SOW - Outplacement Services USAID.final.docx

SOW: Outplacement Services for Departing Local Employees

1. Introduction and Background:

· Project Title: Outplacement Services for Departing Local Employees

· Background: The American Embassy is undertaking a staff reduction that will result in the separation of 13 employees at various levels. Recognizing the impact of this transition on departing employees, the American Embassy seeks to provide comprehensive outplacement services to support their professional transition and well-being. This initiative aims to mitigate the negative impact on departing employees, maintain a positive image of the organization, and facilitate a smooth transition for both departing and remaining employees.

2. Objectives:

The main objectives of these outplacement services are:

· Provide departing employees with the necessary resources, tools, and support to secure new employment that aligns with their skills, experience, and professional goals.

· Reduce the time departing employees spend in job transition.

· Increase the self-confidence and motivation of departing employees during their job search.

· Minimize potential negative impacts on remaining employees and the organization's reputation.

3. Scope of Services:

The selected outplacement service provider is expected to offer a comprehensive suite of services in Spanish, which may include, but are not limited to:

3.1 Individual Career Coaching:

· One-on-one sessions with experienced career coaches to assess individual needs, skills, and professional aspirations.

· Development of personalized professional transition plans.

· Support in developing effective job search strategies.

· Mock interviews and feedback to improve interview skills (behavioral, technical, and situational).

· Negotiation skills training.

· Training on using social media for job searching.

· Strategies for identifying and approaching the hidden job market.

3.2 Resume and Cover Letter Development:

· Individualized development of impactful resumes and cover letters, tailored to specific job applications.

· Individualized review and optimization of online professional profiles (e.g., LinkedIn).

3.3 Job Search Skills Support:

· Offer individualized job search assistance. The contractor shall send at least 3 job offers per month related to his/her professional profile.

· Services may include headhunter engagement, though job placement is not guaranteed.

· Support in evaluating job offers.

3.4 Individualized certification/training:

· The contractor shall provide one certification, course or training to each employee up to a maximum cost of $3,000 (each). The course will be selected by the employee and the contractor shall facilitate the means of payment.

3.5 Access to resources and job boards:

· Provision of talent search, networking, and recruitment services identifying companies and employment opportunities within professional sectors relevant to the professional profiles of departed local employees.

· Provision of access to online resources, job databases, assessment tools, and other relevant materials.

4. Target Audience:

The outplacement services will be provided to 13 departing local employees. The services should be adaptable to meet the diverse needs and experience levels of these employees (assistants, analysts and specialists).

5. Service Delivery Model:

Proposals should clearly describe the proposed service delivery model, including:

· Coaching Methodology: Describe the approach to individual coaching (e.g., virtual, in-person, hybrid).

· Technology Platform: Detail any online platform or tools that will be used to deliver services and resources.

· Talent search, networking, and recruitment service methodology: Describe experience and approach to identifying employment opportunities relevant to the professional profiles of departed employees.

· Qualifications and Experience of Coaches: Provide information on the qualifications and experience of the career coaches who will work with our employees.

6. Timeline and Performance Period:

· Project Start Date: on or about July 1, 2025

· Performance Period: estimated 5 months

7. Fee and Voucher Structure:

· Vouchers will be submitted and paid monthly.

· Fee proposals may include a monthly fee according to the following table:

Months

Total

NOTE: 15% VAT TAX will apply only to Ecuador based companies.

8. Proposal Requirements:

Interested human resources consulting firms should submit a proposal that includes the following:

· Company Overview: General information about the company, its experience, and its mission.

· Services Offered: A detailed description of the proposed outplacement services and how they align with the requirements outlined in this SOW.

· Service Delivery Model: A clear explanation of the proposed service delivery model.

· Team and Qualifications: Information about the team that will be assigned to this project, including the qualifications and experience of the career coaches.

· Pricing Structure: A clear and transparent pricing structure in accordance with the requirements.

· Reporting Capabilities: Description of the reporting mechanisms and metrics that will be provided.

· Client References: Contact information for at least three recent clients for whom similar outplacement services were provided.

· Implementation Plan: A proposed timeline and plan for onboarding departing employees into the outplacement program.

9. Evaluation factors:

9.1. Technical Approach and Scope of Services:

· Individual Career Coaching: Thoroughness of coaching methodology, including personalized plans, job search strategies, mock interviews, negotiation skills, and social media training.

· Resume and Cover Letter Development: Quality and individualized approach to resume, cover letter, and online profile optimization.

· Job Search Skills Support: Clarity on how individualized job search assistance will be provided, including the commitment to send at least 3 job offers per month, and the approach to headhunter engagement and job offer evaluation.

· Individualized Certification/Training: Clear process for facilitating employee selection and payment for certifications/training up to the specified cost.

· Access to Resources and Job Boards: Breadth and relevance of talent search, networking, recruitment services, and access to online resources and job databases.

· Adaptability to Target Audience: Does the proposal demonstrate an understanding of the diverse needs and experience levels of the 13 departing employees (assistants, analysts, and specialists), and how services will be tailored accordingly.

