RFP 19AJ2026Q0002 Question and Answers June 11 2026.pdf

Questions and Answers

June 11, 2026

RFP 19AJ2026R0002

Local Employee Staff Life Insurance (2026-2031) Baku, Azerbaijan

Q#9: For the purpose of conducting a more accurate pricing assessment, kindly provide the dates of birth of each employee, as the information previously shared included only the employees’ ages.

A#9: The information will not be provided, as it is considered Personally Identifiable Information (PII).

Q#10: Furthermore, kindly provide the 5-year claims history related to the requested insurance coverages.

A#10:

Settlement Date Loss Amount Date of Incident Notification Date December 29, 2022 USD 65,937.00 October 6, 2022 October 21, 2022

Q#11: The death benefit to be provided covers death due to any cause. This benefit also includes death resulting from an accident. The sum insured for the death benefit will be determined on the basis of 22 months’ salary. Kindly confirm whether you find this approach acceptable.

A#11: As clearly stated in the solicitation, in the case of Accidental Death, the participant's named beneficiaries or estate will be entitled to receive 22 times the monthly basic salary upon the death of the participant.

C.2.3. Death Benefit:

The following benefit will be paid to the participant's named beneficiaries or estate upon the death of the participant:

(1) Natural Death: 21 times the monthly basic salary

(2) Accidental Death: 22 times the monthly basic salary

Q#12: As a follow-up to our meeting, please find below the legal note and our proposal regarding the maximum sum insured limit for disability coverage.

AZE

Sığorta məbləğinin sığorta müqaviləsində müəyyən edilməsi qanunvericiliklə tələb olunan məcburi şərtdir. Belə ki, sığorta müqaviləsinin, habelə sığorta müqaviləsinin bağlanma formalarından biri olan sığorta şəhadətnaməsinin məzmununa dair tələblər Azərbaycan Respublikasının Mülki Məcəlləsi ilə müəyyən edilir.

Mülki Məcəllənin 900.1.5-ci maddəsinə əsasən, sığorta müqaviləsində sığorta məbləğinin hər bir sığorta predmeti və ya onun hissəsinə, yaxud hər bir sığorta olunana münasibətdə ayrı-ayrı risklər üzrə miqdarı göstərilməlidir. Eyni tələb sığorta şəhadətnaməsinə münasibətdə də nəzərdə tutulmuşdur. Belə ki, Mülki Məcəllənin 902.1.5-ci maddəsinə əsasən, sığorta şəhadətnaməsində sığorta məbləği əks olunmalıdır.

Qeyd edək ki, sığorta məbləğinin müqavilədə müəyyənləşdirilməsi tələbi formal xarakter daşımır, bu, sığortaçının müqavilə üzrə qəbul etdiyi riskin və öhdəliyinin həddini müəyyən edən əsas elementdir. Mülki Məcəllənin 904.1-ci maddəsinə əsasən, sığorta məbləği sığortalanmış risklər üzrə sığortaçının öhdəliyinin son həddidir. Həmin Məcəllənin 904.2-ci maddəsinə əsasən, könüllü sığorta üzrə sığorta məbləği sığorta müqaviləsi ilə müəyyənləşdirilir. Eyni zamanda, Mülki Məcəllənin 926.2-ci maddəsinə əsasən, sığortaçı sığorta ödənişini yalnız sığorta məbləği həddində həyata keçirir.

Bu baxımdan, sığorta məbləği müəyyən edilmədən sığortaçının sığorta predmeti üzrə hansı həcmdə risk qəbul etdiyini, sığorta hadisəsi baş verdikdə maksimum hansı məbləğdə ödəniş həyata keçirəcəyini və sığorta haqqının hansı risk əsasında hesablanacağını müəyyən etmək mümkün deyil.

Bundan əlavə, sığorta məbləği sığortaçının aktuar hesablamaları və sığorta ehtiyatlarının formalaşdırılması baxımından da əhəmiyyətlidir.

“Sığorta fəaliyyəti haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununun 81-ci maddəsinə əsasən, sığorta ehtiyatları sığortaçının sığorta və ya təkrarsığorta müqavilələri üzrə sığorta ödənişlərinin həyata keçirilməsi üçün öhdəliklərinin məcmusuna uyğun olaraq formalaşdırılan fondlardır.

Sadə dillə desək, sığorta ehtiyatı sığortaçının gələcəkdə baş verə biləcək sığorta hadisələri üzrə öhdəliklərini icra edə (ödəniş edə) bilməsi üçün əvvəlcədən ayırdığı maliyyə vəsaitidir. Bu səbəbdən, sığorta məbləği müəyyən edilmədən sığortaçının müqavilə üzrə maksimal öhdəliyinin həcmini, həmin risk üzrə sığorta haqqını və bu öhdəliyə uyğun formalaşdırılmalı olan sığorta ehtiyatını düzgün hesablamaq mümkün deyil.

