PWS 4 Final 9-16-21.pdf

DEPARTMENT OF THE ARMY

UNITED STATES ARMY GARRISON BAVARIA

GRAFENWOEHR MILITARY COMMUNITY

UNIT 28130

APO AE 09114-8130

Annex A-Overarching

Performance Work Statement (PWS) for Requirements Type Service Contract

Vegetation Control at Embankments of Railroad Tracks at USAG Bavaria

Grafenwoehr Military Community

USAG Bavaria

ARBEITSBESCHREIBUNG

fuer Abruf- Dienstleistungsvertrag

Vegetationskontrolle auf Daemmen von Eisenbahngleisen in der US Armee Garnison Bayern

Grafenwoehr Militaergemeinde

USAG Bayern

15 Sep 2021

Table of Contents

1.0 INTRODUCTION…………………………………………………..…………………….……4

1.1 Background…………………...…………………………………..……………….……4

1.2 Objectives……………………………………………...…………..……………….…..4

1.3 Restoration of Landscape Damage .……………………..…….…………….…...5

1.4 Installation Access.……...……….………………………………......…….…….……5

2.0 REQUIREMENTS……………………………………………….……………………….…….6

2.1 Description of Services………………………………………………………………...6

2.2 General Information…………………………………………………………….....…..7

2.3 Emergency Services.…………….………………………………...…….………….11

2.4 Contract Administration and Management...………………………………………12

2.5 Work Management

2.6 Security………………………………………………………………………..………22

2.7 Security Training……………………………………………………….…..…………25

2.8 Safety……..………………………..……………………….…………….……….…..28

2.9 Environmental Requirements……………………..………………………..……

3.0 PERFORMANCE REQUIREMENTS AND STANDARDS………………………………33

3.1 Quality Assurance……………………………..…………………………………….33

3.2 Quality Control Plan……………………………………………………………...….33

3.3 Quality Assurance Surveillance Plan (QASP) …………………..……………….35

4.0 PERFORMANCE TASK REQUIREMENTS …...…………………………………………36

5.0 COMMON LEVELS OF SUPPORT (CLS)……………………………………..………

6.0 DELIVERABLES - PROVIDED AS ATTACHMENT X ………………..…………….…..39

7.0 RELATED DOCUMENTS………..…………………...………….………………….……...41

7.1 Definitions ……………………………….......….…………………………………………

7.2 Acronyms………………………………………………………..………...…..……………...48

7.3 Applicable Directives, Publications.…………….…………………………….……….…...51

7.4 Contractor Furnished Property and Services …….……...……………………………

7.5. Contractor Furnished Material, Property and Services……………………….………….54

1.0 Introduction / Einfuehrung.

This is a non-personnel services contract to provide Vegetation Control Services at Embankments of Railroad Tracks at USAG Bavaria (Tower Barracks Grafenwoehr and Rose Barracks Vilseck. The Government shall not exercise any supervision or control over the contract service providers performing the services herein. Such contract service providers shall be accountable solely to the Contractor who, in turn is responsible to the Government.

In the event of a disagreement between the English text and the courtesy translation of this specification the English text shall govern.

Dies ist ein nicht personalisierter Dienstleistungsvertrag zur Bereitstsellung von Vegetationskontrollarbeiten auf Daemmen von Eisenbahngleisen in der US Armee Garnison Bayern (Tower Kaserne Grafenwoehr und Rose Kaserne Vilseck). Die Regierung soll keine Aufsicht oder Kontrolle der Anbieter der Vertragsarbeiten durchfuehren, die die Dienstleistungen hier ausfuehren. Solche Anbieter der Vertragsarbeiten sollen alleinig dem Auftragnehmer verantwortlich sein, der zuerst der Regierung verantwortlich ist.

Im Falle einer Unstimmigkeit zwischen dem englischen Text der Leistungsbeschreibung und der Gefälligkeitsübersetzung ist der englische Text maßgebend.

1.1 Background / Hintergrund.

The DPW, Buildings and Grounds Branch Grafenwoehr is responsible to provide safe and operational railroad facilities for the U.S. and multinational military railroad traffic. This contract supplements the DPW in-house team for the maintenance work of the whole railroad facilities. The limited DPW team is not equipped or manned to perform all necessary professional work of vegetation control at railroad facilities.

Die Abteilung Gebaeude und Liegenschaften der Bauverwaltung (DPW) Grafenwoehr ist verantwortlich dafuer, sichere und betriebsbereite Bahnanlagen fuer den US- Amerikanischen und internationalen Militaerverkehr bereitzustellen. Dieser Vertrag unterstuetzt das DPW-eigene Team bei den Unterhaltsarbeiten der gesamten Bahnanlagen. Das DPW- Team ist nicht dafuer ausgeruestet oder personell in der Lage, alle notwendigen Arbeiten der Vegetationskontrolle an Eisenbahnanlagen durchzufuehren.

1.2 Objectives / Ziele.

The Contractor shall ensure all work accomplished in the performance of this PWS meets all maintenance and repair standards consistent with the original equipment manufacturer’s recommendations; all applicable Federal, State, and local laws, regulations, and directives to include, but not limited to, the applicable publications listed in Section 7.0, Related Documents.

Der Auftragnehmer soll sicherstellen, dass alle Arbeiten, die in Zusammenhang mit der Ausfuehrung dieser Arbeitsanweisung stehen, allen Unterhalts- und Reparaturstandards entsprechen, bestehend aus den originalen Beschreibungen der Ausruestung des Herstellers, allen anwendbaren Bundes-, Staatlichen und lokalen Gesetzen, Regularien und Direktiven, eingeschlossen, aber nicht begrenzt auf die anwendbaren Publikationen in Abschnitt 7.0, In Beziehung stehende Dokumente.

1.2.1 The contractor shall ensure all work in support of mission requirements tendered to the Government for acceptance conforms to the measurable performance standards of quality, timeliness, and quantity specified in the PWS of this contract. Without additional expense to the Government, the contractor shall obtain/ensure subcontractors obtain all licenses, and permits required to perform the work under this contract. The intent is to establish work requirements that are performance-based and results oriented. This approach is intended to allow the Contractor to determine the best and most cost effective ways to fulfill base operations and their component needs, emphasizing innovation and commercial best practices.

