2026.06.05_PR15819016_Q&A.pdf

U.S. Embassy, Quito Avigiras E12-170 y Eloy Alfaro

Quito, Ecuador E-Mail: quitocontracts@state.gov

June 1, 2026

QUESTIONS AND ANSWERS

English Version

RFQ Number:15819016

Question 1

A prospective offeror requested clarification on whether experience establishing and operating an APA-accredited polygraph school, combined with the development and restructuring of government polygraph/vetting units, may be considered equivalent to the RFQ requirement for prior institutional polygraph school development experience.

Answer 1

The Government will evaluate all proposals based on the requirements established in the RFQ.

As stated in Section 4 – Evaluation Factors, offerors must demonstrate prior experience in the “development, design, or restructuring of at least one (1) polygraph training school” within a law enforcement, military, or government security institution, supported by verifiable documentation or references.

Question 2

The school accreditation process of the APA can take from 6 to 12 months. What is the due date for the completion of all deliverables in this contract?

Answer 2

As stated in Section 1, Performance Work Statement, the accreditation phase “is anticipated to extend for approximately nine (9) months from contract award. This period is an estimate and may be adjusted as necessary to ensure completion of all contractual requirements.”

Additionally, Section 7.3 of the SOW states that the accreditation phase “may extend up to nine

(9) months total from contract award.”

Accordingly, the Government recognizes that the APA accreditation process timeline may vary depending on APA review procedures and any required corrective actions.

Question 3

Will the school lectures be recorded?

RFQ Number: PR15819016

Embajada de los Estados Unidos de América

Avigiras E12-170 y Eloy Alfaro – Quito – Ecuador ec.usembassy.gov

Answer 3

The RFQ and Statement of Work do not require lecture recording as part of the contract deliverables. However, offerors may propose the use of recorded instructional materials or lecture recordings as part of their technical approach, provided all training requirements, confidentiality obligations, and APA standards are maintained.

Question 4

Objective 2 requires the training of up to 10 designated officers to become primary instructors meeting APA accreditation. Are those candidates experienced polygraph examiners? If so, where did they receive their initial polygraph training. If it was not at an APA-accredited education program, they are unlikely to qualify to be instructors at an APA-accredited school.

Answer 4

Yes. They are experienced polygraph examiners selected based on their professional background, number of examinations conducted, and overall professional profile. Their polygraph training was completed through APA-accredited schools in Mexico and Colombia, through training programs consisting of at least 400 academic hours.

Question 5

Objective 2 requires the training of up to 10 designated officers to become primary instructors meeting APA accreditation. According to APA standards, primary instructors must hold the equivalent of a 4-year college degree. Will the designated candidates meet that requirement?

Answer 5

Yes. The designated officers meet this requirement, as they possess undergraduate university degrees equivalent to a four-year academic program, officially registered with Ecuador’s higher education governing authority. Additionally, some professionals, such as those in the field of psychology, hold graduate-level degrees (Master’s degree).

Question 6

Objective 2 requires the training of up to 10 designated officers to become primary instructors meeting APA accreditation. Typically, not all candidates undergoing instructor training successfully complete the course. How many candidates will enroll in the instructor course?

Answer 6

The Government intends to amend the RFQ to increase the number of candidates for the Primary Instructor Development component from ten (10) to fifteen (15) designated National Police officers.

The amendment will be formally issued through SAM.gov.

Question 7

Objective 3 requires the contractor to provide technical support for accreditation of the Vetting Training Center in accordance with APA standards. The APA has no standards for vetting training centers. Is this objective actually about establishing an APA-accredited polygraph school?

Answer 7

Yes. As stated in the SOW, the project includes the “establishment, operationalization, and accreditation of a permanent Vetting Training Center (Polygraph School).”

Accordingly, Objective 3 refers to the establishment and APA accreditation support of a polygraph school. “Vetting Training Center” is the institutional terminology used in the SOW.

