APNDICE C - 2006 Audit manual Espanol.pdf

IAF Manual de Auditoría de la Donación para Uso de Auditores Independientes en el Examen de Donaciones de la

Fundación Interamericana

Versión 2006

901 N. Stuart Street, 10th floor Arlington, VA 22203, EE.UU.

Esta versión del manual substituye la del 2003. Sus disposiciones son efectivas para Certificaciones de periodos que terminen el 30 de junio de 2006 o después.

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INDICE DE MATERIALES

A. Antecedentes

B. Autoridad para la auditoría y revisión del trabajo de auditoría

C. Comunicación con la Fundación

D. Comunicación con los Donatarios

E. Visita de Orientación/Evaluación Inicial de Auditoría………

F. Normas de auditoría del gobierno estadounidense

1. Normas generales

2. Normas para el trabajo de campo

3. Normas relativas a los informes de auditoría

G. Normas y procedimientos de la Fundación Interamericana (IAF)

1. Ambiente de control

2. Sistema contable

3. Riesgo de control

4. Responsabilidades previas a la auditoría

5. Reunión inicial

6. Problemas significativos posibles

7. Normas y procedimientos de preparación de informes

a. Normas de preparación de informes

b. El informe de auditoría

c. Entrega de informes……………………………………………………………..14

H. Realización de la auditoría

1. Objetivo y alcance

2. Calendario de informes de orientación/evaluación inicial de auditoria y de auditoria….15

3. Cambios al programa de auditoría

4. Procedimientos y pasos de la auditoría

A. Pasos previos a la auditoría B. Pasos preliminares de la auditoría C. Evaluación de riesgos D. Procedimientos analíticos E. Controles internos F. Trabajo de campo G. Evaluación de subdonaciones……………………………………………

5. Contribuciones de terceros al proyecto objeto de la donación

6. Conciliación

7. Pasos finales de la auditoría

I. Auditorías de convenios cooperativos de programas empresariales

J. Ejemplo de informe de auditoría

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A. Antecedentes

La Fundación Interamericana (la Fundación, o IAF) es un organismo del gobierno de los Estados Unidos de América. La Fundación fue creada en 1969 como un programa experimental de ayuda externa a América Latina y el Caribe. Mediante donaciones directas a organizaciones locales de toda la región, la Fundación trabaja para promover el desarrollo equitativo basado en la autoayuda, que cuenta con la participación de las comunidades y responde a sus necesidades. Además, se asocia con entidades de los sectores público y privado con el fin de movilizar recursos locales, nacionales e internacionales para el desarrollo de base. El presupuesto operativo de la Fundación consiste de fondos provenientes de asignaciones del Congreso de los Estados Unidos y del Fondo Fiduciario de Progreso Social.

La Fundación tiene la obligación de confirmar que los recursos dedicados a proyectos de desarrollo de base estén siendo utilizados eficientemente en pro del avance del proyecto, de conformidad con el entendimiento logrado en el convenio de donación. La Fundación ha movilizado los esfuerzos de varias personas y organizaciones- en los Estados Unidos y en los países de la región- para lograr este fin en cada país donde trabaja, incluyendo, en especial: el representante de la Fundación asignado al país, el Auditor de la IAF, el servicio de enlace y asesoramiento local (SEAL), el Verificador de Datos y el Auditor Independiente.

Propósito y alcance

El Manual de Auditoría de la Donación de la IAF ofrece orientación de auditoría detallada de acuerdo con la política de Auditoría de Donaciones de la IAF, que es parte de una estrategia amplia de la IAF para mantener una supervisión efectiva de la actividad de donaciones de la IAF. Las leyes y regulaciones federales de EE.UU. no exigen auditorías financieras para organizaciones extranjeras sin fines de lucro que gastan menos de US$300.000 de fondos federales por año fiscal de la organización.

Sin embargo, a la IAF se le exige responsabilizarse por asegurar el control financiero de sus desembolsos de donación. Por tanto, es política de la IAF exigir las auditorías reglamentarias de todos los convenios de donación por montos aprobados mayores de US$35.000. La auditoría se define como una Certificación (Attestation Engagement) a nivel de examen, como es definido en la cláusula

6.02 de los Normas Gubernamentales de Auditorías Generalmente Aceptados, versión 2003 (GAGAS por sus siglas en ingles; también conocido como Libro Amarillo) y no significa una auditoría financiera bajo GAGAS o bajo los Normas de Auditoría Generalmente Aceptados (GAAS, por sus siglas en ingles). El examen incluirá una comprobación suficientes de los libros y archivos del Donatario para determinar si el Donatario si el éste cumple, en todos los aspectos materiales, con los requisitos estipulados en el convenio de donación suscrito entre la Fundación y el Donatario, y para emitir una opinión a tal efecto.

En parte, este Manual de Auditoría está orientado a proveer un entendimiento mutuo entre el auditor contratado (Auditor Independiente) y la IAF, en lo referente al alcance requerido para satisfacer las normas de auditoría emitidas por el Contralor General de los Estados Unidos. También, presentamos una secuencia lógica al proceso de auditoría. Los pasos de auditoría están orientados a servir de guía general y deben ampliarse o modificarse según sea necesario para adaptarse a los requisitos actuales de auditoría.

Se espera que el Auditor Independiente use su criterio profesional, considerando vulnerabilidad y materialidad, al determinar el alcance de la auditoría. El proceso de prueba de transacciones deberá ser completo, para asegurar que se ha llevado a cabo una prueba sustantiva adecuada, para proveer una base razonable sobre la cual formar una opinión. El proceso de prueba de transacciones debe

-4-efectuarse a base de la información obtenida en los procedimientos analíticos y los resultados de la evaluación de riesgo. El Auditor Independiente deberá incluir pasos y procedimientos de auditoría para proveer una garantía razonable de detectar errores, irregularidades, abuso o actos ilícitos substanciales.

