Scope of Work (SOW) - May 18-22 Room Block - 01.pdf

Embassy of the United States of America

General Services Office

Libreville, Gabon

SENSITIVE BUT UNCLASSIFIED

SCOPE OF WORK

Product/service required: Hotel Accommodation and Related Services

Quotation Due Date: May 4, 2026

Period of Performance: May 16–24, 2026 (core dates May 18–22)

Location: Libreville, Gabon

The U.S. Embassy Libreville requests quotations for hotel accommodation services to support a multi-day workshop organized by the United States Department of Justice

(DOJ).

The event will convene approximately 125 participants, including international and local attendees. Lodging must support efficient participation in a workshop hosted at a major international-standard conference venue in Libreville.

The contractor shall provide all lodging, coordination, and related services necessary to ensure a seamless and secure stay for participants.

Accommodation Requirements

General Scope

The contractor shall provide hotel accommodations for approximately 100–125 participants over the core workshop period.

• Core stay dates: Check-in May 18, 2026; Check-out May 22, 2026 (4 nights)

• Flexible window: May 16–24, 2026 (to accommodate staggered arrivals/departures)

Hotel and Location Requirements

The accommodation provider must:

• Be co-located with or immediately adjacent to the workshop venue

• Allow walking access between guest rooms and conference facilities (no vehicle transport required)

• Be part of, or directly connected to, an international-standard hotel complex

• Maintain consistent service standards across all rooms

The contractor may propose accommodation across one or two adjacent properties within the same hotel complex, provided they function operationally as a single venue.

Room Block Requirements

The contractor shall:

• Provide a room block of approximately 100–125 rooms, with flexibility

• Offer a mix of:

o Standard single-occupancy rooms (primary requirement) o Limited double-occupancy rooms (if requested)

• Guarantee:

o Availability for the full core period o Ability to adjust final rooming list closer to the event date

Flexible Booking and Adjustments

The contractor must:

• Allow staggered arrivals and departures within the May 16–24 window

• Provide flexible cancellation and modification terms, including:

o Adjustments to room count o Changes to individual stay dates

• Clearly indicate:

o Deadlines for final rooming list submission o Penalties (if any) for late changes

Rates and Pricing

The quotation must include:

• Itemized nightly room rates

• Rates for:

o Single occupancy o Double occupancy (if applicable)

• Any applicable:

o Taxes o Service charges o Breakfast inclusion (must be specified)

• Rates must remain fixed for the duration of the contract

• Offerors must indicate whether reduced rates apply if total room count decreases

Services and Amenities

The contractor shall provide:

• Daily housekeeping services

• Reliable high-speed Wi-Fi in all guest rooms

• 24/7 front desk services

• Secure premises with controlled access

Rooms must include:

• Air conditioning

• Private bathroom facilities

• Workspace (desk/table)

Meal Requirements (Breakfast)

The contractor shall specify:

• Whether breakfast is included in the room rate

• If included:

o Format (buffet preferred) o Service hours compatible with workshop schedule

Group Coordination and Support

The contractor shall:

• Designate a single point of contact for group coordination

• Support:

o Rooming list management o Check-in/check-out coordination o Invoice consolidation

• Provide:

o A group reservation system or tracking mechanism

Transportation and Accessibility

Given proximity requirements:

• No daily transport should be required between hotel and conference venue

• The contractor must confirm walkable, safe access between lodging and meeting spaces

Security and Compliance

The hotel must:

• Meet standards appropriate for official U.S. government–sponsored events

• Be able to coordinate, if needed, with Embassy security personnel

Attendance Variability

• Base quotation must assume 125 participants

• Offerors must indicate:

o Pricing flexibility if attendance decreases (e.g., ~100 participants) o Ability to scale up modestly if needed

Contract Details

Contract Vehicle: Open Market

Set-Aside Restrictions: None

Award Type:

Firm-fixed-price contract. Payment may be executed via MIPR funds or the ICASS funding system.

Evaluation Criteria:

Lowest price, technically acceptable.

Offer Validity: 30 days

Payment Terms: Net 30 days after receipt of invoice and acceptance of services

FAR Compliance:

The selected Offeror must comply with all applicable Federal Acquisition Regulation

(FAR) clauses. Full text available at: http://www.acqnet.gov/far

Contracting Authority:

This request for quotation does not constitute a contract with the U.S. government.

Per FAR 1.602, the sole representative of the Government authorized to enter into an agreement is a warranted Contracting Officer. The selected Offeror must ensure that a valid obligating document (e.g., Government Purchase Order) signed by a

Contracting Officer is in place before commencement of work. Any and all modifications after the commencement of work must likewise be authorized by a

Contracting Officer.

Delivery: Services to be provided during the period of performance (May 18–22, 2026)

Shipping (if applicable):

All quotations must include delivery to FOB Destination as specified in the final contract.

http://www.acqnet.gov/far

Produit/service requis : Hébergement hôtelier et services associés

Date limite de soumission des devis : 4 mai 2026

Période d’exécution : 16–24 mai 2026 (dates principales : 18–22 mai)

Lieu : Libreville, Gabon

L’Ambassade des États-Unis à Libreville sollicite des devis pour des services d’hébergement hôtelier afin de soutenir un atelier de plusieurs jours organisé par le

Département de la Justice des États-Unis (DOJ).

L’événement réunira environ 125 participants, incluant des participants internationaux et locaux. L’hébergement doit permettre une participation efficace à un atelier organisé dans un centre de conférence de standard international à Libreville.

