15._Digitalización.pdf

PROYECTO

Gestión Documental para la Seguridad Jurídica de la Propiedad en Colombia

El desarrollo de esta cartilla fue posible gracias al apoyo recibido a través de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID).

Abril de 2018

AVISO LEGAL

Las opiniones expresadas en esta publicación no reflejan necesariamente las opiniones de la Agencia de Estados Unidos para el Desarrollo Internacional ni el Gobierno de Estados Unidos.

Todas las imágenes son propiedad de USAID, a menos que se especifique lo contrario.

Gestión Documental para la Seguridad Jurídica de la Propiedad en Colombia

Lawrence Sacks Director USAID

Marcela Chaves COR Programa de Tierras y Desarrollo Rural

Adriana Vélez Directora del Programa de Tierras y Desarrollo Rural

Beatriz Salazar Líder Componente de Gestión de la Información Programa de

Tierras y Desarrollo Rural

Adriana Ladino Gerente de Proyecto

C4-219-ORIP

Jairo Mesa Superintendente Delegado de Tierras Superintendencia de

Notariado y Registro

Clara María Sanín Asesora Superintendencia de Notariado y Registro

Oscar Luna Director Administrativo y

Financiero de la Superintendencia de Notariado y Registro

Luz Edith Florian Profesional Especializado SNR

Jefe OTI

Oscar Valencia Gerente General

Carolina Camargo Gerente de Operaciones

John Bautista Gerente de Tecnología

Enrique Barón Gerente Técnico Adjunto

Mario Vallejo Gerente de Proyecto

Amanda Sánchez Jefe de Operaciones

GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA SEGURIDAD JURÍDICA DE LA PROPIEDAD EN COLOMBIA

i

Agradecimientos

Con un saludo, y con ocasión de la exitosa terminación del proyecto “Organización, Digitalización e Indexación de los Archivos de 24 Oficinas de Registro de Instrumentos públicos- Orip`s y de la Delegada para la Protección, Restitución y Formalización de Tierras, quiero expresarle el más profundo agradecimiento y reconocimiento por la valiosa ,esforzada y permanente colaboración de carácter técnico, administrativo y operativo que, bajo su dirección, y con la coordinación de las Doctoras Beatriz Salazar y Adriana Ladino, le han brindado a la SNR durante el tiempo transcurrido desde la formulación hasta la terminación del proyecto.

La intervención realizada en los archivos han permitido que los objetivos formulados en el proyecto se cumplieran a cabalidad y plena satisfacción por parte de los ejecutores del proyecto y los beneficios obtenidos, respectivamente.

El liderazgo, la confianza y el apoyo con los que ustedes nos han honrado, nos permite afirmar e informar que este importante proyecto contribuye de forma fundamental con el desarrollo de los objetivos contenidos tanto en la Constitución Nacional, como en la Ley 1448 de 2011, en las Políticas Públicas de Reparación Integral a las Víctimas, particularmente de las concernientes a la Restitución de Tierras, en las Sentencias y Autos de la Corte y por fallos de los jueces de la República, como por el Punto 1 del Acuerdo de Paz, referente a los compromisos adquiridos en materia de los derechos de la propiedad inmueble de los predios rurales del país.

Al finalizar las actividades del proyecto, me permito presentar de forma sucinta, los principales beneficios que ha recibido la SNR y la población colombiana, principalmente la que se encuentra en estado de vulnerabilidad y afectación de sus derechos:

1. Seguridad Jurídica de la Información Registral de la SNR: Con la intervención de los archivos, la organización y digitalización de los antecedentes registrales que dan fe pública de los derechos de la propiedad inmobiliaria ubicada en numerosas zonas rurales en las que se ha sufrido la violencia armada por décadas y que forman parte de las zonas priorizadas para la restitución de tierras y el cumplimiento de lo estipulado en el numeral 1 del Acuerdo de Paz, se ha asegurado la documentación jurídica en los instrumentos digitales y preservado físicamente mediante el traslado y almacenamiento adecuado en las Bodegas de Funza, de propiedad de la entidad.

ii

2. Conservación del patrimonio histórico jurídico de la propiedad de inmuebles, lograda gracias a la depuración, organización e indexación de los archivos para ser incorporados a los sistemas de información de la entidad, evitando los daños por la manipulación y por el deterioro causado por las condiciones ambientales, el transcurso del tiempo y la desaparición de los documentos registrales, debido a accidentes o a delitos. Una vez se hayan incorporado los documentos digitalizados a los sistemas de información de la Superintendencia, estos riesgos desaparecen pues las consultas y actuaciones sobre dicha documentación se realizarán digitalmente y por vía electrónica.

3. Cumplimiento de las Políticas Públicas del Gobierno Nacional sobre la reparación integral a las víctimas del conflicto armado, la restitución de las tierras despojadas a los verdaderos propietarios, la protección patrimonial y la formalización de tierras, los cuales requieren de la seguridad jurídica de los derechos de la propiedad. Estos documentos, debidamente preservados y digitalizados son la información jurídica cierta que constituyen la prueba de los derechos de propiedad, los cuales son compartidos con las otras instituciones que participan en la restitución de tierras, tanto administrativa como judicialmente, contribuyendo y aportando de forma eficaz, oportuna y segura a a la restitución, formalización y protección de las tierras despojadas.

4. Reducción de los tiempos y procesos requeridos para realizar las consultas y obtención de los documentos registrales que constituyen los antecedentes y pruebas de los derechos patrimoniales de la propiedad inmobiliaria.

5. Garantizar la no repetición de los delitos y conductas negligentes que atentan contra los derechos de propiedad de los inmuebles, objetivo principal de las políticas y nomas impartidas para la reparación integral de las víctimas del conflicto armado, impidiendo la revictimización y los nuevos despojos de los predios.

6. Fortalecimiento y Modernización Institucional: Los cuantiosos recursos aportados por USAID y operados por TETRATECH, contribuyeron, de forma significativa, a la adecuación y actualización de los sistemas de información registral a cargo de la Superintendencia. La organización y la digitalización de los archivos de las 24 Orip`s intervenidas han incorporado a los sistemas de información centrales más de 2.000.000 de expedientes, pasando del manejo de los archivos de forma manual, descentralizada y desorganizada realizado en la sede de cada oficina de registro, utilizando los sistemas de información manual y magnético, ya obsoletos.

