19VM3026Q0013 - SF-1449 - Make ready - Cleaning Services.pdf

SOLICITATION/CONTRACT/ORDER FOR COMMERCIAL ITEMS

OFFEROR TO COMPLETE BLOCKS 12, 17, 23, 24, & 30

1. REQUISITION NUMBER

PR8858147

2. CONTRACT NO.

3. AWARD/EFFECTIVE

DATE

4. ORDER NUMBER

5. SOLICITATION NUMBER

19VM3026Q0013

6. SOLICITATION ISSUE DATE

10 Apr 2026

7. FOR SOLICITATION

INFORMATION CALL:

a. NAME Stephen Hurley

b. TELEPHONE NUMBER(No collect calls)

+84-24 – 3850 5000

8. OFFER DUE DATE/ LOCAL

TIME

17:00 24 Apr 2026

9. ISSUED BY CODE 10. THIS ACQUISITION IS UNRESTRICTED OR SET ASIDE:____ % FOR:

SMALL BUSINESS WOMEN-OWNED SMALL BUSINESS

General Services Office, U.S. Embassy Hanoi. HUBZONE SMALL

BUSINESS

(WOSB) ELLIGIBLE UNDER THE WOMEN-OWNED

SMALL BUSINESS PROGRAM NAICS:

SERVICE-DISABLED

VETERAN-OWNED

SMALL BUSINESS

EDWOSB

8 (A) SIZE STANDARD:

11. DELIVERY FOR FOB DESTINAT-

TION UNLESS BLOCK IS

MARKED

SEE SCHEDULE

12. DISCOUNT TERMS 13a. THIS CONTRACT IS A

RATED ORDER UNDER

DPAS (15 CFR 700)

13b. RATING

14. METHOD OF SOLICITATION

RFQ IFB RFP

15. DELIVER TO CODE 16. ADMINISTERED BY CODE

U.S. Embassy Hanoi Warehouse 324A Nguyen Trai, Thanh Xuan

17a. CONTRACTOR/

OFFERER

TELEPHONE NO.

CODE FACILITY

CODE

18a. PAYMENT WILL BE MADE BY

BANK TRANFER WITHIN 30 DAYS UPON COMPLETION OF

SERVICE AND RECEIPT OF A PROPER INVOICE.

CODE

17b. CHECK IF REMITTANCE IS DIFFERENT AND PUT SUCH ADDRESS IN

OFFER

18b. SUBMIT INVOICES TO ADDRESS SHOWN IN BLOCK 18a UNLESS BLOCK

BELOW IS CHECKED SEE ADDENDUM

19.

ITEM NO.

20.

SCHEDULE OF SUPPLIES/SERVICES

21.

QUANTITY

22.

UNIT

23.

UNIT PRICE

24.

AMOUNT

Make ready Cleaning Services for Apartment Make ready Cleaning Services for Duplex apartment Make ready: Cleaning Services for Stand-alone house

All

(Check attached sheet)

25. ACCOUNTING AND APPROPRIATION DATA

26. TOTAL AWARD AMOUNT (For Govt. Use Only)

27a.SOLICITATION INCORPORATES BY REFERENCE FAR 52.212-1, 52.212-4. FAR 52.212-3 AND 52.212-5 ARE ATTACHED. ADDENDA ARE ARE NOT ATTACHED

27b.CONTRACT/PURCHASE ORDER INCORPORATES BY REFERENCE FAR 52.212-4. FAR 52.212-5 IS ATTACHED. ADDENDA ARE ARE NOT ATTACHED

28. CONTRACTOR IS REQUIRED TO SIGN THIS DOCUMENT AND RETURN _02_ COPIES TO

ISSUING OFFICE. CONTRACTOR AGREES TO FURNISH AND DELIVER ALL ITEMS SET

FORTH OR OTHERWISE IDENTIFIED ABOVE AND ON ANY ADDITIONAL SHEETS SUBJECT

TO THE TERMS AND CONDITIONS SPECIFIED HEREIN.

