Annex J6 a - MSAS accounting_financial and administrative Manual of Procedures_v2015.pdf

REPUBLIQUE DU SENEGAL MINISTERE DE LA SANTE ET DE L’ACTION SOCIALE

Un Peuple – Un But – Une Foi (MSAS)

DIRECTION DE L’ADMINISTRATION GENERALE ET

DE L’EQUIPEMENT (DAGE)

Version : Finale

Date : 23 Juillet 2015

MANUEL DES PROCEDURES

ADMINISTRATIVES,

FINANCIERES ET

COMPTABLES DU PNDS

Manuel des Procédures administratives, financières et comptables du PNDS – Version finale juillet 2015 2

SOMMAIRE PAGE

1. 6

2. 7

2.1 7

2.2 8

2.3 8

2.4 9

2.4.1 9

2.4.2 9

2.4.3 9

2.4.4 10

3. 11

3.1 11

3.2 12

3.3 14

3.3.1 14

3.3.2 15

3.3.3 17

3.3.4 21

3.3.5 22

3.4 27

4. 28

4.1 29

4.1.1 29

4.1.2 31

4.2 35

4.2.1 35

4.2.2 37

4.3 40

4.3.1 40

4.3.2 44

5. 48

5.1 48

5.1.1 48

5.1.2 53

5.1.3 58

5.1.4 69

5.1.5 70

5.2 73

5.2.1 73

5.2.2 80

5.3 85

5.3.1 85

5.3.2 85

5.3.3 86

5.3.4 87

5.3.5 87

5.4 87

5.4.1 88

5.4.2 88

Manuel des Procédures administratives, financières et comptables du PNDS – Version finale juillet 2015 3

5.4.3 92

5.5 95

5.5.1 95

5.5.2 97

5.5.3 99

5.5.4 103

5.6 105

5.6.1 105

5.6.2 106

6. 108

6.1 108

6.1.1 108

6.1.2 114

6.2 116

6.2.1 116

6.2.2 119

6.3 123

6.3.1 123

6.3.2 124

6.4 133

7. 134

7.1 134

7.2 135

7.3 138

7.4 139

7.5 145

7.5.1 145

7.5.2 151

8. 159

8.1 159

8.1.1 159

8.1.2 160

8.1.3 161

8.1.4 161

8.2 162

8.2.1 162

8.2.2 162

8.3 164

8.3.1 164

8.3.2 164

8.3.3 168

8.3.4 172

8.4 182

8.4.1 182

8.4.2 183

8.4.3 184

9. 187

9.1 187

9.1.1 187

9.1.2 190

Manuel des Procédures administratives, financières et comptables du PNDS – Version finale juillet 2015 4

9.2 195

9.2.1 195

9.2.2 196

9.2.3 198

9.3 200

9.3.1 200

9.3.2 200

9.4 203

10. 205

10.1 205

10.2 205

10.3 205

10.4 205

10.5 205

Manuel des Procédures administratives, financières et comptables du PNDS – Version finale juillet 2015 5

SIGLES ET ABREVIATIONS

ACMU Agence de la Couverture Maladie Universelle AGETIP Agence d’Exécution des Travaux d’Intérêt Public AGF Agent de Gestion Financière AON Appel d’Offres National AOI Appel d’Offres International BAD Banque Africaine de Développement BFC Bureau Finance et Comptabilité BID Banque Islamique de Développement BM Banque Mondiale CAP Centre anti Poison CDSMT Cadre de Dépenses Sectoriel à Moyen Terme CI Cellule informatique CIS Comité Interne de Suivi CNCA Commission Nationale des Contrats de l’Administration COF Contrôleur des Opérations Financières CPM Cellule Passation Marchés CR Cost reimbursement CRF Contrôleur Régional des Finances CRV Comité Régional de Vérification CSC Cellule de la Santé communautaire DAGE Direction de l’Administration Générale et de l’Equipement DAMS Direction de l’Action médico-sociale DB Direction du Budget DCEF Direction de la Coopération Economique et Financière DES Direction des Etablissements de Santé DGAS Direction Générale de l’Action Sociale DGS Direction Générale de la Santé DI Direction de l’Investissement DIEM Direction des Infrastructures, des Equipements et de la Maintenance DL Direction des Laboratoires DLM Direction de la Lutte contre la Maladie DMRI Demande de Mise en Règlement Immédiat DP Direction de la Prévention DPM Direction de la Pharmacie et du Médicament DPPD Document de Programmation Pluriannuelle des Dépenses DPPGV Direction de la Promotion et de la Protection des Groupes Vulnérables DPPH Direction de la Promotion et de la Protection des Personnes Handicapées DPRS Direction de la Planification, de la Recherche et des Statistiques DRH Direction des Ressources Humaines DRP Demande de Renseignement et de Prix DSRSE Direction de la Santé de la Reproduction et de la Survie de l’Enfant DTCP Direction du Trésor et de la Comptabilité Publique ENDSS Ecole Nationale de Développement Sanitaire et Social ENTSS Ecole Nationale des Travailleurs Sociaux Spécialisés

Manuel des Procédures administratives, financières et comptables du PNDS – Version finale juillet 2015 6

EPS Etablissement Public de Santé FAR Fixed Amout Reimbursement FOG Fixed Obligation Grant GD Gestionnaire District GPEC Gestion prévisionnelle des Emplois et des Compétences ICP Infirmier Chef de Poste LNCM Laboratoire National de Contrôle des Médicaments MCD Médecin Chef de District MCR Médecin Chef de Région MEFP Ministère de l’Economie et des Finances et du Plan MPAFC Manuel des Procédures Administratives, Financières et Comptables MSAS Ministère de la Santé et de l’Action Sociale OD Ordonnateur Délégué OMD Objectifs du Millénaire pour le Développement OMS Organisation Mondiale de la Santé ONG Organisation Non Gouvernementale PIO Grant Public international organisation PNDS Plan National de Développement Sanitaire PNFBR Programme National de Financement Basé sur les Résultats PTF Partenaires Techniques et Financiers RAC Revue Annuelle Conjointe RAF Responsable Administratif et Financier RM Région Médicale SIG Système d’Information et de Gestion SNEIS Service National de l’Education et de l’Information pour la Santé SNH Service National de l’Hygiène SSP Soins de Santé Primaires SYSCOA Système Comptable Ouest Africain UEMOA Union Monétaire Ouest Africaine UNICEF Fonds des Nations Unies pour l’Enfance USAID Agence Internationale de Développement des Etats-Unis

Manuel des Procédures administratives, financières et comptables du PNDS – Version finale juillet 2015 7

CHAPITRE 1 INTRODUCTION MPAFC PNDS

Section Version Juillet 2015

1. INTRODUCTION

Depuis 1998, le Ministère de la Santé et de l’Action sociale (MSAS) a opté pour l’approche programme. Ainsi, le Plan National de Développement Sanitaire (PNDS) 1998-2007 a été élaboré avec la participation de tous les acteurs œuvrant pour le développement du secteur de la santé.

