Annex J14_Standardized tool for MSAS capacity building_Module de formation_ Gestion des RH.pdf

Juillet 2020

MODULE DE FORMATION SUR LA

GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

DANS LE SECTEUR DE LA SANTE

ET DE L’ACTION SOCIALE

Ministère de la Santé et de l’Action sociale

Prestataire d’Assistance Technique au Gouvernement du Sénégal (GoTAP) Composante du programme Santé de l’USAID, 2016 - 2021

Ce module a été rendu possible grâce au soutien du peuple américain à travers l’Agence des Etats-Unis pour le Développement International (USAID). Les points de vue des auteurs exprimés dans cette publication ne reflètent pas nécessairement les avis de l’USAID ou du Gouvernement américain.

Citation recommandée : Government Technical Assistance Provider (GoTAP) : “Module de Formation sur le Financement Direct.” Préparé par Abt Associates, Rockville, Maryland. Soumis le 6 août 2019.

MODULE DE FORMATION SUR LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES 3

PREFACE

Dakar le 28 février 2020

MODULE DE FORMATION SUR LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES4

MODULE DE FORMATION SUR LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES 5

CAP : Commission Administrative Paritaire

C.C.E.M.S : Cellule de contrôle des Effectifs et de la Masse salariale

ECR : Equipe Cadre de Région

ECD : Equipe Cadre de District

GAP : Gestion Administrative du Personnel

GoTAP : Government Technical Assistant Provider

GPEC : Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences

GRH : Gestion des Ressources humaines

IRTSS : Inspection Régionale du Travail et de la Sécurité Sociale

LT : Long Terme

MCR : Médecin Chef de Région

MCD : Médecin Chef de District

MOSA : Maintien par Ordre Sans Affectation

MOSAR : Maintien par Ordre Sans Affectation et sans Rémunération

MSAS : Ministère de la Santé et de l’Action Sociale

MT : Moyen Terme

OUTILS NORMALISÉS : Ensemble de documents et de supports didactiques décrivant les normes, procédures et protocoles régissant les domaines couverts par les formations destinées aux agents chargés de la mise en œuvre des programmes G2G.

SMIG : Salaire Minimum Interprofessionnel Garanti

SMART : Spécifique, mesurable, acceptable, réaliste et temporel

RHS : Ressources Humaines de santé

ACRONYMES ET ABRÉVIATIONS

MODULE DE FORMATION SUR LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES6

Table des matières

PREFACE 3

ACRONYMES ET ABRÉVIATIONS 5

I. DUREE DE LA FORMATION 8

II. CIBLES 8

III. BUT ET OBJECTIFS GENERAUX 8

IV. UNITES THEMATIQUES DU MODULE 8

V. PLAN DE MISE EN APPLICATION DES APPRENTISSAGES DE L’ATELIER 8

Unité 1 : LES CONCEPTS D’ADMINISTRATION ET DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES 9

I. Introduction au management des ressources humaines 9 II. L’administration du personnel 9 III. La Gestion des Ressources humaines (GRH) 9 IV. Les axes essentiels de la Gestion des Ressources humaines 9 V. Les rôles et attentes des managers et des responsables RH 10

Unité 2 : LA GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL 11

I. La planification 11 II. L’acquisition des ressources humaines 11 III. La gestion administrative du personnel (GAP) 14 IV. La gestion des informations (l’obligation de discrétion et de secret professionnel dans la gestion des informations) 15 V. Le règlement intérieur 18 VI. Le contrat de travail 19 VII. Les différents mouvements de l’agent régis par le code du travail 19 VIII. La position de l’agent 21 IX. Les mesures disciplinaires et récompenses 23 X. L’évaluation des agents 24 XI. Le perfectionnement des RHS 25 XII. L’instauration et le maintien d’un climat social apaisé 27

Unité 3 : LES COMPOSANTES DE LA GESTION PREVISIONNELLE DES EMPLOIS ET

DES COMPETENCES 28

I. Terminologie en usage dans la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) 28 II. Définition de la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) 29 III. Intérêts et enjeux de la GPEC 29 IV. La GPEC, une demarche en 6 operations 30 V. La fiche de poste 32

Unité 4 : AMELIORATION DES CONDITIONS D’HYGIENE, DE SANTÉ

ET DE SÉCURITÉ AU TRAVAIL 34

I. Gestion et motivation des personnels 34 II. Organisation et gestion du temps de travail 36 III. Introduction de mesures favorables à la famille 38 IV. Maîtrise des risques professionnels 39 V. La lutte contre la discrimination, le harcèlement et les autres formes de violence en milieu professionnel 40

ANNEXES 46

BIBLIOGRAPHIE ET DOCUMENTS DE REFERENCE 50

MODULE DE FORMATION SUR LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES 7

MODULE DE FORMATION SUR LA GESTION DES

RESSOURCES HUMAINES

THEME : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

MODULE DE FORMATION SUR LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES8

I. DUREE DE LA FORMATION : 5 (cinq) jours

II. CIBLES

l Niveau central du MSAS m Directeurs m Chefs de cellule m Chefs de service m Chefs de division m Chefs de bureau m Planificateurs l Niveau régional du MSAS m Médecins chefs de région (MCR) m Médecins chefs de district (MCD) m Directeurs d’hôpital m Equipes Cadres de Région (ECR) m Equipes Cadres de District (ECD) m Planificateurs m Responsables du suivi évaluation m Cadres de gestion des hôpitaux m Points focaux RH

III. BUT ET OBJECTIFS GENERAUX

A. But

Renforcer les compétences des cadres du niveau central et du niveau régional du MSAS en Gestion des Ressources humaines pour garantir une utilisation efficace et efficiente du personnel mis à leur disposition.

B. Objectifs généraux

1. Expliquer l’importance de la gestion des ressources humaines dans le fonctionnement des services et programmes relevant du Ministère de la Santé et de l’Action sociale.

2. Définir les rôles respectifs des managers et des responsables RH.

3. Décrire les exigences et actes à poser pour une gestion judicieuse des ressources humaines en service dans les structures de santé.