El objetivo principal de este Manual de Auditoría es proporcionar guía al Auditor Independiente para lograr los siguientes objetivos:

• evaluar si los recursos proporcionados están siendo utilizados en forma efectiva;

• evaluar si el Donatario ha cumplido materialmente, con los requisitos del convenio de donación y leyes y reglamentos correspondientes;

• proporcionar un modelo uniforme para los Auditores Independientes;

• ofrecer una guía para lograr la consistencia en áreas de auditoría, tales como el proceso de prueba de transacciones, muestreo, observaciones e informes;

• destacar y subrayar áreas clave de atención, como es requerido de acuerdo con GAGAS presentadas en el Yellow Book y las Normas de Auditoría Generalmente Aceptados (Generally Accepted Auditing Standards, o GAAS) preparadas por el Instituto Estadounidense de Contadores Públicos Titulados (American Institute of Certified Public Accountants - AICPA); y

• establecer consistencia al reportar información y datos contractuales y financieros, de conformidad con las GAGAS y Principios Contables Generalmente Aceptados (Generally Accepted Accounting Principles, o GAAP).

Período de Auditoría

Se define el Período de Auditoría como el período de tiempo a ser revisado en el informe del Auditor Independiente como indicado en las Solicitudes de Operativo emitidas por el Auditor de la IAF y/o el Representante Técnico del Jefe de Contrataciones (COTR por sus signas en ingles) del Auditor Independiente. La Fecha Final del Período de Auditoría se refiere al último día del Período de Auditoría.

B. Autoridad para la auditoría y revisión del trabajo de auditoría

La Ley de EE.UU. de 1978 de Inspección General, en su forma enmendada, exige que la IAF asegure la responsabilidad financiera de sus desembolsos de donación. La autoridad para realizar exámenes a cargo de Auditores Independientes para asegurar el cumplimento financiero material de un convenio de donación dado se establece dentro del convenio de la donación.

La documentación de trabajo y de apoyo que evidencian el trabajo del Auditor Independiente es objeto de revisión por parte de la Fundación. Estas revisiones de control de calidad (RCC) están destinadas a medir la competencia y las calificaciones de los Auditores Independientes, así como a asegurar que los documentos de trabajo apuntalan suficientemente las conclusiones alcanzadas de acuerdo con las normas de auditoría del gobierno.

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C. Comunicación con la Fundación

En caso de que el Auditor Independiente tenga preguntas relativas al Manual de Auditoría, el logro del programa de auditoría o cualquier otro asunto, deberá consultar con el Auditor de la IAF. Esta comunicación podría ser esencial para el logro satisfactorio de la auditoría.

Cuando sea posible, el Auditor Independiente deberá resolver cualquier cuestión con el Auditor de la IAF antes de concluir con el trabajo de campo de la auditoría, para poder así minimizar la repetición de visitas al Donatario. Se puede comunicar con el Auditor de la IAF por teléfono, correo electrónico, fax o carta (dependiendo de la urgencia).

Durante el desempeño de la auditoría, o en cualquier otro tiempo, si se encontrara un posible problema significativo, el Auditor Independiente deberá notificar inmediatamente al Auditor de la IAF los hechos y circunstancias. Ver la sección 6.32 de GAGAS.

Ejemplos de posibles problemas significativos incluyen, sin exclusividad, los siguientes:

• La imposibilidad por parte del Auditor Independiente de rastrear (hacer el seguimiento de) los pagos de la Fundación a las cuentas del Donatario;

• aplicaciones erróneas de fondos, contrarias a los propósitos estipulados en el convenio o a las disposiciones sobre el uso de fondos del convenio;

• sospecha de fraude; y

• conflicto de intereses entre el Donatario, subdonatario, SEAL y/o Verificador de Datos.

La información del contacto del Auditor de la IAF es:

Atención: Brian Fyock, Auditor 901 N. Stuart Street, 10th Floor Arlington, VA 22203, EE.UU.

Teléfono: (703) 306-4385 Fax No. (703) 306-4369 E-mail: bfyock@iaf.gov

D. Comunicación con los Donatarios

El Auditor Independiente, conjuntamente el servicio de SEAL y el Verificador de Datos actúan como representantes de la Fundación en las importantes actividades de desarrollo de base que los Donatarios llevan a cabo con fondos del gobierno estadounidense. Podría decirse que el auditor es los ojos, los oídos e incluso el rostro de la Fundación. Es de importancia vital que el auditor represente debidamente a la Fundación en sus interacciones con los Donatarios, tratándolos siempre con dignidad y respeto.

La Fundación adjudica donaciones a sus Donatarios tras un riguroso concurso. Los Donatarios de la Fundación podrían no ser las instituciones más sofisticadas de un país en cuanto a metodología contable o capacidad tecnológica, pero la Fundación les ha confiado fondos del gobierno estadounidense debido a su capacidad para servir a sus comunidades. Un Auditor Independiente no ebermude Cross-Out ebermude Replacement Text Michael Campbell ebermude Cross-Out ebermude Replacement Text mcampbell

-6-solo no satisface las necesidades de la Fundación sino que menoscaba su labor, si no trabaja en forma respetuosa y eficaz con los Donatarios.

Para poder comunicarse en forma respetuosa y eficaz con los Donatarios, el Auditor Independiente deberá:

• Comunicarse con un Donatario con suficiente anticipación (antes de la fecha final del período de Auditoría) a las visitas planeadas de auditoría a fin de poder coordinar un horario de conveniencia mutua (generalmente cuatro semanas es suficiente);

• explicar con la debida anticipación qué documentación y materiales debe el Donatario poner a disposición del Auditor Independiente;

• contestar las preguntas que el Donatario tenga sobre la auditoría;

• llevar a cabo la auditoría de una manera que cause un mínimo de inconvenientes a las actividades del Donatario relacionadas con el proyecto; y

• usar siempre un tono de voz y un vocabulario respetuoso al dirigirse al Donatario.

