TFSAIAF14R0003_package-French.pdf

Le 10 mars 2014

Cher (Chère) Soumissionnaire potentiel(le), Ci-joint l'appel d'offres TFSAIAF14R0003 de l'Agence du Service fiscal [Bureau of the Fiscal Service] demandant les services d'un agent de liaison locale et de consultation (LLAS) en Haïti pour travailler au compte de la Fondation Interaméricaine. Tout en vous recommandant d'examiner intégralement l'appel d'offres, je voudrais attirer votre attention d'une façon plus particulière sur les sections suivantes:

1. Sections B et C, qui comportent d'importantes informations de base sur le type de services requis, leur objectif et le lieu de travail, ainsi que sur les modalités, les qualifications du personnel clé et les critères d'éligibilité ci-dessous, requis pour qu'une offre soit prise en considération:

1) L'organisation bénéficie d'un statut juridique en Haïti ou le consultant intéressé réside en

Haïti (voir B.4).

2) Le coordonnateur de projet proposé détient une licence de bachelier (B.A) dans la discipline concernée (voir B.4.1).

3) Le coordonnateur de projet proposé possède au moins 5 années d'expérience dans plusieurs domaines se rapportant aux activités concernées par la subvention de l'IAF.

4) Le coordonnateur de projet proposé possède des connaissances avancées et une grande expérience des organisations de base et non gouvernementales (ONG) en Haïti (voir B.4.1.).

5) Le coordonnateur de projet proposé parle couramment les langues en usage en Haïti (créole et français).

2. Section H, qui fait état des exigences particulières des contrats.

3. Sections L et M, qui décrivent le processus de préparation de soumission d'offres et d'évaluation. Veuillez prendre note que les instructions concernant les soumissions d'offres, présentées à L.8, doivent être strictement suivies pour que les soumissions d'offres soient reçues dans les délais requis.

Pour être considérée complète, la soumission d'offre doit être accompagnée d'une copie électronique (courriel) du document ci-dessous. Elle peut être rédigée en français ou en anglais, mais les tarifs doivent être indiqués en dollars US.

Les soumissions d'offres électroniques doivent être adressées à psb3@fiscal.treasury.gov et indiquer le numéro d'appel d'offres à la ligne de mention objet, #TFSAIAF14R0003,LLAS-HA, ATTN:

M.Wargowsky/G.Hanna.

L'offre doit être accompagnée des informations ci-dessous, peu importe l'ordre dans lequel ces dernières sont présentées.

1. OF 308 (Appel et Soumission d'offres) - Page 1 du formulaire, remplie et signée par l'Offreur (case 11 et 12A-12E).

2. Proposition de tarif (voir les sections B, L et M) – Cette partie doit comprendre des informations sur les coûts pour l'année de base et chacune des années facultatives, et une estimation des frais de voyage à ne pas dépasser par an.

Remarque: L'agent de liaison locale et de consultation (sigle anglais LLAS) en Haïti doit s'attendre à ce que les responsabilités qui lui sont confiées soient proportionnelles à l'envergure et au nombre des activités prévues au dossier Haïti et correspondent aux besoins de l'Agence;

elles peuvent ainsi augmenter ou diminuer en fonction d'éventuels changements apportés au dossier. Ces fluctuations influeront sur l'importance du travail confié à cet agent et sur sa rémunération dans le cadre du présent contrat.

3. Proposition technique (voir les sections L et M) – Elle devra comporter des informations propres à démontrer une parfaite compréhension du rôle des Services de liaison locale et de consultation, y compris l'approche à adopter, comme indiqué à la Section C – Description / Spécifications / Cahier des charges. La proposition doit fournir des informations sur la structure du personnel ainsi que sur le cadre méthodologique ou philosophique qui déterminera l'approche. La proposition devra aussi être accompagnée des C.V. des employés clés proposés pour le projet, y compris des informations concernant leurs qualifications (voir les sections B.4.1, B.4.2. et L.8.2.)

4. Liste de références – Cette liste devra comprendre trois références sur le client et fournir une brève description de son travail, ainsi que le nom des personnes pouvant être contactées et les coordonnées actuelles de chacune d'elles.

Les soumissions d'offres reçues après la date limite du 14 avril 2014, à 14 heures seront considérées en retard et ne seront pas prises en considération. Il incombe à l'Offreur de s'assurer que sa soumission d'offre a été reçue.

Toute question concernant cet appel d'offres devra être soumise, au plus tard, quinze jours francs avant la date limite fixée pour les soumissions d'offres. Passée cette date, nous ne pouvons pas garantir de réponse aux questions. Les questions doivent être adressées à psb3@fiscal.treasury.gov et indiquer en référence le numéro TFSAIAF14R0003,LLAS-HA, ATTN:

M.Wargowsky/G.Hanna. Vous ne devez essayer d'entrer en contact, au sujet de cette acquisition, avec aucun autre employé de l'IAF ou de la Trésorerie que Mindy Wargowsky ou moi-même.

Merci de l'intérêt que vous témoignez par votre réponse à cet appel d'offres.

Cordialement, (see English Version)

Gina Hanna

Chargée des contrats

APPEL ET SOUMISSION D'OFFRES—

ACQUISITION NÉGOCIÉE

PAGE SUR

PAGE

I. APPEL D'OFFRES

1. NUMÉRO DE L'APPEL D'OFFRES

TFSAIAF14R0003

2. DATE D'ÉMISSION

Le 10 mars

3. DATE LIMITE DE

SOUMISSION D'OFFRE

Le 14 avril 2014 14:00 h de l'Est

4. OFFRES VALABLES POUR 60 JOURS SAUF

INDICATION CONTRAIRE CI-DESSOUS

90 jours

5. AGENCE ÉMETTRICE

Department of the Treasury Bureau of the Fiscal Service Division of Procurement 200 Third Street, Avery 5F Parkersburg, WV 26101-5312

6. ADRESSER LA SOUMISSION D'OFFRE À (si autre qu'indiqué à la case 5)

7. POUR DES RENSEIGNEMNETS COMPLÉMENTAIRES, APPELER (pas d'appels en P.C.V.)

A. NOM B. TÉLÉPHONE C. ADRESSE ÉLECTRONIQUE

Mindy Wargowsky

CODE RÉGIONAL

NUMÉRO DE TÉLÉPHONE

psb3@fiscal.treasury.gov

8. BRÈVE DESCRIPTION

L'objectif du présent appel d'offres est d'aboutir, pour une durée indéfinie et en quantité indéterminée (IDIQ), à une attribution de marché pour des services de liaison locale et de consultation en Haïti au bénéfice de la Fondation Interaméricaine (IAF).

