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SOURCES SOUGHT ANNOUNCEMENT

Amendment 0002

文書電子化サービスに関する市場調査（修正番号 0002）

＊本件は、あくまでも英語表記のものを優先します。

Reason for Amendment: To extend the closing date and revise descriptions as highlighted in yellow.

修正の理由：締め切り日の延長。要求内容の修正箇所は、黄色で表示してあります。

The 374th Contracting Squadron at Yokota Air Base, Japan is seeking sources for document conversion services.

在日米軍横田基地 第374契約中隊の文書電子化サービスに対する市場調査。

CONTRACTING OFFICE ADDRESS:

374th Contracting Squadron Unit 5228, Bldg 620 Yokota Air Base Fussa-shi Tokyo 197-0001

住所：

〒197-0001 東京都福生市横田基地内

建物番号 620 第 374 契約中隊

INTRODUCTION:

要求内容の要約：

This is a SOURCES SOUGHT TECHNICAL DESCRIPTION to determine the availability and technical capability of local companies to provide the required services.

この市場調査は、日本の商習慣を明確にさせていただくと共に、日本の市場で提供されるサ ービスと私どもの要求がどこまで沿うものなのかを確認させていただくものです。

Yokota AB, 374 CONS, is seeking information for potential sources to engage in a document management initiative to reduce the volume of physical material by transporting and storing in a digitalized and searchable manner. A major component of this initiative is the digitization and transfer of essential documents which may be aged and fragile condition, not limited to carbon copies. The need for a reoccurring service may be required.

在日米軍横田基地 第 374契約中隊は、紙での書類を減らすために書類の電子化・電 子化した書類をデータ保存し、検索可能にすることができる業者を探しています。今回の重要 な要素は、年数が経ち、もろくなっている重要書類、カーボン紙による写しも含むことです。依 頼頻度は、1回限りではなく、数回お願いする可能性もあります。

DISCLAIMER:

免状事項：

THIS SOURCES SOUGHT IS FOR INFORMATIONAL PURPOSES ONLY. THIS IS

NOT A REQUEST FOR PROPOSAL. IT DOES NOT CONSTITUTE A

SOLICITATION AND SHALL NOT BE CONSTRUED AS A COMMITMENT BY

THE GOVERNMENT. RESPONSES IN ANY FORM ARE NOT OFFERS AND THE

GOVERNMENT IS UNDER NO OBLIGATION TO AWARD A CONTRACT AS A

RESULT OF THIS ANNOUNCEMENT. NO FUNDS ARE AVAILABLE TO PAY

FOR PREPARATION OF RESPONSES TO THIS ANNOUNCEMENT. ANY

INFORMATION SUBMITTED BY RESPONDENTS TO THIS TECHNICAL

DESCRIPTION IS STRICTLY VOLUNTARY.

この市場調査は、情報のみです。今回は、応札をお願いするものではありません。入札を構 成するもでもありません。いかなる形式の回答は、入札の申し込みにはなりません。米政府 と、今回の市場調査の結果で契約が成立するものでありません。本件に対するご回答への諸 費用に対する予算はありません。今回の市場調査に対するご回答は、任意のものになりま す。

CONTRACT/PROGRAM BACKGROUND:

契約・プログラム背景： Organizations supported by, as well as, the 374th Contracting Squadron are in the process of going to an all paperless systems, working solely with electronic documents in accordance with Air Force standards and record retention policies. While in the process of implementing new records management protocol, the 374 CONS building is preparing for the arrival of new office furniture, which will leave little to no room for file storage.

The U.S. Forces Japan (USFJ) seeks to convert paper copies of legal and operational documentation for ease of search with document traceability and be capable of accepting additional data.

374 CONS is seeking to be in compliance with Air Force records management instructions and assist in achieving Government efforts towards environmental sustainability.

