Annex J13_Standardized tool for MSAS capacity building_Module de formation_Gestion financiere et Comptable.pdf

MODULE DE FORMATION SUR LA

GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE

DANS LE SECTEUR DE LA SANTE

ET DE L’ACTION SOCIALE

Ministère de la Santé et de l’Action sociale

Prestataire d’Assistance Technique au Gouvernement du Sénégal (GoTAP) Composante du programme Santé de l’USAID, 2016 - 2021

JUILLET 2020

Ce module a été rendu possible grâce au soutien du peuple américain à travers l’Agence des Etats-Unis pour le Développement International (USAID). Les points de vue des auteurs exprimés dans cette publication ne reflètent pas nécessairement les avis de l’USAID ou du Gouvernement américain.

Citation recommandée : Government Technical Assistance Provider (GoTAP) : “Module de Formation sur le Financement Direct.” Préparé par Abt Associates, Rockville, Maryland. Soumis le 6 août 2019.

MODULE DE FORMATION SUR LA GESTION ET FINANCIERE ET COMPTABLE 3

PREFACE

Dakar le 28 février 2020

MODULE DE FORMATION SUR LA GESTION ET FINANCIERE ET COMPTABLE4

MODULE DE FORMATION SUR LA GESTION ET FINANCIERE ET COMPTABLE 5

DAGE : Direction de l’Administration Générale et de l’Equipment

DCFE : Direction de la Coopération et des Financements Extérieurs

DGS : Direction Générale de la Santé

DPPD : Document de Programmation Pluriannuelle des Dépenses

DS : District Sanitaire

ECD : Equipe Cadre de District

ECR : Equipe Cadre de Région

GoTAP : Government Technical Assistant Provider

OUTILS NORMALISÉS : Ensemble de documents et de supports didactiques décrivant les normes, procédures et protocoles régissant les domaines couverts par les formations destinées aux agents chargés de la mise en œuvre des programmes G2G.

PNDS : Plan National de Développement Sanitaire

PTA : Plan de Travail Annuel

PTF : Partenaires Techniques et Financiers

RM : Région Médicale

TOM2PRO : Logiciel de comptabilité

USAID : Agence des Etats Unis pour le Développement International

ACRONYMES ET ABRÉVIATIONS

MODULE DE FORMATION SUR LA GESTION ET FINANCIERE ET COMPTABLE6

TABLE DES MATIÈRES

PREFACE 3

ACRONYMES ET ABRÉVIATIONS 5

I. DUREE DE LA FORMATION 8

III. BUT ET OBJECTIFS GENERAUX 8

IV. TITRES DES DIFFERENTES UNITESTHEMATIQUES DU MODULE 8

V. CONTENUS THEMATIQUES DU MODULE PAR UNITE 8

UNITE 1: LES FLUX FINANCIERS 9

I. Généralités sur la gestion financière et comptable 9

II. Quelques types de flux de fonds utilisés 9

III. Gestion des comptes bancaires ouverts 10

UNITE 2 : ALIMENTATION DES COMPTES ET TRAITEMENT DES REQUÊTES 11

I. Alimentation du compte spécial selon les exigences des PTFs 11

II. Alimentation des sous comptes 11

III. Traitement des requêtes 11

UNITE 3 : JUSTIFICATION DES FONDS 13

I. Justification des frais d’ateliers (formations, réunions) / missions de supervision et de monitoring 13 II. Politique des coûts utilisés pour les per diem et autres 13

UNITE 4 : TENUE DE LA COMPTABILITÉ 15

I . Schéma de comptabilisation des avances reçues et des justifications des avances reçues 15

II. Utilisation du logiciel TOM2PRO 15

UNITE 5 : LE RAPPORT FINANCIER 19

I. Rapport financier par un utilisateur de TOM 2PRO 19

II. Rapport financier par un utilisateur de la maquette Excel créée pour les régions médicales et les district sanitaires qui ne disposent pas du TOM 2PRO 20

BIBLIOGRAPHIE ET DOCUMENTS DE REFERENCE 22

MODULE DE FORMATION SUR LA GESTION ET FINANCIERE ET COMPTABLE 7

MODULE DE FORMATION SUR LA GESTION

FINANCIERE ET COMPTABLE

THEME : GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE

MODULE DE FORMATION SUR LA GESTION ET FINANCIERE ET COMPTABLE8

I. DUREE DE LA FORMATION : 3 jours

II. PROFIL PROFESSIONNEL DES PARTICIPANTS :

l Directeurs, chefs de service des niveaux central et régional ;

l Responsables de programme ;

l Gestionnaires, comptables ;

l Equipes cadre de Région (ECR) ;

l Equipes Cadre de District (ECD).

