1-FC-PROC(2012)0269-REV5 NATO General Terms and Conditions (2).pdf

Version dated 27 Jun 2019 [FC-PROC(2012)0269-REV5]

NATO GENERAL TERMS AND CONDITIONS

[English Version]

1. ENTIRE AGREEMENT

The purchase order form, including all of its annexes, and the following documents, incorporated herein by reference, constitute the entire agreement between the Supplier and NATO (hereinafter the contract):

(a) NATO’s solicitation of offers stated in the purchase order form (if any);

(b) Supplier's quotation, catalogue, or agreement specified in the purchase order form (if any); and

(c) NATO General Terms and Conditions.

In the event of any conflict or inconsistencies between or among any of the documents comprising this contract, then the following order of priority shall apply:

(a) The purchase order form and its annexes;

(b) The NATO’s solicitation of offers (if any)

(c) NATO General Terms and Conditions; and

(d) Last, the Supplier's quotation, catalogue or agreement.

Changes in the terms and conditions of this contract may be made only by written agreement between Supplier and NATO.

2. INCONSISTENCE BETWEEN ENGLISH VERSION

AND TRANSLATION OF CONTRACT

In the event of inconsistency between any terms of this contract and any translation thereof into another language, the English language meaning shall prevail.

3. RECEIVING OFFICER / PROCUREMENT OFFICER'S

REPRESENTATIVE

For his/her direct official control and coordination requirements, the NATO Procurement Officer designates the individual(s) specified in the purchase order form as the staff element that has the authority to coordinate, monitor, and control Supplier's performance. His/her contact details are specified in the purchase order form. The Supplier must coordinate the delivery of the goods and services specified in this order with the point of contact specified above. No representative appointed by NATO for the purposes described in this clause has the authority to change any of the specifications or terms and conditions of the contract.

4. DELIVERY

(a) The Supplier must strictly follow the delivery instructions stated in the order. Unless otherwise specified in the order, all deliveries must be made during working days, from Monday to Thursday, from 7:30 to 12:00 or from 13:00 to 17:00 or on Friday, from 7:30 to 12:00 or from 13:00 to 15:30, at the Delivery Address specified in the order.

(b) Deliveries must be accompanied by a consignment note in duplicate and specifying the reference of the order. One copy will be signed and returned to the shipper while the other will be kept by NATO for verification purposes. Unless otherwise agreed, no packing materials will be returned.

CONDITIONS GÉNÉRALES DE L'OTAN

[French Version]

1. INTÉGRALITÉ DU CONTRAT

Le formulaire de bon de commande avec toutes ses annexes, ainsi que les documents suivants intégrés à celui-ci à titre de références, constituent l'accord intégral entre le fournisseur et l'OTAN (ci-après, «le contrat») :

(a) appel d'offres émis par l'OTAN mentionné dans le bon de commande (le cas échéant) ;

(b) proposition de prix, catalogue ou accord du fournisseur apparaissant dans le bon de commande (le cas échéant) ; et

(c) conditions générales de l'OTAN.

En cas de conflit ou d'incohérence entre les documents ou entre des éléments des documents formant le présent contrat, l'ordre de priorité est le suivant :

(a) le bon de commande et ses annexes ;

(b) l’appel d'offres émis par l'OTAN (le cas échéant) ;

(c) les conditions générales de l'OTAN ; et

(d) en dernier lieu, la proposition de prix, le catalogue ou l'accord du fournisseur.

Les conditions du présent contrat ne peuvent être modifiées que moyennant un accord écrit entre le fournisseur et l'OTAN.

2. INCOHÉRENCE ENTRE VERSION ANGLAISE DES

TERMES ET CONDITIONS ET SA TRADUCTION

DANS UNE AUTRE LANGUE

En cas d’incohérence entre un terme et condition du contrat et sa traduction dans une autre langue, le sens du texte dans la version anglaise prévaudra.

3. REPRÉSENTANT DU RESPONSABLE DES ACHATS

POUR LA RÉCEPTION

Pour exercer ses obligations en matière de contrôle officiel direct et de coordination, le responsable des achats désigne une ou plusieurs personne(s) dont le/les nom(s) ou fonction(s) sont indiqué(s) dans le bon de commande, en tant que responsable(s) habilitée(s) à coordonner, à superviser et à contrôler l'exécution des tâches du fournisseur. Les coordonnées de cette/ces personne(s) sont indiquées dans le bon de commande. Le fournisseur doit organiser la livraison des fournitures et des services faisant l'objet du bon de commande en coordination avec la personne de contact en question. Le représentant désigné par l'OTAN aux fins décrites dans la présente clause n'est habilité à modifier aucune des spécifications ou conditions figurant dans le contrat.

4. LIVRAISONS

(a) Le fournisseur doit suivre strictement les instructions reprises sur le bon de commande concernant la livraison. Sauf stipulations contraires reprises sur le bon de commande, toutes les livraisons doivent être effectuées un jour ouvrable de 7h30 à 12h00 et de 13h00 à 17h00, du lundi au jeudi, et de 7h30 à 12h00 et de 13h00 à 15h30 le vendredi, à l’adresse de livraison indiquée sur le bon de commande.

(b) Les livraisons doivent être accompagnées d’une note d’envoi en deux exemplaires, dont un sera signé et rendu au livreur, le second restant en possession de l’OTAN aux fins de contrôle.

La référence du bon de commande doit être mentionnée sur la note d’envoi. Sauf accord contraire, les emballages seront considérés comme emballages perdus.

5. INSPECTION AND ACCEPTANCE

Supplier must only tender for acceptance those items that conform to the requirements of this contract. NATO reserves the right to inspect or test any supplies or services that have been tendered for acceptance. NATO may require repair or replacement of nonconforming supplies or reperformance of nonconforming services at no increase in contract price.

