Attachment I - PWS.pdf

DEPARTMENT OF THE ARMY

UNITED STATES ARMY GARRISON BAVARIA

GRAFENWOEHR MILITARY COMMUNITY

UNIT 28130

APO AE 09114-8130

Performance Work Statement (PWS) for Requirements Type Service Contract

Vegetation Control at Embankments of Railroad Tracks and Weed Control Treatment at Tracks at USAG Bavaria

Grafenwoehr Military Community

USAG Bavaria

ARBEITSBESCHREIBUNG

fuer Abruf- Dienstleistungsvertrag

Vegetationskontrolle auf Daemmen von Eisenbahngleisen und Unkrautbekaepfungsverfahren auf Gleisen in der US Armee Garnison Bayern

Grafenwoehr Militaergemeinde

USAG Bayern

31 March 2026

Part 1 / Teil 1

GENERAL INFORMATION / ALLGEMEINE INFORMATIONEN

1. General / Allgemein:

This is a non-personal service(s) contract under which the personnel rendering the service(s) are not subject, either by the contract’s terms or by the manner of its administration, to the supervision and control usually prevailing in relationships between the Government and its employees.

Dies ist ein nicht personalisierter Dienstleistungsvertrag, unter welchem das Personal, das die Dienstleistung erbringt, nicht der Aufsicht und Kontrolle, die ueblicherweise in der Beziehung zwischen Regierung und seinen Angestellten vorkommt, weder durch Vertragsbedingungen noch durch die Art und Weise seiner Verwaltung unterworfen ist.

1.1 Description of Services/Introduction / Beschreibung der Dienstleistung/Einfuehrung:

This is a non-personal service(s) contract to provide vegetation control services at embankments of railroad tracks and weed control treatment at railroad tracks at USAG Bavaria (Tower Barracks Grafenwoehr und Rose Barracks Vilseck).

Dies ist ein nicht personalisierter Dienstleistungsvertrag zur Bereitstsellung von Vegetationskontrollarbeiten auf Daemmen von Eisenbahngleisen und Unkrautbekaempfungsverfahren auf Eisenbahngleisen in der US Armee Garnison Bayern (Tower Kaserne Grafenwoehr und Rose Kaserne Vilseck).

1.2 Background / Hintergrund:

The DPW, Buildings and Grounds Branch Grafenwoehr is responsible to provide safe and operational railroad facilities for the U.S. and multinational military railroad traffic. This contract supplements the DPW in-house team for the maintenance work of the whole railroad facilities. The limited DPW team is not equipped or manned to perform all necessary professional work of vegetation and weed control at railroad facilities.

Die Abteilung Gebaeude und Liegenschaften der Bauverwaltung (DPW) Grafenwoehr ist verantwortlich dafuer, sichere und betriebsbereite Bahnanlagen fuer den US- Amerikanischen und internationalen Militaerverkehr bereitzustellen. Dieser Vertrag unterstuetzt das DPW-eigene Team bei den Unterhaltsarbeiten der gesamten Bahnanlagen. Das DPW- Team ist nicht dafuer ausgeruestet oder personell in der Lage, alle notwendigen Arbeiten der Vegetationskontrolle und Unkrautbekaempfung an Eisenbahnanlagen durchzufuehren.

1.3 Scope / Umfang:

The contractor shall provide all personnel, equipment, supplies, facilities, transportation, tools, materials, supervision, and other items necessary to perform services as described in the PWS and associated contract documents, except for those items specified in Part 3 Government Property and Services. The contractor shall perform to the standards and acceptable quality levels identified in this PWS and associated contract documents.

Der Auftragnehmer soll alles Personal, Ausruestung, Versorgungseinrichtungen, Anlagen, Transport, Werkzeuge, Materialien, Aufsicht und andere Gegenstaende liefern, die notwendig sind, die Dienstleistungen auszufuehren, wie in der Arbeitsanweisung und in angeschlossenen Vertragsdokumenten beschrieben, ausgenommen fuer solche Dinge, die in Teil 3 “Regierungseigentum und Dienstleistungen” spezifiziert sind. Der Auftragnehmer soll entsprechend der Standards und der akzeptablen Qualitaetsniveaus arbeiten, die in dieser Arbeitsbeschreibung und in angeschlossenen Vertragsdokumenten ausgewiesen sind.

1.4 Objectives / Ziele:

The Contractor shall ensure all work accomplished in the performance of this PWS meets all maintenance and repair standards consistent with the original equipment manufacturer’s recommendations; all applicable Federal, State, and local laws, regulations, and directives to include, but not limited to, the applicable publications listed in Section 6.0, Related Documents.

Der Auftragnehmer soll sicherstellen, dass alle Arbeiten, die in Zusammenhang mit der Ausfuehrung dieser Arbeitsanweisung stehen, allen Unterhalts- und Reparaturstandards entsprechen, bestehend aus den originalen Beschreibungen der Ausruestung des Herstellers, allen anwendbaren Bundes-, Staatlichen und lokalen Gesetzen, Regularien und Direktiven, eingeschlossen, aber nicht begrenzt auf die anwendbaren Publikationen in Abschnitt 6.0, in Beziehung stehende Dokumente.

1.4.1 The contractor shall ensure all work in support of mission requirements tendered to the Government for acceptance conforms to the measurable performance standards of quality, timeliness, and quantity specified in the PWS of this contract. Without additional expense to the Government, the contractor shall obtain/ensure subcontractors obtain all licenses, and permits required to perform this work under this contract. The intent is to establish work requirements that are performance-based and results oriented. This approach is intended to allow the Contractor to determine the best and most cost effective ways to fulfill base operations and their component needs, emphasizing innovation and commercial best practices.

Der Auftragnehmer soll sicherstellen, dass alle Arbeiten, die zur Unterstuetzung Missionserfordernisse der Regierung zum Akzeptieren angeboten werden, konform sind mit den messbaren Ausfuehrungsstandards von Qualitaet, Rechtzeitigkeit und Quantitaet, spezifiziert in der Arbeitsanweisung dieses Vertrages.

