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G50

GROUPE DE COORDINATION GE ER lE DES PARTEN IRES TECHNIQUES n FIN CIERS

IU SENEGAL IG 501

Protocole d'accord sur l'harmonisation des coOts locaux appliques au Personnel local {Gouvernement, Societe Civile)

VERSION FINALE

SIGNATURE DES CO-PRESIDENTS DU G50

Madame F. Bintou DJIBO

Decembre 2016

TABLE DES MATIERES

I. INTRODUCTION

II . DEFINITION DE QUELQUESTERMES

11 .1. PERSONNEL LOCAL

11.2. RESIDENT

11 .3. COUTS L OCAUX

11.4. PERDI EM

11 .5. CAPITALESREGIONALESET DEPARTEMENTALES

Ill . PRINCIPESDIRECTEURSDE L'HARMONISATION

111.1 . CHAMPD'APPLICATION

111.2. LOCATION DE SC\L LE

111 .3. FRAISDE FACILITATION

IV. COUTSAPPLICABLES

IV.1. PAI EM ENT DE PERDIEM

IV.2. PIECESJUSTIFICATIVES

IV.3. PRISE EN CHARGE DESFRAISDE TRANSPORT

V . ANNEXES

V.1. CAPITALESREGIONALESET DEPARTEMENTALES

V .2. DISTANCESENTRE LESVILLESDU SENEGAL

I. INTRODUCTION

Le present Protocole definit les nouvelles bases du financement des coGts locaux, notamment des perdiem dans le cadre de la cooperation au developpement entre les Partenaires Techniques et Financiers (PTFs) du

Senegal. Ce protocole est le produit d'un effort de concertation entre PTF et d'un dialogue elargi avec le

Gouvernement en vue d'une redefinition des normes de financement des coGts locaux. Cet effort concerte des PTFs, base sur une analyse rigoureuse des pratiques en matiere de financement des coGts locaux, est considere comme une etape importante vers !'harmonisation des baremes des PTFs telle que preconisee par les principes de I' Aide au Developpement.

Les directives du present protocole se fondent sur les principes suivants :

• Refleter I' esprit de la Declaration de Paris sur I' Aide au developpement, notamment le principe de

!'harmonisation;

• Assurer la transparence et la redevabilite dans I' utilisation des ressources publiques de I' Aide au developpement;

• Permettre le financement approprie et la mise en ceuvre effective des pro jets dans les delais requis;

• Reduire les coGts et simplifier leur structure en donnant des directives claires pour leur application;

• Utiliser les conditions locales d'etablissement des coGts (baremes) selon des standards de qualite et une methodologie appropriee;

• Encourager !'adoption de bonnes pratiques;

• Assurer un suivi regulier de la mise en ceuvre de ce protocole en vue d'une mise a jour periodique.

11. DEFINITION DE QUELQUES TERMES

11.1. PERSONNEL LOCAL

On entend par personnel local, Jes fonctionnaires et autres agents de l'Etat et Jes personnes de la societe civile qui participent directement aux activites financees par les partenaires techniques et financiers.

11.2. RESIDENT

Est considere comme resident(e) le ou la participant(e) qui habite la ville ou le village ou se tient l'activite financee par un partenaire technique et financier.

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11.3. COUTS LOCAUX

Par coats locaux on entend les coats d'hebergement, de restauration, de location de salle et de transport, finances par les partenaires techniques et financiers dans le cadre des seminaires, ateliers et missions de terrain.

11.4. PERDIEM

C'est un montant journalier qui permet de couvrir les frais d'hebergement et de restauration.

11.5. CAPITALES REGIONALES ET DEPARTEMENTALES

Par capitales regionales et departementales, ii faut entendre les chefs-lieux de region et les chefs-lieux de departement (voir liste en annexes).

111. PRINCIPES DIRECTEURS DE L'HARMONISATION

111.1. CHAMP D'APPLICATION

• Le present protocole s'applique uniquement aux coats d'hebergement, de restauration, de location de salle et de transport finances par les PTFs dans le cadre des seminaires, ateliers et missions de terrain.

• Principe de base : ii consiste en un paiement direct; aux prestataires de services, des coats d'hebergement, de restauration, de location de salle et de transport.

• Le principe de base est le principe a appliquer prioritairement par les PTF dans le cadre de la mise en reuvre de ce protocole.

• Les perdiem s'appliquent uniquement dans le cas ou le principe de base n'est pas applicable.

• L'harmonisation porte sur le principe de base, les montants des perdiem, les coats de transport et sur I' exigence de soumettre des pieces justificatives (factures d'hotels, d'auberges ou de structures d'accueil) dans les cas d'hebergement a frais reels. Ellene porte pas sur les procedures de paiement

OU de remboursement specifiques a chaque partenaire.

• En dehors des frais prevus pour le paiement de l'hebergement, de la restauration et des frais de transport), aucun autre frais supplementaire (communement appeles "faux frais" par certains partenaires) ne sera pris en charge par les PTF.

111.2. LOCATION DE SALLE

• Lorsqu'un local est mis a disposition par la structure d'accueil (ministere, services deconcentres, collectivites locales, etc.), ii doit l'etre de maniere gratuite (pour le pro jet I partenaire).