Acceptance of supplies or services will take place when NATO confirms acceptance of the supplies or services in accordance with the procedure specified in the contract, or if none is so specified then NATO will be deemed to have accepted the supplies or services without prejudice to any other remedies, when and as soon as any of the following events have occurred:

(a) NATO has taken the supplies or services into use;

(b) NATO has not exercised its right of rejection of the supplies or services within any period specified for that purpose in the contract; or

(c) There being no period for exercising the right of rejection specified in the contract, a reasonable time, all the circumstances having been taken into account, has elapsed since inspection of the supplies or services was effected in accordance with the contract.

Except as otherwise provided in this contract, acceptance will be conclusive except as regards latent defects, fraud, or such gross mistakes as amount to fraud.

6. OWNERSHIP AND RISK OF LOSS.

Title to property of the supplies covered by this contract will pass to NATO upon acceptance. Risk of loss or of damage to supplies covered by this contract will remain with the Supplier until, and will pass to NATO upon, acceptance at the destination specified in the contract. Risk of loss of or damage to supplies that so fail to conform to the contract as to give a right of rejection will remain with the Supplier until cure or acceptance.

Notwithstanding this, Supplier will not be liable for loss of or damage to supplies caused by the negligence of officers, agents or employees of NATO.

7. INTELLECTUAL PROPERTY RIGHTS (IPR)

(a) Foreground IPR. Unless the Supplier has advised NATO before the acceptance of the purchase order on existing third parties or Supplier’s rights arising otherwise than by virtue of this contract, and with due regard to national security regulations, all rights in the results of work undertaken by, or on behalf of, the NATO for the purposes of this contract, including any technical data specifications, report, drawings, computer software data, computer programmes, computer databases, computer software, documentation including software documentation, design data, specifications, instructions, test procedures, training material produced or acquired in the course of such work and, in particular, all rights, including copyright therein, will vest in and be the sole and exclusive property of NATO.

5. INSPECTION ET RÉCEPTION

Le fournisseur ne doit présenter pour la réception que les articles qui satisfont aux stipulations du contrat. L'OTAN se réserve le droit d'inspecter ou de soumettre à des essais les fournitures ou services qui ont été présentés pour la réception. L'OTAN peut, en cas de non-respect des stipulations du contrat, exiger la réparation ou le remplacement des fournitures ou la réexécution des prestations, sans augmentation du prix indiqué dans le contrat. La réception des fournitures ou des services est prononcée lorsque l'OTAN la confirme conformément à la procédure stipulée dans le contrat. Si aucune procédure n'est stipulée à cet effet, l'Organisation sera réputée avoir prononcé la réception des fournitures ou des services en question sans préjudice de tout autre recours, lorsque et dès que l'un quelconque des cas suivants se sera produit :

(a) l'Organisation a commencé à utiliser les fournitures ou les services visés ;

(b) l'OTAN n'a pas exercé son droit de refuser des fournitures ou des services dans l'un des délais stipulés à cet effet dans le contrat ;

(c) en l'absence de délai stipulé dans le contrat pour l'exercice du droit de refus, un délai raisonnable - toutes circonstances ayant été prises en considération - s'est écoulé depuis que l'inspection des fournitures ou des prestations a été effectuée conformément au contrat.

Sauf stipulation contraire du présent contrat, la réception prononcée est sans appel, sauf en cas de vice caché, de fraude ou d'erreurs graves équivalentes à la fraude.

6. PROPRIÉTÉ ET RISQUE DE PERTE

Le titre de propriété des fournitures couvertes par le contrat est transféré à l'OTAN au moment de la réception. Le risque de perte ou de dommage que peuvent courir les fournitures visées par le contrat reste à la charge du fournisseur jusqu'à la réception des fournitures à la destination stipulée dans le contrat, moment auquel il est transféré à l'OTAN. Le risque de perte ou de dommage que peuvent courir des fournitures qui, du fait qu'elles sont non conformes aux stipulations du contrat, donnent lieu à un droit de refus, reste à la charge du fournisseur jusqu'à rectification ou réception. Nonobstant les dispositions ci-dessus, le fournisseur n'est pas tenu responsable de la perte ou du dommage causé aux fournitures par la négligence des responsables, agents ou employés de l'OTAN.

7. DROITS DE PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE (DPI)

(a) Nouveau DPI. À moins que le fournisseur n’ait informé l’OTAN, avant l'acceptation du bon de commande, de l’existence de droits détenus par des tiers ou par lui-même acquis en conséquence d’activités extérieures au contrat, et en accord avec les règles de sécurité nationales, tout droit résultant des activités menées par ou pour le compte de l’OTAN aux fins d’exécution du contrat, notamment les spécifications de données techniques, les rapports, les plans, les données logicielles, les programmes et bases de données informatiques, les logiciels, la documentation telle que la documentation logicielle, les données de calcul, les spécifications, les instructions, les procédures d’essai et les supports de formation produits ou acquis dans le cadre du projet, et en particulier tout droit d’auteur associé sont dévolus et restent la propriété unique et exclusive de l'OTAN.

(b) Background IPR. Pre-existing IPR shall remain the property of the Party who owns the IPR. NATO hereby grants to Supplier a royalty-free, non-exclusive, non-transferable license to use NATO Background IPR as required to allow the Supplier to perform its obligations under the contract. Upon completion of the services and on receipt of payment in full by Supplier, the Supplier will grant to NATO a perpetual, royalty-free, non-exclusive, non-transferable license to use Supplier’s Background IPR as required to allow NATO to use the deliverables produced by the Supplier for any objectives and business purpose related to or derived from this contract.

