SOW - Incinerator (Update - Supply Only) --- .pdf

Embassy of the United States of America

General Services Office

Libreville, Gabon

SENSITIVE BUT UNCLASSIFIED

SCOPE OF WORK

Product/service required: Incinerator

Date quotation/proposal needed by: September 24-2025

Date product/service needed by: TBD

Please note that this is a this is a combined synopsis/solicitation for commercial products or commercial services prepared in accordance with the format in subpart 12.6, as supplemented with additional information included in this notice.

This announcement constitutes the only solicitation; proposals are being requested, and a written solicitation will not be issued.

The solicitation/contract will include all applicable provisions and clauses in effect through Federal Acquisition Circular 2024-05.

This opportunity allows for electronic responses. Please submit your offer prior to the response date and time (In pdf and Microsoft Excel formats). The file size must not exceed 30MB. If the file size should exceed 30MB, the submission must be made in separate files and attached to separate emails with less than 30MB each.

All responsible sources may submit an offer that shall be considered.

Detailed Description:

The contractor shall supply a 20Kg/hr medical waste incinerator as well as 350L fuel tank and 2 years of required spare parts. The suggested incinerator and fuel tank shall be for marine grade environment and to be set on an outdoor concrete slab within safety wire mesh enclosure. Both slab and fence are exclusive to the subject requirements.

Typical incinerator: i8-M20 as below. equivalent or better type is acceptable. This is not brand restricted.

https://www.acquisition.gov/far/subpart-12.6#FAR_Subpart_12_6

2. Specific Requirements

Incinerator

• 220VAC-50Hz 1PH+N+GND

• Diesel fired

• Chimney rain cap

• Safety lock

• Air quality control

• Ability to process up to 20kg of waste per hour

Application

The primarily role of the subject incinerator is for medical waste to include but not limited to the list below:

• Pathological waste

• Infectious and contaminated ‘red bag’

• Surgical dressings

• Plastic testing devices and equipment

• Vials and syringes

• Yellow bags

• Bandages and gauges

• Covid PPE waste

• Out of date pharmaceutical waste

Other application:

• Office papers,

• IT devices as DVDs…

Deliverables

• Medical waste incinerator

• 350 Liters above ground fuel tank + piping kit (UL 142 or UL 2085 certified)

• 2 years spare parts

• Remote support (installation and training)

• Installation, operating and maintenance manuals

Safe and hazard signages per OSHA/industry standards for both incinerator and fuel tank.

Safety & Compliance

• All equipment shall comply with U.S. Embassy safety regulations and international environmental standards.

Other requirements

• Contractor shall provide technical product data sheets and drawings for review and approval

• Contractor shall provide estimated delivery timeframe (sea freight, CIF –

Libreville, Gabon)

Contract Type: Open Market

SAM Registration Compliance: It is mandatory to be registered and/or in process to be registered on SAM (www.sam.gov) in order to submit a commercial and technical proposal.

The vendor must request or obtain an NCAGE as part of the mandatory SAM registration process at the following link https://eportal.nspa.nato.int/Codification/CageTool/request-new-cage

Meet or Exceed? Offers must meet or exceed requested specifications described here

Award type: Purchase Order

Evaluation criteria: lowest price, technically-acceptable, with routine maintenance and services included in the contract. Please kindly share technical offer and commercial offer separately.

Offer request : 30-net pay

Offer validity: 30 days

Applicable FAR clauses: The selected Offeror must comply with all applicable FAR clauses. Please see final contracting instrument for a complete list, the full text of which may be accessed electronically at http://www.acqnet.gov/far.

http://www.sam.gov/ https://gcc02.safelinks.protection.outlook.com/?url=https%3A%2F%2Feportal.nspa.nato.int%2FCodification%2FCageTool%2Frequest-new-cage&data=05%7C02%7CNdoutoumeWA%40state.gov%7C35b9b239fca341e8824308dc9f5b9f49%7C66cf50745afe48d1a691a12b2121f44b%7C0%7C0%7C638560463061599303%7CUnknown%7CTWFpbGZsb3d8eyJWIjoiMC4wLjAwMDAiLCJQIjoiV2luMzIiLCJBTiI6Ik1haWwiLCJXVCI6Mn0%3D%7C0%7C%7C%7C&sdata=Ms77JpD%2BEHe0l8TMQ8iOtKTSa9kWCZuovBh9L%2FyFu7o%3D&reserved=0 http://www.acqnet.gov/far

Contracting Authority: This request for quotation does not constitute a contract with the

U.S. government. Per FAR 1.602, the sole representative of the Government authorized to enter into an agreement is a warranted Contracting Officer. The selected Offeror must ensure that a valid obligating document (e.g., Government Purchase Order) signed by a

Contracting Officer is in place before commencement of work. Any and all modifications after the commencement of work must likewise be authorized by a Contracting Officer.

