SPANISH BPD-IAF-11-R-0006 - GT.doc

OMB CONTROL NO. 1505-0080/0081

LICITACIÓN Y OFERTA—

ADQUISICIÓN NEGOCIADA

PAGINA

DE

I. SOLICITATION

1. LICITACIÓN NO.

BPD-IAF-11-R-0006

2. FECHA DE EMISIÓN

29 de noviembre de 2010

90 dias

5. EMITIDA POR

Department of the Treasury

Bureau of the Public Debt

Division of Procurement, Avery 5F

200 Third Street

Parkersburg, WV 26106-5312

Attn: Mindy Wargowsky

6. . DIRECCIÓN OFERTA (Si es distinta del Rubro 5)

7. PARA OBTENER INFORMACIÓN, LLAMAR A (No se admiten llamadas a cobro revertido)

NÚMERO DE TELÉFONO

480-7034 psb3@bpd.treas.gov

8. BREVE DESCRIPCIÓN

Es intención que esta licitación resulte en la adjudicación de un contrato de entrega-indefinida, cantidad indefinida (IDIQ por sus siglas en inglés) para Servicios de Auditoría de Cumplimiento de los Términos de Donación en Guatemala, en apoyo a la Fundación Interamericana (IAF).

Esta adquisición es irrestricta. El código NAICS es 541211 y el estándar de tamaño es de US$8,5 millones.

9. ÍNDICE

Y OTROS ADJUNTOS

II. OFERTA

El suscrito acepta suministrar y entregar los artículos o prestar los servicios en la medida prescrita en el presente documento para la consideración indicada. Los derechos y obligaciones de las partes para con el contrato resultante estarán sujetos y se regirán por el presente documento y cualesquiera documentos adjuntos o incorporados por referencia.

11. NOMBRE Y DIRECCIÓN DE OFERTANTE

12A. FIRMA DE LA PERSONA AUTORIZADO PARA FIRMAR

12B. NOMBRE DEL SIGNATARIO

12C. CARGO DEL SIGNATARIO

CÓDIGO DE ÁREA

NÚMERO

NUMBER

AUTORIZADO PARA REPRODUCCIÓN LOCAL

FORMULARIO OPCIONAL 308 (9-97)

GENERADO EN COMPUTADORA

Prescrito por GSA - FAR (48 CFR) 53.215-1(f)

PARTE I – EL PLAN

SECCIÓN B – SUMINISTROS O SERVICIOS Y PRECIOS/COSTOS

B.1. RESUMEN DEL CONTRATO

El presente contrato consiste en un año base con cuatro períodos de opción de un año de duración. Se adjudicará un contrato que se base en el desempeño, que sea de entrega indefinida y de cantidad indefinida y que contenga honorarios profesionales de precio fijo, tarifas horarias de servicios optativos y costos de viaje reembolsables. Los períodos de tiempo del presente contrato son los siguientes:

Período Base de la fecha de adjudicación a 12 mes consecutivo Año de Opción I de Mes 13 a Mes 24

Año de Opción II de Mes 25 a Mes 36

Año de Opción III de Mes 37 a Mes 48 Año de Opción IV de Mes 49 a Mes 60

B.2. VALOR MÍNIMO/MÁXIMO DEL CONTRATO

El valor mínimo del presente contrato ascenderá a $10,000 y el valor máximo se calculará conforme al precio evaluado. Véase la Sección M.2.2.

B.3. DESCRIPCIONES DE CATEGORÍAS LABORALES

El Contratista será una firma contable, contadores, u organización de auditoría autorizada para ejercer que cuente con presencia física a tiempo completo en Guatemala, y tendrá condición jurídica que le permita operar en todo Guatemala durante la vigencia del contrato. Los Contratistas propondrán una configuración apropiada de personal que incluya un Socio Auditor/Gerente Principal y un empleado de plantilla especializado en Auditoría.

Socio Auditor/Gerente Principal

El Socio Auditor/Gerente Principal será un Contador Público Certificado (CPA) y habrá recibido autorización para ejercer de la autoridad supervisora de concesión de licencias correspondiente en el país/estado. Debe tener como mínimo la formación siguiente: (a) licenciatura en contabilidad o negocios y (b) 80 horas de educación profesional continua en los últimos dos años, que satisfaga los requisitos de educación profesional continua contenidos en las Normas de Auditoría Pública Generalmente Aceptadas (GAGAS). Las responsabilidades de esta categoría incluyen:

1. analizar documentos de trabajo, estados financieros e informes conexos para garantizar que son exactos y completos;

2. dialogar con los clientes acerca de los resultados del trabajo realizado;

3. dirigir a los auditores de plantilla;

4. revisar y aprobar los programas y planes de trabajo;

5. garantizar la realización de las tareas dentro del tiempo presupuestado y de conformidad con los compromisos de entrega; y

6. efectuar el seguimiento del compromiso de trabajo y ayudar a resolver los problemas de contabilidad, auditoría y presentación de informes a medida que surgen.

Al Socio Auditor/Gerente Principal se le asignan regularmente las demás tareas de auditoría de la empresa en su capacidad de gerente. El Socio Auditor/Gerente Principal es responsable del trabajo realizado, es decir, gestión general de proyectos y revisión del informe final.

Auditor de Plantilla

El Auditor de Plantilla tendrá una licenciatura en contabilidad o negocios, y un mínimo de dos años de experiencia en auditoría general. Las responsabilidades del Auditor de Plantilla incluyen realizar en forma independiente segmentos importantes de una auditoría y tomar decisiones en todos los aspectos salvo los más inusuales de contabilidad, auditoría y presentación de informes.

La Sección B.3.1 contiene descripciones de las calificaciones de los auditores que realizan las auditorías incluidas en el ejemplo de precios proporcionado en la Sección B.5.

