Annex J19 - Standardized tool for MSAS capacity building - Module de formation SIS.pdf

MODULE DE FORMATION SUR LE

SYSTEME D’INFORMATION SANITAIRE

DANS LE SECTEUR DE LA SANTE

ET DE L’ACTION SOCIALE

Ministère de la Santé et de l’Action sociale

Prestataire d’Assistance Technique au Gouvernement du Sénégal (GoTAP) Composante du programme Santé de l’USAID, 2016 - 2021

Juillet 2020

MODULE DE FORMATION SUR LE SYSTEME D’INFORMATION SANITAIRE2

Ce module a été rendu possible grâce au soutien du peuple américain à travers l’Agence des Etats-Unis pour le Développement International (USAID). Les points de vue des auteurs exprimés dans cette publication ne reflètent pas nécessairement les avis de l’USAID ou du Gouvernement américain.

Citation recommandée : Government Technical Assistance Provider (GoTAP) : “Module de Formation sur le Financement Direct.” Préparé par Abt Associates, Rockville, Maryland. Soumis le 6 août 2019.

MODULE DE FORMATION SUR LE SYSTEME D’INFORMATION SANITAIRE 3

PREFACE

Dakar le 28 février 2020

MODULE DE FORMATION SUR LE SYSTEME D’INFORMATION SANITAIRE4

MODULE DE FORMATION SUR LE SYSTEME D’INFORMATION SANITAIRE 5

AE : Autorisation d’Engagement

AP : Autorisation de Programme

AQDR : Audit de la Qualité des données de routine

ARD : Agence Régionale de Développement

ARMP : Agence nationale de régulation des marches publics

BCI : Budget consolidé d’Investissement

CDS : Comité de développement Sanitaire

CIS : Comité Interne de Suivi

CL : Collectivité Locale

CP : Crédit de paiement

CPOCT : Comités de Planification Opérationnelle des Collectivités Territoriales (CT)

CRD : Comité régional de développement

COSO2 : Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission

CT : Collectivités Territoriales

DPBEP : Document de programmation budgétaire et économique pluriannuelles

DPPD : Document de programmation pluriannuelle des dépenses

DPRS : Direction de la planification de la Recherche et des Statistiques

ECD : Equipe Cadre de District

ECR : Equipe Cadre de Région

EPS : Etablissement Public de Santé

FDD : Fonds de Dotation de la Décentralisation

FECT : Fonds d’Equipement des Collectivités territoriales

FPACT : Fonds de Péréquation et d’Appui aux Collectivités territoriales

GAR : Gestion Axée sur les Résultats

GoTAP : Government Technical Assistance Provider

G2G : Gouvernement à Gouvernement

INTOSAI : Organisation Internationale des Institutions Supérieures de Contrôle des Finances Publiques

IIA : The Institute of internal auditors

MSAS : Ministère de la Santé et de l’Action Sociale

MCR : Médecin Chef de Région

MCD : Médecin Chef de District

ONG : Organisation Non Gouvernementale

OUTILS NORMALISÉS : Ensemble de documents et de supports didactiques décrivant les normes, procédures et protocoles régissant les domaines couverts par les formations destinées aux agents chargés de la mise en œuvre des programmes G2G.

PAI : Plan annuel d’Investissement

PAP : Projet Annuel de Performance

PCE : Plan comptable de l’Etat

PEFA : Indicateurs de performances des finances publiques

PO : Plan d’Opération

PNDL : Plan National de Développement Local

PNDS : Plan National de Développement Sanitaire

PNDSS : Plan national de développement sanitaire et social

PNLP : Programme National de Lutte contre le Paludisme

PNT : Programme National de lutte contre la tuberculose

POCT-Santé : Plans Opérationnels des Collectivités territoriales pour le secteur de la santé

PSE : Plan Sénégal Emergent

PTA : Plan de travail Annuel

PTF : Partenaire Technique et Financier

RAC : Revue Annuelle Conjointe

RAP : Rapport Annuel de Performance

SWOT : Analyse des forces, faiblesses, opportunités et menaces

TdC/ToC : Théorie du Changement

TOFE : Tableau des opérations financières de l’Etat

USAID : Agence des Etats Unis pour le Développement International

ACRONYMES ET ABRÉVIATIONS

MODULE DE FORMATION SUR LE SYSTEME D’INFORMATION SANITAIRE6

TABLE DES MATIÈRES

PREFACE 3

ACRONYMES ET ABRÉVIATIONS 5

I. DUREE DE LA FORMATION 8

II. PROFIL PROFESSIONNEL DES PARTICIPANTS 8

III. BUT ET OBJECTIFS GENERAUX 8

IV. UNITES THEMATIQUES DU MODULE 8

V. METHODOLOGIE ET METHODES D’EVALUATION 8

V. PLAN DE MISE EN APPLICATION DES APPRENTISSAGES DE L’ATELIER 9

VI. CONTENUS THEMATIQUES DU MODULE PAR UNITE 9

UNITE I : SYSTEME D’INFORMATION SANITAIRE (SIS) 10

I. Définition du Système d’Information Sanitaire (SIS) 10 II. Identifier les besoins d’information d’un système de santé 10 III. Définir un système de santé et ses composantes 10 IV. Composantes d’un système d’information sanitaire 12 V. Différents niveaux et fonctions de gestion du système de santé 13 VI. Importance de l’utilisation des données pour une prise de décision 13

UNITE 2 : LES PROCESSUS DE PRODUCTION DE L’INFORMATION SANITAIRE 17

I. Le processus global de gestion de l’information sanitaire 17 II. Les concepts-clés du processus global de gestion de l’information sanitaire 17

UNITE 3 : DEPOUILLEMENT DES DONNEES ET TACOJO 20

I. Le dépouillement 20 II. Le tableau statistique 21

UNITE 4 : UTILISATION DES DONNEES ISSUES DU SYSTEME D’INFORMATION

SANITAIRE POUR LA PRISE DE DECISIONS 22

I. Définition de l’indicateur 22 II. Les caractéristiques d’un bon indicateur 22 III. Le processus de prise de décision 23 IV. Utilisation /Plaidoyer auprès des décideurs 23

