Annex J3 b - IL 685-013-12_EDU EGR.pdf

USAID SENEGAL

FROM THE AMERICAN PEOPLE

Subject: Implementation Letter Number 685- 013-12: Support to the Ministere de !'Education nationale ("MEN") to improve early grade reading skills for children in Senegal

Reference: Assistance Agreement No. 685-013 dated as of September 27, 2010, (the "Assistance Agreement"), as amended on September 15, 2015.

Dear Sir:

The purpose of this Implementation Letter (the "IL") is to provide information and procedures concerning the implementation of the "Support to the MEN to Improve Early Grade Reading Skills for Children in Senegal" Activity (the "Activity"), under the above-referenced Assistance Agreement, by and between the U.S. Agency for International Development ("USAID") and the Government of Senegal ("GOS"), acting through the Ministere de l'Economie, des Finances et du Plan

("MEFP").

Monsieur Lat Diop Directeur de la Cooperation et des Financements exterieurs Ministere de l'Economie, des Finances et du Plan

DAKAR

Objet: Lettre d'execution No. 685-013-12:

Appui au ministere de !'Education nationale (« MEN ») en vue d'ameliorer les competences en lecture des enfants des premieres classes du cycle elementaire au Senegal.

Reference: Accord d' Assistance No. 685-013 du 27 septem bre 2010 « l' Accord d' Assistance » ), en sa version modifiee du 15 septem bre 2015.

Monsieur le Directeur:

La presente Lettre d'execution (LE) a pour objet de fournir des informations et d' enoncer des procedures relatives a la mise en reuvre de I' Activite intitulee « Appui au MEN en vue d' ameliorer les competences en lecture des enfants des premieres classes du cycle elementaire au Senegal » ( « l 'Activite »), dans le cadre de I' Accord d'assistance susmentionne entre l' Agence des Etats-Unis pour le developpement international (« USAID ») et le Gouvernement du Senegal (« GdS »), agissant par l' intermediaire du ministere de l 'Economie, des Finances et du Plan(« MEFP »).

This IL contains the agreement of USAID, the La presente LE enonce !'accord entre MEFP through the Direction de la Cooperation l'USAID, le MEFP, a travers la Direction de et des Financements Exterieurs ("DCFE"), and la Cooperation et des Financements Exterieurs the MEN (each a "Party" and collectively, the "Parties") on the detailed scope of the Activity and the actions to be taken to implement it.

This IL provides USAID approval for the Activity and sub-commits funds for its implementation.

In accordance with the Assistance Agreement, USAID agrees to finance the Activity to be implemented by MEN (the "Grantee"), as further described in Section A below, subject to availability of the funds, the terms and conditions of the Assistance Agreement and this IL.

A. The Activity

1. Activity Purpose

The purpose of this Activity is to support the Ministry of Education in its efforts to deliver improved reading instruction in the early grades of public primary school using national languages.

2. Activity Description

This Activity will address early grade reading in the public primary school system in Senegal, which has been identified by USAID and the Grantee as an area of support and reform.

Recent research and a growing body of evidence on early grade reading have indicated the importance of building strong education systems and the use of national languages that children speak and understand in the classroom in order to improve reading performance.

( « DCFE » ), et le MEN, ( denommes individuellement « Partie » et collectivement « Parties ») relatif au champ d' application detaille de l' Activite et aux mesures applicables pour sa mise en reuvre. Elle confirme l' approbation de l' Activite par l 'USAID et engage des fonds pour sa mise en reuvre.

Conformement a l' Accord d' assistance, l'USAID accepte de financer l' Activite qui sera mise en reuvre par le MEN (« le Beneficiaire » ), conformement aux dispositions de la Section A ci-dessous, sous reserve de la disponibilite de fonds a cet eff et et du respect des conditions generales de l' Accord d' assistance et de la presente LE.

A. L'Activite

1. Objectif de I' Activite

Le but de cette Activite est d'appuyer le ministere de !'Education dans ses efforts visant a ameliorer l' enseignement de la lecture dans les premieres classes du cycle elementaire public en utilisant les langues nationales.

2. Description de I' Activite

Cette Activite portera sur la lecture dans les premieres classes du cycle elementaire de l' enseignement public au Senegal, identifiee par l 'USAID et le Beneficiaire comme un domaine devant faire l'objet d'un appui et de reformes. Des recherches recentes et des donnees probantes de plus en plus importantes sur la lecture dans les premieres classes du cycle elementaire montrent a quel point ii est important de mettre en place des systemes educatifs solides et d'utiliser les langues que les enfants parlent et comprennent dans les salles de classe pour ameliorer les performances en lecture.

This Activity takes these findings into account, Cette Activite prend en compte ces resultats et and is comprised of distinct, complementary est composee de sous-activites distinctes et sub-activities ( each, a "sub-Activity") aimed at complementaires ( chacune etant denommee « improving reading performance by sous-Activite ») visant a ameliorer les strengthening the system in which students performances en lecture en renforyant le learn how to read. The sub-Activities may, systeme utilise pour l'enseignement de la among other things, focus on introducing the lecture aux eleves. Les sous-Activites peuvent, instruction of early grade reading in national entre autres, se focaliser sur I 'utilisation des languages, assessing children's reading langues national es pour enseigner la lecture abilities through an Early Grade Reading dans les premieres classes du cycle Assessment (EGRA), ensuring the availability elementaire, !'evaluation des capacites en of appropriate materials needed for reading lecture des enfants a travers une Evaluation des instruction, improving coordination and competences fondamentales en lecture strategies around reading policy and the use of (EGRA), la disponibilite du materiel approprie national languages, and supporting the necessaire pour l' enseignement de la lecture, development of a local knowledge base and l' amelioration de la coordination et les expertise on early grade reading. The Activity strategies en matiere de definition de politiques is outlined in further detail in Annex 1 d'enseignement de la lecture et d'utilisation ("Activity Description"). des langues nationales, et le soutien au developpement d 'une expertise locale sur la lecture dans les premieres classes du cycle elementaire. L' Activite est decrite de fayon plus detaillee a 1' Annexe 1 (« Description de l' Activite »).