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• La location de salle est payee aux groupements communautaires de base (par exemple les comites de sante, les COmites de gestion des ecoles OU les groupements de producteurs).

111.3. FRAIS DE FACILITATION

• Aucun paiement n'est prevu pour un fonctionnaire ou agent de l'Etat sollicite pour faire office de facilitateur, de moderateur ou de rapporteur, lors d'un atelier organise ou finance par un partenaire technique et financier.

IV. COOTS APPLICABLES

IV.1. PAIEMENT DE PERDIEM

• Les frais de restauration sont payes sous forme de forfaits en fonction de la zone ou se deroule l'activite. Les forfaits s'appliquent a tout personnel local (fonctionnaires et autres agents de l'Etat et les personnes de la societe civile) quelle que soit sa categorie.

• Concernant les frais d'hebergement, le PTF choisit entre l'une des deux options suivantes :

>- Les frais d'hebergement sont rembourses sur la base des frais reels, c'est-a-dire sur presentation des pieces justificatives de l'hebergement (factures d'h6tels, d'auberges ou de structures d'accueil). Ces frais sont soumis a des plafonds differents en fonction de la zone ou se deroule l'activite. lls s'appliquent a tout personnel local quelle que soit sa categorie.

Ou

>- Les frais d'hebergement sont rembourses sous forme de forfait de 10.000 francs CFA, sans presentation de factures, mais sur la base de la participation active du participant a l'activite et dans le respect des horaires (emargement sur les listes de presences).

Les montants proposes pour les peridem sont recapitules dans le tableau, ci-dessous. lls varient en fonction des differentes zones identifiees.

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HEB ERG EM ENT

Dakar I Saly

Autres capitales regional es 1/departementale s (voir Annexes)

Reste du pays

Plafond de 35.000 F.CFA Plafond de 30.000 F.CFA Plafond de 25.000 F.CFA rembourse sur la base de frais reels c'est-a-dire sur presentation de pieces justificatives . *

OU

rembourse sur la base de frais reels c'est-a-dire sur presentation de pieces justificatives. *

OU

rembourse sur la base de frais reels c'est-a-dire sur presentation de pieces justificatives. *

OU

Forfait de 10.000 F.CFA Forfait de 10.000 F.CFA

Forfai t de 10.000 F.CFA sans presentation de presentation de sans factures factures sans presentation de factures

15.000 F.CFA 10.000 F.CFA 5.000 F.CFA

REST AU RATION dont 6.000 F.CFA par repas et 3.000 F.CFA pour le petit-dejeuner, en fonction dont 4.000 F.CFA par repas et 2.000 F.CFA pour le petit dejeuner, en fonction de la dont 2.000 F.CFA par repas et 1.000 F.CFA pour le petit dejeuner, en fonction de la de la duree de l'activite ** duree de l'activite ** duree de l'activite **

IV.2. PIECES JUSTIFICATIVES

• * Le paiement des frais d'hebergement plafonnes par zone necessite la presentation d'une piece justificative (factures d'hotels, d'auberges ou de structures d'accueil) de la part du personnel pris en charge.

• ** Dans le cas ou un repas est offert par l'organisateur, les montants correspondants doivent etre deduits du montant remboursable des frais de restauration du participant.

IV.3. PRISE EN CHARGE DES FRAIS DE TRANSPORT

Les frais de transport sont rembourses au participant uniquement si !'utilisation des vehicules du projet, du programme ou la location de transport collectif par l'organisateur/le PTF n'est pas possible. Dans ce cas, le

PTF decide de rembourser les frais de transport a chaque participant suivant l'une des deux modalites ci apres:

• Un forfait de 5.000 F.CFA est donne a chaque participant. Ce cas concerne les residents c'est-a-dire les participants qui habitent la ville ou le village ou se tient l'activite.

Ou

1- Les Chefs-lieux de regions et de departement (voir liste en annexes) .

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• Un remboursement kilometrique (de 75 F.CFA/km) est applique a chaque participant, pour les non residents. (Vair Annexes V.2 distances entre les villes du Senegal).

V. ANNEXES

V.1. CAPITALES REGIONALES ET DEPARTEMENTALES

REGIONS DEPARTEMENTS

DAKAR DAKAR GUEDIAWAY PIKINE RUFISQUE

KAFFRINE BIRKELANE KAFFRINE KOUNGHEUL MALEM HODDAR

TAMBACOUNDA BAK EL GOU DI RY KOUPENTOUM TAMBACOUNDA

DIOURBEL BAMBEYE DIOURBEL MBACKE

FATICK FATICK FOUNDIOUGNE GO SSAS

KAO LACK GUINGUINEO KAO LACK NIORO

KEDOUGOU KEDOUGOU SALEMATA SARA YA

KOLDA KOLDA MEDINA YORO VELINGARA

FOULAH

LOU GA KEBEMER LINGUERE LOU GA

MATAM KANEL MATAM RANEROU FERLO

SAINT-LOUIS DAGANA POD OR SAINT-LOUIS

SE DH IOU BOUNKILING GOU DO MP SEDHIOU

THIES MBOUR THIES TIVAOUANE

ZIGUINCHOR OUSSOUYE ZIGUINCHOR BIG NONA

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V.2. DISTANCES ENTRE LES VILLES DU SENEGAL

Senegal distances de ville a ville (km)