B.3.1. Auditor o auditores

1. El Contratista satisfará las calificaciones y normas de independencia especificadas en el conjunto de Normas de Auditoría Pública Generalmente Aceptadas (GAGAS o “Libro Amarillo”). Estas normas especifican los requisitos necesarios relacionados con la Calificación de los Auditores e incluyen (sin limitarse a ellas) las siguientes normas de competencia clave:

(a) El Contratista será uno o más contadores públicos certificados y autorizados para ejercer o personas que trabajen para una empresa de contabilidad pública autorizada para ejercer.

(b) El Contratista (persona responsable de la planificación, dirección o presentación de informes) deberá completar, cada dos años, al menos 80 horas de educación profesional continua, 24 horas de las cuales deberán estar relacionadas con auditoría del gobierno. A los auditores que sólo realizan trabajo de campo y anualmente cobran menos de 20 por ciento respecto a compromisos GAGAS solo se les exige tomar 24 horas de educación profesional continua relacionada con el gobierno en el período de dos años.

(c) El Contratista deberá someterse a un examen externo de personal homólogo una vez cada tres años por parte de una firma contable independiente. El Contratista tendrá también establecido un sistema de control de calidad apropiado.

2. De conformidad con las Normas de Auditoría Pública de los Estados Unidos, el Contratista deberá cumplir con las cláusulas aplicables de la ley de contabilidad pública y con las reglas de la jurisdicción en la que han recibido autorización para ejercer y donde se ejecuta el compromiso de trabajo.

3. El Contratista se asegurará de que los auditores de plantilla poseen experiencia requerida y los conocimientos necesarios para efectuar una auditoría. Los requisitos de formación que tiene que satisfacer el auditor de plantilla incluirían una licenciatura en contabilidad y por lo menos dos años de experiencia en auditoría general. El Contratista deberá garantizar que el personal de auditoría comprende el entorno singular en el que operan las donatarias de la Fundación. El Contratista debe demostrar sensibilidad cultural y la capacidad de relacionarse con toda la gama de actores en el ámbito del desarrollo que participan en los distintos programas, así como con los círculos empresariales.

4. El Contratista tendrá una presencia física en Guatemala. El Contratista estará dispuesto y en condiciones de viajar a zonas remotas de Guatemala para realizar trabajo de campo en el lugar físico donde se encuentran los donatarios.

5. El Contratista proporcionará servicios de auditoría de donaciones en otros países, en circunstancias especiales, en base específica y temporaria, según lo solicite el Representante Técnico del Agente de Contrataciones (COTR).

6. El Contratista (y su personal) deberá tener fluidez en el idioma español, hablando, leyendo y escribiendo en el lenguaje de la actividad profesional.

B.4. HONORARIOS PROFESIONALES Y PRECIOS UNITARIOS (Todas los precios deberán proporcionarse en dólares de los Estados Unidos.)

Los honorarios profesionales y los precios unitarios de todos los rubros establecidos en esta sección son fijos durante la vigencia del contrato.

El Honorario de Auditoría, así como el Honorario de Orientación/Evaluación Inicial, incluirá el costo de los servicios profesionales por tiempo y materiales, excluidos los costos de viaje reembolsables (comidas, alojamiento y transporte). Los viajes internacionales fuera de Guatemala, con el fin de realizar las Auditorías o las Orientaciones/Evaluaciones Iniciales, no se considerarán reembolsables, salvo que ello haya sido solicitado al COTR y éste lo haya autorizado por adelantado.

Se estima que para concluir cada auditoría (incluida la planificación, el trabajo de campo y la presentación de informes) se requiere el equivalente de 5 a 7 días de trabajo de una persona (excluido el tiempo de viaje) y una configuración de personal que incluya un Socio Auditor/Gerente Principal y un Auditor de Plantilla. Cada Orientación/Evaluación Inicial está diseñada para ser realizada por una persona (Auditor de Plantilla) durante un día (excluido el tiempo de viaje). Por tanto, los precios unitarios mencionados a continuación incluirán el honorario total del Contratista por realizar una auditoría y una Orientación/Evaluación Inicial. Los precios de la auditoría y orientación/evaluación inicial son fijos.

En el Apéndice A se presenta una tabla de cifras estimativas de las auditorías de donaciones que se requerirán por año del contrato. La ubicación de las donatarias variará por y puede incluir cualquiera y todos los departamentos/provincias/estados. La índole de la actividad de donaciones de la Fundación es tal que es probable que las visitas de campo incluyan zonas remotas de Guatemala, lo cual puede resultar condiciones difíciles de viaje y alojamiento.

Otros Servicios Optativos incluirán una tarifa horaria por la prestación de servicios posibles que incluirían los siguientes: organizar conferencias y/o talleres regionales, prestar servicios de consultoría ad hoc relacionados con peticiones específicas de la Fundación (es decir, revisiones del manual de auditoría, guías para las donatarias y otro material de orientación escrito) y realizar visitas de campo solicitadas por la Fundación para prestar asistencia técnica. Los precios unitarios siguientes por concepto de Otros Servicios Optativos incluirán los honorarios por hora del Contratista por concepto de trabajo posible sobre las actividades descritas en este párrafo y en la Sección C. El cálculo del honorario por hora por organizar conferencias o talleres debería reflejar únicamente el tiempo del Contratista y los gastos administrativos generales relacionados con la preparación de la conferencia o taller. Otros costos asociados con la conferencia o taller (por ejemplo, alquilar la instalación donde se realizará la reunión, preparar las invitaciones, etc.) deberá aprobarlos por adelantado el Auditor de la Fundación o el COTR, y se reembolsarán con base en los costos reales o serán pagados directamente por la Fundación al proveedor o proveedores.