3. Budget 3. Budget

The indicative budget for the Activity is Une description detaillee du budget estimatif detailed in Annex 2 ("Activity Budget"). de l' Activite figure a 1' Annexe 2 ( « Budget de l' Activite »).

4. Activity Implementation 4. Mise en reuvre de I' Activite

This Activity will be implemented through Cette Activite sera mise en reuvre a travers des sub-Activities, each of which will be sous-Activites qui seront executees chacune conducted separately. USAID and the Grantee separement. L 'USAID et le Beneficiaire will jointly agree upon the specific terms, conviendront des conditions generales et conditions and detailed budgets for financing budgets detailles afferents au financement de each sub-Activity, which together constitute chaque sous-Activite, qui constituent ensemble the Activity, through subsequent sub-Activity l' Activite, a travers des Lettres d'execution

Implementation Letters ("SAILs"). Such SAILs will sub-obligate funds for the implementation of a specific sub-Activity and will further detail the designs, specifications, funding and payment arrangements and such other details as will be necessary for the implementation of each sub-Activity. Once such SAILs are agreed upon, subject to the terms and conditions in this IL and such SAILs, USAID will then disburse funds to finance each sub-Activity.

Implementation details, including without limitation, implementation and payment mechanisms, complete sub-Activity descriptions, identification of milestones ( as needed), target completion dates for key actions, and detailed total life of sub-Activity budgets, shall be specified, amplified, or modified in SAILs executed by the representatives designated by the Parties, so long as such SAILs are otherwise consistent with the terms of the Agreement and this IL.

SAILs may not be used to modify the terms of the Agreement or this IL.

5. Activity Management and Communication

The Grantee shall ensure proper administration of the Activity, prudent financial management, compliance with the terms and conditions of this IL, and maintenance of proper documentation.

Communications between USAID and the Government of Senegal representatives will take place through the use of any relevant form possible and agreed. These include electronic mails, phone calls, face-to-face meetings, official physical letters and official scanned ennses ulterieurement relatives aux sous Activites (LESA). Ces LESA engageront des fonds pour la mise en reuvre d'une sous Activite specifique et exposeront, de fa~on detaillee, la conception, les specifications, les modalites de financement et de paiement et autres details necessaires a la mise en reuvre de chaque sous-Activite. Une fois que les deux parties ont convenu de ces LESA, et sous reserve des conditions generales de la presente LE et des LESA, l 'USAID deboursera alors des fonds pour financer chaque sous-Activite.

Les modalites d' execution qui comprennent, sans s'y limiter, les mecanismes de mise en reuvre et de paiement, les descriptions completes des sous-Activites, !'identification des etapes (au besoin), les dates d'achevement cibles pour les activites phares, et le budget detaille des sous-Activites pour toute la duree de ces sous-Activites, devront etre specifies, amplifies ou modifies dans les LESA signees par les representants designes par les Parties, tant que ces LESA sont conformes aux termes de l' Accord et de la presente LE. Les LESA ne doivent pas etre utilisees pour modifier les termes de l 'Accord ou de la presente LE.

5. Gestion de l' Activite et communication

Le Beneficiaire s'assurera d'une gestion appropriee et prudente de I' Activite, du respect des conditions generales enoncees dans la presente LE et de la tenue d'une documentation appropriee.

Les communications entre l 'USAID et les representants du gouvemement du Senegal prendront toute forme jugee pertinente, possible et convenue, notamment des courriers electroniques, des appels telephoniques, des rencontres en personne, des lettres officielles letters. All points of contact whose names and en format papier et des lettres officielles contact information are indicated in a numerisees. Selon la nature de la communication matrix will be involved, communication, tous les points de contact dont depending on the nature of the communication. les noms et coordonnees sont indiques dans

6. Roles and Responsibilities

a. The Direction de l'Enseignement Elementaire ("DEE") under the MEN will be responsible for directing, coordinating and monitoring the Activity implementation at the MEN level. The DEE is the technical lead for the Activity and is expected to develop the technical approach, develop and manage the work plans, draft scopes of work, gather necessary data, track indicators and coordinate with other directorates or ministries on technical issues. The DEE will coordinate and monitor each sub Activity component of the Activity.

Finally, the DEE will provide quarterly reports to the Direction de l' Administration Generale et de l'Equipement ("DAGE") on the financial and technical execution for the Activity.

b. The Direction de la Cooperation et des Financements Exterieurs ("DCFE") under the MEFP will open and manage the bank account for this Activity. DCFE will also fund the sub account managed by the Directorate of General Administration and Equipment (DAGE).

c. The DAGE under the MEN will open and manage a sub-account for all sub Activities and will issue payment orders to vendors once it receives appropriate une matrice de communication seront impliques.