9. SOMMAIRE

(X) SEC. DESCRIPTION PAGE(S) (X) SEC

DESCRIPTION PAGE(S)

1re PARTIE — PLAN D'EXÉCUTION 2e PARTIE — CLAUSES DU CONTRAT

A FORMULAIRE D'APPEL D'OFFRES / CONTRAT 1 I CLAUSES DU CONTRAT 15-18

B

BIENS OU SERVICES ET PRIX/COÛTS 2-4 3e PARTIE — LISTE DES DOCUMENTS, PIÈCES JUSTIF. ET AUTRES ANNEXES

C DESCRIPTION/SPÉCIF/CAHIER DES CHARGES 5-8 J LISTE DES PIÈCES ANNEXÉES 19

D EMBALLAGE ET MARQUAGE 9

4e PARTIE — REPRESENTATIONS AND INSTRUCTIONS

E VÉRIFICATION ET ACCEPTATION 9 K DÉCLARATIONS, CERTIFICATIONS ET AUTRES

20-22

F LIVRAISONS OU PERFORMANCE 9

G

DONNÉES DE GESTION DE CONTRAT 910-11 L INSTRUCTIONS, COND. ET AVIS AUX OFFREURS 23-25 H EXIGENCES CONTRACTUELLES PARTICULIÈRES 12-14 M ÉLÉMENTS D'ÉVAL. POUR ATTRIB. DE MARCHÉ 26-29

II. SOUMISSION D'OFFRE

Le contractant s'engage à fournir et livrer les commandes ou services selon les modalités énoncées dans ce document, conformément aux conditions établies. Les droits et responsabilités des parties liées par le contrat qui en résulte seront régis par ce document et tout autre document annexé ou incorporé par référence.

10A. PERSONNES AUTORISÉES AUX

NÉGOCIATIONS

10B. TITRE 10C. TÉLÉPHONE

CODE RÉGIONAL NUMÉRO

11. NOM ET ADRESSE DE L'OFFREUR

12A. SIGNATURE AUTORISÉE

12B. NOM DU SIGNATAIRE

12C. TITRE DU SIGNATAIRE

12D. DATE 12E. TÉLÉPHONE

CODE RÉGIONAL NUMÉRO

AUTORISÉ POUR LA REPRODUCTION LOCALE FORMULAIRE FACULTATIF 308 (9-97)

PRODUIT PAR ORDINATEUR Recommandé par le GSA - FAR (48 CFR) 53.215-)1(f) mailto:psb3@fiscal.treasury.gov

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1re PARTIE – PLAN D'EXÉCUTION

SECTION B – BIENS OU SERVICES ET PRIX / COÛTS

B.1. SOMMAIRE DU CONTRAT

Ce contrat s'étalera sur une année de base et quatre années supplémentaires facultatives. Il s'agit d'un contrat à prestations indéfinies en quantités indéterminées (PIQI) dont le tarif horaire sera fixe. Les commandes de travail seront établies en fonction du temps et du matériel utilisé. Les périodes sur lesquelles s'étalera ce contrat se répartiront comme suit:

Période de base Adjudication 12e mois 1re Période facultative 13e mois 24e mois 2e Période facultative 25e mois 36e mois 3e Période facultative 37e mois 48e mois 4e Période facultative 49e mois 60e mois

B.2. TARIF MAXIMUM ET MINIMUM DU CONTRAT

Le montant total minimum de ce contrat sera de 10 000 $ et le montant maximum sera établi en fonction du tarif évalué.

Voir Section M.2.2.

L'agent de liaison locale et de consultation (sigle anglais LLAS) en Haïti doit s'attendre à ce que les responsabilités qui lui sont confiées soient proportionnelles à l'envergure et au nombre des activités prévues au dossier Haïti et correspondent aux besoins de l'Agence; elles peuvent ainsi augmenter ou diminuer en fonction d'éventuels changements apportés au dossier. Ces fluctuations influeront sur l'importance du travail confié à cet agent et sur sa rémunération dans le cadre du présent contrat.

B.3. TARIFS HORAIRES ET PRIX UNITAIRES (tous les tarifs doivent être indiqués en dollars américains.)

Les tarifs horaires et prix unitaires établis dans la présente section pour toutes les rubriques resteront inchangés pour toute la durée du contrat. Quand il s'agira de consultants techniques, l'Offreur indiquera un tarif horaire à ne pas dépasser. Les consultations techniques seront sollicitées par l'intermédiaire des commandes de travail et les tarifs effectifs seront négociés au moment où les services seront requis.

Les tarifs horaires devront prendre en compte à la fois les avantages sociaux, impôts sur le revenu, vacances, jours de congé de maladie, frais de fonctionnement et frais de bureau. Ces tarifs serviront à calculer le coût mensuel des services professionnels requis en fonction du temps du travail et du matériel utilisé.

L'illustration ci-dessous est présentée afin de donner une idée du type de personnel qui pourrait être chargé de la mise en oeuvre de ce contrat. Toutefois, l'Offreur devrait proposer sa propre structure et son propre personnel selon sa conception du développement de base et ses connaissances en matière de besoins communautaires et de moyens disponibles en Haïti. Cette structure peut comprendre un coordonnateur de projet travaillant seul, ou une équipe composée du coordonnateur de projet, de son adjoint et/ou d'un assistant administratif.

Tarif horaire de rémunération pour le personnel permanent L'Offreur ajoutera toute catégorie professionnelle qu'il jugera nécessaire.

Période 1re Période 2e Période 3e Période 4e Période de base Facultative Facultative Facultative Facultative

(1re Année) (2e Année) (3e Année) (4e Année) (5e Année)

Coordonnateur(s) de Projet US$ _______ _______ _______ _______ _______

(FACULTATIF)

Assistant administratif US$ _______ _______ _______ _______ _______

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Tarif horaire de rémunération pour les consultants techniques (court terme, engagements occasionnels)

Consultants techniques US$ _______ _______ _______ _______ _______

Frais de voyage Les déplacements réalisés pendant la durée du contrat pourront varier en fonction du nombre et de la situation géographique des bénéficiaires considérés comme tels pendant la durée du contrat. Au moment de la soumission du plan de travail, les coûts d'hébergement, les frais de nourriture et les limites des dépenses de transport seront fixés.

