PWS- Spanish Colombia Auditor.pdf

DESCRIPCIÓN/DECLARACIÓN DE DESEMPEÑO DE TRABAJO (PWS, por sus siglas en inglés)

PARA LOS SERVICIOS DE AUDITORÍA DE LAS DONACIONES DE LAS FUNDACIONES EN COLOMBIA

PARA LA FUNDACIÓN INTERAMERICANA (IAF, por sus siglas en inglés)

1.0. ANTECEDENTES

La Fundación Interamericana (IAF) es un organismo independiente del Gobierno de los Estados Unidos, creado en el marco de la Ley de Asistencia Extranjera de 1969. La misión de la IAF es promover el desarrollo sostenible de base en toda América Latina y el Caribe. Con este fin, la IAF concede donaciones directamente a organizaciones de base y comunitarias de América Latina y el Caribe, para ayudarles a poner en práctica sus propias ideas creativas para el desarrollo y la disminución de la pobreza.

Desde el inicio de sus operaciones en 1972, la IAF ha distribuido más de USD 708 millones a través de más de 5000 donaciones. Muchas donaciones han apoyado a organizaciones de base, como cooperativas agrícolas y asociaciones de vecinos o de pequeñas empresas; otras se adjudicaron a organizaciones intermediarias que proporcionan créditos, asistencia técnica, formación y conocimientos de comercialización a los grupos de base.

La mayor parte de la financiación de la IAF se ha invertido en la producción de alimentos y en la agricultura, seguida del desarrollo de microempresas y de la educación y la formación. Para obtener más información sobre la IAF, visite nuestro sitio web: www.iaf.gov.

La IAF busca propuestas de donaciones para proyectos que cumplan los siguientes criterios:

● Ofrecer soluciones innovadoras a los problemas de desarrollo de las poblaciones que generalmente están fuera del alcance de los organismos tradicionales de ayuda extranjeros.

● Demostrar una participación sustancial de los beneficiarios en el diseño, la gestión y la ejecución del proyecto.

● Generar beneficios prácticos para los pobres de forma que aumente su capacidad de autosuficiencia.

● Fortalecer la capacidad de las organizaciones de personas pobres, que son técnicamente viables y tienen potencial de sostenibilidad.

● Mostrar las contribuciones de contrapartida del proponente e, idealmente, de otros partidarios locales.

La IAF prioriza las organizaciones que no han recibido financiación directa de otros organismos gubernamentales de los EE. UU. Además, la IAF prioriza las solicitudes que cuentan con una estrategia para formar asociaciones de desarrollo con instituciones del sector privado y público.

Los proyectos de desarrollo de base que apoya la IAF suelen ser llevados a cabo por grupos de comunidades pobres con escasa capacidad administrativa y conocimientos técnicos. Por consiguiente, a veces, es necesario proporcionar formación y asistencia técnica junto con las donaciones. La IAF tiene su sede en Washington DC, y todo su personal reside en los EE. UU. La realización de actividades de divulgación y la prestación de apoyo a las organizaciones de base han llevado a la IAF a establecer relaciones fructíferas con personas y con organizaciones locales, incluido el “Servicio de Asesoramiento de Enlace Local” (LLAS, por sus siglas en inglés), que asiste al representante del oficial de contratación (COR, por sus siglas en inglés) en el seguimiento y la gestión de Colombia.

Las funciones en el país complementarias al LLAS incluyen la auditoría financiera, objeto de esta Declaración de desempeño de trabajo, y la verificación de los resultados programáticos. Actualmente, la IAF contrata a una empresa nacional para que le brinde servicios de auditoría financiera. Un segundo contratista nacional proporciona actualmente servicios de verificación de resultados que se utilizan para los informes que la IAF presenta ante el Congreso de los EE. UU. y para otros fines internos. El LLAS no es responsable de las auditorías financieras ni de la verificación de resultados, pero puede ayudar a los donatarios a obtener asistencia técnica relacionada con estos temas. Aparte de los contratistas de la IAF para las auditorías financieras y para la verificación de datos, la IAF no tiene apoyo adicional en el país.

El programa de Colombia de la IAF está formado por 31 donatarios activos, de los cuales se estima que aproximadamente 12 están programadas para ser auditadas durante el año fiscal 2024-2025 (Anexo A).

Los donatarios actuales y potenciales llevan a cabo proyectos en diversas áreas temáticas, entre las que se incluyen la agricultura y el medio ambiente, el desarrollo de microempresas, la planificación y la gobernanza locales, el empoderamiento de los jóvenes y el uso de las transferencias de remesas para el desarrollo local. Los programas de la IAF en Colombia hacen hincapié en las asociaciones para el desarrollo entre los donatarios y las http://www.iaf.gov/ instituciones del sector privado y público. Durante el curso del contrato adjudicado bajo esta convocatoria, pueden cambiar la cantidad y el tipo de proyectos financiados de las carteras de la IAF en Colombia. El auditor debe prever que su carga de trabajo será proporcional al tamaño y a las actividades de la cartera y que corresponderá a las necesidades del organismo, que pueden aumentar o disminuir en función de los cambios de la cartera. Las fluctuaciones de la cartera afectarán a la carga de trabajo y a los importes pagados en virtud de este contrato.

2.0. OBJETIVO

El objetivo de esta adquisición es prestar servicios de auditoría sobre las donaciones de la Fundación en Colombia.