8. PRICES

Unless otherwise specified in the purchase order form, all prices specified in the contract are firm and fixed.

9. INVOICES

Invoices must be written in English or French and comply with all applicable legal requirements. Supplier must submit invoices through e-mail at mbx.accountspayable@hq.nato.int or through regular mail or courier to NATO Headquarters, Office of Financial Control - Accounts Payable Section, CB 2600, B-1110 (Belgium). The invoice must show the reference of the contract or purchase order, give a description of the services delivered, specify the unit and total prices, the mode of payment (check or electronic funds transfer only), and the full bank account details (in case of electronic funds transfer). NATO is fully exempt from Customs duties and VAT for all transactions which amount to EURO 123,95 or more, exclusive of VAT. For this purpose, all invoices must bear the words: «Exemption from TVA, Article 42 § 3 alinéa 1er, 4°, of the VAT Code. Decision ET 121.600/A4/L10 dated 11 September 2017». NATO will return all invoices that do not comply with the requirements of this clause.

10. PAYMENT

(a) Unless provided otherwise in the purchase order form, NATO shall pay all undisputed amounts due under this contract within 30 days of receipt of the invoice. The making of any payment or payments by NATO, or the receipt thereof by Supplier, shall not imply acceptance by NATO of such items or the waiver of any warranties or requirements of this contract.

(b) If prompt payment terms have been specified in the purchase order form, time shall be computed from the date of the invoice.

For the purpose of computing the discount earned, payment must be considered to have been made on the date which appears on the payment check or the specified payment date if an electronic funds transfer payment is made.

11. WARRANTIES

The Supplier warrants, represents and undertakes that:

(a) All supplies delivered under the contract shall be free from defects in workmanship and materials and perform substantially in accordance with the requirements of this contract and, solely to the extent not inconsistent, with the manufacturer’s product documentation;

(b) All services provided under this contract shall be performed in a workmanlike manner;

(b) DPI antérieur. Tout DPI préexistant reste la propriété de la partie qui en est titulaire. L’OTAN accorde au fournisseur une licence non cessible, non exclusive et libre de toute redevance pour qu’il puisse utiliser les DPI antérieurs de l'OTAN qui lui permettront de s’acquitter de ses obligations contractuelles.

Après complète exécution des services et à la réception de la totalité du paiement par le fournisseur, ce dernier accordera à son tour à l’OTAN une licence définitive, non cessible, non exclusive et exempte de toute redevance pour qu’elle puisse, le cas échéant, utiliser les DPI antérieurs en sa possession nécessaires à l’exploitation des ouvrages par le fournisseur aux fins des objectifs et activités prévus dans le contrat, ou liés à celui-ci.

8. PRIX

Sauf indication contraire dans le bon de commande, tous les prix figurant dans le contrat sont fermes et définitifs.

9. FACTURATION

Les factures sont libellées en anglais ou en français et doivent être conformes à toutes les prescriptions légales applicables.

Les fournisseurs doivent soumettre les factures par courrier électronique à mbx.accountspayable@hq.nato.int ou par courrier ordinaire ou messagerie adressé au Siège de l'OTAN, Bureau du contrôle financier, Section Comptabilité Fournisseurs, CB 2600, B-1110 (Belgique). La facture doit comporter la référence du contrat ou du bon de commande, donner la description des services fournis et préciser les prix unitaires et totaux, ainsi que le mode de paiement (uniquement par chèque ou par transfert électronique de fonds) et les coordonnées bancaires complètes du fournisseur (en cas de transfert électronique de fonds). L'OTAN bénéficie de l'exonération totale des droits de douane et de la TVA pour toute opération d’un montant égal ou supérieur à EUR 123,95 hors TVA. À cet effet, toutes les factures doivent porter la mention : «Exonération de TVA, Article 42 § 3 alinéa 1er, 4°, du Code TVA. Décision ET 121.600/A4/L10 du 11 septembre 2017». L'OTAN renverra toutes les factures ne respectant pas les prescriptions de la présente clause.

10. PAIEMENT

(a) Sauf dispositions contraires figurant dans le formulaire de bon de commande, l'Organisation paie toutes les sommes non contestées dues au titre du présent contrat dans un délai de trente (30) jours à compter de la réception de la facture. Le versement de toute(s) somme(s) par l'OTAN, ou la réception de celle(s)-ci par le fournisseur, n'implique pas l'acceptation par l'OTAN des articles correspondants ni le renoncement à aucune garantie ou prescription du présent contrat.

(b) Si le bon de commande prévoit un paiement rapide, le délai de paiement est calculé à compter de la date figurant sur la facture. Aux fins du calcul de la remise, on considère que le paiement a été effectué à la date qui apparaît sur le chèque ou, en cas de transfert électronique de fonds, à la date de paiement indiquée.

11. GARANTIES

Le fournisseur garantit, déclare et certifie ce qui suit :

(a) toutes les fournitures livrées en vertu du présent contrat sont exemptes de défauts sur le plan de la qualité d'exécution et des matériaux ; elles sont par ailleurs fondamentalement conformes aux exigences du contrat et, uniquement si elle n’est pas contradictoire, à la documentation du fabricant relative aux produits en question ;

(b) tous les services fournis aux termes du présent contrat sont exécutés de façon professionnelle ;

mailto:mbx.accountspayable@hq.nato.int mailto:mbx.accountspayable@hq.nato.int

(c) All deliveries and services under this contract shall be performed with due diligence and efficiency and in accordance with the terms and conditions of this contract;

(d) All software provided under this contract shall be free from material reproducible programming errors and defects in workmanship and materials and perform substantially in accordance with the requirements of this contract and, solely to the extent not inconsistent, with the software product documentation;

(e) There are no actions, suits or proceedings or regulatory investigations pending or, to the Supplier’s knowledge, threatened against or affecting Supplier before any court or administrative body or arbitration tribunal that might affect the Supplier’s ability to meet and carry out its obligations under this contract;

(f) Unless prior authorisation has been obtained from the Procurement Officer, none of the work performed under this contract, including project design, labour and services, shall be performed by firms other than from and within NATO member nations; and

(g) Unless prior authorisation has been obtained from the Procurement Officer, no material or items of equipment down to and including identifiable sub-assemblies shall be manufactured or assembled by a firm other than from and within NATO member nations.

