Annex J7 d - GOS Integrated Risk Mitigation Plan_Central MOE.pdf

PLAN DE MITIGATION DES RISQUES MINISTERE DE LEDUCATION

Risques Identifiés Effet Négatif Potentiel du Risque Recommandation Impact Prob. Cotation du Risque Action de Mitigation Structure/Person ne Responsable Groupes Echéancier DESIGNATION DE L'ACTIVITE BUDGET Source de finnacement Observations

01. Inadéquation dans l’ organisation des structures du

MEN

Le décalage entre les missions du MEN et ses activités présentes pourrait porter ombrage sur certains engagements ou porter a l’interprétation sur la conduite de certains projets.

Un Décret révisé doit être mis en place afin de mettre en phase le champ d’application des activités avec les missions officielles du MEN et s’assurer que tous les engagements du MEN sont bien contenus dans leur mandat officiel

Sérieux Occasionnelle Elevé

(i) Préparer un décret révisé couvrant toutes les nouvelles activités et missions du MEN.

(ii) Mettre a jour l'organigramme en intégrant les nouvelles orientations et priorités du MEN

Secrétariat General MENGroupe 1 02 réunions+commission+atelier de consolidation #REF! USAID

02. Inadéquation et incohérence des interventions dans les programmes

Cette faiblesse compromet non seulement la capacité du MEN a atteindre ses objectifs et remplir correctement ses mandats mais potentiellement met à risque la qualité des processus internes de gestion et la nécessité de délivrer les résultats requis par l’exercice de leurs fonctions et missions

Un Plan Directeur de Formation doit être mis en place en vue de préparer les agents du MEN a maitriser le processus d’alignement sur les nouvelles directives de l’UEMOA en vigueur a partir du 1er Janvier 2017

Sérieux Occasionnelle Elevé

Elaborer et mettre en application un Plan directeur de formation sur les nouvelles directives de l'UEMOA (Passage au Budget Programme et processus de déconcentration de l'ordonnancement)

SG MEN/MEF Groupe 1 2 Atelier d'Elaboration schema directeur de formation et + 6 sessions de formation #REF! USAID

03. Inefficacité dans la mise en œuvre des programmes du

MEN

La ponction sur le budget peut entrainer une faiblesse dans la capacité d’exécution du programme d’ investissement ( acquisition de manuels, construction salles de classe) et compromettre l’atteinte des objectifs. Cela peut aussi nuire a la capacité a faire face a des demandes additionnelles urgentes de certains projets

Le MEN doit inclure dans ses discussions avec le GdS le maintien de la totalité des engagements budgétaires pour permettre la pérennisation de ses activités et une bonne couverture financière de son plan stratégique

Sérieux Occasionnelle Elevé

Travailler en étroite collaboration avec le MEF pour le respect des engagements budgétaires notamment en ce qui concerne les programmes d'investissement

SG MEN/MEF Groupe 1 4Atelier de partage et sensibilisation MEN/MEFP sur les programmes d'investissement #REF! USAID

04. Dépassements budgétaires en cours d’année

Reformulation:

insuffisance des crédits alloués pour la rémunération des corps émergents, utilisation non rationnelle des ressources et absence de motivation des personnels

"Dépassements budgétaires": demande de crédits additionnels du fait du rythme lent des mises en solde

Paiement tardif des rémunérations des corps émergents

Détérioration du climat social

Poursuivre et consolider la politique de rationalisation des dépenses salariales engagées par le MEN au cours des trois dernières années. Dresser un planning de recensement exhaustif des enseignants et envisager une gestion prévisionnelle à moyen terme permettant de maitriser de manière durable, les mises en solde, les recrutements et les nouvelles affectations

Marginal Occasionnelle Moyen

(i) Elaborer un plan de rationalisation des dépenses.

(ii) Etablir une gestion prévisionnelle des besoins en recrutement

SG MEN/DRH Groupe 3

Audit externe des enseignants contractuels du

MEN

Stratégie de maitrise des effectifs ETAT_BF

Reformulation du risque, lié plutôt à l'imprévisibilité des mises en solde.

Deux études (un audit externe et une stratégie de maitrise des effectifs) d'un montant global de 65 000 000 FCFA ont été menées en 2016 pour une meilleure maitrise des effectifs et de la masse salariale des enseignants contractuels du MEN.