Une allocation forfaitaire sera établie pour les repas quotidiens.

Des justificatifs devront être soumis pour toute dépense, quel qu'en soit le montant, représentant des frais d'hôtel ou de transport supérieurs à US $25. Une estimation des frais de transport et de logement, ainsi qu'une allocation forfaitaire pour les repas quotidiens, seront inclues dans chaque plan de travail mensuel afin d'être préalablement approuvées par le Représentant du Chargé des Contrats (COR) par courrier électronique ou toute autre forme de communication écrite.

Le contractant sera remboursé pour les frais de transport et de logement selon les normes fédérales relatives aux frais de voyage, en plus d'une allocation forfaitaire pour les repas et les dépenses accessoires. Le remboursement des frais de voyage ne devra pas excéder les tarifs régionaux déterminés sur la base d'une estimation raisonnable du COR. Ces tarifs ne pourront qu'exceptionnellement dépasser les niveaux établis par le Département d'État et publiés par le Bureau des Allocations. En cas de circonstances exceptionnelles, le remboursement des frais de voyage peut excéder ces niveaux en fonction des besoins de l'IAF, avec une autorisation écrite préalablement obtenue du COR.

Le lieu des ateliers et des activités de dissémination sera conjointement choisi par le contractant et l'IAF, en tenant compte des besoins du bénéficiaire et de l'endroit où il se trouve au moment où les activités doivent se dérouler.

Estimation des coûts de voyage Une allocation forfaitaire pour repas et des frais de logement et de transport ne dépassant pas les tarifs établis, dans le cadre des visites sur les lieux de travail des bénéficiaires, seront fixés lors de la soumission du plan de travail.

Annuel des voyages – En vue d'une évaluation des prix En se basant sur les locaux indiqués dans l'Annexe A, le soumissionnaire calculera le nombre de jours/nuits d'hébergement, ainsi que les frais de repas et de voyage occasionnés par les visites du bénéficiaire (comme indiqué à la Section M.2.2.).

Frais de voyage US$ _______ _______ _______ _______ _______ (à ne pas dépasser)

B.4. DESCRIPTION DES CATÉGORIES PROFESSIONNELLES

Le contractant pourra être un consultant indépendant, une firme privée ou une organisation non gouvernementale (ONG) fonctionnant en permanence en Haïti et légalement autorisés à fonctionner en Haïti pendant la durée du contrat.

Les Offreurs doivent proposer un personnel adéquat pouvant comprendre des employés à plein temps ou à temps partiel. On s'attend à ce qu'une mise en oeuvre réussie de la Déclaration de Travail exige l'équivalent approximatif d'un poste pourvu à temps complet.

Les Sections B.4.1, B.4.2., et B.4.3. comportent des descriptions des catégories professionnelles suggérées, comprises dans l'exemple des tarifs présenté à B.3. Si l'Offreur décide d'inclure des catégories professionnelles supplémentaires, une description de chacune d'elles doit figurer dans sa proposition. Si des catégories supplémentaires sont incluses, au moins l'une d'elles doit satisfaire aux exigences de la Section B.4.1. L'Offreur devra faire ressortir l'agencement des tâches (pourcentage du travail devant être accompli par chacune des catégories) si des catégories supplémentaires sont incluses.

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B.4.1. Coordonnateur(s) de Projet Le(s) coordonnateur(s) de projet devra (devront) être détenteur(s) d'une licence dans la discipline appropriée, telle que l'administration, la gestion des affaires, la planification urbaine ou régionale, ou les sciences sociales. Le(s) coordonnateur(s) de projet devra (devront) posséder au moins cinq ans d'expérience de travail dans des domaines tels que le développement communautaire, la coopération intersectorielle, la responsabilité sociale des entreprises, la planification et la mise en oeuvre de programmes, la gestion fiscale, etc. Il(s) devra (devront) aussi posséder des connaissances approfondies de même que de l'expérience avec les organisations populaires et les ONG en Haïti. Il(s) devra (devront) démontrer une expérience administrative étendue dans les divers domaines techniques intervenant dans la mise en oeuvre du programme du bénéficiaire. Il(s) devra (devront) aussi démontrer des capacités et de l'expérience dans l'organisation des tâches de soutien du projet et dans la supervision, l'évaluation et l'exécution des activités accomplies par le personnel et les consultants. Il(s) devra (devront) démontrer la capacité d'interagir avec les différents acteurs de développement impliqués dans le programme de l'IAF en Haïti et dans la région, et de formuler des notions et des programmes de développement de base. Il(s) devra (devront) démontrer de plus la connaissance et la capacité suffisantes pour travailler avec le représentant local en Haïti et ceux des entités privées. (Voir les sections L.8.2 et M.2.1.)

B.4.2. Assistant administratif La mise en oeuvre réussie du cahier des charges peut nécessiter l'engagement d'un assistant administratif à temps partiel. S'il est nécessaire d'engager un assistant administratif, celui-ci devra être détenteur d'un diplôme de fin d'études secondaires et posséder au moins deux années d'expérience en travail de bureau et soutien aux programmes. Il/elle sera chargé(e) de la communication avec les soumissionnaires et les bénéficiaires de subvention, de la dissémination, de la gestion infrastructurelle des projets et des opérations logistiques. Il/elle devra pouvoir utiliser Microsoft Word et Excel, et posséder une parfaite maîtrise de la messagerie électronique et d'Internet. L'assistant administratif doit pouvoir s'exprimer couramment en français et en créole. La connaissance de la langue anglaise est désirable sans être obligatoire.

B.4.3. Consultants techniques Les consultants techniques devront faire preuve de connaissances et d'expérience dans des domaines spécifiques tels que l'agriculture, l'élevage, la microfinance, l'éducation informelle, le développement de l'artisanat, la promotion de la femme et d'autres domaines se rapportant au développement de base et aux activités du bénéficiaire de l'IAF. Ils fourniront des services de surveillance et d'assistance technique aux projets afin d'aider la Fondation à mieux comprendre le processus de développement de base. Ils seront sélectionnés par le Représentant de la Fondation/Représentant technique du Chargé des Contrats (COR) en fonction de leur compétence et des besoins du projet, et engagés seulement pour la durée de leurs services.