12. WARRANTY PERIOD

The Warranty Period shall be the longer of: (a) the specific warranty periods established in the contract for individual products, goods or services; (b) the manufacturer’s warranty period; (c) the warranty period implied by law; or (d) six months.

The Warranty Period in all cases must commence upon NATO’s acceptance. Throughout the Warranty Period the Supplier shall correct, without cost to NATO, any breach of any express or implied warranty applicable to the products, supplies, or services provided under the contract (“Warranty Period Incidents”).

The Supplier shall deploy all such additional resources as are reasonably required to remedy any Warranty Period Incident as efficiently and quickly as possible. If Supplier fails to correct any Warranty Period Incidents within the timeframe specified in the contract for the type of incident concerned, or if no specific timeframe has been established in the contract for the type of incident concerned, within 30 working days of notification, NATO may on 10 working days written notice: (a) correct the Warranty Period Incident or employ a third party to correct it; and (b) deduct from the prices to be paid or recover as a debt due from Supplier, all reasonable costs in so doing.

13. TERMINATION FOR DEFAULT

NATO may terminate this contract, or any part hereof, for cause in the event of any default by the Supplier, or if the Supplier fails to comply with any contract terms and conditions, or fails to provide NATO, upon request, with adequate assurances of future performance. In the event of termination for cause, NATO shall not be liable to the Supplier for any amount for supplies or services not accepted, and the Supplier shall be liable to NATO for any and all rights and remedies NATO may be entitled to.

(c) tous les livraisons et services fournis en vertu du présent contrat sont exécutés avec la diligence et efficience requises et en conformité avec les termes et conditions du présent contrat;

(d) tous les logiciels fournis en vertu du présent contrat sont exempts d'erreurs de programmation significatifs reproductibles et de défauts graves sur le plan de la qualité d'exécution et des matériaux ; de même, ils fonctionnent pour l'essentiel conformément aux exigences du présent contrat et, uniquement si elle n'est pas contradictoire, à la documentation logicielle ;

(e) aucune action, poursuite, procédure ou enquête réglementaire susceptible de compromettre la capacité du fournisseur de respecter et d'honorer les obligations qui lui incombent en vertu du présent contrat n’a été engagée contre lui devant un tribunal, un organe administratif ou un tribunal arbitral ni, à sa connaissance, ne menace de l’être ou ne le touche ;

(f) sauf autorisation préalable du responsable des achats, aucune des prestations relatives au présent contrat, qu'il s'agisse de la conception, des réalisations ou des services, ne sera exécutée par des entreprises non originaires de pays de l’OTAN participants et non situées sur leur territoire ;

(g) sauf autorisation préalable du responsable des achats, aucun matériel ni article d'équipement, jusques et y compris les sous-ensembles identifiables, ne sera fabriqué ni monté par des entreprises non originaires de pays membres de l’OTAN et non situées sur leur territoire.

12. PÉRIODE DE GARANTIE

La période de garantie doit être la plus longue des durées suivantes : (a) périodes de garantie particulières fixées dans le contrat pour chaque produit, bien ou service ; (b) période de garantie prévue par le fabricant ; (c) période de garantie prévue par la loi ; ou (d) six mois. Dans tous les cas, la période de garantie prend cours au moment où l'Organisation prononce la réception. Pendant cette période de garantie, le fournisseur remédie, sans aucun frais pour l'OTAN, à tout manquement à un quelconque engagement exprès ou tacite applicable aux produits, fournitures ou services fournis en vertu du contrat («incidents sous garantie»).

Le fournisseur utilise toutes les ressources supplémentaires qui sont raisonnablement nécessaires pour remédier le plus efficacement et le plus rapidement possible à tout incident survenu au cours de la période de garantie. Si le fournisseur ne parvient pas à corriger un quelconque incident sous garantie dans les délais fixés par le contrat pour ce type d’incident, ou, en l’absence de délai spécifiquement indiqué dans le contrat à cette fin, l’OTAN peut, dans un délai de 30 jours ouvrables après la notification et moyennant un préavis écrit de 10 jours ouvrables : (a) remédier à l’incident survenu au cours de la période de garantie ou faire appel à une tierce partie pour y remédier, et (b) déduire des montants à payer, ou recouvrer à titre de dette due par le fournisseur, tous frais raisonnablement engagés à cet effet.

13. RÉSILIATION POUR INEXÉCUTION

L’OTAN peut résilier tout ou partie du présent contrat pour inexécution dans le chef du fournisseur, ou si ce dernier omet de se conformer à l’une quelconque des dispositions du présent contrat, ou encore s'il ne fournit pas les garanties suffisantes qu'aurait demandées l'OTAN quant aux prestations à venir. En cas de résiliation motivée, l'OTAN ne saurait être tenue responsable du paiement au fournisseur d'un quelconque montant correspondant à des fournitures ou des services qui n'auraient pas été acceptés : quant au fournisseur, il sera tenu responsable au titre des droits et recours que pourrait invoquer l'OTAN dans ce contexte.