El Auditor Independiente tiene siempre la responsabilidad de cumplir con estos requisitos y de asegurar que todo empleado que trabaje para él también satisfaga estas normas al comunicarse con los Donatarios.

Si después de haber recibido la noticia de la visita con suficiente anticipación y un tiempo razonable de preparación (un máximo de dos meses después de la fecha final del período de auditoría) el Donatario no coopera con la visita de auditoría, y si el Auditor de la IAF y el Representante de la Fundación han sido notificados a tiempo sobre esta omisión, el Donatario es considerado en incumplimiento substancial con el convenio de donación. En el caso de circunstancias atenuantes, el Auditor Independiente pueda posponer, con aprobación escrita del Auditor de la IAF, la visita de

E. Visita de Orientación/Evaluación Inicial de Auditoría

El Auditor Independiente realizará una Orientación/Evaluación Inicial de Auditoria del ambiente de manejo contable y financiero del Donatario para comunicar y asistir al Donatario en la obtención de una comprensión adecuada de las expectativas de la IAF en cuanto a informes contables y financieros.

Se busca que la Visita de Orientación/Evaluación Inicial de Auditoría sea utilizada como una herramienta de desarrollo para medir y fortalecer la aptitud y capacidad del Donatario para administrar en forma efectiva los fondos de la Donación. Además de orientar al Donatario en cuanto a los requisitos de informe y auditoría de la Fundación, como se expresa en el Convenio de Donación, el Auditor Independiente también discutirá y destacará instrucciones contables y financieras específicas proporcionadas en la Guía Contable del Donatario de la IAF. El Auditor Independiente proporcionará además guía contable y financiera y asistencia en base a la naturaleza del Convenio de Donación y cualquier otra circunstancia especial.

La Visita de Orientación/Evaluación Inicial de Auditoría debe realizarse dentro de los sesenta (60) días de que el Auditor Independiente haya recibido una copia del convenio de donación aprobado. Se requiere que la visita tenga lugar en las oficinas del Donatario, a menos que esté especificado de otra manera por el Auditor de la IAF. En la visita se debe incluir a los funcionarios contables y financieros

-7-apropiados y el Director de la Donación o Proyecto. Esta Visita de Orientación/Evaluación Inicial de Auditoría puede o no coincidir con la sesión general de orientación organizada por el Representante de la Fundación.

Responsabilidades de Notificación sobre la Orientación/Evaluación Inicial de Auditoría

Tan pronto como la fecha de la Visita de Orientación/Evaluación Inicial de Auditoría haya sido marcada, el Auditor Independiente debe comunicar esta fecha al equipo de la IAF del país: el Representante de la Fundación, el servicio de SEAL, el Auditor de la IAF y el Verificador de Datos.

La Visita de Orientación/Evaluación Inicial de Auditoría debe incluir los siguientes procedimientos:

1. Discutir la historia de la organización del Donatario y la naturaleza, tipo y complejidad de las actividades del proyecto de donación contempladas en el convenio de donación, incluyendo la interacción entre la IAF, el Donatario y la contraparte para lograr una mejor comprensión de asuntos de contabilidad y auditoría.

2. Hacer una revisión de todos los anexos aplicables del convenio de donación con el Donatario y contestar todas las preguntas relacionadas con contabilidad y la auditoría.

3. Hacer una revisión y explicar los requisitos de la Fundación en cuanto a informes, incluyendo frecuencia, contenido y calendario de entrega.

4. Proporcionar al Donatario una copia y discutir la Guía Contable del Donatario de la IAF.

Destacar y discutir las secciones y tópicos pertinentes que se relacionan específicamente con el convenio de donación o la naturaleza de las actividades de la donación que están siendo realizadas.

5. Observar el ambiente contable y de control del Donatario por medio de entrevistas a su personal clave y recorrido de sus instalaciones.

6. Explicar los requisitos de auditoría de la Fundación con respecto a frecuencia, planificación, duración, participación del Donatario, materiales e informes a ser preparados, etc.

7. Responder a cualquiera y a todas las preguntas financieras o contables pertinentes. Remitir al Donatario a funcionarios apropiados de la IAF (incluyendo el Representante de la Fundación) para responder a toda pregunta no contable o no financiera.

Informe de Orientación/Evaluación Inicial de Auditoría a Entregar

Un Informe de Orientación/Evaluación Inicial de Auditoría será creado y presentado al Auditor de la IAF dentro de los sesenta (60) días de calendario de que el Auditor Independiente haya recibido una copia del convenio de donación aprobado. El Informe, escrito en formato Microsoft Word y limitado a una o dos páginas de longitud, incluirá la siguiente información:

1. Nombre de Donatario y Fecha de la Donación (la fecha en que el Presidente de la Fundación suscribe el convenio.)

2. Fecha en que se realizó la visita.

3. Nombres y cargos de quienes asistieron a la sesión de Orientación/Evaluación Inicial de

Auditoria.

4. Breve resumen de los procedimientos efectuados.

5. Breve resumen de las observaciones del Auditor Independiente relativas a la preparación y disposición contable y financiera del Donatario.

El Auditor Independiente enviará el informe por E-mail como adjunto (con una firma electrónica de ser posible) al Auditor de la IAF con copia al Representante de la Fundación del país pertinente.

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F. Normas de la auditoría del gobierno estadounidense

La Fundación exige que los Auditores Independientes cumplan con las normas de auditoría establecidas por el Contralor General de los Estados Unidos para las auditorías de organizaciones, programas, actividades y funciones gubernamentales. Estas GAGAS deberán incluir, como mínimo, lo siguiente:

1. Normas generales: Estas normas son aplicables a todos los organismos de auditoría, tanto gubernamentales como no gubernamentales (por ejemplo, firmas de contadores públicos y consultores), que llevan a cabo auditorías gubernamentales, a menos que estén específicamente excluidos en las normas generales.

