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SOW_STATEMENT OF WORK FOR

Upgrade of Consular central microphone system

1010 Vienna, Parkring 12, Austria Solicitation #:

FWP #: 1198

January 26, 2026

C.1 ADMINISTRATIVE

C.1.1 PROJECT OVERVIEW

The United States Government (USG), Department of State (DOS), Bureau of Overseas Buildings Operations (OBO), Facility Management/FAC Vienna requires Design and Upgrade Services for the Consular microphone system in Vienna Embassy, Austria. This Statement of Work (SOW) defines the services to be performed by the project development Design Build (DB) Contractor, hereafter referred to as the Contractor.

This project involves the upgrade of the end-of-life microphone system in the consular section to ensure continued reliable operation.

The scope of work includes decommissioning the existing microphone system, replacing the existing control processor CP3 with a new Crestron CP4, replacing the existing 7 Crestron AP/AD control panels with 7 new Crestron TS-770-GV touch panels, replacing existing network switches and network cables for the new control processor, and commissioning of the upgraded system. The new hardware and software must be planned and implemented in such a way that at least two additional microphone stations can be integrated.

The work must be carried out from Monday to Friday, between 8:00 a.m. and 5:00 p.m., in close coordination with the COR/Consulate. The Contractor is responsible for all necessary coordination, supervision, and management of the project. The Contractor shall ensure all new equipment is fully functional and integrated with existing infrastructure. The Contractor shall provide all required documentation, testing, and training for the new system.

C.1.1.1 Project Location and Description

The Consulate is in VIENNA, First district. The official project address is Parkring 12a, 1010 Vienna, Austria.

C.1.1.2 Project Objective – Design Build Project Delivery

The Contractor shall provide complete design and upgrade services, contract coordination, and supervision, including but not limited to the management, professional design services, and construction necessary to meet the requirements of this contract within the established schedules.

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C.1.1.3 Permits and License

Contractor is responsible for obtaining permits and associated fees and licenses required to execute the work. During the onsite visit, the Contractor shall assess the scope of work and determine if any additional permits from local authorities or others are required. Any necessary permits shall be obtained before commencing the work. The Contractor shall ensure compliance with all applicable regulations and obtain approval before proceeding with the work.

• Contractor shall provide drawings and other design documents needed to obtain those or any other permits and licenses for which they are responsible, and official translations as required to execute those permit actions.

• Contractor shall submit drawings to the Contracting Officer Representative (COR) for approval prior to releasing drawings to local permitting and licensing agencies for permits.

• Permit drawings shall be labeled by generic terminology (e.g., office, restroom, mechanical space).

• Permit documents, drawings, specifications, and calculations shall be sealed and signed by the architect and engineers of record, or other professionals as required.

C.1.1.4 Work by Others

The network cabling between the central unit (network switch) and the 7 Crestron touch panels will be carried out by the client.

C.1.1.5 Materials Shipping Address

Shipments shall be consigned to the current embassy at:

U.S. Vienna Embassy - Vienna, Austria Parkring 12a, 1010 Wien, Austria Attn: Erwin Saurer Tel: +43 / 1- 313 39 / 67 06

C.1.2 DESIGN EXPERTISE

C.1.2.1 Reserved through C.1.2.2

C.1.2.2 Host Country Professionals If host country professionals are used, e.g., local AE, local subcontractor, local broker, local counsel, and local surveyor, qualifications shall include:

• Proficiency in English, particularly with respect to architectural and engineering technical language

• Licensed or otherwise qualified professional services including, either on-staff or through contractual resources: Zoning and Landscaping expertise, Interior and Exterior architecture, Engineering (PE) (electrical, telecom, civil, structural, mechanical, plumbing, geotechnical), Page | 3 Facility Management/FAC January 2026

Fire Protection, Cost Estimating or Quantity Surveyors, Preservationist, Urban Planner, Transportation Planner, Sustainability Consultant, and Operations and Maintenance (expertise in local market conditions)

• Demonstrated prior experience with host country codes, standards, and practices

• Demonstrated prior expertise with other host country project development and permitting authorities

• Demonstrated prior experience with local project(s) of comparable scope, scale, and quality of the required tasks

• Demonstrated ability to coordinate with local and U.S. professionals engaged under separate agreements to provide other services (e.g., boundary, topographical surveys, material, and methods testing, geotechnical investigations)

• Subject to background checks, as required for visits to US diplomatic facilities

C.2 REQUIREMENTS

The Contractor shall execute in accordance with the technical requirements identified and referenced herein.