La nouvelle option stratégique est caractérisée par l’approche sectorielle intégrée et l’importance accordée à l’atteinte des objectifs. Ces nouvelles options ont conduit certains partenaires (comme la Banque Mondiale, GAVI, LUX DEV, la BAD, la BID…etc.) à expérimenter la Direction de l’Administration Générale et de l’Equipement (DAGE) comme agence d’exécution. Ceci avait alors nécessité l’élaboration et la finalisation en 2000 d’un manuel de procédures pour traduire l’attention accordée à une bonne gestion financière, administrative et comptable.

Les leçons apprises ainsi que l’utilisation de ce manuel de procédures et les différents instruments de planification et budgétisation, ont fortement influencé le choix des nouvelles stratégies au moment de l’élaboration du PNDS 2009 – 2018. La mise en œuvre du PNDS a coïncidé avec le contexte des réformes budgétaires et financières engagées par l’UEMOA et mises en œuvre au Sénégal par le Ministère de l’Economie, des Finances et du Plan (MEFP).

Ces réformes préconisent au niveau du secteur de la santé une gestion axée sur les résultats avec l’implantation du Cadre de Dépenses Sectoriel à Moyen Terme (CDSMT) devenu Document de Programmation Pluriannuelle des Dépenses (DPPD) dans l’exercice de programmation budgétaire.

Entre autres, le DPPD permet d’instaurer une culture de performance au niveau du secteur de la santé et l’obligation de rendre compte de l’utilisation des ressources annuellement allouées.

Aussi, les principes qui ont guidé la nouvelle démarche pour la mise en œuvre du PNDS 2009- 2018 ont été l’affirmation du Document de Programmation Pluriannuelle des Dépenses (DPPD) comme outil d’opérationnalisation du PNDS et de base d’élaboration du budget annuel qui constitue une des prérogatives fondamentales de la DAGE.

Par ailleurs, la Banque Mondiale et l’USAID ont décidé de contribuer au renforcement du leadership et de l’appropriation nationale dans la gestion du programme santé. Cette nouvelle approche va permettre de fournir une assistance directe au Gouvernement dans l’exécution des projets de santé conjointement définis par la Banque Mondiale et l’USAID. Sa mise en œuvre va impliquer un accompagnement dans le renforcement des capacités institutionnelles, en vue d’assurer la durabilité des investissements dans le dit secteur.

Ainsi, en juin 2013, la Banque Mondiale et l’USAID ont conduit conjointement une évaluation des capacités en gestion fiduciaire de la DAGE du Ministère de la Santé et l’Action sociale, dans la perspective de renforcer cette dernière en matière de gestion. Les résultats provisoires de cette évaluation ont permis d’identifier des faiblesses qui justifient pour l’essentiel la révision du manuel des procédures jugé obsolète par rapport au contexte actuel.

Tenant compte des différentes considérations ci-dessus citées, la Banque Mondiale et l’USAID ont estimé dans leur rapport provisoire portant sur l’évaluation des capacités fiduciaires de la DAGE, la nécessité de procéder à la révision du manuel existant. Par la suite d’autres partenaires techniques et financiers ont également contribué à la finalisation du présent manuel.

Manuel des Procédures administratives, financières et comptables du PNDS – Version finale juillet 2015 8

CHAPITRE 2 GENERALITES SUR LE MANUEL MPAFC PNDS

Section Objectifs du manuel Version

2. GENERALITES SUR LE MANUEL

2.1 OBJECTIFS DU MANUEL

Le présent manuel des procédures a pour objectif de donner au personnel du MSAS, le cadre dans lequel les opérations administratives, financières et comptables doivent s’exécuter. Il ne constitue pas un document exhaustif et figé. Il est au contraire appelé à être complété et modifié en fonction de l’évolution de l’environnement de l’organisation, des diverses contraintes et difficultés qui pourraient surgir lors de sa mise en œuvre.

La DAGE du MSAS a la responsabilité d’assurer l’application rigoureuse des présentes procédures afin de garantir la bonne exécution administrative et financière de la Centrale d’achats. Ainsi le manuel décrit les procédures d’exécution techniques ou opérationnelles ainsi que les procédures de suivi et évaluation des projets. Cependant, chaque projet ou programme doit en disposer dans un document distinct.

Le présent manuel formalise les principales procédures de gestion administrative, financière et comptable qui ont pour objectifs de :

▪ fournir un cadre formel d'exécution des opérations à caractère administratif ;

▪ fournir un cadre formel d'exécution des opérations à caractère financier et comptable ;

▪ garantir un contrôle interne fiable.

Le manuel des procédures constitue une description ordonnée et formelle des opérations et instructions de travail de la DAGE. Il précise en particulier :

⮚ les différentes tâches et leurs modalités d’exécution ;

⮚ les responsabilités respectives des différents intervenants ;

⮚ les procédures d'établissement des différents documents correspondants ;

⮚ les modalités de contrôle à chaque stade.

Le manuel des procédures administratives, financières et comptables constitue à cet effet plusieurs référentiels parmi lesquels on peut citer :

a. Référentiel de communication

Par sa conception, le manuel permet à chaque agent d'agir avec une parfaite connaissance et compréhension des responsabilités des acteurs et de traiter ainsi les documents selon les normes et procédures préétablies, largement partagées, comprises et acceptées par tous.

b. Référentiel de formation

Le manuel constitue en effet un outil de formation efficace pour les personnes nouvellement recrutées, mutées ou affectées temporairement à une fonction et qui peuvent ainsi, aisément se familiariser avec leurs nouvelles responsabilités et disposer d'un support écrit pour l'exécution de leurs tâches quotidiennes.