Delivery: within 30 days

Contract Clause

Applicable FAR clauses: The selected offeror must comply with all applicable

FAR clauses, the full text of which may be accessed electronically at https://www.acquisition.gov/far.

Contracting Authority: This request for quotation does not constitute a contract with the U.S Government. Per FAR 1.602, the sole representative of the

Government authorized to enter into an agreement is a warranted Contracting

Officer. The selected Offeror must ensure that a valid obligating document (e.g.

Government Purchase Order) signed by a Contracting Officer is in place before commencement of work or delivery of items. Any and all modifications after the commencement of work or delivery of items must, likewise, be authorized by a

Contracting Officer.

FAR clause at 52.212-4, Contract Terms and Conditions – Commercial

Products and Commercial Services (Nov 2023), applies to this acquisition and a statement regarding any addenda to the clause.

FAR clause at 52.212-5, Contract Terms and Conditions Required To Implement

Statutes or Executive Orders-Commercial Products and Commercial Services

(JAN 2025) (DEVIATION FEB 2025) applies to this acquisition. It also encompasses the below clauses:

• (5) 52.204-10,

• (7) 52.204-14 (ONLY APPLICABLE TO U.S. FIRMS),

• (8) 52.204-15 (ONLY APPLICABLE TO U.S. FIRMS),

• (9) 52.204-27,

• (12) 52.209-6,

• (32) 52.222-19,

• (39) 52.222-50,

• (51) 52.225-13,

• (55) 52.226-8,

• (57) 52.232-29,

• (59) 52.232-33.

All contractors have to be registered in the SAM (System for Award Management)

Database https://www.sam.gov prior to contract award pursuant to FAR provision

52.204-7 (b)(1).

https://www.acquisition.gov/far http://www.acqnet.gov/far https://www.acquisition.gov/far/52.212-4#FAR_52_212_4 https://www.acquisition.gov/far/52.212-5#FAR_52_212_5 https://www.sam.gov/

Therefore, prospective offerors are encouraged to register prior to the submittal of quotations/proposals. Please note that an Offeror is required to be registered in SAM when submitting an offer or quotation and shall continue to be registered until time of award, during performance, and through final payment of any contract, basic agreement, basic ordering agreement, or blanket purchasing agreement resulting from this solicitation.

Solicitation Provisions

The provision at 52.212-1 Instructions to Offerors—Commercial Products and

Commercial Services. (Sep 2023) applies to this acquisition and a statement regarding any addenda to the provision.

Award will be made to the lowest priced, technically acceptable offeror.

52.212-2 Evaluation—Commercial Products and Commercial Services.

Evaluation—Commercial Products and Commercial Services (Nov 2021), applies to this acquisition.

The Government will award a contract resulting from this solicitation to the responsible offeror whose total quote on all items is deemed to be the Lowest Priced

Technically Acceptable quote.

The final contract award will be based on a combination of factors - a combination of price, compliance review and technical acceptability.

A - Compliance review:

The Government will perform an initial review of proposals / quotations received to determine completeness and compliance with the terms of the solicitation to include:

1. Proof of SAM registration to include the SAM UEI number.

2. All offerors must include a completed copy of FAR 52.212-3, Offeror

Representations and Certifications - Commercial Items with their offer. If you have completed the annual representations and certifications electronically at www.sam.gov, the offeror does not need to complete the FAR clause in the solicitation but should state this in its proposal.

3. The offeror shall fill out the below clauses and include them with its offer:

FAR 52.204-24 - FAR 52.204-26.

4. The offeror shall fill in attachment 1 “Certification regarding compliance with applicable federal anti-discrimination law”.