C.2.1 ADMINISTRATIVE SECURITY REQUIREMENTS

This scope of work/SOW requires that the Contractor perform only unclassified work. The SOW does not require personnel with security clearances.

C.2.2.1 General Requirements

C.2.2.1.1 Work Schedule

The Contractor shall provide a detailed project schedule that allows if needed to work Monday through Friday between 8:00AM and 5:00PM. It is preferred that loud work tasks be scheduled either after 4:30PM weekdays or weekends.

C.2.2.1.2 Safe Work

The Contractor shall train its employees on safe work practices for tasks they perform. The Contractor shall monitor their employees to assure they work safely. Workers found to be performing their work in an unsafe manner shall be retrained or coached as needed. If the Contractor’s employee continues to work unsafely, they shall be removed from the contract.

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C.2.2.1.3 Use of Personal Protective Equipment (PPE)

The Contractor shall provide to and require that their employees wear Personal Protective Equipment appropriate for the task they are performing. This may include, but not be limited to proper footwear, respiration protection, hearing protection, eye protection, hand protection, and sun protection. If the equipment is damaged or worn out, it must be properly disposed of and replaced.

PPE shall be approved by the COR and the COR will stop work until employees have proper PPE.

C.2.2.1.4 Material Safety

The Contractor shall ensure the safe handling, application, removal and environmentally sound disposal of all hazardous or potentially hazardous materials and chemicals. The use of any chemical in the building along with a safety data sheet in English must be submitted to the COR for approval before using.

C.2.2.1.5 Incident Reporting

The Contractor shall immediately report to the COR any injuries to a contractor’s employee, requiring more than first aid while working on this project.

C.2.2.1.6 Tools

The Contractor shall provide all tools, equipment, supplies and fuel to fulfill the requirements of this scope of work. The Contractor shall only use tools and equipment for their intended purpose. Tools and equipment must be maintained in good working order. All guards and safety protections must remain in place and be used on powered equipment. Broken and less than optimally functional tools should be repaired or replaced. The Contractor shall train their employees on the safe and proper use of tools and equipment.

C.2.2.1.7. Protecting Work Areas and Equipment

The Contractor shall cover and protect existing fittings, work areas, and flooring with special consideration to covering and protecting smoke detectors and sprinklers to prevent inadvertent activation of these systems. The Contractor is responsible for repairing damage caused by their negligence at their cost.

C.2.2.1.8 Trash Disposal

The Contractor shall be responsible for disposing of all debris. They may not use the embassy dumpsters and must provide their own dumpster or vehicles to dispose of debris. The Contractor shall recycle old materials where possible and feasible.

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C.2.2.1.9 Cleaning

The Contractor shall maintain a neat and clean work area throughout the duration of the project. The Contractor shall, at the completion of the project, clean all areas affected by the project. All surfaces shall be clear of dust, marks, or stains.

C.2.2.1.10 Product Samples

The Contractor shall submit a physical material sample or product spec sheet for all materials to the COR for approval before ordering and installation. Failure to do so may result in the material or installation being rejected at the Contractor’s cost.

C.2.3 PROJECT SPECIFIC REQUIREMENTS

The Contractor shall use project-specific requirements identified in C.2.3 for the execution of the Contract. The Criteria are intended to provide guidance for the conceptual design and project-specific design elements, and are not intended, nor are they adequate for actual construction. The Criteria are not fully developed and do not describe the entire scope of work required for the full performance and completion of the project.

C.2.3.1 Project-Specific Criteria

• Decommission existing central microphone system in the consular section.

• Replace Crestron CP3 to CP4 control processor and ensure full integration with existing AV infrastructure.

• Replace seven (7) Crestron AP AD control panels to seven (7) Crestron TS-770-GV touch panels at designated locations.

• Replace all network switches and network cables associated with the control system to support the new equipment.

• The network cabling between the central unit (network switch) and the 7 Crestron touch panels will be carried out by the client.

