Annex J6 b - MOWS accounting_financial and administrative Manual of Procedures_v2019.pdf

MANUEL DE PROCEDURES

ADMINISTRATIVES,

OPERATIONNELLES,

FINANCIERES ET

COMPTABLES DU MINISTERE

REPUBLIQUE DU SENEGAL

Un Peuple – Un But – Une Foi

MINISTERE DE L’EAU ET DE L’ASSAINISSEMENT

CHAPITRE 1 :

GENERALITES SUR LE MANUEL

VERSION FINALE

Date : Juin 2019

MEA : MPAOFC, chapitre 1 Introduction, version finale – Juin 2019 2

SOMMAIRE

SIGLES ET ABREVIATIONS

1. GENERALITES SUR LE MANUEL DE PROCEDURES

1.1 Contexte et justification de la mission

1.2 Importance du manuel de procédures pour le Ministère

1.3 Structuration et organisation du manuel

1.4 Définition et objectifs du manuel

1.5 Champ d’application du manuel

1.6 Procédures de mise à jour du manuel

1.6.1 Responsabilité de l’application du manuel

1.6.2 Mises à jour ultérieures du manuel

MEA : MPAOFC, chapitre 1 Introduction, version finale – Juin 2019 3

SIGLES ET ABREVIATIONS

DAGE Direction de l’Administration générale et de l’Equipement IAAF Inspection des Affaires Administratives et Financières IGE Inspection Générale d’État IIA Institute of Internal Auditor ODD Objectifs de développement durable OMD Objectifs du Millénaire pour le Développement MEA Ministère de l’Eau et de l’Assainissement MPAFC Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables SG Secrétaire Général PTA Plan de travail annuel UEMOA Union Economique et Monétaire Ouest Africaine CDS Cade de Dépenses Sectorielles CDSMP Cadre des Dépenses Sectorielles à Moyen Terme CEP Cellule des Etudes et de la Planification BCI Budget Consolidé d’Investissement ARMP Agence de régulation des marchés publics AO Appel d’offres BC Bon de commande BL Bordereau de livraison CBM Contrôleur Budgétaire Ministériel CM Commission des Marchés CMP Code des Marchés Publics CR Commission de réception CSS Caisse de Sécurité Sociale CPCSP Cellule de Planification de Coordination et de Suivi des Projets/Programmes CPM Cellule de Passation des Marchés CV Curriculum Vitae DA Direction de l’Assainissement DAO Dossier d’Appel d’Offres DCMP Direction Centrale des Marchés Publics DEEC Direction de l’Environnement et des Etablissements Classés DGPRE Direction de la Gestion et de la Planification des Ressources en Eau DH Direction de l’Hydraulique DPPD Document de Programmation pluriannuelle des Dépenses DRP Demande de Renseignements et de Prix DSRP Document de Stratégie de Réduction de la Pauvreté EIESE Etudes d’impact environnemental et social GAR Gestion Axée sur les Résultats GIE Groupement d’intérêt économique GIRE Gestion intégrée des Ressources en Eau GRH Gestion des ressources humaines IPRES Institut de Prévoyance Retraite du Sénégal LPSD Lettre de Politique Sectorielle de Développement MFB Ministère des Finances et du Budget OFOR Office des forages ruraux

MEA : MPAOFC, chapitre 1 Introduction, version finale – Juin 2019 4

OHADA Organisation pour l'Harmonisation du Droit des Affaires en Afrique OM Ordre de mission PAP Projet Annuel de Performances PPM Plan de Passation des Marchés PTBA Plan de Travail et Budget Annuel PTF Partenaire Technique et Financier PV Procès-verbal PVR Procès-Verbal de Réception SIGFIP Système Intégré de Gestion des Finances Publiques SYSBUDGEP Système Support du Budget Programme SYSCOHADA Système Comptable Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires (OHADA)

MEA : MPAOFC, chapitre 1 Introduction, version finale – Juin 2019 5

CHAPITRE 1 GENERALITES SUR LE MANUEL DE PROCEDURES MPOAFC MEA

Section Définition et fonctionnalités du manuel Version 01 Juin 2019

1. GENERALITES SUR LE MANUEL DE PROCEDURES

1.1 CONTEXTE ET JUSTIFICATION DE LA MISSION

A l’échéance des Objectifs du Millénaire pour le Développement (OMD) et dans la perspective des nouveaux objectifs de développement durable (ODD), soumis à l’obligation stratégique d’une mise en cohérence avec le Plan Sénégal émergent (PSE), cadre de référence nationale et avec le cadre harmonisé des finances publiques de l’UEMOA, le secteur de l’hydraulique et de l’assainissement connait d’importantes évolutions en termes d’accès, de Gestion intégrée des Ressources en Eau (GIRE) et de Réformes institutionnelles et organisationnelles.

C’est ainsi que :

• les OMD sont atteints pour l’eau potable ;

• des efforts sont à noter en matière d’amélioration de la qualité à travers des expériences innovantes de transfert d’eau potable, de désalinisation des eaux souterraines et de potabilisation des eaux de surface et de déferrisation ;

• la Réforme du secteur de l’Hydraulique rurale est lancée avec la mise en place de l’Office des Forages ruraux (OFOR) pour améliorer la gestion, renforcer la qualité et la continuité du service public, à travers la mise en place de délégations de service public (DSP) dont les premières sont déjà installées ;

• la nouvelle stratégie d’assainissement rural (SNAR) est validée et reste marquée par le transfert de la responsabilité de la réalisation des ouvrages d’assainissement vers les collectivités locales et les ménages, l’Etat se cantonnant dans son rôle d’accompagnement et d’encadrement du processus. Le plan d’action de la NSA est en cours de validation ;

• la mise en œuvre du plan d’action prioritaire (PAP 2008-2015) du PAGIRE se traduit par le découpage du territoire en cinq unités de gestion et de planification (UGP) et le début de l’élaboration des plans de gestion des 28 sous-UGP ainsi que la révision du code de l’eau qui consacre les principes du droit humain à l’eau ainsi que la formation des agents pour assurer la police de l’eau etc…

MEA : MPAOFC, chapitre 1 Introduction, version finale – Juin 2019 6

• du point de vue réglementaire, le secteur dispose d’une panoplie de textes. Une avancée notoire est réalisée avec la Loi sur le Service Public de l’Eau Potable et de l’Assainissement qui permet d’unifier dans un seul texte législatif toutes les Réformes, et organise le service public de l’eau potable et de l’assainissement collectif en milieu urbain et rural.

