Amendment 01 RFQ 72051922Q00002-signed.pdf

AMENDMENT OF SOLICITATION/MODIFICATION OF CONTRACT

1. CONTRACT ID CODE PAGE OF PAGES

1 10

Regional Office of Acquisition and Assistance (ROAA) USAlD/EI Salvador 3450 San Salvador Place Washington. DC 20521-3450

Regional Office of Acquisition and Assistance (ROAA) USAlD/EI Salvador 3450 San Salvador Place Washington. DC 20521-3450

8. NAME AND ADDRESS OF CONTRACTOR (Number, street, county, State and ZIP Code) (X) 9A. AMENDMENT OF SOLICITATION NUMBER

RFQ 72051922Q00002

9B. DATED (SEE ITEM 11)

07/27/2022

10A. MODIFICATION OF CONTRACT/ORDER NUMBER

10B. DATED (SEE ITEM 13)

CODE FACILITY CODE

2. AMENDMENT/MODIFICATION NUMBER 3. EFFECTIVE DATE 4. REQUISITION/PURCHASE REQUISITION NUMBER 5. PROJECT NUMBER (If applicable)

01 See block 16C

6. ISSUED BY CODE 7. ADMINISTERED BY (If other than Item 6) CODE

11. THIS ITEM ONLY APPLIES TO AMENDMENTS OF SOLICITATIONS

The above numbered solicitation is amended as set forth in Item 14. The hour and date specified for receipt of Offers is extended.

is not extended.

Offers must acknowledge receipt of this amendment prior to the hour and date specified in the solicitation or as amended, by one of the following methods:

(a) By completing items 8 and 15, and returning copies of the amendment; (b) By acknowledging receipt of this amendment on each copy of the offer submitted;

or (c) By separate letter or electronic communication which includes a reference to the solicitation and amendment numbers. FAILURE OF YOUR ACKNOWLEDGMENT TO BE

RECEIVED AT THE PLACE DESIGNATED FOR THE RECEIPT OF OFFERS PRIOR TO THE HOUR AND DATE SPECIFIED MAY RESULT IN REJECTION OF YOUR OFFER. If by virtue of this amendment you desire to change an offer already submitted, such change may be made by letter or electronic communication, provided each letter or electronic communication makes reference to the solicitation and this amendment, and is received prior to the opening hour and date specified.

12. ACCOUNTING AND APPROPRIATION DATA (If required)

13. THIS ITEM APPLIES ONLY TO MODIFICATIONS OF CONTRACTS/ORDERS.

IT MODIFIES THE CONTRACT/ORDER NUMBER AS DESCRIBED IN ITEM 14.

CHECK ONE A. THIS CHANGE ORDER IS ISSUED PURSUANT TO: (Specify authority) THE CHANGES SET FORTH IN ITEM 14 ARE MADE IN THE CONTRACT ORDER

NUMBER IN ITEM 10A.

B. THE ABOVE NUMBERED CONTRACT/ORDER IS MODIFIED TO REFLECT THE ADMINISTRATIVE CHANGES (such as changes in paying office, appropriation data, etc.) SET FORTH IN ITEM 14, PURSUANT TO THE AUTHORITY OF FAR 43.103(b).

C. THIS SUPPLEMENTAL AGREEMENT IS ENTERED INTO PURSUANT TO AUTHORITY OF:

D. OTHER (Specify type of modification and authority)

E. IMPORTANT: Contractor is not is required to sign this document and return copies to the issuing office.

14. DESCRIPTION OF AMENDMENT/MODIFICATION (Organized by UCF section headings, including solicitation/contract subject matter where feasible.)

Amendment No. 01 to RFQ 72051922Q00002 is hereby issued to provide answers to the questions submitted by interested parties in regards to this RFQ.

Except as provided herein, all terms and conditions of the document referenced in Item 9A or 10A, as heretofore changed, remains unchanged and in full force and effect.