Question 8

Who will be responsible for the training site, classroom furniture, physical security and access control, audiovisual equipment and support, polygraph equipment, testing room furniture, and breakout rooms?

Answer 8

As stated in Section 6 – Place of Performance of the SOW, “The training and certification activities shall be conducted in Quito, Ecuador, at facilities provided by the National Police.”

Additionally, the Ecuadorian National Police will provide classroom space, internet access, printers/copiers, office workspace, and rooms suitable for practical polygraph examinations. The vendor is responsible for providing APA-compliant polygraph instrumentation systems as required under Section 3.1 of the SOW.

Question 9

Who bears the cost of the on-site APA school inspection?

Answer 9

As stated in Section 8 – Special Terms and Conditions of the SOW:

“Vendor responsible for all travel costs.”

Additionally, the SOW requires the contractor to complete the APA accreditation process support activities. Accordingly, offerors should include in their proposed pricing all costs associated with the on-site APA inspection and accreditation support activities required under the contract.

Question 10

All APA-accredited schools must have a director. The APA requires the school director to possess a bachelor’s degree, have 5 years of applied polygraph field experience, have completed at least 200 field polygraph examinations, and have completed 30 hours of continuing education coursework related to polygraphy every two years. Is there a candidate in the police force in Ecuador who can meet these requirements?

Answer 10

Yes. The Ecuadorian National Police has qualified professional personnel who meet the APA requirements to serve as school director, including university-level education, applied polygraph experience, field examination experience, and continuing education related to polygraphy.

Question 11

Payment Milestones The solicitation references milestone-based payments and states that no advance payments shall be made. Could the Government clarify the anticipated invoicing/payment schedule associated with each project phase and deliverable?

Answer 11

As stated in Section 8 – Special Terms and Conditions of the SOW, payments will be made upon completion and Government acceptance of the corresponding deliverables, including: (1) certification of the 17 polygraph examiners, and (2) completion of the remaining contractual activities related to Primary Instructor Development, institutional documentation, and APA accreditation support activities, as described in the SOW - Appendix A.

Question 12

APA Accreditation Determination With respect to CLIN 2.2 (Establishment and Accreditation of the Vetting Training Center), does the Government require final APA accreditation approval during the contract performance period, or is the contractor required to support the accreditation process through submission, inspection, corrective actions, and final APA determination?

Answer 12

As stated in Section 3.2.C of the SOW, the contractor is required to support the complete APA accreditation process, including submission, inspection, corrective actions, and resubmission, if required, until final APA accreditation determination and completion of the school accreditation process.

Question 13

Polygraph Instrumentation Systems Please clarify whether polygraph instrumentation systems provided under the contract are expected to remain contractor property or be transferred to the Government/Ecuadorian National Police upon completion of the project.

Answer 13

Section 3.1 of the SOW requires the vendor to “provide APA-compliant polygraph instrumentation systems (Lafayette, Limestone, or equivalent).” However, the RFQ and SOW do not establish transfer of ownership of such equipment to the Government upon contract completion. Accordingly, the instrumentation systems shall remain contractor property.

Question 14

Facilities and Classroom Support The solicitation states that facilities will be provided by the Ecuadorian National Police. Could the Government clarify what support will be available at the training location, including classroom space, internet access, printers/copiers, office workspace, and rooms for practical examinations?

Answer 14

The Ecuadorian National Police has facilities available for the training process, including classrooms, restrooms, internet access, printers/copiers, office space, and rooms suitable for polygraph examinations.

Question 15

Accreditation Timeline If APA accreditation review timelines extend beyond the estimated performance period due to APA scheduling or administrative review processes outside contractor control, how will continued accreditation support be handled contractually?

Answer 15

Section 3.2.C of the SOW requires the contractor to support the APA accreditation process through “submission, inspection, corrective actions, and final accreditation determination.”

Section 7.3 further states that the accreditation phase “may extend up to nine (9) months total from contract award.

Question 16

Practical Examination Facilities Will secure rooms suitable for polygraph practical examinations and supervised practical applications be provided by the Government during the training phase?