III. BUT ET OBJECTIFS GENERAUX

A. But

Renforcer les compétences des cadres managériaux et des professionnels administratifs et financiers des structures sanitaires publiques, du système national de santé, dans une optique d’utilisation rationnelle et efficace des fonds mis à leur disposition.

B. Objectifs généraux

1. Expliquer l’importance pour le système sanitaire national de la gestion financière et comptable des projets et programmes de santé.

2. Décrire les connaissances générales nécessaires pour assurer une gestion financière et comptable efficace des projets et programmes nationaux de santé.

3. Utiliser les procédures et activités courantes inhérentes à une bonne gestion financière et comptable des projets et programmes de santé.

IV. TITRES DES DIFFERENTES UNITESTHEMATIQUES DU MODULE

1. Gestion des flux financiers

2. Gestion financière et comptable.

V. CONTENUS THEMATIQUES DU MODULE PAR UNITE

Contexte

Dans le cadre de l’exécution de la composante GoTAP du programme de santé de l’USAID 2016 2021, une des principales activités à réaliser est l’élaboration et la mise en place d’outils appropriés de gestion administrative et financière au niveau des Régions Médicales (RM) et des Districts Sanitaires (DS). Cela passera par une formation des Equipes Cadres de Région (ECR) et des Equipes Cadres de District (ECD). C’est en perspective de ces formations que le présent guide a été élaboré pour doter les membres de ces équipes (gestionnaires et comptables notamment) des capacités nécessaires pour une utilisation appropriée des outils de gestion et la production de rapports financiers corrects.

PLAN DE MISE EN APPLICATION DES APPRENTISSAGES DE L’ATELIER

Le plan de mise en application sert à assurer que chacun trace son parcours d’apprentissage pendant l’atelier pour s’en servir après dans le cadre du travail quotidien. Il devient donc un outil pour la période post- atelier qui :

l Servira de rappel des engagements pris pour la mise en application des apprentissages l Fera l’objet de discussion avec son superviseur l Permettra au personnel qui assure le suivi et l’évaluation de noter les progrès effectués et les obstacles éventuels rencontrés lors de la mise en application des apprentissages dans le service de chacun.

Le plan est sous-divisé en fiches de réflexion à remplir périodiquement, pendant que les apprentissages sont encore frais dans la mémoire de chacun. A la fin de l’atelier les fiches servent pour établir le plan à suivre après l’atelier. La première fiche est à remplir au début de l’atelier, une fois les objectifs et le programme expliqués, pour établir ce que chacun espère en tirer.

Pour la première fiche de réflexion relative aux objectifs de l’atelier et aux apprentissages principaux que chacun espère en tirer, se référer au document « Module de gestion financière et comptable : Plan de mise en application ».

MODULE DE FORMATION SUR LA GESTION ET FINANCIERE ET COMPTABLE 9

UNITE 1: LES FLUX FINANCIERS

Objectifs spécifiques : A la fin de leurs activités d’apprentissage, les participants seront capables de :

1. Expliquer les différents schémas de flux financiers des Partenaires Techniques et Financiers (PTF) du Ministère de la Santé et de l’Action sociale ;

2. Décrire les règles de gestion des comptes bancaires ouverts pour les fonds des PTF.

I. Généralités sur la gestion financière et comptable Une bonne gestion financière est un facteur de succès important dans l’exécution d’un projet. Sans une gestion financière saine, l’utilisation du budget du projet ou programme et des moyens financiers ne sera pas optimale. Par ailleurs, l’on ne pourra pas disposer d’informations exactes, complètes et actualisées, permettant de prendre de bonnes décisions.

L’exécution des budgets des projets et programmes est assujettie à l’élaboration d’un Plan de Travail Annuel (PTA). Le PTA prévoit les activités budgétisées à exécuter dans le cadre de la mise en œuvre des projets et programmes. Une fois que les plans d’actions sont validés par les acteurs et partenaires, la convention est signée.

