Scope of Work (SOW) - May 21 Dinner (002) ------.pdf

Embassy of the United States of America

General Services Office

Libreville, Gabon

SENSITIVE BUT UNCLASSIFIED

SCOPE OF WORK

Product/service required: Dinner Event Services

Quotation Due Date: May 8, 2026

Period of Performance: May 21, 2026

Location: Libreville, Gabon

The U.S. Embassy Libreville requests quotations for a dinner event to support a multi-day workshop organized by the United States Department of Justice (DOJ).

The event will host approximately 125 participants, including government officials, international experts, and private sector representatives.

The contractor shall provide all facilities, catering, staffing, and related services necessary to ensure a high-quality, professional dinner event.

Dinner Event Requirements

General Requirements

The contractor shall provide a private or semi-private dining space suitable for approximately 125 seated participants.

Date: Thursday, May 21, 2026

Time: Evening (exact timing to be confirmed)

Venue Specifications

The venue must:

• Be located within close proximity to a major international-standard hotel capable of hosting conference participants (strongly favoring integrated or adjacent facilities)

• Offer a secure, controlled-access environment suitable for official U.S.

government–sponsored events

• Provide indoor, climate-controlled dining space (outdoor-only venues are not acceptable)

• Meet high standards of cleanliness, service, and professional presentation

• Have prior experience hosting large-scale official or corporate events (100+ participants)

Dining Setup

The contractor shall provide:

• Seating for approximately 125 participants

• Round banquet tables seating 8–10 participants per table (preferred)

• Standard dining setup including:

o Tablecloths and appropriate table settings o Glassware and cutlery o Buffet service stations

• Space configuration must allow:

o Easy participant movement o Buffet circulation without congestion o Optional area for brief remarks or informal networking

Catering Requirements

Meal Format: Buffet-style dinner (preferred)

The quotation must include:

• Full dinner service for approximately 125 participants

• A varied menu including:

o Meat and fish options o Vegetarian options o Side dishes and desserts

• Beverages (non-alcoholic only):

o Bottled water o Soft drinks o Coffee/tea

Important:

Alcohol must not be included in the base quote.

Service and Staffing

The contractor shall provide:

• Professional waitstaff appropriate for an event of this size

• Buffet attendants to manage food service

• Event supervisor or point of contact on-site

Service must ensure:

• Timely replenishment of food and beverages

• Clean and orderly dining environment throughout the event

Equipment and Facilities

The contractor shall ensure availability of:

• Adequate lighting and sound conditions for a formal dinner setting

• Optional basic sound system (microphone) for short remarks, if requested

• Reliable electrical access

Security and Access

The venue must:

• Allow for controlled access to invited participants only

• Be compatible with standard Embassy security coordination measures

• Provide safe entry/exit for participants

Attendance and Pricing Flexibility

• Base quotation must be calculated for 125 participants

• Offerors must indicate:

o Pricing adjustments if attendance decreases (e.g., ~100 participants) o Pricing adjustments if attendance increases modestly

• Final participant count will be confirmed closer to the event date

Logistical Considerations

The contractor shall:

• Coordinate closely with Embassy staff on event timing and setup

• Allow reasonable flexibility for:

o Final headcount adjustments o Minor schedule changes

• Provide a single, itemized quotation including:

o Venue rental (if applicable) o Catering (per person cost) o Staffing o Any additional fees

Contract Details

Contract Vehicle: Open Market

Set-Aside Restrictions: None

Award Type:

Firm-fixed-price contract. Payment may be executed via MIPR funds or the ICASS funding system.

Evaluation Criteria:

Lowest price, technically acceptable.

Offer Validity: 30 days

Payment Terms: Net 30 days after receipt of invoice and acceptance of services

FAR Compliance:

The selected Offeror must comply with all applicable Federal Acquisition Regulation

(FAR) clauses. Full text available at: http://www.acqnet.gov/far

Contracting Authority:

This request for quotation does not constitute a contract with the U.S. government.

Per FAR 1.602, the sole representative of the Government authorized to enter into an agreement is a warranted Contracting Officer. The selected Offeror must ensure that a valid obligating document (e.g., Government Purchase Order) signed by a

Contracting Officer is in place before commencement of work. Any and all modifications after the commencement of work must likewise be authorized by a

Contracting Officer.

Delivery: Services to be provided during the period of performance (May 18–22, 2026)

Shipping (if applicable):

All quotations must include delivery to FOB Destination as specified in the final contract.

http://www.acqnet.gov/far

CAHIER DE CHARGES

Produit/service requis : Services d’organisation d’un dîner événementiel

Date limite de soumission des offres : 8 mai 2026

Période d’exécution : 21 mai 2026

Lieu : Libreville, Gabon

L’Ambassade des États-Unis à Libreville sollicite des devis pour l’organisation d’un dîner dans le cadre d’un atelier de plusieurs jours organisé par le Département de la

Justice des États-Unis (DOJ).