UNITE 5 : AUDIT DE LA QUALITE DES DONNEES 24

I. Le cadre théorique de l’AQDR 24 II. Critères de la qualité des données 25 III. La méthodologie de l’AQDR 25 IV. Appréciation de la qualité (disponibilité, complétude, promptitude, conformité, fiabilité, confidentialité, intégrité, précision…) des données de routine produites 26 V. Stratégie de la correction des erreurs 26 VI. Plan d’action pour l’amélioration de la qualité des données 27

UNITE 6 : UTILISATION DE LA PLATEFORME DHIS2 28

I. Le tableau de bord 28 II. Saisie des données 29 III. Contrôle de Qualité des données 30 IV. Les Rapports 30 V. Utilisation des modules d’analyse 31

BIBLIOGRAPHIE ET DOCUMENTS DE REFERENCE 35

MODULE DE FORMATION SUR LE SYSTEME D’INFORMATION SANITAIRE 7

MODULE DE FORMATION SUR LE SYSTEME

D’INFORMATION SANITAIRE ET SOCIAL

THEME : SYSTEME D’INFORMATION SANITAIRE

ET SOCIAL

MODULE DE FORMATION SUR LE SYSTEME D’INFORMATION SANITAIRE8

I. DUREE DE LA FORMATION : 5 jours

II. PROFIL PROFESSIONNEL DES PARTICIPANTS :

Tous les responsables et utilisateurs de données du système de santé

III. BUT ET OBJECTIFS GENERAUX

A. Finalité

Renforcer et améliorer le système d’information sanitaire et social.

B. But Renforcer les connaissances des principaux acteurs de la santé sur le système d’information sanitaire en vue d’optimiser le processus de prise de décision.

C. Objectifs généraux

1. Décrire le système d’information sanitaire mis en œuvre par le MSAS

2. Identifier les mesures nécessaires pour assurer une utilisation judicieuse du système d’information sanitaire à tous les niveaux de la pyramide sanitaire.

3. Expliquer l’utilisation et l’importance des différentes plateformes de gestion des données en usage au MSAS.

IV. UNITES THEMATIQUES DU MODULE

1. Système d’Information sanitaire (SIS)

2. Processus de production de l’information sanitaire

3. Dépouillement des données et TACOJO

4. Utilisation des données issues du système d’information sanitaire pour la prise de décisions

5. Audit de la qualité des données

6. Utilisation de la plateforme DHIS2 pour la gestion des données de routine

V. METHODOLOGIE ET METHODES D’EVALUATION

1. Méthodologie

La méthodologie de formation du module consiste à faire des :

m Présentations orales l Présentations interactives l Focus sur les modifications apportées aux différents outils l Partage d’expériences m Plénières m Exercices d’application l Enregistrement des données sur les outils primaires et secondaires l Collecte des données l Calcul des principaux indicateurs l Analyse et interprétation des données l Utilisation des données l Audit de la qualité des données m Visites de site l Archivage des outils de gestion au niveau des sites ciblés l Organisation du circuit d’information l Rôles et responsabilités des gestionnaires de données l Exploitation des outils pour le calcul des indicateurs

MODULE DE FORMATION SUR LE SYSTEME D’INFORMATION SANITAIRE 9

2. Méthodes d’évaluations m Organisation du prétest l Evaluer le niveau des différents participants avant de faire la formation l Identifier les participants champions qui doivent aider dans l’animation m Evaluation formative (post-test)

Voir le niveau d’évolution des différents participants

V. PLAN DE MISE EN APPLICATION DES APPRENTISSAGES DE L’ATELIER

Le plan de mise en application sert à assurer que chacun trace son parcours d’apprentissage pendant l’atelier pour s’en servir après dans le cadre du travail quotidien. Il devient donc un outil pour la période post- atelier qui :

l Servira de rappel des engagements pris pour la mise en application des apprentissages l Fera l’objet de discussion avec son superviseur l Permettra au personnel qui assure le suivi et l’évaluation de noter les progrès effectués et les obstacles éventuels rencontrés lors de la mise en application des apprentissages dans le service de chacun.

Le plan est sous-divisé en fiches de réflexion à remplir périodiquement, pendant que les apprentissages sont encore frais dans la mémoire de chacun. A la fin de l’atelier les fiches servent pour établir le plan à suivre après l’atelier. La première fiche est à remplir au début de l’atelier, une fois les objectifs et le programme expliqués, pour établir ce que chacun espère en tirer.

Pour la première fiche de réflexion relative aux objectifs de l’atelier et aux apprentissages principaux que chacun espère en tirer, se référer au document « Module de système d’information sanitaire : Plan de mise en application »

VI. CONTENUS THEMATIQUES DU MODULE PAR UNITE

MODULE DE FORMATION SUR LE SYSTEME D’INFORMATION SANITAIRE10

UNITE 1 : SYSTEME D’INFORMATION SANITAIRE

(SIS)

Objectifs spécifiques : A la fin de leurs activités d’apprentissage, les participants seront capables de :

1. Définir le Système d’information sanitaire (SIS)

2. Identifier les besoins d’information d’un système de santé

3. Définir un système de santé et ses composantes

4. Comprendre les méthodes de collecte et de rapportage des données

5. Décrire les fonctions et les différents niveaux de gestion d’un système de santé

6. Comprendre l’importance de l’utilisation des données pour la prise de décision à des fins de gestion.

Exercice no 1. Test de connaissances (travail individuel, affichage, visite de galerie ; commentaires et exploitation en plénière) l Définir les concepts suivants : données, information, système d’information, système d’information sanitaire.

l Définir les rôles du système d’information sanitaire selon les différents niveaux de la pyramide sanitaire.

I. Définition du Système d’Information Sanitaire (SIS) Système : C’est un ensemble de composantes/éléments inter reliés agissant en harmonie pour atteindre un but.

Système d’information : «Un système qui fournit un support d’information au processus de prise de décision à tous les niveaux d’une organisation » (Hurtubise, 1984)

Système d’Information Sanitaire (SIS) : c’est un système qui fournit un support d’information pour le processus de prise de décision à chaque niveau du système de santé.