15A. NAME AND TITLE OF SIGNER (Type or print) 16A. NAME AND TITLE OF CONTRACTING OFFICER (Type or print)

Albert Carrera, Contracting Officer

15B. CONTRACTOR/OFFEROR

(Signature of person authorized to sign)

15C. DATE SIGNED 16B. UNITED STATES OF AMERICA

(Signature of Contracting Officer)

16C. DATE SIGNED

Previous edition unusable STANDARD FORM 30 (REV. 11/2016) Prescribed by GSA FAR (48 CFR) 53.243

RFQ 72051922Q00002

“De Aqui Soy Campaign”

Amendment No. 01

The purpose of the following amendment is to respond to the questions from RFQ

72051922Q00002

Technical:

1. Question: In services required:

Bullet point number 3. Se habla de contratar el desarrollo de un personaje para De Aquí

Soy, con esto se refieren a desarrollar otros personajes que acompañen a Manu y Yessica o a desarrollarlos de otra forma a Manu y Yessica

Answer: Acompañamiento a los personajes ya existentes u otros adicionales, estamos abiertos a propuestas que hagan sentido con la campaña en esta nueva etapa.

2. Question: Ya se cuenta con un formato definido para compartir casos de éxito de campañas similares?

Answer: Favor ver las redes sociales de USAID El Salvador, particularmente el canal de

YouTube, para tener una idea del tipo de materiales que esperamos seguir produciendo.

3. Question: En cuanto a los road shows, fairs and events, ¿bajo qué supuestos hay que cotizarlos? ¿Con qué frecuencia se espera que se realicen y cuántas personas deben considerarse?

Answer: En total en el contrato tenemos contemplados 9 eventos de este tipo, esperamos que sean 3 por año. Pero también estamos abiertos a propuestas de lo que funcione mejor de acuerdo a la estrategia.

4. Question: En cuanto a la estrategia, ¿qué es lo que se requiere puntualmente? En el período de 3 años, ¿esta misma estrategia englobará todos los esfuerzos que se realicen?

Answer: Esperamos una propuesta que englobe todos nuestros esfuerzos de campaña para la duración del contrato (3 años). Puede ser por etapas y/o con la flexibilidad de adaptarnos en el camino, pero en general sí buscamos una estrategia para todo ese tiempo.

5. Question: En cuanto a la figura animada mencionada ¿implica desarrollo de la misma y animación o solo animación?

Answer: Ambas, desarrollo y animación, favor incluir todo lo que represente este tipo de producción.

6. Question: En cuanto a TV y radio, ¿a qué nos referimos con placement and broadcasting?

¿Es un desarrollo de plan de medios? De ser un plan de medios, ¿se tiene una temporalidad definida previamente para estar al aire o esperan recomendación de agencia? ¿Cuál sería el target específico al que queremos llegar?

Answer: Placement and broadcasting se refiere a todos los costos desde la producción hasta la pauta de anuncios en los medios. No hay tiempos definidos en este momento para estar al aire, abiertos a escuchar las recomendaciones de la agencia. Target específico:

favor referirse a la Estrategia de Cooperación para el Desarollo 2022-2025 de USAID El

Salvador para conocer más sobre nuestros enfoques y públicos metas. En base a eso también esperamos recibir recomendaciones/propuestas de target específicos según medios por parte de la agencia.

7. Question:¿Existen departamentos y municipios específicos que hay que tomar en cuenta para el desarrollo estratégico de la campaña o se limita únicamente a San Miguel, San

Salvador y Santa Ana tal como lo describe la RFP?

Answer: Los 3 departamentos listados como enfoque geográfico principal, pero no se limita solo a ellos, sino que son prioridad.

8. Question:¿Con qué frecuencia se esperan los testeos de mensajes de campaña? ¿Cuál sería el target?

Answer: Según resulte necesario para la ejecución de la campaña en cada etapa.