3.0. ALCANCE

El alcance de este contrato y las auditorías que se realicen se ajustarán al “Manual de auditoría para uso de los auditores independientes en el examen de las donaciones de la Fundación” (versión de 2014) o Manual de auditoría, proporcionado como Anexo C de esta PWS. A los efectos de esta PWS, una auditoría se define como un encargo de verificación contable a nivel de examen, tal como se define en la sección 6.02 del Libro Amarillo, y no constituye una auditoría financiera según las Normas de Auditoría Gubernamental Generalmente Aceptadas (NAGGAS) o las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGAS). Las auditorías realizadas en el marco de este contrato incluirán una comprobación suficiente de los libros y de los registros del donatario para determinar si este cumple, en todos los aspectos materiales, los requisitos establecidos en el acuerdo de donación celebrado entre la Fundación y el donatario, y para emitir un dictamen a tal efecto.

La auditoría incluirá una revisión del uso de los fondos de la donación por parte del donatario, así como la recepción y el uso de los recursos de contrapartida, en el contexto del acuerdo de donación. Los auditores evaluarán y analizarán los costos reales incurridos y los compararán con las partidas presupuestadas y propuestas. El informe de auditoría incluirá un análisis comparativo entre los costos reales incurridos (el importe presupuestado desembolsado) y el importe total presupuestado.

La IAF concede donaciones a sus donatarios tras una rigurosa competición. Es posible que los donatarios de la Fundación no sean las instituciones más sofisticadas de un país en cuanto a metodología contable o a capacidad técnica, pero la IAF les ha confiado fondos del Gobierno de los EE. UU. por su capacidad de servir a sus comunidades. El contratista debe conocer a fondo el perfil de los donatarios de la IAF, tal y como se describe en la PWS y en el manual de auditoría de donaciones que lo acompaña.

La forma, el contenido y el calendario de presentación del informe de auditoría se ajustarán a los criterios especificados en el Manual de auditoría establecido por la Fundación (Anexo C).

3.1. Descripciones de las categorías laborales

El Contratista deberá ser una empresa de contabilidad o una organización de auditoría autorizada y el auditor del personal deberá tener una presencia física a tiempo completo en Colombia. El auditor del personal deberá tener estatus legal para operar en Colombia durante la vigencia del contrato. Los contratistas propondrán una composición adecuada del personal que incluya un socio de auditoría/gerente sénior y un auditor del personal con experiencia.

Socio de auditoría/gerente sénior El socio de auditoría/gerente sénior deberá ser un Contador Público Certificado (CPA, por sus siglas en inglés) y estar autorizado por la autoridad competente del país/estado para la concesión de licencias.

La experiencia educativa mínima incluye lo siguiente:

(a) una licenciatura en contabilidad o en negocios, y;

(b) ochenta horas de formación profesional continua (CPE, por sus siglas en inglés) en los últimos dos años, que cumplan con los requisitos de las Normas de Auditoría Gubernamental Generalmente Aceptadas (NAGGAS). Las responsabilidades en esta categoría generalmente incluyen lo siguiente:

1. revisar los papeles de trabajo, los estados financieros y los informes relacionados para comprobar su exactitud y su exhaustividad;

2. llevar a cabo debates con los clientes sobre los resultados del trabajo realizado;

3. dirigir a los auditores del personal;

4. revisar y aprobar los planes y los programas de trabajo;

5. garantizar que los encargos se realicen en el tiempo presupuestado y dentro de los compromisos de entrega;

6. seguir el progreso del encargo; y ayudar a resolver los problemas de contabilidad, auditoría e informes que surjan.

Al socio de auditoría/gerente sénior se le asignan regularmente otros encargos de auditoría de la empresa por su función gerencial. El socio de auditoría/gerente sénior es responsable del trabajo realizado, es decir, de la gestión general del proyecto y de la revisión del informe final, pero no participa en la visita in situ con los donatarios durante la fase de trabajo de campo de la auditoría.

Auditor del personal El auditor del personal deberá tener una licenciatura en contabilidad o en negocios, y tener un mínimo de dos años de experiencia en auditoría de donaciones. Las responsabilidades del auditor del personal pueden incluir la realización independiente de segmentos de una auditoría y la toma de decisiones sobre todas las cuestiones de contabilidad, auditoría e informes, excepto las más inusuales. El auditor del personal realizará el trabajo de campo de la auditoría de cada donación, y deberá tener una presencia física a tiempo completo en Colombia.

3.1.1. Auditor(es)

(1) El auditor del personal deberá cumplir las normas de calificación e independencia especificadas en las Normas de Auditoría Gubernamental Generalmente Aceptadas (NAGGAS o “Libro Amarillo”). Estas normas especifican los requisitos necesarios relacionados con la calificación de los auditores e incluyen (entre otras) las siguientes normas de competencia clave:

a. El auditor deberá ser un contador público certificado y autorizado o una persona que trabaje para una empresa de contabilidad pública autorizada.

b. Cada dos años, el auditor (persona responsable de la planificación, de la dirección o de la elaboración de informes) debe cumplir con, al menos, 80 horas de formación profesional continua (CPE), 24 de las cuales deben estar relacionadas con la auditoría gubernamental. Los auditores que solo participan en la realización de trabajos de campo y cobran menos del 20 % anualmente por encargos de las NAGGAS solo están obligados a realizar 24 horas de CPE relacionada con la administración en el período de dos años.

c. Una empresa de contabilidad independiente debe realizar una revisión externa al contratista una vez cada tres años. El contratista también deberá contar con un sistema de control de calidad adecuado.

(2) El contratista, de acuerdo con las Normas de Auditoría Gubernamental de EE. UU., deberá cumplir con las disposiciones aplicables de la ley de contabilidad pública y con las normas de la jurisdicción en la que está autorizado y donde se está llevando a cabo el encargo.

