REQUEST FOR QUOTATIONS

(THIS IS NOT AN ORDER)

THIS RFQ [ ] IS [x] IS NOT A SMALL BUSINESS-

SMALL PURCHASE SET-ASIDE (52.219-4)

PAGE

OF

PAGES

1. REQUEST NO.

19VM3027Q0004

2. DATE ISSUED

Oct 15, 2026

3. REQUISITION/PURCHASE REQUEST NO.

PR16333627

4. CERT. FOR NAT. DEF.

UNDER BDSA REG. 2

AND/OR DMS REG. 1

RATING

5A. ISSUED BY

General Services Office, American Embassy Hanoi, 7 Lang Ha, Hanoi, Vietnam

6. DELIVER BY (Date)

Nov 05, 2026; 17:00PM local time

5B. FOR INFORMATION CALL: (Name and telephone no.) (No collect calls 7. DELIVERY

X FOB DESTINATION OTHER (See Schedule) NAME

Trang Bui

TELEPHONE NUMBER

AREA CODE

+84 24

NUMBER

38505000

8. TO: 9. DESTINATION

a. NAME b. COMPANY a. NAME OF CONSIGNEE

American Embassy Hanoi

c. STREET ADDRESS b. STREET ADDRESS

7 Lang Ha

d. CITY e. STATE f. ZIP CODE c. CITY

Hanoi

d. STATE

Vietnam

e. ZIP CODE

10. PLEASE FURNISH QUOTATIONS TO THE

ISSUING OFFICE IN BLOCK 5A ON OR

BEFORE CLOSE OF BUSINESS (Date)

Nov 05, 2026; 17:00PM local time

IMPORTANT: This is a request for information, and quotations furnished are not offers. If you are unable to quote, please so indicate on this form and return it to the address in Block 5A. This request does not commit the Government to pay any costs incurred in the preparation of the submission of this quotation or to contract for supplies or services. Supplies are of domestic origin unless otherwise indicated by quoter. Any representations and/or certifications attached to this Request for Quotations must be completed by the quoter

11. SCHEDULE (Include applicable Federal, State and local taxes)

ITEM NO.

(a)

SUPPLIES/SERVICES

(b)

QUANTITY

(c)

UNIT

(d)

UNIT PRICE

(e)

AMOUNT

(f)

Fuel Supplies to the U.S. Embassy Hanoi, Vietnam.

Period of performance: Dec 2026 – Nov 2031.

(Please see attached Statement of Work for details, page 2 - xx)

Pkg

12 DISCOUNT FOR PROMPT PAYMENT a. 10 CALENDAR DAYS

b. 20 CALENDAR DAYS

c. 30 CALENDAR DAYS

d. CALENDAR DAYS

NUMBER %

NOTE: Additional provisions and representations [X] are [ ] are not attached.

13 NAME AND ADDRESS OF QUOTER 14 SIGNATURE OF PERSON AUTHORIZED TO

SIGN QUOTATION

15 DATE OF QUOTATION

a. NAME OF QUOTER

b. STREET ADDRESS

16. SIGNER

c. COUNTY a. NAME (Type or print)

b. TELEPHONE

d. CITY e. STATE f. ZIP CODE c. TITLE (Type or print) AREA CODE

NUMBER

STANDARD FORM 18

SCOPE OF WORK

This is a solicitation for a contractor to provide fuel to the U.S. Embassy Hanoi and its agencies in Hanoi, Vietnam under a Blanket Purchase Agreement (BPA) during the period from Dec 2026 to Nov 2031. The Contractor shall provide all fuel as per below specified requirements.

A. General Requirement:

The U.S. Embassy Hanoi and its agencies require supplies of fuel, both gasoline and diesel for their vehicles, generators and other equipment. Upon supply request, the U.S. Embassy Hanoi will issue a fuel request ticket that indicates the volume of fuel to be refilled. The Contractor shall provide fuel as per the ticket and keep it for monthly invoice. The Contractor must not require any deposit for the request but shall get full monthly payment within 30 days from the receipt of the invoice.

All services performed under this agreement shall be conducted in accordance with all applicable U.S. Government’s rules, and environmental regulations. The services will begin upon BPA award confirmation date.