• The new hardware and software must be planned and implemented in such a way that at least two additional microphone stations can be integrated.

• The work must be carried out from Monday to Friday, between 8:00 a.m. and 5:00 p.m., in close coordination with the COR/Consulate.

• Commission the new system, including full functional testing and user training.

• Provide all required documentation, including as-built drawings, system configuration files, and operation manuals.

• Ensure all work complies with embassy security, safety, and IT requirements.

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WARNING

This document is the property of the U.S. Government.

Further reproduction and distribution are prohibited without the express written approval of: U. S.

Department of State, Bureau of Overseas Buildings Operations, ATTN: Contracting Officer, Washington, D.C., 20520

• Reference: Attachment J.2.5 ODR 01 General Conventions

C.3 SCHEDULE

The contractor shall deliver the service items in accordance with the following milestones.

The days specified are working days. After the order has been placed, the contractor is obliged to commence work within 15 working days (3 weeks) in accordance with the schedule below and to complete the work within 35 working days (7 weeks, including material delivery times).

# DESCRIPTION DAYS

1 Site visit (during bidding phase- mandatory) 1

2 Kick-Off meeting 1

3 Site Assessment 1

4 Network cabling coordination 1

Order material

Programming/configuration

7 Execution / customer training 2

8 Submit As-Builts 5

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GERMAN Version

LEISTUNGSBESCHREIBUNG

Modernisierung des zentralen Mikrofonsystems im US- Konsulat

1010 Wien, Parkring 12, Österreich

Ausschreibungsnummer: FWP-Nr.: 1198

C.1 ADMINISTRATIV C.1.1 PROJEKTÜBERBLICK

Die Regierung der Vereinigten Staaten (USG), das Außenministerium (DOS), Bureau of Overseas Buildings Operations (OBO), Facility Management/FAC Wien, benötigt Planungs- und Modernisierungsdienstleistungen für das zentrale Mikrofonsystem des US- Konsulates ins Wien, Österreich. Diese Leistungsbeschreibung (SOW) definiert die vom Design-Build (DB) Auftragnehmer, im Folgenden als Auftragnehmer bezeichnet, zu erbringenden Leistungen.

Dieses Projekt umfasst die Modernisierung des veralteten Mikrofonsystems im Konsularbereich, um einen weiterhin zuverlässigen Betrieb zu gewährleisten.

Der Leistungsumfang umfasst die Außerbetriebnahme des bestehenden Mikrofonsystems, den Austausch des vorhandenen Steuerprozessors CP3 durch einen neuen Crestron CP4, den Austausch der bestehenden sieben Crestron AP/AD-Bedienfelder durch sieben neue Crestron TS- 770-GV-Touchpanels, den Austausch der vorhandenen Netzwerkswitches und Netzwerkkabel für den neuen Steuerprozessor sowie die Inbetriebnahme des modernisierten Systems. Die neue Hardware und Software muss so geplant und implementiert werden, dass mindestens zwei zusätzliche Mikrofonstationen integriert werden können.

Die Arbeiten sind von Montag bis Freitag zwischen 8:00 und 17:00 Uhr in enger Abstimmung mit dem COR/Konsulat durchzuführen. Der Auftragnehmer ist für alle erforderlichen Koordinations-, Überwachungs- und Managementaufgaben des Projekts verantwortlich. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass alle neuen Geräte voll funktionsfähig und in die bestehende Infrastruktur integriert sind.

Der Auftragnehmer stellt alle erforderlichen Unterlagen, Tests und Schulungen für das neue System bereit.

C.1.1.1 Projektstandort und Beschreibung Das Konsulat befindet sich im ersten Bezirk von WIEN. Die offizielle Projektadresse lautet Parkring 12a, 1010 Wien, Österreich.

C.1.1.2 Projektziel – Design-Build-Projektabwicklung Der Auftragnehmer muss vollständige Planungs- und Modernisierungsdienstleistungen, Vertragskoordination und Überwachung bereitstellen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Management, professionelle Planungsleistungen und Bauarbeiten, die erforderlich sind, um die Anforderungen dieses Vertrags innerhalb der festgelegten Zeitpläne zu erfüllen.