4. Expliquer l’utilisation des différents outils de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences.

IV. UNITES THEMATIQUES DU MODULE

1. Les concepts d’administration et de gestion des ressources humaines.

2. La gestion administrative du personnel.

3. La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences.

4. L’amélioration des conditions d’hygiène, de santé et sécurité au travail

V. PLAN DE MISE EN APPLICATION DES APPRENTISSAGES DE L’ATELIER

Le plan de mise en application sert à assurer que chacun trace son parcours d’apprentissage pendant l’atelier pour s’en servir après dans le cadre du travail quotidien. Il devient donc un outil pour la période post- atelier qui :

l servira de rappel des engagements pris pour la mise en application des apprentissages ;

l fera l’objet de discussion avec son superviseur ;

l permettra au personnel qui assure le suivi et l’évaluation de noter les progrès effectués et les obstacles éventuels rencontrés lors de la mise en application des apprentissages dans le service de chacun.

Le plan est sous-divisé en fiches de réflexion à remplir périodiquement, pendant que les apprentissages sont encore frais dans la mémoire de chacun. A la fin de l’atelier les fiches serviront à établir le plan de suivi de l’atelier. La première fiche est à remplir au début de l’atelier, une fois les objectifs et le programme expliqués, ce qui permettra d’établir ce que chacun espère en tirer.

En cas de besoin, se référer au document « Module de gestion des ressources humaines : Plan de mise en application».

MODULE DE FORMATION SUR LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES 9

UNITÉ 1- LES CONCEPTS D’ADMINISTRATION ET

DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

Objectifs spécifiques : A la fin du module, le participant devra être capable de :

1. Décrire les éléments de différenciation entre l’administration du personnel et la gestion des ressources humaines;

2. Définir les axes essentiels de la Gestion des Ressources humaines ;

3. Définir les rôles respectifs des managers et des responsables RH.

I. Introduction au management des ressources humaines Les ressources humaines sont constituées de l’ensemble des collaborateurs de tous statuts (ouvriers, employés, cadres) appartenant à une organisation à laquelle ils sont liés par des rapports de sujétion.

L’essor des organisations est largement tributaire des performances de leurs collaborateurs, hommes et femmes qui y travaillent, d’où l’importance stratégique de leur management dans une approche dynamique.

Les évolutions technologiques dans un monde de plus en plus compétitif, les besoins accrus et complexes des organisations, mais aussi ceux de la société dans son ensemble, ont fortement influencé l’évolution des concepts actuels de management des ressources humaines. Ces concepts ont connu au fil du temps, dans leur formulation tout comme dans leurs contenus et portées, des évolutions notoires.

Le concept d’administration du personnel a ainsi évolué vers la Gestion des Ressources humaines dont il se distingue par ses dimensions et implications.

II. L’administration du personnel Elle est l’image la plus classique de la fonction R.H:

l Elle organise l’information pour que les décisions prises dans cette organisation soient meilleures.

l Elle met en exergue le fondement juridique de la GRH lequel tourne autour de la réception des décisions d’engagement, de la signature des contrats de travail, du respect des dispositions réglementaires et légales, etc.

l Elle fournit les données de base sur la gestion du personnel et règle les problèmes liés à la vie quotidienne des agents.

l Elle agit dans le quotidien.

III. La Gestion des Ressources humaines (GRH) Elle conserve les mêmes attributs que l’administration du personnel, mais va plus loin en jouant sur le moyen terme (MT) et le long terme (LT) par le biais de politiques qui concernent l’homme et le social. Cela fait recourir à des choix stratégiques et des choix tactiques.

Ex : Politique d’emploi (MT et LT) comme choix tactiques : un programme de formation pour les agents.

La GRH est donc reliée à la fonction «RH» dans son rôle de preneur de décisions :

l Elle veille à ce que les décisions soient appliquées, évaluées et changées, au besoin.

l Elle participe à l’élaboration du système de communication et à l’effort de cohérence et d’efficacité de l’ensemble des fonctions de l’organisation.

l Elle vise une performance optimale de la part des individus et de l’organisation.

Sa mission est donc de développer les talents, compétences et dispositions particulières de toutes les personnes qui s’investissent au service de l’organisation et de les mobiliser pour atteindre les objectifs définis.

IV. Les axes essentiels de la Gestion des Ressources humaines l Planification stratégique des RH l Evaluation de la performance des RH l Formation et développement des compétences l Gestion des carrières l Amélioration des conditions d’hygiène, de santé et sécurité au travail l Partenariat social l Rémunération.

Une rupture est ainsi observée marquant le passage de l’administration du personnel à la GRH qui préconise une prise en compte globale, à la fois, des objectifs de l’organisation et de ceux des travailleurs.

MODULE DE FORMATION SUR LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES10

Exercice no 1 Travail individuel En considérant chacun des axes essentiels de la gestion des Ressources humaines tels que développés dans l’unité thématique n° 1, estimez votre niveau de satisfaction dans votre service sur une grille allant de « fait et très satisfaisant » à « Non fait » Voir grille annexe 1.

Vous avez 10 minutes

Exercice no 2 En binômes l Partagez vos grilles d’appréciation l Identifiez les points communs et les différences

Vous avez 10 minutes

V. Les rôles et attentes des managers et des responsables RH Rôle et attentes du manager : Redevabilité dans la Gestion des Ressources humaines l Clarté des attentes l Disponibilité – accessibilité, ouverture l Implication du personnel l Communication – information, dialogue, réunions l Gestion inclusive, participative l Gestion transparente et équitable du personnel l Protection – prévention contre les accidents, les maladies professionnelles l Respect des règlements l Assistance en cas de besoin l Contrôle de présence l Motivation : l’appréciation, la reconnaissance, l’attention, le respect de la personne l Le renforcement des capacités - la formation, le coaching.

