19VM3026Q0024- Request for quotation - Cleaning supplies.pdf

REQUEST FOR QUOTATIONS

(THIS IS NOT AN ORDER)

THIS RFQ [ ] IS [x] IS NOT A SMALL BUSINESS-

SMALL PURCHASE SET-ASIDE (52.219-4)

PAGE

OF

PAGES

1. REQUEST NO.

19VM3026Q0024

2. DATE ISSUED

Sep 10, 2026

3. REQUISITION/PURCHASE REQUEST NO.

PR16164089

4. CERT. FOR NAT. DEF.

UNDER BDSA REG. 2

AND/OR DMS REG. 1

RATING

5A. ISSUED BY

General Services Office, American Embassy Hanoi, 7 Lang Ha, Hanoi, Vietnam

6. DELIVER BY (Date)

Oct 01, 2026; 17:00PM local time

5B. FOR INFORMATION CALL: (Name and telephone no.) (No collect calls 7. DELIVERY

X FOB DESTINATION OTHER (See Schedule) NAME

Duong Dang

TELEPHONE NUMBER

AREA CODE

+84 24

NUMBER

38505000

8. TO: 9. DESTINATION

a. NAME b. COMPANY a. NAME OF CONSIGNEE American Embassy Hanoi

c. STREET ADDRESS b. STREET ADDRESS 7 Lang Ha

d. CITY e. STATE f. ZIP CODE c. CITY Hanoi

d. STATE

Vietnam

e. ZIP CODE

10. PLEASE FURNISH QUOTATIONS TO THE

ISSUING OFFICE IN BLOCK 5A ON OR

BEFORE CLOSE OF BUSINESS (Date)

Oct 01, 2026; 17:00PM local time

IMPORTANT: This is a request for information, and quotations furnished are not offers. If you are unable to quote, please so indicate on this form and return it to the address in Block 5A. This request does not commit the Government to pay any costs incurred in the preparation of the submission of this quotation or to contract for supplies or services. Supplies are of domestic origin unless otherwise indicated by quoter. Any representations and/or certifications attached to this Request for Quotations must be completed by the quoter

11. SCHEDULE (Include applicable Federal, State and local taxes)

ITEM NO.

(a)

SUPPLIES/SERVICES

(b)

QUANTITY

(c)

UNIT

(d)

UNIT PRICE

(e)

AMOUNT

(f)

Cleaning supplies / Hóa chất và dụng cụ vệ sinh

(Please see attached Statement of Work for details, page 2 - 7)

Pkg

12 DISCOUNT FOR PROMPT PAYMENT a. 10 CALENDAR DAYS

b. 20 CALENDAR DAYS

c. 30 CALENDAR DAYS

d. CALENDAR DAYS

NUMBER %

NOTE: Additional provisions and representations [X] are [ ] are not attached.

13 NAME AND ADDRESS OF QUOTER 14 SIGNATURE OF PERSON AUTHORIZED TO

SIGN QUOTATION

15 DATE OF QUOTATION

a. NAME OF QUOTER

b. STREET ADDRESS

16. SIGNER

c. COUNTY a. NAME (Type or print)

b. TELEPHONE

d. CITY e. STATE f. ZIP CODE c. TITLE (Type or print) AREA CODE

NUMBER

STANDARD FORM 18

SCOPE OF WORK

This is a solicitation for a vendor to provide cleaning supplies to the U.S. Embassy Hanoi and its Agencies under a Blanket Purchase Agreement (BPA) for the period from October 15, 2026, to December 31, 2030.

A. General Requirement:

The purpose of this BPA is to solicit quotations from qualified vendors for the supply and delivery of cleaning supplies, including but not limited to cleaning equipment, general accessories, and other miscellaneous cleaning products, as listed in the attached CLEANING SUPPLIES PRICE LIST. Supplies will be ordered on an as needed basis during the BPA period.