(a) Capacitación profesional. El personal asignado a la realización de la auditoría deberá poseer colectivamente la experiencia profesional debida para la tarea asignada. Esta norma hace recaer en el organismo de auditoría la responsabilidad de asegurar que la auditoría sea realizada por personal que colectivamente tenga los conocimientos necesarios, incluyendo capacitación y supervisión en cuanto a la interacción respetuosa y eficaz con los Donatarios de la IAF.

(b) Independencia. En todos los asuntos relacionados con las actividades de auditoría, el organismo de auditoría y los auditores individuales, sean públicos o privados, deberán estar libres de factores personales y externos que pudieran menoscabar su independencia, ser orgánicamente independientes y mantener una actitud y apariencia de independencia.

(c) Debida diligencia profesional. Se deberá actuar con la debida diligencia profesional al llevar a cabo la auditoría y preparar los informes correspondientes. Esta norma hace recaer en el auditor independiente y el organismo de auditoría la responsabilidad de observar todas las normas aplicables al llevar a cabo auditorías gubernamentales. Actuar con la debida diligencia profesional significa usar el buen juicio al establecer el alcance, seleccionar la metodología y procedimientos para la auditoría.

(d) Control de calidad. Los organismos de auditoría que llevan a cabo auditorías gubernamentales deberán contar con un sistema interno adecuado de control de calidad y participar en un programa de fiscalización externa del control de calidad, si corresponde. El sistema interno de control de calidad establecido por el organismo de auditoría deberá brindar un grado razonable de seguridad de que el Auditor Independiente:

• Haya establecido y se atenga a directrices y procedimientos adecuados de auditoría; y

• haya adoptado y se atenga a las normas aplicables de auditoría.

(e) Consecuencias de no satisfacer las normas. El auditor independiente que realice una labor inaceptable o que no responda a los pedidos de información y otras solicitudes de la Fundación, podría ver rescindido su contrato o podría considerarse no apto para la renovación de su contrato.

2. Normas para el trabajo de campo: En el proceso de auditoría, deberán utilizarse las GAGAS. En la realización de auditorías de programas, estas normas incluyen:

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(a) Planificación: El trabajo deberá planificarse debidamente.

(b) Supervisión: El personal deberá ser debidamente supervisado.

(c) Requisitos legales y reglamentarios: Se deberá realizar una evaluación del cumplimiento de los requisitos normativos y reglamentarios aplicables, cuando sea necesario para satisfacer los objetivos de la auditoría.

(d) Controles internos: Deberá realizarse una evaluación de los controles internos aplicables, cuando sea necesario, para satisfacer los objetivos de la auditoría.

(e) Pruebas: Deberán obtenerse pruebas competentes, pertinentes y suficientes para informar y apoyar el dictamen y las conclusiones del Auditor Independiente respecto de la organización, el programa, la actividad o la función objeto de la auditoría. Deberá documentarse el trabajo del Auditor Independiente en forma de documentos de trabajo, los cuales podrán incluir cintas, películas, discos, etc.

3. Normas relativas a los informes de auditoría: Para fines de comunicación, los informes de auditoría deberán, como mínimo, atenerse a las siguientes normas:

(a) Forma: Los informes de auditoría deberán prepararse en formato Word de acuerdo con los requisitos contenidos en este Manual.

(b) Oportunidad: Los informes deberán ser emitidos y recibidos por la IAF de acuerdo con el Calendario de Presentación contenido en el contrato.

(c) Contenido del informe:

• Objetivo, alcance y metodología. El informe deberá incluir una declaración de los objetivos de la auditoría y una descripción de su alcance y metodología.

• Resultados y conclusiones de la auditoría. El informe deberá incluir una descripción completa de los resultados de la auditoría y, cuando corresponda, las conclusiones del Auditor Independiente.

• Causa y recomendaciones. El informe deberá incluir la causa de las áreas problemáticas indicadas en la auditoría y recomendaciones para corregirlas y mejorar las actividades, cuando los objetivos de la auditoría así lo requieran.

• Declaración de normas de auditoría. El informe deberá incluir una declaración de que la auditoría se llevó a cabo de conformidad con las GAGAS y consignar en qué casos no se observaron las normas aplicables. Si se utilizaron otras normas de auditoría éstas deberán mencionarse. Por ejemplo, las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (Generally Accepted Auditing Standards o GAAS).

• Controles internos. El informe deberá identificar los controles internos significativos que fueron evaluados, el alcance del trabajo de evaluación del Auditor Independiente y todo punto débil significativo descubierto durante la

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• Cumplimiento normativo y reglamentario. El informe deberá incluir todo caso significativo de incumplimiento y abuso, y todo indicio o caso de acto ilícito que pudiera dar lugar a una acción penal que se descubra durante la auditoría o en relación con ella.

• Opiniones de los funcionarios responsables. El informe deberá incluir las opiniones pertinentes de los funcionarios responsables de la organización, el programa, la actividad o la función objeto de la auditoría, sobre los resultados, las conclusiones y las recomendaciones del Auditor Independiente y las medidas correctivas planeadas.

• Logros notables. El informe deberá incluir una descripción de todo logro importante, especialmente cuando las mejoras administrativas en un área podrían ser aplicables a otra.

• Asuntos que requieren estudio adicional. El informe deberá incluir una lista de toda cuestión importante que requiera estudio y consideración adicional.

• Información privilegiada y confidencial. El informe deberá incluir una declaración de toda información pertinente que haya sido omitida por considerarse privilegiada o confidencial. Deberá describirse el carácter de tal información y consignarse el motivo por el cual no se suministra. Por ejemplo, un Donatario podría rehusarse a suministrar cierta información calificándola de privilegiada y confidencial. Esto podría deberse a un intento por parte del Donatario de afectar o reducir el alcance de la auditoría.