Rôle et attentes du responsable RH : Conseiller technique du manager concernant les ressources humaines l Acquisition du personnel l Développement du personnel l Mobilité - Déploiement l Motivation du personnel – la reconnaissance l Gestion de la rémunération l Sanctions l Ajustement des écarts liés aux effectifs l Respect de l’éthique et de la déontologie l Connaissance et conformité avec la réglementation en vigueur l Prévention et gestion des conflits.

MODULE DE FORMATION SUR LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES 11

UNITÉ 2 - LA GESTION ADMINISTRATIVE

DU PERSONNEL

Objectifs spécifiques : A la fin du module, le participant devra être capable de :

1. Citer les principales composantes de la gestion administrative du personnel

2. Expliquer le contenu des composantes les plus essentielles au manager

3. S’exercer à la conduite d’un entretien avec une nouvelle recrue.

Exercice no 1 Répartition par groupe des activités classiques de la Gestion des Ressources humaines :

l Groupe 1 : La planification et l’acquisition l Groupe 2 : La gestion administrative du personnel l Groupe 3 : La rémunération et l’évaluation l Groupe 4 : Le perfectionnement des RH et l’instauration/maintien d’un climat social apaisé

Parcourez la section assignée à votre groupe et dégagez les points les plus pertinents au manager. Préparez un résumé de 10 min maximum pour présentation en plénière. Choisissez un rapporteur pour votre présentation.

Vous avez 45 minutes

Introduction Dans son fonctionnement, une organisation gère des ressources matérielles, financières, temporelles, informationnelles et humaines dont elle a besoin pour assurer son fonctionnement en vue d’atteindre ses objectifs. L’importance exagérée qu’accordent certains dirigeants aux ressources matérielles fait croire que toute l’organisation fonctionne avec des « robots » et non avec des êtres humains. Or, l’organisation a besoin d’agents pour établir une relation avec les autres ressources. Bien menées, les activités de gestion relatives au personnel aident l’organisation à disposer à tout moment de son évolution, d’agents en quantité et en qualité nécessaires et suffisantes pour atteindre tous ses objectifs. Ces activités peuvent en même temps permettre à des travailleurs de trouver une réponse à leurs besoins et à leurs motivations. Il existe plusieurs activités importantes de la Fonction de Gestion des Ressources humaines que sont entre autres :

l La planification l L’acquisition l La gestion administrative du personnel l La rémunération l L’évaluation l Le perfectionnement des ressources humaines l L’instauration et le maintien d’un climat social apaisé.

I. La planification :

Elle correspond à la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences requises pour assumer les tâches inhérentes à l’exécution de la fonction de GRH (intégrer six opérations de la démarche GPEC) :

l Définition des besoins en personnels à court, moyen et long terme l Analyse de la nature et de la complexité des tâches l Analyse des charges de travail l Analyse des coûts de la main d’œuvre l Prévision des départs temporaires (disponibilités, suspensions d’engagement..) et définitifs (retraites…) l Description des postes.

II. L’acquisition des ressources humaines

2.1. Le personnel contractuel régi par le code du travail

C’est un processus qui se réfère à l’ensemble des moyens par lesquels on incite des personnes susceptibles d’occuper un poste dans l’organisation à poser leur candidature.

MODULE DE FORMATION SUR LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES12

Le processus de sélection est celui par lequel on choisit, parmi des candidats, celui ou ceux qui correspondent le mieux aux critères établis. Finalement, l’embauche est le fait d’offrir formellement le travail au candidat sélectionné et recruté.

Les recrutements les plus réussis se font avec l’appui des dirigeants de l’organisation et des spécialistes qui connaissent le poste à combler, et ce, de la planification initiale jusqu’à la décision du candidat à retenir. Pour effectuer adéquatement le processus, il faut prévoir de quatre à six semaines avant la date prévue d’entrée en fonction du candidat. Cette période offre le temps nécessaire pour passer au travers des étapes de la démarche et ainsi embaucher le meilleur candidat.

2.2. La demande de personnel

La demande de personnel émane, en principe, du responsable hiérarchique directement concerné, soit par la création d’un poste supplémentaire, soit par la vacance d’un emploi en raison d’un décès, d’un départ à la retraite, d’une démission, d’un licenciement pour faute, d’une absence prolongée, d’une mutation ou encore d’une promotion.

Parmi les éléments qui composent une demande de personnel on trouve en règle générale :

l Le niveau de qualification (professionnelle ou technique) l Le niveau de rémunération l La période (date du besoin) l La durée du besoin (contrat à durée déterminée ou indéterminée).

2.3 La validation de la demande de personnel

Avant de procéder au recrutement d’un salarié, la demande de personnel est soumise à un examen hiérarchique au cours duquel les personnes habilitées à la valider, vont vérifier que toutes les solutions d’amélioration de la productivité ont été prises en compte.

a. La prospection interne

L’organisation qui décide de recruter peut proposer à son personnel qui possède la qualification requise le poste à pourvoir. Le candidat sélectionné parmi les membres du personnel ayant postulé bénéficiera alors d’une promotion interne.

b. La prospection externe

L’établissement a recours au recrutement externe lorsqu’il n’existe pas en son sein de collaborateurs susceptibles d’occuper le poste à pourvoir. Dans ce cas, un appel à candidature est lancé à travers des supports et moyens de communication disponibles pour permettre aux demandeurs d’emploi de postuler.

c. Les stages

Le second moyen pour une organisation qui souhaite recruter des jeunes diplômés est de considérer les stages de fin d’études comme de véritables stages de pré-embauche.

Pour attirer les meilleures compétences, des recruteurs peuvent se déplacer dans les institutions de formation pour rencontrer des candidats et leur faire passer des entretiens de stage sur place. A l’issue de la période de stage, l’organisation peut ainsi proposer un recrutement aux meilleurs de ses stagiaires.