Selon le schéma des flux de fonds utilisés, la Direction de l’Administration générale et de l’Equipement (DAGE) ou la Direction de la Coopération et des Financements Extérieurs (DCFE) procède à l’ouverture d’un compte bancaire spécial pour recevoir les fonds du Partenaire Technique et Financier (PTF). La DAGE, pour mener à bien sa mission, demande à chaque bénéficiaire d’ouvrir un compte bancaire dédié pour la mise en œuvre des activités au niveau décentralisé.

II. Quelques types de flux de fonds utilisés A. Cas du financement direct (USAID)

Commentaires du schéma de flux de trésorerie :

La DAGE soumet les demandes de remboursement ou d’avance à la DODP qui les transmet à l’USAID. Une fois les fonds mis à la disposition du compte spécial par l’USAID, la DODP effectue le transfert au profit du compte ouvert par la DAGE. Ainsi, la DAGE alimente les comptes des bénéficiaires pour leur permettre de mener à bien leurs activités respectives.

MODULE DE FORMATION SUR LA GESTION ET FINANCIERE ET COMPTABLE10

B. Cas du financement Fonds Mondial / GAVI Alliance

Commentaires du schéma de flux de trésorerie Le partenaire technique et financier (Fonds Mondial ou GAVI Alliance) transfère les fonds du programme directement dans le compte spécial ouvert par la DAGE. Une fois que ces fonds sont disponibles, la DAGE est chargée d’alimenter les comptes des bénéficiaires suivant les requêtes trimestrielles reçues. Le compte spécial sert aussi à payer les dépenses éligibles du programme.

III. Gestion des comptes bancaires ouverts A. Le Compte spécial

Le compte spécial est logé dans une banque commerciale pour recevoir directement les fonds venant du partenaire. Il fonctionne sous le principe de la double signature.

Le compte spécial sert à alimenter les sous comptes selon les plans d’actions trimestriels et à procéder au règlement de toutes les dépenses elligibles dans le cadre du programme. Il doit exclusivement recevoir les fonds du programme.

B. Le sous compte Le sous compte est logé dans une banque commerciale pour recevoir directement les fonds venant de la DAGE ou de la DCFE, selon les flux de fonds adoptés.

Il fonctionne sous le principe de la double signature.

Le sous compte permet de mettre en œuvre les activités des plans d’actions trimestriels validés, et de procéder au paiement de toutes les dépenses éligibles dans le cadre de la mise en œuvre du programme. Il doit exclusivement recevoir les fonds du projet.

MODULE DE FORMATION SUR LA GESTION ET FINANCIERE ET COMPTABLE 11

UNITE 2 : ALIMENTATION DES COMPTES ET

TRAITEMENT DES REQUÊTES

Objectifs spécifiques : A la fin de leurs activités d’apprentissage, les participants seront capables de :

1. Décrire le processus d’alimentation des comptes et de traitement des requêtes ou demande de mise à disposition de fonds

2. Décrire les vérifications à faire pour s’assurer qu’une requête est acceptable.

I. Alimentation du compte spécial selon les exigences des PTFs Le Compte spécial est alimenté selon les exigences du PTF :

l Pour le PTF « Fonds Mondial », l’alimentation du compte spécial se fait sur la base de la transmission du rapport de solde de trésorie du trimestre, des engagements du trimestre à rapporter et des prévisions du trimestre suivant ;

l Pour le PTF « Gavi Alliance » l’alimentation du compte spécial se fait sur la base d’ un tableau de financement joint à la convention signée ;

l Pour le PTF « USAID », l’alimentation du compte spécial se fait sur la base de demande d’avances ou de remboursements.

II. Alimentation des sous comptes Les demandes d’approvisionnement des sous comptes sont élaborées sous forme de requêtes de demande de décaissement trimestriel extraites du plan d’actions validé.

L’approvisionnement du sous compte se fait par virement bancaire et notification au bénéficiaire par e-mail.

Au moment de l’exécution des activités, le comptable ou le gestionnaire doit établir des chèques au nom du responsable de l’activité.

La première demande d’alimentation du sous compte est assujettie à la transmission de la requête trimestrielle conformément au plan d’actions validé. Le renouvellement des fonds nécessite obligatoirement la justification des fonds reçus antérieurement et la soumission des rapports financiers préparés et validés par les personnes habilitées.