G. Normas y procedimientos de la Fundación Interamericana (IAF)

Además de las Normas Generales de Auditoría del Gobierno Estadounidense (“Yellow Book”), la Fundación exige que sus Auditores Independientes cumplan con las normas adaptadas a su programa de donaciones.

1. Ambiente de control El Auditor Independiente debe lograr un entendimiento adecuado del ambiente de control y controles contables generales del Donatario, incluidas tanto las actividades manuales como las computarizadas, a fin de planificar el esfuerzo de auditoría correspondiente. El ambiente de control tiene una gran influencia en la manera en que se organizan las actividades empresariales, se establecen los objetivos y se evalúan los riesgos. Puede influir en las actividades de control, en los sistemas de información y comunicación y en las actividades de fiscalización. El ambiente de control da la tónica de una organización y ejerce influencia sobre la conciencia de control de su personal. Es el fundamento de todos los otros componentes de control interno y proporciona disciplina y organización. Este procedimiento requiere que el Auditor Independiente evalúe cuán adecuadas y eficaces son las directrices y procedimientos contables del Donatario. Los siguientes son algunos factores del ambiente de control:

(a) La integridad y los principios éticos;

(b) la participación de una junta directiva o un comité de auditoría;

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(c) la filosofía administrativa y el estilo operativo;

(d) la estructura orgánica; y

(e) la asignación de autoridad y responsabilidad.

2. Sistema contable

El Auditor Independiente deberá obtener un entendimiento adecuado del sistema contable del Donatario. El sistema contable deberá constar de métodos y documentación establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, consignar y comunicar las transacciones de una entidad y mantener el estado de rendición de cuentas respecto del activo y pasivo correspondiente. El sistema contable deberá estar bien diseñado a fin de suministrar información contable confiable y evitar las declaraciones erróneas que, de lo contrario, podrían efectuarse.

3. Riesgo de control

El Auditor Independiente deberá evaluar el riesgo de control, que refleja la probabilidad de que los controles internos del Donatario no eviten o detecten rápidamente un error sustancial, irregularidad o declaración errónea. Al evaluar el riesgo de control, el Auditor Independiente deberá considerar la eficacia de las actividades de control establecidas para lograr los objetivos de control declarados. Cuanto más eficaces sean las actividades de control, menor será el riesgo de control. Por ejemplo, si el Auditor Independiente determina que los controles internos pertinentes no existen o que otras auditorías relacionadas podrían realizarse de manera más eficiente ampliando los análisis sustantivos, deberá considerarse máximo (alto) el riesgo de control.

4. Responsabilidades previas a la auditoría

El Auditor Independiente deberá seguir los pasos previos correspondientes para poder estar bien preparado para la auditoría al momento de la reunión inicial. Estos pasos incluyen el comunicarse con el Donatario, con al menos cuatro semanas de anticipación, a fin de coordinar la visita de campo, establecer el alcance de la auditoría y cuándo se realizará, e identificar los documentos que deberán presentarse para ser examinados. Esta comunicación inicial puede ser escrita o verbal, seguida de una confirmación escrita de cada detalle discutido.

5. Reunión inicial

El Auditor Independiente deberá llevar a cabo una breve reunión inicial con un alto funcionario (preferentemente quien haya firmado el convenio de donación). Durante la reunión inicial, el Auditor Independiente deberá:

(a) Solicitar la cooperación del Donatario, incluidos los altos funcionarios administrativos del Donatario, a fin de agilizar la auditoría.

(b) Dar al personal administrativo del Donatario la oportunidad de explicar cómo han cumplido con sus responsabilidades de establecer y mantener un control interno contable y administrativo adecuado en las áreas objeto de examen.

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(c) Solicitar que el Donatario identifique todo informe y análisis utilizados por el personal administrativo para evaluar y controlar la eficacia, economía y eficiencia de las áreas objeto de examen.

(d) Solicitar que el Donatario dé una sesión informativa sobre su organización y sus actividades a fin de reducir la duración del examen. Dichas sesiones pueden tratar sobre las asignaciones orgánicas y funcionales que afectan a las áreas objeto de la auditoría y las descripciones de sistemas o flujogramas de transacciones y control de sistemas.

(e) Invitar al Donatario a participar activamente en el examen o auditoría.

(f) Explicar con anticipación los procedimientos de la Fundación respecto de la presentación de borradores que describen las condiciones y recomendaciones, y establecer plazos dentro de los cuales el Donatario deberá presentar su respuesta.

(g) Explicar que la auditoría abarcará la administración financiera general según se manifiesta en el convenio de donación.

(h) Explicar al Donatario que la auditoría se realiza en parte para ayudarlos a definir y resolver los problemas que puedan surgir en la administración financiera del convenio de donación.

6. Problemas significativos posibles (Hallazgos) Un informe de auditoría calificado podría revelar problemas importantes, tales como:

• Controles contables e internos inadecuados;

• uso inadecuado o no autorizado de fondos o recursos según las disposiciones establecidas en el convenio de donación (por ejemplo, reprogramación no autorizada de fondos entre partidas presupuestarias superior a los porcentajes permitidos);

• conflictos de interés entre el Donatario y el servicio de enlace y asesoramiento local o el Verificador de Datos;

• compra de equipo no autorizado en el convenio de donación; y

• falta de documentación de apoyo.

El Auditor Independiente deberá comunicar sus hallazgos substanciales, de acuerdo con la sección 6.34 del Libro Amarillo, “Developing Elements of Findings for Attestation Engagements” (desarrollando elementos de conclusiones para certificaciones). Los hallazgos o conclusiones deberán incluir los siguientes elementos: criterios, condición, causa y efecto. Para cada hallazgo, el Auditor Independiente deberá también incluir una recomendación y una respuesta de autoridades del Donatario.