Il n’en demeure pas moins, que toutes les conditions qui permettront un accès universel à un service public de l’eau de qualité en milieu rural, à l’horizon 2025, sont encore loin d’être en place ou clairement définis pour accompagner le MEA dans une étape cruciale marquée par l’institutionnalisation de la gestion axée sur les résultats. A cela s’ajoute le vieillissement prononcé des agents, qui pose un véritable défi de renouvellement et de rajeunissement des personnels couplé à un plan global de gestion prévisionnelle des effectifs, des emplois et des compétences (GPEEC) qui prend en compte la nécessaire adéquation des profils aux nouveaux métiers.

Ces différents changements devant s’opérer dans l’ensemble des Etats membres de l’UEMOA exigent au MEA de se conformer à des normes organisationnelles optimales pour être non seulement en phase avec la Réforme du cadre harmonisé des finances publiques au sein de l’UEMOA, mais aussi accompagner de manière concrète les orientations du Plan Sénégal

Emergent (PSE).

L’orientation de la gestion vers des résultats prédéfinis constitue le cœur de la réforme du cadre harmonisé des finances publiques au sein de l’UEMOA et devra conduire les administrations publiques à réformer leurs organisations et leurs modes de fonctionnement.

En effet, la nouvelle Directive relative aux lois de finances instaure de nouvelles règles pour l’élaboration, l’exécution, le contrôle et le suivi du budget de l’État avec pour objectif d’améliorer l’efficacité de la dépense et, à travers elle, les politiques publiques. Cette notion d’efficacité est centrale : la Directive met l’accent sur les résultats concrets qui peuvent être attendus de la mobilisation et de l’utilisation des moyens financiers et non plus exclusivement sur la régularité de l’utilisation des moyens financiers.

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Jusqu’à présent les règles encadrant la formulation des budgets se focalisaient sur le volume des moyens consacrés à l’action des pouvoirs publics : les crédits étaient articulés et présentés selon l’organisation administrative («service ou ensemble de services») et le vote parlementaire se concentrait sur la reconduction des dotations précédentes («services votés1»), par le biais d’un vote d’ensemble, et l’autorisation des nouvelles dépenses par ministère. Désormais, le budget doit mettre en avant, non seulement les moyens liés à l’activité des pouvoirs publics, mais également justifier la répartition des allocations par rapport à la réalisation d’objectifs définis ex ante pour chaque poste de dépense.

Dans le cadre de la réalisation de ses objectifs en matière d’intégration régionale, le Conseil des ministres de l’Union Économique et Monétaire Ouest Africaine (UEMOA) a adopté de nouvelles directives relatives à l’amélioration et la modernisation des instruments de gestion des finances publiques au sein des huit pays membres de la zone. Ces directives, au nombre de six, sont relatives au Code de transparence dans la gestion des finances publiques au sein de l’UEMOA, aux lois de finances, à la comptabilité publique, à la nomenclature budgétaire de l’État, au plan comptable de l’État et au tableau des opérations financières de l’État (TOFE).

Elles modifient le cadre législatif communautaire dans lequel les pays membres de la zone s’étaient inscrits jusqu’à présent.

En effet, ces directives font suite à celles élaborées entre 1997 et 2000 qui avaient pour objectif d’harmoniser le cadre juridique, comptable et statistique des finances publiques des

Etats membres. L’impact relatif de ces premiers textes sur les législations nationales et la nécessité d’adapter le cadre juridique des finances publiques aux nouveaux standards de gestion internationaux ont plaidé pour une réforme d’envergure du système. Bénéficiant d’une longue tradition de réformes de son système de gestion des finances publiques, le

Sénégal a initié d’importantes réformes budgétaires et financières sur la base, notamment, des évaluations CFAA et CPAR et PEFA et des directives de l’UEMOA. Cependant, le système de gestion des finances publiques n’a pas permis d’optimiser l’efficacité de la dépense publique et une allocation en ligne avec les politiques publiques. Aussi, dans le souci de palier ses insuffisances et hisser le cadre de gestion des finances publiques au niveau des meilleures pratiques, le Sénégal a-t-il adopté le nouveau cadre harmonisé des finances publiques de

MEA : MPAOFC, chapitre 1 Introduction, version finale – Juin 2019 8 l’UEMOA, dont les objectifs majeurs sont : l’efficacité des politiques publiques et la transparence dans la gestion des finances publiques.

La réforme permettra de renforcer le dispositif de préparation du budget général de l’Etat. En effet, l’adoption, d’un Document de Programmation Budgétaire Economique Pluriannuelle

(DPBEP), base du Débat d’Orientation Budgétaire, de Documents de Programmation

Pluriannuelle des Dépenses (DPPD), et de Projets Annuels de Performances (PAP) pour appuyer les allocations budgétaires contribueront à améliorer la préparation du budget et sa crédibilité. Le premier document (DPBEP) a une vocation de cadrage global des recettes et des dépenses sur une période triennale glissante. Il est le document initial de la procédure budgétaire annuelle sur la base duquel sont construites les hypothèses d’enveloppes sectorielles des ministères. Le second document (DPPD) a un périmètre sectoriel. Par leur vocation à présenter à la fois les crédits des ministères et les éléments de la performance des programmes, les DPPD constituent les supports idéaux pour la présentation des projets annuels de performance, des demandes de crédits des ministères et de la budgétisation en base zéro. L’application de ces instruments permettra à terme de :

♦ Rénover les règles de gestion pour améliorer l’efficacité des mécanismes d’exécution budgétaire. La déconcentration de l’ordonnancement va accompagner la démarche de performance et la responsabilisation des acteurs budgétaires ;

♦ Maîtriser le patrimoine de l’Etat et ses engagements en améliorant la qualité comptable

Les axes de la réforme comptable sont inspirés par le SYSCOA et les normes comptables internationales et portent notamment sur : (i) l’introduction du droit constaté base liquidation des dépenses ; (ii) la prise en compte d’éléments patrimoniaux ; (iii) l’élaboration d’un bilan d’ouverture ;

♦ Assurer une évolution du système d’information financière pour accompagner la mise en œuvre et la réussite des réformes. Le système d’information financière budgétaire et comptable actuel, au regard de ses insuffisances, sera remplacé par un système intégré de gestion de l’information financière (SIGIF) interfacé aux autres applications « métiers » existantes.