Əlavə olaraq qeyd edək ki, “Həyat sığortası və qeyri-həyat sığortası üzrə sığorta ehtiyatlarının formalaşdırılması Qaydası”nın tələblərinə əsasən sığortaçı nəzarət orqanına (indiki halda Mərkəzi Banka) təqdim etdiyi hesabatlarda (“Sığorta (təkrarsığorta) müqavilələrinin uçotu jurnalı”, “Zərərlərin uçotu jurnalı”) sığorta müqavilələri üzrə sığorta məbləğləri də mütləq qeyd etməlidir.

Nəticə etibarilə, sığorta müqaviləsində sığorta məbləğinin müəyyən edilməsi qanunvericiliyin məcburi tələbi olmaqla yanaşı, prudensial və aktuar tələblər baxımından da zəruridir.

İstinadlar:

1. - Azərbaycan Respublikasının Mülki Məcəlləsi

2. 519-IIIQ - Sığorta fəaliyyəti haqqında

3. 12/1 - “Həyat sığortası və qeyri-həyat sığortası üzrə sığorta ehtiyatlarının formalaşdırılması Qaydası”nın təsdiq edilməsi barədə

Əlavə olaraq, tərəfimizdən əlillik təminatı üzrə maksimal sığorta məbləğinin 36 000 manat müəyyən edilməsi təklif olunur. Bu məbləğin əlillik hadisəsinin baş verdiyi tarixdən etibarən 10 il müddətində, I qrup əlillik üzrə minimum aylıq 300 AZN, təminat əsasında hesablanması nəzərdə tutulur.

Bu məsələyə dair mövqeyinizi və rəylərinizi bildirməyinizi xahiş edirik.

ENG

The determination of the insurance amount (the sum insured) in an insurance agreement is a mandatory requirement under the legislation. In particular, the requirements regarding the content of an insurance agreement, as well as the insurance policy, which is one of the forms of concluding an insurance agreement, are established by the Civil Code of the Republic of Azerbaijan.

Pursuant to Article 900.1.5 of the Civil Code, the insurance agreement must indicate the volume of insurance amount by the separate risks with regard to each object of insurance, or its part, or each insured person. The same requirement also applies to the insurance policy.

According to Article 902.1.5 of the Civil Code, the insurance amount must also be reflected in the insurance policy.

It should be noted that the requirement to determine the sum insured in the agreement is not merely formal in nature. The sum insured is a key element that defines the scope of the risk assumed by the insurer and the limit of the insurer’s liability under the agreement. Pursuant to Article 904.1 of the Civil Code, the insurance amount is the final limit of underwriter’s liability with respect to the insured risks. Under Article 904.2 of the Civil Code, in voluntary insurance, the insurance amount is determined by the insurance agreement. At the same time, according to Article 926.2 of the Civil Code, the insurer makes the payment of insurance indemnity within the limits of insurance amount.

https://gcc02.safelinks.protection.outlook.com/?url=https%3A%2F%2Fe-qanun.az%2Fframework%2F46944&data=05%7C02%7CRzayevA%40state.gov%7C277d955d9dc74a08603908dec6f539bc%7C66cf50745afe48d1a691a12b2121f44b%7C0%7C0%7C639166953699232911%7CUnknown%7CTWFpbGZsb3d8eyJFbXB0eU1hcGkiOnRydWUsIlYiOiIwLjAuMDAwMCIsIlAiOiJXaW4zMiIsIkFOIjoiTWFpbCIsIldUIjoyfQ%3D%3D%7C0%7C%7C%7C&sdata=np8PrYRqH2yB%2B4ZpRPeYMQoRfNwuzTKzwiF7eHqL6i0%3D&reserved=0 https://gcc02.safelinks.protection.outlook.com/?url=https%3A%2F%2Fe-qanun.az%2Fframework%2F13983&data=05%7C02%7CRzayevA%40state.gov%7C277d955d9dc74a08603908dec6f539bc%7C66cf50745afe48d1a691a12b2121f44b%7C0%7C0%7C639166953699272081%7CUnknown%7CTWFpbGZsb3d8eyJFbXB0eU1hcGkiOnRydWUsIlYiOiIwLjAuMDAwMCIsIlAiOiJXaW4zMiIsIkFOIjoiTWFpbCIsIldUIjoyfQ%3D%3D%7C0%7C%7C%7C&sdata=QZVaz6LtUJ7mDNxTfW9AZ3YOED4M%2FPTBbu2ZZq2aIJ0%3D&reserved=0 https://gcc02.safelinks.protection.outlook.com/?url=https%3A%2F%2Fe-qanun.az%2Fframework%2F56656&data=05%7C02%7CRzayevA%40state.gov%7C277d955d9dc74a08603908dec6f539bc%7C66cf50745afe48d1a691a12b2121f44b%7C0%7C0%7C639166953699292479%7CUnknown%7CTWFpbGZsb3d8eyJFbXB0eU1hcGkiOnRydWUsIlYiOiIwLjAuMDAwMCIsIlAiOiJXaW4zMiIsIkFOIjoiTWFpbCIsIldUIjoyfQ%3D%3D%7C0%7C%7C%7C&sdata=1IwZckBIlZ5sK684%2BPtHxVASxJkdJrq4xtC%2F3alth5Q%3D&reserved=0