Answer 16

Yes. The Ecuadorian National Police will provide secure and suitable rooms for practical polygraph examinations and supervised practical applications, which are equipped with camera monitoring systems for real-time supervision.

Question 17

Contractor Personnel Coordination and Access Will the Government provide any coordination or support related to airport arrival/departure procedures, transportation coordination, access to National Police facilities, or other local administrative/security support for contractor personnel during performance in Quito, Ecuador?

Answer 17

The Government will not provide airport coordination, transportation, or administrative/security support for contractor personnel during contract performance.

Question 18

Practical Examination Participants For purposes of the supervised practical application and practical examination requirements, will the Government/Ecuadorian National Police provide access to suitable volunteer participants or examinees necessary to support the practical training and evaluation components required under APA standards?

Answer 18

Yes. The Ecuadorian National Police will provide access to suitable volunteer participants or examinees to support the required practical training and evaluation components, under the supervision of instructors and quality control personnel, in accordance with APA standards.

Question 19

What is the specific payment schedule?

Answer 19

As stated in Section 8 – Special Terms and Conditions of the SOW, payments will be made upon completion and Government acceptance of the corresponding deliverables, including: (1) certification of the 17 polygraph examiners, and (2) completion of the remaining contractual activities related to Primary Instructor Development, institutional documentation, and APA accreditation support activities, as described in the SOW-Appendix A.

Question 20

How many days after the company submits an invoice can payment be expected?

Answer 20

As stated in Section 652.232-70 of the RFQ, “Payment shall be made within thirty (30) days after the services have been completed, accepted by the Government, and a proper invoice has been submitted through ILMS.”

Question 21

If the company is based in the U.S. is it mandatory that it register as business in Ecuador?

Answer 21

The RFQ and SOW do not establish a requirement for a U.S.-based contractor to register as a business entity in Ecuador.

Please refer to Answer 25 for additional details.

Question 22

Would payment for the item concerning the 10 instructors be received once they have been trained as instructors and the WES verification has been completed?

Answer 22

As stated in Section 8 – Special Terms and Conditions of the SOW, payments will be made upon completion and Government acceptance of the corresponding deliverables, including: (1) certification of the 17 polygraph examiners, and (2) completion of the remaining contractual activities related to Primary Instructor Development, institutional documentation, and APA accreditation support activities, as described in the SOW and Appendix A.

The SOW does not identify WES verification as a separate payment milestone.

Question 23

Is the item regarding accreditation of the police as a school paid once the APA has approved the school, for which there is a deadline of up to 9 months?

Answer 23

As stated in Section 3.2.C of the SOW, the contractor is required to support the complete APA accreditation process, including submission, inspection, corrective actions, resubmission if required, and final APA accreditation determination.

Section 8 further states that payment of the remaining contract balance is tied to completion of the APA accreditation process support activities and Government acceptance of the required deliverables.

Question 24

If this is the case, does it mean that once this training course for 17 polygraph examiners is completed, the future school must organize and conduct a new course with the contractor's guidance, complying with the timelines established in APA standards, which includes preparing and submitting the Self-Inspection to the APA 6 months in advance before starting this new course?

Answer 24

The SOW requires the contractor to support the complete APA accreditation process, including the institutional self-study process, accreditation dossier preparation, inspection support, corrective actions, and final accreditation determination.

Question 25

Regarding the VAT amount, if the contractor is an American company, must that company invoice the VAT amount separately for the individual amount of each item?

Answer 25

The VAT amount refers to Ecuadorian VAT only, as stated in Section III – Value Added Tax (VAT), “VAT shall be clearly identified as a separate line item on all invoices,” if applicable.

Therefore, a U.S.-based contractor will not possess a valid Ecuadorian RUC registration so not invoice VAT separation is needed.

Question 26

Specifically, could the Government clarify whether a U.S.-based contractor without an existing Ecuadorian legal entity or Ecuadorian RUC registration would be eligible for VAT reimbursement if local operational expenses subject to Ecuadorian VAT are incurred during contract performance?