第 374契約中隊とその他の横田基地の組織は、米空軍の規則と記録保管の方針に沿っ て、ペーパーレス化、電子書類のみ扱う過程にあります。記録保管の新しい方針を導入するに あたって、第 374契約中隊は、新しい家具が入り、書類を保管する場所があまりなくなると

見込んでいます。また、在日米軍司令部(下記 USFJ)は、公文書などを記録が追跡可能で

追加のデータが可能な検索できる書類の電子化を行いたいと考えています。

第 374契約中隊は、米空軍の記録管理指示に従って、文書電子化を行い、環境の持続 可能性に向けた米政府の取り組み達成を支援したいと考えています。

REQUIRED CAPABILITIES: The contractor shall provide a core team that has the necessary expertise to conduct all the document preparation, scanning, and records management activities on site. Specific tasks may include:

要求仕様内容：業者は、現場で文書の準備、スキャン、記録管理といったすべてを行うこと ができる専門性を持つコアチームを提供する。詳細は、下記の通りです。

a) Document Collection: The contractor will gather all documents prepared by CONS personnel for scanning. All documents shall remain on site. Should removal/transport of documents be required, Contractor will coordinate with personnel ahead of time. Should transport be required, the Contractor will ensure secure transport of documents between 374 CONS facility or other USFJ locations and the location where scanning activities are to be performed. Prior to transport, all documents must contain a coversheet, have a file inventory completed and be secured in a document container/box.

書類の収集：業者は、第 374契約中隊によってスキャン用に準備された書類を集め る。すべての書類は、現場から持ち出さないこと。書類の持ち出し、破棄を求められた 場合、あらかじめ第 374契約中隊の者と調整する。持ち出しの必要がある場合、第

374契約中隊の建物もしくはその他 USFJの建物とスキャンが行われる場所間、書

類の安全な持ち出しを確かめること。持ち出しの前に、すべての書類は、カバーシードを つけ、インベントリーが終わったファイルであり、書類のための容器・箱に保護されなけれ ばなりません。

b) Document Scanning: The Contractor will scan and digitize all documents in accordance with current Air Force and Department of Defense regulations and guidance for electronic record keeping and transfer of electronic materials to 374 CONS or other USFJ organizations when identified. Digitized copies of all documents may be uploaded to an assigned 374 CONS or other USFJ organizations’ external hard drive, which will be provided to the contractor.

Additionally, contractor should provide option to an accessible database for the continuous integration of documents.

書類のスキャン：電子記録の保存と電子資料の転送に対して米空軍とアメリカ国防 総省(以下 DoD)それぞれ規則・手引きがあり、第 374契約中隊と USFJのすべての 文書を業者は、それらに従ってスキャン、電子化を行う。電子化されたすべての文書

は、第 374契約中隊もしくは USFJによって、外付けハードディスクにアップロードされ

る。外付けハードディスクは、業者によって提供される。また、業者は、文書の統合とし てアクセスできるデータベースというオプションも提供する。

c) Quality Assurance: The Contractor will develop and provide a comprehensive quality management process to ensure a high level of confidence that records management requirements are met. The Contractor will execute controlled reviews at appropriate stages of the records management process. Examples include verifying scanning legibility, accurate and consistent coding, functional hyperlinks, searchable text, verifying consistency of titles and naming conventions, document security settings, file optimization, and verifying labeling of documents.

品質保証：業者は、記録管理要求を満たすための高いレベルの総合的な品質管 理が求められる。業者は、記録管理の適切な段階で、管理された品質の確認を行う こと。例えば、スキャンした文書が可読性であるか、ハイパーリンクが使えるか、文字の 検索はできるか、タイトル・名前の一貫性、文書のセキュリティ設定、ファイルの最適 化、および文書の分類の確認。

d) Documents: Documents to be processed include standard and legal size paper documents, bound paper documents and publications, large format engineering prints, photographs, and carbon copied materials. No more than 40% of documents to be processed are carbon copies. Due to aged and deteriorating conditions, some documents may require special handling and processing.

文書：通常のサイズとリーガルサイズ文書、仮とじ・発行文書、大きい形式の

“Engineering prints”、写真、カーボンコピーといった種類の文書が対象になる。全体 の 40％を超えない数のものは、カーボンコピーになる。年数が経ち、もろくなっている文 書の場合、特別な取り扱い・工程を要求することもあります。

Estimated number of boxes: 400 Estimated number of large format engineering prints: 100

推定の箱の数：400

推定の大きい形式 “Engineering Prints”の数：100

e) Document Shredding: On site shredding and document destruction services. The

Contractor shall implement administrative, physical, and technical safeguards that reasonably and appropriately protect the confidentiality and integrity of the documents that are collected and destroyed.