B - Technical Acceptability:

Technical Acceptability is met if the vendor meets the minimum requirements of the solicitation. In this particular case, we expect contractor to provide vehicles similar or equal to the ones provided herein. Delivery timeline, Warranty and after-sales support will also be taken into consideration for technical acceptability.

http://www.sam.gov/

C - Price offers will be evaluated in accordance with FAR 13.106-3(a) to ensure it is fair and reasonable.

1. Completeness: All price information/data required in the RFQ has been submitted in accordance with the solicitation pricing instructions.

2. All CLINs as stated in the solicitation are priced and proposed prices are inserted in the appropriate blank spaces.

3. The price breakdown is submitted utilizing the designed tables provided under

Product required & Pricing table. If the proposal DOES NOT have a price breakdown, the proposal will be considered incomplete and will be ineligible for an award.

4. Reasonableness: Price is fully justified and supported and is considered fair and reasonable under current market conditions. Reasonableness may be determined by one or more of the proposal analysis techniques identified in

FAR 13.106-3(a)(2).

The Contracting Officer may either make a responsibility determination without requesting any additional information or require the offeror to provide information to substantiate that it satisfies the general responsibility standards of FAR 9.104-1. In determining responsibility the offeror shall be prepared, upon notification from the contracting officer, to provide the necessary information/documentation to be determined responsible. The Contracting Officer may consider an offeror’s inability to promptly respond to a request for information as an indication the offeror is non-responsible since FAR 9.103(c) obligates prospective contractors to affirmatively demonstrate their responsibility.

DOSAR PROVISIONS AND CLAUSES

The following DOSAR provisions/clauses will also apply to this acquisition:

652.206-70, Competition Advocacy/Ombudsman;

652.214-71, Authorization to Perform;

652.225-70, Arab League Boycott of Israel;

652.225-71, Section 8(a) of the Export Administration Act of 1979, as Amended;

652.242-70, Contracting Officer’s Representative; and, 652.243-70, Notices.

CAHIER DES CHARGES

Produit/service requis : Incinérateur

Date limite pour la soumission du devis/proposition : 15 Septembre 2025

Date de besoin du produit/service : À déterminer

L’entrepreneur devra fournir un incinérateur de déchets médicaux d’une capacité de

20 kg/heure ainsi qu’un réservoir de carburant de 350 L et les pièces de rechange nécessaires pour une durée de deux ans. L’incinérateur proposé ainsi que le réservoir de carburant devront être adaptés à un environnement de qualité marine et installés sur une dalle en béton extérieure, à l’intérieur d’une enceinte grillagée de sécurité. La dalle et la clôture sont exclusivement liées aux exigences du présent marché.

2. Exigences spécifiques

Incinerateur

• Fonctionnement au diesel

• Chapeau de cheminée anti-pluie

• Dispositif de verrouillage de sécurité

• Contrôle de la qualité de l’air

• Capacité de traitement jusqu’à 20 kg de déchets par heure

b. Application

Le rôle principal de l’incinérateur concerné est le traitement des déchets médicaux, y compris, sans toutefois s’y limiter, la liste suivante :

• Déchets pathologiques

• Déchets infectieux et contaminés « sacs rouges »

• Pansements chirurgicaux

• Dispositifs et équipements de test en plastique

• Flacons et seringues

• Sacs jaunes

• Bandages et compresses

• Déchets d’EPI liés à la Covid

• Déchets pharmaceutiques périmés

• Papiers de bureau

• Terminaux et DVD

Livrables

• Incinérateur de déchets médicaux

• Réservoir de carburant hors sol de 350 litres + kit de tuyauterie (certifié UL 142 ou UL 2085)

• Pièces de rechange pour 2 ans

• Assistance à distance (installation et formation)

• Manuels d’installation, d’exploitation et de maintenance

• Signalétiques de sécurité et de danger conformes aux normes OSHA/industrielles pour l’incinérateur et le réservoir de carburant

Sécurité et conformité

Tous les équipements devront être conformes aux règlements de sécurité de l’Ambassade des États-Unis ainsi qu’aux normes environnementales internationales.

Délai d’exécution

L’entrepreneur devra fournir les fiches techniques des produits ainsi que les plans pour examen et approbation.

L’entrepreneur devra fournir le délai de livraison estimatif (transport maritime, CIF –

Libreville, Gabon).