9.2. Service Delivery Model

This factor evaluates the provider's proposed methods for delivering services and the quality of their resources.

· Coaching Methodology: Clarity and effectiveness of the proposed coaching approach (e.g., virtual, in-person, hybrid). Does it offer flexibility and accessibility for the employees?

· Technology Platform: Description and effectiveness of any online platforms or tools used for service delivery and resource access.

· Talent Search, Networking, and Recruitment Service Methodology: The provider's experience and specific approach to identifying relevant employment opportunities.

· Qualifications and Experience of Coaches: The professional background, certifications, and relevant experience of the career coaches who will directly work with the employees. This should include their expertise in career transition, job search strategies, and industry knowledge.

· Implementation Plan: The proposed timeline and plan for onboarding departing employees into the outplacement program.

9.3. Company Experience and References

· Company Overview and Experience: The company's general information, its experience in providing similar outplacement services, and its overall mission and approach to client success.

· Client References: The relevance and positive feedback from at least three recent clients for whom similar outplacement services were provided.

9.4. Pricing Structure

Cost-effectiveness and transparency of the proposed fees.

VERSION EN ESPANOL

TDR: Servicios de Outplacement para Empleados Locales Salientes

1. Introducción y Antecedentes:

· Título del Proyecto: Servicios de Outplacement para Empleados Salientes

· Antecedentes: La Embajada Americana está llevando a cabo una reducción de personal que resultará en la separación de 13 empleados en varios niveles. Reconociendo el impacto de esta transición en los empleados salientes, la Embajada Americana busca proporcionar servicios integrales de reubicación laboral para apoyar su transición profesional y bienestar. Esta iniciativa tiene como objetivo mitigar el impacto negativo en los empleados salientes, mantener una imagen positiva de la organización y facilitar una transición fluida tanto para los empleados que se van como para los que se quedan.

2. Objetivos:

Los objetivos principales de estos servicios de outplacement son:

· Proporcionar a los empleados salientes los recursos, herramientas y apoyo necesarios para asegurar un nuevo empleo que se alinee con sus habilidades, experiencia y objetivos profesionales.

· Reducir el tiempo que los empleados salientes pasan en transición laboral.

· Aumentar la confianza en sí mismos y la motivación de los empleados salientes durante su búsqueda de empleo.

· Minimizar los posibles impactos negativos en los empleados restantes y la reputación de la empresa.

3. Alcance de los Servicios:

3.1 Se espera que el proveedor de servicios de reubicación laboral seleccionado ofrezca un conjunto integral de servicios en español, que puede incluir, entre otros:

3.2 Coaching de carrera profesional:

· Sesiones individuales con coaches de carrera experimentados para evaluar necesidades individuales, habilidades y aspiraciones profesionales.

· Desarrollo de planes de transición profesional personalizados.

· Apoyo en el desarrollo de estrategias efectivas de búsqueda de empleo.

· Simulacros de entrevistas y retroalimentación para mejorar las habilidades de entrevista (conductuales, técnicas y situacionales).

· Capacitación en habilidades de negociación.

· Capacitación sobre el uso de redes sociales para la búsqueda de empleo.

· Estrategias para identificar y abordar el mercado laboral oculto.

3.2 Desarrollo de currículum vitae y cartas de presentación:

· Desarrollo individualizado de currículums vitae y cartas de presentación impactantes, adaptados a solicitudes de empleo específicas.

· Revisión y optimización individualizada de perfiles profesionales en línea (por ejemplo, LinkedIn).

3.3 Asistencia y acompañamiento en búsqueda de empleo:

· Ofrecer asistencia individualizada en la búsqueda de empleo. El contratista deberá enviar al menos 3 ofertas de empleo al mes relacionadas con su perfil profesional.

· Los servicios podrán incluir el acercamiento con headhunters, aunque no se garantiza la colocación laboral.

· Apoyo en la evaluación de ofertas de empleo.

3.4 Certificación/capacitación individualizada:

· El contratista proporcionará una certificación, curso o capacitación a cada empleado hasta un costo máximo de $3,000 (cada uno). El curso será seleccionado por el empleado y el contratista facilitará los medios de pago.

3.5 Acceso a recursos y portales de empleo:

· Provisión de servicios de búsqueda de talento, networking y reclutamiento, identificando empresas y oportunidades de empleo dentro de sectores profesionales relevantes para los perfiles profesionales de los empleados salientes.

· Provisión de acceso a recursos en línea, bases de datos de empleo, herramientas de evaluación y otros materiales relevantes.

4. Público Objetivo:

Los servicios de outplacement se proporcionarán a 13 empleados salientes. Los servicios deben ser adaptables para satisfacer las diversas necesidades y niveles de experiencia de estos empleados (asistentes, analistas y especialistas).

5. Modelo de Prestación de Servicios:

Las propuestas deben describir claramente el modelo de prestación de servicios propuesto, incluyendo:

· Metodología de Coaching: Describir el enfoque del asesoramiento individual (por ejemplo, virtual, presencial, híbrido).