II. Identifier les besoins d’information d’un système de santé L’information répond aux besoins des prestataires de service et elle doit être rapportée à des niveaux plus élevés, et pour cela il faut établir les trois étapes suivantes :

Etape 1 : Définir les fonctions de gestion à chaque niveau du système de santé

Etape 2 : Choisir les indicateurs essentiels pour des fonctions de gestion, à savoir :

l Les indicateurs d’état de santé et de surveillance des maladies l Les indicateurs des services de santé et programmes nationaux l Les indicateurs de ressources (humaines, physiques, financières).

Etape 3 : Opérationnaliser les indicateurs l Définir la périodicité l Définir la méthode de collecte de données.

III. Définir un système de santé et ses composantes Un Système de Santé est défini comme un système où tous les acteurs, établissements et ressources entreprennent des « actions de santé », c’est à dire des actions dont le but primaire est de favoriser, reconstituer ou maintenir la santé (OMS). Le SIS comporte six composantes :

A. Le sous-système de rapport de routine des services de santé Il est basé sur la collecte et l’analyse des données statistiques de routine dans les formations sanitaires publiques et privées. La collecte des données est faite de façon quotidienne par les formations sanitaires et la transmission assurée à partir de :

MODULE DE FORMATION SUR LE SYSTEME D’INFORMATION SANITAIRE 11

l Supports hebdomadaires pour la surveillance épidémiologique l Supports mensuels pour les formations sanitaires du premier niveau qui prennent en compte les activités des agents de santé communautaires travaillant au niveau des villages l Supports trimestriels pour les activités de certains programmes de santé spécifiques.

Dans le schéma initial, les rapports mensuels remplis sont transmis au niveau des districts sanitaires où une compilation se fait trimestriellement. Les rapports trimestriels de district prenant en compte les rapports trimestriels des EPS I, II, III issus de la consolidation des rapports mensuels des unités de soins sont transmis aux régions médicales pour une compilation et un acheminement au niveau central tous les semestres.

Depuis l’année 2016, le nouveau schéma est tel que les rapports périodiques sont élaborés puis saisis par leurs producteurs dans la plateforme de gestion en ligne utilisant l’outil informatique DHIS2. Les Superviseurs des districts et des régions médicales ont la charge de vérifier la complétude des rapports saisis et la qualité des données enregistrées.

B. Le sous-système d’information pour la surveillance épidémiologique La Direction de la Prévention est chargée de centraliser les données provenant des structures sanitaires, en rapport avec les maladies à potentiel épidémique et les pathologies sous surveillance. Ces données étaient transmises directement par téléphone (et/ou par courrier électronique) en début de chaque semaine pour une compilation mensuelle, trimestrielle, semestrielle et annuelle.

Avec la mise en place de la plateforme DHIS2, les données de surveillance épidémiologique sont saisies de façon hebdomadaire par les structures sanitaires du niveau opérationnel. Elles sont ensuite extraites au niveau central par la Division de la Surveillance épidémiologique et riposte vaccinale du MSAS et transmises au Bureau de l’Organisation Mondiale de la Santé (OMS).

C. Le sous-système d’information pour la gestion des programmes La coordination des programmes est sous la responsabilité de la Direction de la Lutte contre la Maladie (DLM).

Chaque programme dispose d’un système de Suivi& évaluation. La plupart d’entre eux utilisent les données du système d’information sanitaire par le canal du DHIS2.

D. Le sous-système d’information pour l’administration et la gestion des ressources Le système de routine prend en compte certaines données relatives à la disponibilité et à la gestion des infrastructures, des ressources humaines, financières et matérielles. Le MSAS, comporte en son sein :

l Une Direction des Ressources humaines (DRH), l Une Direction de l’Administration générale et de l’Equipement (DAGE), l Une Direction des Infrastructures, des Equipements et de la Maintenance (DIEM).

Les données recueillies sont stockées dans des bases de données logées dans ces différentes Directions et sont recueillies secondairement par la Direction de la Planification, de la Recherche et des Statistiques (DPRS), en attendant de développer des mécanismes d’interopérabilité avec la plateforme DHIS2 afin de disposer d’un entrepôt national unique de données.

E. Le sous-système des enquêtes et des études périodiques et ponctuelles Des enquêtes et études périodiques et ponctuelles sont réalisées pour évaluer la situation et les progrès de la mise en œuvre des politiques et des stratégies nationales. L’Agence Nationale de la Statistique et de la Démographie (ANSD) est chargée, au niveau national, de piloter les activités en rapport avec ce sous système. Elle fournit les données de population et des indicateurs relatifs à la santé à travers les grandes enquêtes telles que :

l les enquêtes démographiques et de santé (EDS), l les enquêtes démographiques et de santé continues (EDSC), les enquêtes sur les conditions de vie des ménages, l les enquêtes à indicateurs multiples (MICS).

l les données relatives aux recensements généraux de la population et de l’habitat, de l’agriculture et de l’élevage (RGPHAE).

F. Le sous-système d’information à base communautaire Ce sous système est conçu pour permettre de disposer de l’ensemble des données produites au niveau communautaire (cases et sites).Les informations collectées par les Organisations Communautaires de base (OCB) et les acteurs communautaires de santé (ACS), sont intégrées dans les rapports mensuels du niveau communautaire.

MODULE DE FORMATION SUR LE SYSTEME D’INFORMATION SANITAIRE12

IV. Composantes d’un système d’information sanitaire Le système d’information sanitaire est composé ainsi :

Figure 1 : Schéma des composantes d’un SIS

Les acteurs du système de santé

MODULE DE FORMATION SUR LE SYSTEME D’INFORMATION SANITAIRE 13

V. Différents niveaux et fonctions de gestion du système de santé

VI. Importance de l’utilisation des données pour une prise de décision

1. Processus global de gestion des données

Méthodologies de collecte de données et sources de données La méthodologie utilisée sera la combinaison d’une approche quantitative et d’une approche qualitative à différents niveaux de la pyramide sanitaire. La collecte des données se fera par :

l L’exploitation des rapports d’activités de données de routine à travers la plateforme DHIS2 l L’exploitation des rapports de supervisions l Des enquêtes appropriées auprès des bénéficiaires.

