Att B - ADV PAY GUIDE ES.pdf
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- Attached to
- In Country Support Colombia Federal contract opportunity
- Solicitation number
- 20343124R00008
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This document is a set of guidelines for providing advance payments to contractors under contract with the Inter-American Foundation (IAF). It outlines the legal authority and procedures for contractors to request and receive advance payments of up to 3 months' worth of funds, which must be accounted for and any remaining balance deducted from the final invoice. Allowable expenses for the advance payments are limited to travel, workshops, conferences, and monitoring visits related to contract execution. The guidelines reference an attached advance payment request form and provide instructions for submitting the form and managing the advance payments.
The related federal contract opportunity is a solicitation from the Department of the Treasury Bureau of the Fiscal Service, on behalf of the IAF, seeking applications from qualified citizens living in Colombia to provide in-country program development, management, monitoring, evaluation, and learning services under an Indefinite Delivery, Indefinite Quantity (IDIQ) Labor Hour Contract. The contract will have a 1-year base period and four 1-year option periods.
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ANEXO B
LINEAMIENTOS SOBRE ANTICIPOS
De acuerdo con FAR 32.404(a)(9) y 32.404(b), la Parte 32 no se aplica a los anticipos autorizados por ley para “transacciones excluidas por los procedimientos de la agencia conforme la autoridad legal”, y “las agencias pueden emitir sus propias instrucciones para tratar con partidas de pago por adelantado.”
La Sección 305 de la Ley Federal de Servicios Administrativos y de Propiedad de 1949 (41 USC
255) es la autoridad legal para la Parte 32 de las FAR en relación con el financiamiento de contratos para empresas pequeñas o desfavorecidas. Ésta contiene una exención para todas las funciones del Gobierno de los EE. UU. autorizadas por la Ley de Asistencia Extranjera de 1961
(22 USC 2393), modificada. La Fundación Interamericana fue constituida bajo la Ley de
Asistencia Extranjera, modificada en 1969 y, por lo tanto, está exenta de la Parte 32 de las FAR con respecto al financiamiento de contratos.
De acuerdo con la autoridad legal antes mencionada, se establecen los siguientes lineamientos para brindar los anticipos que sean necesarios a los contratistas bajo contrato con la IAF:
El contratista podrá solicitar un anticipo, por un plazo no mayor a tres meses, mediante la presentación del formulario adjunto. El contratista deberá presentar la solicitud al representante del funcionario de contrataciones (COR, por sus siglas en inglés) de la IAF para su aprobación.
El contratista será responsable de enviar una copia del formulario de anticipo a ForeignMisc@fiscal.treasury.gov, para que se pueda procesar el pago.
Una vez recibido el pago, el contratista es responsable de contabilizar el uso de los fondos adelantados. El contratista deberá presentar la documentación sobre el uso de los fondos y el monto del anticipo restante al COR de la IAF designado en el contrato. Antes del último pago, el COR de la IAF determinará si existe algún saldo pendiente en el pago anticipado. Si hay saldo, se deducirá de la factura final del año de la opción obligada y se presentarán los recibos en ese momento.
El anticipo está restringido a ciertos conceptos:
Los gastos de viaje y otros costos relacionados con talleres, conferencias, seminarios u otra asistencia al donatario o visitas de verificación planificadas por el contratista, o requeridas como parte de la ejecución del contrato, son ejemplos de conceptos que están permitidos para el anticipo. Puede que los honorarios no estén incluidos en el pago por adelantado.
mailto:ForeignMisc@fiscal.treasury.gov
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