14. APPLICABLE LAW

The United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods will not apply to this contract. The Supplier confirms that it has been notified by NATO prior to the Supplier’s acceptance of the purchase order to the effect that NATO, including its personnel, assets, and facilities, enjoys immunity from jurisdiction and execution in all member states of the Alliance.

15. DISPUTES

Disputes arising from the performance and/or the interpretation of the contract which are not settled amicably will be submitted to arbitration as follows:

(a) The party instituting the arbitration proceedings shall advise the other party by registered letter, with official notice of delivery, of his desire to have recourse to arbitration. Within a period of thirty days from the date of receipt of this letter, the parties shall jointly appoint an arbitrator. In the event of failure to appoint an arbitrator, the dispute or disputes shall be submitted to an Arbitration Tribunal consisting of three arbitrators, one being appointed by NATO, another by the other contracting party, and the third, who shall act as President of the Tribunal, by these two arbitrators. Should one of the parties fail to appoint an arbitrator during the fifteen days following the expiration of the first period of thirty days, or should the two arbitrators be unable to agree on the choice of the third member of the Arbitration Tribunal, within thirty days following the expiration of the said first period, the appointment shall be made, within twenty-one days, at the request of the party instituting the proceedings, by the Secretary General of the Permanent Arbitration Court in The Hague.

(b) Regardless of the procedure concerning the appointment of this Arbitration Tribunal, the third arbitrator will have to be of a nationality different from the nationality of the other two members of the Tribunal.

(c) Any arbitrator must be of the nationality of any one of the member states of NATO and shall be bound by the rules of security in force within NATO.

(d) Any person appearing before the Arbitration Tribunal in the capacity of an expert witness shall, if he/she is of the nationality of one of the member states of NATO, be bound by the rules of security in force within NATO; if he/she is of another nationality, no NATO classified documents or information shall be communicated to him.

(e) An arbitrator who, for any reason whatsoever, ceases to act as an arbitrator, shall be replaced under the procedure laid down in paragraph (a) above.

(f) The Arbitration Tribunal will take its decisions by a majority vote. It shall decide where it will meet and, unless it decides otherwise, shall follow the arbitration procedures of the International Chamber of Commerce in force.

(g) The award of the Arbitrator or of the Arbitration Tribunal shall be final and there shall be no right of appeal or recourse of any kind. These awards shall determine the apportionment of the arbitration expenses.

16. COLLUSION, CORRUPTION AND ILLICIT

GRATUITIES

(a) The Supplier represents and warrants that the prices specified in this contract have been arrived at independently, without, for the purpose of restricting competition, any consultation, communication, or agreement with any other offeror or competitor relating to (i) those prices; (ii) the intention to submit an offer; or (iii) the methods or factors used to calculate the prices offered.

14. DROIT APPLICABLE

Le présent marché n'est pas régi par la Convention des Nations Unies sur les contrats de vente internationale de marchandises.

Le fournisseur confirme qu'avant qu'il ait accepté le bon de commande, il lui a été notifié par l'OTAN que cette dernière ainsi que son personnel, ses biens et ses installations jouissent d'une immunité de juridiction et d'exécution dans tous les États membres de l'Alliance.

15. LITIGES

Les litiges pouvant naître de l’exécution et/ou de l’interprétation du contrat et ne pouvant pas être réglés à l’amiable sont résolus selon la procédure arbitrale ci-après.

(a) La partie qui prend l’initiative de la procédure d’arbitrage avise l’autre partie par lettre recommandée, avec accusé de réception, de son souhait de recourir à un arbitrage. Dans un délai de trente jours à partir de la réception d'un tel avis, les deux parties désignent ensemble un arbitre. Si elles n'y parviennent pas, le ou les litiges sont soumis à un tribunal arbitral composé de trois arbitres, dont l’un est désigné par l’OTAN, le deuxième par l’autre partie contractante et le troisième, qui assumera le rôle de président du tribunal, par les deux arbitres ainsi désignés. À défaut par l’une des parties de désigner son arbitre dans un délai de quinze jours à partir de l’expiration du premier délai de trente jours, ou à défaut par les deux arbitres de se mettre d’accord sur le choix du troisième membre du tribunal arbitral dans les trente jours suivant l’expiration de ce premier délai, la désignation est faite, dans les vingt et un jours, à la demande de la partie qui engage la procédure, par le secrétaire général de la Cour permanente d’arbitrage de La Haye.

(b) Quelle que soit la procédure appliquée pour la constitution de ce tribunal arbitral, le troisième arbitre doit obligatoirement être d'une nationalité différente de celle des deux autres membres du tribunal.

(c) Tout arbitre doit impérativement être ressortissant de l'un des États membres de l'OTAN et est tenu de respecter les règles de sécurité en vigueur à l'OTAN.

(d) Toute personne comparaissant devant le tribunal arbitral en qualité d'expert est tenue, si elle a la nationalité d'un pays membre de l'OTAN, de respecter les règles de sécurité en vigueur à l'OTAN ; si elle a une autre nationalité, aucune information de même qu'aucun document classifié de l’OTAN ne doit lui être transmis.

(e) Tout arbitre qui, pour quelque raison que ce soit, cesse d'agir comme arbitre, est remplacé selon la procédure prévue au paragraphe (a) ci-dessus.

(f) Le tribunal arbitral prend ses décisions à la majorité. Il détermine le lieu de ses audiences et, sauf s'il en décide autrement, suit les procédures d’arbitrage applicables de la Chambre de commerce internationale.

(g) Les sentences de l'arbitre ou du tribunal arbitral sont définitives et non susceptibles d'appel ou de recours, quels qu'ils soient. Elles fixent la clé de répartition des frais d'arbitrage.

