Modele Resume - SAB CMPD Gate Relocation - - 13022025 (003) - update.pdf

MINUTE MEETING SUMMARY / RESUME DE RENCONTRE

SAB CMPD Sliding Gate relocation

PROC / FAC

US EMBASSY LIBREVILLE

The purpose of this document is to provide a comprehensive overview for the project of SAB

CMPD Sliding Gate relocation.

The meeting, which took place on Feb. 13th at the Sabliere Compound, served as an introduction to properly advance and enhance the chance to properly install the requested gate. During the discussions, key aspects of the project were addressed, including but not limited to design considerations, material specifications, and timeline. Among those present was:

On behalf of the US Embassy Libreville

- M. Wilfrid Ndoutoume Amvame – GSO/Procurement

- M. Jean-Baptiste Bounguendji – FAC

- M. Michel Uguagu Ekogha - FAC

On behalf of the Vendors

- INFRATEC

- GHCS

- STPS

- MEPTEK

- NEA CONST. SERVICES

- M’s SOLUTION

A brief summary of the project and review of the Scope of Work (SOW) have been provided, and technical questions and answers have been shared throughout the first phase.

Technical Main Concerns shared by vendor – With US Embassy Feedback

• What is the height of the joint wall?

3.2 meter that’s the reference height included in the SOW.

• Who will provide power on-site?

That’s the vendor responsibility

• What is the distance between the gate area and the power source?

60 meters maximum distance

• Is there only one control panel?

Yes, this control panel will include required automation, and to integrate all associated devices such as keypads, sensors…

• With a meter-wide gate opening for pedestrians’ sequence of operation, how will the automatic gate detect whether it’s a car or a pedestrian? Can we integrate small gate on the sliding gate?

Vendor has to providers a suitable controller, devices and programming – No smaller gate to be ingrate to the sliding gate.

• Will there be a limitation on code generation for users, or will there be a unique code for all users?

A unique code for all users with the possibility to change any time and as needed.

• Is a remote control an option to consider especially for front townhouses tenants due to the inner keypad position while leaving the compound?

No, use of remote control is not recommended and instead, a 3rd keypad will be required as below

• Will a driver have to exit the vehicle to use the keypad?

No, the keypads to be installed in such way that the driver doesn’t need to exit the vehicle, except if the vehicle is a right-hand steering wheel.

• Where will the keypad be installed?

At the driver side from outside and inside the gate (see photo below for reference).

• Will the keypad be protected with bollards?

No. bollards are not required within this SOW

• Will an UPS need to be included in the solution in case of power outage/cycling?

The control panel to include any required UPS to maintain any program and keep any interrupted sequence in memory while a power outage/cycling occurs.

• Is there an aboveground and underground electrical and cabling plan to prevent potential incidents on-site?

No, work has to be done carefully to avoid abruptly damaging potential installation. Work will be done in coordination with COR Team

• What is the deadline for this work?

Vendors have to propose a work schedule as part of the technical proposal and the schedule to include material purchasing, fabrication and construction phase.

• Is there going to be quality control planned on site?

The first quality control has to be the vendor first. But yes US Embassy has also an planned a quality control for the work as well as product data submittals for approval before any purchase.

Technical US Embassy Libreville Additional Clarification & Information

• Please kindly follow security best practices on-site, considering that the work will take place in a residential community area. Safety is a top priority.

• Temporary barrier and gate will be required during the construction phase and to be located on the roadside.

• Since civil works are included in the project, if there is a need to restrict vehicular traffic for any reason, 48 hours notification will be required in advance.

• Equipment/material storage will be coordinated with the U.S. Embassy team. However, the vendor must plan accordingly, as storing large quantities of minerals or high volumes of equipment/materials on-site will not be possible.

• Field coordination will be required with the COR while expanding the road and consideration to be given to 40 feet container and trailer accessibility as well as smooth turn to exit and access front townhouses.

Wilfrid Ndoutoume Amvame Procurement Section +241 01 45 72 69 / 04 97 79 30 NdoutoumeWA@state.gov mailto:NdoutoumeWA@state.gov

A brief summary of the commercial and administrative requierement have been provided, and technical clarification and question phase had been initiated throughout that part of the meeting.

Commercial/Administrative US Embassy Libreville Additional Clarification & Information

• Since this is a construction project on government-owned property, obtaining DBA insurance is mandatory. Vendors must contact a DBA insurance provider, obtain pricing, and include it as a separate quotation in their commercial offer. This ensures that DBA insurance is not considered in the commercial analysis between vendors.

• To be eligible for this tender and to be shortlisted for a potential contract award, vendors must have an active SAM registration status at the time of the award.

• Advance payments are not allowed for this project. Payment terms are net-30, payable after the completion and acceptance of the work and the submission of a proper invoice to our Finance

Department.

• Please ensure that all necessary details are included in both the technical and commercial offers.

There should be no missing information, as nothing will be interpreted on behalf of the vendor during the technical and commercial analysis. The submitted offer will be considered final unless the U.S. Embassy Libreville requests amendments as part of the negotiation phase.

L'objectif de ce document est de fournir une vue d’ensemble complète du projet de relocalisation du portail coulissant SAB CMPD.

La réunion, qui s'est tenue le 13 février au sein des residences Sabliere Compound , a servi d'introduction afin de faire avancer correctement le projet et d’optimiser les chances de bonne exécution d’installation du portail demandé. Lors des discussions, les aspects clés du projet ont été abordés, notamment, mais sans s’y limiter, les considérations de conception, les spécifications des matériaux et le calendrier d'exécution.