7. Acceso seguro y expedito a la información registral de las demás instituciones que por ley se les debe otorgar, cumpliendo los principios constitucionales de colaboración armónica entre las entidades del Estado.

iii

8. Intervención de los archivos del 12% de las Orip`s del país, contribuyendo de forma importante con los planes de la institución para procesar en el futuro cercano la totalidad de los archivos de las Oficinas de Instrumentos Públicos y de los archivos generales de la entidad.

9. Pleno cumplimiento de las normas que regulan los archivos y la gestión documental de las entidades del Estado.

10. Intervención en 191 municipios azolaos por la violencia armada, priorizados para la restitución y formalización de las tierras, fundamento de las políticas de paz y reconciliación nacional consagradas en el Acuerdo de Paz suscrito por el Gobierno Nacional en diciembre de 2016.

Es del caso destacar el reconocimiento del Gobierno Nacional a los aportes y al apoyo dado por USAID-TETRATECH para la ejecución del proyecto, calificándolo como el de mayor éxito por su impacto y utilidad para el debido y seguro cumplimiento de los compromisos consagrados en las normas y el Acuerdo de Paz, en lo concerniente a la administración de las tierras de Colombia y a la justicia que debe otorgársele a las víctimas del conflicto armado y demás las poblaciones vulnerables del país.

Reiterándole a usted, y por su conducto a USAID, el más sincero agradecimiento por los aportes brindaos y por la gran colaboración y consagración con la que todos los funcionarios de TETRATECH y de P&S trabajaron durante más de dos años para llevar al éxito el proyecto, me suscribo de usted con sentimientos de admiración y aprecio.

Atentamente, JAIRO ALONSO MESA GUERRA

Superintendente de Notariado y Registro iv

Desde su creación Procesos y Servicios SAS, ha tenido un compromiso con el desarrollo de las mejores prácticas y el buen hacer, por ello en combinación con la implementación de tecnologías de punta para el desarrollo de sus proyectos, ha logrado crear un esquema ganador en la implementación de soluciones innovadoras.

Este proyecto permitirá al público en general y en especial a las autoridades en el País, realizar consultas de los documentos de propiedad, sin recurrir a los documentos físicos, que permitían su deterioro y manipulación.

Gracias al trabajo conjunto entre las partes interesadas, cada una con sus fortalezas: La PTDR, con sus sistemas de gestión y control a los ANS; la SNR, con su conocimiento, disposición y acompañamiento permanente; y Procesos y Servicios SAS, con la experiencia especifica en el montaje de procesos masivos de gestión documental, bajo un ambiente flexible, diligente, oportuno y adaptable a los cambios, permitió la adecuada toma de correctivos para solucionar los inconvenientes que se presentaron durante la ejecución. Esta combinación ganadora de esfuerzos fue el valor agregado que permitió, materializar un ahorro del 30% del tiempo de la intervención, cumplir los ANS y lograr la meta planteada inicialmente.

Procesos y Servicios SAS es experto en entender las necesidades de sus clientes y la exigencia en la ejecución de estos procesos ha permitido fortalecer esquemas de calidad y mejorar nuestros modelos de operación.

Con este proyecto Procesos y Servicios SAS, se sitúa como una de las empresas líderes en la realización de procesos masivos de gestión documental, a través de esquemas de tercerización en Colombia. Además, es un ejemplo de como con honestidad y responsabilidad, la unión de la Empresa Privada, las Entidades del Estado y el apoyo de la Cooperación Internacional, genera una sinergia efectiva en el desarrollo y ejecución de proyectos exitosos, que permiten consolidar el Proceso de paz en el País.

Solo nos queda agradecer a la PTDR y a la SNR, por haber creído en nuestra Empresa y el habernos acompañado en la ejecución de tan importante proyecto de Modernización y transparencia.

OSCAR HUMBERTO VALENCIA

REPRESENTANTE LEGAL

PROCESOS Y SERVICIOS S.A.S.

v

Dificultades Aciertosy del Proyecto Visibiliadad

GlosarioConclusiones

Resultados Consolidados del Proyecto

FASE 4

Operativa

FASE 3

Alistamiento y Traslado ORIP

FASE 2

Pre-Operativa

FASE 1

Diagnóstico

ORIP

Antecedentes MarcoLegal Ficha Técnica del Proyecto Proceso

Contractual

Ejecución del Proyecto

Contenido v

GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA SEGURIDAD JURÍDICA DE LA PROPIEDAD EN COLOMBIA

Antecedentes La Superintendencia de Notariado y Registro-SNR desde su creación le ha correspondido asumir la organización y guarda de la información registral, necesaria para poder cumplir con su misión principal de dar fe pública sobre los derechos de la propiedad en Colombia.

Adicionalmente, tiene la función de administrar las 195 Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos-ORIP, encargadas del proceso del registro de los documentos relacionados con la propiedad a lo largo y ancho del país.

Durante más de 50 años y hasta 2011 la SNR prestaba sus servicios conforme a los lineamientos sin tener mayor incidencia en políticas relacionadas con los conflictos legales y sociales sobre la tierra. Con la Ley 1448 del 2011 y la creación de la Superintendencia Delegada para la Protección, Restitución y Formalización de Tierras; se le asignaron funciones fundamentales para poder adelantar los procesos de restitución, recuperación y formalización de tierras a las víctimas del conflicto.

Durante los últimos cinco años la SNR, realizó diagnósticos registrales en más de 20 regiones del país afectadas por la violencia, con el fin de proveer al Gobierno Nacional, la información sobre la violación de los derechos de la propiedad a las víctimas. El análisis identificó 66 modalidades de despojo jurídico, dentro de las cuales se encuentran, la falsedad documentaria, la suplantación de identidad, alteración de la cadena de datos jurídicos en las oficinas registrales y manipulación inadecuada de la información de parte de los mismos funcionarios de las entidades públicas (incluidas las ORIP). Esto evidenció grandes debilidades en la organización, estado y seguridad de los archivos físicos existentes; concluyendo que la única forma de lograr una verdadera restitución, recuperar los baldíos indebidamente apropiados y garantizar los derechos de propiedad de la población rural, es mediante el aseguramiento de toda la información registral.

