Annex J10_ Standardized tool for MSAS capacity building_Module de formation_Comptabilite des Matieres.pdf

MODULE DE FORMATION SUR LA

COMPTABILITE DES MATIERES

DANS LE SECTEUR DE LA SANTE

ET DE L’ACTION SOCIALE

Ministère de la Santé et de l’Action sociale

Prestataire d’Assistance Technique au Gouvernement du Sénégal (GoTAP) Composante du programme Santé de l’USAID, 2016 - 2021

Juillet 2020

Ce module a été rendu possible grâce au soutien du peuple américain à travers l’Agence des Etats-Unis pour le Développement International (USAID). Les points de vue des auteurs exprimés dans cette publication ne reflètent pas nécessairement les avis de l’USAID ou du Gouvernement américain.

Citation recommandée : Government Technical Assistance Provider (GoTAP) : “Module de Formation sur le Financement Direct.” Préparé par Abt Associates, Rockville, Maryland. Soumis le 6 août 2019.

MODULE DE FORMATION SUR LA COMPTABILITE DES MATIERES 3

PREFACE

Dakar le 28 février 2020

MODULE DE FORMATION SUR LA COMPTABILITE DES MATIERES4

MODULE DE FORMATION SUR LA COMPTABILITE DES MATIERES 5

Table des matières

PREFACE 3

I. DUREE DE LA FORMATION 8

II. PROFIL PROFESSIONNEL DES PARTICIPANTS 8

III. BUT ET OBJECTIFS GENERAUX 8

IV. UNITES THEMATIQUES DU MODULE 8

V. PLAN DE MISE EN APPLICATION DES APPRENTISSAGES DE L’ATELIER 8

VI. CONTENUS THEMATIQUES DU MODULE PAR UNITE 8

Unité 1 : LA COMPTABILITÉ DES MATIÈRES : DÉFINITION ET SPÉCIFICITÉS 9

A. Note sur la comptabilité 9

B. Définition de la comptabilité des matières 9

C. Spécificités de la comptabilité des matières 9

Unité 2 : LES ACTEURS DE LA COMPTABILITÉ DES MATIÈRES : ATTRIBUTIONS ET RESPONSABILITÉS 10

A. Les structures chargées de la comptabilité des matières : article 6 à 10 du décret 2018-84 10

B. Les acteurs chargés de la comptabilité des matières : article 11 à 40 du décret 2018-842 10

Unité 3 : LES PROCÉDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE DES MATIÈRES 12

Unité 4 : LES PROCÉDURES DE GESTION COMPTABLE DES MATIÈRES 13

1. Distinction entre matières du premier groupe et matières du second groupe 13

II. Nomenclature des comptes de matières 13

III. Codification des matières 13

Unité 5 : LES DOCUMENTS MODÈLES DE LA COMPTABILITÉ DES MATIÈRES 14

1.Le Bon d’Entrée : Modèle 1 14

2. Le Bon de Sortie Définitive : Modèle 2 14

3. Le Bon de Sortie Provisoire : Modèle 2 bis 14

4. Le Procès-Verbal de Réception : Modèle 3 15

5. Fiche de Consommation de Stocks des Matières du 2ème Groupe : Modèle 4 15

6. Le Procès-Verbal de Réforme : Modèle 5 15

7. Le Livre-Journal : Modèle 6 15

8.Le Grand-Livre des Matières : Modèle 7 16

9. Fiche d’Inventaire Individuel Contradictoire Des Matières du 1er Groupe 16

10. Le Relevé Récapitulatif des Matières : Modèle 9 16

11. Le Procès-Verbal de Recensement : Modèle 10 16

12. Le Procès-Verbal de Vente ou de Destruction : Modèle 11 17

13. Le Certificat Administratif Portant Autorisation : Modèle 12 17

Unité 6 : LES DOCUMENTS MODÈLES DE LA COMPTABILITÉ DES MATIÈRES 18

I. Recueil des exercices pratiques 18

ANNEXE 21

MODULE DE FORMATION SUR LA COMPTABILITE DES MATIERES6

MODULE DE FORMATION SUR LA COMPTABILITE DES MATIERES 7

MODULE DE FORMATION SUR LA COMPTABILITE

DES MATIERES

THEME : COMPTABILITE DES MATIERES

MODULE DE FORMATION SUR LA COMPTABILITE DES MATIERES8

I. DUREE DE LA FORMATION : 3 jours

II. PROFIL PROFESSIONNEL DES PARTICIPANTS :

Comptables des matières des niveaux central et régional

III. BUT ET OBJECTIFS GENERAUX

A. But

Renforcer les compétences des comptables du MSAS pour la gestion de la comptabilité des matières, y compris les attributions et responsabilités des acteurs, les procédures de gestion administrative et de gestion comptable des matières, et les supports des enregistrements.