29. AWARD OF CONTRACT: REF. _________________ OFFER DATED ____________.

YOUR OFFER ON SOLICITATION (BLOCK 5), INCLUDING ANY ADDITIONS OR

CHANGES WHICH ARE SET FORTH HEREIN, IS ACCEPTED AS TO ITEMS:

30a. SIGNATURE OF OFFEROR/CONTRACTOR 31a. UNITED STATES OF AMERICA (SIGNATURE OF CONTRACTING OFFICER)

30b. NAME AND TITLE OF SIGNER (Type or print)

30c. DATE SIGNED

31b. NAME OF CONTRACTING OFFICER (Type or print)

31c. DATE SIGNED

AUTHORIZED FOR LOCAL REPRODUCTION STANDARD FORM 1449 (REV. 02/2012)

PREVIOUS EDITION IS NOT USABLE Computer Generated Prescribe52.212 d by GSA - FAR (48 CFR) 53.212

SCOPE OF WORK

Make-Ready Cleaning Services for Residential Property for the U.S. Embassy Hanoi

This is a solicitation for cleaning services to be provided to the U.S. Embassy Hanoi during the period from June 2026 to December 2028. The Contractor shall provide all cleaning services under a Blanket Purchase Agreement (BPA) as specified below.

Requirements of Cleaning services: The purpose of this BPA is to solicit quotations from qualified vendors for the delivery of make ready cleaning services, including but not limited to manpower, tool and chemicals per attached approval list for a term of one years, effectively from the date of BPA issuance.

Scope of Services: This Scope of Work (SOW) outlines the cleaning services required to prepare residential property for occupancy. The services will include deep cleaning after construction, furniture cleaning, and overall make-ready cleaning to ensure the home is in pristine condition.

Safety tools, equipment and PPE will be provided by service providers. Any chemical must be submitted to Embassy for reviewing at least 3 days prior service. Specific supplies will be provided by the Embassy.

Service providers must be responsible for health and safety of their employees during the service. Embassy will suspend the service if any safety concerns arise.

Working hour: from 8am – 12pm and from 1pm – 5pm as normal 8 business hours (1 hour for lunch).

Workers can take lunch break but do not use Embassy equipment to prepare lunch. Workers can take naps during lunch time at the residence but do not use the Embassy’s furniture.

1. General Deep Cleaning / Dọn Dẹp Sâu Tổng Quát

• Dust and wipe all surfaces, including baseboards, door frames, and light fixtures.

o Lau bụi và lau sạch tất cả các bề mặt, bao gồm ván chân tường, khung cửa và đèn.

• Remove all construction dust and debris from walls, ceilings, and floors o Loại bỏ tất cả bụi và mảnh vụn xây dựng khỏi tường, trần nhà và sàn nhà.

• Clean and sanitize all doorknobs, handles, switches, and outlets.

o Làm sạch và khử trùng tất cả tay nắm cửa, tay cầm, công tắc và ổ cắm.

• Vacuum, sweep, and mop all flooring surfaces.

o Hút bụi, quét và lau tất cả các bề mặt sàn.

• Clean and polish interior glass, mirrors, and windows.

o Làm sạch và đánh bóng kính nội thất, gương và cửa sổ.

• Remove any remaining protective coverings from new fixtures and surfaces.

o Loại bỏ bất kỳ lớp bảo vệ còn lại nào từ các vật dụng và bề mặt.

• Clean all staircases, yards and gate.

o Lau dọn cầu thang, sân vườn và cổng nhà.

2. Kitchen Cleaning / Dọn Dẹp Nhà Bếp

• Deep clean all cabinets and drawers inside and out and under.

o Làm sạch sâu tất cả tủ và ngăn kéo từ trong ra ngoài và dưới gầm.

• Clean and disinfect countertops, backsplashes, and sinks.

o Làm sạch và khử trùng mặt bàn, tấm chắn bếp và bồn rửa.

• Clean and polish all stainless steel and appliance surfaces and from the inside (dish washer, microwave, oven, etc,).

o Làm sạch và đánh bóng tất cả các bề mặt thép không gỉ và thiết bị, đặc biệt là máy rửa bát, lò nướng và lò vi sóng… phải làm sạch từ bên trong.

• Remove dust and debris from vents and exhaust fans (accessible surfaces only, no dismantling) o Loại bỏ bụi và cặn bẩn từ lỗ thông hơi và quạt hút (bề mặt có thể nhìn thấy, không yêu cầu tháo lắp).

• Sweep, mop, and disinfect kitchen flooring.

o Quét, lau và khử trùng sàn nhà bếp.

3. Bathroom Cleaning / Dọn Dẹp Phòng Tắm

• Deep clean and disinfected sinks, tubs, showers, and toilets.

o Làm sạch sâu và khử trùng bồn rửa, bồn tắm, vòi sen và bồn cầu.

• Clean and polish all mirrors, glass, and fixtures. Defects to materials surfaces such as scratches (if any) are not the responsibility of the service provider.

o Làm sạch và đánh bóng tất cả gương, kính nhà tắm và các thiết bị. Các trầy xước trên bề mặt (nếu có sẵn) không phải trách nhiệm của nhà cung cấp dịch vụ.