Amélioration de la gestion des ressources humaines: gestion des dossiers administratifs des personnels contractuels, mise en place d'un dispositif de motivation perenne pour un apaisement durable du climat social

05. Insuffisances des compétences en Finances Publiques

Problématique des compétences en finances publiques dues au manque de formation des acteurs (administrateurs de crédits et gestionnaires …) impliqués dans le circuit d’exécution des dépenses. En plus, avec les innovations du nouveau cadre harmonisé des finances publiques, il est relevé un risque pour l’ appropriation efficace des nouvelles dispositions et charges induites. Ainsi, il est relevé un besoin important en renforcement de capacité aussi bien pour les agents de la DAGE que les gestionnaires des autres services dépensiers.

(i)Faire un diagnostic des capacités opérationnelles de la DAGE et ou autres structures du MEN pour proposer un plan de transfert des nouvelles compétences (exemple déconcentration de l’ ordonnancement)

(ii)Développer un programme de renforcement des capacités en gestion des finances publiques et suivi évaluation des politiques publiques et mettre en œuvre des séries de sensibilisation et /ou formation sur les enjeux des réformes des finances publiques de l’UEMOA

Marginal Occasionnelle Moyen

(i) Etablir un diagnostic des capacités opérationnelles de la DAGE et des autres structures et élaborer un plan de formation en finances publiques et suivi évaluation.

DAGE Groupe 2 Recrutement de consultant pour le diagnostic et l'élaboration du plan de formation #REF! USAID

05. Insuffisances des compétences en Finances Publiques

Problématique des compétences en finances publiques dues au manque de formation des acteurs (administrateurs de crédits et gestionnaires …) impliqués dans le circuit d’exécution des dépenses. En plus, avec les innovations du nouveau cadre harmonisé des finances publiques, il est relevé un risque pour l’ appropriation efficace des nouvelles dispositions et charges induites. Ainsi, il est relevé un besoin important en renforcement de capacité aussi bien pour les agents de la DAGE que les gestionnaires des autres services dépensiers.

(i)Faire un diagnostic des capacités opérationnelles de la DAGE et ou autres structures du MEN pour proposer un plan de transfert des nouvelles compétences (exemple déconcentration de l’ ordonnancement)

(ii)Développer un programme de renforcement des capacités en gestion des finances publiques et suivi évaluation des politiques publiques et mettre en œuvre des séries de sensibilisation et /ou formation sur les enjeux des réformes des finances publiques de l’UEMOA

Marginal Occasionnelle Moyen (ii) mettre en œuvre un plan de renforcement des compétences en finances publiques et suivi évaluation

DAGE Groupe 2 04 ateliers de formation au niveau central et 04 au niveau déconcentré #REF! USAID

06. Absence d’archivage systématique des documents de passation de marchés

En raison de l'absence d'archivage systématique, les registres sont exposés à la perte, à l'accès non autorisé.

Un archiviste doit être recruté et une équipe mise en place pour le classement. Le classement doit s’ effectuer par programme afin de retrouver facilement les documents. Un système informatisé doit être mis en place pour mieux gérer l’archivage, en particulier pour la passation des marchés.

Marginal Probable Elevé

(i) Recruter et former un archiviste/documentaliste.

(ii) Doter et former les membres de la CPM à un système d’archivage normé qui évoluera vers un système électronique

(iii) Mettre à la disposition de la CPM une salle d’archivage fonctionnelle avec l’équipement nécessaire.

SG/CPM Groupe 2 01 archiviste+formation+équipement #REF! USAID

07. Lenteurs dans le processus de planification et de passation des marchés

Lenteurs dans le processus de planification et de passation des marchés (l’insertion tardive de beaucoup de marchés dans le plan de passation des marchés, l’ insuffisance d’évaluateurs qualifiés, l'indisponibilité des membres des commissions, la faiblesse de la qualité de certains dossiers de marchés seraient à l’origine de l’ allongement des délais de revue par la DCMP). Ces insuffisances ont beaucoup ralenti la mobilisation du budget d’investissement ces trois dernières années, affectant ainsi l’acquisition des manuels scolaires qui sont des marchés jugés complexes.