B. Objectifs généraux

1. Expliquer l’importance de la comptabilité des matières.

2. Appliquer de façon appropriée les dispositions du décret n°2018-842 du 9 mai 2018 à la comptabilité des matières de leur structure

IV. UNITES THEMATIQUES DU MODULE

1. La Comptabilité des Matières : définition et spécificités

2. Les Acteurs de la Comptabilité des matières : attributions et responsabilités

3. Les Procédures de Gestion Administrative des matières

4. Les Procédures de Gestion Comptable des matières

5. Les Supports des enregistrements

6. Application des Apprentissages tirés des différentes Unités thématiques

V. PLAN DE MISE EN APPLICATION DES APPRENTISSAGES DE L’ATELIER

Le plan de mise en application sert à assurer que chacun trace son parcours d’apprentissage pendant l’atelier pour s’en servir après dans le cadre du travail quotidien. Il devient donc un outil pour la période post- atelier qui :

l Servira de rappel des engagements pris pour la mise en application des apprentissages l Fera l’objet de discussion avec son superviseur l Permettra au personnel qui assure le suivi et l’évaluation de noter les progrès effectués et les obstacles éventuels rencontrés lors de la mise en application des apprentissages dans le service de chacun.

Le plan est sous-divisé en fiches de réflexion à remplir périodiquement, pendant que les apprentissages sont encore frais dans la mémoire de chacun. A la fin de l’atelier les fiches servent pour établir le plan à suivre après l’atelier. La première fiche est à remplir au début de l’atelier, une fois les objectifs et le programme expliqués, pour établir ce que chacun espère en tirer.

Pour la première fiche de réflexion relative aux objectifs de l’atelier et aux apprentissages principaux que chacun espère en tirer, se référer au document « Module de comptabilité des matières : Plan de mise en application »

VI. CONTENUS THEMATIQUES DU MODULE PAR UNITE

MODULE DE FORMATION SUR LA COMPTABILITE DES MATIERES 9

UNITE 1 : LA COMPTABILITÉ DES MATIÈRES :

DÉFINITION ET SPÉCIFICITÉS /1

Objectifs spécifiques : A la fin de leurs activités d’apprentissage, les participants seront capables de :

1. Expliquer ce qu’est la comptabilité des matières

2. Citer au moins deux spécificités de la comptabilité des matières

Apport d’informations

A. Note sur la comptabilité Toute entreprise publique ou privée doit mettre en place une comptabilité destinée à l’information externe et interne.

A cet effet :

l Elle classe, saisit, enregistre dans sa comptabilité toutes les opérations entraînant des mouvements de valeurs qui sont traitées avec des tiers ou qui sont constatées ou effectuées dans le cadre de sa gestion interne l Elle fournit, après traitement approprié de ces opérations, les comptes ainsi que les informations nécessaires aux besoins des divers utilisateurs.

Ainsi, la comptabilité remplit plusieurs fonctions importantes. Elle permet de :

l Disposer de toutes les informations financières sur les périodes passées et actuelles.

l Mieux analyser la situation passée et actuelle de la structure et établir des prévisions l Justifier l’utilisation des ressources (financières et matérielles) l V érifier que les activités réalisées sont conformes aux plans.

La comptabilité est aussi un facteur de transparence et de confiance pour les tiers. Elle est un moyen de preuve, en cas de contentieux. A ce titre, elle revêt une fonction juridique. La comptabilité est un outil de contrôle interne et externe de l’utilisation des ressources mises à la disposition d’un agent ou d’une structure.

B. Définition de la comptabilité des matières La comptabilité des matières est définie comme suit par les dispositions du décret n°2018-842 du 09 mai 2018 :

« C’est une comptabilité d’inventaire permanent ayant pour objet de décrire les existants qui sont des biens meubles et immeubles et des stocks autres que les deniers, valeurs et archives administratives. »

C. Spécificités de la comptabilité des matières :

C’est une comptabilité

1. à partie simple

2. des quantités

3. qui décrit les mouvements d’entrée et de sortie.

MODULE DE FORMATION SUR LA COMPTABILITE DES MATIERES10

UNITE 2 : LES ACTEURS DE LA COMPTABILITÉ DES

MATIÈRES : ATTRIBUTIONS ET RESPONSABILITÉS

Objectifs spécifiques : A la fin de leurs activités d’apprentissage, les participants seront capables de:

1. Lister les acteurs impliqués dans la comptabilité des matières et les attributions de chacun d’eux

2. Expliquer les incompatibilités qui peuvent s’appliquer pour les comptables des matières.

Apport d’informations

A. Les structures chargées de la comptabilité des matières : article 6 à 10 du décret 2018-842 :

Elles sont de deux ordres :

l La structure principale de gestion des matières située au niveau de l’Institution (Ministères, Collectivités territoriales, Etablissements publics, …) l Les structures secondaires de gestion des matières situées au niveau des directions centrales, missions diplomatiques, services déconcentrés de l’institution.

La structure principale assure la gestion des matières qui lui sont confiées, coordonne les activités des structures secondaires qui lui sont rattachées et centralise toutes les opérations de ces dernières.

Les structures secondaires assurent la gestion des matières qui leur sont confiées. Leurs opérations sont centralisées au niveau de la structure principale dont elles dépendent.