9. Question:¿Con qué frecuencia se esperan los estudios de percepción? ¿Cuál sería el target?

Answer: El contrato tiene una meta de 4 “audience surveys” por el momento.

Distribuirlos en la totalidad de la duración del contrato según sea necesario.

10. Question:¿Con qué frecuencia se esperan los focus groups? ¿Cuál sería el target?

https://www.usaid.gov/sites/default/files/documents/CDCS-El_Salvador-Espanol-Actualizado_Abril_23_1_1.pdf https://www.usaid.gov/sites/default/files/documents/CDCS-El_Salvador-Espanol-Actualizado_Abril_23_1_1.pdf

Answer: El contrato tiene una meta de 8 “focus groups” por el momento. Distribuirlos en la totalidad de la duración del contrato según sea necesario.

11. Question:¿A qué nos referimos con “brand nuances study”? ¿Qué debe incluir y cuál es su respectivo alcance? ¿Con qué frecuencia se esperan realizar?

Answer: Sobre todo nos referimos a las percepciones de la audiencia sobre USAID, como marca, algo positivo o negativo, y de la campaña en específico. Los detalles sobre frecuencia y alcance pueden ser propuestos y estamos abiertos a escucharlos.

12. Question:¿Existen objetivos específicos a alcanzar o se definen como recomendación de agencia?

Answer: Definir objetivos de trabajo en conjunto con el equipo de USAID y con recomendaciones de agencia.

13. Question:¿Existe un grupo objetivo ya establecido que nos puedan compartir para calcular los costos de Medios en base a este?

Answer: favor referirse a la Estrategia de Cooperación para el Desarollo 2022-2025 de

USAID El Salvador para conocer más sobre nuestros enfoques y públicos metas. En base a eso también esperamos recibir recomendaciones/propuestas de target específicos según medios por parte de la agencia.

14. Question:¿Respecto a las plataformas digitales a activar, ¿solo será el grupo de FB o esperan que creemos perfiles oficiales DeAquiSoy en FB, IG, Twitter, etc?

Answer: No se espera la creación de perfiles oficiales “De Aquí Soy”. Se espera un gran énfasis en el manejo del grupo de Facebook ya existente, más una estrategia de contenido para las redes oficiales de USAID El Salvador (coordinado con el equipo de comunicaciones de USAID).

15. Question:¿En cuanto a las audiencies surveys, ¿qué nos interesa medir? ¿a quiénes se les va a pasar este instrumento? ¿Será modalidad digital o presencial? ¿Hay cantidad establecida de personas para encuestar?

Answer: Esperamos que haya flexibilidad con estas encuestas en cuanto a temas y métodos, serán periódicamente, pero entre las cosas que queremos medir es: la respuesta de las personas a la campaña De Aquí Soy, respuesta de las personas al trabajo de

USAID en El Salvador, y medir los alcances del grupo De Aquí Soy (personas que obtienen empleo) https://www.usaid.gov/sites/default/files/documents/CDCS-El_Salvador-Espanol-Actualizado_Abril_23_1_1.pdf https://www.usaid.gov/sites/default/files/documents/CDCS-El_Salvador-Espanol-Actualizado_Abril_23_1_1.pdf

16. Question:¿Se deben realizar las producciones de spots de tv y cuñas radiales?

Answer: Correcto.

17. Question:¿Aparte de TV y Radio se pueden agregar pauta en medios digitales como

Youtube, Google, Facebook, Instagram, Spotify…?

Answer: Estamos abiertos a escuchar y analizar propuestas, según sea lo más efectivo para alcanzar las metas.

18. Question:¿Hay estaciones de radio o TV que no estén permitidas o no se pueda trabajar con ellas?

Answer: No existen restricciones sobre estaciones de radio o TV para trabajar con ellas.

Sin embargo, USAID será el último en aprobar un plan final de pautas, incluyendo la selección de medios.

19. Question:¿¿Aparte de awareness (reach/interaction) hay KPIS performance en la campaña por los que nos debemos guiar a la hora de crear la estrategia?