Prendre des mesures d’anticipation pour éviter les retards d’insertion des marchés dans le PPM Sérieux Probable Critique

(i) Elaborer et mettre en œuvre un programme de renforcement des capacités en passation des marchés des acteurs du niveau central MEN

(ii) Sensibiliser les membres des commissions de marchés sur le respect strict des délais

SG/DAGE/CPM Groupe 2 Formation de 91 agents niveau déconcentré et 40 niveau central #REF! USAID

08. Faiblesse des capacités opérationnelles de la CPM

La CPM est confrontée à des problèmes de logistique (de matériels adéquats), de personnel qualifié en nombre suffisant. Ce qui pose un risque pouvant limiter ses capacités opérationnelles et d'intervention

Renforcer les capacités d’intervention de la CPM en la dotant de logistiques et moyens adéquats Marginal Occasionnelle Moyen

Renforcer les capacités d’ intervention de la CPM en la dotant de logistiques et moyens adéquats

SG/DAGE/CPM Groupe 2

10 ordinateurs+10 portables+instalation informatique avec réseau+1véhicule+1 moto+3 imprimante multifonction+2 photocopieurs+materiel de bureau et consommable informatique

#REF! USAID

09. Absence d’étiquetage sur les actifs physiques du MEN

Le manque de contrôle en place sur l’étiquetage pourrait entraîner l'incapacité de suivre efficacement les actifs fixes et les immobilisations

Procéder a l’étiquetage du matériel existant tant sur fonds Etat que sur fonds bailleurs Marginal Occasionnelle Moyen

Procéder a l’étiquetage du matériel existant tant sur fonds Etat que sur fonds bailleurs DAGE Groupe 2 formation de 10 équipes de 4 agents+missions de 10 jours #REF! USAID

10. Faible effectif du personnel qualifié en matière de comptabilité et finance

Taux d’erreurs plus élevés a cause du sous-effectif.

Incapacité éventuelle pour un bailleur a compter sur des ressources humaines aux compétences limitées pour atteindre les objectifs assignés aux projets

Renforcer l’effectif du personnel Comptable et Financier afin de réduire la pression sur le travail Prévoir un plan de formation approprie des employés afin de permettre de produire un travail de grande qualité avec un suivi régulier.

Sérieux Occasionnelle Elevé

(i) Mettre en place un plan de renforcement des capacités.

(ii) Identifier et renforcer l'effectif de la DAGE

SG/DAGE Groupe 2 former 20/an et recruter 45 personnes #REF! USAID

11. Absence de système de contrôle du temps de présence

L’absence de système de suivi du temps de présence des agents, augmente le risque d'e fraude sur la paie.

Mettre en place un système simple de suivi du temps de présence et l’incorporer dans le processus de validation du paiement du salaire et de calcul des conges. Cela devrait contribuer à la révision du Plan de rationalisation des effectifs

Sérieux Occasionnelle Elevé Etablir et rendre fonctionnel un système de suivi du temps de présence

SG/DRH/SIMEN Groupe 1 mettre en place un contrôle électronique #REF! USAID Voir notamment projet SIMEN

12. Absence de système d’ évaluation régulière des performances des agents

L’absence d’évaluation régulière des agents augmente le risque accru de problèmes de performances qui pourraient passer inaperçues.

Mettre en place un système d’évaluation annuelle et semi-annuelle des performances des agents du MEN Marginal Probable Elevé

Définir et mettre en œuvre un système d'évaluation régulière des performances applicables a l'ensemble du personnel

SG/DRH Groupe 3 Atelier de partage et de validation du système actualisé d'évaluation des performances #REF! USAID

Un systéme d'évaluation des performences/du rendement est déjà élaboré par la DRH-RC-IAPDE.

Partager et faire valider l'outil au niveau centrale le suivi évaluation Former les acteur cibles pour la mise en œuvre(an01: niv central, an 02:

IA et IEF/structure rattaché et an 03: établissements) Intégrer l'outil dans le SIMEN Contrats de performances Faire le suivi évaluation

12. Absence de système d’ évaluation régulière des performances des agents

L’absence d’évaluation régulière des agents augmente le risque accru de problèmes de performances qui pourraient passer inaperçues.

Mettre en place un système d’évaluation annuelle et semi-annuelle des performances des agents du MEN Marginal Probable Elevé

Définir et mettre en œuvre un système d'évaluation régulière des performances applicables a l'ensemble du personnel

SG/DRH Groupe 3 Atelier de formation des acteurs cibles du niveau central sur le système d'évaluation des performances

#REF! USAID

Un systéme d'évaluation des performences/du rendement est déjà élaboré par la DRH-RC-IAPDE.

Partager et faire valider l'outil au niveau centrale le suivi évaluation Former les acteur cibles pour la mise en œuvre(an01: niv central, an 02:

IA et IEF/structure rattaché et an 03: établissements) Intégrer l'outil dans le SIMEN Contrats de performances Faire le suivi évaluation

12. Absence de système d’ évaluation régulière des performances des agents

L’absence d’évaluation régulière des agents augmente le risque accru de problèmes de performances qui pourraient passer inaperçues.

