SOW - Incinerator.pdf

Embassy of the United States of America

General Services Office

Libreville, Gabon

SENSITIVE BUT UNCLASSIFIED

SCOPE OF WORK

Product/service required: Incinerator

Date quotation/proposal needed by: September 15-2025

Date product/service needed by: TBD

Detailed Description:

The contractor shall provide all labor, materials, equipment, and supervision required to install a fuel-burning incinerator on a newly constructed reinforced concrete pad.

The contractor will also construct and install a safety fence around the incinerator area to ensure compliance with safety and environmental standards.

2. Specific Requirements

a. Concrete Pad

• Construct a 10 ft x 10 ft reinforced concrete pad with a minimum thickness of 6 inches.

• Concrete shall meet OBO & ASTM standards with a compressive strength of at least 3,500 psi.

• Include proper drainage slope (1–2%) to prevent standing water.

• Ensure adequate curing and finishing to support the incinerator’s weight and operational load.

b. Incinerator Installation

• Deliver and install the designated fuel-burning incinerator.

• Ensure proper alignment, leveling, and anchoring of the incinerator to the concrete pad.

• Connect to existing fuel, exhaust, and venting systems per manufacturer specifications.

• Conduct a test run and provide training for designated personnel.

c. Safety Fence Installation

• Construct a steel mesh safety fence (minimum 6 ft high) around the incinerator.

• Fence shall include one lockable gate (minimum 36-inch clearance) for authorized personnel access.

• Fence posts shall be set in concrete at least 2 ft deep.

• Provide safety and hazard signage per OSHA/industry standards.

3. Deliverables

• Completed reinforced concrete pad (10x10 ft).

• Fully installed and operational fuel-burning incinerator.

• Installed safety fence with lockable gate and signage.

• As-built drawings and final installation report.

4. Safety & Compliance

• All work shall comply with U.S. Embassy safety regulations, host nation building codes, and international environmental standards.

• The contractor shall ensure personnel are trained and certified in fuel-burning equipment handling and installation.

5. Period of Performance

• Estimated completion time: 45 calendar days from Notice to Proceed (NTP).

6. Government Furnished Property/Services

• Government will provide access to worksites, utilities, and coordination support.

• Contractors must provide all other materials, tools, and equipment.

7. Inspection & Acceptance

• The Facility Manager (FM) or designated COR will inspect work at key milestones and upon completion.

• Final acceptance will occur only after the successful test run of the incinerator and confirmation of all safety measures.

Contract Type: Open Market

SAM Registration Compliance: It is mandatory to be registered and/or in process to be registered on SAM (www.sam.gov) in order to submit a commercial and technical proposal.

http://www.sam.gov/

The vendor must request or obtain an NCAGE as part of the mandatory SAM registration process at the following link https://eportal.nspa.nato.int/Codification/CageTool/request-new-cage

Meet or Exceed? Offers must meet or exceed requested specifications described here

Award type: Purchase Order

Evaluation criteria: lowest price, technically-acceptable, with routine maintenance and services included in the contract. Please kindly share technical offer and commercial offer separately.

Offer request : 30-net pay

Offer validity: 30 days

Applicable FAR clauses: The selected Offeror must comply with all applicable FAR clauses. Please see final contracting instrument for a complete list, the full text of which may be accessed electronically at http://www.acqnet.gov/far.

https://gcc02.safelinks.protection.outlook.com/?url=https%3A%2F%2Feportal.nspa.nato.int%2FCodification%2FCageTool%2Frequest-new-cage&data=05%7C02%7CNdoutoumeWA%40state.gov%7C35b9b239fca341e8824308dc9f5b9f49%7C66cf50745afe48d1a691a12b2121f44b%7C0%7C0%7C638560463061599303%7CUnknown%7CTWFpbGZsb3d8eyJWIjoiMC4wLjAwMDAiLCJQIjoiV2luMzIiLCJBTiI6Ik1haWwiLCJXVCI6Mn0%3D%7C0%7C%7C%7C&sdata=Ms77JpD%2BEHe0l8TMQ8iOtKTSa9kWCZuovBh9L%2FyFu7o%3D&reserved=0 http://www.acqnet.gov/far

Contracting Authority: This request for quotation does not constitute a contract with the

U.S. government. Per FAR 1.602, the sole representative of the Government authorized to enter into an agreement is a warranted Contracting Officer. The selected Offeror must ensure that a valid obligating document (e.g., Government Purchase Order) signed by a

Contracting Officer is in place before commencement of work. Any and all modifications after the commencement of work must likewise be authorized by a Contracting Officer.

Delivery: within 30 days

Shipping: N/A

CAHIER DES CHARGES

Produit/service requis : Incinérateur

Date limite pour la soumission du devis/proposition : 15 Septembre 2025

Date de besoin du produit/service : À déterminer

La société devra fournir toute la main-d’œuvre, les matériaux, l’équipement et la supervision nécessaires pour installer un incinérateur à combustion de carburant sur une dalle en béton armé nouvellement construite. L’entrepreneur construira également et installera une clôture de sécurité autour de la zone de l’incinérateur afin d’assurer la conformité aux normes de sécurité et environnementales.