Der Auftragnehmer soll sicherstellen, dass alle Arbeiten, die zur Unterstuetzung Missionserfordernisse der Regierung zum Akzeptieren angeboten werden, konform sind mit den messbaren Ausfuehrungsstandards von Qualitaet, Rechtzeitigkeit und Quantitaet, spezifiziert in der Arbeitsanweisung dieses Vertrages. Ohne zusaetzliche Kosten fuer die Regierung soll der Auftragnehmer sicherstellen, dass Subunternehmer mit allen Lizensen und notwendigen Erlaubnissen versorgt sind, um die Arbeiten unter diesem Vertrag auszufuehren. Das Ziel ist es, Arbeitserfordernisse zu etablieren, die ausfuehrungsbasiert und ergebnisorientiert sind. Diese Betrachtungsweise ist beabsichtigt, um dem Auftragnehmer zu erlauben, die besten und kosteneffektivsten Wege festzulegen, um grundlegende Operationen und ihre notwendigen Komponenten zu erfuellen, Innovationen und kommerzielle beste Praktiken hervorzuheben.

1.3 Restoration of Landscape Damages / Wiederherstellung von Landschaftsschaeden.

Trees or other landscape features, especially embankment surfaces, damaged by the Contractor’s operations, shall be restored to the original state at no additional cost to the Government.

Baeume oder andere landschaftliche Gestaltungen, insbesondere die Oberflaechen der Bahndaemme, die bei der Arbeit des Auftragnehmers beschaedigt werden, sollen in den Originalzustand zurueckversetzt werden, ohne Extrakosten fuer die Regierung.

1.4 Installation Access / Liegenschaftszugang.

Access to U.S. installations and controlled areas is limited to personnel who meet security criteria and are authorized by Host Nation law to work in that country. Failure to submit required information/data and obtain required documentation or clearances in accordance with Army in Europe (AE) Regulation 190-16 (AE Reg 190-16) Installation Access Control or (AE) Regulation 604-1 for Germany specific contracts, will be grounds for denying access to U.S. installations and controlled areas. The Contractor shall ensure that any subcontractors used in performance of this contract complies with these requirements and that all employees, of both the Contractor and any subcontractor utilized by the Contractor, are made aware of and comply with these requirements. Should anything in this paragraph conflict with AE Reg 190-16 or (AE) Regulation 604-1, the regulation takes precedent.

The Contractor shall be aware of and comply with the requirements associated with Installation Access Control. The Government is not liable for any costs associated with performance delays due solely to a firm’s failure to comply with Installation Access Control System (IACS) processing requirements.

The Contractor shall return installation passes to the issuing IACS office when the contract is completed or when a Contractor employee no longer requires access.

AE Reg 190-16 (and AE 190-16-G German translation) can be found on the following website:

AE Reg 190-16 http://www.409csb.army.mil/library/AER-190-16.pdf and AE 190-16-G http://www.409csb.army.mil/Library/AER-190-16-G.pdf

Der Zugang zu US Liegenschaften und kontrollierten Bereichen ist auf Personen beschraenkt, die die Sicherheitskriterien erfuellen und die notwendigen Dokumentationen besitzen oder Freigaben entsprechend Army in Europe (AE) Vorschrift 190-16 (AE Reg 190- 16), Liegenschaftszugangskontrolle oder (AE) Vorschrift 604-1 fuer Deutschland spezifische Vertraege, werden Gruende sein fuer die Zugangsverweigerung zu US Liegenschaften und kontrollierten Bereichen. Der Auftragnehmer soll sicherstellen, dass jeglicher Subunternehmer, der in der Durchfuehrung dieses Vertrages genutzt wird, sich an diese Vorschriften haelt und dass alle Beschaeftigten, beide der Auftragnehmer und jeglicher Subunternehmer, den der Auftragnehmer benutzt, mit diesen Vorschriften vertraut gemacht wird und sich daran haelt. Sollte irgendetwas in diesem Punkt mit AE Reg 190-16 oder (AE) Vorschrift 604-1 in Konflikt geraten, geht die Vorschrift vor.

Der Auftragnehmer soll ueber die Vorschriften in Verbindung mit der Liegenschaftszugangskontrolle Kenntnis haben und sich daran halten. Die Regierung ist nicht verantwortlich zu machen fuer jegliche Kosten, die entstehen in Verbindung mit Ausfuehrungsverzoegerungen, die aufgrund von alleinigen Verseumnissen einer Firma sich nicht an die Ausfuehrungsvorschriften des Systems der Liegenschaftszugangskontrolle zu halten.

Der Auftragnehmer soll Zugangsausweise an das ausgebende IACS- Buero zurueckgeben, wenn der Vertrag beendet ist oder wenn Beschaeftigter des Auftragnehmers nicht laenger Zugang benoetigt.

AE Reg 190-16 (und AE 190-16-G Deutsche Uebersetzung) kann auf den folgenden Internetseiten gefunden werden: AE Reg 190-16 http://www.409csb.army.mil/library/AER- 190-16.pdf und AE 190-16-G http://www.409csb.army.mil/Library/AER-190-16-G.pdf

2.0 Requirements / Erfordernisse.

2.1 Description of Services / Beschreibung der Dienstleistung.

See Section 5.0 for the specific Common Level of Support (CLS).

Siehe Abschnitt 5.0 fuer das spezifische Allgemeine Niveau der Unterstuetzung (CLS)

2.1.1 Non-Personal Services / Nicht- Personalisierte Dienstleistungen.

The personnel rendering the services are not subject; either by the contract’s terms or by the manner of its administration, to the supervision and control usually prevailing in relationships between the Government and its employees. Non-personal service contracts are authorized by the Government in accordance with (IAW) Federal Acquisition Regulation (FAR) Subpart 37.104, under general contracting authority, and do not require specific statutory authorization.

Das Personal, das die Dienstleistungen erbringt, ist nicht der Aufsicht und Kontrolle unterworfen, die ueblicherweise in der Beziehung zwischen Regierung und seinen Angestellten vorkommt, weder durch Vertragsbedingungen noch durch die Art und Weise seiner Verwaltung. Nicht- Personalisierte Dienstleistungsvertraege sind durch die Regierung authorisiert in Verbindung mit Bundes- Aquirierungs- Vorschrift (FAR) Unterteil 37.104, unter allgemeiner Vertragsauthoritaet und benoetigen keine spezifische gesetzliche Authorisierung.

