Appendix B - Deliverables.pdf

D el iv er ab le /R eq u ir em en t:

T as k:

D u e:

A dh er en ce to

W or k S ch ed ul e

C on tr ac t e m pl oy ee s ad he re to th e sc he du le es ta bl is he d an d ag re ed to b y O

C M

O . T hi s sc he du sh al l b e se nt o ut e ve ry tw o w ee ks , t w o w ee ks in ad va nc e of th e sc he du lin g pe ri od

P la nn ed c ha ng to th e sc he du le m us t b e ap pr ov ed b y O

C M

O P ro gr am

M an ag er a nd

C O

R

W ith in d ay s af te r co nt ra ct a w ar d an d th ro ug ho ut e lif e of th e co nt ra ct

C re de nt ia lin g an d va lid at io n re po rt o f al l l ic en se d st af f

C on tr ac to r m us t c on tin ua lly m on ito r th e st at us o f cr ed en tia ls o f al l h ea lth ca re p ra ct iti on er s, a nd r ep or t to th e C

O R a s re qu es te d an d as p ar t o f re gu la r

M Q pr og ra m r ep or tin g to e ns ur e al l l ic en se d co nt ra ct s ff re m ai n in c om pl ia nc e w ith li ce ns ur e, c er tif ic at io n, d re qu ir em en ts o f po si tio n de sc ri pt io n of co nt ra ct ed s ta ff

W ith in d ay s af te r co nt ra ct a w ar d an d th ro ug lif e of th e co nt ra ct

D es ig na te a c on tr ac t p ro gr am m an ag em en t p oi nt o f co nt ac t (

P O

C fo r ea ch s ite

T hi s pe rs on s ha ll be r es po ns ib le f or a ll ad m in is tr at iv e, p er so nn el a nd p ro gr am m at ic a sp ec ts e co nt ra ct a t e ac h si te

T he y sh al l s er ve a s th e si ng le p oi nt o f co nt ac t a t e ac h si te f or li ai si ng w ith go ve rn m en t P

M a nd C

O R r eg ar di ng th e co nt ra ct

U po n co nt ra ct a w ar d.

In ve nt or y M an ag em en t S tr at eg y C on tr ac to r m ai nt ai ns a n ef fe ct iv e an d ef fi ci en t in ve nt or y m an ag em en t s tr at eg y to e ns ur e th e co rr ec t nu m be r of s up pl ie s ar e av ai la bl e w he n ne ed ed a nd pu rc ha se d at a r ea so na bl e pr ic e.

C on tr ac to r en ac ad m in is te rs p ro pe r an d se cu re b io ha za rd ou s m ed ic al w as te d is po sa l s tr at eg ie s at e ac h si te , i n co m pl ia nc e w ith a ll fe de ra l, st at e, a nd lo ca l re gu la tio ns

R eq ui re d bi oh az ar do us tr ai ni is pl et ed to m ee t O S

H A

, E nv ir on m en ta l P ro te ct io n A ge nc y (E

P A a nd D ep ar tm en t o f

T ra ns po rt at io n

(D O

T ne ed s fo r al l s ta ff h an dl in g/ pa ck ag in g bi oh az ar do us m ed ic al w as te

W ith in d ay s af te r co nt ra ct a w ar d an d

M on ly ro ug ho ut th e lif e of th e co nt ra ct ed ic al

L ia bi lit y In su ra nc e

C ov er ag e C on tr ac to r sh al l p ro vi de a c er tif ic at e of m ed ic lia bi lit y m al pr ac tic e in su ra nc e.

M in im um c ov er ag e sh al l b e

$1 m ill io n pe r oc cu rr en ce a nd m ill io n pe r ag gr eg at e.

U po n co nt ra ct a w ar d.

C om pl ia nc e st an da rd : 1 e tim e.

M ed ic al

Q ua lit y

M an ag em en t

C on tr ac to r ad he re s to M

Q M

P la n an d G ui da nc e do cu m en ts , a nd p er fo rm an ce m et ri cs

C on tr ac to r co m pl ie s w ith D

H S

, C B

P , O

C M

O m ed ic al p ro to co ls di re ct iv es

, p ro ce ss es , q ua lit y m an ag em en t p ra ct in iti at iv es . r ep or tin g.

C on tr ac to r sh al l s ub m it a M ed ic al Q ua lit y M an ag em en t P la n (M

Q M an d m et ri cs f or C

B P r ev ie w

, e di ts , a nd a pp ro va l, at su pp or ts D

H S

, C B

P , a nd O

C M

O p ol ic ie s, p ro ce ss es di re ct iv es , i ns tr uc tio ns , g ui da nc e, a nd th e

C B

O

C

M O

M Q

M P ro gr am

O nc e ap pr ov ed , C on tr ac to r sh al l c om pl y w ith a gr ee d up on M

Q M

P la n.

