01 Cover letter IFB with instructions.pdf

DEPARTMENT OF THE ARMY

928th CONTRACTING BATTALION

REGIONAL CONTRACTING OFFICE BAVARIA

GEB. 542, TRUPPENÜBUNGSPLATZ

92655 GRAFENWÖHR

SUBJECT: W912PB26BA009, Entitled: Repair Transformer Station 24, Bldg. 643, USAG Bavaria, Grafenwöhr Military Community, Rose Barracks

You are cordially invited to submit a bid for subject solicitation. Your bid must be submitted in hard copy and shall include the following documents:

1. Page 2 of Standard Form 1442 (complete blocks 14 through 20)

2. Section B of Standard Form 1442

3. Section I of Standard Form 1442 (Clause 252.229-7001 Alt I, Tax Relief)

4. Section K of Standard Form 1442

5. A copy of your company’s registration or authorization to do business in Germany (see Standard Form 1442, Section L for more information)

The U.S. Army is using the sealed bidding procedures to contract for this requirement, which means that

• There will be a public bid opening in the conference room at Building 542, Tower Barracks, 92655 Grafenwöhr at the announced bid opening time. All bids will then be read aloud. All interested persons may attend.

• There will be no discussions on the bids, and bidders will not be allowed to change their prices after the opening.

• Bids that fail to conform to the essential requirements of the solicitation will be rejected as nonresponsive, which means they will not be considered for award. Bids will also be rejected if they attempt to impose conditions that limit the bidder’s contractual liability or change the terms and conditions of this solicitation.

• An award will be made to the low bidder, whose bid conforms to the solicitation and who is determined by the contracting officer to be a responsible and responsive contractor.

Therefore you should be extra careful in preparing your bid; that you provide all information and certifications required in the solicitation; and that you submit your most favorable prices in your bid.

If you see any errors or deficiencies in the requirements, or have any questions regarding what is required, it is important that you contact the contracting office as soon as possible, but prior to the bid opening date. Once bids have been opened, the contracting officer cannot change the requirements, and must either proceed to make an award or cancel the solicitation.

If you have any questions regarding the subject solicitation please contact Jereme Kemp, Tel:

09641-70-526-8702 or e-mail: Jereme.a.kemp.civ@army.mil.

MATTHEW S. BOALS

Contracting Officer

Courtesy Translation/Gefälligkeitsübersetzung

Wir möchten Sie hiermit freundlich dazu einladen, ein Angebot für diese Ausschreibung abzugeben. Ihr Angebot muss in Papierform abgeben werden und folgende Unterlagen enthalten:

1. Seite 2 des Formulars „Standard Form 1442“ (Spalten 14 bis 20 sind auszufüllen)

2. Abschnitt B der Ausschreibung

3. Abschnitt I der Ausschreibung (Klausel 252.229-7001 Alt I, Tax Relief

4. Abschnitt K der Ausschreibung

5. Eine Kopie des Handelsregisterauszuges oder der Genehmigung, dass Ihr Unternehmen

Geschäfte in Deutschland betreiben darf (weitere Informationen unter Abschnitt L)

Die U.S. Armee benutzt die sogenannte „sealed-bidding“ Methode, d.h. formelle Ausschreibung, für die Beschaffung dieser Leistung, was unter anderem folgendes bedeutet:

• Die Eröffnung der Angebote erfolgt öffentlich zum angegebenen Zeitpunkt im Konferenzraum, Gebäude 542, Lager, 92655 Grafenwöhr. Alle Angebote werden laut vorgelesen. Bieter oder deren Bevollmächtigte können an der Eröffnung teilnehmen.

• Abgegebene Angebote werden nicht mehr verhandelt, und Bieter sind nicht berechtigt Preise nach Eröffnung der Angebote zu ändern.

• Angebote, die nicht den notwendigen Erfordernissen der Ausschreibung entsprechen, werden als nicht konform zur Ausschreibung abgewiesen, d. h. diese können nicht zur Vergabe vorgesehen werden. Ferner werden Angebote abgewiesen, wenn diese Bedingung beinhalten, die die Haftung des Bieters begrenzen oder die Bedingungen und Auflagen dieser Ausschreibung ändern.

• Die Vergabe erfolgt an den Niedrigstbieter, dessen Angebot mit der Ausschreibung übereinstimmt, und vom Contracting Officer als verlässlicher und verantwortungsvoller Auftragnehmer befunden wird.

Deshalb sollten Sie Ihr Angebot äusserst sorgfältig erstellen, alle Informationen und Beurkundungen wie in der Ausschreibung beschrieben ein- bzw. beifügen und Ihren besten Preis in Ihr Angebot einsetzen.

Sollten Sie Fehler oder sonstige Unzulänglichkeiten in der Ausschreibung feststellen, oder irgendwelche Fragen haben, ist es sehr wichtig den Contracting Officer so schnell wie möglich, aber nicht später als vor dem Eröffnungstermin davon zu informieren. Sind die Angebote eröffnet, können keine Änderungen mehr vorgenommen werden und es muss entweder eine Vergabe vorgenommen werden oder die gesamte Ausschreibung storniert werden.

Für irgendwelche Fragen bezüglich der obigen Ausschreibung wenden Sie sich bitte an Regina Rueckschloss, Tel: 09641-70-526-8702 oder per e-mail: regina.rueckschloss.ln@army.mil.