2.2 General Information / Allgemeine Information.

2.2.1 Place of Performance and Hours of Operation / Ausfuehrungsort und Arbeitszeit.

2.2.1.1 Place of Performance / Ausfuehrungsort

This scope of work (PWS) describes the vegetation control work at the railroad facilities for the US Army Garrison (USAG) Bavaria, with the two main areas:

a) Tower Barracks Grafenwoehr (see map sketches at attachment # 3 and list of the embankments # 1)

b) Rose Barracks Vilseck (see map sketches at attachment # 3 and list of the embankments # 2) The construction sites are located partially within and partially outsides of the fenced bases of Grafenwoehr and Vilseck. Details are prescribed in paragraph 5. "Performance Areas".

Installation passes are necessary for services inside of the bases and shall be requested within ten (10) calendar days after contract award.

Diese Arbeitsbeschreibung (PWS) spezifiziert die Vegetationskontrollarbeiten an den Bahnanlagen fuer die US Armee Garnison (USAG) Bayern, mit den zwei Hauptbereichen:

a) Tower Kaserne Grafenwoehr (siehe Lageplanskizzen im Anhang Nr. 3 und Liste der Daemme Nr. 1)

b) Rose Kaserne Vilseck (siehe Lageplanskizzen im Anhang Nr. 3 und Liste der Daemme Nr.

2) Die Baustellen liegen zum Teil ausserhalb und zum Teil innerhalb der eingezaeunten Kasernengelaende Grafenwoehr und Vilseck. Details sind im Paragraph 5.

"Ausfuehrungsbereiche" beschrieben. In der Kaserne sind fuer die Dienstleistungen Zugangsausweise erforderlich und sollen innerhalb von 10 Tagen nach Vertragsvergabe beantragt werden.

2.2.1.2 Hours of Operation / Arbeitszeit

The contractor is responsible for conducting business, between the hours of 0600 – 1700 hrs Monday thru Friday except Federal holidays or when the Government facility is closed due to local or national emergencies, administrative closings, or similar Government directed facility closings.

The Contractor shall at all times maintain an adequate workforce for the uninterrupted performance of all tasks defined within this PWS when the Government facility is not closed for the above reasons. When hiring personnel, the Contractor shall keep in mind that the stability and continuity of the workforce are essential. For other than firm fixed price contracts, the contractor will not be reimbursed when the Government facility is closed for the above reasons.

Der Auftragnehmer ist verantwortlich fuer das Anordnen von Geschaeftsbetrieb zwischen

06.00 Uhr bis 17.00 Uhr, Montag bis Freitag, ausgenommen Bundesfeiertage oder wenn die Regierungsliegenschaft geschlossen ist wegen lokaler oder nationaler Notfaelle, administrativer Schliessungen oder aehnlicher Liegenschaftsschliessungen, die von der Regierung angeordnet sind.

Der Auftragnehmer muss zu allen Zeiten einen adequaten Personalstamm fuer nicht unterbrochene Arbeiten aller Auftraege, die innerhalb dieser Arbeitsbeschreibung definiert sind, unterhalten, wenn die Regierungseinrichtung nicht fuer die oben genannten Gruende geschlossen ist. Wenn der Auftragnehmer Personal einstellt, soll er nicht vergessen, dass die Bestaendigkeit und Kontinuitaet der Belegschaft essentiell wichtig ist. Fuer andere als Festpreisvertraege wird der Auftragnehmer nicht entschaedigt, wenn die Regierungseinrichtung fuer die oben genannten Gruende geschlossen ist.

2.2.2 Installation Closures / Liegenschaftsschliessungen.

When an unforeseen installation closure occurs on a regularly scheduled day of work, the Contractor shall reschedule the work to be performed the following day unless the following day is a Saturday, Sunday, a recognized Federal holiday, and when routine work is not scheduled for that day; or reschedule the work for the next business day following the closure. This should be coordinated and tracked with the COR.

Wenn eine unvorhergesehene Schliessung der Liegenschaft waehrend eines regulaer geplanten Arbeitstages auftritt, soll der Auftragnehmer die Arbeiten so umplanen, um am darauffolgenden Tag zu arbeiten, wenn nicht der folgende Tag ein Samstag, Sonntag oder ein anerkannter Bundesfeiertag ist und wenn gewoehnliche Arbeit fuer diesen Tag nicht geplant ist oder die Arbeiten fuer den naechsten Geschaeftstag, der der Schliessung folgt, umplanen. Dies sollte mit dem COR koordiniert und von ihm verfolgt werden.

2.2.2.1 The Contractor shall collect the installation access passes the same day employment of an individual has expired or has been terminated and shall return them to the issuing office within three (3) working days. This should be tracked by the COR and should be a deliverable item.

Der Auftragnehmer soll die Liegenschaftszugangspaesse am selben Tag einsammeln, wenn ein Beschaeftigungsverhaeltnis auslaeuft oder zu Ende geht und soll diese innerhalb von 3 Arbeitstagen an das ausgebende Buero des Liegenschaftszugangskontrollsystems zurueckgeben. Dies sollte vom COR verfolgt werden und ein zu lieferndes Dokument sein.

2.2.2.2 Upon termination or cancellation of this contract, the Contractor shall collect all outstanding installation access passes and return them to the issuing office within three (3) working days. This will be monitored by the COR.

Bei einem Ablauf oder Aufhebung dieses Vertrages soll der Auftragnehmer alle ausstehenden Liegenschaftszugangspaesse einsammeln und innerhalb von drei (3) Arbeitstagen an das ausgebende Buero zurueckgeben. Dies wird vom COR ueberwacht.

2.2.3 Inclement Weather Delay / Verspaetung durch Wetterunbilden.

If the contractor determines unsafe weather conditions for continued operations, the Contractor shall notify the COR three (3) hours prior to curtailing operations due to inclement weather. The Contractor shall inform the KO/COR if the work will be continued.

Wenn der Auftragnehmer unsichere Wetterbedingungen fuer die Fortfuehrung der Ausfuehrung feststellt, soll der Auftragnehmer den COR drei (3) Stunden vorher informieren, um die Ausfuehrung wegen der Wetterunbilden abzukuerzen. Der Auftragnehmer soll den KO/COR informieren, wenn die Arbeiten wieder fortgesetzt werden.

2.2.4 The contractor shall coordinate with USAG Bavaria DPW B&G and the COR in preparation for and during emergency operations situations such as inclement weather, flood, active shooter, fire or other emergency situations. The contractor shall be required to provide all normal services during an emergency response unless otherwise directed by the DPW and COR, however emergency response requirements will take precedence over normal activities.

