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TÉRMINOS DE REFERENCIA

Consultor/a Administrativo, Adquisiciones, Almacenes y Activos Fijos Sede La Paz Sobre Ipas Bolivia Somos una organización no gubernamental sin fines de lucro que trabaja en Bolivia desde el año 1998 para fortalecer la capacidad de mujeres y jóvenes de ejercer sus Derechos Sexuales y Derechos Reproductivos. Nos enfocamos en:

· Mejorar la calidad de los servicios de salud para las niñas, mujeres, jóvenes y adolescentes, aumentando el acceso a los mismos y expandiendo sus derechos sexuales y derechos reproductivos.

· Fortalecer los sistemas de salud, trabajando en la implementación de normas y actualizaciones de las/los proveedores/as de salud para garantizar servicios de salud sexual y reproductiva de calidad.

· Trabajar con organizaciones comunitarias, grupos de mujeres, jóvenes, hombres y sociedad en general para crear herramientas que permitan el ejercicio pleno de los derechos sexuales y derechos reproductivos de las mujeres, niñas y adolescentes. Para ello, se trabajan temas específicos como masculinidades, prevención de violencia sexual, prevención de embarazos no deseados, etc., aplicando de esta manera nuestro modelo ecológico.

Abogar por leyes y políticas que respalden los derechos sexuales y derechos reproductivos de las mujeres.

VISIÓN

"Un mundo donde toda mujer, joven y niña tenga derecho a determinar su propia sexualidad y salud reproductiva, y la capacidad para hacerlo".

MISIÓN

Las mujeres, jóvenes y niñas disfrutan de una mejor salud y de mayores derechos sexuales y reproductivos cuando se incrementa el acceso y el uso de servicios seguros y legales de aborto y anticoncepción I. Objetivo Garantizar una gestión eficiente, transparente y oportuna de los procesos administrativos, adquisiciones, control de almacenes, gestión de activos fijos, administración de proveedores y soporte operativo institucional, contribuyendo al cumplimiento de los estándares de calidad de Ipas, las políticas institucionales y la normativa vigente en Bolivia.

Objeto Brindar apoyo integral a la Gerencia de Finanzas y Administración en la gestión de adquisiciones, administración de almacenes, activos fijos, proveedores, logística institucional y procesos administrativos asociados.

II. Formación Académica

· Licenciatura en Administración de Empresas.

· Licenciatura en Ingeniería Comercial.

· Licenciatura en Auditoría, y/o técnico superior en Contaduría Pública o ramas afines.

· Estudios complementarios en Gestión Administrativa, Logística, Compras, Inventarios o Gestión de Activos Fijos (deseable).

III. Requisitos

· Experiencia mínima de 3 años en cargos administrativos, logística, adquisiciones, almacenes o activos fijos.

· Experiencia en organizaciones privadas, fundaciones, ONG's o instituciones de cooperación internacional (deseable).

· Experiencia en el uso y manejo del sistema internacional Workday, incluyendo procesos de adquisiciones, creación y actualización de proveedores, generación de órdenes de compra, administración de activos y consultas de información institucional. (Indispensable) Experiencia Específica A. Experiencia comprobada en:

· Gestión de procesos de compras y adquisiciones.

· Administración y control de almacenes e inventarios.

· Gestión y control de activos fijos.

· Elaboración de cuadros comparativos y evaluación de proveedores.

· Elaboración y seguimiento de órdenes de compra.

· Administración documental física y digital.

· Coordinación logística institucional.

· Administración de proveedores y contratos de servicios.

· Elaboración de informes administrativos y de gestión.

· Apoyo en procesos financieros y administrativos.

B. Conocimientos Técnicos

· Conocimiento de procesos administrativos y logísticos.

· Manejo de inventarios y control de existencias.

· Conocimiento de procesos de adquisiciones y contratación de servicios.

· Manejo de activos fijos y control patrimonial.

· Conocimiento de la normativa laboral y administrativa aplicable en Bolivia.

· Manejo de Microsoft Office (Excel intermedio o avanzado).

· Conocimiento de plataformas electrónicas y sistemas de gestión administrativa.

· Experiencia en gestión documental y archivo institucional.

IV. Actividades La consultoría tendrá bajo su responsabilidad las siguientes funciones:

· Gestión de Adquisiciones

· Solicitar y realizar seguimiento a requerimientos de compra de bienes, materiales y servicios.

· Administrar y operar el Portal de Adquisiciones de Ipas.