B. Deliverables

1. Vehicles and/or Mobilize generators:

The Contractor shall not need to deliver fuel under any circumstances. When a vehicle or a generator is running low on fuel, it shall be driven to the Contractor’s nearest fuel station to get refilled. The driver or the maintenance specialist will provide a fuel request ticket to the Contractor’s representative at the fuel station. The Contractor’s staff will refill the exact amount stated on the request ticket upon the driver’s or the maintenance specialist’s witness and keep the ticket for end of month reconciliation and invoicing. The driver or the maintenance specialist and the Contractor’s staff must ensure there is no leaking during refill process, and the fuel tank is locked properly upon completion.

The Contractor needs ensure the regular operation of its fuel stations. Any foreseeable temporary shutdown must be informed in advance to U.S. Embassy Hanoi and its agencies.

2. Immobilize Generators and Other Equipment:

2.1. Prior to loading/ unloading

a. Visually check all hoses for leaks and wet spots.

b. Verify that sufficient volume (ullage) is available in the storage tank.

c. Verify that nearby downgradient storm drains or waterways are protected in the event of a release (e.g., drain covers and/or sorbent supply).

d. Secure the tank vehicle with wheel chocks and interlocks.

e. Provide fire prevention/suppression measures on site.

f. Ensure that the vehicle’s parking brakes are set.

g. Verify proper alignment of valves and proper functioning of the pumping system.

h. Verify that the tank vents are open for proper operation.

i. Park the tanker truck as close as safely possible to the storage tank to minimize the length of exposed flexible piping.

j. Establish adequate bonding/grounding prior to connecting to the fuel transfer point.

k. No smoking or any open flames are allowed during transfer operations.

l. Turn off any cell phones, radios, or other non-essential electronic devices.

2.2. During loading

a. Requesting personnel must stay with the vehicle at all times during loading/unloading activities to observe the process.

b. Periodically inspect all systems, hoses and connections.

c. Prior to making a connection, shut off the vehicle engine when transferring

d. Class 3 materials (flashpoint = 141°F), shut off the vehicle engine unless it is used to operate a pump.

e. Maintain visual communication with the pumping and receiving stations.

f. Monitor the liquid level in the receiving tank to prevent overflow.

g. When topping off the tank, reduce flow rate to prevent overflow.

2.3 After loading/ unloading

a. Make sure the transfer operation is completed.

b. Close all tank and loading valves before disconnecting.

c. Securely close all vehicle internal, external, and dome cover valves before disconnecting.

d. Disconnect grounding/bonding wires.

e. Make sure the hoses are drained to remove the remaining oil before moving them away from the connection. Use a drip pan.

f. Cap the end of the hose and other connecting devices before moving them to prevent uncontrolled leakage.

g. Remove wheel chocks and interlocks.

h. Inspect the lowermost drain and all outlets on tank truck prior to departure. If necessary, tighten, adjust, or replace caps, valves, or other equipment to prevent oil leaking while in transit.

i. Verify that no spillage has occurred. If a release has occurred, notify the persons in charge, commence cleanup, and do not depart from the location.

C. Pricing

The Contractor shall include the cost of all equipment, materials, labor (including any premium pay for services required for overtime and holidays), overhead, and profit in the prices for fuel supplies with reference to Standard Form 18, block 11 – Schedule.

No. Name Unit Price VAT Total 1 Gasoline E10 RON 95-III Liter 2 Gasoline E10 RON 95-V Liter 3 Diesel DO 0.01 S-II Liter

D. Billing

The Contractor shall submit monthly invoices for fuel supplies after fully approved BPA calls have been placed by the U.S. Embassy Hanoi and its agencies to the Contractor. Invoices must indicate the dates and applicable prices of refill, the tag of vehicles refilled, and total amount for the month.

The amounts then will be paid for by electronic fund transfer (EFT) from the U.S. Embassy within 30 days since invoices are received.

E. Price Adjustment

This bid is structured to allow fluctuations of the market price. The unit price per liter of fuel and diesel may be adjusted based on increases or decreases in the official price of gasoline, mandated by the government of Vietnam. The U.S. Government will make no adjustments in contract price due to currency devaluations or fluctuations in exchange rates.

F. Past Performance

Bidders must have at least five (5) years’ experience in supplying fuel in Hanoi, Vietnam. Bidders must provide list of at least three (3) clients over the past 5 years, demonstrating prior experience with relevant past performance information and references (provide dates of contracts, places of performance, value of contracts, contact names and email addresses, telephone and fax numbers) for the fuel supply in Vietnam. Offerors are advised that the past performance information requested above may be discussed with the client’s contact person.

G. Lists of Fuel Stations and Point of Contacts

Bidder must provide list of fuel stations in the areas of Giang Vo ward, Thanh Xuan ward, Lang ward, Tay Ho ward, Phu Thuong ward, Xuan Dinh ward in Hanoi, Vietnam to include address, point of contact, telephone number, email address in the bidding package.