III. Traitement des requêtes La requête permet aux bénéficiaires de pouvoir procéder au déroulement de leurs activités conformément au plan d’actions validé. Pour traiter les requêtes (lettre de demande signée par la personne habilitée, budget détaillé, termes de références…) reçues pour la mobilisation des fonds, le gestionnaire ou le comptable doit :

l Vérifier si toutes les activités demandées sont inscrites dans le plan d’actions validé du PTF ;

l Vérifier si les coûts utilisés sont conformes à la politique de coûts adoptée par le PTF ;

l Procéder à la vérification arithmétique du budget détaillé ;

l Vérifier si les montants demandés sont conformes aux montants alloués ;

l Vérifier si les dépassements opérés respectent le taux autorisé par le PTF (10% pour GAVI Alliance et 15% pour Fonds Mondial).

MODULE DE FORMATION SUR LA GESTION ET FINANCIERE ET COMPTABLE12

Exercice n°1 :

Dans le cadre de la mise en œuvre du programme TB/SSRP, la région médicale de Kolda a signé une convention avec la DGS/DAGE pour un financement d’un montant global de FCFA : 200 000 000, sur une période de trois ans. Cette convention décrit les différentes activités à mener en précisant les modules, les interventions, les éléments de coûts, les budgets détaillés concernés et les périodes de mise en œuvre.

1. Avance trimestrielle à un sous bénéficiaire

Conformément au plan d’action joint à la convention, la RM Kolda soumet une demande de financement trimestriel, d’un montant de 10 000 000 F CFA répartis comme suit :

Lignes budgétaires Description Montants

69 Organiser la journée régionale de lutte contre la Tuberculose 5 000 000

125 Appuyer le fonctionnement de l’Unité de Coordination Régionale 1 000 000

147 Missions de collecte des données du monitoring 4 000 000

TOTAL 10 000 000

A la réception de la requête, le comptable procède :

3 A la revue des activités et budgets détaillés soumis par rapport au budget signé de la convention ;

3 A la vérification de la disponibilité des fonds sur les lignes budgétaires concernées.

Travail à faire : sachant que la requête est conforme au plan d’actions de la convention signée, élaborez l’état de paiement en décrivant pour chaque activité, l’élément de coût, la ligne budgétaire, le module, l’intervention, le budget annuel, les fonds déjà virés, les fonds à virer et enfin le solde de la ligne budgétaire.

MODULE DE FORMATION SUR LA GESTION ET FINANCIERE ET COMPTABLE 13

UNITE 3: JUSTIFICATION DES FONDS

Objectifs spécifiques : A la fin de leurs activités d’apprentissage, les participants seront capables de :

1. Citer les pièces qui constituent le paquet des justificatifs des dépenses d’activités, comme un atelier de formation ou une mission de supervision

2. Expliquer les différences dans les politiques de prise en charge des transports et per diem de quelques PTF du

MSAS.

I. Justification des frais d’ateliers (formations, réunions) / missions de supervision et de monitoring La justification des fonds se fait suivant les rubriques de dépenses dont les fonds sont mis à la disposition des bénéficiaires des activités.

Le tableau ci-dessous permet de valider les activités relatives aux ateliers, mission de supervision et de monitoring.

Validation des pièces justificatives

Ateliers (formations, réunions…) Missions de supervision et de monitoring

Termes de références approuvés, Lettre de demande de financement signée, Budget détaillé approuvé, Invitation, Feuille de présence dûment signée, Fiche de dépense (état de paiement) correctement tenue, vérifiée, signée et arrêtée en chiffres et en lettres, Rapports technique et financier dument signés, Copies originales des factures pour les dépenses y compris les notes d’hôtel, Les Bons de commande et Bordereaux de Livraison en cas d’acquisition de matériel didactique, Ordres de mission visés par l’autorité compétente (au besoin).

Termes de références approuvés, Lettre de demande de financement signée, Demande de financement (soumission du budget prévisionnel), Fiche de dépense (état de paiement) correctement tenue, vérifiée, signée et arrêtée en chiffres et en lettres, Rapport de supervision ou de monitoring dûment signé, Copies originales des factures pour les dépenses, Ordres de mission visés par l’autorité compétente.