Manuel des Procédures administratives, financières et comptables du PNDS – Version finale juillet 2015 9

Section Objectifs du manuel – Champ d’application - Structuration Version

c. Référentiel de gestion

Le manuel permet d'avoir une vision globale de tous les aspects des opérations et de la gestion du Ministère. Le manuel remplit à cet effet un rôle de planification, de supervision et de contrôle de la délégation de responsabilité du sommet à l'échelon le plus bas de l'organigramme du MSAS.

d. Référentiel de contrôle

Le manuel aide dans le diagnostic, l'analyse de l'existant et l'évaluation des procédures de contrôle interne et des documents de gestion produits. L'application des instructions de l’autorité et le respect, pour chaque agent, de sa responsabilité de contrôle et d'exécution des tâches qui lui sont dévolues, seront ainsi plus aisés aussi bien pour les organes de contrôle interne (Directions et services, Bureau du contrôle interne) qu'externe (Inspections par des organes de contrôle de l’Etat, Auditeurs externes).

e. Référentiel d'informations de gestion (de transparence et de redevabilité)

Le manuel permet aux différents responsables d'analyser de façon cohérente et homogène tous les résultats et informations qui leur parviendront, de mieux comprendre le circuit qui a produit de tels résultats et informations et d'interpeller au besoin, directement tout intervenant sur les tâches ou contrôles qu'il a eu à effectuer.

2.2 CHAMP D’APPLICATION DU MANUEL

Le Manuel décrit :

▪ le processus de traitement des opérations spécifiques de contrôle et de consolidation comptable et financière de la DAGE ;

▪ la mise en œuvre des opérations administratives, financières et comptables de la DAGE dans le cadre de la mission qui lui est confiée en tant qu’agence d’exécution financière du budget de l’Etat, des projets et programmes financés par des partenaires.

2.3 STRUCTURATION DU MANUEL

Le Manuel se compose de neuf (9) chapitres comportant chacun, un certain nombre de sections spécifiques :

1. introduction ;

2. généralités sur le manuel ;

3. organisation du MSAS ;

4. procédures de gestion du personnel ;

5. procédures administratives ;

6. procédures financières ;

7. dispositions spécifiques du manuel ;

8. procédures comptables ;

9. procédures de suivi et de contrôle.

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Section Structuration – Mise à jour du manuel Version

Chaque procédure administrative, financière et comptable décrite dans ce manuel prend en compte les dimensions suivantes :

▪ objet de la procédure ;

▪ application de la procédure ;

▪ description des opérations séquentielles nécessaires.

2.4 MISE A JOUR DU MANUEL

2.4.1 MOTIF DE MISE A JOUR DU MANUEL

La mise à jour régulière du présent manuel est aussi importante que sa mise en œuvre. A défaut, il perd toute son efficacité. Une liste officielle des détenteurs du manuel sera détenue par le Chef du Bureau du Contrôle Interne pour permettre à chaque fois qu'une mise à jour est opérée de procéder à la modification de tous les exemplaires distribués.

La mise à jour du manuel peut être motivée par :

▪ des changements dans la structure ou les activités du MSAS suivant les décisions des autorités de tutelle ;

▪ des modifications des systèmes et procédures dans le but d'améliorer ceux existants pour faire face à des situations nouvelles ;

▪ des changements rendus nécessaires par l'application des textes et décrets concernant les lois et règles comptables en vigueur ;

▪ des changements dans l'affectation du personnel ou dans les tâches qui lui incombent.

2.4.2 RESPONSABILITE DE LA TENUE ET DE LA MISE A JOUR DU MANUEL

La responsabilité de la tenue et de la mise à jour du manuel des procédures incombe au Chef du Bureau du Contrôle Interne. Le Directeur de l’Administration Générale et de l’Equipement en relation avec le Contrôle Interne, décide des copies à mettre à la disposition du personnel.

2.4.3 METHODOLOGIE DE MISE A JOUR DU MANUEL

Lorsque la décision de modification des procédures existantes est envisagée, le Directeur de l’Administration Générale et de l’Equipement convoque une réunion à laquelle, doivent participer tous les responsables et agents susceptibles d’être concernés par ces modifications. Cette réunion doit débattre de l’opportunité de la modification proposée et des solutions à adopter.

A l’issue de cette réunion, un procès-verbal est établi indiquant les éléments suivants :

▪ la procédure existante devant être modifiée ;

▪ les raisons pour lesquelles une modification est demandée ;

▪ les principes de la modification à apporter.

Manuel des Procédures administratives, financières et comptables du PNDS – Version finale juillet 2015 11

Section Mise à jour du manuel Version

Le Chef du Bureau du Contrôle Interne est chargé de la rédaction de la nouvelle procédure qu’il soumet aux différentes parties prenantes pour observations et modifications éventuelles.

Un texte définitif validé par le DAGE est mis en application.

2.4.4 DISTRIBUTION DES PROCEDURES MODIFIEES

Après adoption du texte définitif portant sur les modifications apportées au manuel, le Chef du Bureau du Contrôle Interne se charge de distribuer les nouvelles sections du manuel aux parties intéressées.

Le Chef du Bureau du Contrôle Interne tient un registre permettant de suivre la mise à jour de chaque copie du manuel. Il note dans le registre la date de transmission de la nouvelle section aux intéressés ainsi que les références correspondantes. Celles-ci rendent les pages périmées (caduques) correspondantes au moment de la réception des nouvelles sections et apposent leur visa attestant de la réception des nouvelles sections et de la remise des anciennes.

Le Chef du Bureau du Contrôle Interne classe, chronologiquement, une copie des pages périmées (caduques) dans un classeur intitulé "Manuel des Procédures Administratives, Financières et Comptables - Sections Périmées" (caduques).

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CHAPITRE 3 ORGANISATION DU MSAS MPAFC PNDS

Section Schéma institutionnel du MSAS Version

3. ORGANISATION DU MSAS

L’organisation du Ministère de la Santé et de l’Action sociale (MSAS) décrite ci-après est prévue par le Projet de Décret en cours d’adoption.