(3) El contratista se asegurará de que los auditores del personal cuenten con la experiencia y con los conocimientos necesarios para llevar a cabo una auditoría. Los requisitos de formación del auditor del personal incluyen una licenciatura en contabilidad o en negocios y, al menos, dos años de experiencia en auditoría general. El contratista se asegurará de que el personal de auditoría comprenda el entorno único en el que operan los donatarios de la Fundación. El auditor del personal deberá tener sensibilidad cultural y capacidad para relacionarse con la variedad de actores del desarrollo que participan en los distintos programas, así como con la comunidad empresarial.

(4) El auditor del personal deberá tener una presencia física en Colombia. El auditor del personal deberá estar dispuesto y disponible para viajar a zonas remotas de Colombia para realizar el trabajo de campo en la ubicación física de los donatarios.

(5) El contratista prestará servicios de auditoría de donaciones en otros países, en circunstancias especiales, de forma pragmática y temporal, según lo solicite el COR.

(6) El contratista (incluido el personal) deberá dominar en Colombia; deberá poder hablar, leer y escribir en un lenguaje profesional de negocios.

3.2. Requisitos

(1) El contratista proporcionará todos los servicios, el personal, las instalaciones, los equipos y los materiales necesarios para realizar los trabajos requeridos en virtud de esta PWS.

(2) El contratista llevará a cabo todas las auditorías realizadas en virtud de esta PWS y del contrato resultante de acuerdo con las Normas de Auditoría Gubernamental Generalmente Aceptadas (NAGGAS o Libro Amarillo) promulgadas por el contralor general de los Estados Unidos en su versión más reciente (actualmente, la versión de 2014). El contratista deberá poseer los conocimientos necesarios y estar familiarizado con las disposiciones del título 2 del Código de Regulaciones Federales (CFR, por sus siglas en inglés), parte 200, de la Oficina de administración y presupuesto (OMB, por sus siglas en inglés) de los EE. UU., “Requisitos administrativos uniformes, principios de los costos y requisitos de auditoría para las adjudicaciones federales”.

(3) El contratista realizará todas las auditorías de acuerdo con los procedimientos específicos y los requisitos de presentación de informes establecidos en el Manual de auditoría de la Fundación, versión 2014. El Manual de auditoría se incorpora en su totalidad a la presente PWS (véase el Anexo C). Cualquier revisión posterior del Manual de auditoría será entregada por la Fundación al contratista, y entrará en vigor a partir de la fecha especificada por la Fundación.

(4) El contratista informará los hallazgos materiales, de acuerdo con la sección 6.15 del Libro Amarillo, “Desarrollo de los elementos de los hallazgos”. Las conclusiones incluirán los siguientes elementos: criterios, condición, causa y efecto. Para cada hallazgo, el contratista también deberá incluir una recomendación del auditor y una respuesta al hallazgo por parte de los funcionarios del donatario.

(5) El contratista informará sobre las deficiencias y debilidades no materiales de la estructura organizativa del donatario en una carta de observaciones independiente dirigida al donatario.

(6) El contratista deberá realizar todo el trabajo de campo de auditoría requerido in situ en la ubicación del donatario. Debido a la naturaleza de la actividad de donación de la Fundación, el contratista deberá viajar, en algunos casos, a regiones remotas de Colombia durante una auditoría.

(7) El contratista informará inmediatamente (es decir, en un plazo de 24 horas) al auditor de la Fundación y al COR todos los casos de posible fraude o abuso que impliquen el uso indebido de los fondos de la donación de la Fundación descubiertos como parte de la auditoría, o en cualquier otro momento.

(8) Para cada nuevo donatario, el contratista llevará a cabo una orientación individual de un día in situ/evaluación inicial de los entornos contables y financieros del donatario. Esta evaluación servirá para analizar el riesgo de control interno y para que el contratista proporcione al donatario asesoramiento relacionado con los controles y/o con los sistemas contables adecuados que son necesarios para la administración de los fondos de la donación de la Fundación. El contratista utilizará la “Herramienta de evaluación de la IAF” como guía para realizar la evaluación inicial.

El contratista proporcionará y discutirá con el donatario la “Guía de gestión financiera del donatario” de la IAF. La Guía de gestión financiera de la donación del donatario es un documento diseñado específicamente para los donatarios que describe los requisitos de contabilidad y de presentación de informes de las donaciones típicas de la Fundación. (La IAF proporcionará al contratista copias de la Guía del donatario en el momento de la adjudicación del contrato).

El contratista deberá proporcionar un documento de Word de aproximadamente dos a seis páginas en el que se expongan los resultados de la evaluación. El informe se enviará por vía electrónica al COR en un plazo de 60 días naturales a partir de la fecha de la donación (la fecha en la que la Fundación firmó el acuerdo de subvención). El contratista también se encargará de cargar el informe de evaluación inicial en el sistema de gestión de la base de datos de la IAF, que actualmente está en desarrollo.

(9) El contratista conservará los informes de auditoría y todos los documentos de trabajo relacionados durante la vigencia del proyecto más dos años después de la terminación o expiración del proyecto, o durante seis años, el período que sea más extenso.

(10) El contratista hará todos los esfuerzos razonables para asistir a las reuniones trimestrales para medir el avance del proyecto por teleconferencia con el COR o con su designado para fines de planificación, evaluación del desempeño y resolución de problemas.

(11) A petición del COR, el contratista (incluido un máximo de dos personas) participará en una o más conferencias regionales y/o talleres con otros contratistas y funcionarios de la Fundación para evaluar las actividades del contrato, revisar y actualizar las políticas y procedimientos de auditoría, y para compartir las “mejores prácticas” y conocimientos correspondientes a la realización de auditorías de donaciones. Los gastos de viaje y alojamiento en los que incurra el contratista para asistir a las reuniones serán reembolsados por la Fundación de acuerdo con el Reglamento federal de viajes. Se establecerá un precio fijo estable para las comidas diarias.