Ohne zusaetzliche Kosten fuer die Regierung soll der Auftragnehmer sicherstellen, dass Subunternehmer mit allen Lizensen und notwendigen Erlaubnissen versorgt sind, um die Arbeiten unter diesem Vertrag auszufuehren. Das Ziel ist es, Arbeitserfordernisse zu etablieren, die ausfuehrungsbasiert und ergebnisorientiert sind. Diese Betrachtungsweise ist beabsichtigt, um dem Auftragnehmer zu erlauben, die besten und kosteneffektivsten Wege festzulegen, um grundlegende Operationen und ihre notwendigen Komponenten zu erfuellen, Innovationen und kommerzielle beste Praktiken hervorzuheben.

1.5 Restoration of Landscape Damages / Wiederherstellung von Landschaftsschaeden:

Landscape features, especially embankment surfaces, damaged by the Contractor’s operations, shall be restored to the original state at no additional cost to the Government.

Landschaftliche Gestaltungen, insbesondere die Oberflaechen der Bahndaemme, die bei der Arbeit des Auftragnehmers beschaedigt werden, sollen in den Originalzustand zurueckversetzt werden, ohne Extrakosten fuer die Regierung.

1.6 General Information / Allgemeine Informationen:

1.6.1 Quality Control Plan (QCP) / Qualitaetskontrollplan:

The contractor shall develop and maintain an effective QC Program to ensure products provided or services performed are in accordance with the contract and this PWS. The contractor shall develop and implement procedures to identify, prevent, and ensure non-recurrence of defective services. The contractor's QC Program is the means by which they assure themselves that their work complies with the requirement of the contract. The contractor’s proposed QCP shall be submitted to the Contracting Officer (KO) and the Contracting Officer’s Representative (COR) for review and approval within ten (10) working days after date of contract award.

The Government will review and either notify the contractor in writing of acceptance of the plan or return their comments to the contractor within fourteen (14) working days. If the Government has provided comments, the contractor shall then have three (3) working days to submit a final QCP.

After receipt of the final QCP, the contractor may receive the Contracting Officer’s acceptance in writing. Any proposed changes to the accepted QCP are required to be resubmitted for acceptance by the Contracting Officer no later than thirty (30) working days prior to the anticipated change and before implementation by the contractor. The timeline noted above will apply for review and acceptance for proposed changes. At a minimum, the QCP must include and answer the following to be acceptable:

a. A chart showing the organizational structure and lines of authority, the names, qualifications, duties, responsibilities, and classification of each member of the contractor's Quality Control Team.

b. How will the contractor monitor work to ensure that performance complies with all deliverables (etc. timelines, deadlines, and goals)?

c. How will the contractor monitor work to ensure that performance complies with all specifications and requirements of the contract, including clauses?

d. How will the contractor monitor and ensure staff qualifications remain current and valid including DOCPER processes/approvals throughout contract performance?

e. How will the contractor ensure all keys issued will remain controlled items (Paragraph 1.7 Key Control)?

f. How will the contractor inventory all Government provided equipment/materials for the track maintenance?

g. How will the contractor identify, investigate, and correct any non-conforming performance and prevent similar deficiencies in the future?

h. How will the contractor file and save all Quality Control related documents for the life of the contract plus 5 years?

Der Auftragnehmer soll ein effektives Qualitaetskontrollprogramm entwickeln und unterhalten, um sicherzustellen, dass die Dienstleistungen entsprechend dieser Arbeitsbeschreibung ausgefuehrt werden. Der Auftragnehmer soll Verfahren entwickeln und anwenden, zum Erkennen, Vermeiden und Sicherstellen, dass eine Wiederholung von ungenuegender Dienstleistung nicht vorkommt. Das Qualitaetskontrollprogramm des Auftragnehmers ist das Mittel, mit welchem sichergestellt wird, dass seine Arbeit die Anforderungen des Vertrages erfuellt. Der vom Auftragnehmer vorgeschlagene Qualitaetskontrollplan soll dem Vertragsoffizier (KO) und dem Repraesentanten des Vertragsoffiziers (COR) zur Begutachtung und Genehmigung innerhalb von zehn (10) Arbeitstagen nach Vertragsvergabe vorgelegt werden.

Die Regierung wird den Plan ueberpruefen und den Auftragnehmer schriftlich entweder ueber die Akzeptanz des Plans benachrichtigen oder deren Kommentare innerhalb von vierzehrn

(14) Arbeitstagen an den Auftragnehmer zuruecksenden. Wenn die Regierung Kommentare uebermittelt hat, soll der Auftragnehmer dann drei (3) Arbeitstage haben, einen finalen Qualitaetskontrollplan vorzulegen.

Nach dem Erhalt des finalen Qualitaetskontrollplans kann der Auftragnehmer die schriftliche Akzeptanz des Vertragsoffiziers erhalten. Jegliche geplante Aenderungen am genehmigten Qualitaetskontrollplan muessen durch den Vertragsoffizier durch Ruecksendung an den Auftragnehmer genehmigt werden, aber nicht spaeter als dreissig (30) Arbeitstage vor der vorweggenommenen Aenderung und vor der Einfuehrung durch den Auftragnehmer. Die oben genannte Zeitschiene wird fuer die Pruefung und Akzeptanz der geplanten Aenderungen angewandt. Mindestens muss der Qualitaetskontrollplan Folgendes enthalten und beantworten, um akzeptabel zu sein:

a. Eine Tabelle, die die Organisationsstruktur und –linien der Autoritaet, die Namen, Qualifikationen, die Pflichten, Verantwortlichkeiten und Eingruppierung jedes der Mitglieder des Auftragnehmer- Qualitaetskontrollteams zeigt.

b. Wie will der Auftragnehmer die Arbeit ueberwachen, um sicherzustellen, dass die Ausfuehrung mit allem zu Lieferndem (Zeitschienen, Stichtage und Zielpunkte) uebereinstimmt?

c. Wie will der Auftragnehmer die Arbeit ueberwachen, um sicherzustellen, dass die Ausfuehrung mit allen Leistungsverzeichnissen und Erfordernissen des Vertrages, inklusive Klauseln, uebereinstimmt?

d. Wie will der Auftragnehmer ueberwachen und sicherstellen, dass die Angestelltenqualifikationen ausreichend und gueltig sind, inklusive DOCPER- Prozesse/Erlaubnisse waehrend der Vertragsdurchfuehrung?

e. Wie will der Auftragnehmer sicherstellen, dass alle Schluessel, die ausgegeben worden sind, kontrollierte Gegenstaende bleiben werden (Punkt 1.7 Schluesselkontrolle)?

f. Wie will der Auftragnehmer alles von der Regierung gelieferte Equipment und Material fuer den Gleisunterhalt inventarisieren?

g. Wie will der Auftragnehmer jegliche nichtkonforme Ausfuehrung identifizieren, untersuchen und korrigieren und gleichartige Maengel in der Zukunft vermeiden?

h. Wie will der Auftragnehmer alle relevanten Qualitaetskontrolldokumente fuer die Dauer des Vertrages und weitere 5 Jahre abheften und sichern?

