19VM3027Q0005- Request for Quotation - Furniture cleaning washing services_VN.pdf

REQUEST FOR QUOTATIONS

(THIS IS NOT AN ORDER)

THIS RFQ [ ] IS [x] IS NOT A SMALL BUSINESS-

SMALL PURCHASE SET-ASIDE (52.219-4)

PAGE

OF

PAGES

1. REQUEST NO.

19VM3027Q0005

2. DATE ISSUED

Oct 16, 2026

3. REQUISITION/PURCHASE REQUEST NO.

PR16336888

4. CERT. FOR NAT. DEF.

UNDER BDSA REG. 2

AND/OR DMS REG. 1

RATING

5A. ISSUED BY

General Services Office, American Embassy Hanoi, 7 Lang Ha, Hanoi, Vietnam

6. DELIVER BY (Date)

Oct 30, 2026; 17:00PM local time

5B. FOR INFORMATION CALL: (Name and telephone no.) (No collect calls 7. DELIVERY

X FOB DESTINATION OTHER (See Schedule) NAME

Trang Bui

TELEPHONE NUMBER

AREA CODE

+84 24

NUMBER

38505000

8. TO: 9. DESTINATION

a. NAME b. COMPANY a. NAME OF CONSIGNEE

American Embassy Hanoi

c. STREET ADDRESS b. STREET ADDRESS

7 Lang Ha

d. CITY e. STATE f. ZIP CODE c. CITY

Hanoi

d. STATE

Vietnam

e. ZIP CODE

10. PLEASE FURNISH QUOTATIONS TO THE

ISSUING OFFICE IN BLOCK 5A ON OR

BEFORE CLOSE OF BUSINESS (Date)

Oct 30, 2026; 17:00PM local time

IMPORTANT: This is a request for information, and quotations furnished are not offers. If you are unable to quote, please so indicate on this form and return it to the address in Block 5A. This request does not commit the Government to pay any costs incurred in the preparation of the submission of this quotation or to contract for supplies or services. Supplies are of domestic origin unless otherwise indicated by quoter. Any representations and/or certifications attached to this Request for Quotations must be completed by the quoter

11. SCHEDULE (Include applicable Federal, State and local taxes)

ITEM NO.

(a)

SUPPLIES/SERVICES

(b)

QUANTITY

(c)

UNIT

(d)

UNIT PRICE

(e)

AMOUNT

(f)

Furniture Washing and Cleaning Services for the U.S. Embassy Hanoi, Vietnam.

Period of performance: Dec 2026 – Nov 2031.

(Please see attached Statement of Work for details, page 2 - 4)

Pkg

12 DISCOUNT FOR PROMPT PAYMENT a. 10 CALENDAR DAYS

b. 20 CALENDAR DAYS

c. 30 CALENDAR DAYS

d. CALENDAR DAYS

NUMBER %

NOTE: Additional provisions and representations [X] are [ ] are not attached.

13 NAME AND ADDRESS OF QUOTER 14 SIGNATURE OF PERSON AUTHORIZED TO

SIGN QUOTATION

15 DATE OF QUOTATION

a. NAME OF QUOTER

b. STREET ADDRESS

16. SIGNER

c. COUNTY a. NAME (Type or print)

b. TELEPHONE

d. CITY e. STATE f. ZIP CODE c. TITLE (Type or print) AREA CODE

NUMBER

STANDARD FORM 18

SCOPE OF WORK

This is a solicitation for a vendor to provide U.S. Embassy Hanoi with a contract for furniture cleaning and washing services for its residences and offices during the period from December 2026 to November 2031.

A. SCOPES OF SERVICES:

1. Work Area Protection – The contractor must provide for the protection of the work area utilizing contractor provided wet floor signage, cones, barricades, etc. In addition, the contractor must coordinate with warehouse supervisor for the placements of walk off mats on hard floor surfaces that are adjacent to carpet that are being cleaned.

2. Furniture - The contractor must move as necessary all furniture and equipment to facilitate the carpet/ sofa/chairs cleaning process. At the completion of work, the contractor must move and place the furniture and equipment back to their original locations and must place protective materials between the furniture/equipment and the damp carpet.

3. Vacuuming – The contractor must vacuum all areas that are to be steam cleaned prior to commencement of work.

4. Pre-Conditioning with Chemicals – The contractor must pre-treat all carpet, sofa, chairs, mat… with safety chemicals. Gum and Stains- The contractor must remove all gum and stains from the carpeted area being cleaned.