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La Directive instaure le principe de la déconcentration de l’ordonnancement : chaque ministre sectoriel ou président d’institution constitutionnelle (ex. Président de l’Assemblée nationale) sera automatiquement ordonnateur principal des crédits des programmes ou de la dotation de son secteur ministériel ou de son institution. L’ordonnateur principal pourra, à son tour, déléguer, d’une part, sa signature à des collaborateurs chargés de l’exécution de certaines dépenses centrales, d’autre part, ses compétences à des ordonnateurs secondaires parmi lesquels figureront tout particulièrement les responsables de programme. Le passage d’une nomenclature articulée autour des services administratifs (budget de moyens) à une présentation des crédits par programmes (budget par objectif) constitue l’objet central de la réforme : le Parlement ne se prononce plus uniquement sur les crédits mais également sur les stratégies ministérielles et les objectifs des politiques publiques. A chaque programme sont associés des objectifs et des indicateurs quantitatifs (une valeur est affichée pour l’exercice de la loi de finances ainsi qu’une cible à moyen terme) et/ou qualitatifs qui figurent dans les documents budgétaires ministériels : les projets annuels de performance annexés au projet de loi de finances.

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Section Importance du manuel de procédures Version 01

1.2 IMPORTANCE DU MANUEL DE PROCEDURES POUR LE MINISTERE

Il est donc apparu nécessaire et urgent de mettre désormais en place un cadre de référence pour apporter aux structures des Ministères le soutien et l’accompagnement nécessaire vers une maîtrise parfaite des différentes procédures et règles qui gouvernent la définition, la mise en œuvre et le suivi-évaluation des politiques, programmes et projets de l’Etat. La diversité des entités chargées de mettre en œuvre les fonctions stratégiques des Ministères implique une nécessité toujours se référer à des instructions standardisées qui soient également mises en cohérence avec les nouvelles architectures induites par les réformes majeures au sein de l’espace communautaire et les changements y afférents.

C’est pour cette raison que le Ministère de l’Hydraulique et de l’Assainissement a envisagé de mobiliser les services de consultants pour l’accompagner dans le processus d’élaboration d’un

Manuel des Procédures Administratives, Opérationnelles, Financières et Comptables

(MPAOCF). Cette activité sera stratégique pour faciliter une bonne mise à niveau pour les structures du Ministère car elle permettra d’encadrer les actions des différentes entités opérationnelles du Ministère dans le respect des directives et procédures admises ; ce qui contribuera alors à mettre en place un dispositif de gouvernance interne efficace dont l’un des premiers effets sera d’anticiper favorablement toutes les opérations de contrôles par les

Corps de l’Etat ou d’autres entités indépendantes mandatées à cet effet.

Le manuel des procédures administratives, financières et comptables constitue à cet effet plusieurs référentiels parmi lesquels on peut citer :

a. Référentiel de communication

Par sa conception, le manuel permet à chaque agent d'agir avec une parfaite connaissance et compréhension des responsabilités des acteurs et de traiter ainsi les documents selon les normes et procédures préétablies, largement partagées, comprises et acceptées par tous.

MEA : MPAOFC, chapitre 1 Introduction, version finale – Juin 2019 11

Section Importance du manuel de procédures Version 01

b. Référentiel de formation

Le manuel constitue en effet un outil de formation efficace pour les personnes nouvellement recrutées, mutées ou affectées temporairement à une fonction et qui peuvent ainsi, aisément se familiariser avec leurs nouvelles responsabilités et disposer d'un support écrit pour l'exécution de leurs tâches quotidiennes.

c. Référentiel de gestion

Le manuel permet d'avoir une vision globale de tous les aspects des opérations et de la gestion du Ministère. Le manuel remplit à cet effet un rôle de planification, de supervision et de contrôle de la délégation de responsabilité du sommet à l'échelon le plus bas de l'organigramme du MEA.

d. Référentiel de contrôle

Le manuel aide dans le diagnostic, l'analyse de l'existant et l'évaluation des procédures de contrôle interne et des documents de gestion produits. L'application des instructions de l’autorité et le respect, pour chaque agent, de sa responsabilité de contrôle et d'exécution des tâches qui lui sont dévolues, seront ainsi plus aisés aussi bien pour les organes de contrôle interne (Directions et services, Inspection interne) qu'externe (Inspections par des organes de contrôle de l’Etat, Auditeurs externes).

e. Référentiel d'informations de gestion (de transparence et de redevabilité)

Le manuel permet aux différents responsables d'analyser de façon cohérente et homogène tous les résultats et informations qui leur parviendront, de mieux comprendre le circuit qui a produit de tels résultats et informations et d'interpeller au besoin, directement tout intervenant sur les tâches ou contrôles qu'il a eu à effectuer.

