficient contract oversight and management, limited financial management experience and controls, and inadequate internal controls and auditing functions. The plan recommends measures to address each risk, including clarifying roles and responsibilities, strengthening financial reporting and controls, implementing training programs, developing standard operating procedures manuals, and improving internal auditing resources and capacity. It assigns responsibilities and provides timelines and estimated costs for implementing the recommended risk mitigation actions.
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Plan de mitigation des risques pour le G2G USAID-MHA
Risques identifiees Effets potentiel du risques Recommandations Mesures d'attenuations Parties responsible
Periode Ressources necessaires de mise en oeuvre de suivi par l'USAID et le partenaire
Les relations entre certaines entités du MHA n’est pas très fonctionnelle
Des lenteurs sont notées dans le processus de prise de décision du fait de la fragmentation de l’information et de la gestion parcellaire de la communication.
La transition en cours au sein du ministère fait apparaître une gestion partagée des tâches entre structures, par exemple DAGE/CC-PEPAM, DH/OFOR et DA/ONAS; sans une précision des missions, rôles et responsabilités des uns et des autres.
Préciser dans le décret d’organisation du MHA, en cours d'élaboration, les missions et le périmètre de compétence de chaque entite du MHA
Prendre des arrêtés spécifiques pour délimiter la nature et les modalités d’ exécution des prérogatives de chaque entite
Cabinet Immediat apres signature du Décret portant organisation et fonctionnement du MHA tous les ans lors de l'evaluation du G2G
Recommandation, sans incidence financière
Mettre en place des mécanismes de communication fluides entre entités du MHA
Organiser un atelier de team building pour le MHA DAGE/USAID Immediats apres signature de la lettre d'execution NA
AfricaLead sera mis a contribution pour l'organisation de ce team building
Carifier dans le manuel de procedures les mecanismes de communication entre entites du MHA
Cabinet Exécutable par le Cabinet dans le court terme dans moins de 03 mois
Recommandation, sans incidence financière
Le suivi des termes des contrats est insuffisant
Les non-respects des termes des contrats peuvent passer inaperçus ou tout au moins rester sans effet. Par exemple, il a été reporté des cas de paiement de services au-delà de la date d’expiration des contrats. Également, des retards dans l’exécution n'entraînent pas souvent l’ application de sanctions financières tel que stipulé dans les contrats.
Impliquer la CPM dans l’exécution des marchés et renforcer les capacités des directions techniques dans la gestion des contrats
Clarifier dans le manuel de procedures le role de la CPM pour le suivi des contrats. Cabinet Exécutable par le Cabinet dans le court terme dans moins de 03 mois Recommandation, sans incidence financière, cependant necessite de la part de la CCSPM une formation des CPM sur l'utilsation de Eprocurmanager
Organiser des sessions de formation sur la gestion des contrats en associant les SPM, les financiers et les chargés de projets
CPM
Organiser des revues mensuelles de EprocureManager incluant l'évaluation de la mise à jour du module de gestion des contrats
CPM Immediat apres signature des contrats par l'autorite contractante Tous les mois 2,500,000 FCFA/an
L'expérience de la DAGE dans la gestion comptable et financière de projets des bailleurs est limitée.
La faible expérience de la DAGE dans ce domaine peut engendrer des erreurs d'enregistrement ou d’imputation et par conséquent la production de rapports financiers inexacts et peu fiables.
Impliquer la DAGE dans la gestion comptable et financière des projets et programmes des bailleurs en cours.
Avoir un format de reporting financier simplifié de la part des entites, qui est transmis à la DAGE pour consolidation dans le systeme global de suivi des finances publiques.
CCPSP
Ceci deva etre acte dans le manuel de procedures et prendra effet des sa validation
Lors des revues financieres trimestrielles
Recommandation, sans incidence financière cependant necessite de la part de la CCPSP une charge de travail supplementaire
Renforcer les capacites de la DAGE dans la gestion comptable et financiere des projets
Elaborer et de mettre en œuvre un plan de formation triennal au profit des agents de la DAGE sur tous les aspects relatifs a la gestion comptables des projets.
DAGE Tous les ans en debut d'exercice 2,500,000 FCFA/an
Creer un interface entre Tompro et SIGFIP pour faciliter la transmission des donnees entre entites du MHA
MEFP/DAGE/CCP
SP
mise en œuvre, sous la conduite du MEFP, dans le court terme dans moins de 12 mois NA 6,000,000 FCFA
Intégrer dans le logiciel SENWSIS (suivi des projets) un module simplifié de comptabilité par nature économique pour la saisie et le reporting
DAGE/CPSP
Immédiat (sous forme de séminaire technique d'abord et ateliers de développement ensuite)
10,000,000 FCFA
Equiper la DAGE des logiciels et outils comptables adequats USAID/DAGE 06 mois apres signature de la lettre d'execution 20,000,000 FCFA
Les engagements relatifs au budget de fonctionnement ne font pas l’objet d’un suivi systématique par le système comptable
L'absence de prise en compte des engagements liés au budget de fonctionnement dans les rapports d'analyse de variance (budget par rapport à l'état réel des dépenses) représente un risque potentiel de dépassement budgétaire sur le projet. Et par conséquent la prise de mauvaises décisions basées sur des informations financières incomplètes.
Suivre systematiquement les engagements relatifs au budget de fonctionnement
Faire la revue trimestrielle des engagements relatifs au budget de fonctionnement Intégrer dans le Rapport de Suivi Financier (dont le modèle sera arrêté) un module sur les dépenses de fonctionnement.