B.5. BONS DE COMMANDE

Le gouvernement émettra des bons de commande en vertu de ce contrat en tenant compte du temps de travail et du matériel utilisé, selon les modalités de la Section H.7.

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SECTION C – DESCRIPTIONS / SPÉCIFICATIONS / CAHIER DES CHARGES (CDC)

C.1. GÉNÉRALITÉS

La Fondation Interaméricaine (IAF) est une agence autonome du gouvernement des États-Unis fondée dans le cadre de la Loi sur l'Assistance Étrangère [Foreign Assistance Act] de 1969. Sa mission est de promouvoir le développement durable à la base dans des pays d'Amérique Latine et des Caraïbes. Dans ce but, l'IAF fournit directement des subventions à des associations de base et organisations communautaires d'Amérique Latine et des Caraïbes afin de les aider à mettre en oeuvre des projets conçus par elles-mêmes pour le développement et la réduction de la pauvreté.

Depuis le démarrage de ses activités en 1972, l'IAF a versé plus de $697 millions à plus de 5 000 subventions. De nombreuses subventions ont servi à soutenir des organisations de base telles que des coopératives agricoles, ainsi que des associations de quartiers ou de petites exploitations commerciales; d'autres ont été accordées à des associations intermédiaires qui ont pu ainsi fournir à des groupements de base du crédit, de l'assistance technique, de la formation et des compétences en matière de marketing. La plus grande partie des fonds fournis par l'IAF a été investie dans la production de nourriture et de denrées agricoles et, en second lieu, dans le développement des microentreprises, l'éducation et la formation. Pour des informations complémentaires concernant l'IAF, veuillez vous brancher sur notre site Web à l'adresse www.iaf.gov.

L'IAF fait appel à des offres de services subventionnés pour des projets répondant aux critères ci-dessous:

• Projets offrant des solutions innovantes aux problèmes de développement touchant des populations qui sont le plus souvent hors de portée des agences d'assistance étrangère.

• Projets où les bénéficiaires participent de façon significative à la conception, la gestion et la mise en oeuvre.

• Projets qui produisent des avantages pratiques pour les nécessiteux, en renforçant leurs moyens de s'aider eux-mêmes.

• Projets qui soutiennent des organisations au service des pauvres, techniquement réalisables et présentant le potentiel d'un fonctionnement durable.

• Projets où les protagonistes et, idéalement, des partenaires locaux participent au financement.

L'IAF accorde la préférence aux organisations qui n'ont pas reçu de financement direct d'autres agences relevant du gouvernement américain. La préférence est aussi accordée aux programmes qui mettent en avant une stratégie de développement de partenariats avec des institutions des secteurs public et privé.

Les projets de développement à la base soutenus par l'IAF sont souvent mis en oeuvre par des associations fonctionnant dans des collectivités nécessiteuses possédant une capacité de gestion et des connaissances techniques de faible niveau. En conséquence, il est parfois nécessaire de fournir une formation et de l'assistance technique en même temps que les subventions. L'IAF a son siège à Washington, DC et ses employés résident aux États-Unis. Par son action de proximité et son soutien aux collectivités de base, l'IAF a établi des relations productives avec des personnes et associations de différentes localités. L'entité actuellement proposée pour aider à atteindre ces objectifs s'appelle « Services locaux de liaison et de consultation » (sigle anglais LLAS). Il y est fait référence dans cet Énoncé de Travail. (Voir la Section C.3.) Le LLAS assiste le Representant du Chargé des Contrats (COR) dans la surveillance et la gestion du dossier Haïti. Il peut aussi aider dans l'action de proximité entreprise par le programme IAF en Haïti et apporter son soutien sur un certain nombre de questions et dans des activités logistiques et administratives liées aux programmes.

Parmi les fonctions qui complémentent celles du LLAS dans le pays, on peut compter les audits comptables et la vérification des résultats des programmes. Quant à présent, l'IAF engage un cabinet établi dans le pays pour les services d'audit comptable. Un second prestataire établi dans le pays effectue actuellement les services de vérification utilisés par l'IAF dans les rapports à soumettre au Congrès américain et pour ses besoins internes. Bien que le LLAS ne soit pas chargé des audits comptables ni de la vérification des résultats, il peut aider le bénéficiaire à obtenir l'assistance technique nécessaire dans ces domaines. En dehors des prestataires chargés des audits comptables et de la vérification des données, l'IAF n'a pas d'autres fournisseurs de services dans le pays.

Au mois de décembre 2013, le programme IAF en Haïti comprend 11 bénéficiaires actifs (l’Annexe A).

Les bénéficiaires de subvention actuels et potentiels seront impliqués dans des projets répartis sur plusieurs domaines thématiques, dont l'agriculture, l'environnement, le développement des microentreprises, le crédit, la formation technique, la culture et le soutien aux femmes et à la jeunesse. Le programme IAF Haïti met l'accent sur l'établissement de partenariats entre les bénéficiaires de subvention. Le dossier IAF sur Haïti peut être modifié quant au nombre et au type de projets financés pendant la durée du marché attribué dans le cadre de cet appel d'offres. L'agent de liaison locale et de consultation (LLAS) en Haïti doit s'attendre à ce que ses responsabilités soient proportionnelles à l'envergure et au nombre des activités prévues pour Haïti et correspondent aux besoins de l'Agence; elles peuvent ainsi http://www.iaf.gov/

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augmenter ou diminuer en fonction des modifications éventuellement apportées. Ces fluctuations influeront sur l'importance du travail confié à cet agent et sur sa rémunération dans le cadre du présent contrat.

C.2. OBJECTIF

Le but de ce contrat est d'obtenir des services professionnels pour soutenir l'action de la Fondation Interaméricaine dans la promotion du développement à la base en Haïti.

C.3. CAHIER DES CHARGES

C.3.1. Approche Afin de soutenir l'action de l'IAF dans la promotion du développement à la base, le contractant fournira son assistance technique aux bénéficiaires et facilitera la communication entre ces derniers et l'IAF. Les activités entreprises dans le cadre du contrat témoigneront de l'intérêt de l'IAF à soutenir les initiatives innovantes de développement durable et l'établissement de partenariats entre les secteurs.