B.5. ÓRDENES DE TAREA (U OPERATIVOS)

El Gobierno emitirá órdenes de tarea en el marco del presente contrato a precio fijo para los productos a entregar o con tarifas horarias para Otros Servicios Optativos más los gastos de viaje autorizados, tal como se estipula. Antes del comienzo de cada período de doce meses, el Contratista presentará un estimado de costos de viaje para realizar las visitas que han sido planificadas para el siguiente período de doce meses de acuerdo con el borrador de orden de tarea proporcionado por el COTR (Apéndice B). Las estimaciones de costos de viaje incluirán un viático (alojamiento, comidas y gastos accesorios) y gastos de transporte necesarios para realizar la auditoría. El estimado de costos de viaje incluirá a un solo miembro del personal del Contratista a menos que el COTR haya aprobado lo contrario, caso por caso. Los viajes internacionales fuera de país, con el fin de realizar las Auditorías o las Orientaciones/Evaluaciones Iniciales, no se considerarán reembolsables, salvo que ello haya sido solicitado al COTR y éste lo haya aprobado por adelantado. El COTR revisará las estimaciones de costos de viaje y las aceptará o pedirá que se las revise. Los gastos que no han sido preaprobados pueden no ser pagados. El Agente de Contrataciones emitirá una Tarea Bajo Formulario de Contrato (Apéndice B) al Contratista por correo electrónico en el que se especificará un precio fijo-definitivo por las visitas (de conformidad con los precios de la sección B) y un importe que no deberá exceder cierto límite por los gastos de viaje. Los recibos deben presentarse junto con las facturas de pasajes aéreos, alojamiento y todos los gastos de más de US$75.

AÑO BASE (adjudicación hasta el mes 12)

UNIDAD

UNIDAD

CANTIDAD

Inicial

Auditorías Especiales)

Optativos

AÑO OPTATIVO 1 (Mes 13 a mes 24)

UNIDAD

UNIDAD

CANTIDAD

Inicial

Auditorías Especiales)

Optativos

AÑO OPTATIVO 2 (Mes 25 a mes 36)

UNIDAD

UNIDAD

CANTIDAD

Inicial

Auditorías Especiales)

Optativos

AÑO OPTATIVO 3 (Mes 37 a mes 48)

UNIDAD

UNIDAD

CANTIDAD

Inicial

Auditorías Especiales)

Optativos

AÑO OPTATIVO 4 (Mes 49 a mes 60)

UNIDAD

UNIDAD

CANTIDAD

Inicial

Auditorías Especiales)

Optativos

Estimaciones para viajes:

Un presupuesto de viajes estimado por el Gobierno será determinado en el momento de la adjudicación y será agregado al total propuesto por el Contratista para determinar el valor máximo del contrato.

SECCIÓN C - DESCRIPCIÓN/ESPECIFICACIONES/DECLARACIÓN DE DESEMPEÑO (PWS)

C.1. ANTECECENTES

La Fundación Interamericana (IAF) es un organismo autónomo del gobierno de EE.UU. establecido como parte de la Ley de Asistencia Exterior de 1969. La misión de la IAF es promover el desarrollo de base sostenible en toda América Latina y en el Caribe. Con esa finalidad, la IAF proporciona donaciones directamente a organizaciones de base y comunitarias en América Latina y el Caribe para ayudarlas a aplicar sus propias ideas creativas al desarrollo y la reducción de la pobreza.

Desde el inicio de sus operaciones en 1972, la IAF ha distribuido más de US$630 millones por medio de unas 5.000 donaciones. Numerosas donaciones han apoyado a organizaciones de base tales como cooperativas agrícolas y asociaciones vecinales o de pequeños negocios; otras fueron adjudicadas a organizaciones intermedia que proporcionan crédito, asistencia técnica, capacitación y pericia en comercialización a grupos de base. La mayor porción de la financiación de la IAF ha sido invertida en producción de alimentos y agricultura, seguida por desarrollo microempresarial, y educación y capacitación. Para más información sobre la IAF, visite nuestro sitio Web www.iaf.gov.

La IAF desea propuestas para donación que reúnan los siguientes criterios:

· Ofrezcan soluciones innovadoras a problemas del desarrollo a poblaciones generalmente fuera del alcance de agencias de asistencia exterior tradicional.

· Demuestren una substancial participación de los beneficiarios en el diseño, administración e implementación del proyecto.

· Generen beneficios prácticos para los pobres en modos que aumenten la capacidad de los pobres para la autoayuda.

· Fortalezcan la capacidad de las organizaciones de personas pobres, sean técnicamente factibles, y tengan potencial de sostenibilidad.

· Muestren contribuciones de contrapartida del proponente, e idealmente, de otros patrocinadores locales.

La IAF da preferencia a organizaciones que no hayan recibido financiación directa de otros organismos de EE.UU. Además, la IAF otorga preferencia a solicitudes que demuestran una estrategia en la formación de alianzas para el desarrollo con entidades de los sectores público y privado.

Los proyectos de desarrollo de base apoyados por la IAF son frecuentemente realizados por grupos en comunidades pobres con capacidad administrativa y conocimientos técnicos limitados. Como resultado, a veces es necesario proporcionar capacitación y asistencia técnica conjuntamente con las donaciones. La IAF tiene su sede en Washington, y su personal reside en EE.UU. La realización de actividades de alcance o extensión ha llevado a la IAF a fructíferas relaciones con individuos y organizaciones locales, incluyendo al SEAL (Servicio de Enlace y Apoyo Local) que asiste al COTR en el monitoreo y el manejo de la cartera de Guatemala.

Funciones complementarias a la del SEAL en el país incluyen la auditoría financiera, objeto de esta Declaración de Desempeño de Trabajo, y verificación de resultados programáticos. Actualmente la IAF contrata a una firma en el país para los servicios de auditoría financiera. Un segundo Contratista en el país se encarga actualmente servicios de verificación de datos que son utilizados para los informes de la IAF al congreso de EE.UU. y otros propósitos internos. El SEAL no es responsable por auditorías financieras o verificación de resultados, pero puede asistir a los donatarios en la obtención de asistencia técnica relativa a estos temas. Aparte de los Contratistas de la IAF para auditorías financieras y verificación de datos, la IAF no cuenta con apoyo adicional en el país.