Type de contrat : Marché ouvert

Conformité à l'enregistrement SAM :

Il est obligatoire d'être enregistré et/ou en cours d'enregistrement sur SAM (www.sam.gov) afin de soumettre une proposition commerciale et technique.

Le fournisseur doit demander ou obtenir un NCAGE dans le cadre du processus obligatoire d'enregistrement sur SAM via le lien suivant :

https://eportal.nspa.nato.int/Codification/CageTool/request-new-cage

Conformité aux spécifications :

Les offres doivent répondre ou dépasser les spécifications demandées.

Type d'attribution : Bon de commande

Critères d'évaluation :

• Prix le plus bas

• Conformité technique

• Maintenance et services de routine inclus dans le contrat

Merci de bien vouloir soumettre séparément l'offre technique et l'offre commerciale.

Conditions de paiement : Paiement sous 30 jours nets

Validité de l’offre : 30 jours

Clauses FAR applicables :

Le soumissionnaire sélectionné doit se conformer à toutes les clauses FAR applicables. La liste complète des clauses applicables peut être consultée en ligne à l'adresse suivante :

http://www.acqnet.gov/far.

Autorité contractante :

Cette demande de devis ne constitue pas un contrat avec le gouvernement des États-Unis.

Conformément à FAR 1.602, le seul représentant du gouvernement habilité à conclure un contrat est un agent contractant dûment mandaté. Le soumissionnaire sélectionné doit s'assurer qu'un document engageant valide (ex. : bon de commande gouvernemental) signé par un agent contractant est en place avant le début des travaux. Toute modification après le démarrage des travaux doit également être autorisée par un agent contractant.

Délai de livraison : 30 jours

Expédition : N/A

Clauses FAR applicables :

L’adjudicataire sélectionné doit se conformer à toutes les clauses FAR applicables, dont le texte intégral est accessible électroniquement à l’adresse suivante :

https://www.acquisition.gov/far.

Autorité Contractante :

Cette demande de cotation ne constitue pas un contrat avec le Gouvernement des États-

Unis. Conformément au FAR 1.602, le seul représentant du Gouvernement autorisé à conclure un accord est un Contracting Officer (officier contractant) dûment habilité.

http://www.sam.gov/ https://eportal.nspa.nato.int/Codification/CageTool/request-new-cage http://www.acqnet.gov/far https://www.acquisition.gov/far

L’adjudicataire sélectionné doit s’assurer qu’un document d’engagement valide (ex. : Bon de Commande du Gouvernement) signé par un Contracting Officer est en place avant le début des travaux ou la livraison des articles. Toute modification après le début des travaux ou la livraison des articles doit, de même, être autorisée par un Contracting

Officer.

La clause FAR 52.212-4, Termes et Conditions du Contrat – Produits et Services

Commerciaux (nov. 2023), s’applique à cette acquisition, ainsi qu’une déclaration concernant tout addendum à la clause.

La clause FAR 52.212-5, Termes et Conditions du Contrat requis pour mettre en œuvre les lois ou ordonnances exécutives – Produits et Services Commerciaux (janv.

2025) (DÉROGATION fév. 2025) s’applique à cette acquisition. Elle comprend également les clauses suivantes :

• (5) 52.204-10

• (7) 52.204-14 (APPLICABLE UNIQUEMENT AUX ENTREPRISES

AMÉRICAINES)

• (8) 52.204-15 (APPLICABLE UNIQUEMENT AUX ENTREPRISES

AMÉRICAINES)

• (9) 52.204-27

• (12) 52.209-6

• (32) 52.222-19

• (39) 52.222-50

• (51) 52.225-13

• (55) 52.226-8

• (57) 52.232-29

• (59) 52.232-33

Tous les contractants doivent être enregistrés dans la base de données SAM (System for

Award Management) https://www.sam.gov avant l’attribution du contrat, conformément à la disposition FAR 52.204-7(b)(1).

Les soumissionnaires potentiels sont donc encouragés à s’enregistrer avant la soumission de leurs offres/propositions. Veuillez noter qu’un soumissionnaire doit être enregistré dans SAM lors de la soumission d’une offre ou d’une cotation et doit rester enregistré jusqu’à l’attribution, pendant l’exécution et jusqu’au paiement final de tout contrat, accord-cadre, accord de commande de base ou accord d’achat global résultant de la présente sollicitation.