Der Auftragnehmer soll mit der USAG Bavaria, DPW, B&G und dem COR in Vorbereitung und waehrend Notfallsituationen in der Ausfuehrung koordinieren, wie solchen von Wetterunbilden, Hochwasser, aktiven Schuetzen, Feuer oder anderen Notsituationen. Der Auftragnehmer soll aufgefordert werden, alle normalen Dienstleistungen waehrend einer Notfallreaktion bereitzustellen, ausser andernfalls durch DPW und COR angewiesen, wie auch immer, Notfallreaktionserfordernisse werden normalen Aktivitaeten vorgehen.

2.2.5 Federal Holidays / Bundesfeiertage.

The following provides information on recognized holidays for the purpose of the PWS. If submittal of any documentation (e.g. deliverables, submittals, etc.) deadlines fall on a holiday, the closest work day prior to the holiday will apply as the deadline for submittal.

Work shall not be performed on U.S. holidays occurring during the normal workweek unless otherwise directed by the Contracting Officer (KO). When an U.S holiday occurs on a Saturday or a Sunday, the holiday is observed on the preceding Friday or following Monday, respectively.

1st January New Year’s Day 3rd Monday in January Martin Luther King’s Birthday 3rd Monday in February Washington’s Birthday Last Monday in May Memorial Day 4th July Independence Day 1st Monday in September Labor Day 2nd Monday in October Columbus Day 11th November Veterans Day 4th Thursday in November Thanksgiving Day 25th December Christmas Day

Das Folgende liefert Informationen zu anerkannten Feiertagen fuer den Zweck der Arbeitsbeschreibung. Wenn die Bereitstellung irgendwelcher Dokumentation (z.B.

Lieferungen, Beantragungen, etc.) an Stichtagen ist, die auf einen Feiertag fallen, wird der letzte Arbeitstag vor dem Feiertag als Stichtag fuer die Bereitstellung angewendet.

Die Arbeiten sollen nicht an U.S.- Feiertagen ausgefuehrt werden, wenn sie in der normalen Arbeitswoche auftreten, ausser auf Anweisung des Vertragsoffiziers (KO). Wenn ein U.S.- Feiertag an einem Samstag oder einem Sonntag auftritt, wird er am vorhergehenden Freitag oder bzw. folgenden Montag gefeiert.

1. January Neujahr

3. Montag im Januar M. L. King- Gedaechtnistag

3. Montag im Februar Praesidententag letzter Montag im Mai Gedenktag

4. Juli Unabhaengigkeitstag

1. Montag im September Tag der Arbeit

2. Montag im Oktober Kolumbustag

11. November Veteranentag

4. Donnerstag im November Erntedankfesttag

25. Dezember 1. Weihnachtstag

2.2.5.1 Host Nation Holidays / Deutsche Feiertage.

Work shall be performed on local Host Nation holidays occurring during the normal workweek unless otherwise directed by the KO. The Contractor is responsible to inform itself about local Host Nation Holidays of the Area/Country the work will be performed.

Die Arbeiten sollen an lokalen deutschen Feiertagen, die waehrend der Arbeitswoche auftreten, durchgefuehrt werden, ausser auf Anweisung des Vertragsoffiziers. Der Auftragnehmer ist selbst dafuer verantwortlich, sich ueber die lokalen deutschen Feiertage des Gebietes/Landes, wo die Arbeiten ausgefuehrt werden, zu informieren.

2.3 Emergency Services / Notfalldienstleistungen.

2.3.1 Emergency Medical Treatment / Medizinische Notfallbehandlung.

The Contractor or their employees shall immediately notify their supervisor of any accident requiring emergency medical treatment. The contractor shall notify the KO or COR no later than (NLT) two (2) hours of the incident. The contractor shall be responsible for the emergency medical treatment services for the Contractor oneself. However, the Government will provide, on an emergency basis, medical services for injuries incurred while the contractor is performing under the contract. The contractor shall reimburse the Government for emergency medical services provided, upon receipt of invoice from the medical facility.

Reimbursement shall be made to the US Government.

Der Auftragnehmer oder seine Beschaeftigten sollen ihren Vorgesetzten umgehend ueber jegliche Unfaelle informieren, die eine medizinische Notfallbehandlung erfordern. Der Auftragnehmer soll den Vertragsoffizier oder den COR nicht spaeter als zwei (2) Stunden ueber den Unfall informieren. Der Auftragnehmer soll fuer sich selbst fuer die Dienstleistung der medizinischen Notfallbehandlung verantwortlich sein. Wie auch immer, die Regierung wird auf einer Notfallgrundlage medizinische Dienstleistungen anbieten fuer Verletzungen, die sich ereignen, waehrend der Auftragnehmer unter diesem Vertrag arbeitet. Der Auftragnehmer soll die Regierung fuer medizinische Notfalldienstleistungen entschaedigen, die bereitgestellt wurden, nach Empfang der Rechnung von der medizinischen Einrichtung.

Die Entschaedigung soll der US- Regierung zukommen.

2.3.2 Accident Reporting.

The contractor shall verbally report of all accidents resulting in death, injury, occupational disease, or adverse environmental impact to the KO or COR within one (1) hour of each such occurrence. A completed typed original plus one (1) copy of an Accident Report DA Form 1285-AB (or equivalent reporting form) shall be delivered to the KO via the COR within five (5) business days of occurrence, whenever an accident involving personal injury or Government owned property occurs.

Der Auftragnehmer soll den Vertragsoffizier oder den COR innerhalb von einer (1) Stunde nach einem solchen Ereignis ueber alle Unfaelle informieren, die in Tod, Verletzung, Berufskrankheit oder nachteiligen Umwelteinfluss muenden. Ein komplett geschriebenes Original pus eine (1) Kopie des Unfallberichtes DA Form 1285-AB (oder equivalente Berichtsform) sollen an den Vertragsoffizier oder ueber den COR innerhalb von fuenf (5) Arbeitstagen nach dem Ereignis eingereicht werden, wennimmer ein Unfall Personalverletzung beinhaltet oder Regierungseigentum betrifft.

2.4 Contract Administration and Management / Vertragsunterhalt und -fuehrung.

2.4.1 Post Award Conference - Performance Evaluation Meetings / Besprechung nach Vergabe – Ausfuehrungsbewertungsbesprechungen.