Hasta julio de 2010 e, programa de la IAF en Guatemala contaba con 16 donaciones activas (Apéndice A). Donatarios actuales y potenciales realizan proyectos en una variedad de áreas temáticas, incluyendo agricultura y medio ambiente, desarrollo microempresarial, planificación y gobernanza local, empoderamiento de jóvenes, y la utilización de las transferencias de remesas para el desarrollo local. El programa de la IAF en Guatemala pone énfasis en el desarrollo de alianzas entre donatarios y entidades de los sectores público y privado. La cartera de la IAF en Guatemala puede variar en cantidad y tipo de proyectos financiados en el trascurso del tiempo hasta que el contrato de esta licitación sea adjudicado. El auditor de Guatemala debe prever que su carga de trabajo será proporcional al volumen y actividades de la cartera de Guatemala y corresponderá a las necesidades de la agencia, y podría aumentar o reducirse de acuerdo con cualquier cambio en la cartera. Las fluctuaciones de la cartera afectarán la carga de trabajo y los montos pagados en virtud de este contrato.

C.2. OBJETIVO

El propósito de esta contratación es proporcionar servicios de auditoría de cumplimiento respecto a donaciones de la Fundación en Guatemala.

C.3. ALCANCE

El alcance del presente contrato y las auditorías que se realizarán se ajustarán al “Manual de Auditoría para Uso de los Auditores Independientes en la Revisión de las Donaciones de la Fundación” (versión de 2006), que se adjunta como Apéndice C de esta Declaración de Desempeño (PWS). Con el propósito de esta Declaración de Desempeño, una Auditoría se definirá como prueba a nivel de revisión, tal como se especifica en la sección 6.02 del Libro Amarillo, y no constituye una auditoría financiera según las Normas de Auditoría Pública Generalmente Aceptadas (GAGAS) o las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (GAAS). Las auditorías realizadas en el marco del presente contrato incluirán suficientes pruebas de los libros y registros de un donatario para determinar si el donatario cumple, en todos los aspectos materiales, con los requisitos enunciados en el convenio de donación ejecutado entre la Fundación y el donatario, y para emitir una opinión al respecto.

La auditoría incluirá una revisión del uso de los fondos de la donación por parte del donatario, así como su recibo de recursos de contrapartida, en el contexto del convenio de donación. Los auditores evaluarán y analizarán los costos reales contraídos y compararán los costos con los rubros presupuestados y propuestos. El informe de auditoría contendrá un análisis comparativo de los costos reales contraídos (el importe presupuestado desembolsado) frente al monto global total presupuestado.

El formulario, el contenido y el momento de la presentación del informe de auditoría deberán ajustarse a los criterios especificados en el Manual de Auditoría elaborado por la Fundación [el Apéndice C] .

C.3.1 Requisitos

(1) El Contratista proporcionará todos los servicios, el personal, las instalaciones, el equipo y el material necesarios para realizar el trabajo requerido en el marco de esta Declaración de Desempeño (PWS).

(2) El Contratista ejecutará todas las auditorías realizadas en el marco de esta Declaración de Desempeño y el contrato resultante de conformidad con las Normas de Auditoría Pública Generalmente Aceptadas (GAGAS o Libro Amarillo) tal como han sido promulgadas por el Contralor General de los Estados Unidos en la versión más reciente (actualmente la versión de 2007). El Contratista deberá cumplir el requisito de conocer y estar familiarizado con la Circular A-122, “Principios de Costos para Organizaciones Sin Fines de Lucro Distintas de las Educativas [“Cost Principles for Non-profit other than Educational Organizations”] de la Oficina de Administración y Presupuesto de los Estados Unidos (OMB).

(3) El Contratista llevará a cabo todas las auditorías de conformidad con los procedimientos específicos y los requisitos de presentación de informes enunciados en el Manual de Auditoría de la Fundación, versión de 2006. El Manual de Auditoría en su totalidad acompaña esta Declaración de Desempeño [véase el Apéndice C]. Cualquier revisión subsiguiente del Manual de Auditoría será enviada por la Fundación al Contratista y entrará en vigor en la fecha especificada por la Fundación.

(4)

El Contratista informará acerca de resultados sustanciales, de conformidad con la sección 6.15 del Libro Amarillo, “Developing Elements of Findings for Attestation Engagements”. [Creación de Elementos de Conclusiones para Compromisos de Pruebas]. Las conclusiones incluirán los elementos siguientes: criterios, condición, causa y efecto. En cada conclusión, el Contratista también incluirá una recomendación del auditor y una respuesta de funcionarios del donatario a las conclusiones.

(5) El Contratista realizará in situ todo el trabajo de auditoría de campo requerido en el lugar del donatario. Debido a la índole de la actividad de donaciones de la Fundación, se espera que el Contratista viaje, en algunos casos, a regiones remotas de Guatemala en el curso de una auditoría.

(6) El Contratista informará de inmediato (es decir dentro de las 24 horas) al Auditor de la Fundación y al COTR acerca de todos los casos de posible fraude o abuso en los que se hayan malgastado los fondos de donación de la Fundación, descubiertos como parte de la auditoría o en cualquier otro tiempo.

(7) Para cada nuevo donatario, el Contratista realizará in situ una orientación/evaluación inicial de un día de duración para analizar el entorno contable y financiero del donatario. Esta evaluación servirá de evaluación del riesgo de control interno y dará la oportunidad al Contratista de proporcionar orientación al donatario en relación con los controles contables apropiados o los sistemas necesarios para administrar los fondos de donación de la Fundación. El Contratista le proporcionará y analizará con el donatario la “Guía de Administración Financiera de la Donación”. La Guía de Administración Financiera de la Donación es un documento especialmente diseñado para donatarios que describe los requisitos contables y de informes sobre donaciones típicas de la Fundación. (Ver Apéndice D).