U po n co m pl et io n of

M ed ic al

Q ua lit y

M an ag em en t

P la n.

ic al

Q ua lit y

M an ag em en t (

M Q

M

P la n C on tr ac to r sh al l d ev el op , i m pl em en t, an d m ai nt ai n a M ed ic al Q ua lit y M an ag em en t p la n ba se d up on

P

/D H

S p ol ic ie s, C B

P O

C M

O M

Q M p ro pl a nd g ui da nc e, in c oo rd in at io n w ith th e

O C

O

, O C

M O

M Q

M , a nd th e C

O R

T he p la n sh al l de sc ri be th e m et ho do lo gy , p ro ce ss es

, a nd p ol ic ie s e to p ro m ot e m ed ic al q ua lit y be st p ra ct ic es cl ic al c om pe te nc y th ro ug ho ut th e pr og ra m . T he

M p la n sh al l a ls o in cl ud e m ed ic al q ua lit y pe rf or m an ce m ea su re s, m et ri cs

, d as hb oa rd s, po rt in g.

T hi s pl an s ha ll in cl ud e ke y

M em en ts

: l ic en si ng /c re de nt ia lin g/ pr iv ile gi ng ; f oc us es si on al p ra ct ic e ev al ua tio n;

o ng oi es si on al p ra ct ic e ev al ua tio n;

s en tin el e ve vi ew

; p ro ce ss im pr ov em en t, an d do cu m en ta tio n/ m on ito ri ng

/r ep or tin g ef fo rt s an d su m m ar y re po rt s.

T he

C on tr ac to r sh al l m ee t o r ex ce ed th e re qu ir em en ts o f O

C M

O M

Q M p ro gu id an ce a nd p ol y.

W in d ay s af te r co nt ra ct a w ar d an d th ro ug lif e of th e co nt ra ct a s pe r th e M

Q M

P la n.

M ed ic al

S en tin el

E ve nt R ep or ts a nd S ig ni fi ca

E nt S itu at io n

R ep or ts

S

IT

R

E P s)

S en tin

In ci de nt R ep or t-in cl ud es in fe ct io us d is ea se ou tb re ak s)

A ny s ig ni fi ca nt m ed ic al s en tin el e ve nt r el at ed to th e he al th o f a pa tie nt or p at ie nt s) w hi le in

C B

P c us dy s ite w he re m ed ic al c on tr ac te d su pp or t i s pr es en t sh al l r eq ui re a w ri tte n m ed ic al s en tin el e ve nt r ep or t as d ef in ed in th e

M Q

M p la n to b e de ve lo pe d

A s pe r th e

M Q

M P th ly

I nv oi ce s C om pr eh en si ve m on th ly in vo ic es

, i nc lu di ng a ll pr im e an d su bc on tr ac to r la bo r co st s, s up pl ie s, d ir ec t c os ts tr av el a nd o th er f ee s fo r th e m on th o f th e se rv ic e pe ri od in di ca te d, s ha ll be s ub m itt ed o n of fi pa ny le tte rh ea d no la te r th an da ys o f th e st da y of th e m on th ly p er io d w or ke d in o rd er f or it to b e pr oc es se d.

I nv oi ce s su bm itt ed a ft er th at ti m e pe ri od sh l n ot b e ac ce pt ed

. N o pa rt ia l i nv oi ce s sh al l b e ac ce pt ed

. I nv oi ce s sh al l b e ev al ua te d fo r cl ar ity ac cu ra cy a nd ti m el in es s.

In vo ic es a nd b ac ku pd at a sh al l b e se nt to th e C

O , C

S, th e

C O

R

E ac h in vo ci e sh al l b e br ok en d ow by

S to r lo ca tio ns , t o in cl ud e:

e m pl oy ee

, s oc ia l s ec ur ity nu be r, p os iti on ti tle

, t ot al h ou rs w or ke d, a nd r e.

th ly in vo ic es w ill b e du e to th e C

O R w ith in da ys o f th e m on th s en di ng

/c lo us re

N ew o ri en ta tio n an d an nu al tr ai ni ng o n m ed lic ie s an d pr oc ed ur es , c od e of c on du ct , D

H

P

A L

M S tr ai ni ng

, E M

R tr ai ni ng a nd o th er f ed er al o r st at e tr ai ni ng

C on tr ac to r sh al l b e re qu ir ed to d ev el op a n or ie nt at io n/ tr ai ni ng p ro gr am f or a ll st af f ba se d up

P p ol ic y an d gu id an ce

A ll ne w s ta ff m us t co m pl et e al l n ec es sa ry o ri en ta tio n b ef or e re po rt in g w or ks ite a nd b ill in g th e co nt ra ct . C on tr ac to r sh al l pr ov id e ev id en ce o f th is o ri en ta tio n an d tr ai ni pl et io n.