Les directeurs généraux, les inspecteurs et les directeurs sont nommés par décret, sur proposition du Ministre de la Santé et de l’Action sociale, parmi les agents de l’Etat de la hiérarchie A ou assimilés.

Les chefs de service et de cellule sont nommés par arrêté du Ministre de la Santé et de l’Action sociale.

3.1 SCHEMA INSTITUTIONNEL DU MSAS

L’approche sectorielle/programme a été retenue depuis 1997 pour le secteur de la santé, d’où une rupture sous l’angle institutionnel. Ainsi, toutes les activités sont exécutées selon le schéma institutionnel suivant :

Les deux pôles que constituent la DAGE et la DPRS du MSAS ont pour rôle : l’exécution financière pour le premier, la planification et le suivi, de l’exécution technique selon les objectifs fixés et les prévisions pour le second.

Les autres structures notamment les Directions Techniques, Régions Médicales (RM), Districts Sanitaires (DS) constituent les principaux bénéficiaires et responsables directs de l’exécution physique et financière des activités qui leur incombent.

Manuel des Procédures administratives, financières et comptables du PNDS – Version finale juillet 2015 13

Section Organigramme du MSAS Version

3.2 ORGANIGRAMME DU MSAS

Il est schématisé comme suit :

Manuel des Procédures administratives, financières et comptables du PNDS – Version finale juillet 2015 14

Section Organigramme du MSAS Version

L’organisation des directions et services est fixée par arrêté du Ministre de la Santé et de l’Action sociale.

Manuel des Procédures administratives, financières et comptables du PNDS – Version finale juillet 2015 15

Section Présentation sommaire des Directions Version

3.3 PRESENTATION SOMMAIRE DES DIRECTIONS

Le Ministère de la Santé et de l’Action Sociale comprend :

▪ le Cabinet et les services rattachés ;

▪ le Secrétariat général et les services rattachés ;

▪ les Directions Générales ;

▪ les Directions ;

▪ les autres administrations :

✔ Ecole Nationale de Développement Sanitaire et Social (ENDSS) ;

✔ Ecole Nationale des Travailleurs Sociaux Spécialisés (ENTSS) ;

✔ Centre National de Formation des Techniciens en Maintenance Hospitalière (CNFTMH) ;

✔ Agence Nationale des Grands Projets Hospitaliers ;

✔ Fonds d’Action Sociale ;

✔ Fonds d’Appui aux Personnes Handicapées.

3.3.1 SERVICES RATTACHES AU CABINET

Les services rattachés au Cabinet sont :

▪ l’Inspection interne :

▪ le Service National de l’Hygiène :

▪ la Cellule de Communication.

a. L’Inspection interne Elle a pour mission l’examen, la vérification et le contrôle des normes, procédures et processus de gestion administrative, financière et technique de l’ensemble des services et établissements relevant de l’autorité du Ministre de la Santé et de l’Action sociale.

Elle est notamment chargée :

- de mener des audits de régularité, de conformité et de performance ;

- d’assurer la liaison entre le Ministère et les organes de contrôle de l’Etat ;

- de veiller à l’application des directives présidentielles et primatorales issues des rapports de l’Inspection générale d’Etat et des autres corps de contrôle ;

- de veiller à l’observation des lois, des règlements, des principes éthiques et de bonne gouvernance, des règles relatives à l’organisation et au fonctionnement du Ministère ;

- de veiller au respect de l’obligation de rendre compte ;

- de veiller à l’utilisation efficace et efficiente des ressources ;

- d’accomplir des activités de conseil et d’assistance pour les directions et services du

Département.

Manuel des Procédures administratives, financières et comptables du PNDS – Version finale juillet 2015 16

L’Inspection interne comprend :

- un inspecteur des affaires administratives et financières ;

- des inspecteurs techniques des services de santé ;

- des inspecteurs techniques des services pharmaceutiques ;

- des inspecteurs techniques des services d'action sociale.

L’Inspection interne est placée sous l’autorité directe du Ministre de la Santé et de l'Action sociale.

Un inspecteur coordonnateur est désigné par arrêté du Ministre de la Santé et de l’Action sociale.

b. Le Service National de l’Hygiène

Le Service National de l’Hygiène a pour mission :

- de préparer et de mettre en œuvre la politique de santé, en matière d’hygiène ;

- d’éduquer les populations en matière d’hygiène et de salubrité publique ;

- de faire respecter la législation et la réglementation en matière d’hygiène dans les agglomérations urbaines et en zones rurales ;

- de surveiller les frontières et de contrôler la circulation des personnes en matière d’hygiène sanitaire ;

- de rechercher et de constater des infractions en matière d’hygiène ;

- d’assister les autorités administratives dans le domaine de l’hygiène et de la salubrité publique ;

- de mener la lutte anti-vectorielle et la prophylaxie des maladies endémo-épidémiques.

Il peut, dans la mise en œuvre de sa mission, collaborer avec d’autres secteurs.

c. La Cellule de Communication

La Cellule a pour mission d’informer et de communiquer sur toutes les questions qui concernent le Ministère de la Santé et de l’Action sociale. Elle conçoit et met en œuvre le plan de communication du secteur de la santé et de l’action sociale.

3.3.2 LE SECRETARIAT GENERAL ET LES SERVICES RATTACHES

Placé sous l’autorité hiérarchique du Ministre de la Santé et de l’Action sociale, le Secrétaire Général assiste ce dernier dans l’exécution de la politique du Gouvernement. A cet effet, il est chargé :

- de la coordination des activités des différents services du Ministère de la Santé et de l’Action sociale dont il assure, sous l’autorité du Ministre le bon fonctionnement ;

- de la programmation, du suivi et du contrôle de l’exécution des décisions ministérielles ;

- des relations et de la coordination avec les autres départements ministériels en vue de l’exécution des décisions interministérielles ;

- de l’information complète du Ministre sur l’état de son Département et tout particulièrement sur la gestion des crédits du Ministre ;

Manuel des Procédures administratives, financières et comptables du PNDS – Version finale juillet 2015 17

- de la centralisation, de la répartition et de l’expédition du courier ainsi que de l’organisation et de la conservation des archives du Ministère ;

- du contrôle et de la présentation de tous les actes et documents soumis à la signature du

Ministre.