1.6.1.1 Reserved / Vorbehalten

1.6.1.2 The contractor shall inform the COR of issues or potential issues that might affect the performance within two (2) hours of identifying those issues. Verbal reports shall be followed up by written reports within one (1) working day.

Der Auftragnehmer soll den COR ueber Sachverhalte oder potentielle Sachverhalte, die die Ausfuehrung betreffen koennten, innerhalb von zwei (2) Stunden nach Feststellung dieser Sachverhalte informieren. Muendlichen Berichten sollen schriftliche Berichte innerhalb eines

(1) Arbeitstages folgen.

1.6.2 Quality Assurance / Qualitaetszusicherung:

The Government will evaluate the contractor’s performance under this contract in accordance with the Quality Assurance Surveillance Plan (QASP). This plan is primarily focused on what the Government must do to ensure that the contractor has performed in accordance with the performance standards. It defines how the performance standards will be applied, the frequency of surveillance, and the acceptable quality levels (performance thresholds).

Die Regierung wird die Ausfuehrung des Auftragnehmers in diesem Vertrag entsprechend des Qualitaetssicherungsplans bewerten. Dieser Plan ist vorrangig darauf gerichtet, was die Regierung tun muss, um sicherzustellen, dass der Auftragnehmer entsprechend der Ausfuehrungsstandards gearbeitet hat. Er definiert wie die Ausfuehrungsstandards angewandt werden, die Frequenz der Kontrolle und die akzeptablen Qualitaetsniveaus (Ausfuehrungsgrenzen).

1.6.3 Recognized Holidays / Anerkannte Feiertage:

The following provides information on recognized holidays for the purpose of the PWS. If submittal of any documentation (e.g. deliverables, submittals, etc.) deadlines fall on a holiday, the closest work day prior to the holiday will apply as the deadline for submittal.

Das Folgende liefert Informationen zu anerkannten Feiertagen fuer den Zweck der Arbeitsbeschreibung. Wenn die Bereitstellung irgendwelcher Dokumentation (z.B.

Lieferungen, Beantragungen, etc.) an Stichtagen ist, die auf einen Feiertag fallen, wird der letzte Arbeitstag vor dem Feiertag als Stichtag fuer die Bereitstellung angewendet.

1.6.3.1 U.S. Holidays / Amerikanische Feiertage:

Work shall not be performed on U.S. holidays occurring during the normal workweek unless otherwise directed by the Contracting Officer. When a U.S holiday occurs on a Saturday or a Sunday, the holiday is observed on the preceding Friday or following Monday, respectively.

New Year’s Day January 1st M. L. King Memorial Day 3rd Monday in January Presidents Day 3rd Monday in February Memorial Day last Monday in May Juneteenth Day June 19th Independence Day July 4th Labor Day 1st Monday in September Columbus Day 2nd Monday in October Veteran’s Day November 11th Thanksgiving Day 4th Thursday in November Christmas Day December 25th

Amerikanische Feiertage: Die Arbeiten sollen nicht an U.S. Feiertagen ausgefuehrt werden, wenn sie in der normalen Arbeitswoche auftreten, falls nicht anders vom Vertragsoffizier angeordnet. Wenn ein U.S. Feiertag an einem Samstag oder einem Sonntag auftritt, wird er am vorhergehenden Freitag oder bzw. folgenden Montag gefeiert.

Neujahr 1. January M. L. King- Gedaechtnistag 3. Montag im Januar Praesidententag 3. Montag im Februar Gedenktag letzter Montag im Mai Juneteenth Unabhaengigkeitstag 19. Juni Unabhaengigkeitstag 4. Juli Tag der Arbeit 1. Montag im September Kolumbustag 2. Montag im Oktober Veteranentag 11. November Erntedankfesttag 4. Donnerstag im November

1. Weihnachtstag 25. Dezember

1.6.3.2 Host Nation Holidays / Deutsche Feiertage:

Work shall not be performed on local Host Nation holidays occurring during the normal workweek unless otherwise directed by the Contracting Officer. The contractor is responsible to inform itself about local Host Nation Holidays in Bavaria.

Die Arbeiten sollen nicht an lokalen deutschen Feiertagen, die waehrend der Arbeitswoche auftreten, durchgefuehrt werden, es sei denn, dass es anderweitig durch den Vertragsoffizier angeordnet wird. Der Auftragnehmer ist selbst dafuer verantwortlich, sich ueber die lokalen deutschen Feiertage zu informieren.

1.6.4 Operating Hours / Arbeitszeiten:

The Government facility office hours, facility operating hours, and the contractor support hour requirements often coincide, however, they may differ. Please refer to the following.

Die Regierungsanlagen- Buerozeiten, Anlagen- Arbeitszeiten und die auftragnehmerseitigen Anforderungen an die Bereitschaftsstunden stimmen oft ueberein, jedoch koennen sie auch differieren. Bitte das Folgende beachten.

1.6.4.1 Government Facility Office Hours / Regierungsanlagen- Buerozeiten:

The Government facility office hours are from 0730 to 1600 from Monday through Friday except U.S. and Host Nation Holidays identified in paragraph 1.6.3.1/1.6.3.2 above or when the Government facility is closed due to local or national emergencies, administrative closings, or similar Government directed facility closings.

Die Regierungsanlagen- Buerozeiten sind von 07.30 bis 16.00 Uhr von Montag bis Freitag, ausgenommen U.S. und Deutsche Feiertage, ausgewiesen im Punkt 1.6.3.1/1.6.3.2 oben oder wenn die Regierungsanlage wegen lokaler oder nationaler Notfaelle, administrativer Schliessungen oder aehnlichen, von der Regierung angeordneten Anlagenschliessungen verschlossen ist.