The contractor shall attend any post award conference convened by the Contracting Activity or Contract Administration Office as agreed upon and stated in the contract award document.

Written minutes of meetings will be recorded by the contractor and signed by both the Project Manager (PM) and the KO. The written minutes will be distributed within five (5) business days after the meeting. If the Government does not concur with any portion of the minutes, recorded by the contractor, the non-concurrence shall be provided in writing by the KO/COR within two

(2) workdays following receipt of the minutes. Notwithstanding the contractor’s responsibility for total management during the performance of this contract, the administration of the contract requires maximum coordination and cooperation between the Government and the contractor.

Der Auftragnehmer soll an jeder Besprechung nach Auftragsvergabe teilnehmen, die durch die Vertragstaetigkeit oder vom Vertragsverwaltungsbuero einberufen wird, wie angenommen nach und festgehalten im Vertragsvergabedokument. Schriftliche Notizen von Besprechungen werden vom Auftragnehmer festgehalten und von beiden, dem Projektmanager und dem Vertragsoffizier unterschrieben. Die schriftlichen Notizen werden innerhalb von fuenf (5) Arbeitstagen nach der Besprechung verteilt. Wenn die Regierung nicht mit jedem Teil der Notizen einverstanden ist, die vom Auftragnehmer festgehalten worden sind, soll das Nichteinverstandensein durch den Vertragsoffizier/COR innerhalb von zwei (2) Arbeitstagen nach dem Erhalt der Notizen schriftlich angezeigt werden. Ungeachtet der Verantwortung des Auftragnehmers fuer das vollstaendige Management waehrend der Ausfuehrung dieses Vertrages, erfordert die Verwaltung des Vertrages maximale Koordinierung und Kooperation zwischen der Regierung und dem Auftragnehmer.

2.4.2 The following provides the roles and their respective authority during the performance of the contract:

Das Folgende liefert die Rollen und ihre entsprechende Authoritaet waehrend der Ausfuehrung des Vertrages:

2.4.2.1 Contracting Officer (KO) / Vertragsoffizier (KO).

The KO is the only person authorized to make any changes in any of the requirements listed on this PWS; notwithstanding any provisions contained elsewhere in this contract, said authority remains solely with the KO. In the event the contractor makes any change at the direction of any person other than the KO, the change will be considered to have been made without authority and solely at the risk and expense of the contractor. All contract administration will be effected by the KO. Communications pertaining to contractual administrative matters shall be addressed to the KO. No changes in or deviations from the terms and conditions shall be effected without a written modification to the contract, executed by the KO authorizing such changes. The KO will approve all submittals and plans required in this PWS.

Der Vertragsoffizier ist die einzige Person, die authorisiert ist, jegliche Aenderungen in jeglichen Anforderungen, die in dieser Arbeitsbeschreibung aufgelistet sind, durchzufuehren;

ungeachtet jeglicher Verfuegungen, die irgendwo in diesem Vertrag enthalten sind, besagt und bleibt die Authoritaet ausschliesslich beim Vertragsoffizier. Im Fall, der Auftragnehmer macht irgendwelche Aenderung in Anweisung jeglicher anderer Person als dem Vertragsoffizier, wird die Aenderung angesehen als gemacht ohne Authoritaet und auf alleiniges Risiko und Kosten des Auftragnehmers. Die gesamte Vertragsverwaltung wird durch den Vertragsoffizier vorgenommen. Kommunikationen, die die Vertragsverwaltungsangelegenheiten betreffen, sollen an den Vertragsoffizier herangetragen werden. Keine Aenderungen in oder Abweichungen von Bestimmungen und Erfordernissen sollen vorgenommen werden ohne eine schriftliche Modifizierung des Vertrages, durchgefuehrt durch den Vertragsoffizier, der diese Aenderungen authorisiert. Der Vertragsoffizier wird alle Antraege und Plaene, die in dieser Arbeitsbeschreibung notwendig sind, bestaetigen.

2.4.2.2 Contracting Officer’s Representative (COR) / Repraesentant des Vertragsoffiziers.

The KO will appoint a COR during the performance of this requirement. Other surveillance personnel may be designated as COR and shall be trained and appointed IAW Department of Defense Instruction (DoDI) 5000.72, Department of Defense (DoD) Standard for Contracting Officer’s Representative (COR) Certification. The COR will provide assistance in identification and resolution of problems, conflicts in priority, subtask requirement definitions, and other operations type problems. The COR will perform IAW the responsibilities and duties identified in the appointment letter.

Der Vertragsoffizier wird einen COR waehrend der Ausfuehrung dieser Anforderung bestaetigen. Anderes Kontrollpersonal kann als COR ernannt werden und soll entsprechend Verteidigungsministeriumsanweisung (DoDI) 5000.72 und nach "Standard fuer Repraesentanten des Vertragsoffiziers (COR) Zertifikat" des Verteidigungsministeriums trainiert und zugelassen werden. Der COR wird assistieren beim Erkennen und der Loesung von Problemen, Konflikten nach Prioritaet, Beschaeftigung mit Anforderungsdefinitionen und anderen Typen von Ausfuehrungsproblemen. Der COR wird entsprechend der Verantwortlichkeiten und Aufgaben arbeiten, die im Ernennungsbrief festgelegt sind.

2.4.2.3 COR Authority / COR Authoritaet.

A letter of designation will be issued to the COR by the KO. The COR will sent copy of the designation letter to the contractor. The letter of designation states the responsibilities and limitations of the COR, especially with regard to changes in cost, price estimates, or changes in delivery dates. The COR is not authorized to change any of the terms and conditions with regard to cost, quantity, or schedule of the resulting order.

Ein Ernennungsbrief wird dem Auftragnehmer vom Vertragsoffizier zugestellt. Der COR wird eine Kopie des Ernennungsbriefes dem Auftragnehmer zusenden. Der Ernennungsbrief legt die Verantwortlichkeiten und Beschraenkungen des COR’s fest, insbesondere in Bezug auf Aenderungen von Kosten, Preiskalkulationen oder Aenderungen in Lieferzeiten. Der COR ist nicht autorisiert, jegliche Termine und Bedingungen des resultierenden Auftrags zu aendern in Bezug auf Kosten, Quantitaet oder Arbeitsplan.