16. COLLUSION, CORRUPTION ET GRATIFICATIONS

ILLICITES

(a) Le fournisseur déclare et garantit que les prix stipulés dans le présent contrat ont été établis de manière indépendante, sans consultation, communication ou accord avec d’autres soumissionnaires ou concurrents, avec l’objectif de limiter la concurrence, en ce qui concerne (i) les prix ; (ii) l’intention de soumettre une offre ; ou (iii) les méthodes ou critères utilisés dans le calcul des prix offerts.

(b) If the contract was awarded through a solicitation of competitive offers, Supplier represents and warrants that no attempt has been made by Supplier (directly or through third parties) to induce any other concern to submit or not to submit an offer for the purpose of restricting competition.

(c) Supplier represents and warrants that neither it nor its agents or representatives have offered or given any gratuity whatsoever to any NATO personnel, with a view to securing a contract or favourable treatment with regard to the award, modification or execution of this contract.

(d) Supplier acknowledges that the representations and warranties stated above are material representations of fact upon which reliance was placed when making the award of this contract. If it is later determined that the Supplier knowingly made an erroneous representation, NATO may, by registered letter, terminate this contract for default, in whole or in part, without prior notice and pursue such other remedies as may be permitted by law, this contract and applicable NATO regulations, including the Supplier’s debarment or suspension.

17. RELEASE OF NEWS/INFORMATION AND USE OF

NATO NAME FOR REFERENCE PURPOSES

No news release (including photographs and films, public announcements, etc.) on any part of the subject matter of this contract shall be made by Supplier without prior written approval by the NATO Procurement Officer designated in the purchase order form. Furthermore Supplier shall, in no other manner whatsoever use the name, emblem or official seal of NATO in connection with its business or for any other purpose outside the scope of this contract.

18. SUBCONTRACTORS

Supplier may place, and shall be responsible for the administration and performance of, all sub-contracts that it deems necessary to meet the requirements of this contract in full. Supplier shall apply to the NATO Procurement Officer for approval before sub-contracting any part of the work, if the contract requires Supplier to access NATO systems or NATO classified information or to be in possession of NATO Facilities or Personal Security clearances. Even if a sub-contract is placed, Supplier remains responsible to NATO for all its obligations under this contract. The terms and conditions specified in this contract will be applicable to Supplier and its subcontractors (at any tier).

19. ASSIGNMENT

NATO reserves the right to assign this contract, in whole or in part, to another NATO body, agency or representative within NATO or NATO Nations. In such a case, NATO shall notify the Supplier in writing. NATO shall remain responsible for its obligations under the contract and for the actions of the body, agency or representative to which this contract may be assigned.

20. SECURITY MEASURES

SUPPLIER’S WORKFORCE. The Supplier and its Subcontractors must undertake to comply with the following requirements, if applicable to the type of goods and services specified in the contract:

(a) employ only nationals of NATO member countries at the NATO permanent HQ;

(b) Si le présent contrat a été attribué suite à une procédure d’appel d’offres concurrentiel, le fournisseur déclare et garantit qu’aucune tentative n'a été faite de la part du fournisseur (de manière directe ou indirecte) pour inciter des tiers à soumettre ou ne pas soumettre une offre avec l‘intention de limiter la concurrence.

(c) Le fournisseur déclare et garantit que ni lui-même ni ses agents ou représentants n'ont proposé ou accordé de gratifications quelles qu'elles soient à l'un quelconque des membres du personnel de l'OTAN dans le but d'obtenir un contrat ou de bénéficier d'un traitement de faveur pour l'attribution, la modification ou l'exécution du présent contrat.

(d) Le fournisseur reconnaît que les déclarations et garanties ci-dessus constituent autant d'éléments majeurs sur la foi desquels le marché lui a été attribué. S'il apparaît ultérieurement que le fournisseur a fait sciemment une déclaration erronée, l'Organisation peut résilier, sans préavis et par lettre recommandée, tout ou partie du contrat pour manquement et engager les éventuels recours légaux, contractuels ou règlementaires applicables, y compris la suspension ou l’exclusion du fournisseur.

17. COMMUNICATION D'INFORMATIONS ET

UTILISATION DU NOM «OTAN» À DES FINS DE

RÉFÉRENCE

Aucune communication d’informations (notamment par le biais de photographies ou de films, d’annonces publiques, etc.)

concernant un élément du projet objet du présent contrat ne doit être faite par le fournisseur sans l’accord écrit préalable du responsable des achats de l’OTAN dont le nom figure sur le bon de commande. De plus, le fournisseur ne peut, d’une quelconque autre manière que ce soit, utiliser le nom, l’emblème ou le cachet officiel de l’OTAN pour des activités extérieures au présent projet ou à toute autre fin que celles prévues dans le contrat.

18. SOUS-TRAITANTS

L'adjudicataire peut passer tous contrats de sous-traitance jugés nécessaires à la bonne et entière exécution du présent contrat, et est responsable de leur administration et de leur exécution.

Le fournisseur doit, avant de sous-traiter une partie quelconque des prestations, obtenir l'accord du responsable des achats de l'OTAN si le contrat exige qu'il puisse accéder aux systèmes OTAN ou à des informations classifiées OTAN ou qu'il soit titulaire d'une habilitation de sécurité individuelle ou délivrée à un établissement. Même lorsqu'un contrat de sous-traitance a été conclu, le fournisseur reste responsable devant l'OTAN pour toutes les obligations imposées par le présent contrat. Les conditions générales exposées dans le présent contrat s'appliquent au fournisseur et à ses sous-traitants (à tous les niveaux).

