1-Convocatoria servicios hoteleres Departamento de Cochabamba BO-RQ-3266.docx
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- Solicitation number
- BO-RFQ-0182
- Issued by
- North Carolina
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This is a hotel services solicitation issued by IPAS Bolivia for operations in Cochabamba, Bolivia. The organization seeks comprehensive hospitality services to support institutional activities including meetings, workshops, training sessions, and other organizational events. Required services encompass event room rentals with varying capacities, complete meal service (breakfast, lunch, dinner, and afternoon refreshments), guest accommodations, and ground transportation services. Specific facility requirements include air-conditioned or heated spaces equipped with projectors, screens, wireless microphones, high-quality sound systems, Wi-Fi connectivity, and appropriately configured furniture. Guest rooms must include private bathrooms, hot water, internet access, and daily housekeeping. Transportation services must cover airport and terminal transfers for groups and individuals with proper invoicing. The proposal deadline is July 29, 2026, at 11:30 p.m., with submissions required through official IPAS Bolivia channels.
Interested hotels and specialized hospitality companies must submit detailed economic and service proposals including itemized costs for each service, payment terms and conditions, cancellation and modification policies, facility and room availability, company contact information, and quote validity periods. The solicitation emphasizes service quality, reliability, and the ability to accommodate dietary preferences and special menu requirements through coordination. Vendors must ensure appropriate invoicing capabilities and demonstrate capacity to serve the organization's personnel and various event participants efficiently throughout the fiscal period. No specific budget amounts, set-asides, incumbent information, or contract term duration are specified in the convocation document.
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CONVOCATORIA DE SERVICIOS HOTELEROS EN LA CIUDAD DE LA COCHABAMBA
1. Justificación En el marco de la presente gestión fiscal y con el propósito de garantizar el adecuado desarrollo de las actividades institucionales programadas por las distintas áreas que conforman IPAS Bolivia, se requiere contar con servicios hoteleros en la ciudad de Cochabamba que incluyan alquiler de salones para eventos, alimentación completa, hospedaje y servicio de transporte (transfer) para el personal institucional y los diferentes grupos participantes en las actividades.
La contratación de estos servicios permitirá disponer de espacios adecuados para la realización de reuniones, talleres, capacitaciones y otros eventos institucionales, así como garantizar condiciones óptimas de alojamiento, alimentación y traslado para los participantes, contribuyendo al cumplimiento eficiente y oportuno de los objetivos, metas y resultados establecidos por la institución durante la presente gestión fiscal.
2. Descripción de los servicios requeridos
2.1. Alquiler de salón
· Salones con distintas capacidades, de acuerdo con el número de participantes.
· Ambientes con aire acondicionado y/o calefacción.
· Espacios cómodos y adecuados para actividades participativas y dinámicas grupales.
· Pantalla (Ecran) de tamaño apropiado para presentaciones.
· Mesas y sillas distribuidas según requerimiento del evento.
· Acceso a conexión a internet inalámbrica (Wi-Fi).
2.2. Equipo Data Show
· Equipo de proyección de buena calidad y resolución.
· Fácil acceso e instalación.
· Compatibilidad con computadoras portátiles y otros dispositivos.
2.3. Equipo de sonido
· Sistema de sonido de alta calidad.
· Control de volumen adecuado para el tamaño del salón.
· Micrófonos inalámbricos y/o de mesa, según requerimiento.
· Soporte técnico durante el evento, de ser necesario.
2.4. Alimentación durante los eventos
Se valorará la oferta de opciones variadas, nutritivas y tradicionales, considerando las siguientes alternativas:
· Refrigerio de la mañana.
· Refrigerio de la tarde.
· Almuerzo.
· Cena.
· Opciones vegetarianas y/o menús especiales, previa coordinación.
2.5. Hospedaje
· Habitaciones simples, dobles, triples u otras, según requerimiento.
· Habitaciones con baño privado, agua caliente y acceso a internet.
· Servicio de limpieza diario.
2.6. Servicio de Transfer
· Servicio de transporte para grupos e individuales.
· Traslado desde y hacia aeropuerto, terminal terrestre u otros puntos requeridos.
· Emisión de factura correspondiente.
3. Presentación de propuestas Las propuestas deberán incluir:
· Costos detallados por cada servicio ofertado.
· Condiciones y modalidades de pago.
· Políticas de cancelación y/o modificación de reservas.
· Disponibilidad de ambientes, habitaciones y demás servicios.
· Datos de contacto de la empresa y persona responsable.
· Vigencia de la cotización.
4. Fecha límite de presentación La presente solicitud de cotización estará vigente hasta el día 29 de julio de 2026, hasta horas 23:30 p.m.
Las propuestas deberán ser remitidas dentro del plazo establecido mediante los canales oficiales definidos por IPAS Bolivia.
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