In this regard, without determining the sum insured, it is not possible to establish the scope of risk assumed by the insurer in relation to the insured subject matter, the maximum amount payable upon the occurrence of an insured event, or the basis on which the insurance premium should be calculated.

In addition, the sum insured is also important for the insurer’s actuarial calculations and the formation of insurance reserves. Pursuant to Article 81 of the Law of the Republic of Azerbaijan “On Insurance Activity”, insurance reserves shall be the funds formed in accordance with the aggregations of obligations of the insurer for payment of insurance compensations under insurance or reinsurance contracts.

In other words, an insurance reserve is the amount an insurer sets aside in advance to ensure it can meet its future payment obligations if insured events occur. Therefore, without determining the sum insured, it is not possible to correctly calculate the maximum liability of the insurer under the agreement, the insurance premium for the relevant risk, or the insurance reserve to be formed in line with that liability.

In addition, under Resolution No. 12/1 dated 13 March 2024, which approved the “Rules on the Formation of Life Insurance and Non-Life Insurance Reserves”, the insurer is required to indicate the sums insured under insurance agreements in the reports submitted to the supervisory authority, currently the Central Bank of the Republic of Azerbaijan, including the “Insurance (Reinsurance) Contract Log” and the “Loss Log”.

As a result, the determination of the sum insured in an insurance agreement is not only a mandatory legal requirement, but also a necessary element from prudential and actuarial perspectives.

References:

1. Central Bank of the Republic of Azerbaijan - Civil Code of the Republic of Azerbaijan

2. Microsoft Word - Law of the Republic of Azerbaijan on Insurance Activity ENG

3. Həyat sığortası və qeyri-həyat sığortası üzrə sığorta ehtiyatlarının formalaşdırılması Qaydası.pdf

Furthermore, we would like to propose that the maximum sum insured under the disability coverage be established at AZN 36,000.

It is contemplated that the aforementioned amount shall be calculated on the basis of a minimum monthly benefit of AZN 300 in respect of Category I disability, payable over a period of 10 years commencing from the date of occurrence of the disability event.

We would highly appreciate receiving your position and comments on the above matter.

A#12: The referenced articles have been reviewed, and none require setting a maximum sum insured limit for disability coverage. Instead, they require determining and indicating the insurance amount to be paid. The Embassy solicitation establishes minimum amounts for each disability group. Companies that decide to submit a quotation should determine and indicate the disability payment amount based on either the minimum required by the solicitation or an amount the company considers appropriate and submit this information in their proposal package. Excess amounts will not be a qualifying factor in determining the acceptability of proposals.

Q#13: Due to Azerbaijani law, disability can be permanent and temporary (renewable, granted for 1-2-5 years depending on the state of the person). In case the insured gets permanent disability the payment will be in the amount of AZN 300/250/180 monthly until the sum insured is utilized. In case the disability is temporary, the payment will be in the amount of AZN 300/250/180 monthly for the period of the temporary disability and until the sum insured is utilized. The monthly payments will be made also in case the same group of disability is renewed.

A#13: We do not see a question here.