(12) A petición del COR, el contratista participará en las reuniones de orientación grupales para los nuevos donatarios de la Fundación. Los gastos de viaje, alojamiento y comidas en los que incurra el contratista para asistir a las reuniones serán reembolsados por la Fundación de acuerdo con el Reglamento federal de viajes.

(13) El Contratista participará en una Revisión de control de calidad (o QCR, por sus siglas en inglés) externa de la Fundación que se realizará aproximadamente una vez cada tres años. La QCR será llevada a cabo por el COR y requerirá un acceso completo a los documentos de trabajo de la auditoría de la donación, así como la asistencia y disponibilidad del contratista y del personal clave.

3.3. Ubicación de la oficina y capacidad técnica

El auditor del personal del contratista deberá tener una oficina física en el país ubicada en Colombia. La oficina de auditoría estará equipada con una computadora, un teléfono, un fax y servicio de Internet. El personal clave del proyecto deberá usar perfectamente Microsoft Word y Excel; todos los archivos electrónicos deberán ser compatibles con el software ya existente en la oficina de la Fundación (Microsoft Office 2013 Word y Excel) a menos que el COR indique lo contrario. Todos los datos e información recopilados durante el contrato se considerarán confidenciales y no se divulgarán a terceros sin la aprobación previa de la Fundación.

La Fundación está desarrollando una base de datos que debería agilizar el proceso de elaboración de informes relacionados con la auditoría de cada donación. Los contratistas de la auditoría cargarán la información financiera y descriptiva en los campos de la base de datos. Todas las partes autorizadas tendrán la capacidad de generar un informe de auditoría basado en la información cargada por el contratista de la auditoría. Está previsto que este sistema se implemente durante los años fiscales 2017-2018.

4.0. REQUISITOS DE PRESENTACIÓN DE INFORMES

En el marco de este contrato se requieren los siguientes entregables:

(1) Un informe resumido de la orientación/evaluación inicial tendrá una extensión aproximada de dos páginas y cumplirá todos los requisitos detallados en el Manual de auditoría (véase el Anexo C). La herramienta de evaluación de la IAF se incluirá como anexo al informe resumido (Anexo D). El informe se enviará por correo electrónico al auditor de la Fundación y al COR como documento PDF, de acuerdo con los plazos especificados a continuación.

(2) Un informe de auditoría con el formato y el contenido estándar previsto en el Manual de auditoría (versión 2014) se enviará al auditor de la Fundación y al COR, por correo electrónico, como archivo adjunto en formato PDF, con una firma electrónica, de acuerdo con los plazos especificados a continuación.

Los informes de auditoría incluirán los hallazgos materiales, las respuestas del donatario y la evaluación de dichas respuestas por parte del contratista. También se proporcionarán recomendaciones para cada hallazgo u observación.

Los informes de auditoría se presentarán en Colombia.

(3) Si se le solicita, el contratista mostrará y/o enviará a la Fundación documentos de trabajo (o copias de los originales de los auditores) que identifiquen todos los análisis, flujos de trabajo, conceptos, ajustes de auditoría y cálculos utilizados para justificar los hallazgos, observaciones y recomendaciones mencionados.

(4) El contratista deberá estar disponible para las actualizaciones trimestrales del estado de la auditoría. El COR puede pedir al contratista que proporcione actualizaciones periódicas, según sea necesario o requerido, al auditor de la Fundación y al representante de la Fundación durante la auditoría, para permitir la discusión de posibles hallazgos.

5.0. CRONOGRAMA DE ENTREGAS

(1) El resumen de dos páginas de la orientación/evaluación inicial se presentará al COR y al auditor de la Fundación en un plazo de 60 días naturales a partir de la recepción por parte del contratista de una copia del nuevo acuerdo de donación aprobado, que el COR enviará directamente al contratista.

(2) Frecuencia de las auditorías: el COR se comunicará con el contratista para establecer el cronograma de las auditorías. El COR enviará un cronograma de auditoría actualizado, al menos, cada doce meses, en el que se reflejarán las nuevas donaciones, las modificaciones y otra información. Todos los informes de auditoría deben presentarse, a más tardar, 90 días después del final del período de auditoría (con la excepción de las auditorías especiales, que se describen a continuación).

Cronograma de auditorías: las donaciones de la Fundación requieren auditorías de acuerdo con el siguiente cronograma:

● Primera auditoría: la primera auditoría se realizará durante el período de 12 meses que finaliza un año después de la fecha de la donación. Este período se puede ampliar a un período adicional de 6 meses debido al retraso en el desembolso de los fondos de la donación, a retrasos estructurales o a otras razones ajenas al control del socio donatario, a discreción del COR.

● Auditorías posteriores: el COR determinará si debe ordenar al auditor independiente la realización de auditorías de cumplimiento adicionales, y cuándo, en función del volumen de la donación, de los cambios en el personal clave del proyecto y de cualquier otro factor que el COR considere pertinente.

● Auditorías especiales: el contratista llevará a cabo las auditorías especiales que solicite por escrito el COR según las necesidades. Dado el carácter especial y, a menudo, urgente de estas auditorías, los informes deben presentarse al COR en un plazo de 30 días a partir de su asignación, a menos que el COR indique lo contrario.