L’ensemble des directions et services d’administration centrale du Ministère sont placés sous l’autorité du Secrétaire Général.

Le Secrétaire Général suit le fonctionnement des établissements publics, des sociétés nationales et des sociétés à participation publique placés sous le contrôle du Ministre de la Santé et de l’Action sociale.

En cas de départ du Ministre du Gouvernement, le Secrétaire général assure la continuité de l’action administrative au sein du Département. Il informe le Ministre entrant des actions menées par son prédécesseur qu’elles soient en cours ou terminées.

Les services rattachés au Secrétariat général sont :

▪ le Bureau de la Législation ;

▪ la Cellule de Passation des Marchés publics ;

▪ la Cellule informatique ;

▪ le Bureau du Courrier commun ;

▪ le Bureau des Archives et de la Documentation.

a. Le Bureau de la Législation

Le Bureau est chargé :

- du suivi de tous les projets de textes législatifs et réglementaires du Ministère de la Santé et de l’Action sociale ;

- de la préparation des avis et observations sur les projets de loi et décret soumis au Ministère de la Santé et de l’Action sociale.

b. La Cellule de Passation des Marchés publics (CPM)

La CPM assure les missions suivantes :

- l’examen préalable de tout document à soumettre à l’Autorité contractante, en matière de marchés publics ;

- l’établissement en début d’année du Plan consolidé annuel de passation des marchés de l’Autorité contractante ;

- l’établissement de l’avis général de passation des marchés et sa publication ;

- la réalisation et la tenue de tableaux de bord sur les délais de mise en œuvre des différentes étapes des procédures de passation des marchés et de réalisation des calendriers d’exécution des marchés ;

Manuel des Procédures administratives, financières et comptables du PNDS – Version finale juillet 2015 18

- l’établissement de rapports trimestriels sur la passation et l’exécution des marchés ;

- l’appui aux différents services pour les opérations de passation des marchés ;

- la liaison avec les missions extérieures, notamment celles d’audit des marchés, initiées par l’Autorité de Régulation des Marchés publics.

c. La Cellule informatique La Cellule est chargée :

- d’élaborer et d’assurer la mise en œuvre et le suivi du schéma directeur d’informatisation du

Département ;

- d’assister les directions, les services et les établissements de santé dans l’utilisation des technologies de l’information et de la communication ;

- de concevoir et de développer des applications informatiques pour améliorer le travail du personnel ;

- d’assurer la maintenance du parc informatique ;

- d’assurer le suivi pour le compte du ministère du projet d’intranet gouvernemental.

d. Le Bureau du Courrier commun

Il est chargé de la réception, du traitement et de l’acheminement du courrier du Ministère de la Santé et de l’Action sociale.

e. Le Bureau des Archives et de la Documentation

Il est chargé de la conservation et du traitement de tous les documents du Ministère de la Santé et de l’Action sociale.

3.3.3 LA DIRECTION GENERALE DE LA SANTE

Elle a pour mission la préparation, la mise en œuvre et le suivi de la politique de santé.

Elle est également chargée de la coordination et du suivi de l'exécution des programmes de santé.

Elle assure aussi le suivi des relations avec les Facultés de Médecine, de Pharmacie et d’Odontostomatologie, les Unités de Formation et de Recherche (UFR) en santé et toutes autres institutions de formation supérieure dans le domaine de la santé.

Elle est chargée de la règlementation des professions médicales, dentaires, pharmaceutiques et para médicales.

La Direction Générale de la Santé (DGS) comprend :

▪ la Direction de la Lutte contre la Maladie ;

▪ la Direction de la Santé de la Reproduction et de la Survie de l’Enfant ;

▪ la Direction des Etablissements de Santé ;

▪ la Direction de la Prévention ;

▪ la Direction de la Pharmacie et du Médicament ;

▪ la Direction des Laboratoires ;

Manuel des Procédures administratives, financières et comptables du PNDS – Version finale juillet 2015 19

▪ le Service national de l’Education et de l’Information pour la Santé ;

▪ le Laboratoire national de Contrôle des Médicaments ;

▪ le Centre Anti Poison ;

▪ la Cellule de la Santé communautaire.

a. La Direction de la Lutte contre la Maladie

Cette direction a pour mission d’organiser la surveillance et la lutte contre les maladies transmissibles, notamment le sida, le paludisme et la tuberculose, et les maladies non transmissibles ayant un impact sur la santé publique, surtout les maladies endémiques et les maladies à risque épidémique élevé.

Elle est également chargée de la réglementation et de la promotion de la médecine traditionnelle, de la santé bucco-dentaire et de la santé mentale. La Direction de la Lutte contre la Maladie comprend :

▪ la Division de Lutte contre les Maladies transmissibles ;

▪ la Division de Lutte contre le Sida et les Infections sexuellement transmises ;

▪ la Division de Lutte contre les Maladies non transmissibles ;

▪ la Division de la Santé Bucco-dentaire ;

▪ la Division de la Santé mentale ;

▪ la Division de la Médecine traditionnelle ;

▪ la Division de la Surveillance épidémiologique.

Sont rattachés à la Direction de la Lutte contre la Maladie, notamment :

- le Programme national de Lutte contre le Paludisme (PNLP) ;

- le Programme national de Lutte contre la Tuberculose (PNT).

b. La Direction de la Santé de la Reproduction et de la Survie de l’Enfant

Elle a pour mission d’organiser et de coordonner les activités préventives et curatives concernant la santé et le bien-être de la mère, du nouveau-né, de l’enfant et de l’adolescent. Elle est notamment chargée de la mise en œuvre des stratégies en matière de santé de la reproduction, plus particulièrement de promouvoir la planification familiale.

La Direction de la Santé de la Reproduction et de la Survie de l’Enfant comprend :

▪ la Division de la Santé de la Mère et du Nouveau-né ;

▪ la Division de la Survie de l'Enfant ;

▪ la Division de la Santé de l’Adolescent ;

▪ la Division de l’Alimentation et de la Nutrition ;

▪ la Division de la Planification familiale.