En collaboration avec l'équipe d'Haïti et des membres de l'IAF, le contractant fournira l'assistance technique et la formation nécessaire en gestion de subvention et préparation des rapports, ainsi que des informations sur les programmes de l'IAF et l'organisation d'ateliers.

L'approche programmatique devra répondre aux besoins ci-dessous:

• assistance technique nécessaire à l'organisation bénéficiaire;

• mise en place de méthodes efficaces de gestion de subvention et de préparation de rapports;

• communication effective avec les bénéficiaires et l'IAF;

• élaboration et gestion de portefeuille.

L'élaboration de portefeuille consiste dans un ensemble des mesures employées pour tenir continuellement le COR au courant des nouvelles orientations des donateurs internationaux, programmes gouvernementaux et organisations non gouvernementales (ONG) et pour identifier les activités innovantes en matière de développement à la base en Haïti.

L'élaboration de portefeuille consiste aussi à soutenir le travail du COR en contrepartie de son assistance dans la gestion de la subvention, la résolution de problèmes techniques et l'accomplissement des tâches requises par l'IAF.

De plus, dans le but d'encourager la soumission de propositions valables par les demandeurs de subvention, le LLAS diffusera des informations à travers Haïti au sujet des programmes IAF et du processus de soumission d'offres, à la demande du COR. Le LLAS organisera des ateliers d'information et des échanges entre bénéficiaires à la demande du

COR.

L'approche du LLAS doit s'inspirer de la volonté d'identifier et de soutenir les initiatives de développement durable innovantes et l'établissement de partenariats entre les secteurs de la collectivité. Cette approche devra, en outre, mettre l'accent sur les activités suivantes:

surveiller le portefeuille actuel et travailler avec le COR à son élargissement ou à sa diversification par l'action de proximité dans les populations marginalisées et les régions sous-représentées;

renforcer le leadership individuel et la capacité organisationnelle dans les organisations bénéficiaires;

soutenir et encourager les pratiques démocratiques;

analyser les effets du programme IAF dans le contexte local et national;

établir des rapports et des liaisons entre individus, organisations et agences donatrices.

Encourager l'esprit de partage et d'échange entre les bénéficiaires de subvention de l'IAF.

Le contractant devra posséder les compétences linguistiques nécessaires pour le pays, en l'occurrence le créole et le français. En plus d'une maîtrise adéquate du créole et du français, il est souhaitable, sans être obligatoire, que le contractant possède une connaissance pratique de l'anglais.

C.3.2 Tâches Le LLAS accomplira les tâches suivantes dans le cadre d'un plan de travail établi avec, et approuvé par le COR. Ce plan de travail doit être approuvé avant que les premiers paiements soient versés au LLAS. Toutes activités menées en vertu de ce contrat le seront en consultation avec, et après approbation par le COR; elles devront être accomplies au cours de la période couverte par le contrat.

1. Suivi de l'évolution du projet subventionné/Administration/Comptes rendus Selon un calendrier d'activités établi par le COR, le LLAS effectuera une visite d'initiation auprès de tous les bénéficiaires de l'IAF. Il pourra y être accompagné par le COR, l'auditeur ou le vérificateur de données, selon ce qu'aura décidé le COR.

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De concert avec le COR, il se rendra à chacun des projets financés par l'IAF en Haïti deux fois l'an, ou aussi souvent qu'il sera requis de le faire, afin d'observer les activités, le progrès et le travail réalisé, et de fournir à l'IAF une analyse approfondie.

Il préparera un compte rendu détaillé après chaque visite, pour indiquer l'état du projet et les problèmes rencontrés ou attendus, ainsi que toutes ses recommandations au COR, les enseignements tirés et la conformité aux exigences de l'IAF; il fera aussi état des perspectives à la fois du personnel affecté au projet et de ses bénéficiaires.

Il s'assurera que les bénéficiaires sont informés des procédures de l'IAF en matière de décaissements, d'exigence de compte rendu, etc.

Il examinera les rapports financiers, rapports d'étape et autres rapports soumis par les bénéficiaires et remettra ses commentaires au COR et aux bénéficiaires, selon les instructions du COR.

Il devra rencontrer et assister les employés de l'IAF de passage en Haïti (au moins quatre visites attendues par an).

Il remettra des rapports et factures mensuels au COR pour les activités menées dans le cadre de ce contrat, comme indiqué plus bas à la section C.4.

Il rédigera annuellement un sommaire indiquant les points forts et les faiblesses notés dans le portefeuille de l'IAF en Haïti, y compris les opportunités décelées et ses recommandations, qui seront examinées par l'IAF.

2. Assistance technique Fournir l'assistance technique aux bénéficiaires dans les domaines suivants: intégration, dans les ONG, de méthodes d'amélioration de l'efficacité en matière de gestion et de renforcement institutionnel; élaboration de stratégies et activités de levée de fonds; incorporation de pratiques aptes à mobiliser les populations ciblées;

mise en oeuvre réussie de programmes et d'activités de projets; soutien et encouragement à la mise en place de pratiques démocratiques et participatives; analyse de l'impact des programmes à l'occasion de circonstances intervenant au niveau local et national ou d'autres circonstances à mesure qu'elles se présentent.

S'arranger pour que l'assistance technique dans les domaines spécialisés soit fournie au bénéficiaire de subvention, sur sa demande et avec l'approbation du COR. Identifier les sujets d'apprentissage et aider dans la recherche d'autres consultants aptes à mettre en oeuvre des projets d'apprentissage. Superviser, au besoin, un groupe de consultants techniques appelés à fournir un soutien technique aux bénéficiaires de subvention ou à mettre en oeuvre des projets de recherche faisant partie du dossier.

3. Communication et diffusion de l'information À la demande du COR, se rendre sur place et organiser des présentations régionales pour communiquer des informations aux organisations intéressées à soumettre des demandes de financement à l'IAF; s'y assurer de la bonne compréhension de tous les critères et des conditions requises pour les demandes. Communiquer les mêmes informations aux demandeurs potentiels par téléphone ou courrier électronique si c'est nécessaire.

Mener occasionnellement des activités de diffusion d'informations sur l'IAF à l'intention de groupes communautaires et d'autres acteurs du développement intéressés au développement économique au niveau local et aux initiatives de partenariat de la communauté avec le gouvernement local. La date et le lieu de ces ateliers seront fixés de concert et avec l'approbation du COR.