● Revisión del cierre financiero: al cierre de cada proyecto de donación, el contratista de la IAF llevará a cabo una revisión del informe financiero final del donatario y lo comparará con los extractos bancarios y con otros documentos pertinentes para determinar si hay fondos que no se han gastado. El auditor puede llevar a cabo procedimientos analíticos y otras pruebas para ofrecer una garantía limitada de que todos los fondos de la donación se han utilizado de acuerdo con el convenio de donación. Esta revisión puede tener lugar a través de Internet o mediante una visita en persona, según determine el auditor nacional de la IAF. El contratista revisará las auditorías institucionales de los donatarios, si procede, para identificar cualquier área relacionada directa o indirectamente con la donación del IAF.

6.0. DOCUMENTOS DE TRABAJO

(1) Todos los documentos de trabajo se mantendrán en un lugar seguro y se pondrán a disposición del COR cuando lo solicite, incluidas las Revisiones de control de calidad (QCR).

(2) A petición del COR, o de su representante, el contratista deberá, a expensas del contratista, proporcionar una copia de cualquier documento de trabajo, notas de auditoría o cualquier otra documentación (en papel o formato electrónico) que el contratista pueda crear al realizar la auditoría. Estos documentos pueden pasar a ser propiedad de la Fundación.

(3) Los documentos de trabajo contendrán los objetivos, el alcance y la metodología de una auditoría, incluidos los criterios de muestreo utilizados. Los papeles de trabajo contendrán la documentación del trabajo realizado para respaldar las conclusiones y las valoraciones significativas, incluidas descripciones de las transacciones y registros examinados que permitirían a un auditor experimentado llegar a las mismas conclusiones y valoraciones. Los documentos de trabajo también incluirán la documentación relacionada con la evaluación del riesgo.

(4) Los documentos de trabajo de una auditoría llevada a cabo por un auditor no supervisor deberán contener pruebas de las revisiones de supervisión de todo el trabajo realizado por el contratista. Deberán contener información suficiente para que un auditor experimentado sin relación previa con la auditoría pueda, a partir de dicha información, determinar la evidencia que respalda las conclusiones y las valoraciones significativas del auditor.

7.0. OTROS SERVICIOS OPCIONALES

Otros servicios opcionales incluirán una tarifa horaria fija por la prestación de posibles servicios que pueden incluir servicios tales como la organización de conferencias y/o de talleres regionales, la prestación de servicios de consultoría caso por caso relacionados con solicitudes específicas de la Fundación (p. ej., la asistencia a conferencias de donatarios, la revisión del manual de auditoría, las guías para donatarios u otros materiales de orientación escritos) y la realización de visitas para asistencia técnica solicitadas por la Fundación. El cálculo de la tarifa horaria para la organización de conferencias y/o talleres debe reflejar únicamente el tiempo y los gastos generales administrativos del contratista en la organización de la conferencia y/o el taller. Deben preverse honorarios aparte para el socio de auditoría/gerente sénior y el auditor del personal. Los demás gastos relacionados con la conferencia y/o el taller, p. ej., el alquiler de las instalaciones para la reunión, las invitaciones, etc., deberán ser aprobados previamente por el COR y se reembolsarán de acuerdo con los costos reales o serán pagados directamente por la Fundación al proveedor o proveedores.

CONFERENCIAS Si la IAF decide llevar a cabo una reunión en el país en el que el contratista es responsable de prestar servicios en virtud de este contrato, entonces el contratista asumirá tareas adicionales para ayudar con la planificación y con la logística de la reunión. En ese caso, el contratista ayudará a la IAF a recopilar hasta cinco presupuestos de hoteles para que la IAF los revise y decida cuál es el valor más conveniente. Los presupuestos incluirán los precios de las habitaciones individuales, las salas de reuniones, el uso de equipos y las comidas colectivas para los participantes, de modo que la IAF pueda ahorrar tiempo y dedicarlo a las reuniones y al debate de los temas. Una vez que la IAF decida el hotel, el contratista firmará el acuerdo con el hotel y hará todos los arreglos necesarios previos a la reunión, incluido el pago al hotel de los gastos relacionados con la reunión, como las salas de reuniones de grupo, las comidas colectivas y el equipo necesario para las reuniones. Además, si se le solicita, el contratista ayudará a la IAF a organizar una visita de campo a un donatario actual o previo de la IAF;

dentro de la organización, se incluye el transporte de los participantes desde el hotel hacia la ubicación del donatario, ida y vuelta. Por último, a más tardar, dos semanas después de la conclusión de la reunión, el contratista escribirá y presentará una copia del acta de la reunión al COR. Una vez que el COR apruebe el acta, el contratista distribuirá a cada participante de la reunión una copia del informe. La IAF reembolsará al contratista; incluso, si procede, realizará un anticipo de caja al contratista, de acuerdo con los procedimientos detallados en este contrato.

El pago de las facturas está supeditado al cumplimiento de este requisito y a la aceptación del informe correspondiente por parte de la IAF. Las tarifas horarias de la conferencia se pagarán cuando el COR apruebe el acta de la misma y la distribuya a todos los participantes.

8.0. CANTIDAD ANUAL ESTIMADA DE AUDITORÍAS DE DONACIONES Y ESTIMACIÓN DE PERSONAL Se calcula que para realizar la parte del trabajo de campo de cada auditoría requiere el equivalente a un auditor de personal de dos a tres días, sin contar el tiempo de traslado. Se necesitará tiempo adicional para la resolución de problemas pendientes y para la redacción de informes, como es habitual en los encargos de verificación contable. Cada orientación/evaluación inicial está pensada para que una persona (auditor de personal) o un socio de auditoría/gerente sénior demore un día en completarla (sin contar el tiempo de traslado). Los precios de la auditoría y la evaluación son fijos.