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Section Structuration et organisation du manuel Version 01

1.3 STRUCTURATION ET ORGANISATION DU MANUEL

1.3.1 Structuration du manuel

Le MPAOFC va constituer un document de référence indispensable à la gestion quotidienne du

MEA. Il a été établi en application des textes règlementaires en vigueur au Sénégal. Tout le personnel du Ministère doit être formé sur les contenus de ce manuel de procédures subdivisé comme suit :

Chapitre 1 Généralités sur le manuel de procédures du MEA

Chapitre 2 Organisation et fonctionnement du MEA

Chapitre 3 Procédures de passation des marchés

Chapitre 4 Procédures de contrôle et de réception des marchés

Chapitre 5 Procédures de gestion des ressources humaines

Chapitre 6 Procédures administratives

Chapitre 7 Procédures spécifiques

Chapitre 8 Procédures financières

Chapitre 9 Procédures comptables

Chapitre 10 Procédures d’audit et d’inspection internes

Chapitre 11 Audit externe et Inspections des services de contrôles de l’Etat

Chapitre 12 Procédures de planification et de budgétisation

Chapitre 13 Procédures de suivi-évaluation

Chapitre 14 Procédures de gestion environnementale

Chapitre 15 Procédures transversales d’intégration du Genre

Annexes

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1.3.2 Organisation du manuel

Afin de le rendre plus convivial et de faciliter sa lecture, le manuel a été ainsi organisé :

Découpage en quinze (15) chapitres numérotés de 1 à 15, chaque chapitre étant lui-même découpé en section (1.1, 1.2, …, 2.1, 2.2, ...) et les sections découpées en sous sections

(1.1.1, 1.1.2, ..., 2.1.1, 2.1.2) ;

Au début de chaque chapitre, insertion d’un sommaire décrivant les sections abordées, description de l’objet de la procédure ;

Au début de chaque page, une cartouche indiquant, le chapitre et son intitulé, le titre de la section et la date de mise à jour ;

Pagination spécifique et limitée à chaque chapitre ;

Dans chaque chapitre, indication des règles de gestion c'est-à-dire les règles dont l’observation est obligatoire sous peine de remise en cause de la procédure ou du rejet de la dépense.

MEA : MPAOFC, chapitre 1 Introduction, version finale – Juin 2019 14

1.4 DEFINITION ET OBJECTIFS DU MANUEL

1.4.1 Définition

Le manuel a pour objet de décrire le fonctionnement du Ministère et de donner aux différents acteurs les outils nécessaires à sa gestion. Le manuel des procédures est un document qui, sous la forme d'instructions claires et précises, contient l'ensemble des opérations courantes du Ministère. Il indique le circuit de traitement de ces opérations en spécifiant notamment les :

- tâches à faire (quoi ?) ;

- niveaux de responsabilités (qui ?) ;

- différentes étapes de traitement (quand ?) ;

- lieux de réalisation (où ?) ;

- modalités d'exécution (comment ?).

Ainsi, le MPAOCF est un outil qui :

décrit les tâches et opérations à réaliser au niveau des postes de travail pour que leurs titulaires exercent correctement les activités et tâches qui leur sont confiées ;

formalise les procédures à suivre dans chaque cas de figure, pour permettre aux agents d’agir de façon sûre et rapide devant chaque situation ;

traduit en termes clairs les règles et les instructions relatives à un processus de travail (ou une activité) donné(e).

1.4.2 Objectifs du manuel

Le manuel vise les objectifs spécifiques ci-après :

faciliter la mise en œuvre par la formulation de principes et règles de fonctionnement qui permettront une gestion efficace, saine et efficiente des ressources ;

décrire de manière formelle les procédures d'exécution des activités, les responsabilités, les étapes, et les documents à produire en formalisant les contrôles à effectuer ;

MEA : MPAOFC, chapitre 1 Introduction, version finale – Juin 2019 15 assurer une meilleure efficacité des actions engagées et l’utilisation optimale de l'ensemble des moyens mis en œuvre tels que le personnel, le matériel et les ressources financières ;

décrire les rôles et responsabilités des chefs de service ;

assurer l'uniformité des modalités d'exécution des tâches en les formalisant. Ce qui exclut les disparités dans la manière de traiter les opérations qui, en l'absence de manuel, dépendent le plus souvent :

du style, de l'expression personnelle déjà acquise, mais aussi de la culture des opérationnels ;

sauvegarder les biens du Ministère par des procédures de contrôle interne performantes ;

favoriser l'assimilation rapide des procédures spécifiques par le personnel nouvellement affecté à un poste de travail. Ce qui se traduit par un gain de temps considérable notamment lors des passations de service ou lors des audits externes ;

former le personnel.

Sur le plan de la gestion financière et comptable, le manuel de procédures présente :

le cadre et les principes comptables préconisés par le SYSCOHADA adapté aux activités du

Ministère ;

les principaux schémas comptables qui devront être mis à jour au fur et à mesure de la création d'autres comptes et de l'enregistrement des opérations comptables ;

les modèles des documents de synthèse et des différents supports tels que les états financiers ;

le système d’archivage des pièces justificatives.

A cet effet, le manuel est considéré comme un support de référence interne aussi bien pour passer des écritures directement sur la base comptable que pour paramétrer les formats d'écritures au niveau des passerelles entre celles-ci et les autres logiciels spécifiques interfacés avec la comptabilité. Il devra donc être mis à la disposition du personnel autorisé à passer et à valider des écritures comptables.

MEA : MPAOFC, chapitre 1 Introduction, version finale – Juin 2019 16

Section Champ d’application du manuel Version 01

1.5 CHAMP D’APPLICATION DU MANUEL

Le présent manuel formalise les principales procédures de gestion administrative, financière et comptable qui ont pour objectifs de :

• fournir un cadre formel d'exécution technique : exécution opérationnelle des différentes activités, planification stratégique et opérationnelle, communication, etc., fournir un cadre formel d'exécution des opérations à caractère administratif, financier et comptable, garantir un contrôle interne fiable.

Le manuel de procédures précise en particulier :

les différentes tâches et leurs modalités d’exécution ;

les responsabilités respectives des différents intervenants ;

les procédures d'établissement des différents documents correspondants ;

les modalités de contrôle à chaque étape.

Le manuel est applicable dans la mise en œuvre des opérations administratives, financières et comptables de tous les services du MEA ainsi que toutes les autres administrations placées sous sa tutelle.

En conséquence, les manuels des projets et programmes en cours d’exécution et validés par les partenaires techniques et financiers et les manuels des structures sous tutelle (SONES, ONAS, OFOR, Cellule nationale OMVS/OMVG, OLAC) seront annexes au présent manuel de procédures.