La périodicité de la collecte et de l’analyse est variable selon la nature de l’indicateur (hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle). Cela permet de faire le suivi de la performance du plan stratégique national.

Outils de collecte, de rapportage des données et Circuit de transmission Selon chaque niveau de la pyramide sanitaire, il existe des outils de collecte des données qui ont été standardisés, harmonisés et validés par le niveau central.

Ces outils permettent de faire une collecte et un rapportage périodique selon les programmes.

Exercice no 2:

a. Répertoriez les outils de collecte de données que vous avez l’habitude d’utiliser dans vos services respectifs dans le cadre du Système d’Information Sanitaire.

b. Expliquez pour chacun de ces outils les forces et limites éventuelles.

MODULE DE FORMATION SUR LE SYSTEME D’INFORMATION SANITAIRE14

Les outils de collecte Ce sont, entre autres, les Registres de consultations journalières : premiers documents de collecte de données permettant à chaque formation sanitaire d’enregistrer les informations.

Les registres listés ci-dessous constituent des exemples :

l Registre de consultation générale l Registre de consultation prénatale l Registre des accouchements l Registre de planification familiale l Registre de consultation des enfants sains l Registre de consultation des enfants malades l Registre d’hospitalisation.

Les outils de rapportage Le rapportage est réalisé avec les outils suivants :

l TACOJO : Tableau de collationnement journalier permettant de mieux effectuer le dépouillement. Le Tacojo est un outil de dépouillement des données consistant à compter suivant les valeurs des caractères observés. Il repose sur un certain nombre d’éléments à prendre en compte dans sa confection.

l Rapport global de zone du poste de santé : document de synthèse des données qui regroupe les activités de la zone de responsabilité du poste de santé.

l Rapport global du centre de santé : document de synthèse des données qui regroupe les activités de la zone de responsabilité du centre de santé.

l Rapport mensuel du niveau communautaire : document de synthèse des données qui regroupe les activités des cases de santé et des sites communautaires.

l Rapport trimestriel du district : c’est le document qui synthétise l’activité générale du district avec toutes ses composantes (cases, postes, sites, centres de santé).

l Formulaire de saisie : un espace de saisie dans l’interface utilisateur, pouvant comporter plusieurs zones ou champs.

Le circuit de transmission de l’information.

Il est basé sur le système de collecte des données de routine fournies par les districts à travers les outils (Registres, Rapport global de zone, plateforme DHIS2). Les rapports mensuels des structures sanitaires sont transmis à l’équipe cadre du district tous les mois et sont saisis dans le DHIS2 au plus tard le 15 du mois suivant. La Région Médicale et le niveau central vont apprécier la complétude, la promptitude et la qualité des données contenues dans ces rapports.

Cependant chaque trimestre, le District transmet les rapports en format papier à la Région Médicale.

Le rapport semestriel de la région incluant les données des Etablissements Publics de Santé est transmis au niveau central à la fin du mois suivant le semestre objet du rapport.

Après la transmission des rapports, les gestionnaires des données en font l’analyse à travers des indicateurs pour établir des stratégies afin d’améliorer le système de santé.

En somme, la collecte des données est une étape très importante dans l’obtention des données de qualité. Par ailleurs, un minimum de contrôle est un gage de correction d’erreurs parfois évidentes. La collecte ne doit pas être considérée comme une surcharge de travail si les besoins en informations ont été bien identifiés et les outils bien adaptés.

1.1 Le système d’information sanitaire

MODULE DE FORMATION SUR LE SYSTEME D’INFORMATION SANITAIRE 15

2. Types de données à collecter

MODULE DE FORMATION SUR LE SYSTEME D’INFORMATION SANITAIRE16

3. Cibles spécifiques selon l’âge

CIBLE SPECIFIQUE Proportion (rapportée à la population totale)

Grossesses Attendues Population totale x 0,0356

PEV (0 – 11mois) Population Totale x 0,0353

Cible (0 – 24 mois) Population totale x 0,0724

Cible (0 – 59 mois) Population totale x 0,1628

Cible (6 – 59 mois) Population totale x 0,1452

SRAJ (10-14 ans) Population totale x 0,1211

SRAJ (15-19 ans) Population totale x 0,1059

SRAJ (20-24 ans) Population totale x 0,0921

Femmes en Age de Procréer Population x 0,2420 âge (60 ans et plus) Population x 0,0549

4. Définition des concepts La donnée Il s’agit d’une statistique :

l obtenue après l’exécution d’activités l fournie par une source et décrivant une situation réelle ou prévisionnelle l obtenue par des mécanismes rétrospectifs l valable en une période déterminée, et qui a une durée de vie l retraçant des faits bruts (non traités).

L’information Une information est une donnée intégrée et interprétée. La mise en contexte d’une donnée crée de la valeur ajoutée et constitue une information.

L’indicateur Les indicateurs de santé sont des mesures pouvant résumer un ensemble de statistiques. Ils permettent de déterminer, de façon directe ou indirecte, l’état de santé de la population, d’identifier les besoins et de mesurer le niveau d’atteinte des objectifs.

5. Les domaines d’utilisation des données

a. l’étape de l’analyse situationnelle l Identifier les besoins dans une perspective de planification l Analyser les déterminants des problèmes de santé.

b. A l’étape planification / prise de décisions l Orienter la planification des interventions de santé l Donner une base d’informations aux processus décisionnels fondés sur les preuves l Etablir des priorités l Orienter les stratégies et approches.

c. A l’étape de plaidoyer l Disposer d’évidences pour plaider en faveur de ressources supplémentaires (financement, personnel, services, etc.).

MODULE DE FORMATION SUR LE SYSTEME D’INFORMATION SANITAIRE 17

UNITE 2 : LES PROCESSUS DE PRODUCTION

DE L’INFORMATION SANITAIRE

Objectifs spécifiques : A la fin de cette partie les participants seront capables de :

1. Décrire le processus global de gestion de l’information sanitaire

2. Définir les concepts-clés du processus global de gestion de l’information sanitaire.

I. Le processus global de gestion de l’information sanitaire

II. Les concepts-clés du processus global de gestion de l’information sanitaire Le processus commence par la collecte des données, suivie de l’enregistrement des données sur les supports, puis le dépouillement, la transmission, l’audit de la qualité des données, l’archivage, et enfin l’analyse et l’utilisation des données pour une prise de décision.