6. Roles et responsabilites

a. La Direction de l 'Enseignement Elementaire (« DEE ») du MEN sera chargee de diriger, coordonner et surveiller la mise en reuvre de l' Activite au niveau du MEN. La DEE est le responsable technique de l' Activite et devra en developper l' approche technique, elaborer et gerer les plans de travail, preparer des ebauches de termes de reference, rassembler les donnees necessaires, suivre les indicateurs et travailler en coordination avec d' autres directions ou ministeres sur des questions d'ordre technique. La DEE coordonnera et surveillera chaque sous-Activite. Enfin, la DEE soumettra des rapports trimestriels a la Direction de l' Administration Generale et de l'Equipement (« DAGE ») sur l 'execution financiere et technique de l' Activite.

b. La Direction de la Cooperation et des Financements Exterieurs ( « DCFE ») du MEFP sera chargee de l' ouverture et de la gestion du compte bancaire ouvert pour les besoins de cette Activite. Elle se chargera egalement d' alimenter le sous compte gere par la DAGE du MEN.

c. La DAGE du MEN sera chargee d'ouvrir et de gerer un sous-compte pour toutes les sous-Activites et d'emettre des ordres de paiement aux fournisseurs une fois qu' elle payment requests. The DAGE, in conjunction with the Cellule de Passation des Marches, will also manage all procurement actions, request advances from USAID (if needed), provide financial documents to liquidate advances, monitor the liquidity of the bank account, and ensure financial management controls in accordance with the Financial Procedures Manual. The DAGE will also report on the overall financial and technical execution of this Activity to the DCFE and to USAID on a quarterly and annual basis.

d. USAID will provide technical assistance through a separately financed implementing partner. This technical assistance will use lessons learned and good practices from the early grade reading program experience implemented in other regions in order to strengthen implementation efforts of the MEN in Saint Louis. This technical assistance may include, but is not limited to, utilizing the materials that were developed under the Lecture Pour Tous project for teacher training, coaching and reading purposes.

B. Activity Period

1. Activity Start Date

The date on which actions and undertakings necessary to implement the Activity begin is upon signature of the IL. Except as USAID may otherwise agree in writing, USAID will not reimburse any costs incurred prior to the Activity Start Date.

aura re~u des demandes de paiement appropriees. La DAGE, en collaboration avec Ia Cellule de Passation des Marches (CPM), gerera egalement toutes les operations de passation de marches, sollicitera aupres de l 'USAID des demandes d' avance ( si necessaire ), fournira des documents financiers permettant de liquider des avances, surveillera Ia liquidite du compte bancaire et assurera Ies controles de gestion financiere conformement au Manuel de procedures financieres. La DAGE devra egalement soumettre, tousles trimestres et a la fin de l'annee, a la DCFE et a l'USAID, un rapport sur !'execution financiere et technique globale de cette Activite.

d. L'USAID fournira une assistance technique par l'intermediaire d'un partenaire d'execution finance separement. Cette assistance technique mettra a contribution les le~ons apprises et les bonnes pratiques du programme « Lecture Pour Tous » mis en reuvre dans d'autres regions afin de renforcer les efforts de mise en reuvre du MEN a Saint Louis. Cette assistance technique peut comprendre, sans s'y limiter, I 'utilisation du materiel elabore dans le cadre du projet Lecture Pour Tous pour la formation des enseignants, l 'encadrement et la lecture.

B. Duree de I' Activite

1. Date de demarrage de I' Activite

Les actions et engagements necessaires a la mise en reuvre de l' Activite commencent a Ia date de signature de la LE. Sauf disposition ecrite contraire de sa part, I 'US AID ne remboursera aucun cout encouru avant la date de demarrage de l' Activite.

2. Activity Completion Date

Four years from the signing of this IL is the date by which all actions and undertakings necessary to achieve the Activity will be completed, or such other date as the Parties may agree to in writing (the "Activity Completion Date"). After the Activity completion date, six months will be provided to the GOS counterparts to finalize financial, performance, and other necessary reports and to complete the close-out of the Activity except as USAID may otherwise agree in writing.

Unless USAID otherwise agrees in writing, USAID will not issue or approve documentation pursuant to this IL that will authorize payment for services performed or goods furnished subsequent to the Activity Completion Date.

C. Parties' Contributions

1. The total estimated cost of the Activity is $7,333,333 (Grantee and USAID contributions).

2. To help implement the Activity, USAID hereby sub-commits $5,500,000 (the "Grant"), subject to the terms and conditions of the referenced Agreement and this IL. USAID is not obligated to reimburse the Grantee for the expenditure of amounts in excess of the total sub committed amount. The currency of all payments by USAID under each SAIL will be in the local currency, the West African CFA franc (FCFA or XOF).

2. Date d'achevement de I' Activite

La date d' achevement fixee dans un delai de quatre ans apres signature de la presente LE, ou toute autre date dont les Parties peuvent convenir par ecrit ( « Date d' achevement de I' Activite ») est celle a laquelle toutes les activites prevues et tous les engagements souscrits en vue de realiser l 'Activite devront etre realises. A pres la Date d' achevement de I' Activite, ii sera accorde, aux homologues du GdS, un delai de six mois pour finaliser les rapports financiers, de performance ou tout autre rapport necessaire et pour proceder a la cloture de l' Activite, sauf accord contraire ecrit de l'USAID. A mo ins qu' elle n' en convienne autrement par ecrit, l'USAID ne delivrera et n' approuvera aucune documentation relative a la presente LE qui autoriserait le paiement de services rendus ou de biens fournis apres la Date d'achevement de l'activite.

C. Contributions des parties

1. Le cout estime global de l 'Activite est de

7.333.333 USO (contributions du

Beneficiaire et de l'USAID).

2. Pour contribuer a la mise en reuvre de I' Activite, l 'USAID engage la somme de

5.500.000 USD (la « Subvention »), sous

reserve des conditions generates de I' Accord reference et de la presente LE.

L'USAID n'est astreint a aucune obligation de rembourser au Beneficiaire les depenses superieures au montant total engage. Tous les paiements effectues par l'USAID dans le cadre de chaque sous Activite devront etre libelles en monnaie locale, le franc CFA (F CFA ou XOF).

