Atch 10 - Overview - Wie registriere ich mich in SAM WAWF v.02.2025.pdf

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WIE REGISTRIERE ICH MICH

IN SAM & WAWF?

Um Geschaefte mit der US Regierung zu machen, muss sich jede Firma im System for Award Management (SAM) https://sam.gov/content/home registrieren. Das ist ein Registrierungs-Portal, unter dem man mehrere Programme zusammengefasst hat, z.B. das fruehere Ausschreibungsportal„Federal Business Opportunities (FBO)“. Man muss sich jetzt nur noch mit einem Passwort und Benutzernamen anmelden, um Zugriff auf diese Systeme zu haben. Dies geschieht durch die Erstellung eines Benutzerkontos in LOGIN.gov, als 2-Faktor-Authentifizierung. In zukünftigen Phasen sollen SAM noch weitere Portale anderer Beschaffungssysteme hinzugefügt werden.

Fuer die Registrierung in SAM brauchen Internationale Firmen einen NCAGE Code. Diese werden in Deutschland von der Bundeswehr vergeben. Falls Sie nicht sicher sind, ob Ihre Firma schon einen NCAGE Code hat, sollten Sie im ‘NSPA/NCAGE Code Request Tool’ eine Suche durchführen.

Die Grundlage fuer die Registrierung in SAM und bei der NATO ist Ihr Eintrag beim Handelsregister (Handwerkskammer) oder eine Bescheinigung in Steuersachen/Certificate in Tax Matters vom Finanzamt. Dieses Dokument muss in Deutsch/Englisch sein. Vergewissern Sie sich bitte, dass alle Angaben zu Ihrer Firma aktuell und identisch in allen Portalen erscheinen, ansonsten koennte der Abgleich (Validation) nicht durchgehen.

Die DUNS Nummer ist fuer die Registrierung nicht mehr notwendig. Sie wurde durch die UEI (Unique Entity ID) ersetzt und wird automatisch waehrend dem Registrierungs-Prozess in SAM vergeben.

Um sicherzustellen dass alle E-Mail-Benachrichtigungen empfangen werden, verwenden Sie wenn moeglich, KEINE T-Online.de e-Mail-Adresse, sondern erstellen sich einen separaten Account bei einem anderen Anbieter, z. B.

Gmail.com oder GMX.de.

a. SAM Registrierung:

1. Den NATO CAGE Code bekommen Sie vom Logistikskommando der Bundeswehr:

https://eportal.nspa.nato.int/Codification/CageTool/home.

Ansprechpartner: Herr Tilo Kerner, Tel. 0361-34268514, e-Mail: NCBDEU@bundeswehr.org.

Sobald Sie Ihren NCAGE Code erhalten haben, koennen Sie sich in SAM als Administrator registrieren. Dazu müssen Sie zuerst einen SAM-User Account erstellen.

2. Oeffnen Sie das Portal fuer SAM: Home | SAM.gov. und klicken Sie auf „Sign In“. Sie werden automatisch zu Login.gov weitergeleitet, um ein Benutzerkonto zu erstellen. https://login.gov.

Trainings-Leitfaeden finden Sie auf der Startseite in SAM in Englischer Sprache. Deutsche Anleitungen und weitere Informationen sind auch beim 700 CONS/eCommerce Team (700cons.lgcp.ebusiness@us.af.mil) erhaeltlich.

- Waehlen Sie am Anfang der Registrierung bitte ‚All Awards‘ aus und NICHT ‚Financial Assistance Awards Only‘. Sonst koennen Sie keine Angebote abgeben.

- Deutsche Firmen brauchen keine Steuernummer (TIN) und keine weiteren Bank Informationen einzutragen, außer der „Remittance-Address“, die Rechnungs-Adresse in SAM.

- Achten Sie bitte darauf, dass nur die Ansprechpartner (POCs) in den Bereichen eingetragen werden, fuer die sie auch dafuer verantwortlich sind. Der Administrator fuer SAM, der Electronic Business POC (EB POC), sollte die Person sein, die in Ihrer Firma die Programme verwaltet und in den meissten Faellen auch die Rechnungen im Rechnungsprogramm WAWF (WideAreaWorkflow) eingeben wird. Der EB POC muss sich dafuer auch als Administrator im PIEE Portal (Procurement Integrated Enterprice Environment) registrieren. Es wird angeraten, eine zweite Person als Backup einzutragen. Das erleichtert die Re-aktivierung eines Accounts, falls der Primary POC nicht https://sam.gov/content/home https://eportal.nspa.nato.int/Codification/CageTool/home https://eportal.nspa.nato.int/Codification/CageTool/home mailto:NCBDEU@bundeswehr.org https://sam.gov/ https://login.gov/ mailto:700cons.lgcp.ebusiness@us.af.mil

Page 2 of 3 v.02.2025 mehr zur Verfuegung steht. In einigen Faellen werden Sie aufgefordert, einen neuen EB POC schriftlich zu benennen.