B. Les acteurs chargés de la comptabilité des matières : article 11 à 40 du décret 2018- 842 :

Les principaux acteurs sont :

l Les ordonnateurs des matières l Les comptables des matières (comptable d’ordre, comptable principal et comptable secondaire) l Les autres acteurs que sont : les magasiniers-fichistes des matières, le détenteur des matières et l’utilisateur final des matières.

Toute matière est placée sous la responsabilité du comptable des matières qui l’a prise en charge et, le cas échéant, sous celle du détenteur utilisateur ou du magasinier-fichiste.

Toutefois, le mobilier ou les objets meublants ou ménagers, mis à la disposition des occupants de logements administratifs ou conventionnés, sont placés sous la responsabilité de l’occupant détenteur.

Les ordonnateurs des matières Un ordonnateur des matières est l’autorité habilitée à donner des ordres de mouvements des matières. Il est responsable des mouvements qu’il ordonne. A ce titre, il doit produire un compte administratif au plus tard le 30 juin suivant la clôture de la gestion précédente.

Les présidents d’institution constitutionnelle, les ministres, les représentants légaux des collectivités territoriales, les directeurs d’établissement public ou organismes soumis aux règles de la comptabilité publique sont les ordonnateurs principaux des matières.

Les comptables des matières Les comptables des matières sont des personnes habilitées à assurer la tenue de la comptabilité des matières.

A ce titre, ils prennent en charge les ordres de mouvements émanant des ordonnateurs des matières et assurent la garde et la conservation des matières.

Les comptables des matières sont de deux catégories : le comptable d’ordre et les comptables chargés de la gestion des matières

Le comptable d’ordre :

Le comptable d’ordre est choisi et nommé parmi les agents publics de la hiérarchie A ou assimilés, au niveau du Ministère chargé des Finances. Il est celui qui centralise et présente dans ses écritures et ses comptes les opérations exécutées par d’autres comptables.

MODULE DE FORMATION SUR LA COMPTABILITE DES MATIERES 11

Les comptables chargées de la gestion des matières :

On distingue dans cette catégorie de comptables le comptable principal des matières et le comptable secondaire des matières.

Le comptable principal des matières est un agent de la hiérarchie B au moins nommé au niveau de chaque institution constitutionnelle, ministère ou autres organisme public similaire. Il rend compte de sa gestion à la Cour des Comptes. Il assure la tenue de toutes les opérations relevant de sa compétence. Il centralise l’ensemble des opérations des comptables secondaires des matières qui lui sont rattachés. Chaque comptable principal des matières transmet, par trimestre, au comptable d’ordre des matières, les informations et données comptables, aux fins d’élaboration du compte central des matières de l’Etat.

Le comptable secondaire des matières est celui dont les opérations sont centralisées par le comptable principal des matières à qui il rend compte. Il transmet trimestriellement les données et informations à la gestion de la comptabilité des matières de son ressort, au comptable principal dont il dépend.

l Les autres acteurs sont :

m le magasinier-fichiste des matières : il est le conservateur des matières et stock entreposés dans le magasin dont il a la gestion. Il en suit les mouvements à travers des fiches de stock. Il conserve les pièces justificatives des entrées et sorties de son magasin. Il est rattaché à un comptable des matières à qui il rend compte.

m Le détenteur des matières est le responsable du service utilisateur des matières. Il assure la garde et la conservation des matières dont la mise à la disposition est différée. Il tient des fiches de détenteurs des matières et transmet périodiquement au comptable des matières de la structure la situation des matières détenues.

m L’utilisateur final des matières est l’agent qui utilise les matières et fournitures qui lui sont affectées pour l’exercice de ses fonctions. Il est responsable de ces matières.

l Les incompatibilités :

m Les fonctions d’ordonnateur sont incompatible avec celles de comptables des matières.

m Les fonctions de comptable des matières sont incompatibles avec celles de comptable des deniers.

m Les conjoints, les ascendants et les descendants des ordonnateurs des matières ne peuvent être comptables des matières des organismes auprès desquels ces ordonnateurs des matières exercent leurs fonctions.

MODULE DE FORMATION SUR LA COMPTABILITE DES MATIERES12

UNITE 3 : LES PROCÉDURES DE GESTION

ADMINISTRATIVE DES MATIÈRES

Objectifs spécifiques :

A la fin de leurs activités d’apprentissage, les participants seront capables de :

1. Lister les faits générateurs d’une entrée de matières et les pièces justificatives des entrées

2. Dire comment sont valorisées les entrées de matières

3. Faire la distinction entre les mouvements internes de matières et les sorties de matières et lister les pièces justificatives de chacun de ces mouvements

4. Expliquer les faits générateurs d’une sortie de matières et citer les pièces justificatives de chaque type de sortie

5. Expliquer les types d’inventaires à affecter en comptabilité des matières

Apport d’informations La réception des matières d’un montant inférieur ou égal au seuil fixé par instruction du Ministre chargé des Finances est faite par le comptable des matières et un agent désigné à cet effet par l’ordonnateur des matières.

