Embassy of the United States of America

General Services Office

Libreville, Gabon

SENSITIVE BUT UNCLASSIFIED

SCOPE OF WORK

Product/service required: Conference Space and Event Services

Quotation Due Date: May 4, 2026

Period of Performance: May 18–22, 2026

Location: Libreville, Gabon

The U.S. Embassy Libreville requests quotations for conference space, technical support, and catering services to support a multi-day workshop organized by the

United States Department of Justice (DOJ).

The event, titled Timber Trade Enforcement and the Promotion of Legal Supply

Chains, will convene approximately 125 participants for presentations, discussions, and one off-site field visit.

The contractor shall provide all facilities, equipment, and services necessary to ensure the smooth execution of this event.

Conference Space and Facilities

Conference Room Requirements

The contractor shall provide a conference room for approximately 125 participants for four (4) full working days.

The contractor shall also provide access to the conference space on May 17, 2026 for a pre-event walkthrough, setup, and testing of equipment, at no additional cost.

Room setup:

• Round tables seating 8–10 participants per table

• One (1) podium

• One (1) back table for workshop materials

• Registration tables located outside the conference room

• Each table must be set with bottled water, mints, notepads, and pens for participants.

• The conference room setup must accommodate an event backdrop behind the podium or speaker area. The contractor shall ensure sufficient space and provide support for installation (e.g., stands or mounting options), if required.

Breakout / Staging Room

The contractor shall provide one (1) additional small conference room to be used for side meetings, speaker preparation, and staging purposes throughout the event.

Requirements:

• Capacity for approximately 8–12 participants

• Table and seating configuration suitable for small meetings

• Reliable Wi-Fi access

• Basic setup (table, chairs, and electrical outlets/power access)

• Located in close proximity to the main conference room

Available for the entire duration of the event (May 18–22, 2026), including the pre-event access day

(May 17, if applicable)

Equipment and Connectivity

The contractor shall provide the following:

• Reliable high-speed Wi-Fi for all participants and hybrid presentations via

Teams or Zoom

• 5–7 flipcharts or whiteboards with markers

• Access to printer/copier services

• Power strips (minimum 1–2 per table)

Audio-Visual (AV) and Interpretation

• Projectors and screens:

o Preferred: Three (3) projectors and three (3) screens o Minimum: Two (2) projectors and two (2) screens o The quotation must clearly specify what is included

• Sound system:

o One (1) podium microphone o Two (2) wireless microphones for audience use

• Interpretation support:

o The conference room must be able to accommodate three (3) simultaneous interpretation booths and related equipment.

o The contractor shall ensure adequate space, layout, and power supply for installation and operation of interpretation equipment.

o If available, the contractor may optionally provide interpretation booths and equipment as a separately priced item.

• AV staffing:

o On-site technical staff must be available throughout the event to operate AV equipment (including slide presentations on three separate laptops) and troubleshoot issues in real time

Catering Services

The contractor shall provide catering services for approximately 125 participants, with clear, itemized daily pricing.

Standard Conference Days (4 days)

• Morning coffee break

• Buffet lunch

• Afternoon coffee break

Requirements:

• Pricing for coffee breaks must remain consistent across days, unless justified

• Menus should include vegetarian options

• Non-alcoholic beverages only (water, soft drinks, coffee/tea)

Field Visit Day (1 day)

For the designated field visit day, the contractor shall provide:

• Takeaway morning snacks

• Boxed lunches (including water and soft drinks)

• Additional bottled water for distribution throughout the day

Important:

On this day, the quotation should reflect conference room rental only (no standard catering package)

Attendance and Pricing Flexibility

• Base quotation must be calculated for 125 participants

• Offerors must indicate whether reduced pricing is available if attendance decreases (e.g., approximately 100 participants)

• Pricing should be clearly itemized to allow adjustments based on final participant numbers

Contract Vehicle: Open Market

Set-Aside Restrictions: None

Award Type:

Firm-fixed-price contract. Payment may be executed via MIPR funds or the ICASS funding system.

Evaluation Criteria:

Lowest price, technically acceptable.

Offer Validity: 30 days

Payment Terms: Net 30 days after receipt of invoice and acceptance of services

FAR Compliance:

The selected Offeror must comply with all applicable Federal Acquisition Regulation

(FAR) clauses. Full text available at: http://www.acqnet.gov/far

Contracting Authority:

This request for quotation does not constitute a contract with the U.S. government.

Per FAR 1.602, the sole representative of the Government authorized to enter into an agreement is a warranted Contracting Officer. The selected Offeror must ensure that a valid obligating document (e.g., Government Purchase Order) signed by a

Contracting Officer is in place before commencement of work. Any and all modifications after the commencement of work must likewise be authorized by a

Contracting Officer.

Delivery: Services to be provided during the period of performance (May 18–22, 2026)

Shipping (if applicable):

All quotations must include delivery to FOB Destination as specified in the final contract.

http://www.acqnet.gov/far

CAHIER DES CHARGES

Produit/service requis : Espace de conférence et services événementiels

Date limite de soumission des offres : 4 mai 2026

Période d’exécution : 18–22 mai 2026

Lieu : Libreville, Gabon

L’Ambassade des États-Unis à Libreville sollicite des devis pour la mise à disposition d’un espace de conférence, un appui technique et des services de restauration dans le cadre d’un atelier de plusieurs jours organisé par le Département de la Justice des

États-Unis (DOJ).

L’événement, intitulé Application des règles du commerce du bois et promotion des chaînes d’approvisionnement légales, réunira environ 125 participants pour des présentations, des discussions et une visite de terrain hors site.