(a) Datos concretos suficientes: Durante el proceso de auditoría, el Auditor Independiente deberá haber obtenido información suficiente para apoyar las conclusiones presentadas en los borradores respecto de problemas importantes. El Auditor Independiente deberá incluir suficientes detalles sobre el tipo y grado de problemas importantes en los borradores e informes de auditoría. Afirmaciones tales como "Observamos gastos dudosos..." son imprecisas e inaceptables.

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(b) Causa de la condición: Cuando sea posible, el Auditor Independiente deberá determinar la causa de la condición que debe mejorarse.

(c) Recomendaciones: El Auditor Independiente deberá incluir recomendaciones apropiadas en cuanto a las medidas correctivas que deberá tomar el Donatario para mejorar o corregir el incumplimiento comunicado. Las recomendaciones relativas a asuntos controvertidos deberán reflejar que el Donatario y el Auditor Independiente discutieron el tema, e indicar si se llegó a un acuerdo en cuanto a las medidas correctivas necesarias.

(d) Respuestas: Cuando corresponda, el Auditor Independiente deberá incluir toda respuesta suministrada por el Donatario sobre los problemas importantes comunicados.

(e) Evaluación del Auditor Independiente sobre las respuestas: El Auditor Independiente deberá incluir en el informe final de auditoría su propia evaluación de las respuestas del Donatario.

7. Normas y procedimientos de preparación de informes

(a) Normas de preparación de informes: El informe de auditoría deberá contener declaraciones confiables y completas sobre los problemas importantes (como se describen más arriba), la respuesta del Donatario respecto del problema (háyase o no llegado a un acuerdo al respecto), la evaluación del Auditor Independiente de la respuesta del Donatario y el plan de acción que deberá implementar el Donatario a fin de corregir cada condición comunicada en el informe. El Auditor Independiente no debe conceder más de dos semanas de plazo para tener la respuesta de un Donatario. Si el Donatario no responde dentro de este período, el Auditor Independiente debe incluir en el informe una declaración sobre incumplimiento del Donatario en proporcionar una respuesta. Además, toda dificultad encontrada en la realización de la auditoría o en la obtención de respuestas del Donatario ante los hallazgos debe ser informada inmediatamente al Auditor de la IAF y documentada en el informe de auditoría.

Si el Donatario no está de acuerdo con las condiciones comunicadas y no piensa tomar medida correctiva alguna, deberán incluirse en el informe de auditoría las razones específicas del Donatario. Si, a juicio del Auditor Independiente, sigue existiendo una condición problemática, éste deberá explicar su razonamiento en una impugnación de las razones del Donatario.

(b) El informe de auditoría: El informe de auditoría constará de una portada, un índice y las secciones y anexos (véase la lista a continuación) aplicables. Véase el modelo de un informe de auditoría en la Sección J.

El informe de auditoría debe contener:

• Portada e índice, con el nombre del Donatario y el número de donación;

• objeto de la auditoría;

• período de la auditoría;

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• alcance de la auditoría;

• opinión de la auditoría;

• organización y sistemas del Donatario;

• anexos, incluidas las respuestas del Donatario y la evaluación del Auditor Independiente para estas respuestas; y

• declaración, si procede, en cuanto a la organización auditora y el cumplimiento por parte de los Auditores Independientes con los siguientes requisitos de GAGAS:

1. Educación profesional continuada de por lo menos 80 horas completadas en los dos años previos. (GAGAS, Secciones 3.45)

2. Revisión Externa de Control de Calidad, o “revisión por parte de sus equivalentes” realizada una vez cada tres años. (GAGAS, Secciones 3.49 y 3.52)

Si la organización auditora no cumple plenamente con alguna o ambas disposiciones, el informe de auditoría presentado a la Fundación deberá mencionar el incumplimiento. Por ejemplo, el informe de auditoría deberá señalar:

“Esta organización auditora no cumple plenamente con las Normas de Auditoría del Gobierno de los Estados Unidos porque no participó en una revisión externa de control de calidad y sus auditores independientes no satisficieron plenamente el requisito de educación profesional continuada. En todos los demás aspectos, esta firma auditora cumplió plenamente con las normas requeridas”.

(c) Presentación de informe: Los informes de auditoría deben ser presentados a la IAF a más tardar a los 90 días luego de la Fecha Final del Período de Auditoría, como es especificado en la Solicitud de Operativo firmado por la IAF y el Auditor Independiente. Si el Auditor Independiente no hace la entrega contractual a tiempo sin justificación aprobada previamente por la Fundación, una penalidad del 10% será aplicada por la Fundación. Los informes serán presentados por correo electrónico e incluirán una firma electrónica.

H. Realización de la auditoría

1. Objetivo y alcance

(a) Este Manual de Auditoría brindan una secuencia lógica al esfuerzo de auditoría y contribuyen a un entendimiento mutuo entre la Fundación y el Auditor Independiente en cuanto al alcance de las normas de auditoría y los objetivos de la Fundación. Los pasos que el Manual establece para la auditoría tienen como fin servir de guía. No se consideran de carácter exhaustivo ni restrictivo, ni eximen al Auditor Independiente del uso de la debida diligencia y juicio profesional. Los pasos deberán adaptarse a las condiciones locales y al diseño, los procedimientos de implementación y las disposiciones del proyecto específico, que pueden diferir de un Donatario a otro.

El objetivo del programa de auditoría de la Fundación es determinar si el Donatario cumple con los requisitos del convenio de donación y obtiene, controla y utiliza en forma efectiva los recursos de conformidad con los requisitos del convenio de donación. Además, el

-15-objetivo del programa de auditoría es determinar si los gastos contraídos en el cumplimiento del convenio de donación son razonables, permitidos y asignables de conformidad con el convenio de donación y las disposiciones reglamentarias aplicables a las adquisiciones gubernamentales.