Lo anterior, ha exigido a la SNR su transformación institucional, encaminada al fortalecimiento de los sistemas de información registrales, la organización, conservación y custodia de los archivos que representan la historia jurídica registral de la propiedad en el país.

GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA SEGURIDAD JURÍDICA DE LA PROPIEDAD EN COLOMBIA

Con la Ley 594 del 2000, todas las entidades públicas del país han tenido que invertir obligatoriamente en la implementación de las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado. Gracias a esto, la SNR ha establecido en sus dos últimas administraciones, en sus planes institucionales, los objetivos, metas y recursos para la gestión documental en cada una de las ORIP de Colombia. Desafortunadamente, los procesos de gestión documental establecidos en la Ley General de Archivos, exigen elevados presupuestos y una estructura organizacional robusta para poder implementar todos los procedimientos.

La SNR con sus recursos propios logró en el 2011 solo la gestión documental del 10% de las 195 ORIP del país. Por esto, en el 2015 la entidad gestiona los recursos adicionales para financiar su plan, con el Programa de Tierras y Desarrollo Rural de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional-USAID. El PTDR inició en julio de 2013 y es una orden de tarea de 5 años bajo el Contrato de Cantidad Indefinida para el Fortalecimiento de la Propiedad y los Derechos a los Recursos. El PTDR apoya al Gobierno de Colombia (GOC) en mejorar su habilidad para resolver los problemas de tierras que han asolado al país durante años y que deben ser resueltos para lograr una paz duradera.

Los cuatro objetivos integrados también constituyen los componentes estructurales del Programa:

- Capacidad mejorada del GOC a nivel regional y nacional para restituir tierras a las víctimas del conflicto (Componente de Restitución).

- Capacidad mejorada de las instituciones regionales y nacionales del GOC para formalizar los derechos de propiedad rural y asignar tierras públicas (baldíos) (Componente de Formalización).

- Mayor capacidad de las entidades regionales y nacionales del GOC para movilizar y ejecutar recursos públicos para bienes públicos rurales (Componente de Desarrollo Rural).

- Información mejorada disponible y usada de manera eficiente para brindar servicios de derecho a la tierra (Componente de Intercambio y Gestión de la Información).

USAID aprueba la solicitud y el 16 de septiembre de 2016, se firma el proyecto de “Organización documental, digitalización e indexación de 24 ORIP y de la Superintendencia Delegada de Tierras”; entre el Programa de Tierras y Desarrollo rural y la Empresa Procesos y Servicios S.A.S, una de las empresas más especializadas y con mayor trayectoria en procesos de gestión documental en Colombia.

MarcoLegal

• Acuerdo 004 de marzo 13 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente los decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental.

• Constitución Política de Colombia. Artículos: 8, 15, 20, 23, 27, 63, 70, 71, 71, 74, 94, 95, 112 y 113.

• Decreto 1748 de 1995. Por el cual se dictan normas para la emisión, cálculo, redención y demás condiciones de los bonos pensionales y se reglamentan los Decretos Leyes 656, 1299 y 1314 de 1994, y los artículos 115, siguientes y concordantes de la Ley 100 de 1993.

Artículo 47. Archivos laborales informáticos.

• Decreto 2482 del 3 de diciembre de 2012, “Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión”

• Decreto 2578 de 2012 “Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado”

• Decreto 2609 de 2012 ‘Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión

• Documental para todas las Entidades del Estado”.

• Decreto 624 de 1989. Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuesto Nacionales.

• Decreto 663 de 1993. Por medio del cual se actualiza el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y se modifica su titulación y numeración. Artículo 93. Red de oficinas.

• Decreto Ley 019 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública, establece en los artículos 40 y 140 el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones y en particular al uso de medios electrónicos como elemento necesario en la optimización de los trámites ante la Administración Pública.

• Ley 1564 de 2012, por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones, en lo referente al uso de las tecnologías de la información y de las comunicaciones en todas las actuaciones de la gestión y trámites de los procesos judiciales, así como en la formación y archivo de los expedientes.

• Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa. Artículos 27 y 79. Faltas y delitos en archivos.

• Ley 23 de 1995. Artículo 37. Factura electrónica.

• Ley 44 de 1993. Por la cual se modifica y adiciona la Ley 23 de 1982.

• Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

• Ley 734 de 2002. Código Disciplinario Único

• Ley 795 de 2003. Ajusta algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiera. Artículo 22. Sobre administración y conservación de los archivos de las entidades financieras públicas en liquidación.

• Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones.

• Ley 872 de 2003. por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios.

Artículo 6º.

• Ley 951 de 2005. “Por la cual se crea el Acta de Informe de Gestión”

• Ley 962 de 2005. Ley Anti trámites

• Norma Técnica Colombiana NTCGP: 1000:2004.

Este proyecto fue ejecutado en el marco de normas internas y externas relacionadas con la gestión documental. A continuación se señalan las normas de carácter general:

Ficha Técnica del Proyecto

Objeto del Proyecto

Entidad Beneficiaria

Subcontratista

Fecha de inicio

Entidad Contratante

Representante Legal

Fecha de terminación

Financiado por

Presupuesto

Organizar, digitalizar e indexar los folios de matrícula inmobiliaria de 24 Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos – ORIP que cubren territorios en postconflicto en Colombia y los archivos de tierras de la Superintendencia Delegada para la Protección, Restitución y Formalización de Tierras.

Superintendencia de Notariado y Registro

PROCESOS Y SERVICIOS SAS. Nit: 830.102.216-3

Septiembre de 2016

ARD INC. Sucursal Colombia, contratista de USAID, para la implementación del Programa de Tierrasy Desarrollo Rural (PTDR)

Oscar Huberto Valencia García

Abril 30 de 2018

Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional

(USAID), bajo la Orden de Trabajo, Task Order Contract No. AID-514-TO-13-00015

$10.300.000.000

Requisitos Contractuales ARD INC. Sucursal Colombia, contratista de USAID, para la implementación del Programa de Tierras y Desarrollo Rural (PTDR, realizó los procesos de convocatoria, evaluación, selección, adjudicación y contratación acorde con las regulaciones que rigen los fondos provenientes de USAID.