1. La collecte des données C’est le rassemblement et l’enregistrement des données. Elle est alimentée par l’activité des structures de santé publiques et privées et se fait à partir de différents supports de collecte de données du système de santé.

2. Enregistrement des données sur les supports Le responsable de la structure/ de l’unité doit veiller au remplissage correct, exhaustif et à temps de tous les outils de gestion mis à sa disposition (registres, fiches de collecte, etc.).

3. Le dépouillement des données C’est la phase qui permet de passer du registre au rapport mensuel.

L’opération consiste à répartir les unités statistiques en les comptant suivant les valeurs des caractères observés.

Cela peut se faire en utilisant des outils tels que le tableau de collationnement journalier (TACOJO).

ACTIVITES CLASSEMENT TOTAL

CPN1 ////////// 10

CPN2 ///// - ///// 5-5

CPN3 ///// 5

CPN4 /// 3

MODULE DE FORMATION SUR LE SYSTEME D’INFORMATION SANITAIRE18

4. Analyse des données Il s’agit d’une opération de comparaison des données sur deux ou plusieurs situations. Ces situations peuvent être de type temporel ou géographique, en se basant sur des indicateurs de référence. Elle permet d’aller vers la prise de décision motivée.

5. Archivage des données Action de recueillir, de classer et de conserver les documents à des fins de consultation ultérieure. L’information doit être stockée là où elle est la plus utilisée pour en faciliter l’accès aux utilisateurs principaux. Il est physique et/ou électronique.

6. Transmission des données Toute opération consistant à partager une information d’un niveau à un autre suivant un circuit prédéfini.

Cette opération se fait en utilisant des rapports dédiés à chaque niveau de structures de la pyramide sanitaire.

7. L’audit de la qualité des données L’audit de la qualité des données est un processus de vérification du dispositif de gestion des données sanitaires en vue de contribuer à l’amélioration du système d’information sanitaire.

8. Planification C’est la phase d’utilisation des données. Elle intervient à la suite de l’identification des problèmes en vue d’apporter des mesures correctrices.

Elle définit quoi faire, comment le faire, avec quoi, avec qui, quand le faire et comment évaluer ce qui sera fait.

9. Circuit de l’information Il y a deux options pour le circuit de l’information :

m Le circuit classique :

Les données compilées sous forme de rapports d’activités sont transmises de l’échelon inférieur à l’échelon supérieur avec une périodicité variable :

Un mois entre les PS et les DS, Trois mois entre le DS et la RM, Six mois entre la RM et le niveau central.

m Le circuit moderne :

Il s’agit de l’automatisation de la transmission des données. Les rapports sont saisis dans la plateforme selon les délais impartis aux points de prestations de services. Après saisie, ces données sont soumises à la validation par le supérieur hiérarchique.

NB : Réflexion engagée sur l’élaboration de rapports succincts narratifs au niveau district et région pour soutenir et affiner les analyses.

MODULE DE FORMATION SUR LE SYSTEME D’INFORMATION SANITAIRE 19

UNITE 3 : DEPOUILLEMENT DES DONNEES

ET TACOJO

Objectifs spécifiques A la fin de la session, les participants seront capables de :

1. Dépouiller les données à partir des supports de base

2. Concevoir un tableau statistique.

Définition :

Le dépouillement est l’ensemble des opérations qui ont lieu après la vérification des données et qui permettent d’obtenir des tableaux statistiques présentant les résultats obtenus.

Les étapes successives du dépouillement sont de :

l Classer les observations selon les modalités du caractère étudié l Compter les unités ainsi rangées dans chaque classe l Totaliser les valeurs concernant chaque caractère quantitatif.

I. Le dépouillement Deux procédés :

l le dépouillement manuel l le dépouillement mécanographe qui nécessite un matériel spécial, il n’est d’ailleurs justifié que pour le traitement d’un nombre assez grand de documents.

l le dépouillement utilisant les technologies de l’information et de la communication (TIC)

Pour le dépouillement manuel il existe deux options :

l le classement par partage successif l le classement par pointage.

a. Le classement par partage successif :

Il ne peut être utilisé que si l’on a affaire à des documents individuels, tels que bulletins de naissances, bulletins de décès, observation d’un malade dans un service.

Le tri se fait en constituant des paquets dans lesquels sont rangés tous les documents ou figure un même caractère.

Par exemple :

Un ensemble de bulletins de décès peut être divisé en deux paquets selon le sexe masculin et féminin.

Lorsque cette répartition est terminée, on compte le nombre des bulletins dans chacun des paquets qui viennent d’être constitués. Les résultats sont inscrits dans un tableau dans la case correspondant au caractère étudié.

b. Le classement par pointage Il est utilisable aussi bien pour le tri des observations figurant sur des documents individuels que pour le tri des observations figurant sur une liste collective.

Au fur et à mesure de la lecture des documents individuels ou de la liste collective, on pointe dans la case appropriée un signe par exemple : un bâton

Pour éviter les erreurs de comptage à la fin du dépouillement, on regroupe les bâtons par 5, en utilisant les procédés suivants :

l Soit par paquet de 5 barres ///// l Soit des carrés avec une diagonale, Ex : Pour 13 observations, le comptage est plus facile sous la forme de paquet de ///// (5) que sous la forme ///////////// (13)

Il est préférable de confier ce travail à deux personnes, une lisant les documents et l’autre pointant dans les cases.

MODULE DE FORMATION SUR LE SYSTEME D’INFORMATION SANITAIRE20

II. Le tableau statistique En général il s’agit du tableau de collationnement journalier (TACOJO). Les cases du tableau doivent être assez grandes pour contenir les signes de pointage.

Ex. TACOJO CPN Journée du ……………………….