(b) El programa de auditoría contiene pasos de trabajo y procedimientos relativos a asuntos financieros de interés a la Fundación. El programa de auditoría deberá incluir, en parte:

• Una determinación de la suficiencia de los libros y registros contables;

• un examen de los controles internos básicos;

• la verificación de la utilización de fondos donados y de la confiabilidad de los informes correspondientes presentados a la Fundación;

• la verificación de las contribuciones al proyecto objeto de la donación por parte del Donatario o terceros;

• la verificación, cuando corresponda, de que la administración de los fondos de subdonaciones o préstamos cumple con el convenio de donación y las disposiciones reglamentarias relativas al Donatario;

• una conciliación general del total de fondos recibidos con los gastos del proyecto y los saldos disponibles de los fondos;

• procedimientos de muestreo utilizados en la verificación de gastos contraídos durante el análisis de transacciones;

• procedimientos de auditoría implementados para el análisis de transacciones individuales. El objetivo del análisis de transacciones es determinar, en parte, si los costos son permitidos, asignables y razonables; y

• la verificación de que no existe conflicto de intereses entre el Donatario y el SEAL o el Verificador de Datos.

2. Calendario de informes de orientaciones/evaluaciones inciales de auditoría y de auditorías

En el curso de un convenio típico de tres años, la IAF contratará la realización de tres auditorías reglamentarias, así como de una Orientación/Evaluación Inicial de Auditoría.

Auditorías Especiales podrían ser realizadas a la discreción de la Oficina de Auditoría de la IAF en consulta con los oficiales de la IAF. Informes escritos de cada una de las actividades mencionadas antes (Auditorías y Orientaciones/Evaluación Inicial de Auditoría) serán presentados a la Oficina de Auditoría de la IAF de acuerdo con el siguiente calendario:

(1) El resumen de dos páginas de la orientación/evaluación inicial será presentado al Auditor de la Fundación dentro de un período de 60 días del calendario de haber recibido el Auditor Independiente una copia del nuevo convenio de donación aprobado que enviará el Auditor de la Fundación directamente al Auditor Independiente.

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(2) Frecuencia de las auditorías – El Auditor de la IAF o el Representante Técnico del Jefe de Contrataciones se comunicará con el Auditor Independiente para establecer calendarios de auditoría. El Auditor de la Fundación o el COTR enviará un calendario de auditoría actualizado al menos cada seis meses y que refleje las nuevas donaciones, enmiendas y otra información. Todos los informes de auditoría deberán presentarse a más tardar 90 días después de la Fecha Final del Período de Auditoría (con excepción de las Auditorías Especiales descritas más abajo y las concordadas por el Auditor de la IAF sobre una base excepcional).

Calendario de Auditoría– Además de la visita de Orientación/Evaluación Inicial de Auditoría, las donaciones de la Fundación requieren auditorías de conformidad con el calendario siguiente que adopta un plazo de donaciones típico de tres años:

• Primera Auditoría – La primera auditoría corresponderá a un período de un año (12 meses) después de la Fecha de la Donación.

• Segunda Auditoría – La segunda auditoría corresponderá al período de un año (12 meses) después de la Primera Auditoría (24 meses después de la Fecha de la Donación), en el caso de una donación de dos años de duración, la Segunda Auditoría será la Auditoría Final.

• Auditoría Final - La auditoría final corresponderá al período de un año (12 meses) después de la Segunda Auditoría (36 meses después de la Fecha la Donación). Si se modifica o enmienda un convenio de donación para ampliar el período de la donación, la Auditoría Final será postergada hasta un máximo de doce mesas (en el caso de una extensión de un año). Si el convenio de donación se extiende en más de 12 meses, una auditoría adicional será realizada para garantizar que ningún período de auditoría excede los 24 meses.

• Auditorías Especiales - El Auditor Independiente efectuará auditorías especiales según lo solicite por escrito el Auditor de la IAF o el COTR, caso por caso. Dada la índole especial, y a menudo urgente, de estas auditorías, los informes deben presentarse dentro de 60 días de la asignación, o como con cordado por el Auditor de la IAF.

Responsabilidades de Notificación de la Visita de Auditoría

Desde el momento que el Auditor Independiente ha marcado las fechas de trabajo de campo de auditoría con el Donatario, se exige que el Auditor Independiente comunique estas fechas al equipo del país pertinente en la Fundación. Si después de haber recibido la noticia de la visita con suficiente anticipación y un tiempo razonable de preparación (un máximo de dos meses después de la fecha final del período de auditoría) el Donatario no coopera con la visita de auditoría, y si el Auditor de la IAF y el Representante de la Fundación han sido notificados a tiempo sobre esta omisión, el Donatario es considerado en incumplimiento substancial con el convenio de donación. En el caso de circunstancias atenuantes, el Auditor Independiente pueda posponer, con aprobación escrita del Auditor de la IAF, la visita de

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3. Cambios al programa de auditoría

El Auditor Independiente deberá utilizar su juicio profesional al determinar la necesidad de ampliar el examen más allá de lo exigido en el programa de auditoría cuando haya indicios suficientes de un posible problema.

En los casos en que el Auditor Independiente considere que es necesario ampliar el examen más allá de los pasos programados, deberá comunicarse con el Auditor de la Fundación a fin de informarle del área que es objeto de preocupación. Es esencial la coordinación entre el Auditor Independiente y el Auditor de la Fundación, no solo para alcanzar un entendimiento mutuo en cuanto a la necesidad de ampliar el examen sino para poder mejorar continuamente el programa de auditoría.

4. Procedimientos y pasos de la auditoría

Los pasos preliminares de la auditoría incluyen el análisis y la evaluación de los diversos principios y metodologías contables utilizados por el Donatario para registrar las transacciones financieras. Deberá analizarse la suficiencia de los registros contables y los controles financieros relacionados del Donatario a fin de determinar si los registros contables pueden identificar independientemente las transacciones financieras relacionadas con el proyecto objeto de la donación según se establece en el convenio de donación. El análisis deberá ser suficiente para determinar si se están empleando controles internos razonables para asegurar la protección y el uso apropiado de los fondos del proyecto.