5. Agitation of carpet after chemicals – The contractor must mechanically agitate the preconditioned carpet to achieve proper distribution of the pre-conditioning chemicals into the carpet pile.

6. Well time – Allow agitated carpet to set 15 minutes prior to extraction process.

7. Extraction – The contractor must steam clean and extract the carpet after a sufficient dwell time has occurred.

8. Drying – Dehumidifiers & Fans – The contractor must provide a sufficient quantity of dehumidifiers and fans to ensure fast drying of the carpet being cleaned.

B. WORKFORCE AND EQUIPMENT REQUIREMENT

1. The workforce of the Vendor shall consist of full package with manpower who are experienced with large space

2. Upon request, the Vendor will provide a full-time experienced Project Manager on site. The

Vendor’s Project Manager and other designated representatives will work closely and collaboratively with the US Embassy Hanoi’s Representative for each task. If requested, the Project Manager may be requested to be on site throughout the duration of each time.

3. US Embassy Hanoi reserves the right to approve/or reject the Project Manager designated to work with US Embassy Hanoi. The US Embassy Hanoi also reserves the right to require the removal of any member of the Vendor’s teams from the site.

4. The Vendor will provide all necessary labor and materials to carry out its responsibilities within the time frames set by the US Embassy Hanoi of each order.

5. When disassembly and assembly of property is required, the Vendor will furnish labor and equipment sufficient to accomplish the task.

6. The Vendor will be responsible for safeguarding and protecting its own work, material, tools and equipment.

7. The Vendor will furnish the dumpster or trash compactor if required. The Vendor shall, at all times, keep the premises free from excessive accumulation of waste material or rubbish caused by its employees or work.

8. Vendor shall arrive at the site promptly with all necessary equipment to complete the job.

9. All necessary permits are to be provided by the Vendor and cost included in the prices.

C. PRICING:

Contractor shall supply all labor, materials, equipment, and services required to complete the work specified in this SOW. Pricing offer must be firm-fixed price in local currency Vietnam Dong (VND) if bidder is a local vendor, or in US Dollar if bidder is an overseas vendor, to include VAT and any other anticipated charges.

Prices shall remain firm-fixed for one year. The U.S. Embassy may review any proposed price adjustments annually; such adjustments are subject to Embassy review and approval. Approved prices will apply for the subsequent one-year period.

Washing & Cleaning Items Q’ty Unit Price VAT Price Incl. VAT

Carpet 9x12m 1ea Carpet 6x9m 1ea 3-seat sofa 1ea 2-seat sofa 1ea 1-seat sofa 1ea Bedroom’s chair 1ea Leather study chair 1ea Dinning chair 1ea Double bed mattress cleaning 1ea Single bed mattress cleaning 1ea Curtain cleaning 1ea Lamp shade 1ea

D. PAYMENT

1. The Contractor shall submit a monthly invoice covering all services provided and accepted under approved BPA calls during the applicable month.

2. The invoice must indicate delivery dates, services provided for each order, unit price, and the total amount due for the month.

3. Payment will be made via Electronic Funds Transfer (EFT) to the Contractor's designated bank account, within 30 days of invoice receipt and acceptance of the supplies.

E. PROCUREMENT TERMS AND CONDITIONS

1. The offeror must be willing to accept BPA and Calls from the U.S. Embassy Hanoi.

2. Contractor’s contract is not accepted and signed.

3. All item bids must meet or exceed specifications listed.

4. Proposals must include relevant VAT and any other anticipated charges.

5. Selected Contractor must be able to accept payment within 30 (thirty) days after the orders are delivered completely, and the original correct invoice is received.

6. The payment will be made through Electronic Fund Transfer (EFT) to the vendor bank account as stated on the invoice.

7. Any cancellations after BPA calls awarded, only services rendered will be paid.

8. For US Government rules and regulation reference, please read the attached Commercial

Clause document attached.

Please send your proposal/quotation no later than October 30, 2026; 17:00PM local time by email to U.S. Embassy Hanoi to: HanoiGSOProcurement@state.gov

Thank you for your cooperation.

Bản dịch tiếng Việt (đính kèm)

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Đại sứ quán Hoa Kỳ tại Hà Nội mời nhà thầu cung cấp hợp đồng dịch vụ vệ sinh và giặt đồ nội thất cho nhà ở và văn phòng thuộc quyền quản lý của Đại sứ quán trong giai đoạn từ tháng 12 năm 2026 đến tháng 11 năm 2031.