Dafuer muss der ‘SAM_Entity_Administrator_Letter_Template3_International_No_Banking_Info’ eingeschickt werden. Bitte ausfuellen und darauf achten, dass die Informationen (Firmen-Name und Adresse) mit denen in SAM uebereinstimmen, unterschreiben und auf Ihrem Briefpapier ausdrucken.

SAM_Entity_Admini strator_Letter_Templ

- Die North American Industry Classification System (NAICS) codes sind auch Teil der Registrierung.

NAICS ist ein Branchen-Klassifizierungssystem. http://www.census.gov/cgi-bin/sssd/naics/naicsrch.

Geben Sie einfach ein Stichwort ein, das Ihr Unternehmen am besten beschreibt. Sie koennen so viele Codes auswaehlen, wie Sie moechten. Das erleichtert den Einkaufsbueros die Recherche und Sie koennen auch die Ausschreibungen (Request for Solicitation) nach diesen NAICS Codes durchsuchen.

Wenn das System Sie anweist, ein Helpdesk-Ticket durch das Federal Service Desk einzureichen, gehen Sie bitte zur FSD Helpdesk Seite www.fsd.gov und erstellen dort eine Anfrage an das Support-Team. Hierfuer wird derselbe Login wie fuer SAM benutzt. Sollten Sie innerhalb von drei (3) Tagen keine Antwort erhalten, wenden Sie sich bitte an das 700 CONS eCommerce Team.

b. Wide Area Workflow (WAWF) Registrierung:

Firmen muessen ihre Rechnungen elektronisch in WAWF erstellen. Es werden keine manuellen Rechnungen mehr vom Zahlungsbuero akzeptiert. Dazu muessen Sie sich im PIEE Portal (Procurement Integrated Enterprise Environment) https://piee.eb.mil registrieren. Eine Trainingswebseite ist unter https://wawftraining.eb.mil “Vendor Customer Support” zugaenglich, aber eine Einweisung auf Deutsch ist auf Anfrage auch noch vom 700 CONS eCommerce Team erhaeltlich.

- Lassen Sie zuerst Ihren NATO CAGE Code vom Helpdesk fuer die PIEE-Datenbank freischalten.

- Registrieren Sie zuerst einen Administrator für Ihre Firma CAM = EB POC und lassen ihn vom Helpdesk freischalten – auch hier sollte dann auch mindestens noch ein zweiter Administrator registriert werden.

- PIEE Contractor Administrator (CAM) = SAM EB POC.

- Registrieren Sie sich mit der gleichen Email, mit der Sie in SAM/LOGIN.gov registriert sind.

- Sobald das Konto aktiviert ist, sind Sie in der Lage, Benutzer freizuschalten. Es koennen weitere Benutzer (Vendor Users) angemeldet werden, um Rechnungen zu erstellen. Die genauen Anweisungen finden Sie in den Vertragsunterlagen, falls nicht vorhanden, wenden Sie sich an das 700 CONS eCommerce Team.

- Auslaendische Firmen koennen hier ihre Bankdaten im System hinterlegen, dann werden diese automatisch in der Rechnung in WAWF ausgefuellt. (Siehe auch: 3. PIEE – FOREIGN VENDOR SUPPORT) Sie koennen diese Daten aber auch immer manuell eingeben:

o Name of Accountholder - Name des Konto-Inhabers o Account Number - Konto-Nummer o Account – Konto (Checking auswaehlen) o BIC o IBAN o Bank Name o Branch Name - Name der Filiale (oder den Bank Namen kopieren) o Bank Adress – Strassenname o Bank City - Stadt

- Im ‘Comments’-Tab bitte folgenden Text eingeben: „EFT is the preferred payment method. The banking information is included on the Header Tab.”

http://www.census.gov/cgi-bin/sssd/naics/naicsrch http://www.fsd.gov/ https://piee.eb.mil/ https://wawftraining.eb.mil/

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c. Ausschreibungen / Business Opportunities:

Um ein Höchstmaß an Wettbewerb zu erreichen, werden alle Projekte von den US-Streitkraeften (weltweit) auf der SAM Website ausgeschrieben: https://sam.gov/opportunities unter der Domain ‚Contract Opportunities‘. Hier kann man entweder nach NAICS Code, Artikelname oder der Beschaffungsstelle (700 CONS oder FA5613). Ausserdem koennen Sie hier auch die automatischen Benachrichtigungen einstellen.

Bitte wenden Sie sich an das 700 CONS/eCommerce Team (700CONS.PKP.eCommerce@us.af.mil), falls Sie noch weitere Fragen haben sollten.

https://sam.gov/opportunities mailto:700CONS.PKP.eCommerce@us.af.mil