19. NOVATION DU CONTRAT

L'OTAN se réserve le droit de transférer ce contrat, total ou partiellement, à une autre entité, agence, ou représentant de l’OTAN ou de ses nations membres. Dans un tel cas, l’OTAN notifiera le Fournisseur sur novation du contrat par écrit. L'OTAN restera responsable de toutes ses obligations contractuelles et des actions de l’entité, agence, ou représentant à lequel ce contrat pourrait être transféré.

20. MESURES DE SÉCURITÉ

PERSONNEL DU FOURNISSEUR. Le fournisseur et ses sous-traitants s'engagent à respecter les prescriptions suivantes pour autant qu'elles s'appliquent au type de fournitures et de services couverts par le contrat :

(a) n'employer, au siège permanent de l'OTAN, que des ressortissants des pays membres de l'Organisation ;

(b) have every member of the team involved in this project sign an Acknowledgement of Responsibility, a copy of which can be obtained upon request;

(c) at least 15 working days before the start of work, provide the Procurement Officer’s Representative (POR) with full personal particulars of the workforce to be employed to carry out the works, together with the registration numbers of vehicles that must have access to the site and a list of the machinery to be used;

(d) notify the POR at least 4 working days in advance of any proposed changes in the team(s) working on the NATO site;

(e) use for the present project only staff approved by the POR and the NATO HQ Security Officer, who are not required to justify their decisions;

(f) immediately remove from the NATO site any member of the Supplier’s workforce whose presence is regarded as undesirable by NATO, without the latter being required to give the grounds for its request; moreover, NATO shall in no circumstances be held liable for the consequences of such a decision;

(g) ensure that members of the Supplier’s workforce are informed that they and their vehicles may be searched on entering or leaving NATO;

(h) nominate a team leader who shall always be present on the work-site to liaise with the POR on all administrative and technical matters and with the Security Service for matters in its field of responsibility;

(i) take all the necessary precautions to protect persons and property against all risks arising from his works, in accordance with Belgian mandatory law, and indemnify NATO against any action which might be initiated as a result of these works.

SITE ACCESS. All access to the work-site shall be via the designated entrance. Supplier and its personnel shall comply with the instructions given by the POR or the Security Service.

Supplier and its workforce may only move about within the limits and along the roads specified by NATO. Work on the contract and movement around the NATO site shall be under the surveillance of one or more members of NATO's Security Service or NATO’s designated staff.

ADDITIONAL SECURITY MEASURES. If the contract specifies that the Supplier or its personnel must be in possession of NATO Facilities or NATO Personal security clearances for the performance of the contract, additional security measures may be applicable. The Supplier must clarify with the POR these additional security measures before starting any work or deliveries under the contract.

21. HEALTH AND SAFETY

(a) The Supplier undertakes, on its own behalf and on behalf of any Subcontractors, to:

i. facilitate coordination of the performance of the works and services with the activities of NATO and third parties present on the site,

ii. prevent any risk of harm to persons or property when performing the works and services.

(b) faire signer à chaque membre des équipes participant au projet une reconnaissance de responsabilité, dont une copie peut être obtenue sur demande ;

(c) communiquer au représentant du responsable des achats, au moins quinze jours ouvrables avant le début des travaux, une liste nominative reprenant l'identité complète des personnes désignées pour l'exécution des travaux, le numéro d'immatriculation des véhicules dont l'accès au site est indispensable ainsi que la liste des matériels nécessaires ;

(d) notifier au représentant du responsable des achats, au moins quatre jours ouvrables à l'avance, toute modification qu'il propose d'apporter à l'équipe ou aux équipes travaillant sur le site de l'OTAN ;

(e) n'affecter au présent projet que le personnel agréé par le représentant du responsable des achats et par l'officier de sécurité du siège de l'OTAN, lesquels ne sont pas tenus de justifier leurs décisions ;

(f) retirer immédiatement du site de l’OTAN tout membre du personnel du fournisseur dont la présence serait jugée indésirable par l'Organisation, sans que celle-ci soit tenue de donner les raisons de sa demande ; de plus, l'OTAN ne peut en aucun cas être tenue responsable des conséquences d'une telle décision ;

(g) veiller à informer les membres du personnel du fournisseur qu'ils peuvent être fouillés à l'entrée ou à la sortie de l'OTAN, de même que les véhicules qu'ils utilisent ;

(h) désigner un chef d'équipe qui sera présent en permanence sur le site et assurera la liaison avec le représentant du responsable des achats pour toutes les questions d'ordre administratif et technique, et avec le Bureau de sécurité pour les questions relevant de sa compétence ;

(i) prendre toutes les précautions nécessaires pour assurer la protection des personnes et des biens contre tous risques résultant de son activité, conformément aux prescriptions imposées par la loi belge, et garantir l'Organisation contre toute action qui pourrait être intentée par suite de ses travaux.

ACCÈS AU SITE. L’accès au site se fait uniquement par l'entrée désignée à cet effet. Le fournisseur et son personnel se conforment aux instructions qui leur sont données par le représentant du responsable des achats ou par le Service de sécurité. Le fournisseur et son personnel ne peuvent circuler que dans les zones et sur les routes indiquées par l'OTAN. Les travaux effectués dans le cadre du contrat ainsi que les déplacements sur le site de l'OTAN se font sous la surveillance d'un ou de plusieurs membres du Service de sécurité de l'OTAN ou d'un ou plusieurs membres du personnel de l'OTAN désignés à cet effet.

MESURES DE SÉCURITÉ COMPLÉMENTAIRES. Des mesures de sécurité complémentaires peuvent s'appliquer si le contrat stipule que le fournisseur ou son personnel doivent, aux fins de l'exécution du contrat, être titulaires d'une habilitation de sécurité individuelle ou délivrée à un établissement. Le fournisseur doit déterminer clairement en quoi consistent ces mesures de sécurité complémentaires avec le représentant du responsable des achats avant le début des travaux ou des fournitures en vertu du contrat.

