01_-_Invitation_to_site_visit.pdf

DEPARTMENT OF THE ARMY

928TH CONTINGENCY CONTRACTING BATTALION

REGIONAL CONTRACTING OFFICE BAVARIA

GEB. 542, TRUPPENÜBUNGSPLATZ

92655 GRAFENWÖHR

19 May 2016

Request for Technical Proposals, Number W912PB-16-Q-7000, Repair Playground # PG012, USAG Bavaria, Grafenwoehr Military Community - Rose Barracks, Vilseck (Project # 42M-08820-3J)

A site visit by all interested vendors is strongly recommended for this C3 (Customer, Contracting, Commerce) Partnering Solicitation. Thereafter, a technical proposal will be submitted by the vendors for review. The review will determine whether the technical proposal is: acceptable;

reasonably susceptible of being made acceptable; or unacceptable. The project description is attached.

All technical proposals shall be submitted to this office with a cover sheet that identifies the vendor and the proposal number and a separate price schedule. The technical proposals can be submitted in German, however an English translation must be provided by the contractor prior to award, since the English version is the binding one.

Vendors should submit proposals that are acceptable without additional explanation or information.

All proposals must clearly identify the DIN’s, governing codes or industry standards that will apply to the project. The first technical proposal will be evaluated on the basis of: method of accomplishment;

materials to be used. The Government may make a final determination regarding a proposal’s acceptability solely on the basis of the proposal as submitted. The Government may request additional information from offerors of proposals that it considers reasonably susceptible of being made acceptable, and may discuss proposals with their offerors. Design drawings are not required in the proposals but may be submitted at the discretion of the vendor. Vendors will be bound by their technical proposals!

Vendors with proposals determined to be unacceptable will be notified on final determination of unacceptability. Vendors are encouraged to submit multiple offers presenting different basic approaches.

Each technical proposal submitted will be separately evaluated.

Award will be made to that responsible offeror whose offer, conforming to the invitation, will be most advantageous to the Government.

The site visit will be held on Tuesday, 31 May 2016 at 10.00 hours. We will meet at the DPW

Conference Room in Building 234, Rose Barracks Vilseck, at 10:00 hours. (This site visit will be conducted at the same time as project 46F-9000-2J, Repair Playground # PG016, USAG Bavaria, Grafenwoehr Military Community - Rose Barracks)

If you are interested to attend the site visit, please provide the following information of the persons attending: Firm, first and last name, telephone number. Attendance notification including this information must be made via email not later than 16:00 hours on 27 May 2016 to the following persons:

Ms. Maegerl, email: regina.maegerl.ln@mail.mil, telephone: 09641-83-5107 Mr. Mueller, email: sebastian.mueller.ln@mail.mil, telephone: 09662-83-2764

In order to get access to the US installation the persons attending the site visit must show their passport, driver’s license and vehicle registration. Persons without valid installation pass must be signed-in at the gate at 09:30 hours and must indicate in the attendance notification email the passport number and date of birth. Please timely report these persons to Mr. Mueller.

The Point of Contact for this action is Regina Maegerl at telephone 09641-83-5107.

MAGNITUDE OF PROJECT: $25,000.00 - $100,000.00

William A. Hilliard Contracting Officer

COURTESY TRANSLATION

Briefliche Ausschreibung, Nummer W912PB-16-Q-7000, Instandsetzen des Spielplatzes Nr. PG012, USAG Bavaria, Grafenwoehr Military Community – Rose Barracks, Vilseck (Projekt # 42M-08820-3J)

Eine Ortsbegehung seitens aller interessierten Anbieter wird dringend für diese C3 (Customer, Contracting, Commerce) Ausschreibung empfohlen. Danach ist von den Anbietern ein technisches Angebot zur Prüfung einzureichen. Zweck der Prüfung ist es, festzustellen, ob das technische Angebot akzeptabel, teilweise akzeptabel oder nicht akzeptabel ist. Die Arbeitsbeschreibung liegt bei.