Proceso Contractual

Los requisitos de elegibilidad para participar en la convocatoria fueron:

• Personas jurídicas de carácter privado, legalmente constituidas, nacionales o extranjeras domiciliadas en Colombia, con capacidad propia (no consorcios ni uniones temporales), legal, jurídica, operativa, técnica y financiera para contratar en Colombia, y que en tanto persona jurídica pueda acreditar experiencia propia de acuerdo a lo requerido para la convocatoria.

• No es insolvente, no está en quiebra ni en proceso de restructuración (ley 550) y sus actividades comerciales no se le han suspendido por medio de un procedimiento judicial por cualquiera de los motivos anteriormente mencionados.

• Han cumplido con sus obligaciones fiscales y legales.

• El proponente no podría estar actualmente excluido, suspendido, propuesto para exclusión, o declarado inelegible para la adjudicación de contratos por cualquier agencia federal del Gobierno de Estados Unidos.

Los requisitos mínimos habilitantes fueron:

• El oferente debe certificar que en los últimos 5 años (2011 a fecha de la convocatoria) tuvo contratos en organización documental, digitalización y sistematización de archivos, (preferiblemente en el sector público), con un mínimo de los siguientes volúmenes:

- Al menos diez mil (10.000) metros lineales de archivos organizados.

- Al menos mil (1.000) metros lineales de archivos digitalizados.

• Experiencia en Indexación de Archivos.

• Un proyecto mínimo de experiencia previa en ejecución a nivel nacional (se entiende que haya tenido ejecución simultánea en al menos 3 departamentos de Colombia, en el mismo contrato).

El proceso de evaluación y selección fue realizado mediante un comité técnico conformado para este fin, encargado de aplicar los requisitos de elegibilidad y los mínimos técnicos habilitantes. Fue seleccionada la empresa Procesos y Servicios S.A.S. Destacándose como la mejor propuesta técnica y financiera, con un puntaje de 98 sobre 100.

Como resultado, respondieron a la convocatoria once empresas:

1. Procesos y Servicios S.A.S

2. Almarchivos

3. Informática Documental

4. Project and Bussiness Management S.A.S

5. SIO-Soluciones Integrales de Oficina S.A

6. Informática del Corte Inglés

7. Lockers-Documentos Integrales

8. Carvajal Tecnologia y Servicios S.A.S

9. Data File S.A

10. DIGITEX-Microcolsa S.A.S

11. ADA

¿Por qué P&S?

como un medio para ofrecer soluciones competitivas y por aplicar los más altos estándares de calidad en los procesos establecidos en la Ley General de Archivos. Goza del reconocimiento de sus clientes, por ser una empresa sólida, flexible y dinámica y con gran capacidad para adaptarse a los modelos institucionales y exigencias de sus contratantes.

Procesos y Servicios SAS, es una Sociedad Colombiana por Acciones Simplificada. Creada el 13 de Febrero de 2001, con más de 15 años experiencia en el análisis, desarrollo e implementación de soluciones de gestión documental y custodia en las más importantes entidades públicas del país.

Destacada por utilizar la tecnología y la innovación

El proyecto fue ejecutado en cuatro fases, las cuales se ejecutaron a lo largo de 19 meses:

Ejecución del Proyecto

FASE 1

Diagnóstico

FASE 3

Alistamiento y Traslado

FASE 2

Pre-Operativa

FASE 4

Operativa

ORIP Cartagena ORIP Simití

ORIP Chimichagua ORIP Aguachica

ORIP Convención

ORIP Acacías

ORIP Florencia

Tierras

ORIP Sincelejo ORIP Corozal

ORIP Segovia ORIP Caucasia ORIP Ituango ORIP Yarumal

ORIP Ibagué ORIP Purificación

ORIP Chaparral ORIP El Guamo

ORIP Puerto Tejada ORIP Caloto

ORIP Santander de Quilichao ORIP Silvia

ORIP Puerto Asís

Matrículas

344.212 15.413

La ejecución del proyecto cubrió 24 ORIP de 10 departamentos y la Superintendencia Delegada de Tierras en Bogotá

La gráfica refleja el total de expedientes en cada una de las ORIPS, en donde se destacan las 3 ORIPS de mayor tamaño: Popayán, Cartagena e Ibagué. Las siguientes diez ORIPS están en el rango entre 71 y 149 mil expedientes y el resto, 11 ORIPS, corresponden a un rango menor a 70 mil expedientes, es decir pequeñas en este proyecto.

En términos de Metros Lineales el logro del proyecto es de 8.990,10 ML, que en su gran mayoría fueron procesados con la medida Tres cajas X 300, equivalentes a un metro lineal, lo que significa, en términos generales, el procesamiento de 27.140 Cajas como logro general del Proyecto.

2.418.121 Expedientes organizados, digitalizados e indexados

con el proyecto fueron

1.459.395 corresponden a la serie expedientes de Matrícula Inmobiliaria

958.726 corresponden a la subserie Folios Cartulina logrando intervenir la información registral de

191municipios del país

200.000

100.000

50.000

350.000

250.000

300.000

150.000

C ar ta ge na

Pu ri fic ac ió n

C hi ic ha gu a

C al ot o

Fl or en ci a

C au ca si a

C ha pa rr al

A m al fi

Po pa yá n

A gu ac hi ca

Pu er to T ej ad a

Si nc el ej o

A ca cí as

C or oz al

Si lv ia

Ib ag ué

Pu er to A sí s

El G ua m o

T ie rr as

Sa nt an de r de

Q ui lic ha o

Ya ru m al

Se go vi a

Si m ití

C on ve nc ió n

Itu an go

FASE 1

Diagnóstico

ORIP

GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA SEGURIDAD JURÍDICA DE LA PROPIEDAD EN COLOMBIA

Objetivo Establecer las condiciones de conservación, medioambientales y riesgos en cada una de las ORIP (Especificaciones de conservación, Instalaciones físicas, Ambiente de trabajo, Seguridad industrial, Seguridad física, Riesgo en instalación eléctrica, Riesgo industrial, Riesgo inundación – humedad)

ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN

Reconocimiento de las ORIP

Visita a cada una de las ORIP objeto de intervención. Esta visita se realizó conjuntamente con personal de P&S, la SNR y PTDR.