Answer 26

Regarding the VAT section in this RFP, the VAT amount refers only to Ecuadorian VAT (IVA- 15%). As stated in Section 1 – THE SCHEDULE, number III VALUE ADDED TAX, page 8 of the RFQ, which relates to the reimbursement, let us clarify that this process is coordinated between the Ecuadorian Government and the U.S. Embassy, and no action is needed by the Ecuadorian Contractor. For Ecuadorian Contractors with an active RUC number, the VAT portion will be paid by the U.S. Government; therefore, the Ecuadorian Contractor shall present a separate VAT line item in the contract and on invoices, according to the indicated section.

Accordingly, a U.S.-based contractor without an Ecuadorian legal entity or valid RUC registration may not be eligible for VAT (IVA 15%) payments under the terms specified in the

RFQ.

Question 27

Additionally, would the Government consider reimbursement of documented VAT expenses through alternative mechanisms if the contractor is otherwise legally performing under the awarded contract but does not maintain a separately registered Ecuadorian corporate entity

Answer 27

The RFQ does not provide for alternative VAT reimbursement mechanisms outside the requirements established in Section III – Value Added Tax (VAT).

As stated in the RFQ, VAT reimbursement is contingent upon the contractor possessing a valid Ecuadorian VAT registration number (RUC) and being legally authorized to conduct business in Ecuador.

Preguntas y Respuestas

Versión en Español

Numero de RFQ: 15819016

Pregunta 1

Un posible oferente solicitó aclaración sobre si la experiencia en establecer y operar una escuela de poligrafía acreditada por la APA, combinada con el desarrollo y reestructuración de unidades gubernamentales de polígrafo/vetting, puede considerarse equivalente al requisito del RFQ relacionado con experiencia previa en el desarrollo institucional de una escuela de poligrafía.

Respuesta 1

El Gobierno evaluará todas las propuestas con base en los requisitos establecidos en el RFQ.

Conforme a la Sección 4 – Factores de Evaluación, los oferentes deben demostrar experiencia previa en el “desarrollo, diseño o reestructuración de al menos una (1) escuela de capacitación en poligrafía” dentro de una institución policial, militar o de seguridad gubernamental, respaldada por documentación o referencias verificables.

Pregunta 2 El proceso de acreditación de escuelas por parte de la APA puede tomar entre 6 y 12 meses. ¿Cuál es la fecha límite para completar todos los entregables de este contrato?

Respuesta 2

Como se establece en la Sección 1 – Performance Work Statement, se anticipa que la fase de acreditación “se extenderá aproximadamente por nueve (9) meses a partir de la adjudicación del contrato. Este período es estimado y podrá ajustarse según sea necesario para asegurar el cumplimiento de todos los requisitos contractuales.”

Adicionalmente, la Sección 7.3 del SOW establece que la fase de acreditación “puede extenderse hasta nueve (9) meses en total desde la adjudicación del contrato.”

En consecuencia, el Gobierno reconoce que el cronograma del proceso de acreditación APA puede variar dependiendo de los procedimientos de revisión de la APA y de cualquier acción correctiva requerida.

Pregunta 3 ¿Las clases de la escuela serán grabadas?

Respuesta 3

El RFQ y el Statement of Work no exigen la grabación de las clases como parte de los entregables del contrato. Sin embargo, los oferentes pueden proponer el uso de materiales instruccionales grabados o grabaciones de clases como parte de su enfoque técnico, siempre que se mantengan todos los requisitos de capacitación, las obligaciones de confidencialidad y los estándares de la

APA.

Pregunta 4

El Objetivo 2 requiere la capacitación de hasta 10 oficiales designados para convertirse en instructores principales que cumplan con la acreditación APA. ¿Son esos candidatos examinadores de polígrafo con experiencia? De ser así, ¿dónde recibieron su capacitación inicial en polígrafo?