À la demande du COR, mener et participer occasionnellement à des activités supplémentaires de dissémination, telles que les présentations, allocutions, rédaction d'articles, etc.

Sur demande du COR, relire les offres soumises par des ONG haïtiennes ou des organisations populaires, et participer à des vérifications sur le terrain aux fins de sélection. Effectuer des recherches au sujet des organisations soumissionnaires et de leurs activités proposées, sur demande du COR.

4. Renforcement du leadership et des capacités À la demande du COR, organiser et animer au moins une séance annuelle d'apprentissage par l'échange sur le terrain entre les bénéficiaires en vue de faciliter le partage des informations au sujet des enseignements tirés, des meilleures méthodes de travail et des résultats obtenus par les programmes dans le cadre des projets ou subventions actuels de l'IAF. Le calendrier et les autres points de l'apprentissage par l'échange seront déterminés dans le plan de travail.

Faciliter les échanges entre les bénéficiaires de l'IAF en Haïti, en établissant, par exemple, un dispositif de demande d'échanges, en produisant des recommandations aux bénéficiaires et au COR sur les possibilités d'échanges et en participant aux arrangements concernant les voyages, le logement et les opérations logistiques.

Collaborer à la facilitation de la coordination d'échanges avec des bénéficiaires de l'IAF dans d'autres pays, notamment la République dominicaine et d'autres pays de la partie orientale des Caraïbes.

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5. Travail de proximité et constitution de réseaux À la demande du COR, participer à des rencontres avec des agences donatrices, des fonctionnaires ou des membres du secteur privé intéressés à collaborer au développement à la base par le biais de partenariats, de mobilisation de ressources ou de sensibilisation du public au développement participatif.

Faciliter la coordination et l'échange d'informations avec d'autres contractants de l'IAF en Haïti, électroniquement et à l'occasion de rencontres périodiques.

6. Autres services sur demande Dans le cadre de ce contrat, l'IAF peut réclamer d'autres services d'assistance technique à des bénéficiaires de l'IAF, à des promoteurs ou à d'autres acteurs du développement à la base. Ces services peuvent occasionnellement impliquer la participation à des activités de l'IAF, à des conférences ou à des ateliers en dehors d'Haïti. Les modalités concernant ces services seront énoncées dans des demandes de travail appropriées. Ces services peuvent être facturés séparément ou être considérés comme faisant partie des services de base du LLAS dans le cadre de ce contrat, selon l'estimation du COR.

C.3.3. Coordination L'IAF a l'intention de travailler en collaboration étroite avec d'autres donateurs bilatéraux et internationaux, individus, ONG et partenaires publics dans le sens du développement à la base. L'IAF cherche à éviter les redoublements inutiles afin d'assurer une utilisation optimale des ressources et d'établir des partenariats. Il est donc prévu que le contractant prêtera son aide à l'équipe travaillant en Haïti en ce qui concerne l'information dans ce domaine. De même, le contractant tiendra l'équipe travaillant en Haïti au courant des évolutions significatives en matière politique, économique et sociale, dans la mesure où elles se rapportent au rôle, aux programmes ou aux priorités à venir de l'IAF. Les informations en question peuvent être transmises par courrier électronique ou par téléphone, ou intégrées au rapport mensuel, selon les indications du COR.

C.3.4. Mise à disposition d'un lieu de travail et de matériel technique Le contractant fournira un local où le LLAS établira son bureau, mais il ne sera pas requis qu'il reçoive des bénéficiaires ou des visiteurs. Le bureau d'audit doit être muni d'un ordinateur, d'un téléphone, d'un télécopieur et d'un service d'accès Internet. Le personnel-clé affecté au projet doit posséder la compétence requise à l'utilisation de Microsoft Word et d'Excel; tous les fichiers électroniques devront être compatibles avec les fichiers déjà en service au bureau de la Fondation (Word et Excel 2003 pour Microsoft Office). Toutes les données et informations recueillies pendant la durée du contrat seront traitées comme confidentielles et ne seront communiquées à des tiers qu'avec le consentement préalable de la Fondation.

C.4. EXIGENCES CONCERNANT LA PRÉPARATION DES RAPPORTS

Les prestations suivantes sont requises par ce contrat:

(a) Un plan de travail approuvé pour l'année doit être soumis dans les trente jours qui suivent l'attribution du marché.

(b) Un plan de travail mensuel approuvé doit être soumis à la fin de chaque mois pour le mois suivant.

(c) Il devra être soumis par écrit un bref rapport d'étape mensuel faisant état des activités entreprises, un rapport d'étape sur chaque projet visité, un résumé des problèmes, obstacles et opportunités potentiels du portefeuille, des recommandations quant à la solution des problèmes, ainsi qu'un énoncé spécifique de toute action requérant l'intervention du personnel de l'IAF. À la demande du COR, le rapport mensuel devra être accompagné d'une analyse orale ou écrite des événements politiques ou socioéconomiques ayant une influence sur les activités de l'IAF en Haïti. Des rapports d'étape doivent être soumis mensuellement au sujet des travaux accomplis au cours du mois écoulé.

(d) Il devra être soumis un plan de travail spécial approuvé à la fin de chaque mois, le cas échéant.

(e) Des rapports oraux devront être soumis sur requête de l'IAF.

(f) Des copies devront être soumises de toute documentation produite par le LLASS pour servir à l'exécution du programme.

(g) Une facture devra être soumise chaque mois avec le rapport mensuel au COR et au Service fiscal/de

Comptabilité.

Tous les rapports devront être soumis en français ou anglais par envoi électronique au COR/Représentant de la Fondation (RF) pour Haïti, et une copie en papier devra être expédiée au seulement s'il en fait la demande.

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SECTION D – EMBALLAGE ET MARQUAGE

D.1. AFFRANCHISSEMENT ET FRAIS D'EXPÉDITION

Tous les frais d'affranchissement et d'expédition déboursés pour communiquer des informations ou faire parvenir des plis au Chargé des contrats (CO) ou au COR seront à la charge du contractant, à moins que celui-ci et l'auditeur de la Fondation n'aient conjointement décidé d'autres arrangements.

D.2. PRÉPARATION À LA LIVRAISON

Tous les articles à expédier seront emballés conformément aux normes commerciales en vigueur.