MEA : MPAOFC, chapitre 1 Introduction, version finale – Juin 2019 17

Section Procédures de mise à jour du manuel Version 01

1.6 PROCEDURES DE MISE A JOUR DU MANUEL

1.6.1 Responsabilité de l’application du manuel

Le DAGE a la responsabilité de faire appliquer les procédures du manuel sous l’autorité du

Secrétaire Général (SG). Comme responsable de la gestion financière et comptable du MEA, le DAGE devra veiller à la mise en application rigoureuse des dispositions prévues dans ce manuel. A ce titre, il devra veiller à ce que celles-ci fassent l'objet :

• d'une diffusion : une fois en vigueur, la procédure devient la règle. Une information ou une formation peuvent s'avérer utiles à sa bonne application ;

• de mises à jour régulières : lorsque des modifications interviennent dans un processus, les procédures doivent être réécrites. Le RAF doit alors diffuser une note de service pour indiquer la nouvelle procédure à respecter ;

• de retrait et d'archivage : il est indispensable de ne laisser en circulation que la dernière version d'une procédure. Les versions antérieures doivent être archivées ou détruites.

L’Inspection interne permet de mesurer le degré d'application effective des procédures mises en place au sein du MEA.

Par ailleurs, le manuel doit être disponible sous support papier (classeurs à feuillets mobiles) auprès des agents. Le SG, le DAGE et l’IAAF sont seuls autorisés à disposer des fichiers Word

(versions modifiables) des procédures.

Une autre version des fichiers est cependant conservée en un lieu sécurisé conformément aux procédures de sécurité informatique du MEA.

1.6.2 Mises à jour ultérieures du manuel

Le présent manuel est un document de référence. Il doit être adapté aux spécificités et besoins du MEA. Si le manuel n'est pas mis à jour périodiquement et si chaque exemplaire ne subit pas la mise à jour, il perd de son efficacité.

MEA : MPAOFC, chapitre 1 Introduction, version finale – Juin 2019 18

La mise à jour du présent manuel est donc aussi importante que sa mise en place. Il devra être régulièrement mis à jour afin de refléter tous changements dans le fonctionnement du

Programme.

Sur la base des enseignements qui seront tirés de son application, des changements pourront être apportés au manuel. Entre deux révisions, des notes de procédures pourront être proposées par le DAGE et mises en application après approbation du SG.

1.6.2.1 Motifs de mise à jour

La révision du manuel nécessite un consensus des différents intervenants et doit se faire dans les conditions spécifiques énumérées ci-dessous. Ainsi, ce présent manuel peut être révisé lorsque :

des tâches décrites dans le manuel ne sont plus exécutées, des tâches non décrites deviennent indispensables, des conflits de compétence apparaissent dans l’exécution des tâches, une restructuration interne entraîne un départ ou un recrutement nécessitant ainsi une redistribution des rôles, des défaillances ou autres dysfonctionnements relativement au contrôle interne et à la protection des actifs ont été notés, des changements dans l’organisation ou les activités suivant les décisions des partenaires au développement engagés dans la mise en œuvre des projets, des modifications des dispositions légales et règlementaires l’exigent, etc.

Lorsque des modifications importantes du MPAOFC sont nécessaires, la méthodologie à suivre est la suivante.

MEA : MPAOFC, chapitre 1 Introduction, version finale – Juin 2019 19

1.6.2.2 Méthodologie pour la mise à jour du manuel

La mise à jour sera initiée le DAGE. Il devra, chaque fois qu’une décision de mise à jour du manuel est prise, accomplir les diligences suivantes :

proposer un chronogramme de mise à jour du manuel, préparer un courrier à la signature du SG par lequel il est demandé aux différents acteurs de faire des observations sur le degré de réalisation de la mise en œuvre des procédures et éventuellement des propositions de modifications de certaines procédures existantes, coordonner la réunion qui devra discuter des mises à jour définitives à retenir, élaborer un PV de la réunion indiquant les points suivants (les modules et procédures à modifier, les motifs ayant présidé à ces modifications et la répartition entre les agents désignés des modules et procédures concernés), coordonner les travaux de mise à jour et soumettre le PV à la validation par le SG, coordonner la distribution des nouveaux modules du manuel qui ont été mis à jour.

Le PV établi doit indiquer les éléments suivants :

la procédure existante devant être modifiée, les raisons pour lesquelles une modification est demandée, les principes de la modification à apporter.

L’IAAF est chargé de la rédaction de la nouvelle procédure qu’il soumet aux différentes parties prenantes pour observations et modifications éventuelles.

Le texte définitif est soumis au SG pour approbation.

MEA : MPAOFC, chapitre 1 Introduction, version finale – Juin 2019 20

1.6.2.3 Distribution des procédures modifiées

Une note de service destinée à l’ensemble du personnel informe de l’effectivité de la mise à jour du manuel. Une formation relative au manuel (ou à sa mise à jour) est organisée par l’IAAF qui définit le public cible (personnel à former).

L’IAAF établit un questionnaire qui sera diffusé au personnel formé aux fins d’évaluation des acquis à l’issue de la formation. Un rapport sera établi résumant les différentes réponses et remarques. Le rapport sera transmis au SG et au DAGE.

OPERATIONNELLES,

FINANCIERES ET

COMPTABLES DU MINISTERE

CHAPITRE 2 :

ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DU MEA

MEA : MPAOFC, chapitre 2 Organisation et fonctionnement du Ministère, version finale – Sept 2018

2. ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DU MEA 3

2.1 Organigramme du MEA

2.2 Présentation sommaire des Directions et services

2.2.1 Cabinet et services rattachés

2.2.2 Secrétariat général et services rattachés

2.2.3 Directions et services déconcentrés

CHAPITRE 2 ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DU MEA MPAOFC MEA

Section Organigramme du MEA Version

2. ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DU MEA

L’organisation du Ministère de l’Eau et de l’Assainissement (MEA) décrite ci-après est prévue par le décret n° 2018-1367 du 19 juillet 2018 portant organisation du Ministère de l’Hydraulique et de l’Assainissement, modifié.

Les directeurs, les directeurs généraux, l’inspecteur des affaires administratives et financières et les inspecteurs techniques sont nommés par décret, parmi les agents de l’Etat de la hiérarchie A ou assimilée.