Si no fue en un programa educativo acreditado por la APA, es poco probable que califiquen para ser instructores en una escuela acreditada por la APA.

Respuesta 4

Sí. Son poligrafistas con experiencia, seleccionados conforme a su trayectoria, número de evaluaciones realizadas y perfil profesional. Su proceso de capacitación en poligrafía fue realizado en escuelas de México y Colombia acreditadas por la APA, mediante programas de formación de al menos 400 horas académicas.

Pregunta 5

El Objetivo 2 requiere la capacitación de hasta 10 oficiales designados para convertirse en instructores principales que cumplan con la acreditación APA. Según los estándares de la APA, los instructores principales deben poseer un título equivalente a una carrera universitaria de 4 años.

¿Cumplirán los candidatos designados con ese requisito?

Respuesta 5

Sí. Los oficiales designados cumplen con este requisito, ya que poseen títulos universitarios de tercer nivel, equivalentes a una carrera de 4 años, registrados ante el organismo rector de la educación superior en Ecuador. Adicionalmente, algunos profesionales, como los del área de psicología, cuentan con títulos de cuarto nivel (Magister).

Pregunta 6

El Objetivo 2 requiere la capacitación de hasta 10 oficiales designados para convertirse en instructores principales que cumplan con la acreditación APA. Normalmente, no todos los candidatos que reciben capacitación como instructores completan exitosamente el curso. ¿Cuántos candidatos serán inscritos en el curso de instructores?

Respuesta 6

El Gobierno tiene la intención de emitir una enmienda al RFQ para incrementar el número de candidatos del componente de Desarrollo de Instructores Principales de diez (10) a quince (15) oficiales designados de la Policía Nacional.

La enmienda será emitida formalmente a través de SAM.gov.

Pregunta 7

El Objetivo 3 requiere que el contratista proporcione apoyo técnico para la acreditación del Centro de Capacitación de conformidad con los estándares de la APA. La APA no cuenta con estándares específicos para centros de capacitación. ¿Debe entenderse este objetivo como el establecimiento de una escuela de capacitación en poligrafía acreditada por la APA?

Respuesta 7 Sí. Como se establece en el SOW, el proyecto incluye el “establecimiento, puesta en funcionamiento y acreditación de un Centro Permanente de Capacitación en Vetting (Escuela de Poligrafía).”

En consecuencia, el Objetivo 3 se refiere al establecimiento y apoyo para la acreditación APA de una escuela de poligrafía. “Centro de Capacitación en Vetting” es la terminología institucional utilizada en el SOW.

Pregunta 8 ¿Quién será responsable del lugar de capacitación, mobiliario de aulas, seguridad física y control de acceso, equipos audiovisuales y soporte técnico, equipos de polígrafo, mobiliario de las salas de evaluación y salas de trabajo grupal?

Respuesta 8 Como se establece en la Sección 6 – Lugar de Ejecución del SOW, “Las actividades de capacitación y certificación se llevarán a cabo en Quito, Ecuador, en instalaciones proporcionadas por la Policía Nacional.”

Adicionalmente, la Policía Nacional del Ecuador proporcionará aulas, acceso a internet, impresoras/fotocopiadoras, espacio de oficinas y salas adecuadas para exámenes prácticos de polígrafo. El proveedor será responsable de proporcionar sistemas de instrumentación de polígrafo compatibles con la APA, conforme a lo requerido en la Sección 3.1 del SOW.

Pregunta 9 ¿Quién asume el costo de la inspección presencial de la escuela por parte de la APA?

Respuesta 9 Como se establece en la Sección 8 – Términos y Condiciones Especiales del SOW:

“El proveedor será responsable de todos los costos de viaje.”

Adicionalmente, el SOW establece que el contratista deberá completar las actividades de apoyo al proceso de acreditación de la APA. En consecuencia, los oferentes deberán incluir en su propuesta de precios todos los costos asociados con la inspección presencial y las actividades requeridas para el proceso de acreditación de la APA.