2.4. L’entretien d’embauche

Généralement, un comité de sélection est mis en place, afin d’obtenir des opinions différentes sur les candidats présélectionnés. Il faudra donc élaborer au préalable une grille d’entrevue de sélection permettant d’évaluer les différents candidats en fonction des mêmes critères que sont, entre autres :

l les compétences (éducation, formation, préparation, pratique, savoir-faire et expérience) du candidat ;

l les caractéristiques personnelles (savoir-être) l la motivation (attitudes, comportements, réactions lors de l’entretien) l la faculté d’adaptation (la perception de soi-même et de celle des autres permet de préciser les chances d’intégration dans l’organisation et la compatibilité avec les membres de l’équipe).

Il est important de se référer au profil prévu par la grille d’évaluation afin de s’en tenir aux critères choisis. L’objectif est de parvenir à éliminer les candidatures peu prometteuses et de ne retenir que les meilleurs candidats potentiels.

MODULE DE FORMATION SUR LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES 13

Exercice n°2 :

Entretien entre un candidat et un médecin chef de district et point focal RH.

Dans chacun de vos groupes, identifiez le profil d’un candidat typique pour un poste au niveau d’un district.

Préparez un entretien partiel entre le Médecin Chef, le point focal et le candidat, donc 3 personnes qui joueront ces rôles dans le groupe. Choisir les sujets à traiter pendant l’entretien pour qu’il ne dépasse pas les 20 minutes.

Réfléchissez sur les rôles respectifs du Médecin Chef et du point focal RH lors du partage des questions à poser au candidat.

Etre prêt à faire la démonstration de l’entretien en plénière.

Une 4ème personne se prépare à faire la mise en scène, qui fera la présentation à tous les participants avant la démonstration de l’entretien du contexte choisi par son groupe.

Vous avez 45 minutes.

2.5. Le personnel étatique (recrutement de la Fonction publique) Les ministères sectoriels expriment leurs besoins en ressources humaines qui sont transmis pour examen, à la Cellule de Contrôle des Effectifs et de la Masse salariale (CCEMS) du Ministère des Finances et du Budget.

Ces différents besoins sont rassemblés et examinés en commission d’arbitrage en fonction des disponibilités offertes.

Aux termes de cette procédure, les quotas sont alloués aux différents ministères avec un intérêt particulier pour les secteurs de la santé et de l’éducation ainsi que pour des secteurs structurants que sont la régie financière et la justice.

Une fois que les quotas sont notifiés à la fonction publique, la procédure de pourvoi de ces postes ainsi ouverts est alors enclenchée. Cette procédure se décline en trois phases :

2.5.1. La publication de l’avis de recrutement

Cette phase démarre avec des communiqués dans la presse écrite et parlée pour susciter des candidatures pendant une période déterminée qui pourrait être fixée à trois (3) semaines pour permettre aux postulants de constituer des dossiers de candidature.

2.5.2. La procédure de sélection par la commission nationale de recrutement

L’ensemble du processus de sélection est coordonné par une commission dite « commission nationale de sélection » composée de représentants :

3 de la Direction générale de la Fonction publique ;

3 de la Cellule de Contrôle des Effectifs et de la Masse salariale (C.C.E.M.S.);

3 de la Direction du Budget ;

3 du Contrôle financier (Présidence de la République) ;

3 du Secrétariat général de la Présidence de la République.

Ces structures, sont les acteurs du circuit des visas des actes administratifs qui constituent le noyau permanent de la Commission nationale de Recrutement et auxquels sont adjoints, à chaque fois que de besoin, les représentants des ministères souvent accompagnés d’experts pouvant éclairer les choix de la commission en fonction de la nature des emplois qui se déclinent en deux (2) types :

l Les candidats, diplômés d’Etat, sont classés par ordre de mérite suivant les procès-verbaux des examens de certification et par ancienneté du diplôme.

l Pour les autres catégories d’emploi, la commission, en fonction du type d’emploi et avec l’apport d’experts reconnus dans le domaine, définit les critères discriminants permettant le choix des meilleurs profils. En cas d’égalité, des tests peuvent même être organisés entre les meilleurs.

Il est à noter que l’Administration recrute sur titre et qu’aux termes de ce processus, les candidats présélectionnés sont convoqués pour des entretiens d’évaluation et de confirmation avant d’être définitivement retenus pour servir dans la Fonction publique.

2.5.3. La publication des résultats de la sélection et la prise des actes subséquents

Le procès-verbal de l’ensemble des réunions de la commission de recrutement est régulièrement dressé et au terme du processus, il est signé par l’ensemble des membres avant d’être soumis à l’approbation du ministre en charge de la Fonction publique.

C’est seulement en ce moment que sont publiés les résultats et que le processus de prise des actes est mis en œuvre pour aboutir à la prise de service des candidats retenus.

MODULE DE FORMATION SUR LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES14

III. La gestion administrative du personnel (GAP) La gestion administrative du personnel constitue une branche de la Gestion des Ressources humaines. Au regard de son importance dans le fonctionnement régulier et efficace de l’Administration, elle repose sur un ensemble de textes légaux et réglementaires.

3.1. La gestion administrative du personnel englobe :

l La gestion individuelle du personnel l Les formalités administratives et actions liées à l’embauche du salarié l La rédaction du contrat de travail l Les registres à renseigner et les déclarations obligatoires l L’accueil et l’intégration du nouvel agent l Les formalités liées au départ de l’agent l Les différents cas de figures de départ de l’agent (démission, licenciement, départ en retraite, fin du contrat, …) l L’établissement du solde de tout compte et de ses composantes (certificat de travail, indemnités, attestation, …)

3.2. La gestion collective du personnel

l Le temps de travail : durée légale, conventions collectives, heures supplémentaires, contrôle du temps de travail l La gestion des absences et des congés : congé maladie, congé maternité, accidents du travail l Les déclarations obligatoires et le suivi administratif l Les congés payés : calcul des droits, règles et principes de prise des congés payés l Le règlement intérieur et les procédures disciplinaires l Les obligations d’affichage l Les tableaux de bords sociaux.