La réception est effectuée au vu du bordereau de livraison établi par le fournisseur.

Le bordereau de livraison, revêtu de la signature du comptable des matières et de l’agent dûment mandaté par l’ordonnateur, tient lieu de procès-verbal de réception.

La réception des matières d’une valeur supérieure au seuil fixé par instruction du Ministre chargé des Finances est effectuée par une commission de réception composée d’au moins trois membres désignés par l’ordonnateur des matières. Il en est de même pour la réception des dons et legs, quels qu’en soient le montant et l’origine.

La valeur d’entrée d’une matière dans le patrimoine de l’Etat est :

l La valeur d’apport pour les matières reçues en donation l Le coût réel d’acquisition pour les matières achetées l La valeur vénale ou valeur actuelle pour les matières acquises à titre gratuit l Le coût de production pour les immobilisations créées par l’organisme public pour lui-même.

La comptabilité des matières étant une comptabilité d’inventaire permanent, il est fait obligation au comptable des matières de tenir les fiches d’inventaire individuel contradictoire et les fiches de stock des matières.

L’ensemble de ces fiches constitue le grand-livre des matières.

Le comptable des matières doit périodiquement procéder à un inventaire tournant des matières pour vérifier la concordance du solde théorique du grand livre et l’existant physique des matières. A la fin de chaque exercice budgétaire, l’ordonnateur des matières doit organiser un recensement global des matières en attente d’affectation et de celles en service. Les écarts éventuels entre le solde théorique et l’existant physique doivent être justifiés et donnent lieu à un rajustement comptable.

Les sorties des matières interchangeables sont évaluées soit en considérant que la première entrée est la première sortie soit au coût moyen pondéré.

MODULE DE FORMATION SUR LA COMPTABILITE DES MATIERES 13

UNITE 4 : LES PROCÉDURES DE GESTION

COMPTABLE DES MATIÈRES

Objectifs spécifiques : A la fin de leurs activités d’apprentissage, les participants seront capables de :

1. Expliquer ce qui différencie une matière du premier groupe d’une matière du second groupe

2. Expliquer les informations à inclure dans la codification des matières

3. Citer les supports et documents qui vont avec chaque catégorie d’activité.

Apport d’informations

1. Distinction entre matières du premier groupe et matières du second groupe La comptabilité des matières classe les articles en deux groupes distincts en considérant la consomptibilité immédiate ou sur le long terme de chaque article. Ainsi les matières du premier groupe sont celles qui peuvent être utilisées sur plusieurs années sans être entièrement consumées : fauteuil, ordinateur par exemple.

Les matières du second groupe sont celles qui, de par la nature de l’utilisation à laquelle elles se prêtent, peuvent être considérées comme consommées dès leur premier usage : un bloc-notes ou crayon, carburant par exemple.

II. Nomenclature des comptes de matières La quantité et la diversité des articles qu’on peut trouver dans différents services d’un même établissement ou d’un même ministère devraient pouvoir être inventoriées et valorisées afin de déterminer la composition et la valeur du patrimoine dudit établissement ou ministère et être envoyées au comptable d’ordre des matières de l’Etat qui centralise tous les comptes des matières de l’Etat. Pour que cette centralisation puisse être faite de façon harmonieuse, il est important d’unifier la nomenclature des comptes de matières de tous les organismes publics.

Cette nomenclature organise le classement par numéro des différents articles en les distinguant en deux groupes comme indiqué ci-dessus et, en subdivisant chaque groupe en comptes principaux, comptes divisionnaires et sous comptes.

De plus amples informations sur la nomenclature unifiées peuvent être obtenues à la Direction du Matériel et du Transit Administratif (DMTA) qui est par ailleurs l’organe centralisateur de la comptabilité des matières de l’Etat.

III. Codification des matières Toutes les matières à savoir les fournitures, les consommables ainsi que les biens meubles et immeubles doivent faire l’objet d’une codification.

La détermination du code s’appuie sur la nomenclature budgétaire de l’Etat ou de l’organisme public concerné.

Les informations à inclure dans le code comprennent :

l la nature du bien l l’année d’acquisition l le numéro d’ordre l le lieu géographique d’affectation l la structure d’affectation l la source de financement.

l Immatriculation.

Les biens meubles et immeubles doivent, en plus, faire l’objet d’immatriculation. L’immatriculation consiste à inscrire ou à marquer physiquement un numéro sur un bien meuble ou immeuble afin de faciliter son identification.

MODULE DE FORMATION SUR LA COMPTABILITE DES MATIERES14

UNITE 5 : LES DOCUMENTS MODÈLES DE LA

COMPTABILITÉ DES MATIÈRES /1

Objectifs spécifiques : A la fin de leurs activités d’apprentissage, les participants seront capables de :

1. Identifier les différents supports des mouvements et enregistrements des matières.

1.Le Bon d’Entrée : Modèle 1 Définition :

Le bon d’entrée est le titre de mouvement qui permet la comptabilisation des entrées de matières dans l’existant.