A. PHẠM VI DỊCH VỤ:

1. Bảo vệ khu vực làm việc – Nhà thầu phải đảm bảo an toàn cho khu vực làm việc bằng cách sử dụng các thiết bị như biển cảnh báo sàn ướt, cọc tiêu, rào chắn, v.v. Ngoài ra, nhà thầu cần phối hợp với giám sát kho để đặt thảm chùi chân tại các vị trí sàn cứng tiếp giáp với khu vực thảm đang được làm sạch.

2. Đồ nội thất – Nhà thầu phải di chuyển các đồ nội thất và thiết bị cần thiết để tạo thuận lợi cho quá trình làm sạch thảm, ghế sofa hoặc ghế ngồi. Sau khi hoàn thành công việc, nhà thầu phải di chuyển và sắp xếp lại đồ nội thất, thiết bị về vị trí ban đầu; đồng thời phải đặt các vật liệu bảo vệ giữa đồ nội thất/thiết bị và bề mặt thảm còn ẩm.

3. Hút bụi – Nhà thầu phải hút bụi toàn bộ các khu vực chuẩn bị làm sạch bằng hơi nước trước khi bắt đầu công việc.

4. Xử lý sơ bộ bằng hóa chất – Nhà thầu phải xử lý trước bề mặt thảm, ghế sofa, ghế ngồi, thảm chùi chân… bằng các loại hóa chất an toàn. Đối với kẹo cao su và các vết bẩn, nhà thầu phải loại bỏ hoàn toàn khỏi khu vực thảm đang được làm sạch.

5. Tác động cơ học lên thảm sau khi dùng hóa chất – Nhà thầu phải thực hiện tác động cơ học lên bề mặt thảm đã qua xử lý sơ bộ để đảm bảo hóa chất được phân bổ đều vào các sợi thảm.

6. Thời gian chờ (thẩm thấu) – Để hóa chất thẩm thấu vào thảm trong khoảng 15 phút trước khi tiến hành quy trình hút sạch (chiết xuất).

7. Hút sạch (Chiết xuất) – Sau khi đã để hóa chất thẩm thấu trong khoảng thời gian cần thiết, nhà thầu tiến hành làm sạch bằng hơi nước và hút sạch bụi bẩn cùng hóa chất ra khỏi thảm.

8. Làm khô – Sử dụng máy hút ẩm và quạt – Nhà thầu phải cung cấp đủ số lượng máy hút ẩm và quạt để đảm bảo thảm được làm khô nhanh chóng sau khi làm sạch.

B. YÊU CẦU VỀ LỰC LƯỢNG LAO ĐỘNG VÀ THIẾT BỊ

1. Đội ngũ nhân sự của Nhà cung cấp phải là một ê-kíp trọn gói, bao gồm những nhân viên có kinh nghiệm làm việc tại các không gian rộng lớn.

2. Theo yêu cầu, Nhà cung cấp sẽ bố trí một Quản lý Dự án giàu kinh nghiệm làm việc toàn thời gian tại hiện trường. Quản lý Dự án và các đại diện khác do Nhà cung cấp chỉ định sẽ phối hợp chặt chẽ với đại diện của Đại sứ quán Hoa Kỳ tại Hà Nội trong từng nhiệm vụ. Nếu được yêu cầu, Quản lý Dự án có thể phải có mặt tại hiện trường trong suốt thời gian thực hiện công việc.

3. Đại sứ quán Hoa Kỳ tại Hà Nội có quyền phê duyệt hoặc từ chối nhân sự được chỉ định làm Quản lý Dự án. Đại sứ quán Hoa Kỳ tại Hà Nội cũng có quyền yêu cầu loại bỏ bất kỳ thành viên nào trong đội ngũ của Nhà cung cấp khỏi hiện trường.

4. Nhà cung cấp có trách nhiệm cung cấp đầy đủ nhân lực và vật tư cần thiết để hoàn thành các nghĩa vụ của mình trong khung thời gian do Đại sứ quán Hoa Kỳ tại Hà Nội quy định cho từng đơn hàng.

5. Trong trường hợp cần tháo dỡ và lắp đặt tài sản, Nhà cung cấp phải cung cấp nhân lực và thiết bị đầy đủ để thực hiện công việc đó.

6. Nhà cung cấp chịu trách nhiệm bảo quản và bảo vệ các hạng mục công việc, vật liệu, công cụ và thiết bị của chính mình.

7. Nhà cung cấp phải cung cấp thùng chứa rác hoặc thiết bị nén rác nếu được yêu cầu. Nhà cung cấp có trách nhiệm luôn giữ cho khu vực làm việc không bị tích tụ quá nhiều rác thải hoặc phế liệu phát sinh từ hoạt động của nhân viên hoặc công việc của mình.