1.6.4.2 Government Facility Operating Hours / Regierungsanlagen- Arbeitszeiten:

Reserved / Vorbehalten

1.6.4.3 Contractor Support Hours / Auftragnehmer Bereitschaftsstunden:

The contractor can be ordered to perform vegetation control work according to this performance work statement (PWS) at all functional areas from Monday thru Friday (not on German and American holidays). The exact period of performance of work will be determined by the future task orders and in accordance with the planned military train traffic.

The contractor shall provide support between the hours of 0730 to 1600 from Monday through Friday at the area of the barracks (Tower and Rose). Services performed outside of the Barracks, the contractor shall coordinate the working hours with the U.S. Rail Manager, the DB Netz AG Weiden and DB Cargo AG Nuernberg. Within seven (7) working days after issuing a task order, the contractor shall start with the performance. Only with KO/COR approval, the performance start may be revised in the case of any delays of the performance periods.

The contractor must ensure that the necessary work shall be performed during the contract period. Therefore the contractor shall at all times maintain an adequate workforce for the uninterrupted performance of all tasks defined within this PWS when the Government facility is not closed for the above reasons. When hiring personnel, the contractor shall keep in mind that the stability and continuity of the workforce are essential. For other than firm fixed price contracts, the contractor will not be reimbursed when the Government facility is closed for the above reasons.

Der Auftragnehmer kann von Montag bis Freitag (nicht an Deutschen und Amerikanischen Feiertagen) aufgefordert werden, Vegetationskontrollarbeiten entsprechend dieser Arbeitsbeschreibung in allen Funktionsbereichen auszufuehren. Die konkrete Ausfuehrungszeit der Arbeiten wird durch die zukuenftigen Abrufe und je nach geplantem Militaerzugverkehr festgelegt.

Der Auftragnehmer soll die Bereitschaft von 07.30 - 16.00 Uhr von Montag bis Freitag in den Bereichen der Kasernen (Tower and Rose) sicherstellen. Fuer die Dienstleistungen, die ausserhalb der Kasernen ausgefuehrt werden, soll der Auftragnehmer seine Arbeitszeit mit dem US- Eisenbahnbetriebsleiter, der DB Netz AG Weiden und der DB Cargo AG Nuernberg koordinieren. Innerhalb von sieben (7) Arbeitstagen nach der Versendung eines Auftrags soll der Auftragnehmer mit der Ausfuehrung der Arbeiten beginnen. Nur mit der Genehmigung des COR kann der Ausfuehrungsbeginn im Fall von jeglicher Verlaengerung der Ausfuehrungszeiten veraendert werden.

Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass die erforderlichen Arbeiten im Vertragszeitraum ausgefuehrt werden koennen. Dazu muss der Auftragnehmer zu allen Zeiten einen adequaten Personalstamm fuer nicht unterbrochene Arbeiten aller Auftraege, die innerhalb dieser Arbeitsbeschreibung definiert sind, unterhalten, wenn die Regierungseinrichtung nicht fuer die oben genannten Gruende geschlossen ist. Wenn der Auftragnehmer Personal einstellt, soll er nicht vergessen, dass die Bestaendigkeit und Kontinuitaet der Belegschaft essentiell wichtig ist. Fuer andere als Festpreisvertraege wird der Auftragnehmer nicht entschaedigt, wenn die Regierungseinrichtung fuer die oben genannten Gruende geschlossen ist.

1.6.4.3.1 Contractor Work Plan / Arbeitsplan des Auftragnehmers.

The Contractor shall prepare and maintain a Work Plan. The plan, as a minimum, shall identify regularly scheduled work (to include location, work to be completed, timeline, etc.). The Contractor’s proposed Work Plan shall be submitted to the KO and the COR for review within thirty (30) working days after date of contract award. The Government will review and either accept or return their comments to the Contractor within ten (10) working days. The Contractor shall then have five (5) working days to submit a Final Work Plan. Any proposed change to the accepted Final Work Plan is required to be resubmitted via the COR for review and acceptance by the KO at a minimum thirty (30) working days prior to implementation. The timeline noted above shall apply for review and acceptance for proposed changes.

Der Auftragnehmer soll einen Arbeitsplan erstellen und unterhalten. Der Plan soll mindestens die regulaer geplanten Arbeiten identifizieren (eingeschlossen Ort, abzuschliessende Arbeiten, Zeitplan, etc.). Der vom Auftragnehmer vorgeschlagene Arbeitsplan soll dem Vertragsoffizier und COR innerhalb von dreissig (30) Arbeitstagen nach Vertragsvergabedatum zur Ueberpruefung vorgelegt werden. Die Regierung wird ueberpruefen und entweder akzeptieren oder ihre Kommentare innerhalb von zehn (10) Arbeitstagen an den Auftragnehmer zuruecksenden. Der Auftragnehmer soll dann fuenf (5) Arbeitstage haben, um einen endgueltigen Arbeitsplan vorzulegen. Es ist notwendig, jede vorgeschlagene Aenderung am bestaetigten endgueltigen Arbeitsplan ueber den COR den Vertragsoffizier akzeptieren zu lassen, mindestens dreissig (30) Arbeitstage vor der Inkraftsetzung. Die Zeitschiene, die hier oben festgehalten ist, soll fuer die Ueberpruefung und Akzeptanz von geplanten Aenderungen angewendet werden.

1.6.5 Training Holidays / Training- Urlaubstage:

Reserved / Vorbehalten

1.6.6 Place of Performance / Ausfuehrungsort:

This scope of work (PWS) describes the vegetation control work at the railroad facilities for the US Army Garrison (USAG) Bavaria, with the two main areas:

a) Tower Barracks Grafenwoehr (see map sketch at Attachment # 4)

b) Rose Barracks Vilseck (see map sketch at Attachment # 4) At the places of performance are located railroad facilities like tracks, bridges, culverts, embankments, ramps, switches, track gates, buffers, signalling technical facilities, technical protected and not technical protected railroad crossings as well as facilities according to the signal regulations.

The performance sites are located partially within and partially outsides of the fenced barracks Grafenwoehr and Vilseck. At Grafenwoehr the main part of the railroad facilities are located out-side of the barracks near gate # 3. At Vilseck one track is located out-side the barracks. This is the access track from railroad station Vilseck into the barracks. This track is located adjacent parallel to the DB Netz AG track Nuernberg – Weiden. For this railroad track special safety action shall be calculated.

At the barracks installation passes are necessary for repair work inside of the barracks and shall be requested within ten (10) working days after contract award.