Le prestataire devra fournir l’ensemble des installations, équipements et services nécessaires pour assurer le bon déroulement de cet événement.

Espace de conférence et installations

Exigences pour la salle de conférence

Le prestataire devra fournir une salle de conférence pour environ 125 participants pendant quatre (4) jours complets de travail.

Le prestataire devra également permettre l’accès à la salle le 17 mai 2026 pour une visite préalable, l’installation et les tests des équipements, sans frais supplémentaires.

Configuration de la salle :

• Tables rondes accueillant 8 à 10 participants par table

• Un (1) pupitre

• Une (1) table arrière pour le matériel de l’atelier

• Tables d’enregistrement situées à l’extérieur de la salle

• Chaque table doit être équipée d’eau en bouteille, de bonbons/menthes, de blocs-notes et de stylos

• La configuration doit permettre l’installation d’un fond de scène (backdrop) derrière le pupitre ou la zone des intervenants

• Le prestataire devra prévoir l’espace nécessaire et fournir un appui pour l’installation (supports, structures, etc.) si requis

Salle annexe / salle de préparation

Le prestataire devra fournir une (1) salle supplémentaire de petite taille pour les réunions parallèles, la préparation des intervenants et les besoins logistiques.

Exigences :

• Capacité : 8 à 12 participants

• Aménagement adapté aux réunions restreintes

• Accès Wi-Fi fiable

• Installation de base (table, chaises, prises électriques)

• Située à proximité immédiate de la salle principale

Disponible pendant toute la durée de l’événement (18–22 mai 2026), y compris la journée d’accès préalable (17 mai, si applicable).

Équipements et connectivité

Le prestataire devra fournir :

• Une connexion Wi-Fi haut débit fiable pour tous les participants, y compris pour les présentations hybrides via Teams ou Zoom

• 5 à 7 paperboards ou tableaux blancs avec marqueurs

• Accès à des services d’impression/photocopie

• Multiprises électriques (minimum 1 à 2 par table)

Audiovisuel (AV) et interprétation

• Projecteurs et écrans :

o Préféré : trois (3) projecteurs et trois (3) écrans o Minimum : deux (2) projecteurs et deux (2) écrans o Le devis doit préciser clairement les équipements inclus

• Système audio :

o Un (1) microphone au pupitre o Deux (2) microphones sans fil pour les participants

• Interprétation :

o La salle doit pouvoir accueillir trois (3) cabines d’interprétation simultanée et les équipements associés o Le prestataire devra garantir l’espace, l’aménagement et l’alimentation électrique nécessaires o Si disponible, les cabines et équipements d’interprétation peuvent être proposés en option avec un coût séparé

• Personnel technique AV :

o Un personnel technique doit être présent sur site pendant toute la durée de l’événement pour exploiter les équipements audiovisuels (y compris la gestion des présentations sur trois ordinateurs distincts) et résoudre les problèmes en temps réel

Services de restauration

Le prestataire devra fournir des services de restauration pour environ 125 participants, avec une tarification journalière détaillée.

Journées standards de conférence (4 jours)

• Pause-café du matin

• Déjeuner buffet

• Pause-café de l’après-midi

Exigences :

• Le coût des pauses-café doit rester constant d’un jour à l’autre (sauf justification)

• Les menus doivent inclure des options végétariennes

• Boissons non alcoolisées uniquement (eau, sodas, café/thé)

Journée de visite de terrain (1 jour)

Pour cette journée, le prestataire devra fournir :

• Collations à emporter le matin

• Déjeuners en boîte (avec eau et sodas)

• Eau en bouteille supplémentaire pour la journée

Important :

Pour cette journée, le devis doit inclure uniquement la location de la salle (sans forfait restauration standard).

Participation et flexibilité des prix

• Le devis de base doit être établi pour 125 participants

• Les soumissionnaires doivent indiquer si une réduction de prix est possible en cas de baisse du nombre de participants (ex : environ 100 participants)

• Les prix doivent être clairement détaillés pour permettre des ajustements

Détails du contrat

Type de marché : Marché ouvert

Restrictions : Aucune

Type d’attribution :

Contrat à prix ferme et forfaitaire. Le paiement pourra être effectué via des fonds

MIPR ou le système ICASS.

Critère d’évaluation :

Offre la moins-disante techniquement acceptable

Validité de l’offre : 30 jours

Conditions de paiement : Paiement à 30 jours nets après réception de la facture et acceptation des services

Conformité FAR

Le prestataire retenu devra se conformer à toutes les clauses applicables du Federal

Acquisition Regulation (FAR).

Texte complet disponible sur : http://www.acqnet.gov/far

Autorité contractante

Cette demande de devis ne constitue pas un contrat avec le gouvernement des États-

Unis.

Conformément au FAR 1.602, seul un Contracting Officer habilité est autorisé à engager le gouvernement.

Le prestataire sélectionné devra s’assurer qu’un document contractuel valide (ex : bon de commande officiel) signé par un Contracting Officer est émis avant le début des travaux.

Toute modification devra également être autorisée par un Contracting Officer.

Livraison

Les services devront être fournis pendant la période d’exécution (18–22 mai 2026) http://www.acqnet.gov/far

Livraison / Transport (si applicable)

Toutes les offres doivent inclure une livraison en FOB Destination conformément aux termes du contrat final.

Si tu veux, je peux aussi te fusionner ce SOW avec celui du dîner pour créer un

RFQ complet et cohérent prêt pour SAM.gov.