El Contratista proporcionará un documento de aproximadamente dos páginas en formato Word en el que se delineen los resultados de la evaluación. El informe se enviará por vía electrónica al Auditor de la Fundación y el COTR dentro de los 60 días de recepción por parte del Contratista del convenio de donación.

(8) El Contratista retendrá los informes de auditoría y todos los documentos de trabajo conexos durante la vida del proyecto más dos años después de su terminación o expiración, o seis años, el período que sea más largo.

(9)

El Contratista estará disponible para asistir a las reuniones trimestrales de situación mediante teleconferencia con el Auditor de la Fundación y el COTR para planificar, evaluar el desempeño y emitir resoluciones.

(10) A solicitud del COTR, el Contratista (que incluirá un máximo de dos personas) participará en una o más conferencia(s) o taller(es) regional(es) con otros contratistas y funcionarios de la Fundación a fin de evaluar las actividades contractuales, revisar y actualizar las políticas y procedimientos de auditoría, así como compartir las “mejores prácticas” y los conocimientos relacionados con la realización de auditorías de donaciones. Los gastos de viaje, alojamiento y comidas contraídos por el Contratista para asistir a las reuniones serán sufragados por la Fundación en términos de costos reales.

(11) El Contratista participará en reuniones de orientación en grupo para nuevos donatarios de la Fundación según se lo requiera el COTR. Los gastos de viaje, alojamiento y comidas contraídos por el Contratista para asistir a las reuniones serán sufragados por la Fundación en términos de costos reales.

(12) El Contratista participará en una Revisión externa de Control de Calidad (QCR) de la Fundación, que se realizará aproximadamente una vez cada tres años. El Auditor de la Fundación efectuará esta revisión, la cual requerirá acceso total a los documentos de trabajo de las auditorías de donaciones, así como a la ayuda y disponibilidad del Contratista y del personal clave.

C.3.2. Ubicación de la oficina y capacidad técnica El Contratista dispondrá de una oficina física situada en Guatemala. La oficina de auditoría estará equipada con una computadora, teléfono, fax y servicios de internet. El personal clave del proyecto debe dominar el uso de los programas Word y Excel de Microsoft; todos los archivos electrónicos serán compatibles con los programas informáticos existentes en la oficina de la Fundación (Microsoft Office 2003 Word y Excel) salvo que el COTR indique otra cosa.

C.4 REQUISITOS DE PRESENTACIÓN DE INFORMES

Los siguientes productos a entregar se requieren en el marco presente contrato:

(1) Un informe resumido de evaluación inicial/orientación de aproximadamente dos páginas que se ajustará a todos los requisitos detallados en el Manual de Auditoría (véase Apéndice C). El informe será enviado por correo electrónico al Auditor de la Fundación y al COTR en formato de Word o pdf, de conformidad con el calendario especificado en el subpárrafo C.5. (1), más abajo.

(2) Un informe de auditoría que se ajuste al formato y contenido estándar recomendado en el Manual de Auditoría (versión de 2006) será enviado por correo electrónico como apéndice en Word o pdf, con firma electrónica, al Auditor de la Fundación y al COTR de conformidad con los calendarios especificados en el subpárrafo C.5(2), más abajo.

Los informes de auditoría incluirán conclusiones sustanciales, respuestas de los donatarios y la evaluación de dichas respuestas por parte del Contratista. También se formularon recomendaciones para cada conclusión u observación. Consúltese el subpárrafo C.3.2 (4) supra para obtener mayor información.

Los informes de auditoría se presentarán en español.

(3) Si se solicita, el Contratista mostrará y/o enviará a la Fundación documentos de trabajo (o copias de los originales de los auditores) en los que se definan todos los análisis, flujos de trabajo, conceptos, ajustes de auditoría y computaciones utilizados para justificar las conclusiones, observaciones y recomendaciones mencionadas con anterioridad.

(4) El Contratista estará a la disposición para realizar actualizaciones trimestrales de los estados de auditoría. El COTR le puede pedir que proporcione actualizaciones periódicas según lo necesite o requiera el Auditor de la Fundación y el Representante de la Fundación durante la auditoría para permitir las deliberaciones sobre las posibles conclusiones.

C.5. CALENDARIO DE ENTREGA

(1) El resumen de dos páginas de la orientación/evaluación inicial será presentado al COTR y Auditor de la Fundación dentro de un período de 60 días del calendario de haber recibido el Contratista una copia del nuevo convenio de donación aprobado que enviará el Auditor de la Fundación directamente al Contratista.

(2) Frecuencia de las auditorías – El COTR se comunicará con el Contratista para establecer calendarios de auditoría. El COTR enviará un calendario de auditoría actualizado al menos cada doce meses en el que reflejen las nuevas donaciones, enmiendas y otras informaciones. Todos los informes de auditoría deberán presentarse a más tardar 90 días después de concluido el período de auditoría (con excepción de las Auditorías Especiales descritas más luego).

Calendario de Auditoría– Las donaciones de la Fundación requieren auditorías de conformidad con el calendario siguiente que adopta un plazo de donaciones típico de tres años:

· Primera Auditoría – La primera auditoría corresponderá al período de 12 meses que termina un año después de la Fecha de la Donación.

· Segunda Auditoría – La segunda auditoría se realizará para el período de 12 meses que termina un año después de la Primera Auditoría (período de 12 meses que termina 24 meses después de la Fecha de la Donación).