C.1.1.3 Genehmigungen und Lizenzen Der Auftragnehmer ist für die Einholung aller für die Ausführung der Arbeiten erforderlichen Genehmigungen, Gebühren und Lizenzen verantwortlich. Während des Ortstermins prüft der Auftragnehmer den Leistungsumfang und stellt fest, ob zusätzliche Genehmigungen von lokalen Behörden oder anderen Stellen erforderlich sind. Alle erforderlichen Genehmigungen sind vor Beginn der Arbeiten einzuholen. Der Auftragnehmer stellt die Einhaltung aller geltenden Vorschriften sicher und holt die Genehmigung ein, bevor mit den Arbeiten begonnen wird.

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• Der Auftragnehmer stellt Zeichnungen und andere Planungsunterlagen bereit, die für die Einholung dieser oder anderer Genehmigungen und Lizenzen erforderlich sind, einschließlich offizieller Übersetzungen, sofern für die Genehmigungsverfahren erforderlich.

• Der Auftragnehmer reicht die Zeichnungen dem Contracting Officer Representative (COR) zur Genehmigung ein, bevor sie an lokale Genehmigungs- und Lizenzierungsbehörden weitergeleitet werden.

• Genehmigungszeichnungen sind mit generischen Begriffen zu kennzeichnen (z. B. Büro, WC, Technikraum).

• Genehmigungsunterlagen, Zeichnungen, Spezifikationen und Berechnungen sind vom verantwortlichen Architekten und Ingenieur oder anderen erforderlichen Fachleuten zu unterzeichnen und zu siegeln.

C.1.1.4 Arbeiten durch Dritte Die Netzwerkkabel zwischen der Zentraleinheit (Netzwerkswitch) und den sieben Crestron- Touchpanels werden vom Auftraggeber verlegt.

C.1.1.5 Versandadresse für Materialien Sendungen sind an die aktuelle Botschaft zu adressieren: U.S. Vienna Embassy – Vienna, Austria Parkring 12a, 1010 Wien, Österreich Attn: Erwin Saurer Tel: +43 / 1-313 39 / 67 06

C.1.2 FACHLICHE KOMPETENZ C.1.2.1 Reserviert bis C.1.2.2 C.1.2.2 Fachkräfte des Gastlandes Werden Fachkräfte des Gastlandes eingesetzt, z. B. lokale Architekten/Ingenieure, Subunternehmer, Makler, Rechtsberater oder Vermessungsingenieure, müssen folgende Qualifikationen vorliegen:

• Englischkenntnisse, insbesondere im architektonischen und technischen Bereich

• Lizenzen oder anderweitig qualifizierte Dienstleistungen, entweder im eigenen Haus oder durch Vertragspartner: Fachkenntnisse in den Bereichen Zonierung und Landschaftsgestaltung, Innen- und Außenarchitektur, Ingenieurwesen (PE) (Elektro, Telekom, Bau, Statik, Mechanik, Sanitär, Geotechnik), Brandschutz, Kostenkalkulation oder Mengenermittlung, Denkmalschutz, Stadtplanung, Verkehrsplanung, Nachhaltigkeitsberatung sowie Betrieb und Wartung (Kenntnisse der lokalen Marktbedingungen)

• Nachgewiesene Erfahrung mit Vorschriften, Normen und Praktiken des Gastlandes

• Nachgewiesene Erfahrung mit anderen Projekten und Genehmigungsbehörden des Gastlandes

• Nachgewiesene Erfahrung mit lokalen Projekten vergleichbaren Umfangs, Maßstabs und Qualität

• Nachgewiesene Fähigkeit zur Koordination mit lokalen und US-Fachleuten, die unter separaten Verträgen andere Dienstleistungen erbringen (z. B. Grenz- und topografische Vermessungen, Material- und Methodenprüfungen, geotechnische Untersuchungen)

• Sicherheitsüberprüfung, sofern für Besuche in US-Diplomatenvertretungen erforderlich

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C.2 ANFORDERUNGEN

Der Auftragnehmer führt die Arbeiten gemäß den hierin genannten und referenzierten technischen Anforderungen aus.

C.2.1 ADMINISTRATIVE SICHERHEITSANFORDERUNGEN

Diese Leistungsbeschreibung/SOW verlangt, dass der Auftragnehmer ausschließlich nicht klassifizierte Arbeiten ausführt. Für die SOW sind keine Mitarbeiter mit Sicherheitsüberprüfung erforderlich.