MODULE DE FORMATION SUR LA GESTION ET FINANCIERE ET COMPTABLE14

II. Politique des coûts utilisés pour les per diem et autres La politique des coûts utilisés dépend des décisions prises par le PTF lors de l’élaboration des Plans de Travail Annuel

(PTA).

A. Cas du financement GAVI

Libellés Montants Per diem inter régionaux 49 270 F CFA Remboursement de transport résident 7 500 F CFA Per diem inter-district 11 250 F CFA Remboursement de transport 100 F CFA le km Pause-café & déjeuner dans les régions 3 000 à 5 000 F CFA Pause-café & déjeuner à Dakar 8 000 F CFA Location salle 50 000 F CFA Matériel didactique 3 000 F CFA

Prise en charge relais communautaire 3 000 F CFA Remboursement carburant 18 au 100km

B. Cas du financement Fonds Mondial (Coûts harmonisés)

Libellés Montants Per diem inter régionaux 40 000 F CFA Jour de voyage retour 10 000 F CFA Per diem inter district 15 000 F CFA Remboursement de transport résidents 7 500 F CFA Remboursement de transport 50 F/km Pause-café région 2 500 F CFA Location sale 50 000 F CFA Matériel didactique 2 000 F CFA Carburant 15/100

C. Cas du financement USAID (Manuel de procédures du PNDS)

Type de déplacement

Résidents Non-résidents Formateurs, facilitateurs ou encadreurs

Inter régional 10 000 F CFA 40 000 F CFA 10 000 F CFA Intra régional 10 000 F CFA 15 000 F CFA 10 000 F CFA Intra district 5 000 F CFA 10 000 F CFA 10 000 F CFA

Libellés Montants Pause-café & déjeuner dans les régions 3 000 F CFA Pause-café & déjeuner à Dakar 8 000 F CFA Location salle 50 000 F CFA Matériel didactique 3 000 F CFA Remboursement carburant 10 à 18 au 100km

MODULE DE FORMATION SUR LA GESTION ET FINANCIERE ET COMPTABLE 15

UNITE 4. TENUE DE LA COMPTABILITÉ

Objectifs spécifiques : A la fin de leurs activités d’apprentissage, les participants seront capables de :

1. Expliquer ce qu’est un schéma de comptabilisation

2. Expliquer les étapes d’une saisie d’écriture comptable sur TOM2PRO

3. Expliquer ce qu’est un rapprochement bancaire et comment on le fait avec TOM2PRO.

La comptabilité se fera avec le logiciel de gestion financière et comptable TOM2PRO. C’est un logiciel avec de multiples capacités et options d’utilisation, mais pour les besoins des Régions médicales, on se limitera aux accès simples du logiciel, c’est-à-dire aux opérations de saisie, au rapprochement bancaire et à l’édition des rapports au niveau des sous-bénéficiaires.

A. Saisie comptable I. Schéma de comptabilisation des avances reçues et des justifications des avances reçues

a. Compte à mouvementer à la réception des fonds :

Journal Banque : BQRM……….

521 ……compte banque RM (à débiter)

585 …virement de fonds RM (à créditer)

b. Compte à mouvementer lors de la mise à disposition des fonds au niveaudes districts

Journal Banque :BQRM…………… 4711………compte à justifier DS…..(à Débiter)

521 301 compte banque RM ……………. ( à créditer)

c. Compte à mouvementer à la réception des pièces justificatives

Journal Achats : JARM………….

d. Les comptes de charges (au débit)les plus utilisés sont :

622000 Location salle, sonorisation, vidéo, chaises

638000 Autres charges externes (Pause-café, collation, restauration frais de réception)

605500 Matériel didactique et frais d’impression

633100 Perdiems, remboursement transport

605300 Achat de carburant

638400 Frais de mission

628000 Frais de communication

627000 Frais de publicité, banderoles, tee-shirts, mobilisation sociale

Ces comptes de charge sont mouvementés par la contrepartie du compte d’avance 4711… (crédit).