Manuel des Procédures administratives, financières et comptables du PNDS – Version finale juillet 2015 20

c. La Direction des Etablissements de Santé

Elle a pour mission la préparation, le suivi et l’évaluation de la mise en œuvre de la politique en matière hospitalière. Elle veille sur l’accomplissement des missions des établissements publics de santé et des formations sanitaires spécialisées. Elle est en outre chargée de la réglementation, de l’appui et du contrôle des cliniques et cabinets privés et assure la promotion de leur participation au service public de santé.

La Direction des Etablissements de Santé comprend :

▪ la Division des Etablissements publics de Santé ;

▪ la Division des Etablissements privés de Santé ;

▪ la Division de la Réglementation et du Contentieux ;

▪ la Division du Suivi et de l’Evaluation.

d. La Direction de la Prévention

Elle a pour mission la préparation et le suivi de la mise en œuvre de la politique de prévention sanitaire et d’immunisation. Elle participe à la surveillance épidémiologique.

Elle est chargée de la lutte anti-tabac. La Direction de la Prévention comprend :

▪ la Division de la Prévention individuelle et collective ;

▪ la Division de l'Immunisation ;

▪ la Division de la Surveillance et de la Riposte vaccinale.

e. La Direction de la Pharmacie et du Médicament

Autorité nationale de règlementation pharmaceutique, elle a pour mission la préparation, la mise en œuvre et le suivi de la politique et des programmes dans le domaine de la pharmacie et du médicament.

A ce titre, elle est chargée de préparer et de veiller à l’application des textes législatifs et réglementaires relatifs à la pharmacie, aux médicaments, aux substances vénéneuses, aux produits de laboratoire et aux dispositifs médicaux.

La Direction de la Pharmacie et du Médicament comprend :

▪ la Division des Etudes et de la Documentation ;

▪ la Division de la Réglementation et du Contentieux ;

▪ la Division du contrôle administratif des Médicaments ;

▪ la Division des Stupéfiants et des Substances psychotropes ;

▪ la Division de la Pharmaco vigilance ;

▪ la Division de la pharmacopée traditionnelle.

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f. La Direction des Laboratoires

Elle a pour mission la préparation, la mise en œuvre et le suivi de la politique et des programmes dans le domaine du laboratoire.

A ce titre, elle est chargée de préparer et de veiller à l’application des textes législatifs et réglementaires relatifs aux laboratoires d’analyses médicales, aux réactifs et autres produits de laboratoire. Elle est aussi chargée de promouvoir et de contrôler les laboratoires d’analyse publics et privés.

Elle est chargée notamment :

- de la promotion et du contrôle des laboratoires d’analyses médicales publics et privés ;

- de la supervision de tous les laboratoires d’analyses médicales publics et privés ;

- de l’organisation du système national d’évaluation externe de la qualité des analyses de laboratoires, en rapport avec les programmes de lutte contre les maladies et avec les laboratoires de référence ;

- de l’appui et de l’accompagnement des laboratoires en matière de démarche qualité.

La Direction des Laboratoires comprend :

▪ la Division des Etudes et de la Documentation ;

▪ la Division de la Réglementation et du Contentieux ;

▪ la Division des Laboratoires publics ;

▪ la Division des Laboratoires privés ;

▪ la Division du Réseau national de Laboratoires.

g. Le Service National de l’Education et de l’Information pour la Santé

Ce service a pour mission d’assurer l’information, la sensibilisation et la communication en matière de santé. A ce titre, il est chargé :

- de créer chez les individus, les familles et les collectivités la demande en soins de santé, notamment en les informant sur les principales causes de nuisance à la santé et sur les moyens de lutte disponibles ;

- d’amener les individus, les familles et les collectivités à adopter des comportements favorables à la santé ;

- de promouvoir la participation des individus, des familles et des collectivités à la prise en charge des problèmes de santé ;

- de participer à la mobilisation des populations pour les campagnes de masse ;

- de préparer et de mettre en œuvre la politique nationale de promotion de la santé ;

- d’appuyer les directions et services dans la conception, la mise en œuvre, le suivi et l’évaluation des stratégies de communication en matière de santé.

h. Le Laboratoire national de Contrôle des Médicaments

Il est chargé du contrôle technique des médicaments, des réactifs et des autres produits de santé.

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i. Le Centre Anti Poison

Ce centre a pour mission d’assurer la prévention et la prise en charge des intoxications causées par les substances étrangères à l’organisme humain sans valeur nutritive et possédant des propriétés toxiques, notamment les produits de santé, les pesticides, les produits ménagers, les produits industriels et les plantes.

j. La Cellule de la Santé communautaire

La Cellule est chargée, en relation avec les services techniques :

▪ de préparer la politique de santé communautaire ;

▪ de définir des paquets d’activités communautaires intégrés aux différents échelons du système de santé.

3.3.4 LA DIRECTION GENERALE DE L’ACTION SOCIALE (DGAS)

La DGAS a pour mission de préparer et de mettre en œuvre la politique nationale d’Action Sociale.

A ce titre, elle est chargée :

- de promouvoir l’insertion socio-sanitaire et économique des groupes sociaux défavorisés ;

- de veiller à la promotion et à la protection des droits des personnes handicapées ;

- de veiller à la promotion et à la protection des personnes âgées ;

- d’impulser et de coordonner les programmes de recherche en matière d’action sociale ;

- d’élaborer les textes législatifs et réglementaires relatifs à l’action sociale et de veiller à leur application ;

- de veiller au suivi et à l’accompagnement psycho-social des inadaptés sociaux.

La Direction Générale de l’Action Sociale comprend :

▪ la Direction de l’Action médicosociale ;

▪ la Direction de la Promotion et de la Protection des Groupes vulnérables ;

▪ la Direction de la Promotion et de la Protection des Personnes handicapées.

a. La Direction de l’Action médico-sociale

Elle a pour mission d’élaborer, de mettre en œuvre et de suivre les projets et programmes de prise en charge médicale et de prophylaxie sociale des groupes vulnérables. A ce titre, elle est chargée

- de promouvoir la prise en charge sanitaire des groupes sociaux défavorisés ;

- de contribuer à la prise en charge des évacuations sanitaires ;

- d’impulser les programmes de recherche en matière d’action médicosociale.