Les chefs de service et de cellules sont nommés par arrêté du Ministre.

La DAGE est chargée, entre autres, de coordonner, en relation avec les structures compétentes, la préparation du budget dans le cadre du Document de Programmation pluriannuelle des Dépenses (DPPD) et de veiller à son exécution, d’assurer la tenue de la comptabilité des deniers publics alloués au ministère et de tenir la comptabilité des matières.

Les Directions techniques, constituent les principaux bénéficiaires et responsables directs de l’exécution physique et financière des activités qui leur incombent.

2.1 Organigramme du MEA

Il est schématisé comme suit :

Section Présentation sommaire des services, directions et structures rattachées

Version

2.2 Présentation sommaire des services et des directions

L’organisation du Ministère de l’Eau et de l’Assainissement est ainsi composée :

a. Cabinet et services rattachés l’Inspection interne ;

la Cellule de Communication.

b. Secrétariat général et services rattachés le Bureau du Courrier, des Archives et de la Documentation ;

la Cellule informatique ;

la Cellule de Passation des Marchés ;

la Cellule de Planification, de Coordination et de Suivi des Programmes ;

la Cellule nationale de suivi de l’Organisation pour la Mise en Valeur du Fleuve Sénégal

(OMVS) et de l’Organisation pour la Mise en Valeur du Fleuve Gambie (OMVG) ;

la Cellule juridique ;

la Cellule Genre.

c. Directions la Direction de l’Hydraulique ;

la Direction de la Gestion et de la Planification des Ressources en Eau ;

la Direction de l’Assainissement ;

la Direction des Bassins de Rétention et des Lacs artificiels ;

la Direction de l’Administration générale et de l’Equipement.

d. Etablissements publics et Société nationale rattachés

Office national de l’Assainissement du Sénégal (ONAS) ;

Office des Forages ruraux (OFOR) ;

Office des Lacs et Cours d’eau (OLAC) ;

Société nationale des Eaux du Sénégal (SONES).

e. Autre administration rattachée

Secrétariat exécutif du 9e Forum mondial de l’Eau

Section Présentation sommaire des services Version

2.2.1 Cabinet et services rattachés

Le Cabinet est chargé de conseiller et d’assister le Ministre dans l’exécution de ses missions.

Il est placé sous l’autorité d’un Directeur de Cabinet nommé par arrêté du Ministre. Les services rattachés au Cabinet du Ministre sont :

- l’Inspection interne ;

- la Cellule de Communication.

2.2.1.1 L’Inspection interne

L’Inspection interne a pour mission d’assurer, sur instruction du Ministre, le contrôle administratif et financier des directions, services et autres structures relevant de la tutelle du ministère.

A ce titre, elle est chargée :

- de veiller, sous l’autorité du Ministre, à l’application des directives présidentielles et primatorales issues des rapports de l’Inspection générale d’Etat et des autres corps de contrôle ;

- d’assister le Ministre dans le contrôle de la gestion du personnel, du matériel et des crédits des services centraux, régionaux et départementaux du ministère et des établissements publics sous tutelle ;

- d’effectuer toute mission de vérification et de contrôle qui lui est confiée par le Ministre ;

- d’assurer le suivi de l’application des directives issues des rapports internes ;

- de contrôler tous les actes administratifs, financiers et comptables pris au sein des directions, services et autres structures sous tutelle du ministère ;

- de présenter des rapports sur les résultats des investigations menées au cours des missions d’inspection ;

- de formuler des recommandations pour un meilleur fonctionnement des directions, services et autres administrations concernées.

L’Inspection interne est coordonnée par l’Inspecteur des Affaires Administratives et

Financières.

L’Inspecteur des Affaires administratives et financières ainsi que les inspecteurs techniques sont nommés par décret, parmi les agents de l’Etat de la hiérarchie A ou assimilée.

2.2.1.2 La Cellule de communication

La Cellule de Communication a pour mission la mise en œuvre de la stratégie de communication du ministère.

A ce titre, elle est chargée :

- d’élaborer la stratégie de communication du ministère en cohérence avec celle du

Gouvernement ;

- de fixer les orientations du secteur en matière de communication ;

- d’assurer la mise en œuvre du plan de communication du ministère ;

- de gérer les relations publiques du ministère ;

- d’accompagner en matière de communication les directions nationales, services et autres structures relevant du ministère ;

- de superviser la couverture médiatique des activités ;

- d’élaborer, de produire et de diffuser les supports de communication ;

- d’assurer la coordination du comité de rédaction pour l’animation du site web du ministère ;

- de mettre à jour le site web, en rapport avec la Cellule informatique.

Le Coordonnateur de la Cellule de Communication est nommé par arrêté du Ministre, parmi les agents de la hiérarchie A ou assimilée.

2.2.2 Secrétariat général et services rattachés

2.2.2.1 Le Secrétariat général

Le Secrétariat général est dirigé par un Secrétaire général placé sous l’autorité du Ministre. Il assiste ce dernier dans la mise en œuvre et le suivi de la politique du département.

A ce titre, il est chargé :

- de la coordination des activités des différents services dont il s’assure du bon fonctionnement ;

- de la préparation et du contrôle de l’exécution des décisions ministérielles ;

- des relations et de la coordination avec les autres départements ministériels en vue de l’exécution des décisions interministérielles ;

- de l’information du Ministre sur l’état de son département, particulièrement sur la gestion des crédits du ministère ;

- du contrôle et de la présentation des actes et documents soumis à la signature du

Ministre ;

- de la gestion du courrier du ministère.

L’ensemble des directions d’administration centrale du ministère et les autres services administratifs, non rattachés au cabinet, sont placés sous l’autorité du Secrétaire général.

Le Secrétaire général assure le suivi du fonctionnement des établissements publics, des sociétés nationales et des sociétés à participation publique, des agences et organismes assimilés placés sous la tutelle ou le contrôle du ministère.

En cas de changement du Ministre, le Secrétaire général assure la continuité de l’action administrative au sein du ministère. Il informe le nouveau Ministre des actions menées par son prédécesseur qu’elles soient en cours ou terminées.