Diese Arbeitsbeschreibung (PWS) spezifiziert die Vegetationskontrollarbeiten an den Bahnanlagen fuer die US Armee Garnison (USAG) Bayern, mit den zwei Hauptbereichen:

a) Tower Kaserne Grafenwoehr (siehe Lageplanskizze im Anhang Nr. 4)

b) Rose Kaserne Vilseck (siehe Lageplanskizze im Anhang Nr. 4) An den Ausfuehrungsorten befinden sich Bahnanlagen wie Gleise, Bruecken, Durchlaesse, Daemme, Rampen, Weichen, Gleistore, Prellboecke, signaltechnische Anlagen, technisch gesicherte und technisch nicht gesicherte Bahnuebergaenge sowie Anlagen entsprechend der Signalordnung.

Die Ausfuehrungsstellen liegen zum Teil ausserhalb und zum Teil innerhalb der eingezaeunten Kasernengelaende Grafenwoehr und Vilseck. In Grafenwoehr liegt der groesste Teil der Bahnanlagen ausserhalb der Kaserne im Bahnhofsbereich bei Tor 3. In Vilseck liegt ein Gleis ausserhalb der Kaserne. Dies ist das Zufahrtsgleis vom Bahnhof Vilseck in die Kaserne. Dieses Gleis liegt parallel zum DB Netz AG Gleis Nuernberg – Weiden. Fuer dieses Bahngleis sind besondere Eisenbahn- Sicherungsmassnahmen einzukalkulieren.

In den Kasernen sind Zugangsausweise fuer die Reparaturarbeiten innerhalb der Kasernen erforderlich und sollen innerhalb von 10 Arbeitstagen nach Vertragsvergabe beantragt werden.

1.7 Security Requirements / Sicherheitserfordernisse:

The following information is provided on security related matters.

Die folgende Information wird aus Sicherheitsgruenden geliefert.

1.7.1 Security Program / Sicherheitsprogramm: Reserved / Vorbehalten

1.7.2 Personnel Security Clearance Requirements / Personalsicherheitsanforderungen:

Reserved /Vorbehalten

1.8 Installation Access / Liegenschaftszugang:

Access to U.S. installations and controlled areas is limited to personnel who meet security criteria and are authorized by Host Nation law to work in that country. Failure to submit required information/data and obtain required documentation or clearances in accordance with Army in Europe (AE) Regulation 190-16 (AE Reg 190-16) Installation Access Control or (AE) Regulation 604-1 for Germany specific contracts, will be grounds for denying access to U.S. installations and controlled areas. The Contractor shall ensure that any subcontractors used in performance of this contract complies with these requirements and that all employees, of both the Contractor and any subcontractor utilized by the Contractor, are made aware of and comply with these requirements. Should anything in this paragraph conflict with AE Reg 190-16 or (AE) Regulation 604-1, the regulation takes precedent.

The Contractor shall be aware of and comply with the requirements associated with Installation Access Control. The Government is not liable for any costs associated with performance delays due solely to a firm’s failure to comply with Installation Access Control System (IACS) processing requirements.

The Contractor shall return installation passes to the issuing IACS office when the contract is completed or when a Contractor employee no longer requires access.

AE Reg 190-16 (and AE 190-16-G German translation) can be found on the following website:

AE Reg 190-16 https://armyeitaas.sharepoint-mil.us/sites/aeapubs/SitePages/AE- Regulations.aspx

Der Zugang zu US Liegenschaften und kontrollierten Bereichen ist auf Personen beschraenkt, die die Sicherheitskriterien erfuellen und die notwendigen Dokumentationen besitzen oder Freigaben entsprechend Army in Europe (AE) Vorschrift 190-16 (AE Reg 190- 16), Liegenschaftszugangskontrolle oder (AE) Vorschrift 604-1 fuer Deutschland spezifische Vertraege, werden Gruende sein fuer die Zugangsverweigerung zu US Liegenschaften und kontrollierten Bereichen. Der Auftragnehmer soll sicherstellen, dass jeglicher Subunternehmer, der in der Durchfuehrung dieses Vertrages genutzt wird, sich an diese Vorschriften haelt und dass alle Beschaeftigten, beide der Auftragnehmer und jeglicher Subunternehmer, den der Auftragnehmer benutzt, mit diesen Vorschriften vertraut gemacht wird und sich daran haelt. Sollte irgendetwas in diesem Punkt mit AE Reg 190-16 oder (AE) Vorschrift 604-1 in Konflikt geraten, geht die Vorschrift vor.

Der Auftragnehmer soll ueber die Vorschriften in Verbindung mit der Liegenschaftszugangskontrolle Kenntnis haben und sich daran halten. Die Regierung ist nicht verantwortlich zu machen fuer jegliche Kosten, die entstehen in Verbindung mit Ausfuehrungsverzoegerungen, die aufgrund von alleinigen Verseumnissen einer Firma sich nicht an die Ausfuehrungsvorschriften des Systems der Liegenschaftszugangskontrolle zu halten.

Der Auftragnehmer soll Zugangsausweise an das ausgebende IACS- Buero zurueckgeben, wenn der Vertrag beendet ist oder wenn Beschaeftigter des Auftragnehmers nicht laenger Zugang benoetigt.

AE Reg 190-16 (und AE 190-16-G Deutsche Uebersetzung) kann auf den folgenden Internetseiten gefunden werden: AE Reg 190-16 https://armyeitaas.sharepoint-mil.us/sites/aeapubs/SitePages/AE-Regulations.aspx

1.8.3.1 Initial Installation Pass Log / Erstpass fuer die Liegenschaft: Reserved / Vorbehalten

1.8.3.2 The contractor shall collect the installation access passes the same day employment of an individual has expired or has been terminated and shall return them to the issuing office within fourteen (14) working days.

Der Auftragnehmer soll die Liegenschaftszugangspaesse am selben Tag einsammeln, wenn ein Beschaeftigungsverhaeltnis auslaeuft oder zu Ende geht und soll diese innerhalb von 14 Arbeitstagen an das ausgebende Buero des Liegenschaftszugangskontrollsystems zurueckgeben.

1.8.3.3 Upon termination or cancellation of this contract, the contractor shall collect all outstanding installation access passes and return them to the issuing office within within fourteen (14) working days.

Bei einem Ablauf oder Aufhebung dieses Vertrages soll der Auftragnehmer alle ausstehenden Liegenschaftszugangspaesse einsammeln und innerhalb von 14 Arbeitstagen an das ausgebende Buero zurueckgeben.