Mettre en place un système d’évaluation annuelle et semi-annuelle des performances des agents du MEN Marginal Probable Elevé

Définir et mettre en œuvre un système d'évaluation régulière des performances applicables a l'ensemble du personnel

SG/DRH Groupe 3 Atelier de formation des acteurs cibles du niveau déconcentré (IA et structures rattachés,IEF) sur le système d'évaluation des performances (G1)

#REF! USAID

Un systéme d'évaluation des performences/du rendement est déjà élaboré par la DRH-RC-IAPDE.

Partager et faire valider l'outil au niveau centrale le suivi évaluation Former les acteur cibles pour la mise en œuvre(an01: niv central, an 02:

IA et IEF/structure rattaché et an 03: établissements) Intégrer l'outil dans le SIMEN Contrats de performances Faire le suivi évaluation

12. Absence de système d’ évaluation régulière des performances des agents

L’absence d’évaluation régulière des agents augmente le risque accru de problèmes de performances qui pourraient passer inaperçues.

Mettre en place un système d’évaluation annuelle et semi-annuelle des performances des agents du MEN Marginal Probable Elevé

Définir et mettre en œuvre un système d'évaluation régulière des performances applicables a l'ensemble du personnel

SG/DRH Groupe 3 Atelier de formation des acteurs cibles du niveau déconcentré (IA et structures rattachés,IEF) sur le système d'évaluation des performances (G2)

#REF! USAID

Un systéme d'évaluation des performences/du rendement est déjà élaboré par la DRH-RC-IAPDE.

Partager et faire valider l'outil au niveau centrale le suivi évaluation Former les acteur cibles pour la mise en œuvre(an01: niv central, an 02:

IA et IEF/structure rattaché et an 03: établissements) Intégrer l'outil dans le SIMEN Contrats de performances Faire le suivi évaluation

12. Absence de système d’ évaluation régulière des performances des agents

L’absence d’évaluation régulière des agents augmente le risque accru de problèmes de performances qui pourraient passer inaperçues.

Mettre en place un système d’évaluation annuelle et semi-annuelle des performances des agents du MEN Marginal Probable Elevé

Définir et mettre en œuvre un système d'évaluation régulière des performances applicables a l'ensemble du personnel

SG/DRH Groupe 3 Atelier de formation des acteurs cibles du niveau déconcentré (IA et structures rattachés,IEF) sur le système d'évaluation des performances (G3)

#REF! USAID

Un systéme d'évaluation des performences/du rendement est déjà élaboré par la DRH-RC-IAPDE.

Partager et faire valider l'outil au niveau centrale le suivi évaluation Former les acteur cibles pour la mise en œuvre(an01: niv central, an 02:

IA et IEF/structure rattaché et an 03: établissements) Intégrer l'outil dans le SIMEN Contrats de performances Faire le suivi évaluation

12. Absence de système d’ évaluation régulière des performances des agents

L’absence d’évaluation régulière des agents augmente le risque accru de problèmes de performances qui pourraient passer inaperçues.

Mettre en place un système d’évaluation annuelle et semi-annuelle des performances des agents du MEN Marginal Probable Elevé

Définir et mettre en œuvre un système d'évaluation régulière des performances applicables a l'ensemble du personnel

SG/DRH Groupe 3

Atelier de formation des acteurs cibles du niveau déconcentré (cirecteurs d'écoles, principaux de collèges et provisuers de lycées) sur le système d'évaluation des performances

#REF! USAID

Un systéme d'évaluation des performences/du rendement est déjà élaboré par la DRH-RC-IAPDE.

Partager et faire valider l'outil au niveau centrale le suivi évaluation Former les acteur cibles pour la mise en œuvre(an01: niv central, an 02:

IA et IEF/structure rattaché et an 03: établissements) Intégrer l'outil dans le SIMEN Contrats de performances Faire le suivi évaluation

12. Absence de système d’ évaluation régulière des performances des agents

L’absence d’évaluation régulière des agents augmente le risque accru de problèmes de performances qui pourraient passer inaperçues.

Mettre en place un système d’évaluation annuelle et semi-annuelle des performances des agents du MEN Marginal Probable Elevé

Définir et mettre en œuvre un système d'évaluation régulière des performances applicables a l'ensemble du personnel

SG/DRH Groupe 3 Intégration du système d'évaluation des performances des agents dans le SIMEN #REF! USAID

Un systéme d'évaluation des performences/du rendement est déjà élaboré par la DRH-RC-IAPDE.