Le prestataire devra fournir l’ensemble des services d’hébergement, de coordination et services associés nécessaires afin d’assurer un séjour fluide et sécurisé pour les participants.

Exigences d’hébergement

Portée générale

Le prestataire devra fournir l’hébergement hôtelier pour environ 100 à 125 participants pendant la période principale de l’atelier.

• Dates principales de séjour : arrivée le 18 mai 2026 ; départ le 22 mai 2026

(4 nuits)

• Période flexible : 16–24 mai 2026 (afin de permettre des arrivées et départs échelonnés)

Exigences relatives à l’hôtel et à l’emplacement

Le prestataire d’hébergement doit :

• Être situé dans le même site ou immédiatement adjacent au lieu de l’atelier

• Permettre un accès à pied entre les chambres et les installations de conférence

(aucun transport en véhicule requis)

• Faire partie d’un complexe hôtelier de standard international ou y être directement rattaché

• Maintenir des standards de service homogènes pour toutes les chambres

Le prestataire peut proposer un hébergement réparti sur un ou deux établissements adjacents au sein du même complexe hôtelier, à condition qu’ils fonctionnent opérationnellement comme un site unique.

Exigences relatives aux blocs de chambres

Le prestataire devra :

• Fournir un bloc d’environ 100 à 125 chambres, avec flexibilité

• Proposer une combinaison de :

o Chambres simples (occupation individuelle – exigence principale) o Chambres doubles limitées (si demandé)

• Garantir :

o La disponibilité pendant toute la période principale o La possibilité d’ajuster la liste finale des chambres à l’approche de l’événement

Réservations flexibles et ajustements

Le prestataire doit :

• Autoriser les arrivées et départs échelonnés entre le 16 et le 24 mai

• Offrir des conditions flexibles de modification et d’annulation, incluant :

o Ajustement du nombre de chambres o Modification des dates de séjour individuelles

• Indiquer clairement :

o Les délais de soumission de la liste finale des occupants o Les pénalités éventuelles en cas de changements tardifs

Tarifs et prix

Le devis doit inclure :

• Tarifs détaillés par nuitée

• Tarifs pour :

o Occupation simple o Occupation double (le cas échéant)

• Tous frais applicables :

o Taxes o Frais de service o Petit-déjeuner (à préciser obligatoirement)

• Les tarifs doivent rester fixes pendant toute la durée du contrat

• Les soumissionnaires doivent indiquer si des réductions s’appliquent en cas de diminution du nombre total de chambres

Services et commodités

Le prestataire devra fournir :

• Service de ménage quotidien

• Wi-Fi haut débit fiable dans toutes les chambres

• Réception ouverte 24h/24 et 7j/7

• Installations sécurisées avec accès contrôlé

Les chambres doivent inclure :

• Climatisation

• Salle de bain privative

• Espace de travail (bureau/table)

Exigences de restauration (petit-déjeuner)

Le prestataire devra préciser :

• Si le petit-déjeuner est inclus dans le tarif

• Si inclus :

o Format (buffet préféré) o Horaires compatibles avec le programme de l’atelier

Coordination de groupe et support

Le prestataire devra :

• Désigner un point de contact unique pour la coordination du groupe

• Soutenir :

o La gestion de la liste des chambres o La coordination des arrivées et départs o La consolidation des factures

• Fournir :

o Un système de réservation ou de suivi de groupe

Transport et accessibilité

Compte tenu des exigences de proximité :

• Aucun transport quotidien ne doit être requis entre l’hôtel et le lieu de conférence

• Le prestataire doit confirmer un accès sécurisé et à pied entre les chambres et les espaces de réunion

Sécurité et conformité

L’hôtel doit :

• Répondre aux standards requis pour des événements officiels du gouvernement des États-Unis

• Être en mesure de coordonner, si nécessaire, avec le personnel de sécurité de l’Ambassade

Variabilité de la participation

• Le devis de base doit être établi sur 125 participants

• Les soumissionnaires doivent indiquer :

o La flexibilité tarifaire en cas de réduction de participation (ex. ~100 participants) o La capacité d’augmentation modérée si nécessaire

Détails du contrat

• Type de contrat : Marché ouvert (Open Market)

• Restrictions de lot : Aucune

• Type d’attribution : Contrat à prix ferme et fixe

• Le paiement peut être effectué via des fonds MIPR ou le système ICASS

Critères d’évaluation :

Offre la plus basse répondant aux exigences techniques (Lowest Price, Technically

Acceptable)

• Validité de l’offre : 30 jours

• Conditions de paiement : Net 30 jours après réception de la facture et acceptation des services

Conformité FAR

Le soumissionnaire sélectionné devra respecter toutes les clauses applicables du

Federal Acquisition Regulation (FAR). Texte disponible sur :

Autorité contractante

Cette demande de devis ne constitue pas un contrat avec le gouvernement des États-

Unis. Conformément à la FAR 1.602, seul un Contracting Officer dûment habilité est autorisé à engager le gouvernement. Le soumissionnaire retenu devra s’assurer qu’un document d’obligation valide (ex. bon de commande gouvernemental) signé par un

Contracting Officer est en place avant le début des prestations. Toute modification après le début des prestations devra également être approuvée par un Contracting

Officer.

Livraison

Les services doivent être fournis pendant la période d’exécution (18–22 mai 2026)

Expédition (le cas échéant)

Tous les devis doivent inclure une livraison en mode FOB Destination, conformément au contrat final.