Ein Deckblatt mit der Firmenanschrift und Auschreibungsnummer und einer Einzelpreisaufstellung muss allen Angeboten beiliegen. Die Angebote können in der deutschen Sprache unterbreitet werden, jedoch muss eine englische Fassung vor Vertragsvergabe vom Auftragsnehmer eingereicht werden, da nur die englische Fassung bindend ist.

Die unterbreiteten Angebote sollten, ohne zusätzlicher Erläuterungen oder weiterer Informationen zu bedürfen, akzeptabel sein. Alle Angebote müssen eine klare Angabe der entsprechenden DIN- Vorschriften, geltenden Bestimmungen oder Industrienormen enthalten, die für das Projekt gelten. Die Bewertung des ersten, technischen Angebots erfolgt auf folgender Grundlage: Realisierungskonzept, verwendete Materialien. Der Auftraggeber (US-Regierung) behält sich vor, eine endgültige Entscheidung hinsichtlich der Akzeptierbarkeit bzw. Nichtakzeptierbarkeit eines Angebots ausschließlich auf der Grundlage des Angebots in der unterbreiteten Form zu treffen. Der Auftraggeber kann von den Anbietern, deren Angebote als potentiell akzeptabel eingestuft wurden, zusätzliche Informationen anfordern, und unterbreitete Angebote mit dem jeweiligen Anbieter erörtern. Die Vorlage von Konstruktionszeichnungen in Verbindung mit dem Angebot ist nicht erforderlich, dem Anbieter steht jedoch frei, solche vorzulegen.

Die technischen Angebote der Anbieter sind für die Anbieter verbindlich!

Bei nicht akzeptablen Angeboten wird der Anbieter, sobald das Angebot endgültig für nicht akzeptabel befunden wurde, davon in Kenntnis gesetzt. Anbieter können durchaus Mehrfachangebote mit alternativen Bedingungen oder Positionen vorlegen, um den Anforderungen der vorliegenden Ausschreibung gerecht zu werden. Jedes unterbreitete Angebot wird separat ausgewertet.

Der Zuschlag ergeht an den Anbieter, dessen Angebot fuer den Auftraggeber am vorteilhaftesten ist.

Die Ortsbegehung erfolgt am Dienstag, 31. Mai 2016, 10:00Uhr. Treffpunkt ist der DPW Konferenzraum, Gebäude 234, Rose Barracks Vilseck, um 10:00 Uhr. (Diese Ortsbegehung wird gleichzeitig mit dem Projekt 42F-09000-2J, Instandsetzen des Spielplatzes Nr. PG016, USAG Bavaria, Grafenwoehr Military Community – Rose Barracks, Vilseck.)

Falls Sie an der Ortsbegehung teilnehmen moechten, geben Sie bitte folgende Angaben über die teilnehmenden Personen an: Firma, Vor- und Nachname, Telefonnummer. Die Teilnahmebenachrichtigung ist mit diesen Angaben per email bis 16:00 Uhr, 27. Mai 2016 an folgende Personen zu senden:

Ms. Maegerl, email: regina.maegerl.ln@mail.mil, telephone: 09641-83-5107 Mr. Mueller, email: sebastian.mueller.ln@mail.mil, telephone: 09662-83-2764

Um Zutritt zu der US Einrichtung zu erhalten, müssen die teilnehmenden Personen Ihren Ausweis, Führerschein und Fahrzeugschein mitbringen. Personen ohne gültigen Pass müssen an der Wache um 09:30 Uhr eingeschrieben werden und müssen in der Teilnahmebenachrichtigung ihre Personalausweisnummer und ihr Geburtsdatum angeben. Melden Sie diese Personen bitte rechtzeitig bei Herrn Mueller an.

Ihr Ansprechpartner in dieser Angelegenheit ist Regina Maegerl, Telefon 09641-83-5107.

Geschaetzter Arbeitsumfang: $25,000.00 – $100,000.00