• Remove dust/stain from tiles, grout, and other surfaces.

o Loại bỏ các vết bẩn khỏi gạch lát, vữa và các bề mặt khác.

• Clean and sanitize cabinets, vanities, and countertops.

o Làm sạch và khử trùng tủ, bàn trang điểm và mặt bàn.

• Sweep and mop bathroom floors, bathroom walls using appropriate cleaning agents.

o Quét và lau sàn, tường phòng tắm bằng các chất tẩy rửa phù hợp.

4. Bedroom and Living Area Cleaning / Dọn Dẹp Phòng Ngủ và Khu Vực Sinh Hoạt

• Dust and wipe all furniture, including tables, chairs, shelves, and cabinets.

o Lau bụi và lau sạch tất cả đồ nội thất, bao gồm bàn, ghế, kệ và tủ.

• Clean windowsills, frames, and tracks.

o Làm sạch bệ cửa sổ, khung cửa và rãnh trượt.

• Wipe down walls and remove marks where necessary.

o Lau sạch tường và loại bỏ vết bẩn nếu cần.

5. Furniture Cleaning / Dọn Dẹp Đồ Nội Thất

• Dust and wipe down all furniture pieces, including wood surfaces and inside cabinets.

o Lau bụi và lau sạch tất cả đồ nội thất, bao gồm bề mặt gỗ và bên trong hộc tủ.

• Treat wooden furniture with appropriate cleaning products.

o Xử lý đồ nội thất gỗ bằng sản phẩm làm sạch phù hợp.

• Remove any stains, smudges, or dust accumulation.

o Loại bỏ bất kỳ vết bẩn, dấu vân tay hoặc bụi bám.

6. Post-Construction Cleaning / Dọn Dẹp Sau Xây Dựng

• Remove all construction dust and small debris from the property.

o Loại bỏ tất cả bụi và mảnh vụn xây dựng (rác thải xây dựng đã được nhà thầy xây dựng dọn dẹp, các phần rác vụn còn lại sẽ thuộc trách nhiệm của bên cung cấp dịch vụ lau dọn).

• Wipe down all newly installed fixtures, cabinetry, and countertops.

o Lau sạch tất cả các vật dụng mới lắp đặt, tủ và mặt bàn.

• Clean and polish doors, trim, and moldings.

o Làm sạch và đánh bóng cửa, phào chỉ và viền trang trí.

• Ensure all vents and air ducts are free of dust and debris (Accessible surfaces only, no dismantling) o Đảm bảo tất cả lỗ thông hơi và ống dẫn khí không có bụi bẩn (Chỉ vệ sinh bề mặt có thể nhìn thấy được, không yêu cầu tháo lắp).

• Remove all protective film from appliances, and fixtures. Remove all decretive stickers, manufacturer promotional decals and any other adhesive decal not identifying window safety specifications or performance specifications.

o Gỡ bỏ tất cả lớp bảo vệ khỏi các thiết bị và phụ kiện. Loại bỏ tất cả các nhãn dán trang trí, quảng cáo, khuyến mại của nhà sản xuất và bất kỳ nhãn dán nào không liên quan đến các chỉ tiêu an toàn của cửa sổ.

7. Final Inspection, Infrastructure Defect Inspection, and Touch-Ups / Kiểm Tra Cuối Cùng, Kiểm Tra Khiếm Khuyết Hạ Tầng và Chỉnh Sửa

• Conduct a thorough walkthrough to ensure all cleaning tasks are completed.

o Thực hiện kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo tất cả công việc dọn dẹp đã hoàn thành.

• During cleaning process, if found any defects in walls, flooring, ceilings, plumbing, and electrical systems, cleaning Vendor reports immediately to Embassy personnel at site o Trong quá trình lau nếu phát hiện các khiếm khuyết trong tường, sàn, trần nhà, hệ thống ống nước và điện và báo cáo ngay cho khách hàng khi phát hiện ra sự cố liên quan đến cấu trúc nhà.

• Report any damages, leaks, or malfunctions immediately to the Embassy personnel at site.

o Báo cáo ngay bất kỳ hư hỏng, rò rỉ hoặc sự cố nào cho nhân sự của sứ quán tại hiện trường.

8. Welcome kit set up & appliance plugging/ Sắp xếp các đồ trong bộ welcome kit và cắm thiết bị theo sự chỉ dẫn

• Set up welcome kit items as per guidance from the Embassy’s personnel o Sắp xếp các đồ trong bộ welcome kit (thiết bị bếp, phòng tắm, ga giường…) theo sự chỉ dẫn của nhân viên sứ quán.