1.8.3.4 Common Access Cards (CAC) / Uebliche Zugangskarten: Reserved / Vorbehalten

1.8.4 Background Checks / Hintergrundpruefungen: Reserved / Vorbehalten

1.8.4.1 U.S. Citizen / US- Staatsbuerger: Reserved / Vorbehalten

1.8.4.2 Local Nationals and Third Country Nationals: Reserved / Vorbehalten

1.8.5 Physical Security / Koerperliche Sicherheit: The contractor shall be responsible for safeguarding all Government equipment, information and property provided for contractor use. At the close of each work period the contractor is responsible for the security of their equipment and materials, in accordance with the Army Physical Security Program (AR 190- 13).

Der Auftragnehmer soll fuer die Sicherung aller Ausruestung, Information und Eigentum der Regierung, das ihm fuer seine Nutzung zur Verfuegung gestellt wurde, verantwortlich sein.

Am Ende jeder Arbeitsperiode ist der Auftragnehmer fuer die Sicherung seiner Ausruestung und des Materials verantwortlich; entsprechend Army Physical Security Program (AR 190- 13).

1.8.6 Operations Security (OPSEC) Requirements / Operative Sicherheitsvorschriften:

Contractor personnel shall adhere to facility security policies and restrictions. The contractor shall report suspicious activities to security personnel on the same day.

Das Auftragnehmerpersonal soll sich an die Anlagensicherheitsverfahren und – beschraenkungen halten. Der Auftragnehmer soll verdaechtige Aktivitaeten dem Sicherheitspersonal am selben Tag melden.

1.9 Key Control / Schluesselkontrolle:

All necessary keys for switches, derailers or track gates for the performance of the work will be handed over by the Operations and Maintenance Division of the Directorate of Publics Work Grafenwoehr.

The contractor shall establish and implement methods of making sure all keys issued to the contractor by the Government are not lost or misplaced and are not used by unauthorized persons. NOTE: All references to keys include key cards. No keys issued to the contractor by the Government shall be duplicated. The contractor shall develop procedures covering key control that shall be included in the Quality Control Plan. Such procedures shall include turn-in of any issued keys by personnel who no longer require access to locked areas. The contractor shall immediately report any incidents of lost or duplicate keys to the Contracting Officer. In the event keys, other than master keys, are lost or duplicated, the contractor shall, upon direction of the Contracting Officer, re-key or replace the affected lock or locks;

however, the Government, at its option, may replace the affected lock or locks or perform re-keying. When the replacement of locks or re-keying is performed by the Government, the total cost of re-keying or the replacement of the lock or locks shall be deducted from payment due to the contractor. In the event a master key is lost or duplicated, all locks and keys for that system shall be replaced by the Government and the total cost deducted from the payment due to the contractor. The contractor shall prohibit the use of Government issued keys by any persons other than the contractor’s employees. The contractor shall prohibit the opening of locked areas by contractor employees to permit entrance of persons other than contractor employees engaged in the performance of assigned work in those areas, or personnel authorized entrance by the Contracting Officer. The contractor shall establish and implement methods of ensuring that all lock combinations are not revealed to unauthorized persons. The contractor shall ensure that lock combinations are changed when personnel having access to the combinations no longer have a need to know such combinations. These procedures shall be included in the Quality Control Plan.

Alle zur Ausfuehrung der Arbeiten notwendigen Schluessel fuer Weichen, Gleissperren oder Gleistore werden ueber die Abteilung Betrieb und Unterhalt des Direktorats fuer Oeffentlichkeitsarbeit Grafenwoehr uebergeben.

Der Auftragnehmer soll Methoden aufstellen und durchfuehren, um sicherzustellen, dass alle Schluessel, die durch die Regierung an den Auftragnehmer uebergeben worden sind, nicht verloren, nicht missbraeuchlich verwendet und nicht durch unautorisierte Personen benutzt werden. BEACHTEN: Alle Hinweise auf Schluessel schliessen auch Schluesselkarten mit ein.

Keine Schluessel, die durch die Regierung an den Auftragnehmer uebergeben worden sind, duerfen vervielfaeltigt werden. Der Auftragnehmer soll Verfahren entwickeln, um die Schluesselkontrolle abzudecken; das soll im Qualitaetskontrollplan eingearbeitet werden.

Solche Verfahren sollen die Rueckgabe aller ausgegebener Schluessel beinhalten, durch die Personen, die keinen Zugang mehr zu abgeschlossenen Bereichen benoetigen. Der Auftragnehmer soll dem Vertragsoffizier umgehend jegliche Vorfaelle von verlorenen oder vervielfaeltigten Schluesseln melden.

Im Fall, dass Schluessel, andere als Generalschluessel, verloren oder vervielfaeltigt worden sind, soll der Auftragnehmer, abhaengig von der Anweisung des Vertragsoffiziers, Schluessel nachmachen oder das betroffene Schloss oder Schloesser austauschen; wie auch immer, die Regierung, nach eigener Auswahl, kann das betroffene Schloss oder Schloesser austauschen oder die Schluessel nachmachen.

Wenn der Austausch von Schloessern oder das Nachmachen von Schluesseln durch die Regierung ausgefuehrt wird, werden die kompletten Kosten des Nachmachens von Schluesseln oder der Austausch des betroffenen Schlosses oder Schloessern von der Zahlung an den Auftragnehmer abgezogen. Im Fall, dass ein Generalschluessel verloren oder vervielfaeltigt worden ist, sollen alle Schloesser und Schluessel fuer dieses System von der Regierung ausgetauscht und die kompletten Kosten von der Zahlung an den Auftragnehmer abgezogen werden. Der Auftragnehmer soll die Nutzung von Schluesseln, die durch die Regierung ausgegeben worden sind, durch jegliche andere Personen, als die Mitarbeiter des Auftragnehmers verbieten. Der Auftragnehmer soll das Oeffnen von verschlossenen Bereichen durch Beschaeftigte des Auftragnehmers verbieten, wenn Zugang von anderen Personen erlaubt wird, als Beschaeftigten des Auftragnehmers, die mit der Ausfuehrung von beauftragter Arbeit in diesen Bereichen beschaeftigt sind oder Personal, das vom Vertragsoffizier autorisiert ist. Der Auftragnehmer soll Methoden aufstellen und durchfuehren, um sicherzustellen, dass unautorisierten Personen keine Schlosskombinationen gezeigt werden. Der Auftragnehmer soll sicherstellen, dass Schlosskombinationen geaendert werden, wenn Personen, die Zugang zu den Kombinationen haben, nicht laenger solche Kombinationen kennen sollen. Diese Verfahren sollen in den Qualitaetskontrollplan eingearbeitet werden.

