1-Convocatoria servicios hoteleres Departamento de Cochabamba BO-RQ-3266.docx
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- Solicitation number
- BO-RFQ-0188
- Issued by
- North Carolina
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This is a hotel services solicitation issued by IPAS Bolivia for the Cochabamba Department in Bolivia. The convocation seeks proposals from hotels and specialized companies to provide comprehensive hospitality services in Cochabamba, including event space rentals, accommodation, meals, ground transportation, and audio-visual equipment. Requested services encompass salon rentals with various capacities featuring air conditioning/heating, internet connectivity, and furniture arrangements; data projection and sound system equipment; catering options including morning and afternoon refreshments, lunch, and dinner with vegetarian options; lodging in single, double, triple, or other room configurations with private bathrooms, hot water, and internet access; and transfer services for groups and individuals to and from airports and bus terminals. Proposals must be submitted by August 10, 2026, at 8:00 a.m. through official channels established by IPAS Bolivia.
Bidders must submit detailed cost breakdowns for each service offered, payment conditions and modalities, cancellation and modification policies for reservations, availability of facilities and rooms, company contact information and responsible personnel, and quotation validity periods. The solicitation does not specify a contract term, renewal options, set-asides, or incumbent information. No pricing guidelines, funding amounts, or funding sources are provided in the convocation. The government seeks to establish a provider base to support institutional activities, meetings, workshops, training sessions, and events throughout the fiscal year, ensuring optimal conditions for participants in terms of accommodation, meals, and transportation.
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CONVOCATORIA DE SERVICIOS HOTELEROS EN LA CIUDAD DE LA COCHABAMBA
1. Justificación En el marco de la presente gestión fiscal y con el propósito de garantizar el adecuado desarrollo de las actividades institucionales programadas por las distintas áreas que conforman IPAS Bolivia, se requiere contar con servicios hoteleros en la ciudad de Cochabamba que incluyan alquiler de salones para eventos, alimentación completa, hospedaje y servicio de transporte (transfer) para el personal institucional y los diferentes grupos participantes en las actividades.
La contratación de estos servicios permitirá disponer de espacios adecuados para la realización de reuniones, talleres, capacitaciones y otros eventos institucionales, así como garantizar condiciones óptimas de alojamiento, alimentación y traslado para los participantes, contribuyendo al cumplimiento eficiente y oportuno de los objetivos, metas y resultados establecidos por la institución durante la presente gestión fiscal.
2. Descripción de los servicios requeridos
2.1. Alquiler de salón
· Salones con distintas capacidades, de acuerdo con el número de participantes.
· Ambientes con aire acondicionado y/o calefacción.
· Espacios cómodos y adecuados para actividades participativas y dinámicas grupales.
· Pantalla (Ecran) de tamaño apropiado para presentaciones.
· Mesas y sillas distribuidas según requerimiento del evento.
· Acceso a conexión a internet inalámbrica (Wi-Fi).
2.2. Equipo Data Show
· Equipo de proyección de buena calidad y resolución.
· Fácil acceso e instalación.
· Compatibilidad con computadoras portátiles y otros dispositivos.
2.3. Equipo de sonido
· Sistema de sonido de alta calidad.
· Control de volumen adecuado para el tamaño del salón.
· Micrófonos inalámbricos y/o de mesa, según requerimiento.
· Soporte técnico durante el evento, de ser necesario.
2.4. Alimentación durante los eventos
Se valorará la oferta de opciones variadas, nutritivas y tradicionales, considerando las siguientes alternativas:
· Refrigerio de la mañana.
· Refrigerio de la tarde.
· Almuerzo.
· Cena.
· Opciones vegetarianas y/o menús especiales, previa coordinación.
2.5. Hospedaje
· Habitaciones simples, dobles, triples u otras, según requerimiento.
· Habitaciones con baño privado, agua caliente y acceso a internet.
· Servicio de limpieza diario.
2.6. Servicio de Transfer
· Servicio de transporte para grupos e individuales.
· Traslado desde y hacia aeropuerto, terminal terrestre u otros puntos requeridos.
· Emisión de factura correspondiente.
3. Presentación de propuestas Las propuestas deberán incluir:
· Costos detallados por cada servicio ofertado.
· Condiciones y modalidades de pago.
· Políticas de cancelación y/o modificación de reservas.
· Disponibilidad de ambientes, habitaciones y demás servicios.
· Datos de contacto de la empresa y persona responsable.
· Vigencia de la cotización.
4. Fecha límite de presentación La presente solicitud de cotización estará vigente hasta el día 10 de agosto del 2026, hasta horas 08:00 a.m.
Las propuestas deberán ser remitidas dentro del plazo establecido mediante los canales oficiales definidos por IPAS Bolivia.
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