9. Nhà cung cấp phải có mặt tại hiện trường đúng giờ cùng với tất cả các thiết bị cần thiết để hoàn thành công việc.

10. Nhà cung cấp có trách nhiệm xin mọi giấy phép cần thiết; chi phí cho các giấy phép này đã được bao gồm trong giá dịch vụ.

C. GIÁ CẢ:

1. Nhà thầu có trách nhiệm cung cấp toàn bộ nhân công, vật tư, thiết bị và dịch vụ cần thiết để hoàn thành công việc được quy định trong Phạm vi Công việc (SOW) này. Giá chào thầu phải là mức giá cố định, tính bằng đồng Việt Nam (VND) đối với nhà thầu trong nước hoặc bằng Đô la Mỹ (USD) đối với nhà thầu nước ngoài, bao gồm thuế GTGT và các khoản phí dự kiến khác.

2. Mức giá sẽ được giữ cố định trong thời hạn một năm. Đại sứ quán Hoa Kỳ có thể xem xét các đề xuất điều chỉnh giá hàng năm; việc điều chỉnh này phải được Đại sứ quán xem xét và phê duyệt. Mức giá đã được phê duyệt sẽ được áp dụng cho giai đoạn một năm tiếp theo.

Đồ giặt & làm sạch Số lượng Đơn giá VAT Giá đã bao gồm VAT

Thảm 9x12m 1ea Thảm 6x9m 1ea Sofa 3 chỗ ngồi 1ea Sofa 2 chỗ ngồi 1ea Sofa 1 chỗ ngồi 1ea Ghế phòng ngủ 1ea Ghế da học tập 1ea Ghế ăn uống 1ea Vệ sinh nệm giường đôi 1ea Vệ sinh nệm giường đơn 1ea Vệ sinh rèm cửa 1ea Chụp đèn 1ea

D. THANH TOÁN

1. Nhà thầu phải gửi hóa đơn hàng tháng cho tất cả các dịch vụ đã được cung cấp và chấp thuận theo các yêu cầu đặt hàng (BPA calls) đã được phê duyệt trong tháng tương ứng.

2. Hóa đơn phải nêu rõ ngày cung cấp dịch vụ, các dịch vụ đã thực hiện cho từng đơn hàng, đơn giá và tổng số tiền phải thanh toán trong tháng đó.

3. Việc thanh toán sẽ được thực hiện thông qua hình thức Chuyển tiền Điện tử (EFT) vào tài khoản ngân hàng do Nhà thầu chỉ định, trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận được hóa đơn và chấp thuận các dịch vụ/hàng hóa đã cung cấp.

E. ĐIỀU KHOẢN VÀ ĐIỀU KIỆN MUA SẮM

1. Bên chào hàng phải sẵn sàng chấp nhận Thỏa thuận Mua sắm Hàng hóa/Dịch vụ (BPA) và các

Đơn đặt hàng (Calls) từ Đại sứ quán Hoa Kỳ tại Hà Nội.

2. Hợp đồng riêng của nhà thầu sẽ không được chấp nhận hay ký kết.

3. Tất cả các hạng mục chào giá phải đáp ứng hoặc vượt quá các thông số kỹ thuật đã nêu.

4. Báo giá phải bao gồm thuế GTGT (VAT) và các khoản phí dự kiến khác (nếu có).

5. Nhà thầu được chọn phải chấp nhận thanh toán trong vòng 30 (ba mươi) ngày kể từ khi hàng hóa/dịch vụ được bàn giao đầy đủ và nhận được hóa đơn hợp lệ (bản gốc).

6. Việc thanh toán sẽ được thực hiện thông qua hình thức Chuyển khoản Điện tử (EFT) vào tài khoản ngân hàng của nhà cung cấp như ghi trên hóa đơn.

7. Trong trường hợp hủy đơn hàng sau khi đã có lệnh đặt hàng (BPA call), chỉ các dịch vụ đã thực hiện mới được thanh toán.

8. Để tham khảo các quy định và chính sách của Chính phủ Hoa Kỳ, vui lòng xem tài liệu "Các

Điều khoản Thương mại" (Commercial Clause) được đính kèm.

Vui lòng gửi đề xuất/báo giá của bạn chậm nhất là ngày 30 tháng 10 năm 2026; 17:00 chiều theo giờ địa phương qua email đến Đại sứ quán Hoa Kỳ tại Hà Nội tới:

HanoiGSOProcurement@state.gov

Cảm ơn sự hợp tác của quý vị.