3. The Grantee contribution for this Activity will be in kind and in cash and will include valuation of the staff and stakeholders in the Activity work time, on behalf of the GOS, office equipment, other direct or indirect costs planned in the work plan. The Grantee's estimated total contribution to this Activity is $1,833,333 equivalent to one-third of the Grant. The minimum required cash portion of the Grantee contribution (the "Grantee Contribution Amount") is equal to the FCFA equivalent of $1,375,000, equivalent to one-fourth of the Grant. The GOS agrees to make the necessary budget allocations each year as per Annex 2. The MEN will prepare and provide to USAID annual budget execution reports showing GOS funds and in kind contributions committed to the Activity. These reports will be sent by the Grantee to USAID no later than March 31 of each year for funds committed the previous calendar year.

D. Funding Mechanisms

Each sub-Activity under the Activity subject to a SAIL will be financed either by a Fixed Amount Reimbursement funding mechanism or a Cost Reimbursement funding mechanism, each as described below.

1. Fixed Amount Reimbursement

3. La contribution du Beneficiaire a l' Activite sera en nature et en especes et comprendra l' estimation du temps de travail du personnel et des intervenants dans le cadre de l 'Activite, pour le compte du GdS, les equipements de bureau, les autres couts directs ou indirects prevus dans le plan de travail, etc. La contribution globale estimee du Beneficiaire a cette Activite est estimee a 1.833.333 USD, soit le tiers de la Subvention. Le montant minimal en especes requis de la contrepartie du Beneficiaire (le « Montant de la contribution du Beneficiaire )) OU contrepartie) est egal a l 'equivalent en F CFA de 1.375.000 USD, soit le quart de la Subvention. Le GdS s' engage a effectuer les allocations budgetaires necessaires chaque annee conformement a l 'Annexe 2.

Le MEN devra preparer et soumettre a l'USAID des rapports annuels d'execution du budget montrant Jes fonds depenses par le GdS pour la mise en reuvre de l 'Activite, ainsi que ses contributions en nature. Ces rapports devront etre transmis a l 'USAID par le Beneficiaire au plus tard le 31 mars de chaque annee pour les fonds engages au cours de l' annee calendaire precedente.

D. Mecanismes de financement

Chaque sous-Activite prevue dans le cadre de l' Activite faisant l'objet d'une LESA sera financee soit sous la forme d'un remboursement forfaitaire fixe, soit sous la forme d'un remboursement des couts encourus, suivant la description ci-dessous de chacun de ces mecanismes.

1. Remboursement f orfaitaire

The Fixed Amount Reimbursement method set La methode du remboursement forfaitaire forth m Annex 3, "Fixed Amount enoncee al' Annexe 3, « Dispositions relatives

Reimbursement Provisions," shall be used to implement and finance a sub-Activity as determined in a SAIL. Under this method, the Grantee shall complete milestones in accordance with a description of milestones for which USAID has approved a fixed reimbursable US dollar value for the successful completion of each milestone.

Upon confirmation that such milestone has been satisfactorily completed as described in a SAIL, USAID will reimburse the Grantee pursuant to the terms and conditions of such SAIL. The amount of reimbursement for each milestone shall not change regardless of fluctuation in the actual costs or exchange rates.

If the cost of completing a milestone is less than the corresponding payment amount, USAID's contribution will not be reduced.

Payment by USAID is expressly conditioned upon successful completion of the milestone in accordance with the agreed upon specifications and standards, as determined by satisfaction of a condition for payment namely the deliverable. Any milestone not completed to the satisfaction of USAID, will result in USAID not paying the Grantee the amount associated with the non-conforming deliverable.

Upon request by the Grantee and until FY 2018, USAID may approve advances for up to 30 days of expected costs under the sub Activity. The procedures related to advances are specified in Annex 3. Interests amount over $250/year earned on advances must be refunded to USAID.

au remboursement forfaitaire », sera utilisee pour mettre en reuvre et financer une sous Activite telle que determinee dans une LESA.

Par cette methode, le Beneficiaire completera des etapes conformement a la description des etapes pour lesquelles l 'USAID a approuve un montant fixe remboursable en dollar americain pour la realisation de chaque etape.

Une fois confirmee la realisation d'une etape a la satisfaction de l'USAID, telle que decrite dans la LESA, l'USAID versera au Beneficiaire le remboursement prevu, conformement aux conditions generates de la LESA. Le montant rembourse pour chaque etape restera inchange, independamment des fluctuations de couts reels ou de taux de change.

Si le cout de realisation d'une etape est inferieur au montant de remboursement correspondant, la contribution de l 'USAID ne sera pas reduite. Les remboursements devant etre effectues par l 'USAID sont expressement subordonnes a la realisation des etapes conformement au cahier des charges et aux normes convenus, telle que determinee par le respect d'une condition de paiement, a savoir la realisation du livrable. Toute etape qui n'a pas ete realisee a la satisfaction de l'USAID entraine le non versement, par cette derniere, du montant convenu pour cette etape.

A la demande du Beneficiaire et jusqu'a l' annee budgetaire 2018, l 'USAID peut approuver des avances de paiement pour prendre en charge des couts prevus jusqu'a concurrence de 30 jours d'activite dans le cadre de la sous-Activite. Les procedures relatives aux avances sont precisees a l' Annexe

3. Les interets de plus de 250 $ par an accumules sur les avances doivent etre rembourses a l'USAID.

2. Cost Reimbursement 2. Remboursement des coots

The Cost Reimbursement provisions are set Les dispositions relatives au remboursement forth in Annex 4. Cost Reimbursement shall be des coiits figurent a l'Annexe 4. Le used to implement and finance a sub-Activity remboursement des couts sera effectue pour as determined in a SAIL. Under this method, mettre en ceuvre et financer une sous-Activite, the Grantee shall make payments from its own selon les indications figurant dans une LESA.

funds for sub-Activity costs in accordance with A vec cette methode, le Beneficiaire utilise ses a detailed sub-Activity budget. The Grantee propres fonds pour financer les coiits de la shall then request reimbursement from USAID sous-Activite, conformement a un budget in accordance with the procedures of Annex 4. detaille pour cette sous-Activite. Le

However, USAID may provide advances, to implement a sub-Activity in accordance with the sub-Activity budget. The MEN may request reimbursement from USAID, in accordance with the procedures established in Annex 4. Each request must include a voucher that indicates the total costs for which reimbursement is being requested.

