Adjunto B.doc

ADJUNTO B

LINEAMIENTOS PARA PAGOS ANTICIPADOS

De conformidad con la FAR 32.404(a)(9) y 32.404(b), la Parte 32 “no se aplica a pagos anticipados autorizados por la ley para efectuar “transacciones excluidas por los procedimientos de la entidad en virtud de la autoridad legal”, y “las entidades pueden emitir sus propias instrucciones para tramitar rubros de pago anticipado”.

La sección 305 de la Ley Federal de Servicios Administrativos y Propiedad de 1949 (41 U.S.C. 255) es la autoridad legal para la Parte 32 de la FAR relativa al financiamiento de contratos para empresas pequeñas o desfavorecidas. Contiene una exención para todas las funciones del gobierno de los Estados Unidos autorizada por la Ley de Ayuda Externa de 1961 (22 U.S.C. 2393), y sus enmiendas. La Fundación Interamericana fue establecida al amparo de la Ley de Ayuda Externa tal como fuera enmendada en 1969 y por tanto está exenta de la Parte 32 de la FAR en relación con el financiamiento de los contratos.

De conformidad con la autoridad legal precedente, se establecen los siguientes lineamientos para proporcionar pagos anticipados según sea necesario para los contratistas bajo contrato con la IAF:

El contratista puede pedir un pago anticipado, por un período no mayor a un trimestre (3 meses), presentando el formulario adjunto C. El contratista presentará el pedido a Contabilidad dirigido al correo electrónico proporcionado en el momento de la adjudicación del contrato, y de acuerdo con los procedimientos estándares de facturación descritos en el contrato. El Representante Técnico del Agente de Contrataciones (COTR) de la IAF estudiará y aprobará, si fuera apropiado, el pago anticipado. Los documentos pueden ser presentados por correo electrónico, fax, FedEx o correo regular.

Una vez recibido el pago, el contratista es responsable de la contabilización del uso de los fondos anticipados. El contratista deberá presentar documentación al COTR de la IAF designado en el contrato sobre el uso de los fondos y la cantidad sobrante del anticipo. Antes del último pago en la orden de tarea, el COTR de la IAF determinará si hay un saldo pendiente en el pago anticipado. Si existe dicho saldo, se deducirá de la factura final de la orden de tarea y en ese momento se presentarán los recibos.

El pago anticipado se limita a ciertas partidas:

Los gastos de viaje y otros costos relacionados con los talleres, conferencias, seminarios y otras visitas de asistencia a donatarios o verificación planificadas por el Contratista, o requeridas como parte del desempeño del contrato son ejemplo de las partidas para las que se permite efectuar pago anticipado. Los gastos operativos y costos generales administrativos tales como equipo, alquiler de oficina, mobiliario y líneas de teléfono podrían considerarse pero no se alienta a utilizarlo con dichos fines. Los honorarios no pueden ser incluidos en el pago anticipado.