2. Exigences spécifiques

a. Dalle en béton

• Construire une dalle en béton armé de 3 m x 3 m (10 ft x 10 ft) avec une épaisseur minimale de 15 cm (6 pouces).

• Le béton doit être conforme aux normes OBO et ASTM avec une résistance à la compression d’au moins 3 500 psi.

• Inclure une pente de drainage adéquate (1–2 %) pour éviter la stagnation de l’eau.

• Assurer un durcissement et une finition appropriés pour supporter le poids et la charge opérationnelle de l’incinérateur.

b. Installation de l’incinérateur

• Livrer et installer l’incinérateur à combustion de carburant désigné.

• Veiller à l’alignement, au nivellement et à l’ancrage corrects de l’incinérateur sur la dalle en béton.

• Raccorder aux systèmes existants de carburant, d’évacuation et de ventilation conformément aux spécifications du fabricant.

• Effectuer un essai de fonctionnement et fournir une formation au personnel désigné.

c. Installation de la clôture de sécurité

• Construire une clôture de sécurité en treillis métallique (hauteur minimale :

1,80 m / 6 ft) autour de l’incinérateur.

• La clôture devra comprendre un portail verrouillable (dégagement minimal :

91 cm / 36 pouces) pour l’accès du personnel autorisé.

• Les poteaux de clôture devront être scellés dans le béton à une profondeur minimale de 60 cm (2 ft).

• Fournir une signalisation de sécurité et de danger conforme aux normes

OSHA/industrielles.

3. Livrables

• Dalle en béton armé achevée (3 m x 3 m).

• Incinérateur à combustion de carburant installé et opérationnel.

• Clôture de sécurité installée avec portail verrouillable et signalisation.

• Plans « tel que construit » (as-built drawings) et rapport final d’installation.

4. Sécurité et conformité

• Tous les travaux devront être conformes aux règlements de sécurité de l’Ambassade des États-Unis, aux codes du bâtiment de la nation hôte et aux normes environnementales internationales.

• L’entrepreneur devra s’assurer que le personnel est formé et certifié pour la manipulation et l’installation des équipements de combustion de carburant.

5. Délai d’exécution

• Délai estimé d’achèvement : 45 jours calendaires à compter de la notification de commencement (NTP).

6. Biens/Services fournis par le gouvernement

• Le gouvernement fournira l’accès aux sites de travail, aux services publics et le soutien à la coordination.

• L’entrepreneur devra fournir tous les autres matériaux, outils et équipements.

7. Inspection et réception

• Le Responsable des installations (FM) ou le COR désigné inspectera les travaux à des étapes clés et à la fin du projet.

• L’acceptation finale n’aura lieu qu’après un essai de fonctionnement réussi de l’incinérateur et la confirmation de toutes les mesures de sécurité.

Type de contrat : Marché ouvert

Conformité à l'enregistrement SAM :

Il est obligatoire d'être enregistré et/ou en cours d'enregistrement sur SAM (www.sam.gov) afin de soumettre une proposition commerciale et technique.

Le fournisseur doit demander ou obtenir un NCAGE dans le cadre du processus obligatoire d'enregistrement sur SAM via le lien suivant :

https://eportal.nspa.nato.int/Codification/CageTool/request-new-cage

Conformité aux spécifications :

Les offres doivent répondre ou dépasser les spécifications demandées.

Type d'attribution : Bon de commande

Critères d'évaluation :

• Prix le plus bas

• Conformité technique http://www.sam.gov/ https://eportal.nspa.nato.int/Codification/CageTool/request-new-cage

• Maintenance et services de routine inclus dans le contrat

Merci de bien vouloir soumettre séparément l'offre technique et l'offre commerciale.

Conditions de paiement : Paiement sous 30 jours nets

Validité de l’offre : 30 jours

Clauses FAR applicables :

Le soumissionnaire sélectionné doit se conformer à toutes les clauses FAR applicables. La liste complète des clauses applicables peut être consultée en ligne à l'adresse suivante :

http://www.acqnet.gov/far.

Autorité contractante :

Cette demande de devis ne constitue pas un contrat avec le gouvernement des États-Unis.

Conformément à FAR 1.602, le seul représentant du gouvernement habilité à conclure un contrat est un agent contractant dûment mandaté. Le soumissionnaire sélectionné doit s'assurer qu'un document engageant valide (ex. : bon de commande gouvernemental) signé par un agent contractant est en place avant le début des travaux. Toute modification après le démarrage des travaux doit également être autorisée par un agent contractant.

Délai de livraison : 30 jours

Expédition : N/A http://www.acqnet.gov/far