Contractor shall provide U.S. Embassy Hanoi and its agencies with a list of individuals who may be contacted out of normal business hours in the event of an emergency. This list must be updated at all times.

H. Supply Rejection

U.S. Embassy Hanoi and its Agencies may reject any fuel supplies that do not meet the fuel standard and the specific requirements of this requirement. The U.S. Embassy Hanoi and its agencies will not invoke this right without due cause and prior discussion with the Contractor.

I. Procurement Terms and Conditions.

The offeror must be willing to accept BPA and Calls from the U.S. Embassy Hanoi.

Contractor’s contract is not accepted and signed.

All item bids must meet or exceed specifications listed.

Proposals must include relevant VAT and any other anticipated charges.

Selected Contractor must be able to accept payment within 30 (thirty) days after the orders are delivered completely, and the original correct invoice is received.

The payment will be made through Electronic Fund Transfer (EFT) to the vendor bank account as stated on the invoice.

Any cancellations after BPA calls awarded, only services rendered will be paid.

For US Government rules and regulation reference, please read the attached Commercial

Clause document attached.

Please send your proposal/quotation no later than November 05, 2026; 17:00PM local time by email to U.S. Embassy Hanoi to: HanoiGSOProcurement@state.gov

Thank you for your cooperation.

Bản dịch tiếng Việt (đính kèm.

PHẠM VI CÔNG VIỆC

Đại sứ quán Hoa Kỳ tại Hà Nội mời các nhà thầu cung cấp nhiên liệu cho Đại sứ quán và các cơ quan trực thuộc tại Hà Nội, Việt Nam theo Thỏa thuận Mua bán bao quát (BPA) trong giai đoạn từ tháng 12 năm 2026 đến tháng 11 năm 2031. Nhà thầu sẽ cung cấp toàn bộ nhiên liệu theo các yêu cầu quy định dưới đây.

A. Yêu cầu chung:

Đại sứ quán Hoa Kỳ tại Hà Nội và các cơ quan trực thuộc cần cung cấp nhiên liệu, bao gồm xăng và dầu diesel cho phương tiện, máy phát điện và các thiết bị khác. Khi có yêu cầu cung cấp, Đại sứ quán Hoa Kỳ tại Hà Nội sẽ phát hành phiếu yêu cầu nhiên liệu ghi rõ khối lượng nhiên liệu cần nạp. Nhà thầu sẽ cung cấp nhiên liệu theo phiếu yêu cầu và giữ lại để lập hóa đơn hàng tháng. Nhà thầu không được yêu cầu đặt cọc cho yêu cầu mà phải nhận thanh toán đầy đủ hàng tháng trong vòng 30 ngày kể từ khi Đại sứ quán nhận được hóa đơn. Tất cả các dịch vụ được thực hiện theo thỏa thuận này phải được quy chiếu theo tất cả các quy định của Chính phủ Hoa Kỳ và các quy định về môi trường áp dụng. Việc cung cấp nhiên liệu sẽ bắt đầu từ ngày Đại sứ quán xác nhận

BPA.

B. Quy trình cung cấp

1. Phương tiện và/hoặc máy phát điện:

Nhà thầu không cần giao nhiên liệu tại chỗ trong bất kỳ trường hợp nào. Khi một phương tiện hoặc máy phát điện sắp hết nhiên liệu, nó phải được di chuyển đến trạm xăng gần nhất của Nhà thầu để nạp lại. Tài xế hoặc chuyên viên bảo trì sẽ cung cấp phiếu yêu cầu nhiên liệu cho đại diện nhà thầu tại trạm xăng. Nhân viên của Nhà thầu sẽ cung cấp nhiên liệu theo đúng số tiền ghi trên phiếu yêu cầu khi có sự chứng kiến của tài xế hoặc chuyên viên bảo trì và giữ lại vé để đối chiếu và lập hóa đơn cuối tháng. Tài xế hoặc chuyên viên bảo trì cùng nhân viên của Nhà thầu phải đảm bảo không có rò rỉ trong quá trình nạp lại, và bình nhiên liệu được khóa đúng cách khi hoàn thành.

Nhà thầu cần đảm bảo hoạt động thường xuyên các trạm xăng của mình. Bất kỳ đợt đóng cửa tạm thời nào có thể xảy ra phải được thông báo trước cho Đại sứ quán Hoa Kỳ tại Hà Nội và các cơ quan của họ.