Moment d’utilisation :

Chaque fois qu’il y a :

l Achat de matières ;

l Acquisition à titre gratuit ;

l Constatation d’existant non pris en charge ou d’excédent reconnu par la commission de recensement (naissance d’animaux, récolte, extraction de matières) ;

l Transformation ou changement de dénomination d’une matière ;

l Constitution ou dislocation d’une unité collective ;

l Installation d’un comptable des matières ;

l Nouvelle gestion (pour l’enregistrement de la balance d’entrée).

Responsable :

Le bon d’entrée est établi sur décision de l’ordonnateur des matières.

2. Le Bon de Sortie Définitive : Modèle 2 Définition :

Le bon de sortie définitive est le titre de mouvement qui permet la comptabilisation des matières sorties de l’existant.

Moment d’utilisation :

Chaque fois qu’il y a :

l Cession ou vente de matières ;

l Transformation ou changement de dénomination d’une matière ;

l Constatation de déficit, disparition, démolition, ou destruction de matières ;

l Dépôt de matières reformées au Service des Domaines.

Responsable :

Le bon de sortie définitive est établi sur décision de l’ordonnateur des matières.

3. Le Bon de Sortie Provisoire : Modèle 2 bis Définition :

Le bon de sortie provisoire est le titre de mouvement par lequel l’ordonnateur des matières autorise la sortie, momentanément de l’enceinte du service, de matières du premier groupe. Il est à noter que les mouvements qui font l’objet d’un bon de sortie provisoire n’affectent pas l’existant.

Moment d’utilisation :

Chaque fois qu’il y a :

l Sortie de matières du premier groupe pour entretien ou réparation ;

l Sortie de matières du premier groupe pour location ou prêt.

Responsable :

Le bon de sortie provisoire est établi en trois exemplaires par l’ordonnateur des matières qui en donne copie au comptable des matières.

Le bon de sortie provisoire n’est enregistré que pour mémoire dans le grand-livre des matières et le livre-journal.

MODULE DE FORMATION SUR LA COMPTABILITE DES MATIERES 15

4. Le Procès-Verbal de Réception : Modèle 3 Définition :

Le procès-verbal de réception est la pièce qui permet l’enregistrement comptable d’un bon d’entrée relatif à des matières supérieures à 300.000 F ou à des matières obtenues sous forme de don.

Moment d’utilisation :

Chaque fois qu’il y a :

l Réception de matières d’une valeur supérieure à 300.000 F ;

l Don de matières (quelle que soit la valeur du don).

Responsable :

Le procès-verbal de réception est préparé par le comptable des matières. Il est présenté ensuite, en même temps que les matières à recevoir, à la commission de réception pour approbation.

5. Fiche de Consommation de Stocks des Matières du 2ème Groupe : Modèle 4 Définition :

La fiche de consommation de stock de matières du 2ème groupe est le document dans lequel le comptable des matières suit les consommations des matières du 2ème groupe avant leur comptabilisation en sortie définitive.

Moment d’utilisation :

Chaque fois que des matières du 2ème groupe sont remises sans bon de sortie définitive à un utilisateur ou son consommées et justifiées par l’utilisateur.

Responsable :

Quand le comptable des matières remet directement aux utilisateurs de petites quantités de matières supposées être consommées dès la remise, la fiche est tenue par le comptable des matières.

Si l’utilisateur est détenteur de grandes quantités de matières - ce qui suppose que la consommation n’est pas immédiate - une fiche sera tenue par le comptable des matières, et une autre par le détenteur.

6. Le Procès-Verbal de Réforme : Modèle 5 Définition :

Le procès-verbal de réforme est le document dans lequel les décisions concernant les matières proposées à la réforme sont spécifiées.

Moment d’utilisation :

Chaque fois que la commission de réforme se réunit pour décider du sort des matières proposées à la réforme.

Responsable :

Le procès-verbal de réforme est établi par le comptable des matières qui le présente, en même temps que les matières proposées à la réforme, à la commission de réforme. Après y avoir porté ses appréciations et signatures, la commission de réforme transmet le procès-verbal de réforme au Ministre chargé des Finances pour approbation.

7. Le Livre-Journal : Modèle 6 Définition :

Le livre-journal est le document dans lequel les opérations décrites sur les titres de mouvement sont enregistrées dans l’ordre chronologique de leur réalisation.

Moment d’utilisation :

Le livre-journal est servi chaque fois qu’un titre de mouvement est établi.

Rappel :

Les titre de mouvement sont : le bon d’entrée, le bon de sortie définitive et le bon de sortie provisoire.

Responsable :

Le livre-journal est tenu par le comptable des matières.

MODULE DE FORMATION SUR LA COMPTABILITE DES MATIERES16

8.Le Grand-Livre des Matières : Modèle 7 Définition :

Le grand-livre des comptes de matières présente chronologiquement, par compte de matière, les mouvements des matières décrites sur les bons d’entrée et les bons de sortie.

Un compte est un support individualisé sur lequel les opérations concernant une matière sont suivies. Un compte est identifié par un numéro et un intitulé. Le grand-livre des matières est constitué par l’ensemble des comptes de matières ouverts par le service.