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La Direction de l’Action médico-sociale comprend :

▪ la Division de la Prise en charge médicale ;

▪ la Division de la Prophylaxie Sociale et de l’Accompagnement psychosocial ;

▪ la Division de l’Appui aux Evacuations sanitaires.

b. La Direction de la Promotion et de la Protection des Groupes vulnérables

Cette Direction a pour mission d’assurer la promotion et la protection des familles défavorisées, des enfants déshérités et des personnes âgées. A ce titre, elle est notamment chargée :

- de favoriser l’autonomisation des groupes vulnérables ;

- d’améliorer les conditions d’existence des enfants déshérités ;

- d’orienter et de suivre les programmes d’action sociale mis en œuvre par les partenaires.

La Direction de la Promotion et de la Protection des Groupes vulnérables comprend:

▪ la Division de la Promotion et de la Protection des Personnes âgées ;

▪ la Division de l'Enfance déshéritée ;

▪ la Division de la Lutte contre l’Exclusion sociale.

c. La Direction de la Promotion et de la Protection des Personnes handicapées

Elle a pour missions de préparer, de mettre en œuvre et de suivre la politique en matière d’intégration socioéconomique et de promotion des personnes handicapées.

Elle veille en outre, à la protection des droits des personnes handicapées. A ce titre, elle est chargée

- de mettre en œuvre le Programme national de Réadaptation des Personnes handicapées ;

- de contribuer à l’amélioration du cadre de vie des populations dans les villages de reclassement social ;

- de coordonner les activités des partenaires.

La Direction de la Promotion et de la Protection des Personnes handicapées comprend :

▪ la Division de la Réadaptation médicosociale ;

▪ la Division de l’Intégration et de la Protection sociale ;

▪ la Division de l’Insertion socioéconomique et professionnelle ;

3.3.5 LES DIRECTIONS

Elles comprennent :

▪ la Direction de l’Administration Générale et de l’Equipement (DAGE) ;

▪ la Direction des Ressources Humaines (DRH) ;

▪ la Direction des Infrastructures, des Equipements et de la Maintenance (DIEM) ;

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▪ la Direction de la Planification, de la Recherche et des Statistiques (DPRS) ;

▪ la Direction Régionale de la Santé et de l’Action Sociale (DRSAS).

a. La Direction de l’Administration Générale et de l’Equipement (DAGE)

La DAGE a pour mission la préparation et l’exécution du budget. Elle est chargée des procédures administratives et financières en matière d’acquisition des équipements et de réalisation des infrastructures, ainsi que de la gestion du siège et de ses annexes.

Elle tient la comptabilité des deniers et la comptabilité des matières. Elle est notamment chargée, en relation avec les autres directions et services techniques du Ministère :

- de préparer le budget du Ministère de la Santé et de l’Action sociale ;

- d’assurer la gestion financière notamment l’acquisition des biens, travaux et services et le suivi de l’exécution financière ;

- d’assurer le suivi des procédures et de la préparation des audits ;

- d’assurer la gestion des dons et du transit administratif ;

- d’assurer la gestion du siège du Ministère de la Santé et de l’Action sociale.

La Direction de l’Administration Générale et de l’Equipement comprend :

▪ la Division de l’Administration des Finances ;

▪ la Division de la Programmation et du Suivi budgétaire ;

▪ la Division des Marchés ;

▪ la Division du Matériel et du Transit.

b. La Direction des Ressources Humaines (DRH)

La DRH a pour mission la formation, la gestion et la promotion sociale des personnels du Ministère de la Santé et de l’Action sociale.

Elle veille à une bonne coordination dans le recrutement et la gestion des personnels de santé et d’action sociale par l’Etat, les établissements de santé et les comités de santé.

Elle veille à l’application de la réglementation concernant les établissements publics et privés de formation professionnelle en santé et action sociale.

Elle met en place des politiques de promotion et de dialogue social en rapport avec les partenaires sociaux.

Elle est notamment chargée :

- d’assurer la cohérence entre les recrutements et les besoins du ministère ;

- d’assurer une bonne conservation des compétences et le développement de la motivation des agents par une bonne politique d’accueil, d’intégration, et de mobilité, un bon climat social et l’élaboration et la mise en œuvre de plans de carrière à l’intérieur des corps ;

- d’initier une GPEC en rapport avec le Ministre en charge de la Fonction publique.

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La Direction des Ressources Humaines comprend :

▪ la Division de la Gestion du Personnel ;

▪ la Division de la Gestion prévisionnelle des Emplois et des Compétences ;

▪ la Division de la Promotion et des Relations sociales ;

▪ la Division de la Formation.

c. La Direction des Infrastructures, des Equipements et de la Maintenance (DIEM)

La DIEM est chargée de gérer les infrastructures et les équipements et de veiller à leur maintenance.

Elle est responsable de la bonne exécution de la politique en matière de conception des infrastructures et du suivi de leur réalisation ainsi que du choix des équipements et du contrôle de leur installation.

Elle collabore avec toute autre organisation ou structure intervenant dans la réalisation des infrastructures et l’acquisition des équipements au niveau du Ministère de la Santé et de l’Action sociale sur toute la pyramide sanitaire et sociale. La DIEM joue le rôle de maître d’ouvrage délégué.

A ce titre, elle est notamment chargée :

- d’assurer la planification, la conception et le suivi des projets de construction et de réhabilitation des structures sanitaires et sociales ;

- de veiller à l’application des normes architecturales et d’équipements définies pour les différentes structures sanitaires et sociales en tenant compte des acquis et des réalisations dans ce domaine ;

- d’assurer la conception des projets d’infrastructures et d’équipements médicaux ainsi que le suivi et le contrôle de leur exécution ;

- de concevoir, suivre et contrôler la mise en œuvre de la politique nationale de maintenance dans toutes les structures sanitaires et sociales dépendant du Ministère de la Santé et de l’Action sociale ;

- de participer à l’élaboration des dossiers de requête et des fiches de projets avec un contenu en infrastructures et équipements.

La Direction des Infrastructures, des Equipements et de la Maintenance comprend:

▪ la Division des infrastructures ;

▪ la Division des équipements ;

▪ la Division de la maintenance ;

▪ la Division des études et de la programmation.