Le Secrétaire général est nommé par décret, parmi les fonctionnaires de la hiérarchie A1 ou assimilée.

2.2.2.2 Services rattachés

Sont rattachés au Secrétariat général :

- le Bureau du Courrier, des Archives et de la Documentation ;

- la Cellule informatique ;

- la Cellule de Passation des Marchés ;

- la Cellule de Planification, de Coordination et de Suivi des Programmes ;

- la Cellule nationale de suivi de l’Organisation pour la Mise en Valeur du Fleuve

Sénégal (OMVS) et de l’Organisation pour la Mise en Valeur du Fleuve Gambie

(OMVG) ;

- la Cellule juridique ;

- la Cellule Genre.

a. Le Bureau du Courrier, des Archives et de la Documentation

Le Bureau du Courrier, des Archives et de la Documentation est chargé :

- de gérer le courrier à l’arrivée et au départ ;

- de numéroter et de classer les correspondances ;

- de tenir un classement des correspondances en entrée et en sortie ;

- de classer et d’archiver les textes juridiques nationaux et internationaux relatifs au secteur;

- d’organiser la documentation et l’archivage des correspondances administratives, des études, des publications et des rapports produits ou reçus par le Ministère ;

- de mettre à la disposition du public l’information technique relative au secteur.

Le Chef du Bureau du Courrier, des Archives et de la Documentation est nommé par arrêté du

Ministre.

b. La Cellule informatique

La Cellule informatique a pour missions d’assurer le pilotage, la planification et le suivi des actions en matière d’informatique. A ce titre, elle est chargée :

- d’assurer la gestion des réseaux et équipements informatiques ;

- de concevoir et de développer des applications informatiques ;

- d’assurer le bon fonctionnement des réseaux informatiques et téléphoniques ainsi que la sécurité du système d’information du Ministère ;

- d’assister les structures du Ministère dans l’utilisation des technologies de l’information et de la communication et d’assurer la formation du personnel ;

- de définir les spécifications techniques, termes de références et/ou cahiers des charges et d’assurer le suivi des projets informatiques et des contrats de maintenance avec les prestataires externes ;

- d’assurer, en collaboration avec la Cellule de Communication, l’animation, l’évolution et les mises à jour du site web du Ministère ;

- de jouer le rôle d’interlocuteur du Ministère avec l’Agence de l’Informatique de l’Etat, en assurant le suivi des projets ;

- d’élaborer et de suivre le Schéma Directeur des Systèmes d’Information du Ministère.

Le Coordonnateur de la Cellule informatique est nommé par arrêté du Ministre, parmi les agents de l’Etat de la hiérarchie A ou assimilée.

c. La Cellule de Passation des Marchés

La Cellule de Passation des Marchés a pour mission de veiller à la qualité des dossiers de passation des marchés ainsi qu’au bon fonctionnement des commissions des marchés.

A ce titre, elle est chargée :

- d’examiner au préalable les dossiers et les documents pour les marchés dont les montants n’ont pas atteint les seuils de revue de l’organe chargé du contrôle à priori ;

- d’examiner au préalable tout document à soumettre à l’autorité contractante, à signer avec les tiers ou à transmettre à ces derniers en matière de marchés publics ;

- d’établir le plan consolidé annuel de passation des marchés du ministère ainsi que l’avis général de passation des marchés et sa publication conformément au Code des marchés publics ;

- d’insérer des avis et autres documents relatifs à la passation des marchés dans le système national informatisé de gestion des marchés ;

- d’appuyer les différents services pour les opérations de passation de marchés et de tenir le secrétariat de la Commission des marchés ;

- de classer et d’archiver tous les documents relatifs aux marchés publics passés par les différents services du ministère ;

- de réaliser et de tenir les tableaux de bord sur les délais de mise en œuvre des différentes étapes des procédures de passation des marchés et de réalisation des calendriers d’exécution des marchés ;

- d’identifier les besoins de formation des services en matière de marchés publics ;

- d’assurer la liaison avec les missions extérieures, notamment celles d’audit ou d’inspection des marchés initiées par l’organe chargé de la régulation des marchés publics ;

- d’établir les rapports trimestriels sur la passation et l’exécution des marchés ainsi que le rapport annuel relatif aux marchés publics passés l’année précédente.

Le Coordonnateur de la Cellule de Passation des Marchés est nommé par arrêté du Ministre, parmi les agents de l’Etat de la hiérarchie A ou assimilée.

d. La Cellule de Planification, de Coordination et de Suivi des Programmes

La Cellule de Planification, de Coordination et de Suivi des Programmes, en relation avec les structures compétentes, est chargée :

- d’assurer la coordination de la formulation, le suivi et l’évaluation de la mise en œuvre de la politique sectorielle ;

- d’appuyer la mobilisation des financements au profit du secteur ;

- d’accompagner tous les processus d’identification, de formulation, de suivi d’exécution et d’évaluation des programmes et projets du secteur ;

- d’assurer la coordination de la gestion des programmes et projets du secteur ;

- de coordonner la gestion des aspects transversaux des projets et programmes ;

- de suivre et d’appuyer, en relation avec les différentes structures compétentes, les processus de planification, de programmation, de budgétisation et de suivi-évaluation des projets et programmes ;

- de participer à l’organisation et à la gestion du système sectoriel d’informations et de suivi ;

- de participer au renforcement des capacités des agents du secteur en matière de planification, de programmation, de budgétisation et de suivi-évaluation ;

- de jouer le rôle d’interlocuteur des services compétents, des ministères, des organisations régionales et internationales compétentes en matière d’études et de planification dans le domaine de l’hydraulique et de l’assainissement ;

- de coordonner le dialogue avec les partenaires du secteur ;

- d’élaborer et de publier des rapports et notes périodiques.

Le Coordonnateur de la Cellule de Planification, de Coordination et de Suivi des Programmes est nommé par arrêté du Ministre, parmi les agents de l’Etat de la hiérarchie A ou assimilée.

e. La Cellule nationale de l’OMVS et de l’OMVG

La Cellule nationale de suivi de l’OMVS et de l’OMVG a pour mission d’assurer l’interface entre les instances dirigeantes de l’OMVS et de l’OMVG ainsi que leurs structures rattachées et l’Administration centrale, les collectivités territoriales, les organisations et associations.