Muchos proyectos financiados con donaciones (en moneda o especie) de la Fundación también necesitan contribuciones por parte del Donatario y otras fuentes. Los registros contables deberán indicar por separado los ingresos correspondientes a cada fuente de fondos que no sea la Fundación.

A. Pasos previos a la auditoría

(1) El Auditor Independiente deberá obtener y examinar toda la documentación considerada necesaria para realizar la auditoría. En general, son considerados necesarios los siguientes documentos:

(a) El convenio de donación, incluido el presupuesto de la donación y todos los demás anexos;

(b) toda enmienda al convenio de donación;

(c) los convenios de subdonación o fondos de préstamos, cuando correspondan;

(d) los convenios o memorandos de entendimiento con otras fuentes de financiación para el proyecto;

(e) todos los informes financieros, de actividades y de avance relativos al proyecto;

(f) todo informe previo de auditoría del Donatario, incluidos los resultados y

-18-recomendaciones previas y las respuestas del Donatario;

(g) las disposiciones reglamentarias en materia crediticia, de ser aplicables; y

(h) los manuales técnicos que establecen las normas contables del gobierno estadounidense, incluido el "Libro Amarillo".

(2) Comuníquese con el Donatario a fin de programar su visita de campo con suficiente anticipación a su llegada a las oficinas del Donatario. En general, los Auditores Independientes deben notificar al Donatario con cuatro semanas de anticipación para que éste tenga tiempo de prepararse debidamente para la auditoría.

Muestre respeto al Donatario y elijan de común acuerdo el lugar y la hora de la

B. Pasos preliminares de la auditoría

(1) Formule pasos y procedimientos para el análisis de transacciones.

(2) Comience a consignar todo indicador de riesgo identificado y la respuesta del Donatario a los riesgos identificados. Si no se requieren pasos adicionales o no se identifican indicadores de riesgo, consigne este hecho en el programa de auditoría y los documentos de trabajo.

(3) Celebre una reunión inicial con el Donatario.

C. Evaluación de riesgos

Realice una evaluación de riesgos teniendo en cuenta los siguientes elementos:

(1) importancia relativa de los costos declarados del proyecto objeto de la donación;

(2) analice los elementos sobre o infrapresupuestados frente a los elementos de costo reales;

(3) aceptabilidad del sistema contable y los controles internos;

(4) antecedentes con el Donatario; y

(5) posibles conflictos de intereses entre el Donatario, contratistas, consultores, el SEAL y/o el Verificador de Datos.

Preste atención especial a los problemas y los resultados consignados en auditorías anteriores del Donatario. La determinación del riesgo de fraude es un proceso acumulativo que (i) incluye una consideración de los factores de riesgo en forma individual y conjunta y

(ii) debe realizarse durante toda la auditoría. Al determinar el cumplimiento por parte del Donatario de las leyes y disposiciones reglamentarias, las normas gubernamentales de auditoría exigen que los auditores formulen pasos y procedimientos de auditoría que brinden una seguridad razonable de detectar errores, irregularidades, abusos o actos ilícitos.

Tales abusos o actos podrían (1) afectar de forma directa o indirecta y esencial a las declaraciones financieras del Donatario o (2) afectar considerablemente a los objetivos de la auditoría.

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El Auditor Independiente deberá proceder con el debido cuidado al planificar, realizar y evaluar los procedimientos de auditoría. Se requiere cierto grado de escepticismo profesional para tener una seguridad razonable de detectar las actividades ilícitas o prácticas indebidas. Bajo el concepto de escepticismo profesional, el Auditor Independiente no debe suponer ni que el Donatario actúa en forma fraudulenta ni que actúa con integridad indudable, sino que debe reconocer que las condiciones observadas y la documentación examinada, incluida la información de auditorías anteriores, deben ser evaluadas en forma objetiva a fin de determinar si las declaraciones financieras del Donatario están libres de errores sustanciales.

D. Procedimientos analíticos Los procedimientos analíticos deberán incluir:

(1) Una cronología de los acontecimientos importantes a partir de los datos obtenidos en los pasos preliminares de la auditoría; y

(2) una determinación del tipo y grado de análisis de transacciones de los principales elementos de costo, a partir de los resultados de la evaluación de riesgos y los procedimientos analíticos.

E. Controles internos Determine si el Donatario ha implementado controles internos razonables para supervisar el resguardo y uso de los fondos del proyecto. Verifique que el Donatario haya implementado los siguientes procedimientos:

(1) Personal competente con responsabilidades debidamente limitadas y claramente definidas respecto de la entrada y salida de fondos;

(2) medidas para la autorización previa de gastos por parte de un individuo apropiado con autoridad sobre el proyecto objeto de la donación; y

(3) documentación adecuada, tal como facturas e informes de recepción de materiales o equipo comprado, que apoye los gastos declarados. La documentación adecuada también debe apoyar los gastos de trabajo y viaje correspondientes a los pagos efectuados a individuos.

F. Trabajo de campo

(1) Lleve a cabo un examen general del sistema contable y los controles financieros empleados por el Donatario.

(2) Determine si el sistema contable identifica:

• Recibos individuales que identifican por separado el total de los fondos recibidos de la Fundación;

• gastos individuales que identifican por separado el total de los fondos utilizados en el proyecto por partida presupuestaria o categoría;

• el total de fondos no utilizados;

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• el saldo de los fondos y recursos para el proyecto adeudados por la

Fundación;

• si el Donatario ha establecido controles internos para supervisar el resguardo y uso de activos (determine si se requiere la autorización previa de gastos por parte de individuos apropiados con autoridad); y

• si se conserva documentación, tal como facturas, informes de recepción, etc., para apoyar los gastos.

(3) Gastos menores. Verifique que el…