2. Máy phát điện và các thiết bị khác:

2.1. Trước khi nạp nhiên liệu

a. Kiểm tra trực quan tất cả các ống để phát hiện rò rỉ và chỗ ẩm ướt.

b. Xác minh rằng có đủ thể tích (ullage) trong bồn chứa.

c. Xác minh rằng các cống thoát nước mưa hoặc đường thủy giảm dốc gần đó được bảo vệ trong trường hợp rò rỉ (ví dụ: nắp cống và/hoặc nguồn hấp thụ).

d. Cố định xe bồn bằng chặn bánh xe và khóa liên động.

e. Cung cấp các biện pháp phòng ngừa/dập tắt cháy ngay tại chỗ.

f. Đảm bảo phanh tay của xe đã được thiết lập.

g. Kiểm tra sự căn chỉnh đúng của van và hoạt động đúng của hệ thống bơm.

h. Xác minh rằng các lỗ thông hơi của bình chứa đã mở để vận hành đúng cách.

i. Đỗ xe bồn càng gần bồn chứa càng tốt để giảm thiểu chiều dài đường ống linh hoạt lộ ra.

j. Thiết lập kết nối/nối đất đầy đủ trước khi kết nối với điểm chuyển nhiên liệu.

k. Không được hút thuốc hoặc đốt lửa hở trong quá trình chuyển giao.

l. Tắt mọi điện thoại di động, radio hoặc các thiết bị điện tử không thiết yếu khác.

2.2. Trong quá trình nạp nhiên liệu

a. Nhân viên yêu cầu phải luôn ở bên phương tiện trong quá trình nạp nhiên liệu để quan sát quá trình.

b. Định kỳ kiểm tra tất cả các hệ thống, ống dẫn và kết nối.

c. Trước khi kết nối, hãy tắt động cơ xe khi chuyển giao

d. Vật liệu loại 3 (điểm cháy = 141°F), tắt động cơ xe trừ khi nó được sử dụng để vận hành bơm.

e. Duy trì liên lạc trực quan với các trạm hút và nhận.

f. Giám sát mức chất lỏng trong bình nhận để tránh tràn.

g. Khi đổ đầy bình, hãy giảm lưu lượng để tránh tràn.

2.3 Sau khi nạp nhiên liệu

a. Đảm bảo quá trình chuyển giao đã hoàn tất.

b. Đóng tất cả các van bình chứa và van nạp trước khi ngắt kết nối.

c. Đóng chắc chắn tất cả các van bên trong, bên ngoài của xe trước khi ngắt kết nối.

d. Ngắt kết nối dây nối đất/nối đất.

e. Đảm bảo các ống đã được xả hết để loại bỏ dầu còn lại trước khi di chuyển chúng ra khỏi kết nối. Dùng khay hứng nhỏ giọt.

f. Đậy nắp đầu ống và các thiết bị kết nối khác trước khi di chuyển để tránh rò rỉ không được kiểm soát.

g. Tháo chặn bánh xe và khóa liên động.

h. Kiểm tra cống thấp nhất và tất cả các ổ cắm trên xe bồn trước khi khởi hành. Nếu cần thiết, siết chặt, điều chỉnh hoặc thay nắp, van hoặc thiết bị khác để ngăn rò rỉ dầu khi vận chuyển.

i. Xác nhận rằng không có sự đổ tràn nhiên liệu xảy ra. Nếu đã xảy ra việc đổ tràn, hãy thông báo cho các nhân viên cos trách nhiệm, bắt đầu dọn dẹp và không rời khỏi địa điểm.

C. Giá cả

Nhà thầu phải bao gồm chi phí của tất cả thiết bị, vật liệu, nhân công (bao gồm cả bất kỳ khoản phụ cấp nào cho các dịch vụ cần thiết cho làm thêm giờ và ngày lễ), chi phí chung và lợi nhuận trong giá cung cấp nhiên liệu theo bảng dưới đây.

STT Tên gọi Đơn vị Giá cả VAT Tổng cộng 1 Xăng E10 RON 95-III lít 2 Xăng E10 RON 95-V lít 3 Diesel DO 0.01 S-II lít

D. Thanh toán

Nhà thầu phải nộp hóa đơn hàng tháng cho việc cung cấp nhiên liệu sau khi Đại sứ quán Hoa Kỳ tại Hà Nội và các cơ quan của họ đã thực hiện các cuộc gọi BPA được phê duyệt đầy đủ cho Nhà thầu. Hóa đơn phải ghi rõ ngày tháng và giá áp dụng của việc nạp lại, biển số xe đã nạp lại, và tổng số tiền trong tháng. Các khoản tiền sẽ được thanh toán qua chuyển khoản điện tử (EFT) từ Đại sứ quán Hoa Kỳ trong vòng 30 ngày kể từ khi nhận được hóa đơn.

