01_Cover_letter.pdf

DEPARTMENT OF THE ARMY

928th CONTRACTING BATTALION

REGIONAL CONTRACTING OFFICE BAVARIA

GEB. 542, TRUPPENÜBUNGSPLATZ

92655 GRAFENWÖHR

SUBJECT: W912PB-18-B-8103, Entitled: Civil and Structural Engineering Work within USAG Bavaria, Hohenfels Military Community

You are cordially invited to submit your offer for subject solicitation. It is important that you complete blocks 14 through 20 on Standard Form 1442 (page 2), as well as Section K, Attachments II and III. Please be sure to initial any erasures or changes you make. PLEASE DO NOT make any entries in Section B (Item 0001)!

IMPORTANT: You are REQUIRED to submit the following as part of your bid:

1. Attachment II, Price Schedule on a CD ROM

2. A copy of your company’s registration or authorization to do business in Germany (see Section L for more information)

The U.S. Army is using the sealed bidding procedures to contract for this requirement, which means that

There will be a public bid opening in one of the conference rooms at Building 542, Tower Barracks, 92655 Grafenwöhr at the announced bid opening time. All bids will then be read aloud. All interested persons may attend.

There will be no discussions on the bids, and bidders will not be allowed to change their prices after the opening.

Bids that fail to conform to the essential requirements of the solicitation will be rejected as nonresponsive, which means they will not be considered for award. Bids will also be rejected if they attempt to impose conditions that limit the bidder’s contractual liability or change the terms and conditions of this solicitation.

An award will be made to the low bidder, whose bid conforms to the solicitation and who is determined by the contracting officer to be a responsible and responsive contractor.

Therefore you should be extra careful in preparing your bid; that you provide all information and certifications required in the solicitation; and that you submit your most favorable prices in your bid.

If you see any errors or deficiencies in the requirements, or have any questions regarding what is required, it is important that you contact the contracting office as soon as possible prior to the bid opening date. Once bids have been opened, the contracting officer cannot change the requirements, and must either proceed to make an award or cancel the solicitation.

If you have any questions regarding the subject solicitation please contact Mrs Gabriele Kraus- Lindner, Tel: 09641-83-8724 or e-mail: gabriele.kraus-lindner.ln@mail.mil.

Sigrid Kahlert Contracting Officer

Courtesy Translation/Gefälligkeitsübersetzung

Wir möchten Sie hiermit freundlich dazu einladen, ein Angebot für diese Ausschreibung abzugeben. Es ist wichtig, dass Sie sowohl die Spalten 14 bis 20 C auf dem Formular “Standard Form 1442” (Seite 2), als auch Abschnitt K, Anlagen II und III ausfüllen. Bitte zeichnen Sie alle Ausbesserungen und Änderungen ab. Machen Sie keine Eintragungen in Sektion B (Position 0001)!

WICHTIG: Als Teil Ihres Angebotes MÜSSEN folgende Unterlagen abgegeben werden:

1. Die Anlage II, Preisverzeichnis, auf einer CD-ROM

2. Eine Kopie des Handelsregisterauszuges oder der Genehmigung, dass Ihr Unternehmen Geschäfte in Deutschland betreiben darf (weitere Informationen unter Abschnitt L)

Die U.S. Armee benutzt die sogenannte „sealed-bidding“ Methode, d.h. formelle Ausschreibung, für die Beschaffung dieser Leistung, was unter anderem folgendes bedeutet:

Die Eröffnung der Angebote erfolgt öffentlich zum angegebenen Zeitpunkt in einem der Konferenzräume, Gebäude 542, Lager, 92655 Grafenwöhr. Alle Angebote werden laut vorgelesen. Bieter oder deren Bevollmächtigte können an der Eröffnung teilnehmen.

Abgegebene Angebote werden nicht mehr verhandelt, und Bieter sind nicht berechtigt Preise nach Eröffnung der Angebote zu ändern.

Angebote, die nicht den notwendigen Erfordernissen der Ausschreibung entsprechen, werden als nicht konform zur Ausschreibung abgewiesen, d. h. diese können nicht zur Vergabe vorgesehen werden. Ferner werden Angebote abgewiesen, wenn diese Bedingung beinhalten, die die Haftung des Bieters begrenzen oder die Bedingungen und Auflagen dieser Ausschreibung ändern.

Die Vergabe erfolgt an den Niedrigstbieter, dessen Angebot mit der Ausschreibung übereinstimmt, und vom Contracting Officer als verlässlicher und verantwortungsvoller Auftragnehmer befunden wird.

Deshalb sollten Sie Ihr Angebot äusserst sorgfältig erstellen, alle Informationen und Beurkundungen wie in der Ausschreibung beschrieben ein- bzw. beifügen und Ihren besten Preis in Ihr Angebot einsetzen.

Sollten Sie Fehler oder sonstige Unzulänglichkeiten in der Ausschreibung feststellen, oder irgendwelche Fragen haben, ist es sehr wichtig den Contracting Officer so schnell wie möglich, aber nicht später als vor dem Eröffnungstermin davon zu informieren. Sind die Angebote eröffnet, können keine Änderungen mehr vorgenommen werden und es muss entweder eine Vergabe vorgenommen werden oder die gesamte Ausschreibung storniert werden.

Für irgendwelche Fragen bezüglich der obigen Ausschreibung wenden Sie sich bitte an Gabriele Kraus- Lindner, Tel: 09641-83-8724 oder per e-mail: gabriele.kraus-lindner.ln@mail.mil.