L’événement réunira environ 125 participants, incluant des représentants du gouvernement, des experts internationaux et des acteurs du secteur privé.

Le prestataire devra fournir l’ensemble des installations, des services de restauration, du personnel et des services connexes nécessaires pour garantir un dîner de haute qualité et de niveau professionnel.

Exigences pour le dîner événementiel

Exigences générales

Le prestataire devra fournir un espace de restauration privé ou semi-privé pouvant accueillir environ 125 participants assis.

Date : Jeudi 21 mai 2026

Heure : En soirée (horaire exact à confirmer)

Spécifications du lieu

Le lieu doit :

• Être situé à proximité immédiate d’un hôtel de standard international capable d’héberger les participants (préférence pour des installations intégrées ou adjacentes)

• Offrir un environnement sécurisé avec accès contrôlé, adapté aux événements officiels sponsorisés par le gouvernement américain

• Disposer d’un espace intérieur climatisé (les lieux exclusivement en extérieur ne sont pas acceptés)

• Respecter des standards élevés de propreté, de service et de présentation professionnelle

• Avoir une expérience avérée dans l’organisation d’événements officiels ou corporatifs de grande envergure (100+ participants)

Configuration de la salle

Le prestataire devra fournir :

• Des places assises pour environ 125 participants

• Des tables rondes de banquet accueillant 8 à 10 personnes par table (préféré)

• Une configuration standard incluant :

o Nappes et dressage approprié des tables o Verrerie et couverts o Stations de buffet

L’aménagement devra permettre :

• Une circulation fluide des participants

• Un accès au buffet sans encombrement

• Un espace optionnel pour de brèves allocutions ou du réseautage informel

Exigences de restauration

Format du repas : Dîner sous forme de buffet (préféré)

Le devis doit inclure :

• Un service de dîner complet pour environ 125 participants

• Un menu varié comprenant :

o Options de viande et de poisson o Options végétariennes o Accompagnements et desserts

Boissons (non alcoolisées uniquement) :

• Eau en bouteille

• Boissons gazeuses

• Café / thé

Important :

L’alcool ne doit pas être inclus dans le devis de base.

Service et personnel

Le prestataire devra fournir :

• Du personnel de service professionnel adapté à un événement de cette envergure

• Du personnel dédié au buffet

• Un superviseur ou point de contact sur site

Le service devra garantir :

• Un réapprovisionnement en temps opportun des plats et boissons

• Un environnement propre et ordonné tout au long de l’événement

Équipements et installations

Le prestataire devra assurer :

• Un éclairage et des conditions sonores adéquats pour un dîner formel

• Un système de sonorisation basique (microphone) si nécessaire

• Un accès fiable à l’électricité

Sécurité et accès

Le lieu devra :

• Permettre un accès contrôlé uniquement aux participants invités

• Être compatible avec les exigences de sécurité de l’Ambassade

• Garantir des conditions d’entrée et de sortie sécurisées

Participation et flexibilité des prix

• Le devis de base doit être établi pour 125 participants

• Les soumissionnaires doivent indiquer :

o Les ajustements de prix en cas de diminution (ex : ~100 participants) o Les ajustements en cas d’augmentation modérée

Le nombre final de participants sera confirmé ultérieurement.

Considérations logistiques

Le prestataire devra :

• Coordonner étroitement avec le personnel de l’Ambassade

• Faire preuve de flexibilité pour :

o Les ajustements du nombre de participants o Les modifications mineures de l’horaire

Le devis devra être détaillé et inclure :

• Location du lieu (si applicable)

• Restauration (coût par personne)

• Personnel

• Tous frais additionnels

Détails du contrat

Type de marché : Marché ouvert

Restrictions : Aucune

Type d’attribution :

Contrat à prix ferme et forfaitaire. Le paiement pourra être effectué via fonds MIPR ou le système ICASS.

Critère d’évaluation :

Offre la moins-disante techniquement acceptable

Validité de l’offre : 30 jours

Conditions de paiement : 30 jours nets après réception de la facture et acceptation des services

Conformité FAR

Le soumissionnaire retenu devra se conformer à toutes les clauses applicables du

Federal Acquisition Regulation (FAR).

Texte complet disponible sur : http://www.acqnet.gov/far

Autorité contractante

Cette demande de devis ne constitue pas un contrat avec le gouvernement des États-

Unis.

Conformément au FAR 1.602, seul un Contracting Officer habilité est autorisé à engager le gouvernement.

Le prestataire sélectionné devra s’assurer qu’un document contractuel valide (ex : bon de commande) signé par un Contracting Officer est émis avant le début des travaux.

Toute modification devra également être approuvée par un Contracting Officer.

Livraison

Les services devront être fournis pendant la période d’exécution (18–22 mai 2026)

Livraison / Transport (si applicable)

Toutes les offres doivent inclure une livraison en FOB Destination conformément au contrat final.

http://www.acqnet.gov/far