Answer: Estamos abiertos a escuchar sus propuestas de KPIs más adecuados de acuerdo al RFP / Estrategia de Cooperación de USAID.

20. Question:¿La campaña es constante todos los meses o tendrá temporadas específicas de activación o en las que hayan más actividades? o sea, para entender si es un servicio de

36 meses o que ondas.

Answer: Es un servicio de 36 meses, correcto. Claro que con temporadas de mayor actividad, pero en general se trata de un trabajo coordinado por 3 años.

21. Question:¿Veo que quieren 30 TV Spots, estos son todos con recurso de modelo y demás o pueden ser animados algunos?

Answer: Estamos abiertos a escuchar propuestas.

22. Question:¿Para redes sociales, se contempla únicamente un grupo de Facebook o podemos proponer otros perfiles sociales?

Answer: El manejo del grupo de Facebook existente es la principal herramienta y enfoque, no se contempla la creación de otros perfiles. Sí se contempla la estrategia de contenido para los perfiles oficiales ya existentes de USAID El Salvador (Facebook, Twitter, Instagram, YouTube, Flickr)

23. Question:¿Se requiere planificación de eventos virtuales y físicos, ¿los costos asociados a montaje, producción y demás son cotizados como adicionales?

Answer: Todo debe estar incluido en la propuesta.

24. Question:¿¿Se requiere que también organicemos focus groups?

Answer: Correcto.

25. Question:¿Ya se cuenta con una línea gráfica definida o debemos proponer desde cero?

Answer: Favor ver en nuestras redes sociales la imagen/identidad de la campaña existente “De Aquí Soy”. Se espera continuar con este esfuerzo, pero estamos abiertos a propuestas de diseño / línea gráfica como una nueva etapa, siempre que tenga sentido y sea estratégico.

26. Question:¿Con diseño de figura animada, ¿se refieren a un personaje?

Answer: Correcto.

27. Question:¿Se requiere producción de videos, ¿Qué tipo de videos? ¿Pueden compartirnos referencias?

Answer: Favor ver las redes sociales de USAID El Salvador, particularmente el canal de

YouTube, para tener una idea del tipo de materiales que esperamos seguir produciendo.

28. Question:¿Con qué regularidad se espera recibir reportería?

Answer: Reportes mensuales de los distintos elementos de la campaña, así como reuniones periódicas de seguimiento según sea necesario.

29. Question:Entendemos que cada caso será diferente pero para efectos de presupuesto, hay alguna duración promedio de los videos?

Answer: Lo que sea más efectivo para los objetivos de comunicación, esto puede variar.

Como regla general estamos buscando productos que sean concisos y breves que funcionen bien tanto en redes sociales como en TV. Ejemplo: para TV deben ser 30 segundos o menos. Para redes sociales, pensar en: Reels (1 minuto o menos), Twitter

(2:20 minutos o menos), etc.

Cost:

1. Question: I have one question: How can I register to get a New Unique Entity ID at

SAM.gov? So I can complete an entity registration. for the quotation No.

72051922Q00002.

Answer: Thank you for your interest in participating in the solicitation. Please find attached the instructions to register in SAM. (the instructions can also be found in the

RFQ).

2. Question: En la sección de payment schedule, ¿Podemos agregar ítems que no se han considerado para el correcto flujo de trabajo de agencia? Por ejemplo un fee mensual por manejo de redes, diseño gráfico, planificación y seguimiento de campaña.

Answer: No, los costos deben de ir en base a los productos detallados en la seccion L.8

Instructions for preparation of the cost proposal, pagina 74. Sin embargo, puede agregar los costos que usted menciona a los costos de los productos.

3. Question: Section F: Deliverables and performance.

Se menciona que se debe de utiliar el DEC web para hacer envío de: These reports include: assessments, evaluations, studies, technical and periodic reports, annual and final reports, and development experience documents. Mi pregunta es: ¿podríamos tener acceso previo a ejemplos de estos reportes para entender la complejidad de estos documentos?