· Auditoría Final - La auditoría final corresponderá al período de 12 meses que termina un año después de la Segunda Auditoría (período de 12 meses que termina 36 meses después de la Fecha la Donación). Si se modifica o enmienda un convenio de donación para ampliar el período de la donación en 12 meses o menos, la Auditoría Final se retrasará hasta la fecha de expiración del convenio de donación enmendado. Si el convenio de donación se extiende en más de 12 meses, el Contratista se asegurará de que se realiza una auditoría adicional para garantizar que ningún período de auditoría excede los 24 meses

· Auditorías Especiales - El Contratista efectuará auditorías especiales según se lo solicite por escrito el COTR, caso por caso. Dada la índole especial, y a menudo urgente, de estas auditorías, los informes deben presentarse al COTR dentro de 30 días de de haber sido asignados, salvo que el COTR indique algo distinto.

C.6. DOCUMENTOS DE TRABAJO

(1) Todos los documentos de trabajo se mantendrán en un lugar seguro accesible al COTR cuando lo solicite, incluidas las Revisiones de Control de Calidad (QCR).

(2) A pedido del COTR, el Contratista proporcionará, a expensas del Contratista, una copia de todos los documentos de trabajo, notas auditoría o cualquier otra documentación (en formato impreso o electrónico) que el Contratista puede generar al realizar la auditoría. Estos documentos pasarán a ser propiedad de la Fundación.

(3) Los documentos de trabajo contendrán los objetivos, el alcance y la metodología de una auditoría, incluido cualquier criterio de muestreo utilizado. Los documentos de trabajo contendrán documentación del trabajo realizado para apoyar conclusiones y juicios significativos, incluida la descripción de transacciones y los expedientes examinados que permitirían a un auditor experimentado llegar a las mismas conclusiones y emitir los mismos juicios. Los documentos de trabajo también incluirán documentación relacionada con la evaluación del riesgo.

(4) Los documentos de trabajo de una auditoría realizada por un auditor sin calidad de supervisor contendrán pruebas de revisión comprobatoria de todo el trabajo realizado por el Contratista. Contendrán información suficiente para permitir a un auditor experimentado que no ha tenido relación previa con el trabajo de auditoría determinar a partir de ellos las pruebas en apoyo de las conclusiones y juicios importantes del Auditor.

C.7. CONFIDENCIALIDAD

Todo el trabajo realizado en el marco del presente contrato es confidencial y no se divulgará a partes externas sin el permiso expreso por escrito del Auditor de la Fundación o del COTR.

C.8. INDEPENDENCIA DEL CONTRATISTA

(1) De conformidad con las Normas de Auditoría Pública Generalmente (GAGAS), en todos los asuntos relacionados con el trabajo de auditoría, el Contratista y sus empleados serán independientes y mantendrán una actitud y apariencia independientes de forma que las opiniones, conclusiones, juicios y recomendaciones sean imparciales y consideradas imparciales por parte de terceros bien informados.

(2) El Contratista considerará tres clases generales de posibles limitaciones para su independencia: personales, externas y organizativas. Si alguna de estas limitaciones pudiera afectar a la habilidad que tiene un auditor de llevar a cabo trabajo de auditoría e informar acerca de las conclusiones en forma imparcial, o crear la apariencia de afectarla, como mínimo el Contratista requerirá la recusación y el reemplazo del auditor de esas responsabilidades específicas de auditoría hasta el momento en que el conflicto o apariencia de conflicto deje de existir para tal individuo. En situaciones en las que un auditor específico no pueda ser reemplazado, el Contratista notificará de inmediato y por escrito al COTR.

(3) El Contratista también se regirá por el código de conducta profesional del Instituto Norteamericano de Contadores Públicos Certificados (AICPA).

C.9. REQUISITOS DE DESEMPEÑO

El Resumen de Requisitos de Desempeño tiene por fin proporcionar un plan de garantía de la calidad para los servicios de auditoría en Guatemala. Este plan ofrece una base para que el COTR evalúe la calidad del desempeño del Contratista. La supervisión prevista en el contrato y en este plan ayudará a garantizar que los niveles de servicio alcanzan y mantienen el grado requerido durante el plazo del contrato. Además, este plan proporciona al COTR una forma proactiva de evitar un desempeño inaceptable o deficiente, y proporciona aportes verificables para las evaluaciones de desempeño pasado requeridas.

El Contratista es responsable de que se cumplan los requisitos del presente contrato de conformidad con los Requisitos de Desempeño detallados más abajo. El Contratista estará sujeto a los incentivos/desincentivos asociados con los Requisitos de Desempeño. El Contratista presentará un plan de control de calidad como parte de la propuesta técnica.

Resumen de los Requisitos de Desempeño (PRS)

Los informes cumplirán con los requisitos trazados en C.3.1 (7), C.4. (1), y en el Manual de Auditoría.

Inspección al 100%.

El COTR estudiará la calidad de cada informe en base a los criterios establecidos en este contrato.

El COTR registrará la fecha de inicio de la donación y las fechas en que los convenios de donación son enviados por correo electrónico.

Evaluación de desempeño previo.

Si el producto a entregar es recibido después de la fecha límite sin aprobación previa por escrito del COTR, se impondrá una multa de 10% (de los cargos del informe de orientación).

El Contratista volverá a realizar el trabajo sin costo para el gobierno si el producto es inaceptable. No se realizará pago alguno hasta que el producto aceptable sea recibido.

El vendedor no facturará hasta que presente una confirmación del COTR por correo electrónico aceptando el informe.

Los informes cumplirán con los requisitos trazados en C.4.(2) y en el Manual de Auditoría.

Inspección al 100%.

El COTR registrará la fecha de recibo de todos los informes y su calidad de acuerdo con los criterios establecidos en el presente contrato.

Evaluación de desempeño previo.

Si el producto a entregar es recibido después de la fecha límite sin aprobación previa por escrito del COTR, se impondrá una multa de 10% (de los cargos del informe de orientación).

El Contratista volverá a realizar el trabajo sin costo para el gobierno si el producto es inaceptable. No se realizará pago alguno hasta que el producto aceptable sea recibido.

El vendedor no facturará hasta que presente una confirmación del COTR por correo electrónico aceptando el informe.