2.4.2.4 COR or Designated Government Representative Functions /

Funktionen des COR oder ernannten Regierungsrepraesentanten

The COR or designated Government representative shall monitor all technical aspects of the contract and assist in contract administration. The COR or designated Government representative is authorized to perform the following functions:

- to assure the contractor performing the technical requirements of the contract

- to perform inspections necessary in connection with contract performance

- to maintain written and oral communications with the contractor concerning technical aspects of the contract

- to issue written interpretations of technical requirements

- to monitor, document, and report contractor's performance and notify both the KO and contractor of any deficiencies

- to coordinate availability of Government-Furnished Property

- to provides direction or assistance for site entry requests of contractor personnel

Der COR oder ernannte Repraesentant des Vertragsoffiziers soll alle technischen Aspekte des Vertrages ueberwachen und bei der Vertragsverwaltung assistieren. Der COR ist fuer folgende Funktionen autorisiert:

- Sicherstellen, dass der Auftragnehmer die technischen Vorschriften des Vertrages ausfuehrt

- Ausfuehren von notwendigen Inspektionen in Verbindung mit der Vertragsausfuehrung

- Unterhalten von schriftlicher und muendlicher Kommunikation mit dem Auftragnehmer in Bezug auf technische Aspekte des Vertrages

- Ausfertigen von schriftlichen Interpretationen technischer Vorschriften

- Ueberwachen, Dokumentieren und Berichten ueber die Ausfuehrung des Auftragnehmers und Benachrichtigung ueber jegliche Maengel an beide, den Vertragsoffizier und den Auftragnehmer

- Koordinieren der Verfuegbarkeit von auftraggeberseitig zu stellendem Eigentum

- Sicherstellen der Anweisung oder Assistenz des Baustellenzugangs fuer das Personal des Auftragnehmers

2.4.2.4.1 The contractor shall not in any way represent the United States (U.S.)

Government, or that it has the authority to contract or procure supplies for the account of the United States of America (USA).

Der Auftragnehmer soll nicht in irgendeiner Art und Weise die Regierung der Vereinigten Staaten (U.S.) repraesentieren oder dass er die Authoritaet haette, Lieferungen auf Rechnung der Vereinigten Staaten von Amerika (USA) vertraglich festzulegen oder anzuschaffen.

2.4.3 Contractor Key Personnel / Schluesselpersonal des Auftragnehmers.

Contractor Key Personnel shall be designated in writing to the KO at the start of the contract.

These key personnel shall be available 24/7/365 including Federal holidays. These individuals designated as key personnel shall be able to understand, speak, read, and write the English language. The site manager must have English level 2 and German level 3.

The following personnel are considered key personnel by the Government: Contractor, Contract Manager/ Alternate Contract Manager, Site Manager/ Alternate Site Manager. The Contractor shall provide a Contract Manager who shall be responsible for the performance of the work. The name of this person and an Alternate Contract Manager, who shall act for the Contractor when the Contract Manager is absent for each of these individuals, shall be provided in writing at the post award conference. The Contract Manager and Alternate Contract Manager shall have full authority to act for the Contractor on all contract matters relating to daily operation of this contract. The Contract Manager / Alternate Contract Manager or Site Manager shall be available between 0700-1700 Monday through Friday except Federal holidays or when the Government facility is closed for administrative reasons. Qualifications for all key personnel are listed below:

a. Contract Manager and Alternate Contract Manager: The Contract Manager and Alternate Contract Manager must have experience in base support management or a contract similar in scope and breadth to this solicitation.

b. Site Manager or Alternate Site Manager: The Site Manager / Alternate Site Manager must have experience in construction management or a contract similar in scope and breadth to this solicitation.

Schluesselpersonal des Auftragnehmers soll dem Vertragsoffizier zum Start des Vertrages schriftlich bestaetigt werden. Dieses Schluesselpersonal soll 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche und 365 Tage im Jahr einschliesslich Bundesfeiertage verfuegbar sein. Diese Personen, die als Schluesselpersonal ernannt sind, sollen in der Lage sein, die englische Sprache zu verstehen, zu sprechen, zu lesen und zu schreiben. Der Baustellenverantwortliche muss das Englischniveau 2 und das Deutschniveau 3 haben.

Das folgende Personal wird als Schluesselpersonal des Auftragnehmers angesehen:

Auftragnehmer, Vertragsmanager/Vertreter des Vertragsmanagers, Baustellenverantwortlicher/ Vertreter des Baustellenverantwortlichen. Der Auftragnehmer soll einen Vertragsmanager festlegen, der fuer die Ausfuehrung der Arbeiten verantwortlich sein soll. Der Name dieser Person und ein Stellvertreter des Vertragsmanagers, der fuer den Auftragnehmer agieren soll, wenn der Vertragsmanager abwesend ist, soll fuer beide dieser Personen zur Eingangsbesprechung schriftlich mitgeteilt werden. Der Vertragsmanager und der Vertreter des Vertragsmanagers sollen die volle Authoritaet haben, fuer den Auftragnehmer bei allen Vertragsangelegenheiten im Zusammenhang mit der taeglichen Ausfuehrung dieses Vertrages zu agieren.

Der Vertragsmanager/Vertreter des Vertragsmanagers oder Baustellenverantwortliche sollen verfuegbar sein zwischen 07.00 und 17.00 Uhr, Montag bis Freitag, ausser an Bundesfeiertagen oder wenn die Regierungsliegenschaft wegen administrativer Gruende geschlossen ist. Qualifikationen fuer alles Schluesselpersonal ist unten aufgelistet:

a. Vertragsmanager und Vertreter des Vertragsmanagers: Der Vertragsmanager und Vertreter des Vertragsmanagers muessen Erfahrung in grundlegendem Management haben oder einen gleichartigen Vertrag im Betaetigungsfeld und Umfang zu dieser Ausschreibung betreut haben.

b. Baustellenverantwortlicher/ Vertreter des Baustellenverantwortlichen: Der Baustellenverantwortlicher/ Vertreter des Baustellenverantwortlichen muss Erfahrung im Baumanagement haben oder einen gleichartigen Vertrag im Betaetigungsfeld und Umfang zu dieser Ausschreibung betreut haben.