1.10 Post Award Conference – Periodic Progress Meetings / Besprechung nach Vergabe – Periodische Baufortschrittsbesprechungen: The contractor shall attend any post award conference convened by the contracting activity or contract administration office in accordance with Federal Acquisition Regulation Subpart 42.5. The Contracting Officer, COR, and other Government personnel, as appropriate, may meet periodically with the contractor to review the contractor's performance. At these meetings the Contracting Officer will apprise the contractor of how the Government views the contractor's performance and the contractor shall apprise the Government of problems, if any, being experienced. Appropriate action shall be taken to resolve outstanding issues. These meetings shall be at no additional cost to the Government.

Der Auftragnehmer soll an jeder Besprechung nach Auftragsvergabe teilnehmen, die durch die Vertragstaetigkeit oder vom Vertragsverwaltungsbuero einberufen wird, entsprechend der Bundesanschaffungsvorschrift Unterpunkt 42.5. Der Vertragsoffizier, der COR und anderes Regierungspersonal wie zustaendig, koennen sich regelmaessig mit dem Auftragnehmer treffen, um die Vertragsausfuehrung zu ueberpruefen. Bei diesen Treffen wird der Vertragsoffizier den Auftragnehmer darueber benachrichtigen, wie die Regierung die Ausfuehrung des Auftragnehmers prueft und der Auftragnehmer soll die Regierung ueber moegliche Probleme in Kenntnis setzen, die er in Erfahrung bringt. Geeignete Massnahmen sollen durchgefuehrt werden, um offene Streitpunkte zu klaeren. Diese Treffen sollen ohne zusaetzliche Kosten fuer die Regierung sein.

1.10.1 The contractor shall attend, participate in, and furnish input to scheduled and unscheduled meetings, conferences, and briefings that relate to the functions and services herein as required by the Government to provide effective communication and impart necessary information. The contract manager or designated representative shall attend meetings as requested by the Government. Meeting attendees shall at times include contractor managerial, supervisory, and other personnel knowledgeable of the subject matter.

Meetings shall not start or end outside of regular duty hours.

Der Auftragnehmer soll an geplanten und ungeplanten Treffen, Konferenzen und Besprechungen teilnehmen, daran partizipieren und sich vorbereiten, Stellung zu nehmen, entsprechend der Funktionen und der Dienstleistung hierin, wie durch die Regierung gefordert, um effektive Diskussionsbeitraege zu liefern und notwendige Informationen mitzuteilen. Der Vertragsleiter oder genannte Stellvertreter soll an Treffen teilnehmen, wie von der Regierung gewuenscht. Die Teilnehmer an Treffen sollen zeitweise Leiter, Aufsichtshabende des Auftragnehmers und anderes Personal, das die Angelegenheit gut kennt, beinhalten. Die Besprechungen sollen nicht ausserhalb der regulaeren Dienstzeiten beginnen oder enden.

1.11 Contracting Officer’s Representative (COR) / Repraesentant des Vertragsoffiziers

(COR):

Refer to Part 2 of this PWS for the definition of a COR:

As determined by the Contracting Officer, a COR will be appointed and identified by letter of designation, a copy of which will be provided to the contractor by the Contracting Officer. The designation letter states the responsibilities and limitations of the COR, especially with regard to changes in cost or price, estimates, or changes in delivery dates. The COR is not authorized to change any of the terms and conditions of the resulting order.

The COR monitors all technical aspects of the contract and assists in contract administration.

The COR is not authorized to obligate the Government. If the work is not written in the contract, the COR is not authorized to request new work. The COR is authorized to perform the following functions:

- assure that the contractor performs the technical requirements of the contract

- perform inspections necessary in connection with contract performance

- maintain written and oral communications with the contractor concerning technical aspects of the contract

- issue written interpretations of technical requirements, including Government drawings, designs, specifications

- monitor contractor's performance and notifies both the Contracting Officer and contractor of any deficiencies

- coordinate availability of Government property

- coordinate site entry of contractor personnel

In Bezug auf Teil 2 dieser Arbeitsbeschreibung fuer die Definition eines COR:

Wie vom Vertragsoffizier bestimmt, wird ein COR ernannt und durch einen Ernennungbrief festgelegt, der dem Auftragnehmer vom Vertragsoffizier zugestellt wird. Der Ernennungbrief legt die Verantwortlichkeiten und Beschraenkungen des COR’s fest, insbesondere in Bezug auf Aenderungen von Kosten und Preis, Kalkulationen oder Aenderungen in Lieferzeiten.

Der COR ist nicht autorisiert, jegliche Termine und Bedingungen des resultierenden Auftrags zu aendern. Der COR ueberwacht alle technischen Aspekte des Vertrages und assistiert bei der Vertragsverwaltung. Der COR ist nicht autorisiert, die Regierung zu verpflichten. Wenn die Arbeit nicht im Vertrag beschrieben ist, ist der COR nicht autorisiert neue Arbeit zu beantragen. Der COR ist fuer folgende Funktionen autorisiert:

- Sicherstellen, dass der Auftragnehmer die technischen Vorschriften des Vertrages ausfuehrt

- Ausfuehren von notwendigen Inspektionen in Verbindung mit der Vertragsausfuehrung

- Unterhalten von schriftlicher und muendlicher Kommunikation mit dem Auftragnehmer in Bezug auf technische Aspekte des Vertrages

- Ausfertigen von schriftlichen Interpretationen technischer Vorschriften, eingeschlossen Plaene, Planungen, Leistungsverzeichnisse der Regierung

- Ueberwachen der Ausfuehrung des Auftragnehmers und Benachrichtigung ueber jegliche Maengel an beide, den Vertragsoffizier und den Auftragnehmer

- Koordinieren der Verfuegbarkeit von auftraggeberseitig zu stellendem Eigentum

- Sicherstellen des Baustellenzugangs fuer das Personal des Auftragnehmers

1.12 Key Personnel / Schluesselpersonal:

The follow personnel are considered key personnel by the Government at start of contract:

Das folgende Personal ist als Schluesselpersonal durch die Regierung zu Beginn des Vertrages festgelegt:

a) Contract manager and alternate contract manager / Vertragsverwalter und Vertreter des Vertragsverwalters The contractor shall provide a contract manager who shall be responsible for the performance of the work. The name of this person and an alternate who shall act for the contractor when the manager is absent shall be designated in writing to the COR at the start of contract. The contract manager or alternate shall have full authority to act for the contractor on all contract matters relating to daily operation of this contract. The contract manager or alternate shall be available the regular working hours during the performance period of the individual task order, but not on German and American holidays or when the government facility is closed for administrative reasons. When the contractor management will be replaced, the contractor shall submit to the COR, in writing, the name, title, office, home and mobile phone of the new personnel no lather than two (2) working days after replacement.