Aplicación de Diagnóstico Aplicación del formulario de Diagnóstico, sobre las condiciones de cada ORIP para la ejecución del proyecto en sitio.

Tabulación y análisis de resultado

Mediante software especializado de P&S, fue realizada la carga de datos de los formularios diligenciados, la tabulación y el análisis de resultados y viabilidad de las condiciones de ejecución del proyecto en cada ORIP.

GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA SEGURIDAD JURÍDICA DE LA PROPIEDAD EN COLOMBIA

Reconocimiento de las ORIP Las visitas de reconocimiento se realizaron de acuerdo al cronograma propuesto:

Departamento ORIP Dirección Fecha Responsable Observaciones

Bolívar Cartagena Calle Baloco N° 2 - 40 Centro Histórico 05/10/2016 Eblin Barceló Ejecutado

Bolívar Simití Calle La Soledad N° 5 - 18 Parque Principal 19/09/2016 Jorge Salazar Ejecutado

Sucre Sincelejo Calle 24 N° 16 - 34 07/10/2016 Eblin Barceló Ejecutado

Sucre Corozal Calle 30 N° 29 - 05 Barrio Ospina Pérez 07/10/2016 Eblin Barceló Ejecutado

Cauca Caloto Calle 11 No 5-40, Barrio La Palma 27/09/2016 Jorge Salazar Ejecutado

Cauca Puerto Tejada Calle 15 No 17-48 26/09/2016 Jorge Salazar Ejecutado

Cauca Santander de Quilichao Carrera 11 No 5-47 27/09/2016 Jorge Salazar Ejecutado

Cauca Silvia Carrera 2 No 13-21 Barrio Porvenir 29/09/2016 Jorge Salazar Ejecutado

Cauca Popayán Calle 4 No 9-13 28/09/2016 Jorge Salazar Ejecutado

Cesar Aguachica Calle 5 N° 18 - 54 20/09/2016 Jorge Salazar Ejecutado

Cesar Chimichagua Calle 5 N° 4 - 20 Centro 21/09/2016 Jorge Salazar Ejecutado

Tolima Ibagué Av. Ferrocarril No.42-111 22/09/2016 Eblin Barceló Ejecutado

Tolima Guamo Carrera. 9 No.6-42 20/09/2016 Eblin Barceló Ejecutado

Tolima Purificación Carrera 4 # 7-20 21/09/2016 Eblin Barceló Ejecutado

Tolima Chaparral Calle 10 # 9-32 19/09/2016 Eblin Barceló Ejecutado

Meta Acacias Calle 14 No. 15-17 10/10/2016 Jorge Salazar Ejecutado

Bogotá Tierras-Bogotá Carrera 17 No 38 -16 Barrio Teusaquillo 10/10/2016 Eblin Barceló Ejecutado

Norte de Santander Convención Calle 5 # 7-27 01/12/2017 Andersson

Romero Ejecutado

Antioquia Segovia Cra 48 # 47-48 Calle los Angeles 14/11/2017 Catalina Marin Ejecutado

Antioquia Caucasia Calle 20b # 12-45 08/11/2017 Vivian Valdés Ejecutado

Antioquia Ituango Cra 17 # 18-42 10/11/2017 Andersson Romero Ejecutado

Antioquia Amalfi Calle 20 Bolivar # 21-58 10/11/2017 Pablo Bernal Ejecutado

Antioquia Yarumal Cra 21 # 18-38 14/11/2017 Diana Garzón Ejecutado

Putumayo Puerto Asis Cra 17 # 11-50 08/11/2017 Javier Barrios Ejecutado

Caqueta Florencia Cra 11 # 19-10 08/11/2017 Maritza Rico Ejecutado

Categorización Criterios %

Especificaciones de conservación 22 31%

Instalaciones físicas 15 21%

Ambiente de trabajo 12 17%

Seguridad industrial 6 9%

Seguridad física 4 6%

Riesgo instalación eléctrica 4 6%

Riesgo industrial 3 4%

Riesgo inundación - humedad 3 4%

Valor 1 1%

Total general 70 100%

Para el desarrollo de estas visitas se realizaron una serie de preguntas en cuestionarios preestablecidos, categorizados de la siguiente forma:

Tabulación y Análisis de Resultados Los resultados generales del diagnóstico fueron los siguientes:

Aplicación del Diagnóstico

GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA SEGURIDAD JURÍDICA DE LA PROPIEDAD EN COLOMBIA

Estos resultados teniendo en cuenta la categorización establecida, fue la siguiente para cada una de las ORIP:

Departamento

ORIP

Valoración Total

Adecuado Inadecuado

Bolívar 51% 49% 100%

Cartagena 57% 43% 100%

Simití 46% 54% 100%

Cauca 62% 38% 100%

Caloto 64% 36% 100%

Popayán 74% 26% 100%

Puerto Tejada 43% 57% 100%

Santander de Quilichao 62% 38% 100%

Silvia 68% 32% 100%

Cesar 57% 43% 100%

Aguachica 59% 41% 100%

Chimichagua 54% 46% 100%

Meta 62% 38% 100%

Acacias 62% 38% 100%

Sucre 57% 43% 100%

Corozal 52% 48% 100%

Sincelejo 61% 39% 100%

Tolima 50% 50% 100%

Chaparral 48% 52% 100%

Guamo 42% 58% 100%

Ibagué 51% 49 % 100%

Purificación 59% 41% 100%

Bogotá 51% 49% 100%

Tierras-Bogotá 51% 49% 100%

Norte de Santander 77% 23% 100%

Convención 77% 23% 100%

Antioquia 53% 47% 100%

Ituango 48% 52% 100%

Amalfi 49% 51% 100%

Caucasia 51% 49% 100%

Segovia 59% 41% 100%

Yarumal 56% 44% 100%

Putumayo 52% 48% 100%

Puerto Asís 52% 48% 100%

Caquetá 55% 45% 100%

Florencia 55% 45% 100%

Total general 56% 44% 100%

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100%

62% 57%

52%

59%

48% 42%

64%

54% 51%

74%

43%

59% 62%

68%

46%

61%

51% 48% 49% 51% 52%

55% 59%

56%

77%80%

60%

40%

30%

20%

10%

90%

70%

50%

C ar ta ge na

Fl or en ci a

C hi ic ha gu a

C al ot o

Si nc el ej o

C au ca si a

C ha pa rr al

A m al fi

Po pa yá n

A gu ac hi ca

Pu er to T ej ad a

S/ de r de

Q ui lic ha o

A ca cí as

C or oz al

Si lv ia

Ib ag ué

Pu er to A sí s

El G ua m o

T ie rr as

B og ot á

Pu ri fic ac ió n

Ya ru m al

Se go vi a

Si m ití

C on ve nc ió n

Itu an go

Teniendo en cuenta estos resultados, Procesos y Servicios elevó la propuesta de ejecución de este contrato de forma centralizada en la ciudad de Bogotá, sin generar costos adicionales para el proyecto, suministrando: 1). Transporte, 2). Bodegas Especializadas de Almacenamiento, 3). Infraestructura técnica, 4). Personal y demás condiciones que permitieran realizar los procesos contemplados en la oferta inicial.

El resultado de este ejercicio demostró que ninguna ORIP cumplía con el porcentaje mínimo requerido (80%) para la conservación adecuada de los expedientes.

La centralización de los archivos en Bogotá fue aceptada por la SNR y el PTDR, y se estimó que fue una estrategia favorable y conveniente, que no representó el nivel de riesgo que se había estimado al inicio del proyecto por los temas asociados al transporte o riesgos en la carretera.

El hecho de haber centralizado la información y poder desarrollar todos los procesos por un mismo equipo de trabajo y en el mismo espacio, hizo que fuese más eficiente la curva de aprendizaje, permitió mecanizar los protocolos y especializar algunas funciones que facilitaron la resolución de los problemas y aclaración de las dudas de forma rápida y oportuna, Igualmente esta decisión facilitó el trabajo a la Interventoría, ya que la centralización les brindo las mismas ventajas que tuvo al operador por la concentración de esfuerzos en un mismo espacio.

Registro Fotográfico de esta Fase de Diagnóstico

Estado ORIP Cartagena

Estado ORIP Chimichagua

Estado ORIP Corozal

FASE 2

Pre-Operativa

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Objetivo Contar con las condiciones para desarrollar el proyecto en la ciudad de Bogotá.

ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN

Selección y reclutamiento

Definición de estrategias y consecución del personal de las áreas especializadas, teniendo en cuenta el organigrama y análisis de funciones propuesto para el desarrollo del proyecto.

Adquisición de materiales, insumos y dotación

Teniendo presente los datos inicialmente suministrados por la SNR, se realizó una proyección de insumos, materiales, y demás herramientas y utensilios los cuales se adquirieron durante la ejecución del proyecto.

Asignación de infraestructura

Acorde a los volúmenes de información a procesar y el tiempo estimado del proyecto, se realizó el estimativo de los espacios de almacenamiento y operación, de equipos de cómputo, escáner, impresoras, lectores de barras y todo el soporte y redes de comunicaciones para la ejecución del proyecto.

Construcción de los Protocolos técnicos de ejecución

Para la ejecución de cada una de los procesos del proyecto se desarrollaron protocolos y procedimientos de trabajo, los cuales fueron revisados y aprobados por el personal de la SNR y PTDR.

Prueba piloto

Se realizó prueba piloto de cada uno de los procesos en la ORIP de Cartagena y ORIP de Zipaquirá, en compañía de funcionarios de la SNR y PTDR, realizando los ajustes correspondientes de los protocolos, para alinear y afinar la metodología de operación y la capacitación de los nuevos funcionarios.

Almacenamiento, administración y custodia

Se prepararon los requerimientos exigidos para las Bodegas especializadas donde sería ejecutado el proyecto, para garantizar la prestación del servicio de Almacenamiento, Administración y Custodia documental según las exigencias del contrato y según las normas del Archivo General de la Nación.

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Selección y Reclutamiento Para el desarrollo del proyecto de forma centralizada, Procesos y Servicios estima un equipo técnico y operativo para cubrir todos los procesos requeridos para la ejecución del proyecto, así:

Organigrama del Proyecto

Ítem Cargo Cantidad Estimada

1 Gerente del Proyecto 1 2 Archivista Bibliotecólogo 1 3 Archivista 1 4 Restaurador 1 5 Director Técnico 1 6 Ingeniero de Sistemas 1 7 Administrador 1

8 Asesor Lineamientos Operacionales y Coordinación de Capacitación 1

9 Auditor Interno 1 10 Asesor Jurídico 1 11 Coordinadores 8 12 Técnicos 30

13 Auxiliares de Archivos, Digitalizaión, Calidad y Tipificación 550

Gerente Adjunto

Asesor Jurídico

Asesor en PMP

Asesor en Archivística

Asesor en Metodología

Asesor en Conservación

Coordinador Técnico

Coordinador Tecnología

Coordinador Organización

Coordinador Organización

Comunicaciones

Software

Redes

Bases de Datos

Procesos

Líder Líder Préstamos

Líder de Bodega Líder FUID

Técnicos AuxiliaresAuxiliares

Auxiliares

Grabadores

Coordinador Digitalización

Coordinador Digitalización

Coordinador Indexación

Coordinador

FUID

Coordinador Rotulado y Encajado

Intervención Local

Intervención Centralizada

Líder Líder Digitalización

Líder Organización Técnicos Técnicos

Técnicos AuxiliaresAuxiliares

Auxiliares

Auxiliares Auxiliares

Asesor en Operaciones

Coordinador Control Interno

Líderes

Auxiliares

Coordinador Alistamiento

- Traslado

Logística

Proveedores

SNR Gerente de Proyecto USAID

Personal Estimado Para la Operación

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Adquisición de Materiales, Insumos y Dotación

Se realizó una estimación de materiales, insumos y dotación requeridos para el desarrollo del proyecto; los más representativos son:

Insumos Cantidades Estimadas

Cajas X300 50.000

Carpetas de cuatro aletas 1.300.000

Rótulos de caja y carpeta impresos (Según modelo establecido por la SNR)

1.350.000

Resmas de Hojas Blancas (500 hojas) 3.000

Cajas de Guantes 2.500

Cajas de Tapabocas 2.500

Lápices 100.000

Asignación de Infraestructura Teniendo en cuenta el personal, tiempos de ejecución y volúmenes de documentación a procesar, se realizaron las adecuaciones de infraestructura a una de las Bodegas de la empresa ubicada en la ciudad de Bogotá, en el barrio Montevideo, la cual cumplía con los requerimientos mínimos para la centralización y operación del proyecto; las adecuaciones realizadas fueron:

• Bodega de Almacenamiento y Custodia: Cumplimiento del acuerdo 008 de 2014 del Archivo General de la Nación (AGN), división de área exclusiva con capacidad de almacenamiento de 50.000 cajas X300.