2.4.4 Contractor Requirements / Anforderungen an den Auftragnehmer.

2.4.4.1 Qualification Standards / Qualifikationsstandards.

The contractor must have the capacity to mulch railroad embankments at the U.S. owned railroad facilities areas at Tower Barracks Grafenwoehr and Rose Barracks Vilseck. The contractor can use railroad vehicles, if the personnel have the qualifications for it and the approval of the railroad manager of the Government. If necessary, the ability for trimming or cutting trees as well as milling their rootstocks should be available.

Der Auftragnehmer muss die Kapazitaeten besitzen, Eisenbahndaemme auf den Flaechen der US- eigenen Eisenbahnanlagen in der Tower Kaserne Grafenwoehr und der Rose Kaserne Vilseck zu mulchen. Der Auftragnehmer kann Zweiwegefahrzeuge benutzen, wenn das Personal dafuer die Qualifikationen und die Erlaubnis des Eisenbahnbetriebsleiters der Regierung hat. Es sollte ggf. die Faehigkeit zum Verschneiden oder zum Faellen von Baeumen sowie zum Roden von deren Wurzelstoecken geben.

2.4.4.2 Contractor Identification / Identifizierung des Auftragnehmers.

The Contractor shall ensure that all personnel be identified as a Contractor to distinguish themselves (e.g., badge, company logo, or uniform) from Government employees. The Contractor shall ensure all correspondence and reports produced are marked as Contractor products or that Contractor participation is disclosed. Contractor owned/leased vehicles and equipment should be identified.

Der Auftragnehmer soll sicherstellen, dass jegliches Personal als Auftragnehmer zu identifizieren ist, um sich selbst von Regierungspersonal zu unterscheiden. Der Auftragnehmer soll sicherstellen, dass alle Dokumente oder Berichte, die durch den Auftragnehmer gefertigt wurden, geeignet als Produkte des Auftragnehmers markiert sind oder dass die Beteiligung des Auftragnehmers passend offenbart ist. Auftragnehmereigene oder -gemietete Fahrzeuge und Ausruestung sollten identifizierbar sein.

2.4.4.3 Standards of Conduct / Verhaltensstandards.

Contractor personnel’s conduct shall not reflect discredit upon the Government. The Contractor shall ensure all personnel present a professional appearance while working on the Government installation. The Contractor’s employees shall observe and comply with all local policies and procedures concerning fire, safety, environmental protection, sanitation, security, and possession of firearms or other lethal or illegal weapons or substance. The Contractor shall ensure all Contractor employees, providing services under this contract, conduct themselves and perform services in a professional, safe, and responsible manner. The Contractor shall remove, from the job site, any employee for reasons of misconduct or security. The Contractor shall also ensure that no Contractor employees conduct political related activities or events on the installation. The removal of such a person shall not relieve the Contractor of the requirement to provide personnel to perform adequate and timely service.

If required, local national and third country national contractors that work with youths under the age of 18 years are subject to background checks as determined by the Requiring Activity Manager. As a minimum prior to beginning performance, contractors employing local national and third country nationals shall furnish the KO and COR a Polizeiliches Fuehrungszeugnis, if required, issued within the previous four months, no later than five (5) days after contract award. Forwarding correspondence from the contractors shall identify the associated contract number.

The Requiring Activity Manager will determine the favorability of the Polizeiliche Fuehrungszeugnis and notify the contractor. The contractor shall forward a copy of unfavorable Polizeiliche Fuehrungszeugnis to the KO and COR within ten (10) days of receipt, identifying such with the appropriate contract number. Local nationals and third country nationals agree to the same employee termination provisions as stated for U.S.

Citizens when results of background check are unfavorable. Army in Europe (AE) Regulation 604-1 provides guidance pertaining to background checks for U.S. and Host Nation Contractors.

Das Verhalten des Auftragnehmerpersonals soll keinen Miskredit auf die Regierung werfen.

Der Auftragnehmer soll sicherstellen, dass jegliches Personal ein professionelles Auftreten zeigt, waehrend es in der Regierungsliegenschaft arbeitet. Die Angestellten des Auftragnehmers sollen befolgen und einverstanden sein mit allen lokalen Verfahren und Handlungsweisen, zusammenhaengend mit Feuer, Sicherheit, Umweltschutz, Hygiene, Sicherheitsschutz und Besitz von Schusswaffen oder anderen toedlichen oder illegalen Waffen oder Substanzen. Der Auftragnehmer soll sicherstellen, dass jegliches Personal des Auftragnehmer, das unter diesem Vertrag Dienstleistungen erbringt, sich selbst so verhaelt und Dienstleistungen in einer professionellen, sicheren und verantwortlichen Art und Weise erbringt. Der Auftragnehmer soll jegliche Mitarbeiter aufgrund von Misverhalten oder Sicherheit von der Baustelle entfernen. Der Auftragnehmer soll auch sicherstellen, dass kein Personal des Auftragnehmers mit Politik verbundene Aktivitaeten oder Veranstaltungen in der Liegenschaft abhaelt. Die Entfernung einer solchen Person soll den Auftragnehmer nicht von dem Erfordernis entbinden, Personal bereitzustellen, um adequate und puenktliche Dienstleistungen durchzufuehren.

Wenn nationale und Drittlaender- Auftragnehmer notwendig sind, die mit Jugendlichen unter 18 Jahren arbeiten, unterliegen Hintergrundueberpruefungen, wie vom notwendigen Manager festgelegt. Als ein Minimum, bevor die Ausfuehrung beginnt, sollen Mitarbeiter von Auftragnehmern einheimischer und von Drittlaendern dem Vertragsoffizier und dem COR nicht spaeter als fuenf (5) Tage nach der Vertragsvergabe, wenn notwendig, ein Polizeiliches Fuehrungszeugnis vorlegen, das innerhalb der letzten vier (4) Monate ausgegeben wurde.

Weitergeleitete Korrespondenzen von den Auftragnehmern sollen die zugeordnete Vertragsnummer enthalten.

Der notwendigen Manager wird die Eignung des Polizeilichen Fuehrungszeugnises feststellen und den Auftragnehmer benachrichtigen. Der Auftragnehmer soll eine Kopie eines ungeeigneten Polizeilichen Fuehrungszeugnises dem Vertragsoffizier und COR innerhalb von zehn (10) Tagen nach Erhalt weiterleiten, identifizierbar mit der zugeordnete Vertragsnummer. Nationale und Drittlaender Personen erklaeren sich einverstanden mit den selben Angestellten- Beendigungsmassnahmen wie fuer US- Buerger festgelegt sind, wenn die Resultate der Hintergrundueberpruefung ungeeignet sind. Die Europaeische Armeevorschrift 604-1 gibt eine Anleitung betreffend Hintergrundueberpruefungen fuer US-und Heimatland- Auftragnehmer.