C.2.2.1 Allgemeine Anforderungen C.2.2.1.1 Arbeitszeitplan Der Auftragnehmer stellt einen detaillierten Projektzeitplan bereit, der bei Bedarf Arbeiten von Montag bis Freitag zwischen 8:00 und 17:00 Uhr ermöglicht. Es wird bevorzugt, laute Arbeiten nach 16:30 Uhr an Werktagen oder am Wochenende einzuplanen.

C.2.2.1.2 Arbeitssicherheit Der Auftragnehmer schult seine Mitarbeiter in sicheren Arbeitspraktiken für die von ihnen ausgeführten Tätigkeiten. Der Auftragnehmer überwacht seine Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie sicher arbeiten. Mitarbeiter, die unsicher arbeiten, werden nachgeschult oder gecoacht. Setzt ein Mitarbeiter die unsichere Arbeitsweise fort, wird er vom Vertrag entfernt.

C.2.2.1.3 Persönliche Schutzausrüstung (PSA) Der Auftragnehmer stellt seinen Mitarbeitern geeignete persönliche Schutzausrüstung für die jeweilige Tätigkeit zur Verfügung und verpflichtet sie, diese zu tragen. Dazu können unter anderem geeignetes Schuhwerk, Atemschutz, Gehörschutz, Augenschutz, Handschutz und Sonnenschutz gehören. Beschädigte oder abgenutzte Ausrüstung ist ordnungsgemäß zu entsorgen und zu ersetzen. Die PSA muss vom COR genehmigt werden; der COR kann die Arbeiten einstellen, bis die Mitarbeiter ordnungsgemäß ausgerüstet sind.

C.2.2.1.4 Material- und Chemikaliensicherheit Der Auftragnehmer stellt die sichere Handhabung, Anwendung, Entfernung und umweltgerechte Entsorgung aller gefährlichen oder potenziell gefährlichen Materialien und Chemikalien sicher. Die Verwendung jeglicher Chemikalien im Gebäude sowie ein Sicherheitsdatenblatt in englischer Sprache sind dem COR vor der Verwendung zur Genehmigung vorzulegen.

C.2.2.1.5 Unfallmeldung Der Auftragnehmer meldet dem COR unverzüglich alle Verletzungen von Mitarbeitern, die während der Arbeiten mehr als Erste Hilfe erfordern.

C.2.2.1.6 Werkzeuge Der Auftragnehmer stellt alle Werkzeuge, Geräte, Materialien und Kraftstoffe zur Erfüllung der Anforderungen dieser Leistungsbeschreibung bereit. Werkzeuge und Geräte dürfen nur bestimmungsgemäß verwendet werden und müssen in einwandfreiem Zustand sein. Alle Schutzvorrichtungen und Sicherheitsvorkehrungen müssen an elektrischen Geräten angebracht und verwendet werden. Defekte oder nicht optimal funktionierende Werkzeuge sind zu reparieren oder zu ersetzen. Der Auftragnehmer schult seine Mitarbeiter im sicheren und sachgemäßen Umgang mit Werkzeugen und Geräten.

C.2.2.1.7 Schutz von Arbeitsbereichen und Ausrüstung Der Auftragnehmer deckt und schützt vorhandene Einbauten, Arbeitsbereiche und Böden, insbesondere Rauchmelder und Sprinkler, um eine unbeabsichtigte Auslösung dieser Systeme zu verhindern. Schäden, die durch Fahrlässigkeit des Auftragnehmers entstehen, sind auf dessen Kosten zu beheben.

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C.2.2.1.8 Abfallentsorgung Der Auftragnehmer ist für die Entsorgung aller Abfälle verantwortlich. Die Müllcontainer der Botschaft dürfen nicht genutzt werden; der Auftragnehmer muss eigene Container oder Fahrzeuge zur Entsorgung bereitstellen. Alte Materialien sind, soweit möglich und sinnvoll, zu recyceln.

C.2.2.1.9 Reinigung Der Auftragnehmer hält den Arbeitsbereich während der gesamten Projektdauer sauber und ordentlich. Nach Abschluss des Projekts sind alle betroffenen Bereiche zu reinigen. Alle Oberflächen müssen frei von Staub, Flecken oder Verschmutzungen sein.