Répartition des maladies par groupe d’âge

MODULE DE FORMATION SUR LE SYSTEME D’INFORMATION SANITAIRE 21

UNITE 4 : UTILISATION DES DONNEES ISSUES

DU SYSTEME D’INFORMATION SANITAIRE POUR

LA PRISE DE DECISIONS

Objectifs spécifiques : A la fin de cette session les participants seront en mesure de :

1. Définir l’indicateur

2. Donner les caractéristiques d’un bon indicateur

3. Expliquer le processus de prise de décisions fondées sur le système d’information sanitaire

4. Elaborer un plan d’utilisation des données issues du système d’information sanitaire.

Introduction L’analyse du soutien informationnel demande de procéder par une approche plus systémique afin de faire ressortir les problèmes en vue de les résoudre. En effet, le système d’information sanitaire à des fins de gestion (SIG) n’est pas un ensemble d’éléments dichotomiques où il est question de trancher entre oui et non ou bon et mauvais. Il s’agit d’une combinaison de composantes dynamiques coordonnées dans le cadre d’un système d’information unifié, décentralisé et apte à contribuer à la réalisation d’un mode d’organisation rationnelle des services de santé. Il est partie intégrante du processus gestionnaire dans la prise de décision à tous les niveaux du système de santé.

Cependant, il y a lieu de recentrer la question en se basant sur les éléments fondamentaux qui le sous-tendent à savoir :

a. La définition d’indicateurs pertinents par rapport à des objectifs précis de chaque programme retenu.

b. La définition de relations fonctionnelles entre les différents acteurs intervenant dans la réalisation des programmes dans le cadre d’un circuit unifié et décentralisé des informations.

c. L’existence d’une autorité technique avec les profils appropriés à tous les niveaux de décentralisation du système, afin de favoriser une analyse objective aidant dans la prise de décision.

d. La mise au point de supports de base et de formulaires de rapports adéquats en fonction des besoins en informations à tous les niveaux du système. Ils doivent être standardisés et reconnus par les différents intervenants, non seulement au niveau central mais encore aux niveaux intermédiaire et périphérique où se trouvent les fournisseurs et premiers utilisateurs de données.

e. La mise au point de mécanismes à la portée de tous les concernés afin que le remplissage des supports de base, leur dépouillement de même que l’analyse et la notification des données recueillies ou la rétro-information se fassent de manière simple et soient d’une utilité pratique à tous les niveaux.

f. La motivation du personnel par une formation adéquate et une information régulière et suffisante sur l’ensemble du système et son développement.

g. La décentralisation des moyens nécessaires à la mise en place et au développement du système retenu, en fonction des préoccupations en matière de surveillance continue et d’évaluation des programmes.

I. Définition de l’indicateur Un indicateur est un instrument de mesure, un outil pour la gestion. Chaque niveau nécessite des indicateurs pertinents correspondant aux fonctions opérationnelles, logistiques, de supervision, d’affectations des ressources, etc...

Certains sont communs à tous les niveaux et d’autres sont spécifiques.

II. Les caractéristiques d’un bon indicateur

1. La validité : la validité est la qualité d’un indicateur qui mesure effectivement ce qu’il est censé mesurer.

2. La disponibilité : si les données ne sont pas disponibles, il sera difficile de calculer l’indicateur de manière répétée pour montrer l’évolution.

3. La pertinence : l’indicateur correspond à une préoccupation, une attente, un engagement en lien avec l’objectif dont il contribue à mesurer l’atteinte ; il illustre concrètement, en tout ou en partie, le résultat, le phénomène ou l’objet qu’on veut mesurer ; il renseigne bien sur les effets des activités et est utile pour apprécier les résultats obtenus.

4. La désagrégation : il s’agit de mesurer les conditions importantes pour différentes zones (urbaines/ rurales), pour différents groupes d’âge, etc...

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5. La comparabilité temporelle et internationale : il s’agit de comparer les valeurs d’un indicateur pour un même groupe à différents moments afin de suivre l’évolution. C’est une mesure à intervalles réguliers et appropriés en fonction des objectifs et des activités du programme. La comparabilité internationale peut être atteinte en utilisant des définitions standard des indicateurs.

6. La facilité de compréhension : les indicateurs doivent avoir un sens concret pour les utilisateurs potentiels qui pourront donc en comprendre les applications.

7. La sensibilité au changement : la valeur de l’indicateur change en fonction des variations du phénomène observé.

8. La représentativité : les changements mesurés par l’indicateur doivent être applicables à d’autres groupes ayant les mêmes caractéristiques que le groupe duquel les données ont été obtenues. Si l’on désire une représentativité nationale, il faut choisir les données selon un échantillonnage approprié.

9. La fiabilité : une mesure est fiable si dans les mêmes circonstances on obtient le même résultat. Par exemple, le poids d’une personne devrait être identique sur deux balances différentes. Les chiffres isolés ont souvent peu de signification en regard de l’importance ou l’ampleur d’un phénomène. Les données n’ont de sens que si elles sont exprimées par rapport à d’autres données.

Pour apprécier l’importance d’un phénomène dans deux localités, il faut faire une comparaison entre le nombre de cas et la population touchée. On y établit alors un rapport. Le rapport est l’expression de la relation entre deux quantités ; il n’y a pas nécessairement de relation entre le numérateur et le dénominateur. Un rapport peut se présenter sous forme de :

l proportion, l taux, l ratio, l indice.

III. Le processus de prise de décision Etape 1 : Prise de décisions factuelles Elle consiste à transformer l’information en savoir et à prendre des décisions. Il faut utiliser les données probantes dont on dispose pour prendre les meilleures décisions possibles. Il faut éviter le décalage entre ce que l’on sait et ce que l’on fait (ou « décalage entre savoir et faire »). Instaurer une culture où les mesures prises reposent sur des faits avérés.

Ces étapes sont essentielles à la collecte et à l’analyse des données ainsi qu’à la présentation et à la diffusion de l’information.