Moment d’utilisation :

Le grand livre des matières est servi chaque fois qu’est établi un bon d’entrée ou un bon de sortie (sortie définitive comme sortie provisoire).

Responsable :

Le grand livre est tenu par le comptable des matières.

9. Fiche d’Inventaire Individuel Contradictoire Des Matières du 1er Groupe confiées à un Détenteur : Modèle 8 Définition :

La fiche d’inventaire individuel contradictoire des matières du 1er groupe confiées à un détenteur (modèle 8) est le document par lequel le comptable des matières et l’agent détenteur de matières du 1er groupe suivent les mouvements de remise et de reprise de ces matières.

Moment d’utilisation :

l Chaque fois que des matières du premier groupe sont affectées à un agent ;

l Chaque fois qu’un agent détenteur retourne au comptable des matières tout, ou partie des matières du premier groupe qui lui étaient remises ;

l A chaque nouvelle gestion.

Responsable :

La fiche d’inventaire individuel contradictoire des matières du 1er groupe confiées à un détenteur est établie par le comptable des matières qui en fait tenir copie au détenteur.

10. Le Relevé Récapitulatif des Matières : Modèle 9 Définition :

Le Relevé Récapitulatif des matières est le document dans lequel le comptable des matières porte, pour les besoins de la commission de recensement, la liste des matières et les quantités existantes dans sa comptabilité au jour du recensement.

Moment d’utilisation :

Chaque fois qu’un recensement des matières est à faire.

Responsable :

Le relevé récapitulatif des matières est établi par le comptable des matières.

11. Le Procès-Verbal de Recensement : Modèle 10 Définition :

Le procès-verbal de recensement est le document dans lequel la commission de recensement porte les résultants de l’inventaire physique.

Moment d’utilisation :

l A la fin de chaque année financière ;

l Lors de chaque installation de comptable ;

l En tant que de besoin.

Responsable :

Le procès-verbal de recensement est établi par la commission de recensement. Si le recensement révèle des écarts entre l’existant comptable et l’existant physique, la commission envoie un exemplaire du procès-verbal de recensement au Ministère chargé des Finances pour information.

MODULE DE FORMATION SUR LA COMPTABILITE DES MATIERES 17

12. Le Procès-Verbal de Vente ou de Destruction : Modèle 11 NB : Le même modèle est utilisé aussi bien pour un procès-verbal de vente que pour un procès-verbal de destruction.

Définition :

Le procès-verbal de vente ou de destruction est le document dans lequel l’agent chargé de la vente ou de la destruction des matières, constate l’exécution des opérations qui lui étaient confiées.

Moment d’utilisation :

Chaque fois que des matières prises de l’existant sont vendues ou détruites.

Responsable :

Le procès-verbal de vente est établi par l’agent du Service des Domaines chargé des ventes.

Le procès-verbal de destruction est établi par la commission de destruction des matières.

13. Le Certificat Administratif Portant Autorisation : Modèle 12 Définition :

Le certificat administratif est la pièce par laquelle l’ordonnateur des matières ou son délégué autorise l’ordonnateur des matières à procéder à des opérations exceptionnelles d’entrée ou de sortie de matières. Les opérations exceptionnelles sont les opérations autres que celles justifiées par des factures ou actes de donation pour les entrées, ou par une décharge officielle pour les sorties.

Moment d’utilisation :

Chaque fois qu’il y a entrée ou sortie de matière due à :

l Un changement de dénomination ;

l Une dislocation ou constitution d’unité collective ;

l Une destruction, démolition ou transformation ;

l Une perte, un déficit ou un excédent reconnu.

Responsable :

Il est établi par l’administrateur des matières et approuvé par l’ordonnateur des matières ou son délégué.

MODULE DE FORMATION SUR LA COMPTABILITE DES MATIERES18

UNITE 6 : LES DOCUMENTS MODÈLES DE LA

COMPTABILITÉ DES MATIÈRES

Objectif spécifique : A la fin de leurs activités d’apprentissage, les participants seront capables de :

Remplir les différents documents de comptabilité des matières, à partir d’un exercice d’application.

I. Recueil des exercices pratiques l Les exercices couvrent successivement toutes les opérations, de la création d’une nomenclature des comptes à l’inventaire de fin d’année.

l Pour traiter les exercices les participants auront besoin de documents comme des bons d’entrée ou bons de sortie, un livre journal et autres ; ces documents seront placés dans une clé USB disponible pour chaque participant.

l Le temps alloué pour traiter chaque exercice est indiqué au début de chaque exercice.

l Régulièrement des plénières de mise en commun seront organisées pour s’assurer que tout le monde a la bonne solution des exercices.

Voir les modèles des documents dans fichier à part (clé USB pour chaque participant).