3.3. Les aspects sociaux de l’administration du personnel

l La protection sociale obligatoire et complémentaire : sécurité sociale, retraites, mutuelles, IPM l L’inspection du travail l La médecine du travail l Les instances représentatives du personnel : présentation et fonctionnement des différentes instances de consultation, de représentation et de négociation (Délégués du Personnel, Représentants des syndicats).

3.4. La gestion de la carrière

La gestion de la carrière de l’agent commence dès la nomination (fonctionnaire) ou l’engagement (non fonctionnaire) et prend fin à la survenance de la limite d’âge légale fixée à 60 ans par la loi n°2002-08 du 22 février 2002 abrogeant et remplaçant certaines dispositions de la loi n°81-52 du 10 juillet 1981 portant Code des Pensions civiles et militaires de Retraites.

Les personnels investis de fonctions dans le secteur de la santé et de l’action sociale peuvent être:

l des fonctionnaires l des non-fonctionnaires l des contractuels.

3.4.1. La nomination

La nomination consiste à officialiser, dans un emploi permanant, l’entrée dans l’Administration d’un candidat en qualité de stagiaire, pour une durée d’un an de manière générale mais pouvant être plus longue en conformité avec les statuts particuliers des cadres de fonctionnaires.

3.4.2. La titularisation

La titularisation est la promotion du fonctionnaire, à l’issue du stage minimum d’un an à compter de sa première date de prise de service, favorablement apprécié par son supérieur hiérarchique. Il est titularisé dans le premier grade du début de son corps.

MODULE DE FORMATION SUR LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES 15

3.4.3. L’avancement à l’ancienneté :

C’est la méthode de promotion (ou d’augmentation indiciaire) qui privilégie l’ordre d’ancienneté des candidats (au détriment du mérite, des résultats ou de l’efficacité professionnelle). Ce type d’avancement est souvent utilisé dans les administrations publiques et dans les organisations où les candidats sont nombreux et difficiles à départager (manque de critères fiables, rivalités de chefs de service). Quand les possibilités promotionnelles sont réduites (pourcentages nationaux, quotas budgétaires), cela entraîne des listes d’attente et de la démobilisation.

l L’avancement de grade ou de classe est le passage au grade ou à la classe immédiatement supérieure à l’intérieur d’un même corps ; il a lieu exclusivement au choix et il est prononcé après avis de la commission administrative paritaire (CAP) siégeant en commission d’avancement.

l L’avancement d’échelon1 est le passage à l’échelon immédiatement supérieur dans la même classe ; il est fonction d’un an minimum d’ancienneté de service effectif exigible.

3.4.4. Le changement de corps

L’intégration est le changement de corps à la suite d’un examen ou d’un concours professionnel ou de l’obtention d’un diplôme reconnu par l’Etat, délivré par une école de formation.

Le reclassement est le changement de grade ou de classe à l’intérieur d’un même corps. Le procédé est généralement utilisé pour faire valoir l’ancienneté acquise par l’agent après son intégration. Cette valorisation se traduit par le constat de tous les avancements d’échelon et de classe jusqu’à épuisement de l’ancienneté conservée.

La reconversion d’emploi est le changement d’emploi à la faveur d’un titre, d’un diplôme ou d’une qualification acquise par diplôme ou réussite à un concours.

IV. La gestion des informations (l’obligation de discrétion et de secret professionnel dans la gestion des informations) En gestion administrative du personnel, la gestion des informations est capitale et consiste en la gestion des opérations relatives au séjour d’un ou des agents au sein de la structure depuis son entrée (prise de service) jusqu’à son départ (cessation).

Cette gestion doit faire l’objet d’un strict respect de la confidentialité et du secret professionnel, conformément aux dispositions légales et réglementaires.

Le non-respect du secret professionnel peut entrainer des poursuites judiciaires conformément aux textes en vigueur, notamment :

l la loi n° 61-33 du 15 juin 1961 relative au Statut général des fonctionnaires en son article 14 (L’agent est lié par l’obligation de discrétion professionnelle pour tout ce qui concerne les documents, les faits et informations dont il a connaissance dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice de ses fonctions) ;

l le Code pénal en son article 363 (Les médecins, chirurgiens, ainsi que les pharmaciens, les sages-femmes et toutes autres personnes dépositaires, par état ou par profession ou par fonctions temporaires ou permanentes, des secrets qu’on leur confie, qui, hors le cas où la loi les oblige ou les autorise à se porter dénonciateurs, auront révélé ces secrets, seront punis d’un emprisonnement d’un à six mois et d’une amende de 50.000 à 300.000 francs) ;

l la Convention Collective nationale interprofessionnelle en son article 17 alinéa 2 (Il est également interdit au travailleur de divulguer les renseignements acquis au service de l’employeur.

La bonne gérance de la situation sociale, l’organisation des mouvements des agents au sein de l’organisation suppose donc un bon système d’enregistrement des informations dans des dossiers prévus à cet effet, une mise à jour régulière de ces informations et éventuellement leur destruction, en cas de besoin.

Il s’agit entre autres d’établir :

l Les contrats de travail l Le tableau de bord social l Le planning des congés l Le planning des départs à la retraite l L’état des présences l L’état des absences

1 Référence juridique : Loi n 61-33 du 15 juin 1961 relative au statut général des fonctionnaires, modifiée, notamment en ses articles 31, 33 et 34 Décret 74-347 du 12 avril 1974 fixant le régime spécial applicable aux agents non fonctionnaires de l’Etat, en son article 7

MODULE DE FORMATION SUR LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES16

Par ailleurs, ces informations devront faire l’objet :

l d’un enregistrement l d’un classement l d’un rangement.

4.1. L’enregistrement

L’enregistrement consiste en la bonne gestion des formalités administratives d’un travailleur.

En gestion administrative, l’employeur a la possibilité de contracter deux types de contrat :

l le contrat à durée indéterminée pour lequel le terme n’est pas précisé et il y’a présomption de permanence ;

l le contrat à durée déterminée pour lequel la durée est précisée à l’avance ; les dates de démarrage et de fin sont aussi précisées. Il ne peut être renouvelé qu’une seule fois.