A ce titre, elle est chargée de :

- contribuer à la préparation et à la définition des programmes de développement et de mise en valeur du bassin du fleuve Sénégal dans le cadre de l’OMVS et des bassins fluviaux de la Gambie, de la Kayanga/Géba et du Koliba/Corubal dans le cadre de l’OMVG ;

- coordonner, au niveau national, le suivi de la mise en œuvre des programmes de développement desdits bassins fluviaux ;

- veiller à la cohérence de ces programmes avec les politiques sectorielles au niveau national ;

- suivre l’exécution des décisions des instances dirigeantes de l’OMVS et de l’OMVG ;

- préparer et organiser, en rapport avec les Hauts Commissariats de l'OMVS et de l’OMVG et les départements ministériels et structures étatiques concernés, les réunions techniques et les réunions des organes statutaires desdites organisations tenues au

Sénégal ;

- préparer et assurer la représentation du Sénégal, en rapport avec les départements ministériels et structures étatiques concernés, aux réunions techniques et aux réunions des organes statutaires de l'OMVS et de l’OMVG ;

- conseiller le Ministre sur toutes les prises de décisions relatives à l’OMVS et à l’OMVG.

Le Coordonnateur de la Cellule nationale de suivi de l’OMVS et de l’OMVG est nommé par arrêté du Ministre, parmi les agents de l’Etat de la hiérarchie A ou assimilée.

f. La Cellule juridique

La Cellule juridique est chargée :

- de suivre l’état de mise en œuvre de l’agenda législatif et réglementaire du secteur ;

- de participer aux réunions d’évaluation de l’agenda du Gouvernement et celles relatives aux comités internes et techniques ;

- d’élaborer, en relation avec les autres structures compétentes, les projets de textes législatifs et règlementaires, d’assurer leur suivi pour adoption et de veiller à leur diffusion;

- de suivre l’adaptation des textes juridiques par rapport aux objectifs de la politique du secteur et de proposer leur mise à jour régulière ;

- de préparer les avis et observations sur les projets de texte législatifs et réglementaires et de protocoles d’accord soumis au ministre ;

- d’assurer le suivi des procédures d’arbitrage et de règlement des contentieux concernant le secteur de l’hydraulique ;

- de participer aux négociations et à l’élaboration des conventions et accords, en relation avec les structures compétentes du ministère.

Le Coordonnateur de la Cellule juridique est nommé par arrêté du ministre, parmi les agents de l’Etat de la hiérarchie A ou assimilée.

g. La Cellule Genre

La Cellule Genre a pour missions de veiller à l'intégration de la dimension genre dans toutes les activités du ministère à travers sa prise en compte dans la politique sectorielle, les programmes, les projets de développement et les budgets.

Elle met en œuvre le plan d'institutionnalisation et de promotion du genre à tous les échelons du ministère.

A ce titre, elle est chargée :

- d’élaborer les plans d’actions de toutes les parties prenantes du Ministère en se référant au plan d'actions de mise en œuvre de la Stratégie nationale pour l’Equité et l’Egalité de

Genre (SNEEG) et au Plan d’institutionnalisation du Genre (PIG) ;

- de veiller à la prise en compte des besoins et intérêts différenciés des femmes et des hommes dans les cadres de planification, de programmation et de budgétisation du ministère ;

- de faciliter la formulation et le suivi des indicateurs de résultats tenant compte du genre dans les domaines d'intervention du ministère ;

- de faciliter la mise en œuvre de la stratégie de communication genre au sein du ministère ;

- d'établir, chaque année, le rapport genre du ministère au regard de sa contribution à la mise en œuvre de la SNEEG.

Le Coordonnateur de la Cellule Genre est nommé par arrêté du Ministre, parmi les agents de l’Etat de la hiérarchie A ou assimilée.

2.2.3 Directions et services déconcentrés

L’Administration centrale du Ministère de l’Eau et de l’Assainissement comprend les structures suivantes :

- la Direction de l’Hydraulique ;

- la Direction de la Gestion et de la Planification des Ressources en Eau ;

- la Direction de l’Assainissement ;

- la Direction des Bassins de Rétention et des Lacs artificiels

- la Direction de l’Administration générale et de l’Equipement.

Conformément à l’article 22 du décret n° 2018-1367 du 19 juillet 2018 portant organisation du Ministère de l’Hydraulique et de l’Assainissement, modifié, les services déconcentrés du

Ministère peuvent être organisés en divisions inter régionales, divisions régionales, services départementaux et brigades.

Section Présentation sommaire des directions Version

2.2.3.1 La Direction de l’Hydraulique (DH)

La Direction de l’Hydraulique a pour missions :

- de mener les études prospectives préparatoires aux politiques et stratégies dans le domaine de l’hydraulique ;

- d’apporter aux structures concernées un appui technique dans la formulation des stratégies sectorielles ;

- de valider les plans directeurs d’hydraulique urbaine et rurale ainsi que les études d’identification ;

- de proposer des normes sur la réalisation et l’exploitation des équipements et des ouvrages et de contrôler la qualité des ouvrages réalisés ;

- de mettre à la disposition de la Direction de la Gestion et de la Planification des

Ressources en Eau (DGPRE) les besoins potentiels en eau ;

- d’impulser la réflexion sur les alternatives à l’eau potable à destination des secteurs agricole et pastoral ;

- de veiller, en relation avec les autres structures compétentes, à l’amélioration du cadre juridique et à l’adaptation des textes législatifs et réglementaires du sous secteur de l’Hydraulique ;

- de contrôler la mise en œuvre des politiques sectorielles et tarifaires définies par l’Etat en matière d’hydraulique ;

- de suivre, pour le compte du ministre, les contrats de performance et de délégation de service public de l’OFOR, de la SONES et des autres administrations intervenant dans le domaine de l’hydraulique.

La Direction de l’Hydraulique comprend, outre le Bureau administratif et financier, trois (03) divisions :