El Contratista realizará auditorías especiales según requerimiento del COTR. Los informes de Auditorías Especiales serán entregados dentro de los 30 días de haber sido asignados.

Los informes cumplirán con los requisitos trazados en C.4. (2) y en el Manual de Auditoría.

Inspección al 100%

El COTR registrará la fecha de recibo de todos los informes y su calidad de acuerdo con los criterios establecidos en el presente contrato.

Evaluación de desempeño previo.

Si el producto a entregar es recibido después de la fecha límite sin aprobación previa por escrito del COTR, se impondrá una multa de 10% (de los cargos del informe de orientación).

El Contratista volverá a realizar el trabajo sin costo para el gobierno si el producto es inaceptable. No se realizará pago alguno hasta que el producto aceptable sea recibido.

El vendedor no facturará hasta que presente una confirmación del COTR por correo electrónico aceptando el informe.

Asistencia a conferencias/ reuniones de orientación en grupo

Véase C.3.1. (10),y (11)

Evaluación de desempeño previo.

SECCIÓN D - EMBALAJE Y MARCADO

D.1. PAGO DE GASTOS DE ENVÍO Y TASAS

Todos los gastos de envío y tasas relacionados con la presentación de información y materiales al Agente de Contrataciones (CO) o al COTR serán abonados por el Contratista a menos que se concierte otro arreglo mutuamente satisfactorio entre el COTR y el Contratista.

D.2. PREPARACIÓN PARA LA ENTREGA

Todos los artículos se embalan de conformidad con la práctica comercial habitual.

D.3. MARCADO DE LOS ENVÍOS

Para facilitar la identificación, el Contratista y cada Subcontratista que efectúen envíos al Gobierno marcará cada pieza, paquete o contenedor (por dentro y por fuera) con el número del contrato del Gobierno —incluido el número del pedido— y marcarán todos los envíos de conformidad con la práctica comercial habitual.

SECCIÓN E - INSPECCIÓN Y ACEPTACIÓN

E.1. 52.252-2 CLÁUSULAS POR REFERENCIA QUE SE ACOMPAÑAN (FEBRERO DE 1998)

El presente contrato incorpora una o más cláusulas por referencia, con el mismo vigor y efecto que si se proporcionara su texto integral. Si se solicita, el Agente de Contrataciones proporcionará su texto integral. Además, se puede acceder al texto completo de una cláusula por vía electrónica en la dirección siguiente: www.acquisition.gov/far.

Se incorporan las siguientes cláusulas por referencia:

E.2 52.246-6 INSPECCIÓN – TIEMPO Y MATERIAL Y HORAS-HOMBRE] (MAYO DE 2001)

E.3. INSPECCIÓN Y ACEPTACIÓN

La inspección y aceptación de todo el trabajo realizado en el marco de presente contrato será examinado por el COTR a fin de garantizar el cumplimiento del contrato y evaluar su conformidad con el Resumen de los Requisitos de Desempeño.

E.4. EXPEDIENTES – El Contratista mantendrá el acceso y proporcionará acceso a todos los documentos y expedientes de servicios prestados durante la vigencia deL contrato al Agente de Contrataciones y al Asistente Técnico del Agente de Contrataciones. El Contratista cumplirá los requisitos estipulados en la sección 4.7 del Reglamento Federal de Adquisiciones, Contractor Records Retention [Retención de Expedientes del Contratista].

E.5. CONTROL DE CALIDAD - La calidad de los servicios prestados en el marco del presente contrato debe ajustarse a las normas más estrictas de la industria. Se exige al Contratista que notifique de inmediato al Asistente Técnico del Agente de Contrataciones la existencia de problemas o situaciones que podrían repercutir adversamente en el cumplimiento de las cláusulas del contrato y la orden de tarea y que informe al Asistente Técnico del Agente de Contrataciones acerca del plan que el Contratista pondrá en marcha para resolver problemas.

SECCIÓN F - ENTREGAS O CUMPLIMIENTO

Se incorporan las siguientes cláusulas por referencia:

F.1. 52.242-15 ORDEN DE DETENER EL TRABAJO (AGOSTO 1989)

F. 2. 52.242-17 RETRASO DE LAS OBRAS POR PARTE DEL GOBIERNO (ABRIL DE 1984)

F.3. PRODUCTOS A ENTREGAR

Además de los productos a entregar que se esbozan en la Declaración de Desempeño y Resumen de los Requisitos de Desempeño in C.9, los productos a entregar asociados con Auditorías Especiales —véase la sección B.4.— serán identificados en las órdenes de tarea emitidas en el marco de este contrato.

F.4. LUGAR DE LA ENTREGA

Todos los artículos expedidos al Asistente Técnico del Agente de Contrataciones se entregarán en la dirección especificada en el contrato (véase la sección G.3).

SECCIÓN G - DATOS SOBRE ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO

G.1. REPRESENTANTES DE LA OFICINA DE CONTRATACIONES

Agente de Contrataciones: Gina Hanna Agente Administrativo de Contrataciones: será nombrado al adjudicarse

Negociador de Contratos: Mindy Wargowsky

Dirección:

Department of the Treasury

Bureau of the Public Debt

Division of Procurement

200 Third Street, Avery 5F

Parkersburg, WV 26106-5312 Dirección electrónica: será proporcionada al adjudicarse Fax: (304) 480-7204

G.2. ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO

En ningún caso será efectivo u obligatorio para el Gobierno ninguna comprensión o acuerdo, modificación de contrato, orden de cambio u otro asunto que entrañe una desviación de los términos del presente contrato entre el Contratista y una persona distinta de los Agentes de Contrataciones. Los Agentes de Contrataciones son las únicas personas autorizadas a efectuar o aprobar cualquier cambio en cualquier requisito del presente contrato y, no obstante cualquier disposición contenida en otro lugar del presente contrato, dicha autoridad recae únicamente en los Agentes de Contrataciones. En caso de que el Contratista efectúe algún cambio a discreción de alguna persona distinta de los Agentes de Contrataciones, se considerará que este cambio se hizo sin autoridad y no se efectuará ningún ajuste en el precio del contrato para sufragar cualquier aumento de costo que haya acarreado dicho cambio.