https://gcc02.safelinks.protection.outlook.com/?url=https%3A%2F%2Fwww.cbar.az%2Flaw-169%2Fcivil-code-of-the-republic-of-aerbaijan%3Flanguage%3Den&data=05%7C02%7CRzayevA%40state.gov%7C277d955d9dc74a08603908dec6f539bc%7C66cf50745afe48d1a691a12b2121f44b%7C0%7C0%7C639166953699310873%7CUnknown%7CTWFpbGZsb3d8eyJFbXB0eU1hcGkiOnRydWUsIlYiOiIwLjAuMDAwMCIsIlAiOiJXaW4zMiIsIkFOIjoiTWFpbCIsIldUIjoyfQ%3D%3D%7C0%7C%7C%7C&sdata=vlm5fofQOgFTk18kdNG3aFQb%2Fxf8PtRmAAehC1dttzw%3D&reserved=0 https://gcc02.safelinks.protection.outlook.com/?url=https%3A%2F%2Fuploads.cbar.az%2Fassets%2FLaw%2520of%2520the%2520Republic%2520of%2520Azerbaijan%2520on%2520Insurance%2520Activity.pdf&data=05%7C02%7CRzayevA%40state.gov%7C277d955d9dc74a08603908dec6f539bc%7C66cf50745afe48d1a691a12b2121f44b%7C0%7C0%7C639166953699328218%7CUnknown%7CTWFpbGZsb3d8eyJFbXB0eU1hcGkiOnRydWUsIlYiOiIwLjAuMDAwMCIsIlAiOiJXaW4zMiIsIkFOIjoiTWFpbCIsIldUIjoyfQ%3D%3D%7C0%7C%7C%7C&sdata=QdEYtYTRiLgxiIcYcLl15ruKuVAkjIQutU19CpqgLo0%3D&reserved=0 https://gcc02.safelinks.protection.outlook.com/?url=https%3A%2F%2Fuploads.cbar.az%2Fassets%2FH%25C9%2599yat%2520s%25C4%25B1%25C4%259Fortas%25C4%25B1%2520v%25C9%2599%2520qeyri-h%25C9%2599yat%2520s%25C4%25B1%25C4%259Fortas%25C4%25B1%2520%25C3%25BCzr%25C9%2599%2520s%25C4%25B1%25C4%259Forta%2520ehtiyatlar%25C4%25B1n%25C4%25B1n%2520formala%25C5%259Fd%25C4%25B1r%25C4%25B1lmas%25C4%25B1%2520Qaydas%25C4%25B1.pdf&data=05%7C02%7CRzayevA%40state.gov%7C277d955d9dc74a08603908dec6f539bc%7C66cf50745afe48d1a691a12b2121f44b%7C0%7C0%7C639166953699349227%7CUnknown%7CTWFpbGZsb3d8eyJFbXB0eU1hcGkiOnRydWUsIlYiOiIwLjAuMDAwMCIsIlAiOiJXaW4zMiIsIkFOIjoiTWFpbCIsIldUIjoyfQ%3D%3D%7C0%7C%7C%7C&sdata=ept8Rlv21%2BMGcGJ4YkijTSScADZzwef0B2JaRUHzJ4Q%3D&reserved=0

Q#14: In section C.2.4, only the minimum disability benefit amounts are specified, subject to annual adjustment by the Azerbaijan Local Social Security System and the Government of Azerbaijan. However, the contract does not specify the maximum limit of disability benefits.

Could you please clarify and specify the maximum disability benefit limits for the following categories:

• Group I Disability — minimum 300 manat per month

• Group II Disability — minimum 250 manat per month

Group III Disability — minimum 180 manat per month

A#14: Please see the answer on question # 12.

Q#15: Is disability annuity benefit to be paid for 1,2,5 years or up to normal retirement age as in the current social security scheme?

A#15: The disability benefit is payable monthly and is not structured as a fixed-term annuity (e.g., 1, 2, or 5 years), nor is it automatically payable up to normal retirement age. These benefits are subject to annual verification of the insured's medical condition and disability classification, and continue only while the insured remains classified under the applicable disability category, as recognized under the policy's annual review process. Coverage is therefore condition-based and subject to ongoing eligibility, rather than tied to a fixed duration or retirement age.

Q#16: Is disability benefit limited to normal retirement age, meaning coverage for persons above retirement age is limited to death only?

A#16: Disability benefits apply only to Eligible Employees as defined under the policy. Employees remain eligible provided they are actively employed and meet the definition of active employment under the policy terms. There is no separate disability coverage for individuals who are no longer in active employment status.

Upon retirement or cessation of active employment, disability coverage terminates in accordance with the policy eligibility rules.

Death benefit eligibility is determined separately under the group life policy terms and the Eligible Employee definition.

Q#17: Where was this group covered previously? Can you share past claims experience? 10 years or, minimum, 5 last years’ claims history will suffice. We will also need to know total sums insured and headcounts in the respective years.

A#17: All local employees of the Embassy were previously covered by Life and Disability Insurance.

In the table below, please find the requested data for five years from Jul 5, 2021 through Jul 4, 2026.

Name Number of insured Staff

Sum Insured/Natural Death and Accidental Death

Sum insured/Total Disability

Aggregate claims paid by year

Reason of claim

2021-2022 335 $ 26,540,810.17 $ 23,972,344.67 $ 65,937.00 (1 natural death case) 2022-2023 328 $ 26,386,701.42 $ 23,833,149.67 None N/A 2023-2024 326 $ 26,593,120.73 $ 24,019,592.92 None N/A 2024-2025 319 $ 27,367,079.00 $ 24,718,652.00 None N/A 2025-2026 287 $ 24,669,226.50 $ 22,281,882.00 None N/A

Due to material differences between the prior coverage and the requirements of this solicitation, this historical data is provided for informational purposes only and should not be relied upon as a predictive basis for pricing this requirement.

Offerors remain responsible for their own underwriting, actuarial analysis, and risk assumptions.