MODULE DE FORMATION SUR LA COMPTABILITE DES MATIERES 19

Exercice N°1 : Nomenclature des Comptes Durée : 1 heure (30 mn pour faire l’exercice individuellement dans la salle de plénière et 30 mn pour le traiter collectivement en plénière)

Travail à faire : Développer la nomenclature des comptes en donnant un nom et un numéro à chacun des 3 niveaux de compte : principal, divisionnaire ou sous-compte, en se référant à la nomenclature à titre indicatif ci-dessous.

MATIERES COMPTE

PRINCIPAL

COMPTE

DIVISIONNAIRE

SOUS-COMPTE

INTITULE No. INTITULE No. INTITULE No.

Table-bureau Ministre

Transparent pour reliure

Armoire de bureau métallique 2 portes

Climatiseur 2 CV de bureau

Fauteuil de bureau fixe non bourré

Ordinateur IBM

4 X 4 Pick up Ford

Bloc-notes petit modèle

Bloc-notes grand modèle

Cartouche d’impression

Radio cassette de secrétariat Marque Philips

Groupe électrogène

Chaises métalliques de bureau

Chambre à coucher: catégorie A

Salon en cuir

Bic Bleu

Bic Rouge

Bic Noir

Rame de papier fort

Rame de papier pelure

Chemises à sangles cartonnées

Machine off set

MODULE DE FORMATION SUR LA COMPTABILITE DES MATIERES20

Exercice N°2 : Enregistrements de Bons d’Entrée et de Bon de sortie Durée : 1h15 (1h pour faire l’exercice en petits groupes et 15 mn pour le suivre le corrigé en plénière)

Le 10/01/2014, votre service reçoit de la DMTA 5 fauteuils de bureau fixes non bourrés à 40.000 F l’unité, soit une valeur totale de 200.000 F ;

Le 01/02/2014, votre service reçoit de la DMTA 2 climatiseurs 2 CV à 280.000 F l’unité, soit un montant total de

560.000 F ;

Le 14/02/2014, un salon en cuir vous est envoyé par la DMTA pour une valeur de 2.300.000 F ;

Le 22/04/2014, la papeterie Claire Afrique vous livre 300 transparents reliure à 100 F l’unité, soit un montant total de

30.000 F ;

Le 23/04/2014, votre service utilise 96 transparents reliures à 100 F l’unité, soit une valeur totale de 96.000 F ;

Le 24/04/2014, la papeterie Claire Afrique vous livre 180 bics bleus à 90 F l’unité, soit un montant total de 16.200 F ;

Le 24/04/2014, vous recevez de la papeterie Claire Afrique 12 chemises à sangles cartonnées à 1.000 F l’unité, soit un montant total de 12.000 F ;

Le 25/04/2014, votre service utilise les fournitures suivantes :

l 75 bics bleus achetés à 90 F l’unité, soit une valeur totale de 6.750 F l 10 chemises à sangles cartonnées achetées à 1.000 F l’unité, soit une valeur totale de 10.000 F.

Travail à faire :

Etablir les bons d’entrée et les bons de sortie nécessaires et procéder aux enregistrements dans votre livre journal et dans le grand livre des comptes.

NB : Le comptable des matières est Ibrahima Lo et l’ordonnateur des matières le MCR Saïba Diallo.

Exercice N° 3 : affectation de matières Durée : 45mn (30 mn pour traiter l’exercice individuellement dans la salle de plénière et 15 mn pour suivre le corrigé en plénière)

Les matières que vous venez de porter dans vos livres sont affectées comme suit :

1. Au domicile de M. Diagne (Assistant Technique, Adresse: 4, Rue du Thiong): un salon en cuir

2. Dans le bureau de M. Sène (Directeur du Service, Adresse: 14, Rue de Thiers - Pièce No. 10): 1 fauteuil de bureau fixe non bourré, 1 Climatiseur 2 CV, 1 table de bureau ministre

3. Dans le bureau de M. Dieng (Chef Service Technique, Adresse: 14, Rue de Thiers - Pièce No. 19): 2 fauteuils de bureau fixes non bourrés, 1 climatiseur 2 CV, 2 tables bureau ministre.

Travail à faire : Vous êtes au 27.04.14, aucune fiche d’inventaire individuel contradictoire n’ayant été établie auparavant, il vous est demandé de remplir les fiches d’inventaire individuel contradictoire en considérant la date d’achat comme la date d’affectation des matières.

Exercice N°4 : Réception et entrée de matières Durée : 1 heure (45 mn pour traiter l’exercice à faire en petits groupes, 15 mn pour un corrigé en plénière)

Le 27.04.14 votre service reçoit livraison des articles commandés à Sandaga-Distribution (voir facture No. 100 annexée)

Le 02.05.14 votre service reçoit en don, de l’Association des Amis du Sahel, une radio cassette de marque Philips d’une valeur de 269.000 F

Travail à faire : Enregistrer les opérations dans les documents concernés.

N.B: Le papier est comptabilisé par rame. Le transparent est comptabilisé par feuille.