· Gestionar procesos de compra de bienes y servicios de acuerdo con los procedimientos institucionales.

· Solicitar, revisar y analizar cotizaciones de proveedores.

· Elaborar cuadros comparativos para procesos de evaluación y selección.

· Coordinar reuniones y comités de adquisiciones cuando corresponda.

· Realizar seguimiento a órdenes de compra y entregas de bienes o servicios.

· Mantener actualizada la documentación relacionada con adquisiciones.

· Velar por el cumplimiento de las políticas y procedimientos institucionales en todos los procesos de compra.

· Gestión de Proveedores

· Identificar, registrar y actualizar proveedores en el sistema Workday.

· Dar de alta nuevos proveedores de bienes y servicios.

· Coordinar evaluaciones periódicas de proveedores.

· Mantener actualizada la base de datos institucional de proveedores.

· Gestionar proveedores preferidos conforme a procedimientos internos.

· Gestión de Almacenes e Inventarios

· Administrar y controlar los almacenes de Ipas Bolivia.

· Supervisar ingresos, salidas y saldos de inventario.

· Realizar inventarios periódicos y controles por muestreo.

· Elaborar actas de inventario y conciliaciones de stock.

· Coordinar la recepción, clasificación, codificación y almacenamiento de materiales médicos, IEC y de oficina.

· Preparar reportes periódicos de existencias y movimientos de inventario.

· Garantizar la actualización permanente de registros de almacén.

· Gestión de Activos Fijos

· Mantener actualizado el inventario institucional de activos fijos.

· Registrar altas, bajas, préstamos, devoluciones y reasignaciones de activos.

· Elaborar actas correspondientes para el control interno.

· Coordinar verificaciones físicas e inventarios anuales.

· Identificar activos obsoletos o fuera de uso para su disposición final.

· Actualizar permanentemente la base de datos de activos fijos en Workday.

· Coordinar procesos de reciclaje o disposición final de activos de acuerdo con normativa aplicable.

· Apoyo Administrativo y Logístico

· Coordinar aspectos logísticos y administrativos con la Gerencia de Finanzas y Administración.

· Gestionar pagos de servicios generales para su procesamiento correspondiente.

· Realizar arqueos periódicos de caja chica cuando corresponda.

· Apoyar actividades relacionadas con auditorías institucionales.

· Coordinar aspectos de seguridad de oficinas y personal.

· Apoyar procesos de cumplimiento institucional y control interno.

· Coordinar actividades relacionadas con sostenibilidad ambiental, huella de carbono y mitigación de impactos.

· Elaborar informes periódicos y finales de consultoría.

· Realizar otras actividades afines asignadas por la Gerencia de Finanzas y Administración.

V. Productos Esperados

· Informes mensuales de avance de actividades.

· Reportes de gestión de adquisiciones ejecutadas.

· Reportes de administración de almacenes e inventarios.

· Reportes actualizados de activos fijos institucionales.

· Actualización y fortalecimiento del registro de proveedores.

· Informe final consolidado de la consultoría.

· Aptitudes y Competencias

· Trabajo colaborativo.

· Organización y planificación.

· Orientación a resultados.

· Capacidad analítica.

· Proactividad.

· Responsabilidad.

· Ética profesional.

· Adaptabilidad.

· Atención al detalle.

· Capacidad para trabajar bajo presión y cumplir plazos.

VI. Detalles de la Consultoría Modalidad: Consultoría por producto.

Lugar de trabajo: La Paz, Bolivia.

Disponibilidad inmediata.

La duración del contrato será establecida de acuerdo con la programación institucional y necesidades operativas.

El/la consultor/a trabajará bajo supervisión directa de la Gerencia de Finanzas y Administración.

VII. Postulación Las personas interesadas deberán presentar:

· Carta de presentación.

· Pretensión salarial.

· Currículum Vitae actualizado en formato PDF.

Documentación de respaldo que acredite formación académica y experiencia profesional.

La postulación deberá realizarse hasta el 16 de septiembre del presente año hasta las 23:30pm mediante la plataforma institucional de reclutamiento de Ipas Bolivia, buscando la oportunidad con el nombre de:

Consultor/a Administrativo Adquisiciones, Almacenes y Activos Fijos Todos los documentos, informes, bases de datos, registros, procedimientos, materiales y productos generados durante la ejecución de la consultoría serán propiedad exclusiva de Ipas Bolivia y no podrán ser reproducidos, difundidos o utilizados por terceros sin autorización expresa de la institución.