Etape 2 : Elaboration d’un plan d’utilisation des données Le plan doit comprendre un calendrier de dissémination et des activités visant à encourager l’utilisation des données, comme des ateliers de discussions pour l’appropriation des données, pour la planification et l’amélioration des programmes. Il existe des stratégies visant à promouvoir la dissémination et l’utilisation des données, notamment :

1. Assurer une appropriation étendue des données

2. Assurer la dissémination de données de qualité en temps opportun

3. Déterminer quelles sont les informations appropriées pour différents utilisateurs

4. Allouer des ressources suffisantes pour la dissémination des données

5. Fournir une assistance pour l’utilisation des données.

IV. Utilisation /Plaidoyer auprès des décideurs Le plaidoyer est un processus qui consiste à fournir les informations pertinentes aux décideurs dans une perspective de les influencer afin d’apporter des changements systématiques pour une meilleure performance des systèmes d’information sanitaire, y compris la performance des systèmes sanitaires. Il porte sur les personnes et institutions qui décident ou influencent de manière significative, la prise de décision pour l’amélioration du système d’information sanitaire. Le processus est consigné dans un plan de plaidoyer décrivant plusieurs étapes :

l L’identification des informations de l’audit liées aux problèmes et à leurs causes l La détermination des résultats qui sont attendus après avoir résolu et contrôlé les causes sous-jacentes l L’identification des cibles l La spécification des actions conformément à la stratégie l L’assignation des responsabilités.

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UNITE 5 : AUDIT DE LA QUALITE DES DONNEES

Objectifs spécifiques A la fin de la session, les participants seront capables de :

l Comprendre le cadre théorique de l’AQDR l Identifier les critères de qualité pertinents de l’AQDR l Décrire la méthodologie d’AQDR l Apprécier la qualité (disponibilité, complétude, promptitude, conformité, fiabilité, confidentialité, intégrité, précision…) des données de routine produites l Mettre en œuvre la stratégie de correction des erreurs l Elaborer un plan d’action pour l’amélioration de la qualité des données.

Définition de la notion d’audit de la qualité des données sanitaires L’audit de la qualité des données est un processus de gestion et de vérification du dispositif des données sanitaires. Il contribue à l’amélioration du système d’information sanitaire. L’audit de la qualité des données obéit aux principes de la rigueur méthodologique, de la compétence, de l’exactitude/fiabilité, d’utilité et d’accessibilité.

L’intérêt de l’audit de la qualité des données est de minimiser les risques d’erreurs et d’incohérences dans les données enregistrées au niveau des points de prestations de services. L’audit de la qualité des données permet ainsi au niveau national de produire un annuaire statistique des données qui peut constituer un outil de plaidoyer en faveur de ressources supplémentaires (financement, personnel, services, etc.).

I. Le cadre théorique de l’AQDR

Ex ac tit ud e, F ia bi lit é, P ré ci si on , C on fid en tia lit é, Co m pl ét ud e, p ro m pt itu de

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II. Critères de la qualité des données

CRITERES DEFINITION

Exactitude Les données mesurent ce qu’elles doivent mesurer

Conformité entre la valeur de la donnée transcrite au niveau de la source de référence et celle transmise

Fiabilité Les données sont générées par des protocoles qui ne changent pas en fonction de la personne qui les utilise, du moment et de la fréquence de leur utilisation (compréhension indicateur+++)

Précision

Données suffisamment détaillées pour mesurer les indicateurs (exemple : précision sexe, âges…)

Cas des indicateurs composites+++)

Complétude Nombre de rapports reçus par rapport au nombre de rapports attendus

Promptitude Nombre de rapports reçus à temps par rapport au nombre de rapports attendus

Confidentialité Les données personnelles sont conservées avec sécurité et sont à l’abri de toute divulgation

III. La méthodologie de l’AQDR Elle suit les cinq phases suivantes :

Phase 1: Préparatoire l Faire une revue documentaire sur les programmes objet de l’AQDR l Elaborer les TDRs de l’AQDR l Sélectionner les indicateurs objets de l’AQDR (au minimum 2 et au maximum 4) l Retenir la période objet de l’AQDR.

Phase 2 : Unité de Suivi-Evaluation (niveau central) l Evaluer le système de gestion des données au niveau central l Vérifier la conformité des données entre les rapports et la base de données l S’entretenir avec les informateurs-clés.

Phase 3 : Niveau intermédiaire (région, district, ONG, OCB…) l Evaluer le système de transmission à partir du niveau inférieur, de compilation et d’archivage des données l Vérifier la conformité entre niveau central/région et région/district l S’entretenir avec les informateurs-clés.

Phase 4 : Points de prestation de services l Evaluer la qualité du remplissage des outils de collecte primaire l Evaluer le système d’archivage des données l Vérifier la conformité des données entre le niveau intermédiaire et les points de prestation de services l S’entretenir avec les informateurs-clés l Evaluer la disponibilité et la qualité de remplissage des outils détenus par les clients (carnet de santé).

Phase 5 : Elaboration rapport (Plan de recommandations) l Proposer un plan d’amélioration de la qualité des données l Rédiger le rapport d’audit.

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Après ces phases, la méthodologie consiste aussi à sélectionner le site. Il y a deux procédures possibles pour la sélection des sites :

l une sélection ciblée (non probabiliste) ; ces sites peuvent être sélectionnés sur la base de leurs tailles, de la qualité supposée des données….

l une sélection aléatoire (probabiliste) ; les sites peuvent être sélectionnés selon une procédure stratifiée, en grappe, à plusieurs degrés.

IV. Appréciation de la qualité (disponibilité, complétude, promptitude, conformité, fiabilité, confidentialité, intégrité, précision…) des données de routine produites Quelques statistiques liées d’AQDR Evaluation de la qualité du système de gestion des données

Index de qualité Nombre de oui

IQ = ---------------------------------------- x 100

Nombre de oui + Nombre de non

Exhaustivité et respect des délais des rapports

Taux de complétude Nombre de rapports envoyés

TC = -------------------------------------------- x100

Nombre de rapport attendus

Taux d’exhaustivité Nombre de rapports complets envoyés

TE= --------------------------------------------------- x100

Nombre de rapports attendus

Exhaustivité et respect des délais des rapports

Taux de promptitude Nombre de rapports reçus à temps

TP = --------------------------------------------- x100

Nombre de rapports attendus

Conformité des données Rapport de Conformité (facteur de vérification)

VR (au niveau supérieur)

RC = ------------------------------------------------------

VT (au niveau de la source de référence)

VR = valeur rapportée

VT = valeur trouvée

Idéalement RC = 1

V. Stratégie de la correction des erreurs l Identifier l’erreur l Noter l’erreur dans le document approprié l Faire un feedback à la personne qui collecte les données l Vérifier avec cette personne, dans le document de base correspondant (exemple : registre) l Corriger l’erreur dans le rapport l Informer tous ceux qui ont reçu le rapport de la manière dont l’erreur a été corrigée l Signaler dans le document approprié que l’erreur est corrigée.