O ri en ta tio n sh al l p ro vi de in fo rm at io sc op e of p ra ct ic e, te ac hi ng m an ua ls

, a ny ne ce ss ar y m ed ic al a nd p ol ic y re la te d do cu m en ts pa tie nt c ar e pr oc ed ur es , m ed ic al d oc um en ta tio n an d

E M

R , a s w el l a s in fo rm at io n on tr ai ni ng rt in g re qu ir em en ts

W ith in d ay s af te r co nt ra ct a w ar d an d th ro ug lif e of th e co nt ra ct a s pe r th e M

Q M

P ie nt

R is k M an ag em en t P la n/ M ed ic al Q ua lit y M an ag em en t P ro gr am

T he

P at ie nt

S af et y

R is k M an ag em en t P la n de ve lo pe d as p ar t o f th e M ed ic al Q ua lit y M an ag em en t P la n, or di na tio n w ith th e C

B P

C M

O s ha ll de sc ri be h ow tr ac to r sh al l m on ito r, lo w er

, a nd m an ag e pa tie sa fe ty r k.

T p la n sh al l d es cr ib e ho w th e C on tr ac to r im pl em en ts th e m ea su re s ne ce ss ar y ee t p re va ili ng f ed er al a nd s ta te p at ie nt s af et y gu id el in es a nd p ro ac tiv el y ad m in is te r a ri sk de nt m an ag em en t p ro gr am ta ilo re d to C

B P ap ie d co ns is te nt ly th ro ug ho ut a ll

C B

P M

U s.

tr ac to r sh al l m ee t o r ex ce ed r eq ui re m en ts o f al l C

B P

O C

M O

M ed ic al

Q ua lit y

M an ag em en t/P er fo rm an ce I m pr ov em en t/

R is k M an ag em en t g ui da nc e or p ro gr am g ui da nc e.

W ith in d ay s af te r co nt ra ct a w ar d an d th ro ug lif e of th e co nt ra ct a s pe r th e M

Q M

P la n.

P at ie nt

S af et y

R is k M an ag em en t C on tr ac to r pr oa ct iv el y as se ss es a nd tr ac ks

R is k an d Q ua lit y M an ag em en t p ro ce ss es a cr os s al l s ite s.

tr ac to r pr ep ar es r is k, a ct iv ity , a nd a ss ur ce rt s.

C on tr ac to r pr om ot es a nd s ha re s be tic es a nd c on si st en tly c ar ri es o ut th e ac tiv iti di ca te d in th e M

Q M a nd

P at ie nt

S af et y

R is k M an ag em en t P pe r th e

M Q

M P la n.

P er fo rm an ce r ev ie w f or c on tr ac t e m pl oy tr ac to r sh al l p er fo rm r ev ie w o f th ei r em pl oy ee en su re c om pl ia nc e w ith

S O

W , s co pe o f pr ac tic e/ co lla bo ra tiv e ag re em en t, co de o f co nd uc t, st an da rd s of c ar e, a nd p ro fe ss io na l s ta nd ar ds pu t f ro m th e su pe rv is or

, h um an r es ou rc es

, a nd th e

C O

R

Q ua rt el y

P os t A w ar d

C on fe re nc e

A tte nd an ce o r P ar tic ip at io n

T he

P os t A w ar d

C on fe re nc e sh al l b e ch ai re d by th e C

O R a nd is h el d to d is cu ss te ch ni ca l a nd c on tr ac tin g ob je ct iv es o f th is c on tr ac t, re vi ew th e

C on tr ac rs dr af t p ro je ct p la n an d ad dr es s an y qu es tio ns

N o la te r th an d ay s af te r

D at e of

A w ar d

(D O

A el ec tr on ic c op y of m ee tin g su m m ar y ge ne ra te d by th e C on tr ac to r to b e pr ov id ed to th e C

O R ug ho ut th e lif e of th e co nt ra fe ss io na lis tr ac to rs m ai nt ai n a pr of es si on al a nd c ou rt eo ar in g w hi le p er fo rm in g th ei r du tie s.

ny un of es si on al

C on tr ac to r be ha vi or a s do cu m en te d by th e T

O M a nd

/o r

C O

R is r es ol ve d by c on tr ac t m an ag em en t i n m an ag em en t a ti m el y an d pr of es si on al m an ne r.