Pregunta 10

Todas las escuelas acreditadas por la APA deben contar con un director. La APA exige que el director de la escuela posea un título universitario de licenciatura, tenga cinco años de experiencia aplicada en trabajo de campo de poligrafía, haya completado al menos 200 exámenes de polígrafo de campo y haya completado 30 horas de educación continua relacionadas con poligrafía cada dos años. ¿Existe dentro de la Policía del Ecuador un candidato que cumpla con estos requisitos?

Respuesta 10

Sí. La Policía Nacional del Ecuador cuenta con el perfil profesional idóneo que cumple con los requisitos establecidos por la APA para ejercer la función de director, incluyendo título universitario, experiencia aplicada en poligrafía, evaluaciones de campo y educación continua relacionada con poligrafía.

Pregunta 11 Hitos de Pago La licitación hace referencia a pagos basados en hitos y establece que no se realizarán pagos anticipados. ¿Podría el Gobierno aclarar el cronograma previsto de facturación/pagos asociado con cada fase y entregable del proyecto?

Respuesta 11 Como se establece en la Sección 8 – Términos y Condiciones Especiales del SOW, los pagos se realizarán una vez completados y aceptados por el Gobierno los entregables correspondientes, incluyendo: (1) la certificación de los 17 examinadores de polígrafo y (2) la finalización de las actividades contractuales restantes relacionadas con el Desarrollo de Instructores Principales, la documentación institucional y las actividades de apoyo al proceso de acreditación de la APA, según lo descrito en el SOW -Apéndice A.

Pregunta 12

Determinación de la Acreditación APA Con respecto al CLIN 2.2 (Establecimiento y Acreditación del Centro de Capacitación), ¿el Gobierno requiere la aprobación final de la acreditación APA durante el período de ejecución del contrato, o el contratista únicamente debe brindar apoyo al proceso de acreditación hasta la presentación, inspección, acciones correctivas y determinación final de la APA?

Respuesta 12 Como se establece en la Sección 3.2.C del SOW, el contratista deberá apoyar el proceso completo de acreditación APA, incluyendo presentación, inspección, acciones correctivas y nueva presentación, si fuese requerida hasta lograr la acreditación de la escuela.

Pregunta 13 Sistemas de Instrumentación de Polígrafo Por favor aclarar si los sistemas de instrumentación de polígrafo proporcionados bajo el contrato deberán permanecer como propiedad del contratista o ser transferidos al Gobierno/Policía Nacional del Ecuador al finalizar el proyecto.

Respuesta 13 La Sección 3.1 del SOW requiere que el proveedor “proporcione sistemas de instrumentación de polígrafo compatibles con la APA (Lafayette, Limestone o equivalente).” Sin embargo, el RFQ y el SOW no establecen la transferencia de propiedad de dicho equipo al Gobierno al finalizar el contrato. En consecuencia, los sistemas de instrumentación permanecerán como propiedad del contratista.

Pregunta 14 Instalaciones y apoyo para las aulas La licitación establece que las instalaciones serán proporcionadas por la Policía Nacional del Ecuador. ¿Podría el Gobierno aclarar qué apoyo estará disponible en el lugar de capacitación, incluyendo espacio de aulas, acceso a internet, impresoras/fotocopiadoras, espacio de oficina y salas para exámenes prácticos?

Respuesta 14

La Policía Nacional del Ecuador cuenta con instalaciones disponibles para el proceso de capacitación, incluyendo aulas, sanitarios, acceso a internet, impresoras/fotocopiadoras, oficinas y salas para evaluaciones poligráficas.

Pregunta 15 Cronograma de acreditación Si los plazos de revisión de la acreditación APA se extienden más allá del período estimado de ejecución debido a programación o procesos administrativos de la APA fuera del control del contratista, ¿cómo se manejará contractualmente el apoyo continuo a la acreditación?