Véase en el Anexo A un cuadro con la cantidad estimada de auditorías de donaciones que habría que realizar por año de contrato. La ubicación de los donatarios variará y podrá incluir todos los epartamentos/provincias/estados.

La naturaleza de la actividad de las donaciones de la IAF es tal que es probable que las visitas de campo requieran viajar a áreas remotas del país, en las que las condiciones de traslado y alojamiento podrían no ser óptimas.

9.0. TAREA EN VIRTUD DEL CONTRATO (TUC, por sus siglas en inglés)/PLAN DE TRABAJO ANUAL El Gobierno asignará fondos en virtud de este contrato de acuerdo con un precio fijo para los entregables y de acuerdo con una tarifa horaria para Otros servicios opcionales, más los gastos de viaje autorizados, según lo establecido en el Anexo B, Tarea en virtud del contrato (TUC). Los viajes se pagarán de acuerdo con el Reglamento federal de viajes.

Antes del comienzo de cada período de doce meses, se iniciará una solicitud de servicios mediante la presentación del “Formulario de solicitud de tareas en virtud del contrato” (Anexo B). En cualquier momento durante la vigencia del contrato, el COR puede iniciar una TUC según sea necesario. Dichas solicitudes pueden ser emitidas por facsímil, o por métodos de comercio electrónico.

La TUC especificará, como mínimo, la siguiente información:

1) Una descripción del trabajo que se debe realizar.

2) El período de ejecución deseado o la fecha de finalización requerida.

3) Los requisitos de presentación de informes y los entregables.

El Oficial de contratación (CO, por sus siglas en inglés) emitirá un Formulario de solicitud de tarea en virtud del contrato (Anexo B) al contratista por correo electrónico, en el que especificará un precio fijo para las visitas de acuerdo con los precios del Anexo F, y una cantidad que no se debe exceder para los gastos de viaje.

Gastos de viaje

Los traslados en el marco del contrato variarán en función del número y de la ubicación de los donatarios activos durante el transcurso del contrato. En el momento de presentar la TUC anual, se establecerá una estimación de los costos de alojamiento y transporte. Se establecerá un precio fijo estable para las comidas diarias.

Se exigirán recibos para todos los gastos de cualquier importe relacionados con los hoteles y para todos los transportes que superen los USD 25,00. Los costos estimados de transporte y alojamiento y las tarifas fijas de las comidas diarias se incluirán en el plan de trabajo anual y serán aprobados por adelantado por el Representante del oficial de contratación (COR) por correo electrónico u otro medio escrito. Se pagará al contratista en función de los costos de transporte y alojamiento, de acuerdo con el Reglamento federal de viajes, y, para las comidas y los imprevistos, se le pagará un precio fijo. El reembolso de los gastos de viaje no superará las tarifas correspondientes para la zona, establecidas mediante estimaciones razonables del COR, que rara vez o nunca deberían superar las tarifas del Departamento de Estado establecidas por el Secretario de Estado y publicadas por la oficina de subvenciones. En circunstancias excepcionales, el reembolso de los gastos de viaje puede superar estas directrices en función de las necesidades de la IAF y con la aprobación previa por escrito del

COR.

El contratista deberá presentar una estimación de los costos de viaje para las visitas previstas para el próximo período de doce meses, de acuerdo con las tareas especificadas en la TUC y de conformidad con el Reglamento federal de viajes. Las estimaciones de los costos de viaje incluirán los viáticos (alojamiento, comidas y gastos imprevistos) y los gastos de transporte necesarios para llevar a cabo la auditoría. La estimación de los gastos de viaje se hará únicamente para un miembro del personal del contratista, a menos que el COR apruebe lo contrario, en función de cada caso. Los viajes internacionales, fuera de Colombia, con el fin de llevar a cabo las auditorías u orientaciones/evaluaciones iniciales, no se considerarán reembolsables, excepto si se solicitan y el COR las aprueba previamente. El COR revisará la estimación de los gastos de viaje y la aceptará o pedirá que se revise. Los gastos no aprobados previamente no se pagarán.

El contratista deberá responder por escrito a la TUC en un plazo de diez días naturales, salvo que se especifique lo contrario en la TUC. La respuesta escrita del contratista consistirá en lo siguiente:

1) Una propuesta técnica con el enfoque del contratista para realizar el trabajo requerido

2) Un cronograma de trabajo que identifique los días-persona, los viajes y los resultados.

3) El contratista deberá completar las secciones de “Costo estimado del contratista” del Anexo B, el Formulario de solicitud de tarea en virtud del contrato. El precio se calculará utilizando el precio unitario especificado en el Anexo F multiplicado por la cantidad de auditorías necesarias. Toda estimación de viaje deberá ser valorada de acuerdo con el Reglamento federal de viajes en FAR 31.205-46.

El Gobierno podrá entablar conversaciones con el contratista para negociar el enfoque técnico, los días-persona propuestos o cualquier otra cuestión.

El contratista no procederá a realizar ningún trabajo en el marco de una TUC propuesta, a menos que lo autorice el Oficial de contratación (CO). Cada asignación indicará una fecha efectiva que se considerará la fecha de inicio en lo que respecta a la determinación de la(s) fecha(s) de vencimiento de los entregables.

La TUC no compromete al Gobierno a pagar los costos derivados de la presentación de cualquier propuesta o de la realización de los estudios necesarios para su preparación, ni tampoco compromete al Gobierno a asignar fondos para dichos servicios. El CO es la única persona que puede comprometer al Gobierno a pagar el gasto de fondos en relación con este contrato.

La aceptación de la TUC dará lugar a una asignación de fondos sujeta a los términos y a las condiciones de este contrato.