USAID shall reimburse DCFE in the currency in which costs are incurred (local currency for local costs and dollars for foreign exchange costs), but in no case in an amount more than the sub-obligated amount in dollars.

Upon request by the MEN, USAID may approve advances for up to 30 days of expected costs under the sub-Activity. The procedures relating to advances are specified in Annex 4.

Interest amounts over $250/year earned on advances must be refunded to USAID.

Beneficiaire soumettra alors a 1 'USAID une demande de remboursement, conformement aux procedures decrites al' Annexe 4.

Cependant, 1 'USAID peut consentir des avances, pour permettre la mise en ceuvre d'une sous-Activite, conformement au tableau budgetaire pour la sous-Activite. Le MEN peut ams1 solliciter un remboursement par l'USAID, conformement aux procedures decrites a 1' Annexe 4. Chaque demande de remboursement doit comprendre une piece comptable indiquant le montant total des coiits pour lesquels un remboursement est sollicite.

L'USAID versera a la DCFE le remboursement requis, dans la monnaie par laquelle les coiits ont ete encourus (monnaie locale pour les depenses locales et le dollar pour les couts des operations de change). Cependant, le montant rembourse ne devra, en aucun cas, depasser celui engage en dollars.

A la demande du MEN, l'USAID peut approuver des avances de paiement couvrant jusqu'a 30 jours des coiits prevus dans le cadre de la sous-Activite. Les procedures relatives aux avances sont precisees a I' Annexe 4. Les interets superieurs a 250 $/annee accumules sur les avances doivent etre rembourses a l'USAID.

The provisions for payment and replenishment Les dispositions relatives au paiement et a la of the DAGE sub-account will be specified in realimentation du sous compte de la DAGE

• l the SAILs as required.

3. MEN Government to Government Budget Line-Item

During the four-year Activity period, the MEN must create and maintain an annual budget line-item in amount equal to at least its annual contribution as detailed in Annex 2. Such funds, which are part of the Grantee Contribution Amount, may also be used to finance expenditures of the sub-Activities financed by the Grant in order to lower or eliminate the amount of any advances that may be required from the proceeds of the Grant and subsequently to contribute to the financing of the sub-Activities. Upon reimbursement from USAID for sub-Activities that have been pre financed with proceeds from the Grantee Contribution Amount, the reimbursed funds will be used to contribute to the financing of the Activity as part of the Grantee Contribution Amount.

E. Conditions Precedent seront specifiees dans les LESA au besoin.

3. Ligne budgetaire du MEN pour appuyer les activites G2G

Au cours des quatre annees de mise en ceuvre de l' Activite, le MEN doit creer et maintenir une ligne budgetaire dont le montant est egal au moins a sa contribution annuelle, telle que decrite en detail a l 'Annexe 2. Ces fonds contribueront au financement des activites 020 et seront comptabilises dans le montant de la Contribution en especes du Beneficiaire.

ils pourront ainsi etre utilises pour financer des depenses encourues dans le cadre des sous Activites financees par la Subvention, afin de reduire ou d' eliminer le montant des avances qui pourraient etre exigees de la Subvention et contribuer ulterieurement au financement des sous-Activites. Une fois que l'USAID s'acquitte d'un remboursement pour des sous activites qui ont ete prefinancees avec le produit du Montant de la Contribution du Beneficiaire, les fonds rembourses seront utilises pour contribuer au financement de l 'Activite et comptabilises dans le Montant de la Contribution du Beneficiaire.

E. Conditions prealables

USAID reserves the right to require additional L'USAID se reserve le droit d'exiger des conditions precedent prior to any disbursement conditions supplementaires prealables a tout of funds for the Activity, as stipulated m decaissement de fonds pour l 'Activite, comme subsequent SAILs from time to time. stipule dans des LESA ulterieures emises de temps a autre.

F. Procurement F. Passation de marches

The Grantee is responsible for all aspects of the Le Beneficiaire est responsable de tous les procurement necessary to implement the aspects de la passation de marches necessaires Activity, in accordance with its own a !'execution de I' Activite, conformement a ses procurement procedures. propres procedures de passation de marches.

G. USAID Approvals

USAID hereby waives the requirements for USAID approvals of the Plans, Specifications and Contracts pursuant to Section C.3 of Annex 2 (Standard Provisions) of the Assistance Agreement.

H. Environment

The Activity to be implemented pursuant to this IL is not likely to result in any significant adverse environmental impacts. The only action or undertaking that could cause negative environmental impacts is related to the improper disposal and management of information technology ("IT") materials.

Improper disposal and management of used IT materials ( such as computers) that contain toxic residuals can result in adverse environmental impacts. Proper disposal of used IT and electronic equipment must be done to avoid environmental adverse impacts. The IT department of MEN must ensure proper management and disposal of used IT equipment.

I. Other Provisions

G. Approbations par l'USAID L'USAID renonce aux exigences relatives a l' approbation, par elle, des plans, devis et contrats conformement a la Section C.3 de l' Annexe 2 (Dispositions Generales) de l' Accord d' assistance.