Partager et faire valider l'outil au niveau centrale le suivi évaluation Former les acteur cibles pour la mise en œuvre(an01: niv central, an 02:

IA et IEF/structure rattaché et an 03: établissements) Intégrer l'outil dans le SIMEN Contrats de performances Faire le suivi évaluation

13. Insuffisance du personnel affecté à la gestion des Ressources Humaines

Taux d’erreurs plus élevé à cause du sous-effectif.

Possibilité de retard et problèmes dans la qualité des actions entreprises. Incapacité éventuelle pour un bailleur a compter sur des ressources humaines compétentes pour atteindre les objectifs des projets

Renforcer le personnel RH afin de réduire la pression sur le travail, prévoir une supervision appropriée des agents afin de permettre de produire un travail de qualité avec un suivi régulier

Marginal Occasionnelle Moyen

(i) Identifier et renforcer l'effectif des RH. SG/RH Groupe 3 Recrutement de personnel (profil GRH avec adéquation profil/poste) #REF! USAID

Rationaliser l'utilisation des ressouces Recrument d'un personnel qualifié pour la GRH Dispatching des personnels par programme Gestion du fichier du personnel

13. Insuffisance du personnel affecté à la gestion des Ressources Humaines

Taux d’erreurs plus élevé à cause du sous-effectif.

Possibilité de retard et problèmes dans la qualité des actions entreprises. Incapacité éventuelle pour un bailleur a compter sur des ressources humaines compétentes pour atteindre les objectifs des projets

Renforcer le personnel RH afin de réduire la pression sur le travail, prévoir une supervision appropriée des agents afin de permettre de produire un travail de qualité avec un suivi régulier

Marginal Occasionnelle Moyen

(i) Identifier et renforcer l'effectif des RH. SG/RH Groupe 3 Mise en œuvre du plan de renforcement des capacités (PRC) de laDRH #REF! USAID

Rationaliser l'utilisation des ressouces Recrument d'un personnel qualifié pour la GRH Dispatching des personnels par programme Gestion du fichier du personnel

13. Insuffisance du personnel affecté à la gestion des Ressources Humaines

Taux d’erreurs plus élevé à cause du sous-effectif.

Possibilité de retard et problèmes dans la qualité des actions entreprises. Incapacité éventuelle pour un bailleur a compter sur des ressources humaines compétentes pour atteindre les objectifs des projets

Renforcer le personnel RH afin de réduire la pression sur le travail, prévoir une supervision appropriée des agents afin de permettre de produire un travail de qualité avec un suivi régulier

Marginal Occasionnelle Moyen (ii) Former le personnel GRH en Gestion Prévisionnelle

SG/RH Groupe 3 Renforcer les capacités du personnel mis à disposition (format à déterminer par la DRH) #REF! USAID Formation en GPEC, mise en place d’un dispositif et suivi-encadrement

(niveaux central et déconcentré)/30 millions

14. Faible qualification des agents en GRH

L’insuffisance de formation peut affecter la compétence du personnel et aboutir à l’inefficacité, des efforts supplémentaires pour la supervision de l’agent, l’ apparition d’erreurs dans la conduite des activités, et un travail de moindre qualité.

(i) Conduire des formations régulières pour encourager l’évolution et le développement de carrières des agents. (ii) Procéder également à la formation des nouveaux employés afin de les initier aux procédures ,règlements, décrets et textes en vigueur

Marginal Occasionnelle Moyen

(i) Mettre en place un plan de renforcement des capacités.

(ii) Mettre en place un plan de formation continue du personnel

SG/RH Groupe 3 Formation équipe technique en GPEC #REF! USAID

Elaboration de fiches de postes, de PRc Plan de Renforcement des Capacités, formation des agents de la Direction des Ressources humaines aux modules liés à la Gestion administrative des Personnels

FP+PRC

Formation GPEEC

14. Faible qualification des agents en GRH

L’insuffisance de formation peut affecter la compétence du personnel et aboutir à l’inefficacité, des efforts supplémentaires pour la supervision de l’agent, l’ apparition d’erreurs dans la conduite des activités, et un travail de moindre qualité.

(i) Conduire des formations régulières pour encourager l’évolution et le développement de carrières des agents. (ii) Procéder également à la formation des nouveaux employés afin de les initier aux procédures ,règlements, décrets et textes en vigueur

Marginal Occasionnelle Moyen

(i) Mettre en place un plan de renforcement des capacités.