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VI. Plan d’action pour l’amélioration de la qualité des données

Problèmes majeurs identifiés Causes Solutions Acteurs Chronogramme Responsable du suivi

Exercice N°5 :

Etude de cas : Extrait d’un registre de consultations prénatales pour lequel les informations sont confrontées aux données du rapport global de zone, après consultation du DHIS2

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UNITE 6 : UTILISATION DE LA PLATEFORME

DHIS2

Objectifs spécifiques : A la fin de leurs activités d’apprentissage, les participants seront capables de :

1. Comprendre le tableau de bord

2. Faire la saisie des données

3. Contrôler les données à partir du DHIS2

4. Générer un rapport

5. Utiliser les modules d’analyse.

Introduction Le District Heath Information Software (DHIS2) est un système modulaire gratuit et ouvert. Il a été développé dans le cadre d’un projet de recherche et de développement du département informatique de l’Université d’OSLO (Norvège) appelé Health Information System Project (HISP). Le DHIS2 est orienté vers la gestion des données statistiques.

Cette application est aujourd’hui utilisée dans plusieurs pays.

Pour se connecter à la plateforme, il faut utiliser le lien : senegal.dhis2.org, inscrire le login et le mot de passe, puis choisir la langue de son choix.

I. Le tableau de bord Le tableau de bord permet à l’utilisateur de suivre l’évolution des indicateurs et des données sanitaires à partir des tableaux, des graphiques et des cartes déjà enregistrés dans les favoris (tableau croisé dynamique, visualiseur de données et SIG).

Présentation des boutons du tableau de bord:

Au niveau de la première barre figurent les liens « DHIS2 » et « système d’information sanitaire /MSAS » qui permettent toujours de faire un retour à la page d’accueil et les menus « chercher Applis » et « Profil ».

a. « Chercher Applis » : permet de visualiser l’ensemble des boutons de fonctionnalité de la plateforme en fonction des profils

b. « Profil » : permet à l’utilisateur de se déconnecter, de changer de mot de passe, de faire la mise à jour de son profil, entre autres ….

Au niveau de la deuxième barre figurent des textes sous forme de lien

a. Affichage du nom de l’utilisateur (lien d’affichage du profil)

b. Mettre à jour le profil : permet de modifier les informations de l’utilisateur

c. Ecrire un feedback : permet de remonter un constat ou un manquement aux administrateurs en vue d’une prise en charge ou d’une éventuelle correction.

d. Message non lu : permet de lister les messages non lus par l’utilisateur

e. Partager une interprétation : permet aux utilisateurs de partager des interprétations sur des outils d’analyse.

Au niveau de la troisième barre, figurent des boutons et un champ de recherche

a. Profil : permet d’afficher le profil de l’utilisateur,

b. Message : permet d’envoyer des messages et des feed backs aux utilisateurs

c. Interprétation : permet de faire des interprétations et des graphiques qui sont partagés dans un groupe d’utilisateurs

d. Champ de recherche : permet de chercher des utilisateurs, des graphiques, des cartes et des rapports

e. Chercher : permet de rechercher un utilisateur, un rapport et un favori déjà enregistré (tableau, carte, graphique…).

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Au niveau de la quatrième barre, figurent les boutons suivants :

a. Ajouter : permet à l’utilisateur de pouvoir créer son propre tableau de bord

b. Gérer : permet de renommer le tableau de bord actuel, d’y ajouter des éléments ou de supprimer les éléments en fonction des droits accordés

c. Partager : permet de partager un tableau de bord avec d’autres utilisateurs avec possibilité de leur assigner certains droits

d. Bouton de défilement : permet à l’utilisateur de défiler d’un tableau de bord à un autre.

II. Saisie des données C’est l’opération qui permet d’enregistrer manuellement les données dans la plateforme DHIS2.

Ces données sont saisies en sélectionnant l’unité d’organisation, l’ensemble de données et la période.

L’opération de saisie permet de contrôler la cohérence des données avec les « règles de validation » déjà établies. Une fois saisies, ces informations permettent aussi d’élaborer les rapports de complétude et de promptitude en cliquant sur le bouton « terminer ».

NB : il ne faut jamais oublier de cliquer sur le bouton « terminer » pour pouvoir générer le rapport de complétude et de promptitude des données saisies.

Contrairement à beaucoup d’autres logiciels de saisie, la plateforme DHIS2 permet de faire des saisies offline (hors connexion) pendant une période de déconnexion momentanée sans pour autant perdre les informations.

Remarque : On ne peut saisir en mode hors connexion (offline) que suite à une connexion internet perdue. En période offline (déconnexion) les données sont localement enregistrées dans la machine.

Au rétablissement de la connexion internet et suite à l’apparition des messages : « il y’a des données enregistrées localement, veuillez les charger dans le serveur » et « Agent de mise en ligne » ;

il faudra toujours cliquer sur ce dernier message pour envoyer les données dans le serveur.

Comment faire la saisie ?

3 Cliquer sur « Apps » -> « saisie des données » 3 Choisir « l’unité organisation » 3 Sélectionner « ensemble de donnée » qui n’est rien d’autre que le formulaire de saisie

3 Sélectionner « la période de saisie ».

Toujours appuyer sur « entrer » ou sur le bouton « Tab » pour passer d’une cellule de saisie à une autre.

Quand on clique sur une cellule de saisie, il y a en haut à droite la description du champ composée :

l du nom de la structure l de la période de saisie l de l’élément de donnée.

NB : Une donnée saisie est automatiquement enregistrée dans la plateforme DHIS2.