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Juillet 2015

d. La Direction de la Planification, de la Recherche et des Statistiques (DPRS)

La DPRS est chargée :

- de coordonner les interventions des partenaires au développement ;

- de préparer les négociations avec les Partenaires Techniques et Financiers (PTF) et les autres intervenants, ainsi que les réunions des commissions mixtes et toutes les autres rencontres similaires ;

- de coordonner l’élaboration du Plan National de Développement Sanitaire et d’assurer le suivi de sa mise en œuvre et de son évaluation ;

- de coordonner l’élaboration du Document de Programmation Pluriannuelle des Dépenses (DPPD) et d’assurer la production du rapport annuel de performances ;

- de promouvoir et de coordonner la recherche dans les domaines médicaux, pharmaceutiques, sanitaires et sociaux ;

- de réaliser des études et enquêtes statistiques, de collecter des données, d’analyser les informations sanitaires et sociales et de participer à la surveillance épidémiologique ;

- de veiller au bon fonctionnement du Système d’Information sanitaire et sociale à des fins de gestion ;

- de promouvoir la multisectorialité, la contractualisation notamment avec les collectivités locales pour les services de santé et d’action sociale ;

- d’élaborer les comptes nationaux de la santé.

La Direction de la Planification, de la Recherche et des Statistiques comprend :

▪ la Division de la Planification ;

▪ la Division de la Recherche ;

▪ la Division du Système d’Information sanitaire et sociale ;

▪ la Division du Partenariat.

e. La Direction Régionale de la Santé et de l’Action sociale (DRSAS)

Elle a pour mission le suivi de la mise en œuvre des politiques sanitaires et sociales et la coordination de toutes les structures de la région, y compris les établissements publics de santé.

A ce titre, elle est notamment chargée :

- du contrôle des structures sanitaires publiques et privées de la région y compris les établissements publics de santé ;

- de la promotion de la santé et de l’hygiène ;

- de la surveillance épidémiologique ;

- de la disponibilité et du fonctionnement des infrastructures et équipements sanitaires et sociaux

- de la collecte, du traitement et de la transmission des données statistiques ;

- de l’inspection et de la coordination des activités sanitaires et sociales ;

- de la gestion des ressources humaines de la région ;

- de la planification et du suivi des programmes ;

- de la promotion du partenariat, de la multisectorialité et de la contractualisation ;

- de l’appui et de la coordination des activités des districts sanitaires ;

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- de l’appui et de la coordination des activités des centres de promotion et de réinsertion sociale.

Cette Direction comprend :

▪ la Division régionale la Surveillance épidémiologique et de l’Immunisation ;

▪ la Division régionale des Soins de Santé primaires ;

▪ la Division régionale de la Promotion de la Santé ;

▪ la Division régionale de l’Action sociale ;

▪ la Division régionale de la Planification et des Statistiques ;

▪ la Division régionale des Ressources humaines ;

▪ la Division régionale de l’Administration et des Finances ;

▪ la Division régionale des Infrastructures, des Equipements et de la Maintenance ;

▪ la Brigade régionale d’Hygiène ;

▪ l’Inspection régionale de la Santé et de l’Action sociale.

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3.4 RESPONSABILITE DE LA DAGE EN MATIERE DE GESTION FINANCIERE

La DAGE, en relation avec les autres directions et services techniques du Ministère, est chargée :

▪ de préparer le budget du Ministère de la Santé et de l’Action sociale ;

▪ d’assurer la gestion financière notamment l’acquisition des biens et services et le suivi de l’exécution financière ;

▪ d’assurer le suivi des procédures et de la préparation des audits ;

▪ d’assurer la gestion des dons et du transit administratif ;

▪ d’assurer la gestion du siège du Ministère de la Santé et de l’Action sociale.

A ce titre, la DAGE est impliquée dans la sélection, le financement, le suivi de l’exécution financière et le contrôle des Sous bénéficiaires : Associations, Organisations Communautaires de Base (OCB), Organisations Non Gouvernementales (ONG) dans le cadre de la mise en œuvre de certaines activités du MSAS.

En outre, la DAGE doit assurer la supervision et le contrôle des centres de responsabilité qui exécutent des activités spécifiques inscrites dans les Plans de Travail Annuels et financées sur fonds publics : Programme Financement Basé sur les Résultats (FBR), etc.

A cet effet, elle doit effectuer les tâches suivantes :

- cosigner les chèques pour les comptes bancaires non gérés par la Direction de l’Investissement

(DI) ;

- signer les contrats avec les fournisseurs, les consultants et les agents des projets ;

- mettre à leur disposition le manuel des procédures administratives, financières et comptables du MSAS en vigueur ;

- définir ou approuver l’organisation et les procédures financières spécifiques non prévues dans le manuel du MSAS mais nécessaires pour la gestion financière et comptable de ces centres de responsabilité ;

- participer à la validation du Plan de Travail Annuel (PTA) ;

- approuver les dépenses réalisées par ces centres de responsabilité ;

- valider les rapports financiers périodiques et les états financiers annuels avant toute transmission à des autorités et partenaires ;

- effectuer des audits internes périodiques ;

- superviser la mise en œuvre des recommandations issues des inspections des services de l’Etat et des audits externes ;

- gérer les dons et les matières.

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CHAPITRE 4 PROCEDURES DE GESTION DU PERSONNEL MPAFC PNDS

Section Version

4. PROCEDURES DE GESTION DU PERSONNEL

☞ Définition

Les procédures en matière de gestion du personnel sont l'ensemble des règles régissant le recrutement, la tenue du fichier des travailleurs, la paie et de façon plus générale, la gestion administrative du personnel du MSAS. Deux catégories sont à considérer : le personnel payé sur budget de l’Etat et celui payé sur financement des Partenaires. D’une catégorie à une autre, les procédures applicables ne sont pas identiques.

☞ Objectifs

Les procédures de contrôle interne en matière de gestion du personnel poursuivent les objectifs suivants :

▪ s'assurer que les séparations des fonctions en jeu dans le traitement de la paie sont suffisantes ;

▪ s'assurer que les recrutements répondent à un besoin réel et qu'ils sont opérés suivant des règles de transparence ;

▪ s'assurer que les rémunérations versées correspondent à un travail effectif ;

▪ s'assurer que le calcul et le paiement des salaires se font dans le strict respect des règles et en…