(ii) Mettre en place un plan de formation continue du personnel

SG/RH Groupe 3 Formation d'agents niveau déconcentré en

GPEC #REF! USAID

Elaboration de fiches de postes, de PRc Plan de Renforcement des Capacités, formation des agents de la Direction des Ressources humaines aux modules liés à la Gestion administrative des Personnels

FP+PRC

Formation GPEEC

14. Faible qualification des agents en GRH

L’insuffisance de formation peut affecter la compétence du personnel et aboutir à l’inefficacité, des efforts supplémentaires pour la supervision de l’agent, l’ apparition d’erreurs dans la conduite des activités, et un travail de moindre qualité.

(i) Conduire des formations régulières pour encourager l’évolution et le développement de carrières des agents. (ii) Procéder également à la formation des nouveaux employés afin de les initier aux procédures ,règlements, décrets et textes en vigueur

Marginal Occasionnelle Moyen

(i) Mettre en place un plan de renforcement des capacités.

(ii) Mettre en place un plan de formation continue du personnel

SG/RH Groupe 3 Elaboration d'un système de motivation perenne #REF! ETAT_BF Amélioration de la gestion des ressources humaines: mise en place d'un dispositif de motivation perenne pour un apaisement durable du climat social

14. Faible qualification des agents en GRH

L’insuffisance de formation peut affecter la compétence du personnel et aboutir à l’inefficacité, des efforts supplémentaires pour la supervision de l’agent, l’ apparition d’erreurs dans la conduite des activités, et un travail de moindre qualité.

(i) Conduire des formations régulières pour encourager l’évolution et le développement de carrières des agents. (ii) Procéder également à la formation des nouveaux employés afin de les initier aux procédures ,règlements, décrets et textes en vigueur

Marginal Occasionnelle Moyen

(i) Mettre en place un plan de renforcement des capacités.

(ii) Mettre en place un plan de formation continue du personnel

SG/RH Groupe 3 Création du fichier physique du personnel contractuel #REF! ETAT_BF Amélioration de la gestion des ressources humaines: gestion des dossiers administratifs des personnels contractuels

15. Respect strict des procédures de compétition ouverte dans le recrutement du personnel (enseignants et non enseignant) non toujours en vigueur

Le personnel peut ne pas avoir les compétences requises pour accomplir les taches et conduire les activités de manière appropriée

(i) Conduire des formations régulières pour encourager l’évolution et le développement de carrières des employés. (ii) Procéder à la formation des nouveaux employés afin de les initier aux procédures ,règlements, décrets et textes en vigueur

Sérieux Probable Critique

(i) Mettre en place des procédures ouvertes a la concurrence pour le recrutement des agents.

(ii) Systématiser l'instauration d'une commission de recrutement pour rendre effectif l'adéquation profil/poste

SG/RH Groupe 3 Etat des lieux du personnel du MEN par Programme #REF! USAID

Les procédures ouvertes à la concurrence pour le recrutement des agents sont déjà mises en placee(recrutement d'enseignants, COFC des IA, agents de l'administration, IA et IEF, etc.)

Elaboration d'un document de politique de recrument sur cinq ans

15. Respect strict des procédures de compétition ouverte dans le recrutement du personnel (enseignants et non enseignant) non toujours en vigueur

Le personnel peut ne pas avoir les compétences requises pour accomplir les taches et conduire les activités de manière appropriée

(i) Conduire des formations régulières pour encourager l’évolution et le développement de carrières des employés. (ii) Procéder à la formation des nouveaux employés afin de les initier aux procédures ,règlements, décrets et textes en vigueur

Sérieux Probable Critique

(i) Mettre en place des procédures ouvertes a la concurrence pour le recrutement des agents.

(ii) Systématiser l'instauration d'une commission de recrutement pour rendre effectif l'adéquation profil/poste

SG/RH Groupe 3 Elaboration d'un document de référence pour le recrutement #REF! USAID

Les procédures ouvertes à la concurrence pour le recrutement des agents sont déjà mises en placee(recrutement d'enseignants, COFC des IA, agents de l'administration, IA et IEF, etc.)

Elaboration d'un document de politique de recrument sur cinq ans

15. Respect strict des procédures de compétition ouverte dans le recrutement du personnel (enseignants et non enseignant) non toujours en vigueur

Le personnel peut ne pas avoir les compétences requises pour accomplir les taches et conduire les activités de manière appropriée

(i) Conduire des formations régulières pour encourager l’évolution et le développement de carrières des employés. (ii) Procéder à la formation des nouveaux employés afin de les initier aux procédures ,règlements, décrets et textes en vigueur

Sérieux Probable Critique

(i) Mettre en place des procédures ouvertes a la concurrence pour le recrutement des agents.