Au nom de l'Ambassade des États-Unis à Libreville :

- M. Wilfrid Ndoutoume Amvame – GSO/Achats

- M. Jean-Baptiste Bounguendji - FAC

Au nom des fournisseurs :

- INFRATEC

- GRITEC

- GHCS

- BATIVISION

- ESM

- NEA CONST. SERVICES

Un bref résumé du projet et une révision de l'étendue des travaux (SOW) ont été fournis, et des questions techniques ainsi que des réponses ont été partagées tout au long de la première phase.

Principales préoccupations techniques partagées par le prestataire – Avec les retours de l'Ambassade des États-Unis

• Quelle est la hauteur du mur mitoyen ?

La hauteur de référence incluse dans le cahier des charges est de 3,2 mètres.

• Qui fournira l'alimentation électrique sur le site ?

C'est la responsabilité du prestataire.

• Quelle est la distance entre la zone du portail et la source d’alimentation électrique ?

La distance maximale est de 60 mètres.

• Y a-t-il un seul panneau de contrôle ?

Oui, ce panneau de contrôle inclura l'automatisation requise et intégrera tous les dispositifs associés, tels que les claviers, les capteurs…

• Concernant une ouverture de portail d’un mètre de large pour le passage des piétons, comment le portail automatique détectera-t-il s’il s’agit d’un véhicule ou d’un piéton ? Peut-on intégrer un petit portillon au portail coulissant ?

Le prestataire doit fournir un contrôleur adapté, ainsi que les dispositifs et la programmation nécessaires – Aucun portillon ne sera intégré au portail coulissant.

• Y aura-t-il une limitation dans la génération des codes pour les utilisateurs ou un code unique pour tous les utilisateurs ?

Un code unique sera attribué à tous les utilisateurs, avec la possibilité de le modifier à tout moment selon les besoins.

• L'utilisation d'une télécommande est-elle envisageable, notamment pour les résidents des maisons en façade, étant donné la position intérieure du clavier à la sortie de la résidence ?

Non, l'utilisation d'une télécommande n'est pas recommandée. Un troisième clavier sera requis à la place, comme indiqué ci-dessous.

• Le conducteur devra-t-il sortir du véhicule pour utiliser le clavier ?

Non, les claviers seront installés de manière à ce que le conducteur n'ait pas besoin de sortir du véhicule, sauf si celui-ci est équipé d’un volant à droite.

• Où sera installé le terminal (clavier) ?

Il sera installé côté conducteur, à l'extérieur et à l'intérieur du portail (voir la photo ci-dessous pour référence).

• Le terminal (clavier) sera-t-il protégé par des bornes de protection ?

Non, les bornes de protection ne sont pas requises dans ce cahier des charges.

• Un onduleur (UPS) devra-t-il être inclus dans la solution en cas de panne ou de coupure de courant ?

Le panneau de contrôle devra inclure tout onduleur nécessaire pour maintenir le programme actif et préserver toute séquence en mémoire en cas de coupure ou fluctuation de courant.

• Un plan des installations électriques et du câblage, en surface et souterrain, est-il prévu pour éviter les incidents potentiels sur site ?

Non, les travaux devront être réalisés avec précaution afin d’éviter tout dommage involontaire aux installations existantes. Ils seront coordonnés avec l’équipe COR.

• Quelle est la date limite pour ces travaux ?

Les prestataires doivent proposer un calendrier de travail dans leur offre technique, incluant l’achat des matériaux, la fabrication et la phase de construction.

• Un contrôle qualité est-il prévu sur le site ?

Le premier contrôle qualité sera effectué par le prestataire. Toutefois, l'Ambassade des États-Unis prévoit également un contrôle qualité des travaux ainsi qu'une soumission des fiches techniques des produits pour approbation avant tout achat.

Clarifications et informations techniques supplémentaires de l'Ambassade des États-Unis à Libreville

• Veuillez respecter les meilleures pratiques de sécurité sur site, sachant que les travaux auront lieu dans une zone résidentielle. La sécurité est une priorité absolue.

• Une barrière temporaire et un portail provisoire seront nécessaires pendant la phase de construction et devront être installés en bordure de route.

• Étant donné que des travaux de génie civil sont inclus dans le projet, toute restriction de la circulation des véhicules devra être signalée au moins 48 heures à l’avance.

• Le stockage des équipements et matériaux sera coordonné avec l’équipe de l'Ambassade des États-Unis.

Cependant, le prestataire devra prévoir un plan de stockage adapté, car il ne sera pas possible de conserver de grandes quantités de matériaux minéraux ou un volume important d’équipements sur site.

• Une coordination sur le terrain sera nécessaire avec le COR lors de l’élargissement de la route, en tenant compte de l’accessibilité des conteneurs de 40 pieds et des remorques, ainsi que de la fluidité des manœuvres pour entrer et sortir des maisons en façade.

Clarifications et informations commerciales/administratives supplémentaires de l'Ambassade des États-

Unis à Libreville

• Étant donné qu’il s’agit d’un projet de construction sur une propriété gouvernementale, la souscription à une assurance DBA est obligatoire. Les prestataires doivent contacter un fournisseur d’assurance DBA, obtenir un devis et l’inclure dans une offre distincte de leur proposition commerciale, afin que l’assurance DBA ne soit pas un élément d’analyse comparative entre les soumissionnaires.

• Pour être éligibles à cet appel d’offres et être présélectionnés en vue de l’attribution du contrat, les prestataires doivent avoir un statut d’enregistrement SAM actif au moment de l’attribution.

• Aucun paiement anticipé n'est autorisé pour ce projet. Les conditions de paiement sont net-30, après réception et acceptation des travaux, ainsi que la soumission d’une facture conforme.

Wilfrid Ndoutoume Amvame Procurement Section +241 01 45 72 69 / 074 97 79 30