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• Salas de Operación: Adecuación de 2 pisos completos para la operación, con capacidad de 250 puestos de trabajo.

• Salas de Interventoría y Revisión de Calidad: Adecuación de 2 áreas de trabajo, cada una con capacidad de 20 puestos de trabajo con su computador.

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• Salas de Digitalización y Cuartos de Red: Se adecua 1 piso completo para el desarrollo de este proceso, con 20 escáneres con sus respectivos computadores y 10 computadores adicionales de validación de imágenes.

• Salas de Capacitación: Con capacidad de 40 personas.

• Cafetería y baterías de baños.

• Otras adecuaciones: Se instalaron puertas de seguridad de ingreso a cada uno de los pisos y áreas de operación, se instalaron cámaras de seguridad y control en las áreas de operación y el área de almacenamiento y custodia. Instalación de requerimientos de seguridad ocupacional (señalización, piso antideslizante en escaleras, pasamanos, entre otros).

Construcción de los Protocolos Técnicos de Ejecución Se desarrolló un modelo de gestión documental, en el cual se definieron procedimientos claves para cada una de las etapas del proceso, desde traslado hasta digitalización e indexación de los documentos, asegurando que cada vez que se presentaran modificaciones, los protocolos fueran ajustados y sometidos a un proceso de aprobación por parte de la SNR y por consiguiente, un nuevo proceso de capacitación del personal involucrado (operación, calidad e interventoría), evitando diferencias al momento de aprobación.

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Item Protocolo Procedimiento

Alistamiento y Traslado

Presentación en la ORIP Fumigación Montaje equipos de Computo Capacitación al Personal Clasificación de Expedientes contaminados Recepción de expedientes Incorporación de documentos Punteo de expedientes Rotulación de contenedores (bolsas) Rotulación de expedientes Conteo de folios Ingreso de carpetas al aplicativo Impresión tapa bolsas Cierre de bolsas e inventario Cargue al vehículo de carga Traslado de la documentación

2 Organización

Clasificación Ordenamiento Foliación Inventario (FUID) Rotulación Almacenamiento

3 Digitalización

Recepción de cajas Asignación Mesa de control de entrada Alistamiento Digitalización Pre-Calidad Ingreso metadatos Aseguramiento calidad Mesa de control de salida Exportación al servidor de Iris

4 Indexación

Migración imágenes al aplicativo IRIS Recepción de lotes Asignación de lotes Tipificación de imágenes Control de calidad de tipificación

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Item Protocolo Procedimiento

Seguridad de la

Información

Activos de información Seguridad física y medioambiental Uso de las herramientas informáticas Intercambio de información Registro de eventos Relación con terceros Gestión de riesgos y vulnerabilidad Gestión de continuidad del proyecto

Consultas y Préstamos (Software Wentry Web)

Solicitud de la Matrícula por parte de la ORIP de la SNR Recepción y verificación de la solicitud Solicitud de la matrícula a la bodega Localización en bodega Organización archivística Digitalización Respuesta y envío WEB al Registrador de la ORIP Reportes

Biodeterioro y

Riesgo Biológico

Identificación y selección de unidades documentales con biodeterioro Inventario Elaboración de empaque Sellado de empaque Rotulación símbolo de riesgo biológico Empaque para transporte

Prueba Piloto Para el desarrollo de esta prueba, se estableció una metodología con los siguientes objetivos:

• Revisión y evaluación de los métodos, equipos, herramientas a utilizar en la intervención.

• Estimular la generación de ideas referentes a la intervención.

• Identificar las condiciones de la ejecución.

• Precisar los parámetros para la aceptación de los productos.

• Verificar la viabilidad de la metodología de implementación propuesta.

• Determinar los puntos a priorizar dentro de la intervención.

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ORIP Cartagena

ORIP Zipaquirá

Los resultados de esta actividad fueron los protocolos de trabajo definitivos.

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Almacenamiento, Administración y Custodia Al definir la estrategia de centralización de los documentos en la ciudad de Bogotá, se elaboró un procedimiento para establecer los lineamientos desde el encajado, encarpetado, y rotulación de los documentos entregados. La administración de los documentos se estableció teniendo en cuenta los protocolos de seguridad de la información, requerida y establecida en la normatividad de la AGN y la SNR.

FASE 3

Alistamiento y Traslado ORIP

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El desarrollo del Protocolo de Alistamiento y Traslado fue fundamental para que esta actividad se realizara de forma estandarizada y evitar que se presentaran inconsistencias en los datos y los expedientes trasladados.

Objetivo Establecer una metodología estándar para realizar de forma organizada y efectiva, el traslado de los documentos entregados por la SNR en cada una de las ORIP, a la bodega de Procesos y Servicios S.A.S y posteriormente a la Bodega de la SNR en Funza, sin afectar la cadena de custodia.

ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN

Presentación a la ORIP Se realiza la socialización, presentación de los funcionarios de P&S, SNR y PTDR y definición del área de trabajo.

Fumigación y limpieza Desinfección y eliminación de fuentes contaminantes del área donde se encuentran los documentos.

Montaje de equipos Instalación de cámaras de seguridad (CCTV) y equipos de cómputo para el desarrollo de las actividades.

Capacitación del personal Se capacita al personal contratado para esta labor, en sus funciones específicas.

Clasificación y separación expedientes contaminados

Identificación, diagnóstico y separación de la documentación con riesgo biológico o biodeterioro, el cual será trasladado conforme lo establecido en el procedimiento.