2.4.4.3.1 Contractors performing services in the Federal Republic of Germany (FRG) shall comply with German law. The Contractor shall determine whether performance requires registration with German authorities or authorization to do business in Germany and, if so, shall comply with all requirements. Whether or not registration or authorization to do business is required, the Contractor shall determine what documents or authorization its employees and any subcontractor employees must possess to work in Germany. The Contractor shall ensure affirmatively that its employees and subcontractor employees possess such documents or authorizations.

Auftragnehmer, die Dienstleistungen in der Bundesrepublik Deutschland (BRD) durchfuehren, sollen sich an das deutschen Gesetz halten. Der Auftragnehmer soll entscheiden, ob die Ausfuehrung eine Registrierung mit deutschen Verantwortlichen oder eine Erlaubnis fuer die Arbeitstaetigkeit in Deutschland benoetigt und, wenn so, sollen sie sich an alle Erfordernisse halten. So oder so die Registrierung oder Erlaubnis Arbeitstaetigkeit auszufuehren notwendig ist, soll der Auftragnehmer entscheiden, welche Dokumente oder Erlaubnisse seine Mitarbeiter und jeglicher Subunternehmermitarbeiter besitzen muss, um in Deutschland zu arbeiten. Der Auftragnehmer soll zustimmend sicherstellen, dass seine Mitarbeiter und Subunternehmermitarbeiter solche Dokumente oder Erlaubnisse besitzen.

2.4.4.3.2 Contractor employees who: (a) are not nationals of Germany or other European Union countries; (b) are not members of the force, the civilian component or their dependents;

or c) do not have assimilated status under Articles 71, 72, or 73 of the Supplementary Agreement to the NATO SOFA shall possess work and residence permits.

Mitarbeiter des Auftragnehmers, die: (a) nicht Einwohner von Deutschland oder anderen Laendern der Europaeischen Union sind; (b) nicht Mitglied der Streitkraefte, Zivilbeschaeftigte und ihrer Abhaengigen sind, oder (c) keinen aehnlich gestellten Status unter Artikel 71, 72 oder 73 des Zusatzabkommens zum NATO SOFA haben, sollen Arbeits- und Aufenthaltgenehmigungen besitzen.

2.4.4.3.3 By acceptance of and performance under this contract, the Contractor affirms that it has complied with the requirements above. Compliance with this requirement and German law is a material contract requirement. Noncompliance by the Contractor or subcontractor at any tier shall be grounds for issuing a negative past performance evaluation and terminating this contract for default.

Durch die Akzeptanz dieses Vertrages und der Ausfuehrung unter diesem, bestaetigt der Auftragnehmer, dass er mit den Regelungen oben einverstanden ist. Die Einwilligung in diese Erfordernisse und das deutsche Gesetz ist eine substantielle Vertragsforderung. Die Nichteinwilligung durch den Auftragnehmer oder Subunternehmer sollen in jeglicher Linie Gruende sein fuer eine negative Ausfuehrungsbewertung und die Feststellung der Nichterfuellung dieses Vertrages.

2.4.4.4 Contractor Hiring Restrictions / Anstellungsbeschraenkungen des Auftragnehmers.

The contractor shall not hire or sub-contract with off-duty or former Government employees whose employment would result in a conflict with AR 600-50, Standards of Conduct.

Der Auftragnehmer soll keine pflichtentbundenen oder frueheren Regierungsangestellten anstellen oder als Subunternehmer beschaeftigen, deren Anstellung in einen Konflikt mit Armeevorschrift AR 600-50, Verhaltensstandards, kommen wuerde.

2.4.5 Business Relations / Geschaeftsbeziehungen.

The contractor shall successfully integrate and coordinate all activity needed to execute the requirement of this PWS. The contractor shall manage the timeliness, completeness, and quality of problem identification to a degree acceptable to the Government. The contractor shall provide to the KO via the COR corrective action plans, timely identification of issues, and effective management of subcontractors. The contractor shall ensure customer satisfaction and professional and ethical behavior of all contractor personnel.

Der Auftragnehmer soll alle Aktivitaeten, die benoetigt werden, um die Erfordernisse dieses Vertrages auszufuehren, erfolgreich intergrieren und koordinieren. Der Auftragnehmer soll die Rechtzeitigkeit, Vollstaendigkeit und Qualitaet der Problemidentifizierung zu einem Grad verwalten, der fuer die Regierung akzeptabel ist. Der Auftragnehmer soll dem Vertragsoffizier ueber den COR Korrektionsmassnahmeplaene, die zeitliche Identifizierung von Streitfaellen und die effektive Verwaltung von Subunternehmern vorlegen. Der Auftragnehmer soll die Kundenzufriedenheit und das professionelle und sittliche Auftreten allen Personal des Auftragnehmers sicherstellen.

2.5 Work Management / Arbeitsverwaltung.

Applicable to all CLS. All coordination requirement in this section and inherent to this contract shall take into consideration the DPW WR and their operations. Work requirements and timelines shall include coordination with the COR.

Anwendbar auf alle Vertragsparagraphen. Alle Koordinationserfordernisse in diesem Abschnitt und innewohnend diesem Vertrag sollen Beruecksichtigung finden bei den Arbeitserfordernissen und den Betriebstaetigkeiten des Directorates of Public Work (DPW).

Arbeitserfordernisse und Rechtzeitigkeit sollen bei der Koordination mit dem COR mit eingebracht werden.

2.5.1 Contractor Work Plan / Arbeitsplan des Auftragnehmers.

The Contractor shall prepare and maintain a Work Plan. The plan, as a minimum, shall identify regularly scheduled work (to include location, work to be completed, timeline, etc.). The Contractor’s proposed Work Plan shall be submitted to the KO and the COR for review within thirty (30) calendar days after date of contract award. The Government will review and either accept or return their comments to the Contractor within ten (10) working days. The Contractor shall then have five (5) calendar days to submit a Final Work Plan. Any proposed change to the accepted Final Work Plan is required to be resubmitted via the COR for review and acceptance by the KO at a minimum thirty (30) calendar days prior to implementation. The timeline noted above shall apply for review and acceptance for proposed changes.

Der Auftragnehmer soll einen…