1. Product requirements:

- All products should be new, unused, and of good commercial quality.

- Products shall comply with applicable Vietnamese laws, regulations, safety requirements, and labeling requirements.

- Cleaning chemicals shall be supplied in their original manufacturer packaging and shall include appropriate product identification, usage instructions, and safety information where applicable.

- Products shall have sufficient remaining shelf life at the time of delivery. Expired, damaged, leaking, or improperly packaged products will not be accepted.

- Where a specific brand or model is requested, the Contractor shall provide the exact product specified or an equivalent product only when approved by the U.S. Embassy.

- The Contractor shall ensure that products are properly packaged to prevent damage, leakage, or contamination during transportation and delivery.

- The Contractor shall provide product information, including manufacturer, brand, model/product number, and country of origin, when requested.

2. Ordering procedures:

- Individual orders will be issued by authorized U.S. Embassy personnel through BPA calls/orders.

- Each order will specify the required items, quantities, delivery location, and requested delivery date.

- The Contractor shall not provide goods without receiving an authorized BPA call/order.

- The contractor shall provide quotation for cleaning supplies on an as-needed basis and as per our customers’ requirements within two (2) working days of receiving a request for quotation.

- All quotes shall be itemized and include all applicable costs.

3. Delivery requirements:

- The Contractor shall deliver the ordered supplies to the U.S. Embassy warehouse or other

U.S. Mission locations in Hanoi, Vietnam, as specified in each order.

- Delivery shall be completed within five (5) working days after receipt of order confirmation, unless otherwise specified in the BPA call.

- Deliveries shall be made during the U.S. Embassy's operating hours, Monday through

Friday, from 08:00–11:00 and 13:00–16:00.

- The Contractor shall provide appropriate delivery documentation, including a delivery note or packing list identifying the items and quantities delivered.

- The Contractor shall provide full name of pickup/delivery personnel with government identification number and vehicle details to our point of contact to process access requests at least one (1) business day in advance.

4. Inspection and acceptance:

- The U.S. Embassy reserves the right to inspect all products upon delivery.

- Products that are damaged, defective, expired, incorrectly supplied, or otherwise fail to meet the requirements of the order may be rejected.

- The Contractor shall, at no additional cost to the U.S. Embassy, replace rejected products within five (5) working days

5. Payment:

- The contractor shall submit a monthly invoice covering all supplies delivered and accepted under approved BPA calls during the applicable month.

- This invoice must indicate the dates of delivery, the number of supplies delivered for each order, unit price, and total amount due for the month.

- The payment will be made by Electronic Fund Transfer (EFT) to the Contractor's bank account stated on the invoice within 30 days upon invoice receipt and acceptance of the supplies.

6. Point of contact:

- The contractor shall provide the U.S. Embassy Hanoi with a list of individuals who may be contacted outside normal business hours in the event of an emergency.

- The contractor shall ensure this contact list is kept updated.

7. Past Performance References:

- Bidders are required to provide at least three (3) references from companies for whom they have performed, or are currently performing, services of similar size and scope within the last three (3) years.

- The referenced services must have been performed in Hanoi, Vietnam.

- For each reference, bidders shall provide the company name, point of contact, telephone number, email address, and a brief description of the services provided.

- Failure to provide the required references and supporting information may result in the bidder being excluded from further evaluation.

B. Pricing

• The bidders are required to complete and submit the document titled “CLEANING

SUPPLIES PRICE LIST”, including the unit price inclusive of VAT, if applicable, for all items listed.

• The Embassy will pay the Contractor the fixed prices specified in the CLEANING SUPPLIES PRICE LIST upon satisfactory delivery and acceptance of the ordered supplies.

• The prices shall remain Firm-Fixed-Price for one year. The U.S. Embassy may review the Contractor’s proposal price adjustment, if any, in September of each year. Any proposed price adjustment shall be subject to the review and approval of the U.S.