文書の廃棄：現場で文書のシュレッダー廃棄。業者は、収集・廃棄される文書の機 密性を適切に合理的に保護するために、管理的、物理的、技術的に廃棄を行うこ と。

SPECIAL REQUIREMENTS: The Contractor will be required to sign a Non- Disclosure Agreement.

特殊な要求内容：業者は、 “Non-Disclosure Agreement”(秘密保持契約書)に署名する 必要があります。

ESTIMATED PERIOD OF PERFORMANCE: Government anticipates this requirement to take no longer than 30 days, with 2-3 laborers, however the need for continuous service may arise. If the anticipated timeline is not typical; please provide information on an expedited and industry standard timeline with the estimated percentage difference in price, as a part of the vendor’s response.

納期：30日間以内で、2～3名で行うこと。しかし、継続的にサービスをお願いすることもあり ます。もしこの提示している納期が合わないようであれば、業界や御社での基本的な納期をお 知らせください。その際、提示している 30日間以内でできない場合の、価格に変動がある割 合もお知らください。

SOURCES SOUGHT:

市場調査：

The anticipated North American Industry Classification System Code (NAICS) for this requirement is 518210, with the corresponding size standard of $35M. This Sources Sought Synopsis is requesting responses to the following criteria from all businesses that can provide the required services under the NAICS Code.

NAICSは、518210、サイズスタンダードは、$35M。（アメリカの業者に当てはまる内容であ

り、企業規模、業界の種類になります。）

SUBMISSION DETAILS:

提出書類の詳細：

Responses should include:

1) Business name and address;

2) Name of company representative and their business title;

3) Cage Code;

ご回答には、下記のものを明記ください。

1) 会社名と住所

2) 回答者または担当者と役職名

3) Cage Code（お持ちの場合）

Responses to the Sources Sought must include the following:

1. Market Research Questionnaire

2. Brief Capabilities Statement

3. Examples of your firm performing similar work within the last three (3) years

(Include 2 specific examples)

ご回答には、下記の書類をご提出ください。

1. 市場調査に関するアンケート

2. サービスの提供が可能だとわかる書類

3. 直近3年間以内、類似したサービスの例を2つ

Market Research Questionnaire: Please fill out the two page questionnaire to the best of your abilities answering all of the questions.

市場調査アンケート：すべての質問にご回答していただけたら、幸甚です。

Brief Capabilities Statement: Interested businesses should submit a brief capabilities statement package (no more than ten pages) demonstrating ability to perform the services listed above under Required Capabilities. Please specify if services can be provided onsite or if transporting of documents will be required.

サービスの提供が可能だとわかる書類：ご興味のある業者様は、今回の要求内容に沿うこと ができ、サービスの提供が可能だとわかる書類のご提出ください。（10ページ以下。）また、現 場にてサービスが可能か、文書の持ち出しが必要かもご明記ください。

Examples of your firm performing similar work: Please include at least two specific examples of the firm’s experience performing the work requirements stated above.

Projects should be within the last three (3) years.

直近3年間以内の類似サービスの例：少なくとも2つの例をお知らせください。

Vendors who wish to respond to this should send responses via email NLT 29 May 2020, 4:00 PM Japan Standard Time (JST) to Contracting Officer, Mr. Loren Farnam at loren.farnam.3@us.af.mil and Contract Specialist, Ms. Yuri Takashima at yuri.takashima.jp@us.af.mil.

ご回答は、5月29日16時までに下記までメールでいただければ幸甚です。

Contract Specialist: 高島悠里 (Email: yuri.takashima.jp@us.af.mil)

Contracting Officer: ローレン・ファーナム (Email: loren.farnam.3@us.af.mil)

お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。貴重なお時間を頂き誠にあり がとうございました。入札書・契約書は、英語になります、どうぞよろしくお願いいたします。 mailto:loren.farnam.3@us.af.mil mailto:yuri.takashima.jp@us.af.mil mailto:yuri.takashima.jp@us.af.mil mailto:loren.farnam.3@us.af.mil