G.3. DTAR 1052.201-70 NOMBRAMIENTO Y AUTORIDAD DEL REPRESENTANTE TÉCNICO DEL AGENTE DE CONTRATACIONES (COTR) (ABRIL DE 2004)

a) El COTR es (será nombrado en el momento de la adjudicación)

b) El desempeño en el marco del presente contrato DEBE estar sujeto a la dirección técnica del COTR identificado anteriormente, o de un representante designado por escrito. El término “dirección técnica” incluye, sin limitaciones, la dirección dada al Contratista que dirige o redirige la iniciativa laboral, que cambia el trabajo entre zonas o lugares de trabajo, que proporciona los pormenores y presta otro servicio para garantizar el cumplimiento satisfactorio de las tareas esbozadas en la Declaración de Trabajo.

c) La dirección técnica debe mantenerse dentro del alcance de la especificación o especificaciones/declaración de trabajo. El COTR no tiene autoridad para emitir una dirección técnica que:

1) Constituya a un cambio de asignación o trabajo adicional fuera de la especificación o especificaciones/ declaración de trabajo;

2) Constituya un cambio tal como se define en la cláusula titulada “Variaciones”;

3) Cause de alguna manera un aumento o disminución del precio del contrato o del tiempo requerido para cumplir con el contrato;

4) Cambie cualquier término, condición o especificación o especificaciones/declaración de trabajo del contrato;

5) Interfiera en el derecho del Contratista a desempeñarse según los términos y condiciones del contrato; o

6) Dirija, supervise o controle de otra manera las acciones de los empleados del Contratista.

d) La dirección técnica puede ser verbal o por escrito. El COTR confirmará por escrito la dirección verbal dentro de un plazo de cinco días hábiles, con copia al Agente de Contrataciones.

e) El Contratista procederá con prontitud a desempeñarse como resultado de la dirección técnica emitida por el COTR. Si, en opinión del Contratista, alguna orientación dada por el COTR, o por la persona por él designada, cae dentro de las limitaciones definidas arriba, el Contratista notificará de inmediato al Agente de Contrataciones, a más tardar al comienzo del siguiente día laborable del Gobierno.

f) Si el Contratista y el Agente de Contrataciones no se ponen de acuerdo en que la dirección técnica está dentro del ámbito del contrato, se recurrirá a los términos de la cláusula titulada “Controversias”

G.4. REQUISITOS DE FACTURACIÓN

a) Las facturas por costos asociados con viajes o materiales deberán presentarse mensualmente por período vencido. Para órdenes de tiempo y materiales el Contratista puede presentar facturas por período vencido a medida que se realiza trabajo, pero no con mayor frecuencia que una vez al mes a menos que el Agente de Contrataciones lo autorice a intervalos más frecuentes. El trabajo realizado en el marco de órdenes de tarea múltiples no puede combinarse en una sola factura. El Contratista retendrá una copia de todas las facturas con fines de inspección cuando lo solicite el Agente de Contrataciones o COTR. El Contratista presentará factura dentro de los 30 días de que el COTR notifique la aceptación de informes aprobados.

b) Las facturas deberán presentarse por vía electrónica. El formato preferido es el de archivos protegidos de Microsoft Excel; sin embargo, también es aceptable el formato PDF [Portable Document Format] de Acrobat Reader y el de Microsoft Word. La dirección electrónica se proporcionará en el momento de la adjudicación del contrato.

c) Una factura correcta debe incluir la siguiente información o documentación adjunta:

1) Nombre de la empresa comercial y fecha de la factura.

2) Número del contrato u otra autorización para la entrega de propiedad o servicios.

3) Número de orden de tarea, descripción, precio, y cantidad y fecha de los servicios verdaderamente prestados.

4) Condiciones de pago y expedición

5) Nombre, cargo, número de teléfono del funcionario responsable de preparar la factura.

6) Nombre y firma del funcionario autorizado del Contratista; cargo, número de teléfono y dirección postal completa del funcionario responsable a quien se debe enviar el pago.

7) En el caso de órdenes de tarea de tiempo y materiales, la documentación que justifique el tiempo facturado

(es decir, copias de las hojas de asistencia o un desglose de las horas trabajadas, y la descripción de las tareas realizadas), las facturas del subcontratista o cualquier otra documentación que justifique la factura.

d) Las facturas se pagarán al ser recibidas y después de que el COTR certifique que la entrega es aceptable.

G.5. PEDIDOS

G.5.1. Solicitudes de propuesta de tareas Una solicitud de servicios se iniciará con la presentación del formulario de “Tarea Bajo Formulario de Contrato” (Apéndice B) por parte del COTR o del Contratista. Tales solicitudes pueden emitirse por fax o por métodos de comercio electrónico en cualquier momento durante el plazo del presente contrato.

a) La solicitud de propuesta de tareas especificará, como mínimo, la información siguiente:

1) Una descripción del trabajo realizar

2) El período deseado de desempeño o la fecha de terminación requerida

3) Los requisitos de presentación de informes y los productos a entregar

b) La aceptación de las solicitudes de propuesta de tareas resultará en órdenes de tarea sujetas a los términos y condiciones del presente contrato. En caso de conflicto entre una orden de tarea y este contrato, regirá el contrato.

c) El Contratista no procederá a realizar ningún trabajo en el marco de una orden de tarea propuesta a menos que lo autorice el Agente de Contrataciones. Cada orden de tarea indicará una fecha efectiva que se considerará la fecha de iniciación en lo que respecta a la determinación de la fecha o fechas límite de los productos a entregar.

d) La solicitud de propuesta de tareas no…