H. Environnement

L 'Activite devant etre mise en reuvre dans le cadre de la presente LE ne devrait pas avoir d' impacts negatifs importants sur l' environnement. La seule action ou entreprise qui pourrait causer des impacts environnementaux negatifs est liee a une elimination et gestion inappropriees des materiels informatiques. L' elimination et la gestion inadequates de materiels informatiques usages (tels que les ordinateurs) contenant des residus toxiques peuvent induire des impacts environnementaux negatifs. Une elimination appropriee des materiels informatiques et electroniques usages est necessaire pour eviter des incidences environnementales negatives.

Le service informatique du MEN devra s' assurer d 'une bonne gestion et elimination de materiels usages.

I. Autres dispositions

1. Activity Managers 1. Gestionnaires de I' Activite

For technical and administrative management Pour les besoins de la gestion technique of this Activity, USAID shall be represented et administrative de cette Activite, l'USAID by Amadou Lamine Ndiaye (the "USAID sera representee par Amadou Lamine Ndiaye Activity Manager"), and the Grantee shall be (« Gestionnaire de l' Activite pour l'USAID »), represented by the Directeur de et le Beneficiaire sera represente par le l'Enseignement Elementaire under the MEN Directeur de l'Enseignement Elementaire et/ou and/or his/her alternate designated in a separate son suppleant (« Gestionnaire de l' Activite letter to US AID ( the "Grantee Activity pour le Beneficiaire ») designe dans une lettre

Manager"). USAID's Activity Manager shall be the primary liaison with the Grantee and its implementing agents in the day-to-day implementation of the Activity, and the Grantee Activity Manager shall be the primary liaison with USAID in the day-to-day implementation of the Activity.

2. Amendments and Modifications

This IL may be supplemented or modified by a written document signed by the Parties, unless otherwise permitted herein.

3. Reporting

Pursuant to Section 6.c above, the DAGE will submit reports on the overall financial and technical execution of this Activity to the DCFE and to USAID on a quarterly basis.

Additionally, an annual performance report in a format jointly predetermined will be submitted by the DAGE to USAID and DCFE on the overall yearly progress of the Activity.

Detailed reporting requirements will be outlined in each SAIL.

distincte adressee a l'USAID. Le gestionnaire de l' Activite pour l'USAID sera le principal agent de liaison avec le Beneficiaire et ses agents d' execution dans le cadre de la mise en ceuvre, au quotidien, de l' Activite et le gestionnaire de l' Activite pour le Beneficiaire sera le lien principal avec l'USAID dans le cadre de la mise en ceuvre quotidienne de l' Activite.

2. Amendements et modifications

La presente LE peut etre completee OU modifiee par un document ecrit signe par les deux Parties, sauf indication contraire dans la presente LE.

3. Soumission de rapports

Conformement a la section 6.c ci-dessus, la DAGE soumettra, a la DCFE et a l 'USAID, des rapports trimestriels sur l 'execution financiere et technique globale de cette Activite. En outre, un rapport annuel sur la performance, decrivant les progres annuels realises dans la mise en ceuvre de l' Activite et presente dans un format conjointement predetermine, sera soumis par la DAGE a l 'USAID et a la DCFE. Les exigences en matiere de rapportage seront decrites en detail dans chaque LESA.

The MEN will set up a monitoring committee Un comite de suivi compose des institutions composed of the relevant institutions for competentes sera mis en place pour le suivi regular monitoring of the sub-activities and for regulier de la sous-Activite et pour la the validation of deliverables and reports. validation des livrables et des rapports

4. Audit for Cost Reimbursement sub Activities

4. Audit des sous-Activites objets de Remboursement des coo.ts

The Grantee shall comply with all provisions Le Beneficiaire devra se conformer a toutes les set forth in Section B.5 of Annex 2 of the Assistance Agreement. In accordance with the Assistance Agreement, the Grantee must maintain in its payment records, evidence of payment to any contractor or grantee for services performed or goods received. This evidence must be available for verification by USAID for a period of three years after the last disbursement by USAID under this IL. To facilitate this process, the Grantee shall facilitate access to USAID or its designee to conduct monitoring, evaluation and inspection of the Activity as further described in this IL and the Assistance Agreement.

When total disbursements during the GOS fiscal year reach $750,000, a financial audit of the program will be required. The Grantee will finance and ensure that the audit is conducted, and will draft the terms of reference that will be shared with USAID.

The selected audit firm must be one of either

(i) an approved firm by the USAID Controller;

or (ii) an independent audit firm under the supervision of the Cellule d' Appui a la mise en reuvre des Projets et Programmes or the Cour des Comptes. In all cases, draft and final audit reports will be provided to US AID.

5. Audit for Fixed Amount Reimbursement sub-Activities

The Grantee must retain Activity documentation and records required to evidence compliance with all aspects of this IL and the Assistance Agreement for a period lasting until three years after the date of last disbursement by the US Government under dispositions enoncees dans la Section B.5 de l' Annexe 2 de l' Accord d' assistance.

Conformement a l' Accord d' assistance, le Beneficiaire doit maintenir, dans ses dossiers de paiement, les preuves de tout paiement verse a un entrepreneur OU beneficiaire pour des services rendus ou des marchandises livrees. Ces preuves doivent etre disponibles a des fins de verification par l'USAID, pour une periode de trois ans apres le dernier decaissement de l 'USAID prevu par la presente LE. Pour faciliter ce processus, le Beneficiaire devra faciliter l 'acces auxdites preuves pour l'USAID ou son representant, a des fins de smv1, d'evaluation et d'inspection de l 'Activite, selon les modalites convenues dans la presente LE et l' Accord d' assistance.

