01_-_Invitation_to_Site_Visit.pdf

DEPARTMENT OF THE ARMY

928th CONTINGENCY CONTRACTING BATTALION

REGIONAL CONTRACTING OFFICE, BAVARIA

GEB. 542, TRUPPENÜBUNGSPLATZ

92655 GRAFENWÖHR

19 May 2016

Request for Technical Proposals, Number W912PB-16-R-7000, entitled: Repair Playground # PG016, USAG Bavaria, Grafenwoehr Military Community - Rose Barracks Vilseck (Project # 46F-09000- 2J)

This request for technical proposals is being conducted as a Two Step solicitation under Part 14.501 of the Federal Acquisition Regulation (FAR). A site visit by all interested vendors is strongly recommended for this C3 (Customer, Contracting, Commerce) Partnering Solicitation. Thereafter, a technical proposal will be submitted by the vendors for review. The review will determine whether the technical proposal is: acceptable; reasonably susceptible of being made acceptable; or unacceptable.

Unacceptable proposals will not be invited to submit prices in step two of the solicitation process. The project description is attached.

All technical proposals shall be submitted to this office with a cover sheet that identifies the vendor and the proposal number. The technical proposals can be submitted in German, however an English translation must be provided by the contractor prior to award, since the English version is the binding one.

Vendors should submit proposals that are acceptable without additional explanation or information.

All proposals must clearly identify the DIN’s, governing codes or industry standards that will apply to the project. The first technical proposal will be evaluated on the basis of: method of accomplishment;

materials to be used. The Government may make a final determination regarding a proposal’s acceptability solely on the basis of the proposal as submitted. The Government may request additional information from offerors of proposals that it considers reasonably susceptible of being made acceptable, and may discuss proposals with their offerors. Design drawings are not required in the proposals but may be submitted at the discretion of the vendor. Vendors will be bound by their technical proposals!

Vendors with proposals determined to be unacceptable will be notified on final determination of unacceptability. Under the provisions of FAR clause 52.214-24, Multiple Technical Proposals, vendors are encouraged to submit multiple offers presenting different basic approaches. Each technical proposal submitted under this clause will be separately evaluated and the submitter will be notified as to its acceptability. Each acceptable proposal will be invited to submit a bid price in the second step of the solicitation. Bid prices will NOT be submitted with the first technical proposal.

Vendors will receive instructions and be notified of any additional materials, submittals or information required in the second step before prices are submitted.

Award will be made to that responsible bidder whose bid, conforming to the invitation, will be most advantageous to the Government, considering only price and the price related factors included in the invitation.

Vendors will be informed of the date for submission of the technical proposal at the site visit.

The site visit will be held on Tuesday, 31 May 2016 at 1000 hours. We will meet at the DPW Conference Room in Building 234, Rose Barracks Vilseck, at 10:00 hours. (This site visit will be conducted at the same time as project 42M-08820-3J, Repair Playground # PG012, USAG Bavaria, Grafenwoehr Military Community - Rose Barracks)

If you are interested to attend the site visit, please provide the following information of the persons attending: Firm, first and last name, telephone number. Attendance notification including this information must be made via email not later than 16:00 hours on 27 May 2016 to the following persons:

Ms. Maegerl, email: regina.maegerl.ln@mail.mil, telephone: 09641-83-5107 Mr. Mueller, email: sebastian.mueller.ln@mail.mil, telephone: 09662-83-2764

In order to get access to the US installation the persons attending the site visit must show their passport, driver’s license and vehicle registration. Persons without valid installation pass must be signed-in at the gate at 09:30 hours and must indicate in the attendance notification email the passport number and date of birth.

Please timely report these persons to Mr. Mueller.

The Point of Contact for this action is Regina Maegerl at telephone 09641-83-5107.

MAGNITUDE OF PROJECT: $100,000.00 – $250,000.00

William A. Hilliard Contracting Officer

COURTESY TRANSLATION

Briefliche Ausschreibung, Nummer W912PB-16-R-7000, Instandsetzen des Spielplatzes Nr. PG016, USAG Bavaria, Grafenwoehr Military Community – Rose Barracks, Vilseck (Projekt # 46F-09000-2J)

Bei der vorliegenden brieflichen Ausschreibung handelt es sich um eine Ausschreibung in zwei Stufen gemäß Teil 14.501 der US-Bundesbeschaffungsvorschrift (FAR). Eine Ortsbegehung seitens aller interessierten Anbieter wird dringend für diese C3 (Customer, Contracting, Commerce) Ausschreibung empfohlen. Danach ist von den Anbietern ein technisches Angebot zur Prüfung einzureichen. Zweck der Prüfung ist es, festzustellen, ob das technische Angebot akzeptabel, teilweise akzeptabel oder nicht akzeptabel ist. Nicht akzeptable Angebote nehmen nicht an Stufe 2 des Ausschreibungsverfahrens teil.