(ii) Systématiser l'instauration d'une commission de recrutement pour rendre effectif l'adéquation profil/poste

SG/RH Groupe 3 Renforcement de capacités d'agents du niveau central sur les procédures de recrutement #REF! USAID

Les procédures ouvertes à la concurrence pour le recrutement des agents sont déjà mises en placee(recrutement d'enseignants, COFC des IA, agents de l'administration, IA et IEF, etc.)

Elaboration d'un document de politique de recrument sur cinq ans

15. Respect strict des procédures de compétition ouverte dans le recrutement du personnel (enseignants et non enseignant) non toujours en vigueur

Le personnel peut ne pas avoir les compétences requises pour accomplir les taches et conduire les activités de manière appropriée

(i) Conduire des formations régulières pour encourager l’évolution et le développement de carrières des employés. (ii) Procéder à la formation des nouveaux employés afin de les initier aux procédures ,règlements, décrets et textes en vigueur

Sérieux Probable Critique

(i) Mettre en place des procédures ouvertes a la concurrence pour le recrutement des agents.

(ii) Systématiser l'instauration d'une commission de recrutement pour rendre effectif l'adéquation profil/poste

SG/RH Groupe 3

Renforcement de capacités des chefs des BRH et des planificateurs des IA et IEF sur les procédures de recrutement #REF! USAID

Les procédures ouvertes à la concurrence pour le recrutement des agents sont déjà mises en placee(recrutement d'enseignants, COFC des IA, agents de l'administration, IA et IEF, etc.)

Elaboration d'un document de politique de recrument sur cinq ans

16. Insuffisance du personnel de l’II

Possibilité de retard et problèmes dans la qualité des rapports d’audit. Incapacité éventuelle pour un bailleur a compter sur des ressources humaines aux compétences limitées pour atteindre les objectifs des programmes

(i) Renforcer l’II en personnel afin de réduire la pression sur le travail, (ii) Prévoir des conditions de motivation des inspecteurs afin de permettre de produire un travail a temps et de qualité avec un suivi régulier

Marginal Occasionnelle Moyen

Procéder au recrutement de deux inspecteurs pour une meilleure couverture sur la Cartographie des Risques et des Audits Bases sur le Risque

SG/II Groupe 3 Recrutement de deux auditeurs #REF! USAID

17. Absence de plan de formation et de perfectionnement formel des Inspecteurs

Possibilité de problème dans la qualité des rapports d’ audit et de la performance des Inspecteurs L’absence de plan de formation appropriée pourrait exposer le MEN a des retards dans l’exécution et la qualité des programmes

Mettre en place un plan de formation formel afin de permettre une production de qualité à temps avec un suivi régulier

Marginal Probable Elevé

(i) Mettre en place un plan de renforcement des capacités.

(ii) Mettre en place un plan de formation continue du personnel

SG/II Groupe 3 Sessions de formation des inspecteurs techniques et assistants vérificateurs #REF! USAID

18. Absence d’une application informatique intégrée

L’absence d’une application informatique intégrée repartie au niveau des différents sites et contrôlée par un réseau d’infrastructure commun peut présenter un risque potentiel associe a la duplication de la saisie des données. Il y a également le risque lié au traitement en temps réel des informations financières disponibles

Mettre en place un système IT intégré pour normaliser toutes les procédures entre les différents départements et accroitre la précision et l’efficacité du système d’information

Marginal Probable Elevé Mettre en place un système intègre prenant en compte tous les départements du MEN

SG/CIME Groupe 1 Assurer une meilleure utilisation des technologies de l’information et de la communication, #REF! USAID

Mise en place, dès la rentrée d’octobre 2017, d’un système national d’ immatriculation scolaire et de gestion des établissements qui seervira de socle au dispositif global de collecte du MEN. Les retombées attendues de cette initiative sont significatives, tant au niveau interne en terme de capacités accrues d'élaboration et de suivi des politiques (suivi statistique plus fin des cohortes, des performances et des rendements scolaires), qu’ au niveau gouvernemental pour le renforcement du pilotage de certaines initiatives que vous avez prises, notamment le Programme de Bourses de Sécurité familiale ou la Couverture Maladie universelle.