10.0. CONFIDENCIALIDAD

Todo el trabajo realizado en virtud de este contrato es confidencial y no se debe divulgar a terceros sin la autorización expresa y por escrito del COR.

11.0. INDEPENDENCIA DEL CONTRATISTA

(1) De acuerdo con las NAGGAS, en todos los asuntos relacionados con el trabajo de auditoría, el contratista y sus empleados serán independientes y mantendrán una actitud y una apariencia independientes, de modo que las opiniones, las conclusiones, las valoraciones y las recomendaciones serán imparciales y serán consideradas como tales por terceros expertos.

(2) El contratista deberá considerar tres clases generales de potenciales limitaciones a su independencia:

personales, externas y organizativas. Si una de estas limitaciones pudiera afectar a la capacidad de un auditor para llevar a cabo su trabajo de auditoría e informar sus resultados de forma imparcial o crear la apariencia de ello, el contratista deberá, como mínimo, exigir la recusación y la sustitución de ese auditor para esas responsabilidades específicas de auditoría hasta el momento en que el conflicto o la apariencia de conflicto deje de existir para esa persona. En aquellas situaciones en las que un auditor concreto no pueda ser sustituido, el contratista lo notificará inmediatamente al COR por escrito.

(3) El contratista deberá seguir el código de conducta profesional del Instituto Americano de Contadores Públicos

Certificados (AICPA, por sus siglas en inglés).

12.0. REASIGNACIÓN Y SUSTITUCIÓN DEL PERSONAL CLAVE DEL CONTRATISTA

El personal clave puede, con el consentimiento de las partes contratantes, ser modificado ocasionalmente durante el transcurso del contrato para añadir o para eliminar personal clave.

Solicitud del Gobierno El Gobierno podrá solicitar la sustitución del personal clave cuya permanencia en el contrato se considere contraria a los intereses del Gobierno. Las circunstancias que respaldan una solicitud de reemplazo incluyen, entre otras, el desempeño que es inconsistente con la declaración de desempeño de trabajo del contrato (PWS) o los términos y condiciones o violaciones de las leyes federales, reglamentos y/o normas de conducta de la agencia. El Representante del oficial de contratación (COR) notificará por escrito al contratista la necesidad de la sustitución, incluidas las circunstancias relacionadas con la solicitud de sustitución. El Oficial de contratación (CO) no está obligado a investigar ni a validar ninguna alegación, ni a esperar a que se resuelvan definitivamente las circunstancias relacionadas con la solicitud de sustitución antes de exigir la sustitución del personal clave.

En un plazo de veinticuatro (24) horas a partir de la recepción de la notificación, el contratista deberá responder a la solicitud del Gobierno de sustituir al personal clave y proporcionar el/los currículum vitae del personal clave sustituto al/a los COR. El/los currículum deberá(n) demostrar que las calificaciones del personal clave sustituto propuesto cumplen con las calificaciones indicadas en el PWS. El COR notificará al Contratista, por escrito, dentro de las 48 horas siguientes a la recepción de los currículum del personal clave sustituto, si el personal sustituto proporcionado por el contratista es aceptable. El Gobierno se reserva el derecho de desaprobar el/los sustituto(s) propuesto(s) y negociar con el contratista otra(s) sustitución(es) de personal clave.

El personal clave asignado solo podrá ser sustituido por el contratista con la aprobación del CO. El proceso de sustitución del personal clave descrito anteriormente no suspende la obligación del contratista de continuar con la ejecución del contrato.

Solicitud del contratista Si el Contratista debe sustituir al personal clave, deberá notificarlo por escrito al COR y al CO con dos (2) semanas naturales de antelación a la fecha de sustitución propuesta, siempre que sea posible. Como mínimo, el contratista deberá notificar al Gobierno cuarenta y ocho (48) horas antes de la sustitución. La única excepción al aviso cuarenta y ocho (48) horas antes es el fallecimiento o la incapacidad del personal clave. Si el plazo de notificación cae un viernes después de las 5:00 p. m., un fin de semana o un día festivo federal, el contratista deberá notificar el siguiente día hábil. La notificación indicará las circunstancias que hacen necesaria la sustitución del personal clave propuesta y proporcionará el/los currículum vitae del personal clave sustituto propuesto para su revisión y aprobación. El contratista deberá demostrar que las calificaciones del/de los sustituto(s) propuestos cumplen con las calificaciones indicadas en el PWS. El Gobierno se reserva el derecho de desaprobar el/los sustituto(s) propuesto(s) y negociar con el contratista otra(s) sustitución(es) de personal clave.

El personal clave asignado solo podrá ser sustituido por el contratista con la aprobación del CO.

13.0. CONFLICTOS DE INTERÉS

El contratista deberá revelar a la IAF inmediatamente y por escrito cualquier relación financiera, personal o profesional importante entre el contratista o un miembro del personal del contratista, por un lado, y un donatario, un proponente o un posible proponente, por otro. El contratista no aceptará ninguna compensación por parte de los donatarios, de los proponentes ni de posibles proponentes, sin la autorización expresa por escrito de la Fundación.

14.0. CONTROL DE CALIDAD

El contratista está obligado a notificar inmediatamente al COR sobre problemas o situaciones que puedan afectar negativamente el cumplimiento de las disposiciones del contrato y la obligación, y a informar al COR sobre el plan que implementará el contratista para resolver los problemas.