Q ua rt er ly

R eg io na l L ev el P ro gr am M an ag em en t C on tr ac to r ad dr es se s go ve rn m en t c us to m er q ue st io ns co nc er ns in a ti m el y, p ro fe ss io na l, an d re sp on si ne r an d w or ks to w ar d co lla bo ra tiv e so lu tio ns n ch al le ng es a ri se

. C on tr ac to r co nd uc ts p ro ag em en t d ut ie s ef fe ct iv el y an d ef fi ci en tly

Q ua rt er ly

R k M an ag em en t R ep or ts

C on tr ac to r sh al l p ro vi de a r is k m an ag em en t r ep or t t o th e

G ov er nm en t i de nt if yi ng r is k fa ct or s an d ad dr es si ng h ow a ll in ci de nt s an d si te s ar e as se ss in g an d m iti ga tin g ri sk , n ot in g tr en ds

, a nd p ro vi di sp if ic in ci de nt in fo rm at io n if r eq ue st ed

T hi s in cl ud es r is ks to b ot h pa tie nt s an d st af f.

Q ua lit y st ud ie s/

R is k m an ag em en t s tu di es m ay b e re qu es te d by th e

N at io na l P M

, O C

M O

C M

O , o r O

C M

O M

Q M

A s pe r th e

M Q

M P la n.

S ta ff in g an d V ac an cy R ep or ts C on tr ac to r sh al l p ro vi de r eg ul ar s ta ff in g an d va ca nc y re po rt s to in cl ud e in cu m be nt p os iti on s an d va ca nc ie s by lo ca tio n an d po si tio n ty pe s.

T he y sh al l b e ab d up a nd s ta ff a n ew m ed ic al u ni t w ith ca nd ar d ay s of th e re qu es t.

C on tr ac to r sh al l co nt in uo us ly p ro m ot e fu ll tim e st af fi ng c on tin ui ty se ek to r ed uc e th e us e of tr av el er s pe r di em , r ed uc e ov er tim e fo r st ea dy

-s ta te o pe ra tio ns th ro ug ho ut th e du ra tio n of th e co nt ra ct

C ha ng es o r ad ju st m en s ch ed ul e sh al l b e ap pr ov ed b y th e

O C

M O

C

O R

W ith in d ay s af te r co nt ra ct a w ar d an d

W ee kl y th ro ug ho ut th e lif e of th e co nt ra ff in g B ac kg ro un d In ve st ig at io n

R eq ui re m en tr ac to r sh al l p ro vi de c om pl et ed C

B P

B ac kg ro un d

In ve st ig at io n cr ed en tia lin g pa ck et s fo r al l c an di da te s re qu ir in g cl ea ra nc e to th e go ve rn m en t o n th e ne ra ct

W ith in d ay s af te r co nt ra ct a w ar d an d co nt in ui lif e of th e co nt ra ct

S ta ff in g S ch ed ul e fo r al l s ite s

C on tr ac to r sh al l p ro vi de a tw o-w ee k sc he du le

, e ry k, to th e

C O

R a nd tw o w ee ks in a dv an ce o f th e sc he du le d pe ri od . C ha ng es o r ad ju st m en ts to sc du le s ha ll be a pp ro ve d by th e O

C M

O P

M

R

W ith in d ay s af te r co nt ra ct a w ar d an d

W ee kl y th ro ug ho ut th e lif e of th e co nt ra ct

S tr at eg ic P ro gr am P la n

C on tr ac to r sh al l p ro vi de a c om pr eh en si ve s tr at eg og ra m p la n fo r ra pi dl y m ob ili zi ng a nd m an ag in g al l as pe ct s of th e

C B

P M

U s.

T hi s in cl ud es b ut is ot lim ite d to th e fo llo w in g ar ea s:

ti m el in e/ sc he du le s fo r al l a ct iv iti es n ee de d to r ap id ly e st ab lis h an d m ai nt ai n

C B

P M

U s

(i .e

. a ct iv iti es r el at ed to s tr at eg ic p la nn g, ex ut io n, s us ta in m en t, co nt in uo us le ar ni ng

, t o in cl ud e tim el in e/ sc he du le s)

S ub

-s ec tio ns s ha ll so ev el op ed to d es cr ib e th e ne ce ss ar y ta sk s fo r th e fo llo w in g w or k ar ea s:

r ec ru iti ng

, c re de nt ia lin iv ile gi ng , h um an r es ou rc es , o nb oa rd in g, c us to er se rv ic e, c us to m er c om m un ic at io ns

, s ch ed ul ad in is tr at iv e, lo gi st ic s, tr ai ni ng

, a nd in fo rm at io n te ch no lo gy

N o la te r th an b us in es s da ys a ft er c on tr ac t a w ar d.

t b e up da te d as a pp ro pr ia te b as ed u po n fe ed ba ck by e

C O

R a nd C

B P

M S

C P

M

S up er vi so ry

M ed ic al

C ha rt R ev ie w S um m ar ie s (c om pl et ed b y ea ch

S up er vi si ng

R eg io na l P hy si

P ed ia tr ic A dv is or

C on tr ac to r sh al l p ro vi de s um m ar ie s of f oc us ed

-g oi ng m ed ic al q ua lit y m an ag em en t c ha rt r ev ie w s.

A s pe r th e M

Q M

P