• Plug appliances like dehumidifiers, air filters after cleaning as per guidance from the Embassy’s personnel o Lau chùi và cắm kiểm tra các thiết bị như máy hút ẩm, máy lọc không khí theo sự chỉ dẫn của nhân viên sứ quán.

9. Billing: The contractor shall submit a monthly invoice for all office supplies after a BPA call has been approved by U.S. Embassy Hanoi. This invoice must indicate the dates of delivery, the number supplies delivered each time, and total amount for a month. The amount then will be paid for by EFT from the U.S.

Embassy within 30 days upon invoice receipt.

10. Emergencies: Contractor shall provide US Embassy and its Agencies with a list of individuals who may be contacted out of normal business hours in the event of an emergency. This list must be updated at all times.

Section Rejection: The US Embassy Hanoi and its Agencies may reject any services that do not meet the specific requirements of this contract. US Embassy Hanoi will not invoke this right without due cause and prior discussion with the Contractor.

11. Pricing:

The Contractor shall include the cost of all equipments, materials, labors … and other anticipated chargers:

STT Description Quantity Unit price VAT Total amount

01 Labor cost for weekday

02 Labor cost for weekend

03 Overtime rate on week day

04 Overtime rate for weekend

05 Tool, chemical, cleaning materials for Apartment

06 Tool, chemical, cleaning materials for a duplex Apartment

07 Tool, chemical, cleaning materials for stand alone house

12. Procurement Terms and Conditions

1. The offeror must be willing to accept Purchase Order from US Embassy Hanoi.

2. Vendor’s contract is not accepted and signed.

3. All items’ bids must meet or exceed specifications listed.

4. Proposals must be firm fixed price to include VAT and any other anticipated charges.

5. Selected vendor must be able to accept payment within 30 (thirty) days after the orders are delivered completely and the original correct invoice is received.

6. The payment will be made through Electronic Fund Transfer (EFT) to the vendor bank account as stated on the invoice.

7. Any cancellations after PO awarded, only services/supplies rendered will be paid.

8. For US Government rules and regulation reference, please read the attached Commercial Clause document attached.

LIST OF SUPPLIES/TOOL FOR CLEANING A NEW RESIDENCE

No. Item Description Description in Vietnamese

Estimated Usage volume UOM Apartment Stand-alone house 1 Toilet paper Giấy vệ sinh

(Paseo) 3-4 5-6 Roll

2 Single fold paper towels Giấy lau tay (Livil)

5 7-8 package

3 Trash bag Túi rác đen loại lớn

2 3 Pcs

4 Sandpaper Giấy nhám 2 2-3 Sheet 5 Razor blade Lưỡi dao cạo 4 6 Pcs 6 Towel - small Khăn lau- nhỏ 10 12-14 Pcs 7 Towel - large Khăn lau lớn 2 2 Pcs 8 Towel - small for cleaning glass Khăn lau kính 5 5 Pcs

9 Feather duster Chổi lông quét bụi 1 1 Pcs 10 Rubber gloves Găng tay cao su 6 6-8 Pair 11 Toilet cleaning liquid Nước tẩy rửa bồn cầu (Gift - VN) 2 3-4 Bottle

12 Glass cleaner liquid Nước lau kính (Gift - VN)

2 3 Bottle

13 Floor cleaning liquid Nước lau sàn (Gift

-VN)

1 1 Bottle

14 Dish cleaning liquid Nước rửa bát (Sunlight - VN)

1 1 Bottle

15 Kitchen cleaner Nước lau bếp (Gift

- VN)

1 1 Bottle

16 Bleach Thuốc tẩy (Rich - Malaysia)

1 1 Liter

17 Air freshener Xịt phòng (Oasis -

VN)

1 1 Bottle

18 Sponge Mút rửa bát 6 6-8 Pcs 19 Vacuum cleaner bag Túi máy hút bụi 1 1 Pcs 20 Scouring powder Bột đá 1 1-2 Boxes 21 Limescale & rust cleaner Bột tẩy cặn canxi 0.3 0.5 Bottle 22 Goo & adhesive remover Dung dịch tẩy keo 0.3 0.5 Bottle 23 Wet and dry windshield wipers Mút lau kính ướt/ khô

1 1-2 Pcs

24 Floor wiper Cây gạt sàn 1 1 Pcs 25 Vacuum cleaner Máy hút bụi 1 1 Pcs 26 Wet mop handle Chổi lau 1 1 Pcs 27 Glass cleaning stick Cây lau kính 1 1 Pcs 28 Brush and chopsticks Bàn chải 2 2 Pcs