Toutefois, l’exception est accordée pour les contrats conclus en vertu des prescriptions de l’arrête n°18-87 du 06 mars 2008, fixant la liste des secteurs d’activité dans lesquels il est d’usage de ne pas recourir au contrat à durée indéterminée. Ainsi, ce type de contrat peut être renouvelé plusieurs fois durant toute la durée du programme sur lequel le contrat est arrimé.

4.2. Le classement

Une fois le contrat établi, il faut ouvrir un dossier individuel pour le nouveau travailleur. Ce dossier sera composé de chemises et de sous chemises de rangement. A l’intérieur de chaque chemise cartonnée nominative, il est disposé des sous chemises ainsi qu’il suit, de manière non exhaustive :

l Sous chemise identification m Extrait et bulletin de naissance individuel m Certificat de mariage m Copies légalisées des diplômes obtenus m Etat civil des enfants à charge déclarés m Fiche individuelle l Sous chemise médicale m Visites médicales m Certificats médicaux l Sous chemise ancienneté m Contrat de travail m Prime d’ancienneté l Sous chemise congé administratif ou payé l Sous chemise congé de maternité l Sous chemise sanction positive m Lettre de félicitation m Lettre d’encouragement l Sous chemise sanction négative, (cf. : article 43 du de la loi 61 -33 du 15 juin 1961) m Avertissement m Mise à pied sans solde m Blâme avec inscription au dossier m Licenciement pour faute grave ou lourde l Sous chemise nomination, promotion l Sous chemise affectation l Sous chemise mutation l Sous chemise promotion dans les ordres nationaux m Médaille d’honneur du travail m Ordre national du lion m Ordre du mérite

MODULE DE FORMATION SUR LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES 17

Une fois le dossier individuel classé, il faut mettre en place :

m le tableau de bord social m le tableau synoptique mural qui sera dans le bureau du directeur des Ressources humaines m le fichier central ou bac à fiches : il sera choisi des fiches de couleur rose pour les femmes, des fiches de couleur bleue pour les hommes, par exemple, pour faciliter la recherche.

Ces différents dossiers seront classés suivant divers procédés :

m le classement alphabétique m le classement numérique m le classement chronologique m le classement thématique m le classement alphanumérique.

4.3. Le rangement

Une fois le dossier classé, il sera rangé dans les tiroirs et armoires aménagés à cet effet.

Avec le développement des technologies de l’information et de la communication, il est aussi possible de ranger toutes les données des agents sur des supports électroniques de stockage de données (clés USB, disque dur externe).

Les exemples de contenu du dossier:

l le contrat de travail l la déclaration du mouvement du travailleur l la fiche individuelle d’un agent l les salaires des travailleurs du commerce l un tableau de bord social l un planning des congés l un extrait du décret portant sur le SMIG au Sénégal.

Gestion des contraintes légales La gestion des contraintes légales consiste à :

l assurer la tenue des registres obligatoires l procéder aux déclarations obligatoires l assurer la gestion des organismes professionnels sociaux l mettre en place le dispositif de la gestion des relations avec les partenaires sociaux.

Tenue des registres Tout employeur doit obligatoirement tenir :

l le registre de l’employeur l le registre de paiement l le registre des visites médicales l le registre des délégués du personnel.

a. Registre de l’employeur

Selon l’article L.221 du Code du Travail, l’employeur doit tenir constamment à jour, au lieu d’exploitation, dans chaque établissement, un registre dit «registre de l’employeur», dont le modèle est fixé par arrêté du ministre chargé du travail.

Ce registre comprend trois parties :

l la première comprend les renseignements concernant les personnes et les contrats de tous les travailleurs employés dans l’établissement l la deuxième, toutes les indications concernant le travail effectué, le salaire, les congés l la troisième est réservée aux visas, mises en demeure et observations apposés par l’inspecteur du travail.

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Le registre de l’employeur doit être tenu à la disposition de l’inspecteur ou de son délégué qui peut en requérir inopinément, sans déplacement et sur le champ, la production. Il est conservé pendant les cinq années suivant la dernière mention portée.

Certains établissements ou catégories d’établissements peuvent, par arrêté du ministre chargé du travail, être exemptés de l’obligation de tenir un registre en raison de leur situation, de leur faible importance ou de leur activité.

b. Registre de paiement

Il est mentionné à l’article L.116 du Code du Travail que tous les éléments qui ont permis d’établir le bulletin de paie de chaque travailleur doivent y figurer. A l’occasion de chaque paiement (chaque mois), le registre de paiement devra faire l’objet d’une mise à jour. Il est exigé à tout employeur de dresser une pièce de paie (bulletin de paie ou carte de pointage) en deux exemplaires. La pièce de paie doit mentionner, de la manière la plus détaillée possible, tous les éléments qui composent la rémunération du travailleur. L’un des exemplaires est remis au travailleur, l’autre est gardé comme pièce comptable (au minimum 5 ans).

NB : au cas où le travailleur est illettré et ne sait pas signer, les pièces de paie devront être signées par deux témoins dont l’un est choisi par le travailleur.

c. Registre des visites médicales

Selon l’article L.33 du Code du Travail, au préalable de toute embauche, tout employeur a l’obligation de soumettre le travailleur concerné à une visite médicale ; les informations concernant le travailleur sont enregistrées dans le registre.

Chaque année, à l’occasion des visites médicales annuelles, l’employeur doit mettre à jour les informations relatives à la santé de chaque travailleur.

d. Registre des délégués du personnel

Selon l’article L.118 du Code du Travail, dans ce registre, l’organisation va mentionner les noms des délégués du personnel et leurs suppléants, la durée de leur mandat, leur lieu de travail.

4.4. Déclaration d’embauche

En vertu de l’article L. 222 du Code du Travail, tout travailleur embauché doit faire l’objet d’une déclaration à l’inspection du travail et de la sécurité sociale (pour tous les contrats à durée indéterminée et les contrats à durée déterminée lorsque le contrat dépasse 6 mois).