DAGE/CCPSP Immediatement Lors des revues financieres trimestrielles
Recommandation, sans incidence financière
Les contrôles sur la gestion des immobilisations sont insuffisants
L'absence de séparation de tâches dans la fonction comptabilité matière représente un risque pour le projet notamment un risque de déperdition, de perte et d’ utilisation non autorisée des actifs du projet.
Renforcer la fonction de comptable matière dans toutes les structures du MHA.
Travailler avec la DMTA pour une plateforme informatique de gestion des immobilisations au sein de l’Administration
DAGE/DMTA
Le MHA (à travers la CC PEPAM) travaille actuellement sur cette plateforme en relation avec la DMTA, l'ADIE et la DSI du MEFP
Lors des revues financieres annuelles 5,000,000 FCFA
Organiser une session de formation des BAF sur la gestion des immobilisation dans une optique d'évoluer vers le nouveau SI (organisation et collecte des données)
MHA/DMTA
Prévoir un module conjoint avec des interventions de la DAGE, de l'IAAF et de la CC PEPAM & CI (pour le volet informatique)
3,000,000 FCFA
Instaurer la production d'un rapport semestriel/annuel sur la gestion des immobilisations (avec un modèle standardisé)
DAGE/IAAF Lettre circulaire du Ministre
Intégrer un module sur la gestion des immobilisations lors des missions de contrôle interne et externe
IAAF
Ceci deva etre acte dans le manuel de procedures et prendra effet des sa validation
Lors des revues financieres annuelles
Recommandation, sans incidence financière
Il n’existe pas un manuel de procédures du ministère qui codifie l’ensemble des opérations financières, administratives du ministère.
Ceci induit des risques de pratiques non-standard ou de non-conformité car les rôles et responsabilités ne sont pas clairement définis et compris.
Concevoir et mettre en œuvre un Manuel de procédure
Un manuel de procedures est elabore et utilisee par l'ensemble des entites du MHA MHA/USAID Fin Juin 2018 NA 65,000,000 FCFA
Plan de mitigation des risques pour le G2G USAID-MHA
Risques identifiees Effets potentiel du risques Recommandations Mesures d'attenuations Parties responsible
Periode Ressources necessaires de mise en oeuvre de suivi par l'USAID et le partenaire
Les transactions comptables ne sont saisies dans le système qu’en bout de chaîne
Du fait que les procédures de contrôles sont manuelles, il n’existe pas une vérification systématique des écritures dans les systèmes comptables au moment des validations. Également, en fonction de la charge de travail, l’enregistrement peut prendre du temps, ce qui entame la fiabilité et la mise à jour des données comptables et financières.
Redimensionner le dispositif comptable dans le sens d’une vérification systématique des écritures dans le système au moment des validations.
Instituer des systemes de validations electroniques en parallele du systeme manuel.
DAGE/CCPSP
Ceci deva etre acte dans le manuel de procedures et prendra effet des sa validation
Lors des revues financieres annuelles 10,000,000 FCFA
Il n’existe pas de méthode définie répartition des charges communes (overhead) entre les différents programmes
De ce fait, il peut être difficile de prévoir la part des programmes dans les charges communes et engendre une difficulté dans leur budgétisation, surtout si le nombre de bailleurs venait à augmenter
Preciser dans le manuel de procedures
Harmoniser avec les bailleurs une méthodologie de répartition des charges communes entres les différents programmes
DAGE/CCPSP
Ceci deva etre acte dans le manuel de procedures et prendra effet des sa validation
Lors des revues financieres annuelles
Recommandation, sans incidence financière
Insuffisance d’un personnel qualifié en nombre suffisant pour le contrôle interne
Cette situation du contrôle interne entraine des retards et dans la production de rapports Cette faiblesse peut potentiellement empêcher les bailleurs d’utiliser les systèmes nationaux pour l’exécution de leurs programmes
Accompagner l’inspection interne par le recrutement d’assistants techniques
Elaborer les termes de référence pour le recrutement de deux (02) Assistants techniques qui accompagneront l’ Inspection interne sur une durée de deux
(02) ans.
IAAF Mise en œuvre dans un délai de 12 mois maximum 120,000,000 FCFA
Elaborer et de mettre en œuvre un plan de formation triennal au profit des agents de l’ Inspection interne, prenant en compte tous les besoins dont la Cartographie des risques, l'Audit basé sur les risques, le Contrôle interne, l'Audit des performances et l'Audit des marchés et des Projets
IAAF Court terme dans moins de 12 mois 29,000,000 FCFA
Le contrôle Interne ne dispose pas d'équipements et moyens financiers nécessaires à garantir l'indépendance et l'efficacité de ses missions.
Le contrôle interne ne dispose pas encore de moyens adéquats (exemple caisse d’avance) et a tendance à se focaliser sur les missions de vérification demandées par la hiérarchie au détriment des missions d’identification et de correction des dysfonctionnements systémiques.
Renforcer les moyens, les équipements et l’ autonomie de gestion des ressources de l’Inspection interne
Réhabiliter et/ou réaménager et équiper les locaux de l’ex APRHN DAGE Court terme dans moins de 12 mois 5,000,000 FCFA
Augmenter les crédits de fonctionnement et mettre en place une Caisse d’avance au niveau de l’Inspection interne conformément aux instructions du Premier Ministre par lettre Circulaire 00943
PM/SGG/BSC/IGE
DAGE moyent terme dans moins de 06 mois 2,000,000 FCFA / an
Doter l'Inspection interne de trois (03) véhicules, de matériels informatiques et, de mobiliers et équipements de bureaux
DAGE court terme dans moins de 12 mois 79,000,000 FCFA
File details come from the government source that posted it. Updated .