Embassy Hanoi. The final prices approved by the Embassy shall apply for the subsequent one-year period.

• All cost associated with delivery, transportation, packaging, loading, and unloading shall be included in the quoted prices, the U.S. Embassy shall not pay any separate fees.

C. Procurement Terms and Conditions

• The offeror must be willing to accept BPA and Calls from the U.S. Embassy Hanoi.

• Contractor’s contract is not accepted and signed.

• All item bids must meet or exceed specifications listed.

• Proposals must include relevant VAT and any other anticipated charges.

• Selected Contractor must be able to accept payment within 30 (thirty) days after the orders are delivered completely, and the original correct invoice is received.

• The payment will be made through Electronic Fund Transfer (EFT) to the vendor bank account as stated on the invoice.

• Any cancellations after BPA calls awarded, only services rendered will be paid.

• For US Government rules and regulation reference, please read the attached Commercial

Clause document attached.

Please send your proposal/quotation no later than October 01, 2026; 17:00PM local time by email to U.S. Embassy Hanoi to:

HanoiGSOProcurement@state.gov Thank you for your cooperation.

mailto:HanoiGSOProcurement@state.gov

Bản dịch tiếng Việt (kèm theo):

PHẠM VI CÔNG VIỆC

Đây là hồ sơ mời thầu nhằm lựa chọn nhà cung cấp hóa chất và dụng cụ vệ sinh cho Đại sứ quán Hoa Kỳ tại Hà Nội, theo Thỏa thuận Mua sắm Trọn gói (Blanket Purchase Agreement – BPA) trong thời gian từ 15/10/2026 đến 31/12/2030.

A. Yêu cầu chung

Mục đích của BPA này là mời báo giá từ các nhà cung cấp đủ năng lực để cung cấp hóa chất và vật tư vệ sinh, bao gồm nhưng không giới hạn ở thiết bị vệ sinh, phụ kiện thông dụng và các sản phẩm vệ sinh khác, theo DANH MỤC GIÁ DỤNG CỤ VỆ SINH (CLEANING SUPPLIES PRICE LIST) đính kèm. Các vật tư sẽ được đặt hàng theo nhu cầu thực tế trong thời gian BPA có hiệu lực.

1. Yêu cầu về sản phẩm:

- Tất cả sản phẩm phải là hàng mới, chưa qua sử dụng và có chất lượng tốt.

- Sản phẩm phải tuân thủ các luật, quy định, yêu cầu về an toàn và ghi nhãn hiện hành của

Việt Nam.

- Hóa chất vệ sinh phải được cung cấp trong bao bì nguyên gốc của nhà sản xuất và phải có đầy đủ thông tin nhận dạng sản phẩm, hướng dẫn sử dụng và thông tin an toàn.

- Sản phẩm phải còn thời hạn sử dụng phù hợp tại thời điểm giao hàng. Các sản phẩm hết hạn, hư hỏng, rò rỉ hoặc đóng gói không đúng quy cách sẽ không được chấp nhận.

- Trường hợp yêu cầu cụ thể về thương hiệu hoặc mã sản phẩm, Nhà thầu phải cung cấp đúng sản phẩm được chỉ định hoặc sản phẩm tương đương (chỉ khi được Đại sứ quán Hoa Kỳ phê duyệt).

- Nhà thầu phải đảm bảo sản phẩm được đóng gói phù hợp để tránh hư hỏng, rò rỉ hoặc nhiễm bẩn trong quá trình vận chuyển và giao hàng.

- Khi được yêu cầu, Nhà thầu phải cung cấp thông tin sản phẩm, bao gồm nhà sản xuất, thương hiệu, mã sản phẩm và quốc gia xuất xứ.

2. Quy trình đặt hàng:

- Các đơn hàng riêng lẻ sẽ được nhân viên có thẩm quyền của Đại sứ quán Hoa Kỳ phát hành thông qua các BPA Call/Order.