D.3 MARQUAGE DES COLLIS

Pour faciliter l'identification des colis expédiés aux agences gouvernementales, le contractant et les sous-traitants marqueront chaque pli, paquet ou conteneur (à l'intérieur et à l'extérieur) du numéro de contrat de l'agence gouvernementale, y compris le numéro du bon de commande; tous les colis doivent être marqués conformément aux normes commerciales en vigueur.

SECTION E – INSPECTION ET ACCEPTATION

E.1. 52.252-2 CLAUSES INCORPORÉES PAR RÉFÉRENCE (FÉVRIER 1998)

Ce contrat comporte une ou plusieurs clauses qui lui sont incorporées par référence, avec la même vigueur et le même effet que si elles faisaient partie intégrante du texte. Le Service des contrats peut rendre disponible l'intégralité du texte, sur demande. De plus, le contenu intégral des clauses peut être visionné électroniquement à l'adresse suivante:

www.acquisition.gov/far.

Ci-dessous, les clauses incorporées par référence:

E.2. 52.246-6 VÉRIFICATION – TEMPS DE TRAVAIL ET MATÉRIEL UTILISÉ; HEURES DE TRAVAIL (MAI 2001)

E.3. VÉRIFICATION ET ACCEPTATION

Les travaux accomplis seront vérifiés par le COR avant d'être acceptés.

E.4. DOSSIERS

Le contractant devra conserver tous les documents et dossiers concernant les services fournis dans le cadre du contrat, et les tenir à la disposition du Chargé des contrats (CO) et du COR. Le contractant devra se conformer aux exigences de FAR 4.7, intitulées « Conservation des dossiers par le contractant ».

E.5. CONTRÔLE DE LA QUALITÉ

Le contractant devra immédiatement porter à la connaissance du COR tout problème ou toute situation qui pourrait influer négativement sur la conformité aux clauses du contrat et du bon de commande, et informer le COR des mesures qu'il prendra pour résoudre ces problèmes.

SECTION F – PRESTATIONS ET PERFORMANCE

Ci-dessous, les clauses incorporées par référence:

F.1. 52.242-15 ORDRE DE CESSATION DE TRAVAIL (AOÛT 1989)

F.2. 52.247-34 F.O.B. DESTINATION (NOV 1991)

F.3. PRESTATIONS

En plus des prestations définies dans le Cahier des charges (C.4.), les prestations associées aux Autres Services (voir C.3.2.6) seront mentionnées dans les bons de commande émis dans le cadre de ce contrat.

F.4. LIEU DE LIVRAISON

Toutes les livraisons au COR se feront à l'adresse suivante: 1331 Pennsylvania Avenue NW, Suite 1200 North, Washington, DC 20004.

http://www.acquisition.gov/far

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SECTION G – INFORMATIONS ADMINISTRATIVES CONCERNANT LES CONTRATS

G.1. RESPONSABLES DU SERVICE CHARGÉ DES CONTRATS

Personne chargée des contrats: Gina Hanna Autre personne chargée des contrats: tout Chargée des contrats du Bureau du Service fiscal

Adresse:

Department of the Treasury Bureau of the Fiscal Service Division of Procurement, Avery 5F 200 Third Street Parkersburg, WV 26101-5312

G.2. GESTION DES CONTRATS

Aucun arrangement, accord ni modification au contrat ou au bon de commande, ni aucune autre dérogation aux modalités de ce contrat, conclus entre le contractant et une personne autre que le Chargé de contrats, ne prendront effet, ni n'entraîneront d'obligation pour l'Agence gouvernementale. Le Chargé des contrats est la seule personne autorisée à effectuer ou à avaliser des changements aux modalités de ce contrat et, quelles que soient les clauses existant par ailleurs dans ce contrat, c'est cette même personne qui reste la seule habilitée en la matière. Dans l'éventualité où le contractant effectuerait des changements en accord avec une personne autre que le Chargé des contrats, les changements seront considérés comme effectués sans autorisation et aucun ajustement de prix ne sera apporté au contrat dans le but de couvrir les dépenses entraînées par ces changements.

G.3. DTAR 1052.201-70 DÉSIGNATION ET ATTRIBUTIONS DU REPRÉSENTANT DU CHARGÉ DES CONTRATS

(COR) (JUIN 2012)

(a) Le Représentant technique du Chargé des contrats est indiqué au moment de l'adjudication.

(b) L'exécution des travaux dans le cadre de ce contrat DOIT se faire sous la supervision technique du COR nommé plus haut ou d'un représentant qu'il a désigné par écrit. L'expression « supervision technique » consiste, sans s'y limiter, à conseiller le contractant dans l'assignation ou la réassignation des travaux, leur transfert entre les lieux ou zones de travail, l'attention aux détails et toute autre action propre à assurer que le travail réclamé dans le bon de commande est accompli de façon satisfaisante.

(c) La supervision technique doit s'exercer dans le cadre du cahier des charges ou du bon de commande. Le COR n'est pas habilité à donner des directives qui:

1. constituent un changement d'affectation ou un supplément de travail non compris dans le cahier des charges ou le bon de commande;

2. constituent un changement, selon la définition contenue dans la clause intitulée « Changements »;

3. entraînent, d'une façon ou d'une autre, une hausse ou une baisse du prix du contrat ou du temps requis pour la mise en oeuvre du contrat;

4. entraînent un changement affectant les modalités du contrat, le cahier des charges ou le bon de commande;

5. sont contraires aux droits du contractant de travailler selon les modalités du contrat;

6. ont un effet de direction, de supervision ou de contrôle sur le travail des employés du contractant.

(d) La supervision technique peut s'exercer oralement ou par écrit. Dans le cas de directives orales, le COR en fournira la confirmation écrite sous cinq jours, en faisant parvenir une copie au Chargé des contrats.

(e) Le contractant ne tardera pas à exécuter les travaux réclamés par les directives techniques du COR. Toutes les fois que, de l'avis du contractant, une directive du COR ou d'une personne désignée par lui tombe sous le coup d'une des limitations sus-citées, le contractant en informera le Chargé des contrats, au plus tard, au commencement de la journée de travail suivante.

(f) Au cas où le contractant et le Chargé des contrats n'arriveraient pas à convenir qu'une directive technique tombe sous le coup des clauses contractuelles, la question serait traitée selon les modalités de la clause intitulée « Affaires en litige ».