MODULE DE FORMATION SUR LA COMPTABILITE DES MATIERES 21

Annexe Sandaga-Distribution 11, Avenue Emile Badiane Reg. de Com. 97A1641 Tél: 33 822-57-85 Compte bancaire SGBS Dakar Dakar, le 24-04-14

Doit: Service

B.P: 49, Sénégal

Facture N°100

Quantité Désignation Prix Unitaire Total

Cartons de 12 rames de papier fort

Blocs note petit modèle

Chemises à sangles cartonnées

Paquet de 100 transparents pour reliure

Fauteuils de bureau fixe N.B

ARRETE LA PRESENTE FACTURE

A LA SOMME DE: DEUX CENT

SOIXANTE NEUF MILLE

FRANCS.

60.000

1.500

10 000

38.000

120.000

38.000

15.000

20.000

76.000

269.000

MODULE DE FORMATION SUR LA COMPTABILITE DES MATIERES22

Exercice N°5 : Différentes sorties de matières Durée : 1heure (45 minutes exercices en petits groupes ; 15 mn correction en plénière)

Travail à faire : Enregistrez successivement les opérations ci-dessous :

1. Le 10.05.14 vous avez remis à M. Sall, Responsable de la Formation, pour un séminaire, les matières suivantes:

20 bics bleus et 5 rames de papier fort. Ces matières sont considérées comme définitivement consommées.

2. Le 15.05.14, le service envoie en réparation à Buhan & Teisseire le climatiseur qui était dans le bureau du Chef du Service Technique et la radio cassette qui était dans le magasin.

3. Le 30.05.14, Buhan & Teisseire vous retourne le climatiseur après réparation. Le même jour, le comptable réaffecte le climatiseur à Mr Dieng, Chef du Service Technique.

Exercice N°6 : sortie suite à une réforme de matières Durée : 1heure (45 minutes exercices en petits groupes ; 15 mn correction en plénière)

Travail à faire : Enregistrezr successivement les opérations ci-dessous :

1. Le 10.06.14, la commission de réforme réunie, propose la réforme et la vente à 50.000 F du climatiseur qui était dans le bureau du Directeur.

2. Le 12.06.14, vous recevez un PV vous notifiant que le climatiseur a été vendu à 50.000 F (cf PV de vente).

3. Le 14.06.14, le comptable des matières a repris le climatiseur du bureau de M. Sène et l’a remis à M. Diop, acquéreur.

Exercice N°7 : remise de matières à un détenteur et suivi des consommations Durée : 1heure (45 minutes exercices en petits groupes ; 15 mn correction en plénière)

Travail à faire : Enregistrez les opérations suivantes dans les fiches de consommations de stocks, établissez les bons de sortie et faites les enregistrements au livre-journal et au grand-livre.

N.B: Le papier transparent est comptabilisé par feuille.

1. Le 02.07.14 vous remettez à B. Dieng (Chef Service Technique) une dotation de 1 paquet de papiers transparents, 10 blocs notes, 1 boîte de 25 bics bleus, 5 rames de papier fort et 10 chemises à sangles cartonnées.

2. Le 02.07. 14, vous remettez à Kane 1 bic bleu, à Ndiaye 1 bic bleu.

3. Le 05.07.14, vous remettez à Diouf 1 bloc-notes PM, à Kane 1 bloc- notes

4. PM, au gardien Fall 1 bic bleu.

5. Pour B. Dieng, les consommations au 31.07.14 sont les suivantes: 60 transparents reliure, 10 blocs-notes PM, 4 bics bleus, 2 rames de papier fort et 7 chemises à sangles.

Exercice N°8 : travaux de fin d’exercice, l’inventaire des matières Durée : 1h 30 mn (1 heure pour l’exercice en petits groupes ; 30 mn correction en plénière)

Travail à faire :

C’est le 30. 12. 14.

Vous avez pour tâche de préparer le relevé récapitulatif des matières.

La commission de recensement a constaté l’existence des matières suivantes:

MODULE DE FORMATION SUR LA COMPTABILITE DES MATIERES 23

Désignation En Attente d’Affectation En service En sortie

Provisoire Total

Fauteuil de bureau fixe bourré 4 4 8

Climatiseur 2 CV - 1 1

Table bureau Ministre 2 3 5

Radio cassette Philips - 1 1

Salon en cuir 1 1

Transparent pour reliure 134 - 134

Bic bleu 60 - 60

Chemises à sangles cartonnées

5 - 5

Bloc-notes petit modèle 81 - 81

Rame de papier fort 17 - 17

Etablissez le procès-verbal de recensement.

Exercice N°9 : travaux de fin et de début d’exercice, le certificat administratif et la balance d’entrée

Durée : 1h 30 mn (1 heure pour l’exercice en petits groupes ; 30 mn correction en plénière)

Travail à faire :

1. Le 30 décembre 2014, établissez le certificat administratif et faites les écritures de régularisation nécessaires.

Le certificat administratif a été approuvé le même jour.

2. Le 1er janvier 2015, enregistrez la balance d’entrée au titre de la gestion 2014.

MODULE DE FORMATION SUR LA COMPTABILITE DES MATIERES24

Ministère de la Santé et de l’Action sociale

JUILLET 2020