Recepción de los expedientes, incorporación de documentos y punteo final

La SNR hace entrega de la base de datos de los expedientes, se incorporan los documentos y se realiza el correspondiente punteo de los expedientes a trasladar, dejando constancia de la ubicación de cada matrícula entregada a ser trasladada.

Identificación de documentos e Ingreso de carpetas al aplicativo

Marcación de los expedientes y folios cartulina teniendo en cuenta el orden consecutivo entregado, identificando faltantes para posteriormente ser ingresados a las carpetas del aplicativo de control.

Cierre de bolsa, cargue y traslado

Cierre de las bolsas, cada una con sus testigos correspondientes, cargue y traslado, según los requerimientos de seguridad establecidos.

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Presentación a la

ORIP

Los funcionarios de la SNR de nivel central, realizaron la presentación del equipo de trabajo de Procesos y Servicios y el personal de la PTDR ante el registrador y los funcionarios de la ORIP. Se establecía el área de trabajo que sería utilizada para este proceso y se dejaba un registro mediante acta.

Fumigación y Limpieza Esta actividad se realizó teniendo en cuenta el instructivo interno de Procesos y Servicios “P05-IT-2.2 Instructivo de trabajo fumigación”, en el cual se detalla claramente cómo se debe desarrollar esta actividad de forma segura.

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Montaje de Equipos

Capacitación del Personal Se contrató personal de la región, el cual fue capacitado para realizar las actividades programadas.

Esta actividad fue de gran importancia para el aseguramiento y control de las actividades de alistamiento, pero más importante aún, para garantizar la seguridad de la información, por ello uno de los puntos de mayor relevancia, fue la instalación de las cámaras (CCTV) en cada sitio.

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Clasificación y Separación Expedientes Contaminados Durante el proceso de revisión de los expedientes entregados, se logró identificar expedientes contaminados o deteriorados, estos fueron separados e identificados para darles un tratamiento especial, ya que en muchas ocasiones podrían afectar la salud de las personas que tuviesen contacto con los mismos. Procesos y Servicios aplicó un protocolo especial para el manejo de esta clase de documentos acompañado de un profesional especializado en conservación.

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Recepción de los Expedientes e Incorporación de Documentos y Punteo Final Cada una de las ORIP realizó la entrega en medio magnético de las bases de datos que contenían la información de los expedientes y de los folios cartulina. Sin embargo durante este proceso, el personal de la SNR realizó la incorporación de documentos que se encontraban por fuera de los expedientes. Finalmente se realiza el punteo general de los documentos entregado oficialmente de parte del personal de la ORIP.

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Identificación de Documentos e Ingreso de Carpetas al Aplicativo Procesos y Servicios dentro del Protocolo de Alistamiento, estimó la identificación de todos los expedientes entregados en las bases de datos de la SNR, a través del número de matrícula y un código de barras, asegurando que dado el caso que no se encontrara la matrícula o expediente, este rótulo no sería utilizado, quedando como evidencia de la no entrega de la misma.

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Cierre de Bolsa, Cargue y Traslado Finalmente, los documentos eran guardados en un contenedor plástico (bolsa), completamente identificado y sellado con un precinto de seguridad especialmente dispuestos para este fin. Estos precintos tenían un código de identificación para evitar cualquier clase de alteración en el proceso de traslado.

FASE 4

Operativa

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Objetivo Estandarizar y aplicar los protocolos y los procedimientos en cada una de las etapas del proceso de Organización, Digitalización e Indexación de los Expedientes objeto de intervención.

ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN

Implementación de los Acuerdos de Nivel de

Servicios (ANS)

El ANS detalla el propósito y objetivo para ser asumido por las partes:

1. Determinar los términos y la base a partir de los cuales serán proporcionados los servicios.

2. Establecer cómo serán medidos los niveles de ejecución del servicio.

3. Establecer cómo será entregado el servicio.

Implementación Protocolo Organización

La organización de los documentos es un conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción documental de la entidad, como parte integral de los procesos archivísticos.

Implementación Protocolo Digitalización

La digitalización de los documentos bajo unos niveles de calidad establecidos permitirá agilizar los niveles de consulta de los funcionarios que los requieran.

Implementación Protocolo Indexación

La indexación de documentos proporciona un correcto almacenamiento; al estar identificados su búsqueda se hace mucho más precisa y rápida.

Implementación del Protocolo de Consultas y

Préstamos

Las consultas y los préstamos fueron una actividad relevante durante el desarrollo del proyecto, su protocolo enmarcaba unos lineamientos claros para los interesados.

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Implementación de los Acuerdos de Nivel de Servicios

(ANS)

Los acuerdos de niveles de servicios se establecieron en varias categorías:

• Calidad de la Organización

• Efectividad de la Organización

• Calidad digitalización e indexación

• Efectividad en la digitalización e indexación

• Efectividad en las consultas

ANS ANS 1

Nombre Calidad Organización

Fórmula de Cálculo

Calidad de Organización = (Cantidad de expedientes con organización de buena calidad/ total de expedientes revisados) *100

La buena calidad de la Organización se mide según los criterios de aceptación definidos por la SNR

Se tendrá en cuenta que hay incumplimiento del ANS cuando el resultado de alguna de las verificaciones realizadas, esté por debajo de los valores de aceptación señalados a continuación.

ANS ANS 2

Nombre Efectividad en la organización

Fórmula de Cálculo

Efectividad en la organización = (Cantidad de metros lineales organizados alcanzados / Cantidad metros lineales organizados esperados)*100

La cantidad de metros esperados dependerá de lo propuesto por el sub contratista, sin embargo, la SNR propone un mínimo de metros lineales a ser entregados semanalmente. Ver cuadro Anexo 1

Se tendrá en cuenta que hay incumplimiento del ANS cuando el resultado, de la verificación realizada, está por debajo de los valores de aceptación señalados a continuación.

ANS ANS 3

Nombre Calidad digitalización e indexación

Fórmula de Cálculo

Calidad de digitalización = (Cantidad de imágenes digitalizadas de buena calidad / Total de imágenes revisados)*100

Calidad de indexación = (Cantidad de imágenes indexadas buena calidad / Total de expedientes revisados)*100

La buena calidad de la clasificación y ordenación se…