- Mỗi đơn hàng sẽ nêu rõ các mặt hàng yêu cầu, số lượng, địa điểm giao hàng và ngày giao hàng yêu cầu.

- Nhà thầu không được cung cấp hàng hóa nếu chưa nhận được BPA Call/Order hợp lệ từ người có thẩm quyền.

- Nhà thầu phải cung cấp báo giá dụng cụ vệ sinh theo nhu cầu thực tế và theo yêu cầu của khách hàng trong vòng hai (02) ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu báo giá.

- Tất cả báo giá phải được lập chi tiết theo từng mặt hàng và bao gồm toàn bộ các chi phí áp dụng.

3. Yêu cầu giao hàng:

- Nhà thầu phải giao vật tư đã đặt hàng đến kho của Đại sứ quán Hoa Kỳ hoặc các địa điểm khác thuộc Phái đoàn Hoa Kỳ tại Hà Nội, Việt Nam, theo quy định tại từng đơn hàng.

- Việc giao hàng phải được hoàn tất trong vòng năm (05) ngày làm việc kể từ khi nhận được xác nhận đơn hàng.

- Việc giao hàng phải được thực hiện trong giờ làm việc của Đại sứ quán Hoa Kỳ, từ thứ

Hai đến thứ Sáu, trong các khung giờ 08:00–11:00 và 13:00–16:00.

- Nhà thầu phải cung cấp đầy đủ chứng từ giao hàng, bao gồm phiếu giao hàng hoặc phiếu đóng gói, trong đó xác định rõ các mặt hàng và số lượng đã giao.

- Nhà thầu phải cung cấp cho đầu mối liên hệ của Đại sứ quán họ tên đầy đủ của nhân viên giao/nhận hàng, số giấy tờ tùy thân và thông tin phương tiện vận chuyển để làm thủ tục đăng ký ra vào ít nhất một (01) ngày làm việc trước ngày giao hàng.

4. Kiểm tra và nghiệm thu:

- Đại sứ quán Hoa Kỳ có quyền kiểm tra tất cả sản phẩm tại thời điểm giao hàng.

- Các sản phẩm bị hư hỏng, có lỗi, hết hạn, cung cấp không đúng hoặc không đáp ứng các yêu cầu của đơn hàng có thể bị từ chối.

- Nhà thầu phải thay thế các sản phẩm bị từ chối trong vòng năm (05) ngày làm việc mà không phát sinh thêm bất kỳ chi phí nào cho Đại sứ quán Hoa Kỳ.

5. Thanh toán:

- Nhà thầu phải gửi hóa đơn hàng tháng, bao gồm toàn bộ vật tư đã được giao và nghiệm thu theo các BPA Call đã được phê duyệt trong tháng tương ứng.

- Hóa đơn phải thể hiện ngày giao hàng, số lượng vật tư đã giao cho từng đơn hàng, đơn giá và tổng số tiền phải thanh toán trong tháng.

- Việc thanh toán sẽ được thực hiện bằng Chuyển khoản điện tử (Electronic Fund

Transfer – EFT) vào tài khoản ngân hàng của Nhà thầu được ghi trên hóa đơn trong vòng 30 ngày kể từ khi hóa đơn được nhận và hàng hóa được nghiệm thu.

6. Đầu mối liên hệ:

- Nhà thầu phải cung cấp cho Đại sứ quán Hoa Kỳ tại Hà Nội danh sách những cá nhân có thể được liên hệ ngoài giờ làm việc bình thường trong trường hợp khẩn cấp.

- Nhà thầu phải đảm bảo danh sách thông tin liên hệ này luôn được cập nhật.

7. Thông tin tham chiếu về kết quả thực hiện hợp đồng trước đây:

- Nhà thầu phải cung cấp ít nhất ba (03) đơn vị tham chiếu là các công ty mà Nhà thầu đã hoặc đang cung cấp dịch vụ có quy mô và phạm vi tương tự trong vòng ba (03) năm gần nhất.

