Scope of Work (SOW) - Perimeter Masonry Wall Improvement at Chief of Mission Residence (CMR).pdf

Embassy of the United States of America General Services Office

Libreville, Gabon

SENSITIVE BUT UNCLASSIFIED

SCOPE OF WORK

Product/service required: Perimeter Masonry Wall Improvement at Chief of Mission Residence (CMR)

Background: The Chief of Mission Residence (CMR) is a significant and high-profile property that requires careful attention to privacy and decorum. All work must be performed with respect to the privacy of the residence, and the area must be left in proper order at the end of each day. The contractor is expected to maintain a clean and organized worksite, ensuring minimal disruption to the residents and surrounding environment.

Project Overview The south side perimeter wall of the CMR is deficient and requires improvement due to vertical/horizontal cracks and water infiltration. The wall dimensions are as follows:

• Length: 61.05 meters

• Height: Varies from 2.71 to 3.18 meters

• Thickness: 0.19 meters (finished)

Date quotation/proposal needed by: July-20-2025

Date product/service needed by: TBD

Scope of Work

1. Top Section Improvement:

o Locate existing reinforced concrete posts from the bottom section (every 3 to 4 meters).

o Open the top section (0.20 meters wide) and extend concrete posts up to the top with rebars.

o Remove existing concrete beam and replace with a 0.15m x 0.15m reinforced concrete beam.

o Replace 50% (approximately 31 square meters) of the existing top section of the wall using industrial bricks especially for the two top rows and repairing any damaged wall portion.

o Plastering all repaired surfaces

2. Reinforcement and Concrete Specifications:

o Connect all rebars in accordance with industry standards.

o Use diameter 10 for Vertical/longitudinal rebars and diameter 8 for stirrups. All rebars spaces to be no more than 150mm.

o Ensure concrete strength is 28MPA at 28 days with a minimum concrete cover of 30mm.

o

3. Painting:

o Paint the entire wall surface (172.45 square meters) with paint matching the existing latex paint.

o Apply 1 primer coat and 2 layers of paint, including wall preparation and crack repairs.

Considerations

• Security Coordination: Coordinate the removal, relocation, and reinstallation of security lights/cameras with the designated FAC representative.

• Ground and Gardening Protection: Protect the ground and gardening areas to avoid damage. Any damage must be repaired by the contractor.

• Safety Practices: Perform works with proper decorum and best safety practices, including the use of working platforms (up to 1.5 meters high) and appropriate

PPE.

• Debris Removal: Clean and remove debris daily.

Other Requirements

• Work Methodology and Timeframe: Include a detailed work methodology and timeframe in the offer.

• Product Specifications and Sampling: Provide specifications and/or samples for FAC review for the following products:

o Paint and primer o Industrial bricks

This concise and structured SOW ensures clarity and comprehensiveness for the perimeter masonry wall improvement project at the CMR, while emphasizing the importance of privacy, proper decorum, and minimal disruption to the residents and environment

Contract Type: Open Market

Please kindly send the commercial offer and technical offer separately

SAM Registration Compliance: It is mandatory to be registered and/or in process to be registered on SAM (www.sam.gov) in order to submit a commercial and technical proposal.

The vendor must request or obtain an NCAGE as part of the mandatory SAM registration process at the following link https://eportal.nspa.nato.int/Codification/CageTool/request-new-cage

Meet or Exceed? Offers must meet or exceed requested specifications described here

Award type: Purchase Order

Evaluation criteria: lowest price, technically-acceptable, with routine maintenance and services included in the contract. Please kindly share technical offer and commercial offer separately.

http://www.sam.gov/ https://gcc02.safelinks.protection.outlook.com/?url=https%3A%2F%2Feportal.nspa.nato.int%2FCodification%2FCageTool%2Frequest-new-cage&data=05%7C02%7CNdoutoumeWA%40state.gov%7C35b9b239fca341e8824308dc9f5b9f49%7C66cf50745afe48d1a691a12b2121f44b%7C0%7C0%7C638560463061599303%7CUnknown%7CTWFpbGZsb3d8eyJWIjoiMC4wLjAwMDAiLCJQIjoiV2luMzIiLCJBTiI6Ik1haWwiLCJXVCI6Mn0%3D%7C0%7C%7C%7C&sdata=Ms77JpD%2BEHe0l8TMQ8iOtKTSa9kWCZuovBh9L%2FyFu7o%3D&reserved=0

Offer request : 30-net pay

Offer validity: 30 days

Applicable FAR clauses: The selected Offeror must comply with all applicable FAR clauses. Please see final contracting instrument for a complete list, the full text of which may be accessed electronically at http://www.acqnet.gov/far.

http://www.acqnet.gov/far

Contracting Authority: This request for quotation does not constitute a contract with the U.S. government. Per FAR 1.602, the sole representative of the Government authorized to enter into an agreement is a warranted Contracting Officer. The selected Offeror must ensure that a valid obligating document (e.g., Government Purchase Order) signed by a Contracting Officer is in place before commencement of work. Any and all modifications after the commencement of work must likewise be authorized by a Contracting Officer.