E. Điều chỉnh giá

Đề nghị này được cấu trúc để cho phép biến động giá thị trường. Giá đơn vị trên mỗi lít nhiên liệu và dầu diesel có thể được điều chỉnh dựa trên mức tăng hoặc giảm giá xăng chính thức, do chính phủ Việt Nam quy định. Chính phủ Hoa Kỳ sẽ không điều chỉnh giá hợp đồng do việc phá giá tiền tệ hoặc biến động tỷ giá hối đoái.

F. Thông tin tham chiếu

Đơn vị đấu thầu phải có ít nhất năm (5) năm kinh nghiệm cung cấp nhiên liệu tại Hà Nội, Việt Nam.

Đơn vị tham gia đấu thầu phải cung cấp danh sách ít nhất ba (3) khách hàng trong 5 năm qua, chứng minh kinh nghiệm trước đây với thông tin hiệu suất và tham chiếu liên quan (cung cấp ngày hợp đồng, địa điểm thực hiện, giá trị hợp đồng, tên người liên hệ và địa chỉ email, số điện thoại và fax) cho công việc cung cấp nhiên liệu tại Việt Nam. Các bên tham gia đấu thầu được khuyến cáo rằng thông tin tham chiếu được yêu cầu ở trên có thể được thảo luận bởi Đại sứ quán với khách hàng của mình.

G. Danh sách trạm xăng và cá nhân liên hệ.

Đơn vị đấu thầu phải cung cấp danh sách các trạm xăng tại các khu vực của phường Giảng Võ, Phường Thanh Xuân, Phường Láng, Phường Tây Hổ, Phường Phú Thương, phường Xuân Đỉnh ở Hà Nội, Việt Nam, bao gồm địa chỉ, điểm liên hệ, số điện thoại, địa chỉ email trong gói đấu thầu.

Nhà thầu phải cung cấp cho Đại sứ quán Hoa Kỳ tại Hà Nội và các cơ quan của họ danh sách những cá nhân chịu trách nhiệm có thể được liên hệ ngoài giờ làm việc bình thường trong trường hợp khẩn cấp. Danh sách này phải được cập nhật liên tục.

H. Từ chối nhiên liệu không đạt yêu cầu

Đại sứ quán Hoa Kỳ tại Hà Nội và các Cơ quan của nó có thể từ chối bất kỳ nguồn cung cấp nhiên liệu nào không đáp ứng tiêu chuẩn nhiên liệu và các yêu cầu cụ thể của yêu cầu này. Đại sứ quán Hoa Kỳ tại Hà Nội và các cơ quan trực thuộc sẽ không viện dẫn quyền này nếu không có lý do chính đáng và đã thảo luận trước với Nhà thầu.

I. Điều khoản và Điều kiện Mua sắm.

1. Bên đề nghị phải sẵn sàng nhận các đơn hàng từ Đại sứ quán Hoa Kỳ tại Hà Nội.

2. Hợp đồng của nhà thầu không được chấp nhận và ký kết.

3. Các đề xuất phải bao gồm VAT và bất kỳ khoản chi phí dự kiến nào khác.

4. Nhà thầu được chọn phải có khả năng nhận thanh toán trong vòng 30 (ba mươi) ngày sau khi đơn hàng được giao đầy đủ và nhận được hóa đơn chính xác.

5. Thanh toán sẽ được thực hiện thông qua Chuyển tiền điện tử (EFT) vào tài khoản ngân hàng của nhà cung cấp như ghi trên hóa đơn.

6. Bất kỳ trường hợp hủy bỏ nào sau khi có đơn hàng xác nhận, chỉ các dịch vụ đã cung cấp sẽ được thanh toán.

7. Để tham khảo các quy định và quy định của Chính phủ Hoa Kỳ, vui lòng đọc tài liệu Điều khoản Thương mại đính kèm.

Vui lòng gửi đề xuất/báo giá của bạn chậm nhất là ngày 05 tháng 11 năm 2026; 17:00 chiều giờ địa phương qua email tới Đại sứ quán Hoa Kỳ tại Hà Nội tới: HanoiGSOProcurement@state.gov .

Cảm ơn sự hợp tác của quý vị.