Adjunto C.doc

ADJUNTO C

LINEAMIENTOS PARA PAGOS ANTICIPADOS

De conformidad con la FAR 32.404(a)(9) y 32.404(b), la Parte 32 “no se aplica a pagos anticipados autorizados por la ley para efectuar “transacciones excluidas por los procedimientos de la entidad en virtud de la autoridad estatutaria”, y “las entidades pueden emitir sus propias instrucciones para tramitar rubros de pago anticipado”.

La sección 305 de la Ley Federal de Servicios Administrativos y Propiedad de 1949 (41 U.S.C. 255) es la autoridad estatutaria para la Parte 32 de la FAR relativa al financiamiento de contratos para empresas pequeñas o desfavorecidas. Contiene una exención para todas las funciones del gobierno de los Estados Unidos autorizada por la Ley de Ayuda Externa de 1961 (22 U.S.C. 2393), y sus enmiendas. La Fundación Interamericana fue establecida al amparo de la Ley de Ayuda Externa tal como fuera enmendada en 1969 y por tanto está exenta de la Parte 32 de la FAR en relación con el financiamiento de los contratos.

De conformidad con la autoridad estatutaria precedente, se establecen los lineamientos siguientes para proporcionar pagos anticipados según sea necesario para los contratistas bajo contrato con la IAF:

El contratista puede solicitar un pago anticipado por un período no superior a tres meses, sometiendo el formulario adjunto. El contratista debería presentar la solicitud al Representante Técnico del Jefe de Contratación de la IAF (COTR) para su aprobación. El COTR será responsable de enviar una copia del formulario de pago anticipado a la División de Servicios de Contabilidad del Centro de Recursos Administrativos, Sección de Operaciones de Contabilidad, a fin de que pueda procesarse el pago. Los documentos pueden presentarse vía correo electrónico, FedEx, o correo ordinario.

Una vez recibido el pago, el contratista es responsable de la contabilización del uso de los fondos anticipados. El contratista deberá presentar documentación al COTR de la IAF designado en el contrato sobre el uso de los fondos y la cantidad del anticipo que queda a disposición del COTR de la IAF. Antes del último pago en la orden de tarea, el COTR de la IAF determinará si hay un saldo pendiente en el pago anticipado. Si existe dicho saldo, se deducirá de la factura final de la orden de tarea y en ese momento se presentarán los recibos.

El pago anticipado se limita a ciertas partidas:

Los gastos de viaje y otros costos relacionados con los talleres, conferencias, seminarios y otras visitas de asistencia a donatarios o verificación planificadas por el Contratista, o requeridas como parte del desempeño del contrato son ejemplo de las partidas para las que se permite efectuar pago anticipado. Los gastos operativos y costos generales administrativos tales como equipo, alquiler de oficina, mobiliario y líneas de teléfono podrían considerarse pero no se alienta a utilizarlo con dichos fines. Los honorarios no pueden ser incluidos en el pago anticipado.