The contract manager shall have a minimum of 5 years trade experience and shall be able to understand, speak, read and write the English language. The contract manager shall take part in the pre-performance-meeting with the COR. Without an exception approval according to § 12 Abs. 2 Plant Protection Law / Pflanzenschutzgesetz (PflSchG) no work with herbicids might be start.

Der Auftragnehmer soll einen Vertragsverwalter benennen, der fuer die Ausfuehrung der Arbeiten verantwortlich sein soll. Der Name dieser Person und ein Vertreter, die fuer den Auftragnehmer agieren sollen, falls dieser abwesend ist, sollen in schriftlicher Form dem COR zu Beginn des Vertrages benannt werden. Der Vertragsverwalter oder sein Stellvertreter sollen volle Autorisierung haben, um fuer den Auftragnehmer in allen Vertragsangelegenheiten, bezugnehmend auf die taegliche Ausfuehrung dieses Vertrages, zu handeln.

Der Vertragsverwalter oder sein Stellvertreter sollen zu den regulaeren Arbeitszeiten waehrend der Ausfuehrungszeit des individuellen Auftrags verfuegbar sein, aber nicht an Deutschen und Amerikanischen Feiertagen oder wenn die Regierungs- Liegenschaft wegen verwaltungstechnischer Gruende geschlossen ist. Wenn die Fuehrung des Auftragnehmers ausgetauscht wird, soll der Auftragnehmer dem COR schriftlich, nicht spaeter als zwei (2) Arbeitstage nach dem Austausch, den Namen, Titel, Buero-, Privat- und Handynummer des neuen Personals mitteilen.

Der Vertragsverwalter soll mindestens 5 Jahre Berufserfahrung haben und soll faehig sein, die englische Sprache zu verstehen, zu sprechen, zu lesen und zu schreiben. Der Vertragsverwalter soll an der Eingangsbesprechung mit dem COR teilnehmen. Ohne Ausnahmegenehmigung nach § 12 Abs. 2 Pflanzenschutzgesetz (PflSchG) duerfen Arbeiten mit Herbiziden nicht begonnen werden.

b) Special Qualifications / Spezielle Qualifikationen:

The contractor shall assur that all his staff (inclusive the personnel of the subcontractor companies) have the adequate qualification for the necessary work at the start of the contract (Regulation about the requirements for the qualification of employees in railway operation at NE- railroad facilities (VDV-document 754). Especially for the work with herbicides the contractor shall provide the qualification according to § 9 Plant Protection Law / Pflanzenschutzgesetz (PflSchG) [see also Plant Protection Professional Regulation (PflSchSachkV)] at the start of the contract.

For mowing work as well as the spraying of herbicides with a railroad vehicle at tracks the personnel must be special professional qualified.

Especially for the work with herbicides like Glyphosate the qualified employees of the performing contractor must perform the work according to the valid regulations of the Deutsche Bahn AG and environmental regulations like Plant Protection Law. The from the appropriate control board [Control Board for Nutrition, Agriculture and Forest (AELF) Regensburg] provided certificate as a driver of railroad vehicles as well as an expert for performance with herbicides must be delivered by the contractor to the contract officer (KO) with the offer documentation (Exception approval to use herbicides at non- agricultural, horticultural or forestrial used open land areas according to § 12 Abs. 2 Satz 3 PflSchG).

For the spraying of herbicids the contractor shall provide to the COR the certificates according to § 10 Plant Protection Law (PflSchG).

If work will be performed by the contractor with railroad vehicles, the operating personnel shall have a qualifications proof for the work with railroad vehicles at tracks of the Deutsche Bahn InfaGO AG [Locomotive driver regulation from 29th April 2011 (BGBl. I S. 705, 1010)].

The locomotive driver must read the FV-NE, BUVO- NE as well as the operation manuals for the private siding tracks Grafenwoehr and Vilseck. This is a supposition before using the railroad facilities.

The contractor must have the capacity for mulching railroad embankments at the U.S. owned railroad facilities areas at Tower Barracks Grafenwoehr and Rose Barracks Vilseck. The contractor can use railroad vehicles, if the personnel has the qualifications for it (see above) and the approval of the railroad manager of the Government. If necessary, furthermore there is work for trimming or cutting trees as well as milling their rootstocks.

The contractor is, without additional expense to the Government, responsible for obtaining all necessary licenses, installation passes and permits in time before contract starts and for complying with any applicable laws, codes, and regulation, in connection with the prosecution of the work.

Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass alle seine Mitarbeiter (inklusive die der Subunternehmerfirmen) zu Beginn des Vertrages fuer die notwendigen Arbeiten die entsprechende Qualifikation besitzen (Richtlinie ueber die Anforderungen an die Befaehigung von Mitarbeitern im Betriebsdienst bei NE- Bahnen (VDV-Schrift 754). Insbesondere fuer den Herbizideinsatz muss der Sachkundenachweis nach § 9 Pflanzenschutzgesetz (PflSchG) zu Beginn des Vertrages erbracht werden [siehe auch Pflanzenschutzsachkundeverordnung (PflSchSachkV)].

Fuer Maeharbeiten mit Zweiwegetechnik auf Gleisen sowie fuer das Ausbringen von Herbiziden in Gleise muss das Personal besonders fachlich qualifiziert sein. Insbesondere fuer die Arbeit mit Pflanzenschutzmitteln wie Glyphosat muessen qualifizierte Mitarbeiter des ausfuehrenden Auftragnehmers die Arbeiten entsprechend der…