4.5. Déclaration d’accident du travail et de maladies professionnelles Selon l’article L.222 du Code du Travail, en cas d’accident de travail, tout employeur a l’obligation d’en faire la déclaration dans un délai de 48 heures à la caisse de sécurité sociale, ainsi qu’à l’inspection régionale du travail et de la sécurité sociale.

En cas de maladie professionnelle, les mêmes obligations pèsent sur l’employeur. L’accident de travail et la maladie professionnelle sont attestés par le médecin de travail ; la loi 73-37 portant sur la sécurité sociale au Sénégal précise les définitions d’accident de travail et de maladies professionnelles.

Déclaration de la situation de la main d’œuvre (- 50 travailleurs) ou le bilan social (+ de 50 travailleurs) En application de l’article L.220 du Code du Travail, la déclaration ou le bilan social sont à déposer à la direction des statistiques à la fin de chaque année.

V. Le règlement intérieur Le règlement intérieur est un document qui fixe certaines règles de comportement dans l’organisation, relatives à l’hygiène, à la sécurité et à la discipline.

Il est obligatoire dans toute organisation ou organisme employant habituellement au moins 20 agents, conformément au Code du Travail qui stipule, en son article L.100 que : « toute organisation ayant un effectif de plus de 20 travailleurs doit élaborer un règlement intérieur ».

Le règlement intérieur est composé des parties suivantes :

l l’organisation technique du travail (fonctionnement de l’organisation, les horaires) l les conditions d’hygiène et de sécurité au travail (les mesures de protection, de prévention, d’information relative à l’hygiène et à la sécurité au travail) l la discipline au travail et les sanctions encourues (le comportement de tout travailleur conformément aux dispositions prévues et les sanctions en cas de non-respect de ce comportement).

NB : le règlement intérieur est la loi au sein de l’organisation.

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Pour élaborer le règlement intérieur, le DRH rédige et propose un modèle en considération de la particularité de l’organisation.

Il soumet pour observation aux délégués du personnel (ces derniers peuvent porter des amendements ou des réserves que l’employeur n’est pas tenu de prendre en compte).

Le règlement intérieur devra être déposé en deux exemplaires à l’inspection régionale du travail et de la sécurité sociale (IRTSS) pour approbation. Cette dernière a pour obligation de vérifier la conformité du règlement intérieur avec les dispositions légales et réglementaires en vigueur.

Au cas où l’IRTSS approuve et valide le règlement, l’employeur devra déposer le règlement au tribunal régional du travail pour enregistrement.

Après l’enregistrement, l’employeur va procéder à la publication du règlement intérieur au sein de l’organisation par voie d’affichage à tous les endroits nécessaires et par remise du règlement à chaque travailleur.

VI. Le contrat de travail Dans le silence de la loi, la jurisprudence définit le contrat de travail comme étant une « convention par laquelle, une personne, le salarié, met son activité professionnelle à la disposition d’une autre personne, l’employeur, en se plaçant sous sa subordination et moyennant une rémunération ».

Il est remarquable par ses critères. Il est composé :

l d’un élément substantiel : subordination économique et / ou juridique (dépendance d’un subordonné vis-à-vis d’un supérieur, rapport hiérarchique, lien de dépendance)

Il y a deux éléments nécessaires :

l la prestation de service (travail effectué : manuel, artistique, intellectuel) l la rémunération (contrepartie de la prestation de service, autrement dit, le travailleur n’en a droit qu’après service fait).

Dispositions du contrat de travail :

Pour établir un contrat de travail, l’organisation doit obligatoirement avoir une classification des employés de la branche d’activité qui découle d’un accord d’établissement ou d’une convention collective et cette classification permettra de fixer le salaire des travailleurs.

Au Sénégal, le SMIG (Salaire Minimum Interprofessionnel Garanti) est 317,95 F par heure, soit 55 109 F le mois.

La durée normale de travail au Sénégal est de 40 heures par semaine.

Dans le contrat de travail, la durée du temps de travail doit être mentionnée.

Le contrat sera établi en 4 exemplaires.

Une fois l’accord des parties établies, c’est-à-dire entre l’employeur et le travailleur, le projet de contrat sera transmis à l’inspecteur régional du travail et de la sécurité sociale qui y apposera son visa et il sera remis :

l une copie à l’intéressé l une copie au dossier de l’agent l une copie à l’employeur l une copie à l’Inspection du travail.

L’employeur doit aussi se procurer la déclaration du mouvement du travailleur au service de la main d’œuvre (un exemplaire coûte 1000 F) ; il en faut 4 exemplaires qui seront remplis par le travailleur.

Le mouvement du travailleur sera déposé avec le contrat à l’inspection du travail pour être validé. Il sera remis :

l une copie à l’intéressé l une copie au dossier de l’agent l une copie à l’employeur l une copie au service de la main d’œuvre.

VII. Les différents mouvements de l’agent régis par le code du travail

7.1 L’embauche

Il s’agit de la phase finale d’une opération de recrutement (après offre d’emploi et sélection) ; on transforme un candidat en salarié (on l’engage), en lui faisant signer un contrat de travail.

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7.2. L’affectation

C’est la désignation à un poste de travail, à une mission ou à un emploi particulier.

Après un recrutement externe, les personnes embauchées reçoivent une première affectation. Dans l’organisation où elles sont salariées, leurs affectations successives constituent autant d’étapes de leur carrière interne.

7.3. La mutation

Elle est définie comme le changement d’affectation d’un salarié, soit vers un autre poste dans le même type d’activité, soit vers une autre activité ; une mutation peut aussi être géographique, avec un déménagement régional, national ou international (expatriation). Dans une trajectoire professionnelle, les mutations correspondent à des expériences nouvelles ; beaucoup sont liées à des opportunités de carrière ou à des promotions ; parfois, elles sont décidées en réaction à une difficulté professionnelle (réaffectation) ou en contrepartie d’une faute (sanction disciplinaire) ; elles peuvent aussi répondre à une réorganisation interne (reclassements, nouvelle répartition du travail).