Lorsque les decaissements cumules au cours d'un exercice comptable atteindront 750 000 dollars US, un audit financier du programme devra etre realise. Le Beneficiaire devra financer et veiller ace que cet audit soit realise et elaborer les termes de reference qui seront communiques a l 'USAID.

Le cabinet d'audit selectionne doit etre l'un des

(i) cabinets approuves par le Controleur de l 'USAID; ou (ii) un cabinet d' audit independant sous la supervision de la Cellule d' Appui a la mise en reuvre des Projets et Programmes ou de la Cour des Comptes. Dans tous les cas, les rapports d' audit preliminaire et final seront soumis a l'USAID.

5. Audit pour les sous-Activites devant faire l'objet d'un remboursement forfaitaire

Le Beneficiaire doit conserver la documentation et les dossiers relatifs a l 'Activite necessaires pour attester de la conformite avec tousles aspects de la presente LE et de l 'Accord pour une periode allant jusqu' a trois ans apres la date du dernier this IL. The US Government has the right to audit and review such documents.

The right of audit applies to all sub-Activities under this IL and the Agreement for the purpose of ensuring that the sub-Activities were completed in accordance with the output specifications and terms of this IL, the Assistance Agreement, and subsequent SAILs.

6. Incorporation and Flow-Down of the Assistance Agreement and Annexes

The Assistance Agreement, Assistance Agreement annexes, and all attachments referenced on the signature page below, including the Standard Provisions, are expressly incorporated into and part of this IL.

The Grantee is responsible for ensuring the Standard Provisions in this IL and the Assistance Agreement are included in all Grantee agreements with contractors or sub grantees to the extent necessary to fulfill the Grantee's responsibilities under this IL and the Assistance Agreement.

Pursuant to Article B, Section B.4 of Annex 2 relating to general exemptions from the Assistance Agreement, any activity financed by USAID under the Assistance Agreement, is entitled to tax exemptions for the duration of the Activity.

7. Authorized Representative

a. Grantee Representatives decaissement par le gouvemement des Etats Unis, dans le cadre de la presente LE. Le gouvemement des Etats-Unis se reserve le droit d'auditer et d'examiner ces documents.

Le droit d'audit s'exerce sur toutes les sous Activites couvertes par la presente LE et l' Accord, en vue de s'assurer que toutes les sous-Activites ont ete realisees conformement au cahier des charges et termes de la presente LE, de l' Accord et des LESA ulterieures.

6. Integration de dispositions standards relatives a I' Accord d'assistance et annexes

L' Accord d' assistance, les annexes y afferentes et toutes les pieces jointes referencees sur la page de signature ci-dessous, y compris les Dispositions standard, sont expressement integrees dans la presente LE et en font partie integrante. 11 incombe au Beneficiaire de s' assurer que les Dispositions standard de la presente LE et de l' Accord d' assistance sont incluses dans tous les contrats conclus avec des contractants ou sous-beneficiaires dans la mesure necessaire pour remplir les obligations du Beneficiaire specifiees dans la presente LE et l' Accord d' Assistance. Conformement a l' article B, section B.4 de l' Annexe 2 relative aux exonerations d' ordre general concemant l' Accord d' assistance, toute activite financee par l 'USAID dans le cadre de l 'Accord d' Assistance est exoneree de taxes pour toute la duree du programme.

7. Representant autorise

a. Representants du Beneficiaire

The GOS has designated the person holding Le gouvemement du Senegal a designe la the office of Directeur de la Cooperation et des personne occupant le poste de Directeur de la Financements Exterieurs in the Ministere de Cooperation et des Financements Exterieurs du l 'Economie, des Finances et du Plan as an Ministere de l 'Economie, des Finances et du

"Authorized Representative" and hereby designates the person holding the office of Directeur de I' Administration Generale et de l'Equipement in the Ministere de !'Education nationale as an "Additional Authorized Representative" for the purposes of entering into, implementing, and amending this IL. For the purposes relevant to the implementation of each sub-Activity, SAILs will be signed between USAID, the Ministry of the Economy of Finance and Planning (DCFE) and the Ministry of Education (DAGE).

b. USAID Representatives

USAID shall be represented by the USAID Mission Director or Acting Mission Director as the "Authorized Representative" for implementation of the Activity and for the purpose of entering into and executing each SAIL for the implementation of sub-Activities.

8. Language

Plan comme son « Representant autorise » et designe la personne occupant le poste de Directeur de l' Administration Generale et de l'Equipement du ministere de ('Education nationale comme «Representant supplementaire autorise », aux fins de mettre en reuvre et de modifier la presente LE. Pour les besoins de la mise en reuvre de chaque sous-Activite, des LESA seront signees entre l'USAID, le ministere de l'Economie des Finances et du Plan (DCFE) et le ministere de I 'Education (DAGE).

b. Representants de l'USAID

L'USAID sera representee par le Directeur ou la Directrice de l 'USAID/Senegal ou la personne agissant en cette capacite qui agira a titre de « Representant autorise » pour la mise en reuvre de I' Activite et pour signer chaque LESA en vue de la mise en reuvre des sous Activites.

8. Langue

This IL is prepared in both English and French. La presente LE est redigee en anglais et en The English version will supersede in the event fran~ais. En cas d' ambiguite ou de of ambiguity or conflict between the two contradiction entre les deux versions, la versions.

Please indicate your concurrence with the contents of this IL by countersigning the two original versions, and return one of these originals to USAID.

version anglaise fera foi.

Vous etes prie de bien vouloir apposer votre signature sur les deux versions originales de la presente LE et d' en retourner une a l 'USAID, pour en accuser reception et marquer votre accord par rapport a son contenu.