Answer: No es necesario entregar estos reportes. La cláusula la agregamos en todos los contratos por si acaso tuviéramos que incluir contratos técnicos/profesionales en la cual reprodujéramos documentos de experiencia de desarrollo.

4. Question: Section K7 ¿Do have to send this section fully signed?

Answer: Si, por favor firmarlo y adjuntarlo a la propuesta.

5. Question: Section L5. General instructions to offerors.

1. (1) The completion of Standard Form 33, blocks 12 through 18. Esta SF debe ser completada para aplicar? o ¿Es algo que se le entrega al oferente si ha ganado la licitación?

Answer: No, esta NO debe de ser completada y firmada para aplicar. La agencia que gane la licitación tendrá que firmar bajo el numero 30.a únicamente.

2. (3) En el literal 3 se habla sobre el ORCA y CCR. Entiendo que estos registros se deberían de hacer si nuestra propuesta es seleccionada como ganadora. No debemos registrarnos durante la aplicación a la licitación. ¿Estoy en lo correcto?

Answer: Es correcto, no tiene que completarlo antes de entregar la propuesta, pero sí debe de completarlo antes de que se firme el contrato.

6. Question: Existe un formato específico para detallar el personal clave de la licitación?

Answer: No es necesario detallar el personal clave.

7. Question: ¿La propuesta debe ser 100% en inglés?

Answer: Si, la propuesta debe ser 100% en ingles.

8. Question: ¿El personal deberá presentar pruebas recientes de su nivel de inglés?

Answer: No, el personal no debe de presentar pruebas de su nivel de ingles.

Recomendamos que la persona que estara en comunicacion con USAID tenga un nivel avanzado de ingles, pero no requerimos pruebas para esto.

9. Question: ¿El proceso de pago es únicamente con los datos del unit price de la tabla en la sección B.3 o se puede editar con otros tipos de pagos (tales como fees de manejo de medios, o cuentas…)?

Answer: Si, el proceso de pago es con los datos de unit price. Si tiene fees de manejo de medios, puede incluirlo en el producto correspondiente.

10. Question: ¿El precio de la campaña de $1,500,000 se debe dividir en tres años, esto incluye temas de producción, manejo de cuentas, pauta digitales y en medios…?

Answer: Si, los fondos que USAID tiene son de $1,500,000 para la campana. Esto se debe dividir en 3 años. Pueden usar una tabla incluyendo los 3 anos como esta:

NO. Deliverable Quantit y

Unit

Price

Year

Year 2

(agregar % de inflacion)

Year 3(agregar

% de inflacion)

Total

1 videos 37

2 Photos 200

3 Graphic Design

Social Media

Campaigns

4 Road shows/fairs

5 Virtual and in-person events

6 Analysis/strateg ies

7 Updating and managing

Facebook group for economic and educational opportunities

8 TV Spots

(including broadcasting)

9 Messaging

Focus Groups

10 Audience

Surveys

TOTAL

11. Question: Cuáles serán los criterios de evaluación?

Answer: Los criterios de evaluacion se encuentran en la Section M.2 Evaluation Criteria, pagina 75. Lo detallo a continuación:

USAID will award a firm-fixed price contract resulting from this solicitation to the responsible Offeror whose offer conforming to the solicitation will be most advantageous to the Government, price and other factors considered. The following factors, which are presented in descending order of importance, shall be used to evaluate offers:

1. Quality of portfolio (most important)- The portfolio will be evaluated on technical quality, creativity and completeness (i.e. shows work in video production, photography, graphic design, social media campaigns and events).

2. Past performance, quality, and management (high importance)- Offerors will be evaluated on the experience and recommendations for previous work with the international community and/or development organizations.

3. Prior experience in audience surveys (important)- Offerors will be evaluated on knowledge of conducting surveys and/or focus groups and gathering and understanding of social media data.