II. Utilisation du logiciel TOM2PRO La saisie des écritures comptables se fait en 2 étapes (figure 1):

a. Saisie de l’entête du bordereau, composée du site, du marché (engagement), de l’exercice, du code journal, de la date comptable, de la date et du numéro de la pièce, de la devise et du cours.

b. Saisie des lignes composant le bordereau. Chaque ligne comporte un compte, des imputations de gestion (en fonction du paramétrage du compte), un sens, un libellé et les montants dans la monnaie locale et éventuellement en devises, et en monnaie de rapport (si celle-ci est gérée).

Validez chaque écriture en cliquant sur « OK ».

MODULE DE FORMATION SUR LA GESTION ET FINANCIERE ET COMPTABLE16

Au cours de la saisie, tous les mouvements du bordereau en cours sont affichés en permanence à l’écran. Tant que le bordereau n’est pas validé, vous pouvez les modifier ou les supprimer.

Après avoir saisi tous les mouvements, passez à la validation du bordereau. Celle-ci n’est possible que lorsque le bordereau est équilibré (le total débit et le total crédit sont affichés en permanence), sauf pour les journaux à contrepartie automatique où le système équilibre automatiquement le bordereau avec le sous compte de contrepartie associé.

Une fois le bordereau validé les mouvements saisis ne pourront plus faire l’objet de modification.

La validation, la modification et la suppression des écritures comptabilisées se feront par le chef comptable du niveau central.

FIGURE 1

Exercice n°2 :

En se basant sur les données de l’exercice n°1, la RM Kolda octroie une avance de 3 000 000 F CFA au DS Vélingara pour une supervision des postes de santé (450 000), une formation des sages-femmes des postes de santé (900 000) et monitoring PS (1 650 000) pour le premier trimestre 2018.

Questions :

1. Passer les écritures comptables concernant le décaissement dans le journal BANQUE

2. Passer les écritures comptables relatives aux pièces justificatives dans le journal ACHAT : (i) Cas d’une activité de supervision ; (ii) Cas d’une activité de formation ; (iii) Cas monitoring PS.

B. Rapprochement bancaire Le rapprochement bancaire doit se faire mensuellement. Il s’agit de pointer la liste des écritures du compte banque (521…) du logiciel TOM2PRO et le relevé bancaire délivré par la banque. (Figure 4).

Toute écriture passée au niveau du compte banque (521…) et non encore retracée sur le relevé bancaire délivré par la banque doit faire l’objet de suspens et classée au débit de la colonne « écritures non encore passées par la banque ».

Cependant, toutes les opérations passées sur le relevé bancaire non encore enregistrées au niveau du compte banque (521…) doivent faire l’objet de suspens au crédit de la colonne « Ecritures non encore passées par la comptabilité de la RM ». Pour ce faire il faut passer des écritures extracomptables.

A la fin du rapprochement, les soldes rapprochés doivent être égaux.

Le gestionnaire/comptable doit soumettre pour approbation l’état de rapprochement bancaire qu’il prépare, accompagné du relevé bancaire mensuel et de l’extraction du compte banque (521…).

Toutefois, pour procéder au rapprochement bancaire, le compte banque (521…) doit faire l’objet de paramétrage (figure 2). Le relevé bancaire de la période doit être saisi sous un numéro : Année en cours/Mois en cours (Figure 3).

MODULE DE FORMATION SUR LA GESTION ET FINANCIERE ET COMPTABLE 17

Figure 2

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Figure 3

Figure 4

MODULE DE FORMATION SUR LA GESTION ET FINANCIERE ET COMPTABLE 19

UNITE 5 : LE RAPPORT FINANCIER

Objectifs spécifiques : A la fin de leurs activités d’apprentissage, les participants seront capables de :

1. Expliquer les éléments du contenu d’un rapport financier

2. Expliquer comment on génère un rapport financier sur TOM2PRO

I. Rapport financier par un utilisateur de TOM 2PRO Le reporting financier est généré directement par le logiciel TOM2PRO. Ce reporting se fait une fois la comptabilité mise à jour et les états de rapprochement bancaires établis .