Respuesta 15 La Sección 3.2.C del SOW requiere que el contratista apoye el proceso de acreditación APA mediante la “presentación, inspección, acciones correctivas y determinación final de acreditación.”

La Sección 7.3 además establece que la fase de acreditación “puede extenderse hasta un total de nueve (9) meses desde la adjudicación del contrato.”

Pregunta 16 Instalaciones para exámenes prácticos ¿El Gobierno proporcionará durante la fase de capacitación salas seguras adecuadas para exámenes prácticos de polígrafo y aplicaciones prácticas supervisadas?

Respuesta 16 Como se establece en la Sección 6 – Lugar de Ejecución del SOW:

“Las actividades de capacitación y certificación se llevarán a cabo en Quito, Ecuador, en instalaciones proporcionadas por la Policía Nacional.”

Pregunta 17 Coordinación y acceso para el personal del contratista ¿El Gobierno proporcionará alguna coordinación o apoyo relacionado con procedimientos de llegada/salida en el aeropuerto, coordinación de transporte, acceso a instalaciones de la Policía Nacional u otro apoyo administrativo o de seguridad local para el personal del contratista durante la ejecución del contrato en Quito, Ecuador?

Respuesta 17 El Gobierno no proporcionará coordinación aeroportuaria, transporte ni apoyo administrativo o de seguridad para el personal del contratista durante la ejecución del contrato.

Pregunta 18:

Participantes para exámenes prácticos Para fines de las aplicaciones prácticas supervisadas y los requisitos de exámenes prácticos, ¿el Gobierno/Policía Nacional del Ecuador proporcionará acceso a participantes voluntarios o examinados adecuados necesarios para apoyar los componentes de capacitación práctica y evaluación requeridos bajo los estándares de la APA?

Respuesta 18 Sí. La Policía Nacional del Ecuador proporcionará acceso a participantes voluntarios o examinados adecuados para apoyar los componentes de capacitación práctica y evaluación requeridos, bajo supervisión de los docentes y del personal de control de calidad, conforme a los estándares de la APA.

Pregunta 19

¿Cuál es el cronograma específico de pagos?

Respuesta 19 Como se establece en la Sección 8 – Términos y Condiciones Especiales del SOW, los pagos se realizarán una vez completados y aceptados por el Gobierno los entregables correspondientes, incluyendo: (1) la certificación de los 17 examinadores de polígrafo y (2) la finalización de las actividades contractuales restantes relacionadas con el Desarrollo de Instructores Principales, documentación institucional y actividades de apoyo al proceso de acreditación de la APA, conforme al SOW- Apéndice A.

Pregunta 20 ¿Cuántos días después de que la empresa presente una factura puede esperarse el pago?

Respuesta 20 Como se establece en la Sección 652.232-70 del RFQ:

“El pago se realizará dentro de treinta (30) días después de que los servicios hayan sido completados, aceptados por el Gobierno y se haya presentado una factura válida a través de

ILMS.”

Pregunta 21 Si la empresa tiene sede en Estados Unidos, ¿es obligatorio que se registre como empresa en Ecuador?

Respuesta 21 El RFQ y el SOW no establecen un requisito para que un contratista con sede en Estados Unidos se registre como entidad comercial en Ecuador.

Por favor, consulte la Respuesta 25 para información adicional.

Pregunta 22 ¿El pago correspondiente al componente de los 10 instructores se realizará una vez que hayan sido capacitados como instructores y se haya completado la verificación WES?

Respuesta 22 Como se establece en la Sección 8 – Términos y Condiciones Especiales del SOW, los pagos se realizarán una vez completados y aceptados por el Gobierno los entregables correspondientes, incluyendo: (1) la certificación de los 17 examinadores de polígrafo y (2) la finalización de las actividades contractuales restantes relacionadas con el Desarrollo de Instructores Principales, documentación institucional y actividades de apoyo al proceso de acreditación de la APA, conforme al SOW- Apéndice A. El SOW no identifica la verificación WES como un hito de pago independiente.