G.4. INSTRUCTIONS DE FACTURATION

(a) Les factures du mois relatives au travail rémunéré au tarif horaire, aux frais de voyage ou aux achats de matériel seront soumises à la fin de chaque mois. Le contractant soumettra les factures arriérées dès que le COR aura confirmé un bon de commande ou accepté les services particuliers spécifiés dans ce bon de commande. Le contractant peut soumettre les factures arriérées à mesure que le travaille progresse, mais seulement une fois par mois tout au plus, à moins d'avoir reçu du Chargé des contrats l'autorisation de les soumettre plus souvent. Les travaux exécutés à partir de bons de commande multiples ne peuvent pas être combinés dans une facture unique.

Le contractant gardera une copie de toutes les factures afin de pouvoir les vérifier, au besoin, si le Chargé des contrats le lui demande.

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(b) Les factures seront expédiées par voie électronique. Le format recommandé est Microsoft Excel, mais Adobe Acrobat Portable Document Format (PDF) et Microsoft Word sont aussi acceptables. L'adresse d'expédition par courriel sera communiquée lors de l'adjudication du marché.

(c) Pour qu'une facture soit correctement préparée, elle doit comprendre les informations ou être accompagnée des pièces ci-dessous:

1) le nom de l'entreprise et la date de la facture;

2) le numéro du contrat ou de toute autorisation de livrer un article ou de fournir des services;

3) le numéro du bon de commande, la description, le tarif et le nombre des services ou articles fournis, ainsi que leur date;

4) les modalités d'expédition et de paiement;

5) les nom, titre et numéro de téléphone de la personne qui a préparé la facture;

6) le nom et la signature du responsable de la certification chez le contractant, ainsi que le titre, le numéro de téléphone et l'adresse complète du responsable auquel le paiement doit être expédié;

7) les documents indiquant la durée du temps de travail (c.-à-d. photocopies des feuilles de présence ou données relatives aux heures travaillées et description des tâches accomplies), les factures de sous-traitants ou tout autre document servant à étayer la facture.

(d) Les factures seront acquittées dès leur réception et leur certification par le COR.

G.5. PROTOCOLE DE CORRESPONDANCE

Pour faciliter la rapidité et l'efficacité administratives, les courriers (sauf les factures) seront expédiés suivant le protocole ci-dessous:

(a) le courrier technique sera adressé au COR;

(b) tout autre courrier sera adressé au Chargé des contrats.

G.6. MONTANT DES AJUSTEMENTS

Dans les cas où les coûts joueront un rôle important dans le calcul de l'ajustement du prix d'un contrat en vertu de la clause intitulée « Changements » ou de toute autre clause comprise dans le contrat, ces coûts seront soumis aux principes et procédures de contrat figurant au Chapitre 31 de la Réglementation fédérale sur les acquisitions [Federal Acquisition Regulation] (48 CFR 31) en vigueur à la date de l'adjudication du marché.

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SECTION H – EXIGENCES CONTRACTUELLES PARTICULIÈRES

H.1. PUBLICATION D'INFORMATIONS RELATIVES À CE CONTRAT

Tout projet de publication d'informations au sujet du présent contrat ou du travail qui y est demandé sera soumis au Chargé des contrats préalablement à la publication. Aucune information ne sera publiée sans le consentement écrit du Chargé des contrats.

H.2. EXIGENCE DE SÉCURITÉ DU PERSONNEL

L'Agence gouvernementale peut exiger des employés du contractant qu'ils remplissent et signent un Accord de non-divulgation comme préalable à leur autorisation d'accès, actuel ou potentiel, à des informations sensibles ou classifiées.

H.3. INTERPRÉTATION DES EXIGENCES DU CONTRAT

Si le contractant pense avoir besoin d'éclaircissements quant aux services réclamés ou à leur mise en œuvre dans le cadre du contrat, il (elle) adressera une demande d'éclaircissement en la matière au Chargé des contrats. Aucune interprétation d'une clause du contrat, y compris les spécifications applicables, n'entraînera la responsabilité de l'Agence gouvernementale à moins qu'elle ne provienne du Chargé des contrats ou que celui-ci l'ait préalablement avalisée par écrit.

H.4. NON-PAIEMENT DE TRAVAUX SUPPLÉMENTAIRES

Le contractant assumera toute la responsabilité financière au cas où il exécuterait des travaux supplémentaires ou effectuerait des modifications au travail réclamé, de sa propre décision ou sur demande d'une personne autre qu'un Chargé des contrats dûment autorisé, sauf dans les cas où ce serait explicitement permis dans le contrat. Seul un Chargé des contrats dûment désigné peut engager la responsabilité de l'Agence gouvernementale concernant un changement au cahier des charges ou au modalités de ce contrat.

H.5. DÉNÉGATION DE RESPONSABILITÉ

Le contractant ne rendra pas responsables ni n'engagera de poursuites contre l'Agence gouvernementale ou ses cadres, agents, représentants ou employés à l'occasion de réclamations, pertes, dommages, actions en justice, motifs d'actions, débours ou demandes de réparation résultant, découlant, ou causés par des blessures corporelles ou des dégâts matériels, reçus ou subis par un individu ou causés à une propriété, et entraînés par, ou attribuables à un travail réclamé dans ce contrat ou ayant un lien avec ce dernier, qu'il s'agisse ou non de dégâts, réclamations, pertes, actions, débours ou demandes de réparation entraînés par une faute, une défaillance ou une négligence de la part du contractant.

H.6. SERVICES NON PERSONNALISÉS

Le contractant reconnaît que ce contrat ne concerne pas des services personnalisés et que, dans le cadre du contrat, le contractant n'est pas, ni ne se considère un agent, un partenaire ou un membre d'une coentreprise avec l'Agence gouvernementale. Il reconnaît, de plus, qu'il n'exerce pas un rôle de supervision, ni n'accepte d'être supervisé par les employés de l'Agence gouvernementale.

H.7. BONS DE COMMANDE

H.7.1. Appels d'Offres Pour lancer une demande de travail, le COR ou le contractant soumettront un formulaire de « Travail sous Contrat » (voir la Annexe B). Cette requête peut être envoyée par télécopieur ou par un moyen électronique commercial à n'importe quel moment pendant la durée de ce contrat.

(a) L'offre de services devra contenir au moins les éléments suivants:

1) une description du travail requis 2) la durée…