2025.08.08_PR15472096_Construction Materials_Q&A.pdf

U.S. Embassy, Quito Avigiras E12-170 y Eloy Alfaro

Quito, Ecuador E-Mail: ruedavj@state.gov / Quito-INL-Procurement@state.gov

August 12, 2025

QUESTIONS AND ANSWERS

English Version

RFQ Number: PR15472096

1. Question: Proforma details – To whom, at what address, and with which additional details should the requested proforma be issued?

Answer:

• Name: United States Embassy

• RUC: 1791845986001

• Address: Avigiras E12-170 and Eloy Alfaro, Quito, Ecuador – 170514

• Phone: +593-2-398-5000

2. Question: Warranty certificate – Is it necessary to attach the manufacturer's warranty certificate with the proforma or is it sufficient to state in the proforma comments that the warranty is provided by the manufacturer in accordance with Ecuadorian law?

Answer: It is not necessary to attach the manufacturer's warranty certificate with the proforma. However, the proforma must clearly state that the materials come with a valid manufacturer's warranty in Ecuador, in accordance with the original terms provided by the manufacturer, as established in section 7.1 of the Advertisement.

3. Question: Validity of the proforma – What is the minimum or recommended validity period to be stated?

Answer: The proforma must be valid for at least 60 calendar days from the proposal submission deadline.

4. Question: Payment method – Once 30 days have passed after delivery and acceptance of the materials, will the payment be made via bank transfer or deposit?

Answer: Once 30 days have passed following the delivery and acceptance of the materials, and upon submission of the invoice in accordance with the provided instructions, payment will be made via bank transfer.

5. Question: Taxes (section 8.4 of the document) – It is indicated that taxes should not be included, but we are unable to list them as a separate item in our proforma. How should we proceed in this case?

Answer: In accordance with section 8.4 of the Advertisement, we confirm that VAT should not be included in the unit prices of each CLIN. As stated:

“8.4 Value Added Tax (VAT) is not included in the CLIN rates. Instead, it will be priced as mailto:ruedavj@state.gov mailto:Quito-INL-Procurement@state.gov

RFQ Number: PR15472096

Embajada de los Estados Unidos de América

Avigiras E12-170 y Eloy Alfaro – Quito – Ecuador ec.usembassy.gov a separate Line Item in the contract and on Invoices. Local law dictates the portion of the contract price that is subject to VAT; this percentage is multiplied only against that portion.”

6. Question: Additional forms – Is there any additional form to be filled out to submit the proposal? If so, can you provide the format?

Answer: No additional forms are required apart from the standard documentation requested. Offerors must:

• Be registered in SAM (System for Award Management) at the time of proposal submission, in accordance with section 13 of the Advertisement.

• Submit their offer in strict compliance with the technical specifications detailed in the advertisement.

7. Question: Item 13 – Crushed stones – A quantity of 8 m³ is indicated. As our trucks can carry that capacity per trip, can we list the quantity as 1 (equivalent to one trip), or must it match what’s stated in Appendix A?

Answer: The main requirement is to meet the 8 m³ of river stones indicated in Appendix A. While the offer must clearly reflect the requested quantity, the logistical method of delivery may vary, as long as full delivery is ensured in accordance with the technical specifications in Appendix A.

8. Question: Item 14 –Fine washed sand – Similar to the previous point, can we list the quantity as one trip, or must it match the specified quantity in the document?

Answer: The main requirement is to meet the 24 m³ of washed fine sand indicated in Appendix A. While the offer must clearly reflect the requested quantity, the logistical method of delivery may vary, as long as full delivery is ensured in accordance with the technical specifications in Appendix A.

9. Question: Steel rebar – Are the specified rebars microalloyed, heat-treated, or thermoformed?

Answer: The specified rebars are corrugated thermoformed and must comply with AWS D1.4 standards and the Ecuadorian Construction Code (NEC).

10. Question: Please provide the delivery address to estimate transportation costs.

Answer: Manta, Ecuador.

11. Question: Clay bricks (approx. 6 x 14 x 27 cm) – Could you confirm if these are the exact required dimensions? Otherwise, we would appreciate a reference image of the requested product.

Answer: The bricks may have a +/- 1 cm variation in dimensions; however, we prefer the dimensions indicated in the request.

12. Question: Reinforcing steel bars – Could you clarify what is meant by “Bares”? Also, could you confirm the number of bars required for each specified diameter?

• 8 mm x 12 m – 150 Bares

• 10 mm x 12 m – 200 Bares

• 12 mm x 12 m – 90 Bares Answer: “Bares” refers to units of reinforcing steel bars. The required quantities are:

• 150 bars of 8 mm x 12 m

• 200 bars of 10 mm x 12 m

• 90 bars of 12 mm x 12 m These quantities correspond to those indicated in Appendix A.

13. Question: Steel plates, GR50, 20 x 20 x 4 mm – 48 plates – Are you referring to “plates” as steel sheets?

Answer: Yes, we are referring to steel plates.

Preguntas y Respuestas

Versión en español

Numero de RFQ: PR15472096

1. Pregunta: Datos para la proforma: ¿A nombre de qué entidad, dirección y demás datos debe emitirse la proforma solicitada?