Pregunta 23

¿El componente relacionado con la acreditación de la escuela será pagado una vez que la APA apruebe la escuela, considerando que existe un plazo de hasta 9 meses?

Respuesta 23 Como se establece en la Sección 3.2.C del SOW, el contratista deberá apoyar el proceso completo de acreditación de la APA, incluyendo presentación, inspección, acciones correctivas, nueva presentación si fuese requerida y determinación final de acreditación de la APA.

La Sección 8 además establece que el pago del saldo restante del contrato está sujeto a la finalización de las actividades de apoyo al proceso de acreditación de la APA y a la aceptación por parte del Gobierno de los entregables requeridos.

Pregunta 24

Si este es el caso, significa que una vez finalizado el curso de capacitación para los 17 examinadores de polígrafo, la futura escuela deberá organizar y ejecutar un nuevo curso bajo la orientación del contratista, cumpliendo con los plazos establecidos por la APA, incluyendo la preparación y presentación de la autoinspección ante la APA con seis meses de anticipación antes de iniciar dicho nuevo curso?

Respuesta 24

El SOW requiere que el contratista apoye el proceso completo de acreditación de la APA, incluyendo el proceso institucional de autoevaluación, la preparación del expediente de acreditación, el apoyo a la inspección, las acciones correctivas y la determinación final de acreditación.

Pregunta 25 Con respecto al IVA, si el contratista es una empresa estadounidense, ¿debe facturar el IVA por separado para el monto individual de cada ítem?

Respuesta 25 El importe del IVA se refiere únicamente al IVA ecuatoriano, tal y como se establece en la Sección III – Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA): «El IVA deberá identificarse claramente como una partida separada en todas las facturas», si procede. Por lo tanto, un contratista con sede en EE. UU. no dispondrá de un número de registro de contribuyente (RUC) ecuatoriano válido, por lo que no es necesario facturar el IVA por separado

Pregunta 26 Específicamente, ¿podría el Gobierno aclarar si un contratista con sede en Estados Unidos, sin una entidad legal ecuatoriana existente o sin registro RUC ecuatoriano, sería elegible para reembolso de IVA si incurre en gastos operativos locales sujetos al IVA ecuatoriano durante la ejecución del contrato?

Respuesta 26 Con respecto a la sección de IVA en esta solicitud de propuestas (RFP), el monto del IVA se refiere únicamente al IVA ecuatoriano (15 %). Como se indica en la Sección 1 – CRONOGRAMA, numeral III IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA), página 8 de la RFQ, y en relación con el reembolso, aclaramos que este proceso es coordinado entre el Gobierno del Ecuador y la Embajada de los Estados Unidos, por lo que no se requiere ninguna gestión por parte del contratista ecuatoriano. Para los contratistas ecuatorianos con un RUC activo, la porción correspondiente al IVA será pagada por el Gobierno de los Estados Unidos; por lo tanto, el contratista ecuatoriano deberá presentar una línea separada para el IVA tanto en el contrato como en las facturas, de acuerdo con lo indicado en la sección correspondiente.

En consecuencia, un contratista establecido en los Estados Unidos que no cuente con una entidad legal en Ecuador ni con un registro de RUC válido en el país podría no ser elegible para recibir pagos correspondientes al IVA (15 %) bajo los términos especificados en la RFQ

Pregunta 27

Adicionalmente, ¿consideraría el Gobierno el reembolso de gastos documentados de IVA mediante mecanismos alternativos si el contratista está ejecutando legalmente el contrato adjudicado, pero no mantiene una entidad corporativa ecuatoriana registrada por separado?

Respuesta 27

El RFQ no contempla mecanismos alternativos de reembolso de IVA fuera de los requisitos establecidos en la Sección III – Impuesto al Valor Agregado (IVA).

Como se establece en el RFQ, el reembolso del IVA está condicionado a que el contratista posea un Registro Único de Contribuyentes (RUC) válido en Ecuador y esté legalmente autorizado para realizar negocios en Ecuador.