IN WITNESS WHEREOF, the undersigned have affixed their signatures effective as of the date below for

Date 1/3 / Z(J>( f( -~'---,.~ -~~ - ----

Funding:

BBFY 2015

EBFY 2016

Fund DV

Area A12

Element A055

Distribution 685-M

Amount $5,500,000

USAID/SENEGAL

FUNDS~ BLE ~;le f 5111

EN FOI DE QUOI, !es soussignes ant appose leurs signatures en ce jour ci-dessous.

Pour le Gouvemement du Senegal et des

Ministere Plan

Date

Waly Faye Directeur de I' Administration Generale l 'Equipement Ministere de I 'Education nationale

•:-.~l)e du Se/J. .

w

Date * et de

Annexes: Annexes:

1. Activity Description 1. Description de I' Activite

2. Activity Budget 2. Budget de I' Activite

3. Fixed Amount Reimbursement 3. Remboursement forfaitaire

4. Cost Reimbursement 4. Remboursement des couts

5. Standard Provisions 5. Dispositions general es

I Annexe 1 - Description de I' Activite

I.Contexte

L'USAID et le Ministere de }'Education (MEN) reconnaissent }'importance d'assurer un apprentissage de qualite de la lecture pour les enfants dans premieres annees du cycle elementaire. Ils reconnaissent egalement que le systeme actuel d'education publique au Senegal eprouve des difficultes a aider les eleves a realiser leur plein potentiel. Selon des donnees recentes, la majorite des eleves n'ont pas la capacite en lecture escomptee pour leur niveau scolaire, dans les trois classes premieres classes de l' elementaire. Cette situation a des repercussions sur la performance et la retention dans le systeme scolaire. L'USAID et le Ministere de I 'Education ont passe en revue les recherches approfondies sur la lecture dans les premieres annees du cycle elementaire, ainsi que les pratiques y afferentes, mettant ainsi en evidence des strategies e:fficaces con~ues pour relever ces defis, y compris I 'utilisation des langues nationales comme outil pour faciliter l 'apprentissage de la lecture en fran~ais et dans d' autres matieres.

De fa~on specifique, la presente Activite permettra au Gouvemement du Senegal d' elargir a la region de Saint Louis une activite appuyee par l 'USAID denommee Lecture Pour Tous, en se fondant sur l'approche modelisee par le projet Lecture Pour Tous dans d'autres regions. Le projet Lecture Pour Tous travaille avec le MEN pour : developper et livrer des materiels didactiques fondes sur des normes et des donnees probantes et accessibles, pour les eleves et les enseignants ; concevoir des modules de formation et conduire des formations pour le personnel du MEN au niveau des regions et des districts; developper et mettre en reuvre des outils de suivi-supervision et d'evaluation; et entreprendre des evaluations periodiques des performances des enfants en lecture. Les fonctions essentielles du personnel du MEN pour la bonne mise en reuvre des activites, seront egalement abordees par la mise en place de referentiels de performance, des evaluations de capacite et un appui technique approprie. Divers departements du MEN seront impliques dans la mise en reuvre du projet Lecture Pour Tous. La presente activite et le projet Lecture Pour Tous sont interdependants et etroitement lies.Tousles materiels didactiques et procedes developpes dans le cadre du projet Lecture Pour Tous pour les autres regions seront reproduits dans le cadre de cette Activite. Ainsi, l 'USAID et le MEN continueront de s' appuyer sur Jes approches testees dans le cadre du projet Lecture Pour Tous.

fl.But de I' Activite et approche technique

I

Le but de cette Activite est d'appuyer le ministere de l'Education dans ses efforts visant a ameliorer I' enseignement de la lecture dans les premieres annees du cycle elementaire du cycle primaire public en utilisant les langues nationales.

Cette Activite a ete con~ue par l 'USAID en etroite collaboration avec le MEN. Grace a un processus rigoureux de co-conception, et tirant les le~ons des activites precedentes, cette Activite a ete structuree de maniere a permettre une approche dynamique garantissant la capacite a repondre a des circonstances changeantes. En particulier, 1 'Activite sera mise en reuvre dans le cadre d'une Lettre d'Execution-cadre (LE), avec des sous-activites distinctes qui seront regies par des Lettres d'execution de sous-Activite (LESA). En outre, la LE-cadre permet a chaque LESA d'etre financee, soit par un remboursement des couts, soit par un mecanisme de remboursement forfaitaire qui sera determine par l 'USAID en fonction de la nature de la sous-Activite et du niveau de risque identifie, y compris ceux identifies dans le cadre de !'evaluation des risques, phase 2. Cette approche donne a l'USAID et au MEN l'opportunite de faire une conception plus detaillee des sous-Activites prevues sur la duree de la LE, en se referant a d' autres activites connexes et en reponse aux besoins identifies. En outre, cette Activite cherchera a remedier aux risques prioritaires identifies au cours de la phase 2 Cadre d' evaluation des risques lies a la gestion des finances publiques (PFMRAF). Les procedes par lesquels une sous-Activite contribuera, le cas echeant, a attenuer les risques sont enonces dans les descriptions, les plans de travail et les indicateurs de cette sous-Activite.

Pour atteindre le but vise, l 'Activite sera mise en reuvre a travers des sous-activites distinctes et complementaires qui seront definies de fa~on plus approfondie dans les Lettres d'execution des sous-activites. A titre illustratif, les sous-activites pourraient inclure entre autres, les elements suivants:

Sous-Activiti (A): Assurer la disponibiliti du materiel de lecture approprii en prevision de la sous-Activiti (C)

La sous-Activite (A) a pour but de garantir la mise a disposition, en temps voulu, de tout le materiel de lecture requis pour les enseignants et les eleves pour l'annee scolaire 2018-2019, en prevision de la mise en reuvre de la sous-Activite (C) a Saint Louis.