Delivery: within 30 days

Shipping: N/A

CAHIER DES CHARGES

Produit/service requis : Réfection du mur de clôture en maçonnerie de la Résidence du Chef de Mission (CMR

Contexte :

La Résidence du Chef de Mission (CMR) est une propriété importante et de haut profil qui requiert une attention particulière en matière de confidentialité et de respect. Tous les travaux doivent être réalisés dans le respect de la vie privée des résidents et le site doit être remis en ordre à la fin de chaque journée. L’entrepreneur est tenu de maintenir un chantier propre et organisé, en veillant à limiter au maximum les perturbations pour les résidents et l’environnement alentour.

Présentation du projet :

Le mur de clôture du côté sud de la CMR présente des défauts et nécessite une amélioration en raison de fissures verticales/horizontales et d’infiltrations d’eau. Les dimensions du mur sont les suivantes :

• Longueur : 61,05 mètres

• Hauteur : Variable de 2,71 à 3,18 mètres

• Épaisseur : 0,19 mètre (fini)

Date limite pour la soumission du devis/proposition : 20 Juillet

Date de besoin du produit/service : À déterminer

Étendue des travaux :

1. Amélioration de la partie supérieure :

o Localiser les poteaux en béton armé existants depuis la base (tous les 3 à 4 mètres).

o Ouvrir la partie supérieure (0,20 mètre de large) et prolonger les poteaux en béton jusqu’en haut avec des barres d’armature.

o Retirer la poutre en béton existante et la remplacer par une poutre en béton armé de 0,15 m x 0,15 m.

o Remplacer 50 % (environ 31 mètres carrés) de la partie supérieure existante du mur en utilisant des briques industrielles, notamment pour les deux rangées supérieures, et réparer toute partie endommagée du mur.

o Enduire toutes les surfaces réparées.

2. Spécifications pour l’armature et le béton :

o Relier toutes les barres d’armature conformément aux normes en vigueur.

o Utiliser des barres de diamètre 10 pour les barres verticales/longitudinales et de diamètre 8 pour les étriers.

L’espacement des barres ne doit pas dépasser 150 mm.

o Garantir une résistance du béton de 28 MPa à 28 jours avec une couverture minimale de 30 mm.

3. Peinture :

o Peindre toute la surface du mur (172,45 mètres carrés) avec une peinture assortie à la peinture latex existante.

o Appliquer 1 couche d’apprêt et 2 couches de peinture, y compris la préparation du mur et la réparation des fissures.

Considérations :

• Coordination de la sécurité : Coordonner le démontage, le déplacement et la réinstallation des lampes/caméras de sécurité avec le représentant FAC désigné.

• Protection du sol et des espaces verts : Protéger le sol et les zones de jardinage afin d’éviter tout dommage. Tout dommage doit être réparé par l’entrepreneur.

• Pratiques de sécurité : Réaliser les travaux dans le respect des règles de bienséance et des meilleures pratiques de sécurité, y compris l’utilisation de plateformes de travail (jusqu’à 1,5 mètre de hauteur) et d’équipements de protection individuelle appropriés.

• Enlèvement des débris : Nettoyer et enlever les débris chaque jour.

Autres exigences :

• Méthodologie et calendrier d’exécution : Inclure une méthodologie de travail détaillée et un calendrier dans l’offre.

• Spécifications et échantillons de produits : Fournir les spécifications et/ou échantillons pour examen par le FAC pour les produits suivants :

o Peinture et apprêt o Briques industrielles

Ce cahier des charges (SOW) concis et structuré garantit une compréhension claire et complète du projet d’amélioration du mur de clôture en maçonnerie de la CMR, tout en mettant l’accent sur l’importance de la confidentialité, du respect et de la minimisation des perturbations pour les résidents et l’environnement.

Type de contrat : Marché ouvert

« Veuillez bien vouloir envoyer l’offre commerciale et l’offre technique séparément.

Conformité à l'enregistrement SAM :

Il est obligatoire d'être enregistré et/ou en cours d'enregistrement sur SAM (www.sam.gov) afin de soumettre une proposition commerciale et technique.

Le fournisseur doit demander ou obtenir un NCAGE dans le cadre du processus obligatoire d'enregistrement sur SAM via le lien suivant :

https://eportal.nspa.nato.int/Codification/CageTool/request-new-cage

Conformité aux spécifications :

Les offres doivent répondre ou dépasser les spécifications demandées.

Type d'attribution : Bon de commande

Critères d'évaluation :

• Prix le plus bas

• Conformité technique

• Maintenance et services de routine inclus dans le contrat

Merci de bien vouloir soumettre séparément l'offre technique et l'offre commerciale.

Conditions de paiement : Paiement sous 30 jours nets

Validité de l’offre : 30 jours

Clauses FAR applicables :

Le soumissionnaire sélectionné doit se conformer à toutes les clauses FAR applicables. La liste complète des clauses applicables peut être consultée en ligne à l'adresse suivante :

http://www.acqnet.gov/far.

Autorité contractante :

Cette demande de devis ne constitue pas un contrat avec le gouvernement des États-Unis.

Conformément à FAR 1.602, le seul représentant du gouvernement habilité à conclure un contrat est un agent contractant dûment mandaté. Le soumissionnaire sélectionné doit s'assurer qu'un document engageant valide (ex. : bon de commande gouvernemental) signé par un agent contractant est en place avant le début des travaux. Toute modification après le démarrage des travaux doit également être autorisée par un agent contractant.

Délai de livraison : 30 jours

Expédition : N/A http://www.sam.gov/ https://eportal.nspa.nato.int/Codification/CageTool/request-new-cage http://www.acqnet.gov/far