- Các dịch vụ được cung cấp cho đơn vị tham chiếu phải được thực hiện tại Hà Nội, Việt Nam.

- Đối với mỗi đơn vị tham chiếu, nhà thầu phải cung cấp tên công ty, đầu mối liên hệ, số điện thoại, địa chỉ email và mô tả ngắn gọn về dịch vụ đã cung cấp.

- Việc không cung cấp đầy đủ các thông tin tham chiếu và tài liệu hỗ trợ theo yêu cầu có thể dẫn đến việc nhà thầu bị loại khỏi các bước đánh giá tiếp theo.

B. Báo giá

• Nhà thầu phải hoàn thành và gửi tài liệu có tên “CLEANING SUPPLIES PRICE

LIST”, bao gồm đơn giá đã bao gồm VAT, cho tất cả các mặt hàng được liệt kê.

• Đại sứ quán sẽ thanh toán cho Nhà thầu theo các mức giá cố định được nêu trong

CLEANING SUPPLIES PRICE LIST sau khi vật tư được giao, nghiệm thu và hóa đơn VAT đạt yêu cầu.

• Giá sẽ được áp dụng theo hình thức Giá cố định không điều chỉnh (Firm-Fixed-Price) trong thời hạn một năm. Đại sứ quán Hoa Kỳ có thể xem xét đề xuất điều chỉnh giá của Nhà thầu, nếu có, vào tháng 9 hàng năm. Mọi đề xuất điều chỉnh giá phải được Đại sứ quán Hoa Kỳ tại Hà Nội xem xét và phê duyệt. Mức giá cuối cùng được Đại sứ quán phê duyệt sẽ được áp dụng cho giai đoạn một năm tiếp theo.

• Tất cả chi phí liên quan đến giao hàng, vận chuyển, đóng gói, bốc xếp và dỡ hàng phải được bao gồm trong đơn giá chào. Đại sứ quán Hoa Kỳ sẽ không thanh toán bất kỳ khoản phí riêng nào khác.

C. Điều khoản và điều kiện mua sắm

• Nhà cung cấp phải đồng ý chấp nhận BPA và các BPA Call do Đại sứ quán Hoa Kỳ tại

Hà Nội phát hành.

• Không chấp nhận hợp đồng riêng do Nhà thầu soạn thảo hoặc yêu cầu ký kết.

• Tất cả các mặt hàng chào giá phải đáp ứng hoặc vượt các thông số kỹ thuật được quy định.

• Báo giá phải bao gồm VAT và tất cả các chi phí phát sinh dự kiến khác.

• Nhà thầu được lựa chọn phải có khả năng chấp nhận thanh toán trong vòng 30 (ba mươi) ngày sau khi đơn hàng được giao đầy đủ và Đại sứ quán nhận được hóa đơn gốc chính xác, hợp lệ.

• Việc thanh toán sẽ được thực hiện thông qua Chuyển khoản điện tử (EFT) vào tài khoản ngân hàng của Nhà cung cấp được ghi trên hóa đơn.

• Trường hợp hủy đơn hàng sau khi BPA Call đã được trao, Đại sứ quán chỉ thanh toán cho phần dịch vụ/hàng hóa đã được thực hiện/cung cấp.

• Để tham khảo các quy định và điều khoản của Chính phủ Hoa Kỳ, vui lòng xem Commercial Clause đính kèm.

Đề nghị gửi hồ sơ chào giá không muộn hơn 17:00 ngày 01 tháng 10 năm 2026 (giờ địa phương) qua email đến Đại sứ quán Hoa Kỳ tại Hà Nội theo địa chỉ:

HanoiGSOProcurement@state.gov

Trân trọng cảm ơn sự hợp tác của Quý Nhà cung cấp.

mailto:HanoiGSOProcurement@state.gov