L’édition de ces rapports financiers (suivi budgétaire ou suivi décaissement) se fait en passant par le module suivi budgétaire ou module suivi décaissement.

a. Suivi Budgétaire Figure 1

MODULE DE FORMATION SUR LA GESTION ET FINANCIERE ET COMPTABLE20

b. Suivi Décaissement Figure 2

II. Rapport financier par un utilisateur de la maquette Excel créée pour les régions médicales et les district sanitaires qui ne disposent pas du TOM 2PRO Cette maquette est utilisée par les régions médicales qui ne disposent pas de logiciel TOM2PRO. Son remplissage se fait en suivant les instructions du guide d’utilisation .

a. Objectif de la maquette L’objectif global de la maquette est de permettre aux gestionnaires des régions médicales et des districts sanitaires d’enregistrer régulièrement, toutes les entrées et les sorties de fonds au niveau de leur centre de responsabilité et de produire périodiquement des rapports financiers fiables.

b. Présentation de la maquette La maquette comporte trois fichiers que sont le fichier des pièces comptables, le fichier du rapprochement bancaire et celui des journaux et rapports.

Le fichier « pièce comptable » comprend plusieurs feuilles similaires notées de 1 à 120. Chaque feuille renferme les principales informations suivantes : numéro de la pièce, code, intitulé de l’activité, montant, date, signature du gestionnaire et du responsable de la structure sanitaire.

Le fichier « rapprochement bancaire » comprend 12 feuilles, de janvier à décembre, pour faire mensuellement les rapprochements nécessaires.

Le fichier « journaux et rapports » comprend 6 feuilles que sont le journal de banque, la source de financement, le suivi budgétaire, le rapport financier, le suivi par compte Syscohada, le suivi par action du DPPD.

MODULE DE FORMATION SUR LA GESTION ET FINANCIERE ET COMPTABLE 21

La maquette se présente comme suit avec une page ouverte sur l’un des documents qu’est le Journal de Banque.

c. Enregistrements dans la maquette c.1. Démarrage du systéme

Pour appuyer la région médicale ou le district sanitaire, chaque partenaire appelé « Source de Financement » dispose d’un plan d’action qui renferme l’ensemble des interventions prévues au niveau régional ou de district. Pour démarrer la maquette, les premières écritures à passer consistent à :

l Copier les activités du plan d’action dans le document « suivi budgétaire » l Copier les montants des activités dans le document « suivi budgétaire » l Copier le budget des rubriques de dépenses dans le suivi par compte SYSCOHADA

C . 2. Source de financement

Ce document permet d’enregistrer le budget global du plan d’action et les avances périodiques faites par le partenaire. Le montant restant à recevoir est obtenu automatiquement. Les différentes rubriques du document sont :

la date de l’opération, la nature de l’opération, le numéro de la pièce comptable, le montant du budget, les avances reçues et le solde.

C. 3. Piéces comptables

Toutes les opérations quotidiennes doivent être enregistrées dans les pièces comptables, en raison d’une pièces par opération. Les principales informations contenues dans la pièces sont : nom de la structure sanitaire, numéro de la pièces, code de l’opération, nature de l’opération , montant, signatures du gestionnaire et du respsable de la structure sanitaire.

d. Production du rapport financier Le rapport est généré automatiquement à partir des enregistrements faits dans les pièces comptables. Le rapport présente mensuellement ou trimestriellement, selon la péridiocité souhaitée, la situation des fonds reçus, des dépenses effectuées et le solde . Le rapport inclue également le rapprochment bancaire. En effet, chaque mois ou chaque trimestre, un rapprochement doit être effectué à partir des informations contenues dans le journal de banque et du relevé bancaire, ce qui permet de procéder aux écritures de régularisation dans le journal de banque.

Par cette approche, un rapport financier peut être produit pour chaque partenaire de la région médicale ou du district ( Etat, comités de dévelopement sanitaires, collectivités territoriales, autres partenaires techniques et financier,...). Il peut aussi être consolidés avec les différents rapports pour obtenir le rapport financier global de tous les partenaires qui interviennent au niveau régional ou de district.

MODULE DE FORMATION SUR LA GESTION ET FINANCIERE ET COMPTABLE22

BIBLIOGRAPHIE ET DOCUMENTS DE REFERENCE

ACA, (2016), Manuel de formation sur la Gestion comptable et financière des régions médicales et districts sanitaires

ACA, Procédure de supervision de la gestion financière, document de travail

Diallo, A.S. (2016), Projet de Renforcement du Système de Santé : Atelier d’orientation des Sous Récipiendaires, Aspects de procédures administratives et financières, MSAS/DAGE, document de travail.

Ministère de la Santé et de l’Action sociale

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