Quelquefois, la mutation se fait dans une autre organisation, avec modification ou suppression du contrat de travail précédent.

Elle est également définie comme étant la mobilité de l’agent à l’intérieur du département ministériel, d’un lieu d’exercice à un autre. Elle revêt plusieurs formes :

l la mutation des personnels par le mouvement national l la mutation des personnels par les mouvements régionaux l la mutation des personnels considérés comme cas sociaux ou pour rapprochement de conjoints l la mutation des personnels par permutation.

7.4. Les absences et permissions exceptionnelles

Tout travailleur ayant au moins six mois d’ancienneté dans l’organisation, peut en bénéficier.

Les événements familiaux donnant lieu à une permission sont les suivants:

l Mariage du travailleur : 3 jours l Mariage d’un de ses enfants, d’un frère ou d’une sœur : 1 jour l Décès d’un conjoint ou d’un descendant en ligne directe : 4 jours l Décès d’un ascendant en ligne directe, d’un frère ou d’une sœur : 2 jours l Décès d’un beau père ou d’une belle mère : 2 jours l Naissance d’un enfant : 1 jour l Baptême d’un enfant : 1 jour l Première communion : 1 jour l Hospitalisation d’un conjoint ou enfant du travailleur : 1 jour.

7.5. Le congé administratif

C’est un repos compensateur après 12 mois de service effectif appelé période de référence. L’employé a droit à 2 jours ouvrables par mois de service. Il est possible de demander un report du congé, mais il ne doit pas excéder 3 ans (90 jours).

Le droit au congé est un droit inaliénable, imprescriptible. Il est possible qu’un employé en congé soit rappelé ; la nécessité du service prime sur tout (c’est le rappel de congé).

Dans ce cas précis, il faut exiger un écrit. Durant tout le temps que va durer le rappel, l’employé sera payé (le nombre de jours de rappel) le nombre de jours défalqué sera dû au travailleur.

Pour le cas du rappel, il faut que le travailleur se soit reposé pour une période qui va de 06 à 12 jours.

La femme travailleuse, mère de famille qui a moins de 21 ans a droit à un jour de congé supplémentaire par enfant.

La femme travailleuse, mère de famille qui a plus de 21 ans a droit à un congé supplémentaire d’un jour à partir du 4ème enfant.

7.6. Le congé de maternité :

Le congé de maternité est accordé à la femme travailleuse en état de grossesse dans l’organisation. L’état de grossesse se constate par une sage-femme agréée ou par le gynécologue qui établit un certificat de grossesse.

La femme en état de grossesse doit notifier son certificat médical de grossesse au DRH.

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Les employées ont droit à 14 semaines (98 jours) de congé de maternité y compris 8 semaines de congé de maternité post-natal. Le contrat de travail d’une femme enceinte est suspendu pendant la grossesse. En cas de maladie résultant de la grossesse ou de l’accouchement certifiée par un médecin, le congé de maternité peut être prolongé de 3 semaines (article 143 du Code du Travail).

7.7. Le congé maladie

Il est accordé sur la base d’un constat notifié par un médecin agréé ou par un médecin de travail de l’organisation.

7.8. Le congé de viduité

Le congé de viduité est accordé à l’épouse dont le mari vient de décéder. En cas de veuvage, les femmes salariées, si elles le désirent, peuvent demander une autorisation d’absence d’une durée limite de 6 mois. Cette absence entraîne une suspension du contrat de travail avec garantie de reprise à l’issue de la période accordée.

7.9. Le congé rayon X

C’est un congé de 24 jours ouvrables dont bénéficie un agent de la radiographie sur prescription d’un médecin du travail de l’organisation.

VIII. La position de l’agent

8.1. Les sorties temporaires avec rémunération

8.1.1 Le détachement

Le détachement est la position du fonctionnaire2, ayant au moins, accompli cinq années de service dans son corps, placé hors de son cadre d’origine, mais continuant à bénéficier de ses droits à l’avancement et à la retraite.

Le détachement participe à la mobilité des fonctionnaires, du dynamisme, de l’utilisation plus judicieuse des qualités propres des fonctionnaires, de la promotion d’une politique de rentabilité en général de la fonction publique pour un meilleur rendement de l’administration.

Il existe deux sortes de détachement :

l le détachement de courte durée ou délégation qui ne peut excéder un (01) an ni faire l’objet de renouvellement ;

l le détachement de longue durée ne peut excéder cinq (05) ans et peut être renouvelé indéfiniment, s’il est prononcé sur l’initiative de l’Administration, alors que le renouvellement prononcé à la demande du fonctionnaire ne peut faire l’objet que d’un seul renouvellement.

8.1.2. La mise en position de stage

La mise en position de stage est une situation dans laquelle sont placés les agents de l’Etat ayant les aptitudes requises pour participer à un stage de formation professionnelle organisé en vue de parfaire leur aptitude personnelle et de faciliter leur accès aux corps ou fonctions hiérarchiques supérieurs.

8.1.3. Le maintien par Ordre Sans Affectation (MOSA)

Le MOSA est la position d’activité dans laquelle un fonctionnaire est maintenu par ordre et sans affectation. Il perçoit l’intégralité de ses émoluments. Un décret pris en conseil des ministres en détermine les modalités d’application.

8.2. Les sorties temporaires sans rémunération

8.2.1. La mise en position de disponibilité

La mise en position de disponibilité3 est une position du fonctionnaire qui, placé hors cadre de son administration ou service d’origine, cesse de bénéficier dans cette position de ses droits à l’avancement et à la retraite.

Le fonctionnaire se trouve dans une situation où il n’exerce plus ses fonctions, mais reste lié à son corps d’origine.

La durée maximum est de trois (03) ans renouvelables une seule fois.

8.2.2. La suspension d’engagement

La suspension d’engagement est une situation de rupture provisoire du lien de travail existant entre l’agent et son administration employeur. Elle est appliquée aux agents non fonctionnaires qui cessent de bénéficier de tous leurs droits liés à l’emploi, aux droits à l’avancement et à la…