C.2.2.1.10 Produktmuster Der Auftragnehmer reicht für alle Materialien ein physisches Muster oder ein Produktdatenblatt zur Genehmigung beim COR ein, bevor diese bestellt oder installiert werden. Andernfalls kann das Material oder die Installation auf Kosten des Auftragnehmers abgelehnt werden.

C.2.3 PROJEKTSPEZIFISCHE ANFORDERUNGEN

Der Auftragnehmer verwendet die in C.2.3 genannten projektspezifischen Anforderungen für die Ausführung des Vertrags. Die Kriterien dienen als Leitfaden für die konzeptionelle Planung und projektspezifische Gestaltungselemente und sind weder für die tatsächliche Bauausführung vorgesehen noch dafür ausreichend. Die Kriterien sind nicht vollständig ausgearbeitet und beschreiben nicht den gesamten Arbeitsumfang, der für die vollständige Durchführung und Fertigstellung des Projekts erforderlich ist.

C.2.3.1 Projektspezifische Kriterien

• Außerbetriebnahme des bestehenden zentralen Mikrofonsystems im Konsularbereich.

• Austausch des Crestron CP3 durch einen CP4-Steuerprozessor und vollständige Integration in die bestehende AV-Infrastruktur.

• Austausch von sieben (7) Crestron AP/AD-Bedienfeldern durch sieben (7) Crestron TS-770- GV-Touchpanels an den vorgesehenen Standorten.

• Austausch aller Netzwerkswitches und Netzwerkkabel des Steuersystems zur Unterstützung der neuen Geräte.

• Die Netzwerkkabel zwischen der Zentraleinheit (Netzwerkswitch) und den sieben Crestron- Touchpanels werden vom Auftraggeber verlegt.

• Die neue Hardware und Software muss so geplant und implementiert werden, dass mindestens zwei zusätzliche Mikrofonstationen integriert werden können.

• Die Arbeiten sind von Montag bis Freitag zwischen 8:00 und 17:00 Uhr in enger Abstimmung mit dem COR/Konsulat durchzuführen.

• Inbetriebnahme des neuen Systems, einschließlich vollständiger Funktionsprüfung und Benutzerschulung.

• Bereitstellung aller erforderlichen Unterlagen, einschließlich Bestandsplänen, Systemkonfigurationsdateien und Bedienungsanleitungen.

• Sicherstellung, dass alle Arbeiten den Sicherheits-, Arbeitsschutz- und IT-Anforderungen der Botschaft entsprechen.

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WARNUNG

Dieses Dokument ist Eigentum der US-Regierung.

Weitere Vervielfältigung und Verbreitung sind ohne ausdrückliche schriftliche Genehmigung des US- Außenministeriums, Bureau of Overseas Buildings Operations, ATTN: Contracting Officer, Washington, D.C., 20520, untersagt.

• Referenz: Anhang J.2.5 ODR 01 Allgemeine Konventionen

C.3 ZEITPLAN

Der Auftragnehmer liefert die Leistungspositionen gemäß den folgenden Meilensteinen.

Die angegebenen Tage sind Werktage. Der AN ist nach Auftragserteilung verpflichtet innerhalb von 15 Werktagen (3Wochen) die Arbeiten laut dem u.a. Zeitplan aufzunehmen und nach 35 Werktagen (7Wochen inkl. Material Lieferzeiten) verbindlich fertigzustellen.

# Leistungsbeschreibung Tage

1 Vor Ort Besichtigung (verpflichtend während der Angebotsphase) 1

2 Kick-Off meeting / Projektstart 1

3 Site Assessment / Iststandsaufnahme 1

4 Abstimmung Netzwerkverkabelung mit AG 1

Lieferzeit Material

Programmierung nach Materialerhalt

7 Ausführung und Schulung Betreiber 2

8 Übergabe Dokumentation 5

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C.4 COST SUMMARY / Kosten Zusammenstellung (Euro):

Material € excl.20%VAT € incl. 20%VAT

Labor € excl.20% VAT € incl.20%VAT

Total € excl.20%VAT € incl.20%VAT

Rechtsgültige Unterschrift/Legally valid signature