Analyse fonctionnelle Ingénierie logicielle Mise en oeuvre d'une phase pilote sur 180 établissements au deuxème trimestre 2017 Évaluation de la phase pilote et implémentation des amélioration pour un lancement national à la rentrée 2017

19. L’infrastructure du réseau informatique est inadéquate

L’inefficacité de la performance du réseau pourrait entrainer des temps d’arrêt fréquents et l’incapacité a accéder facilement aux données

Ameliorer l’infrastructure informatique et assurer une bonne coordination avec les e-initiatives du GdS Sérieux Occasionnelle Elevé

(i) Améliorer l'infrastructure du réseau informatique.

(ii) Assurer une bonne coordination avec L'ADIE afin de s'assurer l'interconnexion et l'échange des données

SG/CIME Groupe 1 Viser la refonte complète du système d’ information du Ministère de l’Education nationale. #REF! USAID

Mise en place d'un intranet de l'éducation composé d’un réseau filaire adossé à l’infrastructure en fibre optique de l’ADIE (réseau IP VPN), qu’il permettra de rentabiliser davantage et d’un accès mobile dédié 3G/4G au Cloud privé du MEN, en partenariat avec les opérateurs de téléphonie. À travers ce dispositif, des ressources numériques de qualité seront mises à la disposition des élèves et des personnels de l'Éducation nationale où qu’ ils se trouvent sur le territoire national. Ce volet garantira également une meilleure interconnexion des services centraux et déconcentrés afin de dématérialiser les processus administratifs et de renforcer les avancées significatives du dispositif de gestion des ressources humaines du MEN.

Mission de terrain et analyse de l'existant Élaboration d'un plan de mise en eouvre de l'intranet et achat d'équipements (serveurs, points d'accés intelligents, switch, pare-feu, routeurs, concentrateur VPN, etc.)

pour la phase pilote Phase pilote premier semestre 2017 avec déploiement sur 6 site tests déconcentrés en collaboration avec l'ADIE Évaluation de la phase pilote et élaboration du plan de déploiement national

20. Inadéquation des politiques, procédures et normes de documentation en

TI

L’inadéquation des politiques et procédures en TI peut augmenter le risque d'instabilité des systèmes par l’ absence d’une bonne compréhension de processus efficaces pour maintenir et sauvegarder le système

Le MEN doit mettre à jour les politiques et procédures reflétant l'architecture des opérations courantes. Le MEN devrait aussi procéder à une évaluation complète pour déterminer les besoins actuels et élaborer un plan d'action en réponse.

Sérieux Occasionnelle Elevé Finaliser le diagnostic de la CIME et mettre en œuvre les recommandations issues de l'étude

SG/CIME Groupe 1 Fomat à mettre en œuvre par la CIME #REF! USAID Mise aux normes le plateau technique informatique du MEN et construction d'une salle serveur sécurisée

Analyse fonctionnelle Design de la salle serveur et du réseau interne Maitrise d'ouvrage des travaux de réfection Installation des nouveaux serveurs Test et paramétrage du réseau

21. Insuffisance des ressources financières pour la mise en œuvre des procédures en TI

Performance non optimale continue en TI a travers le MEN et incapacité d’atténuer les risques identifies

Le MEN doit améliorer l’infrastructure en TI en fonction des besoins avec la collaboration des Bailleurs et les fonds de contrepartie du GdS Sérieux Probable Critique

Sensibiliser le GdS et les PTF pour financer l'amélioration de l'infrastructure Informatique

SG/CIME Groupe 1 02 réunions avec PTF #REF! USAID Mise en plac d'un help desk SIMEN et d'une unité de coordination des interventions en TI

Analyse fonctionnelle (élaboration des termes de référence et procédures) Conception du logiciel help desk et intégration avec un banque d'appel et numéro vert Formation des agents de support Tests et lancement

22. Absence de plan d’urgence et de relance en cas de sinistre

L’absence de plan de relance et de reconstitution augmente le risque de défaillance du système et de perte potentielle de données ou de rendement

Le MEN doit élaborer un plan d'urgence et de relance pour assurer la continuité des opérations informatiques

Marginal Probable Elevé Elaborer un plan d'urgence et de relance en cas de sinistre SG/CIME Groupe 1 Plan d'urgence (format à déterminer par la CIME) #REF! USAID Mise en place d'un guide de procédure et de sauvegarde des données du

MEN

Analyse fonctionnelle (recensement de l'existant et benchmarking des meilleures pratiques et solutions disponibles pour la sauvegarde de données publiques/personnelles/se nsibles) Mise en place d'un dispositif test en collaboration avec ADIE et Orange pour hébergement distant sécurisé (Achat/location de serveurs et solutions de sécurisation) Test et paramétrages