15.0. REQUISITOS DE DESEMPEÑO

El propósito del Resumen de requisitos de desempeño (PRS, por sus siglas en inglés) es proporcionar un plan de garantía de la calidad para los servicios de auditoría en Colombia. Este plan proporciona una base para que el COR evalúe la calidad del desempeño del contratista. La supervisión prevista, en el contrato y en este plan, ayudará a garantizar que los niveles de servicio alcancen y mantengan los niveles requeridos durante toda la vigencia del contrato. Además, este plan proporciona al COR una forma proactiva de evitar un desempeño inaceptable o deficiente, y proporciona información comprobable para las evaluaciones de desempeño anteriores requeridas.

El contratista es responsable de hacer cumplir los requisitos de este contrato de acuerdo con el PRS detallado en la página siguiente. El contratista estará sujeto a los incentivos/desincentivos asociados al PRS. El contratista deberá presentar un plan de control de calidad como parte de la propuesta técnica.

16.0 DÍAS FESTIVOS FEDERALES

La ley federal (5 U.S.C. 6103) establece los siguientes días festivos para los empleados federales. Tenga en cuenta que la mayoría de los empleados federales trabajan de lunes a viernes. Para estos empleados, cuando un día festivo cae en un día no laborable (es decir, sábado o domingo) el día festivo suele celebrarse el lunes (si el día festivo cae en domingo) o el viernes (si el día festivo cae en sábado). Los proveedores deberán seguir estas mismas directrices. No se permitirá la facturación directa en días festivos del gobierno federal (p. ej., el Día de Año Nuevo, el Natalicio de Martin Luther King Jr., el Día de los Presidentes, el Día de los Caídos, el Día de la Emancipación, el Día de la Independencia, el Día del Trabajo, el Día del Respeto a la Diversidad Cultural, el Día de los Veteranos, el Día de Acción de Gracias y el Día de Navidad).

Resumen de requisitos de desempeño (PRS)

Entregable Servicio requerido

Estándar de desempeño

Método de supervisión

Incentivos/desincentivos para alcanzar o no alcanzar los estándares de desempeño

Informes de orientación/ visita inicial

Véase 4.0.

(1) y 5.0. (1)

El informe deberá ser presentado en un plazo de 60 días naturales a partir de la recepción del acuerdo de subvención por parte del Contratista.

Los informes deberán cumplir los requisitos descritos en 3.2 (8),

3.2. (12), y en el Manual de auditoría.

Inspección 100 %

El COR revisará cada informe por su calidad según los criterios establecidos en este contrato.

El COR registrará la fecha de inicio de la donación y las fechas en las que los acuerdos de donación se envían por correo electrónico.

Evaluación del desempeño previo.

Si el entregable se recibe después de la fecha de vencimiento sin la aprobación previa por escrito del COR, se aplicará una penalización del 10 % (de la tarifa del informe de orientación).

El contratista deberá volver a realizar el trabajo sin costo alguno para el gobierno si el resultado del trabajo es inaceptable. No se efectuará ningún pago hasta que se reciba un resultado aceptable.

El proveedor no facturará hasta que el COR proporcione un correo electrónico confirmando la aceptación del informe.

Informes de auditoría

Véase 4.0.(2) y 5.0. (2)

Las auditorías correspondientes a los períodos indicados en los puntos 4.0. y 5.0.

deberán entregarse por vía electrónica a la Fundación en un plazo de 90 días naturales a partir de la finalización del período de auditoría.

Los informes deberán cumplir los requisitos descritos en 3.0.,

3.2. (9), y en el Manual de auditoría.

Inspección 100 %

El COR registrará la fecha de recepción de todos los informes así como su calidad según los criterios establecidos en este

Evaluación del desempeño previo.

Si el entregable se recibe después de la fecha de vencimiento sin la aprobación previa por escrito del COR, se aplicará una penalización del 10 % (de la tarifa del informe de auditoría).

El contratista deberá volver a realizar el trabajo sin costo alguno para el gobierno si el resultado del trabajo es inaceptable.

No se efectuará ningún pago hasta que se reciba un resultado aceptable.

El proveedor no facturará hasta que el COR proporcione un correo electrónico confirmando la aceptación del informe.

Informes de auditorías especiales

Véase 5.0.(2):

Auditorías especiales

El contratista realizará las auditorías especiales que requiera el COR. Los informes de las auditorías especiales se entregarán en un plazo de 30 días naturales a partir de la asignación.

Los informes deberán cumplir los requisitos descritos en 5.0 (2) y en el Manual de auditoría.

Inspección 100 %

El COR registrará la fecha de recepción de todos los informes así como su calidad según los criterios establecidos en este

Si el entregable se recibe después de la fecha de vencimiento sin la aprobación previa por escrito del COR, se aplicará una penalización del 10 % (de la tarifa del informe de auditoría).

El contratista deberá volver a realizar el trabajo sin costo alguno para el gobierno si el resultado del trabajo es inaceptable.

No se efectuará ningún pago hasta que se reciba un resultado aceptable.

El proveedor no facturará hasta que el COR proporcione un correo electrónico confirmando la aceptación del informe.

Asistencia a conferencias/ Reuniones de orientación grupales

Véase 3.2.(10) y (11), y 7.0.

El auditor del personal asistirá y participará en las conferencias descritas en 3.2.(10) y (11), y 7.0.

Participación y Asistencia a reuniones.

LISTA DE ANEXOS

Anexo A: Cantidad estimada de auditorías de donatarios

Anexo B: Formulario de solicitud de tarea en virtud del contrato (TUC)

Anexo C: Manual de auditoría del donatario de la IAF (véase archivo PDF)

Anexo D: Herramienta de evaluación de la IAF

Anexo E: Preguntas que deben hacerse sobre las referencias de la lista

Anexo F: Hoja de precios

Anexo G: Declaración de independencia y de conflicto de intereses

Anexo H: Formulario de renuncia al IPP