21. SÉCURITÉ ET SANTÉ

(a) Le fournisseur s'engage, tant pour lui-même que pour ses éventuels sous-traitants, à :

i. faciliter la coordination de l'exécution des travaux et services avec les activités de l’OTAN et celles des tiers intervenants présents sur le site,

ii. prévenir les risques de dommages aux personnes et aux biens lors de l’exécution des travaux et services.

(b) The Supplier shall comply with, and ensure that its staff and the staff of any Subcontractors comply with, the regulations and procedures in force on the site concerning working conditions, health, safety and the environment, as well as the relevant applicable legislation. A copy of the applicable NATO health and safety policies and regulations can be obtained upon request or downloaded from the following website:

http://www.nato.int/structur/procurement

(c) To this end, the Supplier:

i. shall ensure that its staff and the staff of any Subcontractors are qualified to use all the materials, equipment and tools required to perform the works and services.

ii. shall ensure that no works or services are performed, by its staff or the staff of any Subcontractors, under the influence of alcohol, drugs or any other prohibited substance.

iii. shall halt, immediately and at its expense, any situation or activity under its control which is dangerous or harmful to health, safety or the environment.

(d) In the event of a failure to fulfil one of the above-mentioned obligations, NATO (i) may take or have taken, immediately and with no formalities, at the Supplier's expense, all the appropriate measures if it considers that these measures have not been taken or implemented quickly enough by the Supplier and (ii) reserves the right to ban or have removed from the site the Supplier and/or any Subcontractors. Any consequences of a failure to fulfil one of these obligations, including implementation of the measures taken by NATO in the event of shortcomings or negligence by the Supplier and banning or removal from the site, shall be exclusively at the Supplier's expense.

(e) In the event of a failure by the Supplier to perform one of the obligations listed in this Article 21, NATO may terminate the contract under the conditions foreseen in Article 13 of these general conditions.

22. INDEMNIFICATION

(a) The Supplier shall at all times hold harmless NATO, its agents, representatives and employees from any and all suits, claims, charges and expenses which arise from any acts or omissions of the Supplier, its agents, representatives, employees or Subcontractors.

(b) The Supplier shall indemnify and hold NATO harmless from any claims for injury to persons or damages to property of the Supplier or others to the extent arising from the Supplier's possession or use of NATO furnished property or services.

(c) The Supplier shall compensate NATO promptly for all loss, destruction, or damage to the property of NATO caused by the Supplier’s personnel or by any of its Subcontractors or anyone else directly or indirectly employed by the Supplier or any of its Subcontractors in the performance of this contract.

23. INSURANCE

(a) The Supplier agrees to procure and maintain, without any cost to NATO, any workmen's compensation, employees’ liability or other type of insurance required by Law.

(b) The Supplier agrees to procure and maintain, without any cost to NATO, a suitable third party liability insurance to cover, on the one hand, damage which could be caused to NATO’s premises, and on the other hand, injury to persons.

(b) Le fournisseur respecte, et fait respecter par son personnel et celui de ses éventuels sous-traitants, les règles et procédures en vigueur sur le site en matière de conditions de travail, de santé, d'hygiène, de sécurité et d'environnement ainsi que la législation applicable en la matière. Une copie du règlement de santé et sécurité de l’OTAN peut être obtenue sur demande ou téléchargée sur la page web :

http://www.nato.int/structur/procurement

(c) A cet effet, le fournisseur :

i. s'assure que son personnel ou celui de ses éventuels sous-traitants sont aptes à utiliser tous les matériels, équipements et outils nécessaires à l'exécution des travaux et services.

ii. s'assure qu'aucun des travaux et services n'est exécuté, par son personnel ou celui de ses éventuels sous-traitants, sous l'influence de l'alcool, de drogues ou de toute autre substance prohibée.

iii. fait cesser, immédiatement et à ses frais, toute situation ou activité dangereuse ou nuisible pour la santé, l'hygiène, la sécurité ou l'environnement dont il a le contrôle.

(d) En cas de non-respect d'une obligation énoncée ci-dessus, l’OTAN (i) peut prendre ou faire prendre immédiatement et sans formalité, aux frais du fournisseur, toutes mesures qui s'avèrent appropriées, s'il estime que ces mesures n'ont pas été prises ou mises en œuvre assez rapidement par le fournisseur et (ii) se réserve le droit de refuser l'accès ou le maintien sur le site au Fournisseur et/ou à ses éventuels sous-traitants. Toutes les conséquences d'un non-respect d'une de ces obligations, y compris la mise en œuvre des mesures prises par l’OTAN en cas de carence ou de négligence du fournisseur, le refus d'accès ou de maintien sur le site, seront à la charge exclusive du fournisseur.

(e) En cas d'inexécution par le fournisseur d'une des obligations énoncées au présent article 21, l’OTAN peut résilier le contrat dans les conditions prévues à l’article 13 de ces conditions générales.

22. GARANTIE CONTRE TOUT RECOURS

(a) Le fournisseur garantit en toutes circonstances l'OTAN, ses agents, représentants et employés contre toute poursuite, toute réclamation, tous frais et dépens découlant d'un acte ou d'une omission du fournisseur, de ses agents, représentants, employés ou sous-traitants.

(b) Le fournisseur garantit l'OTAN contre toute action intentée par suite d'un dommage corporel ou d'un dommage matériel causé à un bien du fournisseur ou d'un tiers dans la mesure où ce dommage résulte de la possession ou de l'utilisation par le fournisseur d'un matériel ou service fourni par…