Die Arbeitsbeschreibung liegt bei.

Ein Deckblatt mit der Firmenanschrift und Auschreibungsnummer muss allen Angeboten beiliegen. Die Angebote können in der deutschen Sprache unterbreitet werden, jedoch muss eine englische Fassung vor Vertragsvergabe vom Auftragsnehmer eingereicht werden, da nur die englische Fassung bindend ist.

Die unterbreiteten Angebote sollten, ohne zusätzlicher Erläuterungen oder weiterer Informationen zu bedürfen, akzeptabel sein. Alle Angebote müssen eine klare Angabe der entsprechenden DIN- Vorschriften, geltenden Bestimmungen oder Industrienormen enthalten, die für das Projekt gelten. Die Bewertung des ersten, technischen Angebots erfolgt auf folgender Grundlage: Realisierungskonzept, verwendete Materialien. Der Auftraggeber (US-Regierung) behält sich vor, eine endgültige Entscheidung hinsichtlich der Akzeptierbarkeit bzw. Nichtakzeptierbarkeit eines Angebots ausschließlich auf der Grundlage des Angebots in der unterbreiteten Form zu treffen. Der Auftraggeber kann von den Anbietern, deren Angebote als potentiell akzeptabel eingestuft wurden, zusätzliche Informationen anfordern, und unterbreitete Angebote mit dem jeweiligen Anbieter erörtern. Die Vorlage von Konstruktionszeichnungen in Verbindung mit dem Angebot ist nicht erforderlich, dem Anbieter steht jedoch frei, solche vorzulegen.

Die technischen Angebote der Anbieter sind für die Anbieter verbindlich!

Bei nicht akzeptablen Angeboten wird der Anbieter, sobald das Angebot endgültig für nicht akzeptabel befunden wurde, davon in Kenntnis gesetzt. Anbieter können durchaus Mehrfachangebote mit alternativen Bedingungen oder Positionen vorlegen, um den Anforderungen der vorliegenden Ausschreibung gerecht zu werden. Jedes unterbreitete Angebot wird separat ausgewertet. Bei akzeptablen Angeboten werden die Anbieter aufgefordert, im Rahmen der zweiten Stufe der Ausschreibung einen Angebotspreis zu unterbreiten. Beim ersten, technischen Angebot werden KEINE Angebotspreise abgegeben.

Vor Angebotspreisabgabe im Rahmen der zweiten Stufe erhalten die Anbieter entsprechende Anweisungen und werden darüber informiert, ob für die zweite Stufe gegebenenfalls zusätzliche Materialien, Unterlagen oder Informationen erforderlich sind.

Der Zuschlag ergeht an den Anbieter, dessen Angebot fuer den Auftraggeber am vorteilhaftesten ist, Die Anbieter werden über den Abgabetermin für das technische Angebot bei der Ortsbegehung informiert.

Die Ortsbegehung erfolgt am Dienstag, 31. Mai 2016, 10:00Uhr. Treffpunkt ist der DPW Konferenzraum, Gebäude 234, Rose Barracks Vilseck, um 10:00 Uhr. (Diese Ortsbegehung wird gleichzeitig mit dem Projekt 42M-08820-3J, Instandsetzen des Spielplatzes Nr. PG012, USAG Bavaria, Grafenwoehr Military Community – Rose Barracks, Vilseck.)

Falls Sie an der Ortsbegehung teilnehmen moechten, geben Sie bitte folgende Angaben über die teilnehmenden Personen an: Firma, Vor- und Nachname, Telefonnummer. Die Teilnahmebenachrichtigung ist mit diesen Angaben per email bis 16:00 Uhr, 27. Mai 2016 an folgende Personen zu senden:

Ms. Maegerl, email: regina.maegerl.ln@mail.mil, telephone: 09641-83-5107 Mr. Mueller, email: sebastian.mueller.ln@mail.mil, telephone: 09662-83-2764

Um Zutritt zu der US Einrichtung zu erhalten, müssen die teilnehmenden Personen Ihren Ausweis, Führerschein und Fahrzeugschein mitbringen. Personen ohne gültigen Pass müssen an der Wache um 09:30 Uhr eingeschrieben werden und müssen in der Teilnahmebenachrichtigung ihre Personalausweisnummer und ihr Geburtsdatum angeben. Melden Sie diese Personen bitte rechtzeitig bei Herrn Mueller an.

Ihr Ansprechpartner in dieser Angelegenheit ist Regina Maegerl, Telefon 09641-83-5107.

Geschaetzter Arbeitsumfang: $100,000.00 – $250,000.00