Respuesta:

• Nombre: Embajada de los Estados Unidos de América

• RUC: 1791845986001

• Dirección: Avigiras E12-170 y Eloy Alfaro, Quito, Ecuador – 170514

• Teléfono: 593-2-398-5000

2. Pregunta: Certificado de garantía: ¿Es necesario adjuntar el certificado de garantía del fabricante junto con la proforma o basta con indicar, dentro de los comentarios de la proforma, que la garantía es de fábrica y se otorga de conformidad con las leyes ecuatorianas?

Respuesta: No es necesario adjuntar el certificado de garantía del fabricante junto con la proforma. Sin embargo, debe indicarse claramente en la proforma que los materiales cuentan con garantía de fábrica válida en Ecuador, conforme a los términos originales del fabricante, tal como lo establece el punto 7.1 del Advertisement.

3. Pregunta: vigencia de la proforma: ¿Cuál es la validez mínima o recomendada que debe indicarse?

Respuesta: La proforma debe tener una vigencia mínima de 60 días calendario a partir de la fecha límite de presentación de las ofertas.

4. Pregunta: forma de pago: Una vez cumplidos los 30 días posteriores a la entrega y aceptación de los materiales, ¿el pago se realiza mediante transferencia bancaria o depósito?

Respuesta: una vez transcurridos los 30 días posteriores a la entrega y aceptación de los materiales, y tras la presentación de la factura conforme a las instrucciones establecidas, el pago se realizará mediante transferencia bancaria.

5. Pregunta: impuestos (punto 8.4 del documento): Se indica que los impuestos no se deben considerar, sin embargo, no es posible incluirlos como un ítem aparte en nuestra proforma. ¿Cómo debemos proceder en este caso?

Respuesta: De acuerdo con el inciso 8.4 del Advertisement, les confirmamos que el IVA no debe ser incluido dentro de los precios de cada CLIN. Tal como se indica en dicho apartado: “8.4 Value Added Tax (VAT) is not included in the CLIN rates. Instead, it will be priced as a separate Line Item in the contract and on Invoices. Local law dictates the portion of the contract price that is subject to VAT; this percentage is multiplied only against that portion”.

6. Pregunta: formularios adicionales: ¿Se debe llenar algún formulario adicional para presentar la propuesta? De ser así, ¿nos pueden proporcionar el formato correspondiente?

Respuesta: No se requiere completar formularios adicionales aparte de la documentación estándar solicitada. Los oferentes deben:

• Estar registrados en SAM (System for Award Management) al momento de enviar su propuesta, conforme a lo establecido en el punto 13 del Advertisement.

• Presentar su oferta en cumplimiento estricto con las especificaciones técnicas detalladas en el Anexo A, indicando marca, descripción, cantidad, unidad de medida, garantía y tiempo de entrega.

7. Pregunta: ítem 13 – Piedra bola: Se indica una cantidad de 8 m³. Como nuestros vehículos tienen esta capacidad por viaje, ¿podemos registrar la cantidad como 1

(equivalente a un viaje) o debe colocarse exactamente como consta en el Appendix A?

Respuesta: El requisito principal es cumplir con los 8 m³ de piedra bola indicados en el

Appendix A. Aunque la oferta debe reflejar claramente la cantidad solicitada, el método logístico para la entrega puede variar, siempre que se garantice la entrega completa y conforme a las especificaciones técnicas del Anexo A.

8. Pregunta: item 14 – Arena fina lavada: De igual forma que el punto anterior, ¿podemos registrar la cantidad como 1 viaje o debe colocarse según el valor que consta en el documento?

Respuesta: El requisito principal es cumplir con los 24 m³ de arena fina lavada indicados en el Appendix A. Aunque la oferta debe reflejar claramente la cantidad solicitada, el método logístico para la entrega puede variar, siempre que se garantice la entrega completa y conforme a las especificaciones técnicas del Anexo A.

9. Pregunta: varillas de hierro: ¿Las varillas especificadas son de tipo microaleadas, termotratadas o termofundidas?

Respuesta: : Las varillas especificadas son de tipo corrugadas termoformadas deben cumplir con las normas AWS D1.4 y la Norma Ecuatoriana de la Construcción NEC.

10. Pregunta: Por favor, mencionar la dirección del lugar de entrega para determinar costos de transporte.

Respuesta: Manta, Ecuador.

11. Pregunta: Ladrillos de arcilla (aprox. 6 x 14 x 27 cm) ¿Podría confirmar si esas son las dimensiones exactas requeridas? En caso contrario, le agradeceríamos que nos proporcione una imagen de referencia del producto solicitado.

Respuesta: Los ladrillos pueden ser de otra medida con un +/- 1cm de diferencia, sin embargo preferimos la medida señalada que consta en el pedido.

12. Pregunta: Armadura de acero de refuerzo, Disculpe, ¿podría aclararnos a qué se refiere con “Bares”? Adicionalmente, le agradeceríamos nos confirme cuántas unidades de varillas necesita para cada diámetro especificado.

• 8 mm x 12 m – 150 Bares

• 10 mm x 12 m – 200 Bares

• 12 mm x 12 m – 90 Bares

Respuesta: Con "Bares" nos referimos a unidades de varillas de acero de refuerzo.

Las cantidades requeridas son:

• 150 varillas de 8 mm x 12 m

• 200 varillas de 10 mm x 12 m

• 90 varillas de 12 mm x 12 m

Estas cantidades corresponden a lo indicado en el Appendix A.

13. Pregunta: Chapa de acero, GR50, 20 x 20 x 4 mm 48 placas. Disculpe, ¿usted se refiere a

“placas” como planchas de acero?

Respuesta: Sí, son placas de acero.