· Plataforma Tecnológica: Detallar cualquier plataforma o herramienta en línea que se utilizará para prestar servicios y recursos.

· Metodología de Búsqueda de Talentos, Networking y Reclutamiento: Describir la experiencia y el enfoque para identificar oportunidades de empleo relevantes para los perfiles profesionales de los empleados salientes.

· Cualificaciones y Experiencia de los Asesores (Coaches): Proporcionar información sobre las cualificaciones y experiencia de los asesores profesionales que trabajarán con nuestros empleados.

6. Cronograma y Duración:

· Fecha de Inicio del Proyecto: Aproximadamente el 1 de julio de 2025

· Duración del Servicio: Estimado en 5 meses

7. Estructura de Pagos

· Las facturas se presentarán y pagarán mensualmente (30 días posteriores a la presentación).

· Las propuestas deberán incluir una tarifa mensual de acuerdo con la siguiente tabla:

Total

NOTA: El 15% de IMPUESTO IVA solo aplicará a empresas con sede en Ecuador.

8. Requisitos de la Propuesta:

Las consultoras de recursos humanos interesadas deben presentar una propuesta que incluya lo siguiente:

· Resumen de la Empresa: Información general sobre la empresa, su experiencia y su misión.

· Servicios Ofrecidos: Una descripción detallada de los servicios de outplacement propuestos y cómo se alinean con los requisitos descritos en esta Declaración de Trabajo.

· Modelo de Entrega de Servicios: Una explicación clara del modelo de entrega de servicios propuesto.

· Equipo y Cualificaciones: Información sobre el equipo que será asignado a este proyecto, incluyendo las cualificaciones y la experiencia de los coaches de carrera.

· Estructura de Precios: Una estructura de precios clara y transparente de acuerdo con los requisitos.

· Capacidades de Reporte: Descripción de los mecanismos de reporte y las métricas que se proporcionarán. R

· Referencias de Clientes: Información de contacto de al menos tres clientes recientes para los que se proporcionaron servicios de outplacement similares.

· Plan de Implementación: Un cronograma y plan propuesto para la incorporación de los empleados salientes al programa de outplacement.

9. Factores de Evaluación:

9.1. Enfoque Técnico y Alcance de los Servicios:

· Asesoramiento Profesional Individual (Coaching): Exhaustividad de la metodología de coaching, incluyendo planes personalizados, estrategias de búsqueda de empleo, simulacros de entrevistas, habilidades de negociación y capacitación en redes sociales.

· Desarrollo de Currículum y Carta de Presentación: Calidad y enfoque individualizado para la optimización de currículums, cartas de presentación y perfiles en línea.

· Apoyo en Habilidades de Búsqueda de Empleo: Claridad sobre cómo se proporcionará la asistencia individualizada para la búsqueda de empleo, incluyendo el compromiso de enviar al menos 3 ofertas de empleo por mes, y el enfoque de la interacción con "headhunters" y la evaluación de ofertas de empleo.

· Certificación/Capacitación Individualizada: Proceso claro para facilitar la selección de empleados y el pago de certificaciones/capacitaciones hasta el costo especificado.

· Acceso a Recursos y Bolsas de Empleo: Amplitud y relevancia de la búsqueda de talentos, "networking", servicios de reclutamiento y acceso a recursos en línea y bases de datos de empleo.

· Adaptabilidad a la Audiencia Objetivo: ¿Demuestra la propuesta una comprensión de las diversas necesidades y niveles de experiencia de los 13 empleados salientes (asistentes, analistas y especialistas), y cómo se adaptarán los servicios en consecuencia?

9.2. Modelo de Entrega del Servicio:

· Metodología de Coaching: Claridad y eficacia del enfoque de coaching propuesto (por ejemplo, virtual, presencial, híbrido). ¿Ofrece flexibilidad y accesibilidad para los empleados?

· Plataforma Tecnológica: Descripción y eficacia de cualquier plataforma o herramienta en línea utilizada para la entrega de servicios y el acceso a recursos.

· Metodología de Búsqueda de Talentos, Networking y Reclutamiento: La experiencia del proveedor y el enfoque específico para identificar oportunidades de empleo relevantes.

· Cualificaciones y Experiencia de los Asesores (Coaches): Los antecedentes profesionales, certificaciones y experiencia relevante de los asesores profesionales que trabajarán directamente con los empleados. Esto debe incluir su experiencia en transición de carrera, estrategias de búsqueda de empleo y conocimiento de la industria.

· Plan de Implementación: El cronograma y plan propuestos para la incorporación de los empleados salientes al programa de reubicación laboral.

9.3. Experiencia y Referencias de la Empresa:

· Visión General y Experiencia de la Empresa: La información general de la empresa, su experiencia en la prestación de servicios de reubicación laboral similares y su misión general y enfoque hacia el éxito del cliente.

· Referencias de Clientes: La relevancia y la retroalimentación positiva de al menos tres clientes recientes a los que se les proporcionaron servicios de reubicación laboral similares.

9.4. Estructura de Precios:

Rentabilidad y la transparencia de las tarifas propuestas.

(End of Statement of Work)