Dispositions de la Solicitation

La disposition FAR 52.212-1, Instructions aux soumissionnaires – Produits et

Services Commerciaux (sept. 2023), s’applique à cette acquisition, ainsi qu’une déclaration concernant tout addendum à cette disposition.

L’attribution sera faite au soumissionnaire le moins-disant techniquement acceptable.

52.212-2 Évaluation – Produits et Services Commerciaux.

La disposition d’évaluation (nov. 2021) s’applique à cette acquisition.

Le Gouvernement attribuera un contrat résultant de cette sollicitation au soumissionnaire responsable dont la cotation totale pour tous les articles est jugée la moins chère et techniquement acceptable.

L’attribution finale du contrat sera basée sur une combinaison de facteurs – prix, examen de conformité et acceptabilité technique.

A – Examen de conformité :

Le Gouvernement effectuera un examen initial des propositions / cotations reçues afin de déterminer leur complétude et leur conformité aux termes de la sollicitation, notamment :

1. Preuve d’enregistrement SAM incluant le numéro UEI SAM.

2. Tous les soumissionnaires doivent inclure une copie complétée de FAR 52.212-3, Déclarations et Certifications du Soumissionnaire – Produits Commerciaux, avec leur offre. Si vous avez complété les déclarations et certifications annuelles https://www.sam.gov/ électroniquement sur www.sam.gov, vous n’avez pas besoin de compléter la clause FAR dans la sollicitation mais devez l’indiquer dans votre proposition.

3. Le soumissionnaire doit remplir les clauses suivantes et les inclure avec son offre o FAR 52.204-24 o FAR 52.204-26

4. Le soumissionnaire doit remplir l’annexe 1 “Certification relative au respect de la législation fédérale applicable en matière de non-discrimination”.

B – Acceptabilité technique :

L’acceptabilité technique est atteinte si le fournisseur satisfait aux exigences minimales de la sollicitation. Dans ce cas précis, il est attendu que le contractant fournisse des véhicules similaires ou équivalents à ceux mentionnés. Les délais de livraison, la garantie et l’assistance après-vente seront également pris en considération pour l’acceptabilité technique.

C – Évaluation des offres de prix :

Les offres seront évaluées conformément au FAR 13.106-3(a) pour s’assurer qu’elles sont justes et raisonnables.

1. Complétude : Toutes les informations/données de prix requises dans la RFQ ont été soumises conformément aux instructions de tarification de la sollicitation.

2. Tous les CLINs mentionnés dans la sollicitation sont tarifés et les prix proposés sont insérés dans les espaces prévus.

3. La ventilation des prix est soumise en utilisant les tableaux fournis sous la rubrique Produits requis & Tableau de tarification. Si la proposition NE

CONTIENT PAS de ventilation des prix, elle sera considérée incomplète et donc inéligible à l’attribution.

4. Caractère raisonnable : Le prix est entièrement justifié et soutenu et est considéré comme juste et raisonnable dans les conditions actuelles du marché. Ce caractère peut être déterminé par une ou plusieurs techniques d’analyse de propositions identifiées au FAR 13.106-3(a)(2).

L’Officier contractant peut soit prendre une décision sur la responsabilité sans demander d’informations supplémentaires, soit exiger du soumissionnaire qu’il fournisse des informations démontrant qu’il satisfait aux standards généraux de responsabilité du FAR

9.104-1. Lors de la détermination de la responsabilité, le soumissionnaire doit être prêt, sur notification, à fournir les informations/documents nécessaires. L’Officier contractant peut considérer l’incapacité d’un soumissionnaire à répondre rapidement comme une indication de non-responsabilité, conformément au FAR 9.103(c) qui oblige les contractants potentiels à démontrer positivement leur responsabilité.

Dispositions et Clauses DOSAR

Les dispositions/clauses suivantes du DOSAR s’appliqueront également à cette acquisition :

• 652.206-70, Competition Advocacy/Ombudsman

• 652.214-71, Authorization to Perform

• 652.225-70, Arab League Boycott of Israel

• 652.225-71, Section 8(a) of the Export Administration Act of 1979, as

Amended

• 652.242-70, Contracting Officer’s Representative

• 652.243-70, Notices http://www.sam.gov/